HYPERLINK \l "EBr94" Amna Shifia Nisafani 1), Wahyu Eka Putri Kinanti 2), Endang Sulistiyani 3)

Transkripsi

1 EVALUASI PENERAPAN RAIL DOCUMENT SYSTEM () MELALUI PENGUKURAN MANFAAT MENGGUNAKAN METODE DMR RESULT CHAIN PADA UNIT DOKUMEN PT KERETA API INDONESIA (PERSERO) DAERAH OPERASI 8 SURABAYA Amna Shifia Nisafi 1), Wahyu Eka Putri Kinti 2), Endg Sulistiyi 3) Sistem Informasi Institut Teknologi Sepuluh Nopember Surabaya Jl Raya ITS, Kampus ITS, Sukolilo, Surabaya ), putri.wahyu11@mhs.is.its.ac.id 2), sulistiyi11@mhs.is.its.ac.id 3) Abstrak Saat ini Unit Dokumen pada PT Kereta Api Indonesia (Persero) Daop 8 Surabaya (UD) tengah mengimplementasik Rail Document System () sebagai solusi informasi peng. Penerap diharapk dapat menyelesaik permasalah terkait yg terjadi ketika menggunak Microsoft Access. Permasalah tersebut ditarya adalah keterbatas akses dari sisi lokasi d, lamya proses disposisi (pengirim ke dalam) d sulitnya pelacak riwayat. Untuk mengetahui ketercapai dari implementasi, maka perlu dilakuk pengukur terhadap mfaat di UD. Deng pengukur ini, maka UD dapat terhindar dari IT Productivity Paradox. Metode yg digunak untuk melakuk pengukur mfaat pada peneliti ini adalah DMR Result Chain. Tahap yg ada meliputi eksplorasi kondisi kekini untuk menemuk masalah d solusi TI, pengembg DMR Result Cain, pengembg benefit register, pengukur mfaat, d diakhiri deng penarik kesimpul d sar. Hasil peneliti in menunjukk bahwa penerap di Unit Dokumen dapat meningkatk fleksibilitas akses, baik dari sisi pergkat, akses, d tempat akses. Selain itu juga mengurgi pemroses sebyak 10 menit untuk masuk d sekitar 17 jam 33 menit untuk keluar. Sementara itu, deng menggunak riwayat terlacak, mulai dari penggung jawab,, d status. Hal ini dikarenak proses peng dilakuk dalam satu yg terintegrasi. Kata kunci: Benefit, DMR Result Chain, Benefit Register, Business IT value 1. Pendahulu Mfaat ( benefit) sering diartik dekat deng dampak (effect) d perubah ( chges). Perubah yg dimaksud terkait deng perubah pada bisnis, buk HYPERLINK \l "EBr94" hya pada teknologi [ 1 ]. Pada perusaha, salah satu cara untuk memperoleh mfaat tersebut adalah deng menerapak SI/TI. Mfaat dari penerap SI/TI perlu dikelola. Hal ini utamya menghindark perusaha dari IT Productivity Paradox 1]}. Salah satu bentuk pengelolanya adalah deng melakuk pengukur mfaat. Pengukur ini penting untuk dilakuk agar dapat diketahui mfaat apa yg dapat diperoleh dari penerap SI/TI d hasil pengukurnya berdasark indikator d metode pengukur yg sudah ditetapk. Namun tidak jarg sebuah perusaha tidak dapat memastik mfaat apa yg sebenarnya dapat diperoleh dari penerap SI/TI [ HYPERLINK \l "WVG00" 2 ]. Hal ini terjadi karena identifikasi mfaat yg diharapk tidak dilakuk oleh perusaha di awal melaink setelah SI/TI diimplementasik. Tabel 1. Komponen Results Chain Model 5]} Komponen Outcomes Initiative Deskripsi Outcomes : Hasil yg dicari, dapat berupa intermediate outcomce ( hasil tara ) dalam rtai, dapat juga berupa mfaat akhir yg didapatk Initiative : Aksi yg berkontribusi pada satu atau lebih outcome Contributions Contribution : Per yg dimaink oleh elemenelemen dalam Result Chain, baik oleh inisiatif atau intermediate outcome, dalam berkontribusi untuk inisiatif atau outcome yg lain Assumption Assumption : Hipotesis mengenai kondisi yg diperluk untuk merealisasik outcome atau initiative. Asumsi merepresentasik risiko yg dapat mengakibatk outcome mungkin tidak tercapai. Adapun tahaptahap dalam pelaksa peneliti adalah sebagai berikut. Tahap pertama adalah pengembg DMR Result Chain deng inisiatif berupa implementasi. Dari result chain tersebut,

2 kemudi dibuat benefit register yg menggambark bagaima pengukur terhadap outcome (mfaat yg didapatk) dilakuk. Komponen umum dari benefit register dijelask sebagai berikut [5]: 1. Nomor Pengukur ( measurement number) merupak nomor unik yg diberik pada masingmasing pengukur outcome. 2. Outcome merupak nama outcome yg didapatk dari result chain. 3. Pengukur ( measurement) berisi deskripsi yg jelas d spesifik mengenai apa yg ak diukur dari outcome. 4. Metode pengukur menjelask secara rinci bagaima pengukur ak dilakuk. Setelah mendapatk benefit register, tahap seljutnya adalah melakuk pengukur d evaluasi terhadap setiap outcome deng menggunak metode pengukur yg telah didefinisk. Terakhir, hasil monitoring d evaluasi tersebut kemudi dialisis untuk mendapatk kesimpul. 3. Analisis d Pembahas A. DMR Result Chain Gambar 1. DMR Result Chain untuk Implementasi

3 Tabel 2. Benefit Register No Contribution Outcome Description Parameter Indikator Measurement Method 1 Menyediak Peningkat peng fleksibilitas yg akses terintegrasi secara online d memiliki fitur mobile 2 1. Sistem dapat diakses melalui pergkat mobile 2. Akses tidak terbatas jam kerja 3. Akses tidak harus dalam ktor 4. Mencegah penunda proses peng 3 Menyediak peng yg terintegrasi secara online d memiliki fitur mobile 4 1. Meningkatk efisiensi peng 2. Mempermudah pelacak keberada d peng Proses peng semakin cepat jelas Peningkat efektifitas peng Peng menggunak yg secara online d memiliki fitur mobile dapat meningkatk fleksibilitas akses. Fleksibiltas ini meliputi kemampu untuk bisa diakses kap saja ( y time), dima saja ( y where), d deng berbagai macam device (y device). Fleksibilitas akses membuat peng dapat dilakuk secara real time. Proses ini dapat dilakuk melalui tpa harus saling bertemu, tidak terbatas jam kerja, d tidak harus di ktor. Pencegah penunda peng juga mempercepat proses peng karena setelah satu tahap selesai maka tahap seljutnya ak segera dikerjak. Adya yg terintegrasi, dima proses pembuat sampai pengirim dapat dilakuakn dalam satu ak membuat riwayat jelas (baik, penggung jawab, d juga status ). Peningkat efektifitas ini dipengaruhi oleh meningkatnya efisiensi peng d kemudah dalam pelacak keberada. Selain itu, efektifitas ini terkait ketepat sebagai yg mengi proses secara lengkap mulai pembuat, pemeriksa, persetuju, penomor, pengirim, d pengarsip melalui yg fleksibel. 1. Alat yg digunak 2. Waktu untuk pengakses 3. Tempat pengakses Waktu peng terlacak 1. Ketepat fungsi 2. Waktu penga n 1. Alat yg digunak a. PC, b. Notebook, d c. Smartphone 2. Waktu untuk pengakses a. Selama jam kerja b. Di luar jam kerja 3. Tempat pengakses a. di dalam ktor b. di luar ktor Waktu peng 1. Ratarata total peng satu masuk 2. Ratarata total peng satu keluar terlacak 1. penggung jawab Status 1. Ketepat fungsi a. Fitur pembuat b. Fitur persetuju c. fitur penomor d. fitur pengirim e. fitur pengarsip 2. Waktu peng a. Ratarata total peng satu masuk b. Ratarata total peng satu keluar 1. Alat yg digunak kuisioner tentg pergkat yg digunak 2.Waktu untuk pengakses kuisioner tentg pengakses 3.Tempat pengakses kuisioner tentg tempat pengakses Pengukur pengamat lgsung Review log melalui secara 1. Ketepat fungsi wawcara terkait fitur d juga pengamat secara lgsung saat staff mengoperasik 2. Waktu peng 3. Pengukur melalui pengamat secara lgsung

4 Dari Gambar 1, dapat dilihat bahwa inisiatif yg dilakuk adalah implementasi. Dari implementasi ini, terdapat dua immediate outcome yaitu 1) peningkat fleksibilitas akses d 2) riwayat jelas. Kedua outcome ini diperoleh dari kontribusi yg menyediak peng yg terintegrasi seraca online d memiliki fitur mobile. Outcome peningkat fleksibilitas akses memberik tiga kontribusi yaitu 1) memudahk akses secara mobile, 2) tidak membatasi akses hya pada jam kerja, d 3) tidak membatasi akses hya di ktor. Ketiga kontribusi ini menghasilk sebuah outcome yaitu proses peng menjadi lebih cepat. Lebih ljut, outcome riwayat jelas juga memberik dua kontribusi, yaitu 1) mencegah penunda proses peng d 2) mempermudah pelacak. Kontribusi pertama ikut mendukung tercapainya outcome proses peng menjadi lebih cepat. Outcome ini berkontribusi dalam meningkatk efisiensi peng. Deng demiki, ultimate goal berupa peningkat efektifitas peng dapat tercapai deng kontribusi meningkatk efisiensi peng d kontribusi berupa mempermudah pelacak. Untuk mencapai ultimate goal, terdapat tiga hal yg dapat mendukung tercapainya goal tersebut, yaitu 1) kemampu karyaw dalam mengoperasik, 2) budaya kerja, d 3) ketersedia pergkat pendukung. B. Benefit Register Tabel 2 adalah benefit register yg disusun berdasark outcome d kontribusi yg terdefinisik pada Gambar 1. C. Analisis Data 1) Peningkat fleksibilitas akses : untuk peningkat fleksibilitas akses dapat dilihat pada Tabel 3 yg membdingk tara MS Access d. Tabel 3. Hasil Pengukur Fleksibilitas Akses Sistem Outcome Parame Ms. Indikator ter Access PC Alat yg Notebook digunak Pergkat Peningkat mobile Waktu Selama jam fleksibilit untuk kerja as akses pengaks es di luar jam kerja Tempat Di dalam pengaks ktor es di luar ktor Berdasark data hasil kuisioner diketahui bahwa 57% pengguna menggunak PC, 29% menggunak notebook, d 14% menggunak smartphone deng spesifikasi blackberry d droid. Hal ini berbeda deng Microsoft Access yg ma 100% penggunya menggunak PC untuk mengakses. Selain itu, berdasark hasil kuisioner diketahui bahwa 100% responden juga setuju bahwa akses tidak terbatas jam kerja. Sementara itu berdasark hasil wawcara diketahui bahwa Microsoft Access untuk peng hya terbatas jam kerja. Tempat pengakses menjadi indikator penting untuk fleksibilitas akses. Hal ini dikarenak pihak yg terkait deng peng tidak selalu berada di ktor. Berdasark hasil kuisioner diketahui bahwa 100 % responden setuju bahwa dapat diakses di luar ktor. Ketika peng menggunak Microsoft Access, hya bisa diakses di ktor karena jaringnya masih intret. 2) Proses peng semakin cepat: Proses peng oleh pelaksa di UD semakin cepat atau tidak, dapat dilihat dari hasil pengukur total peng masuk atau keluar. Berdasark hasil pengukur diketahui ratarata total peng satu masuk yg dibutuhk oleh pelaksa di UD sebesar 13 menit 37 detik jika menggunk Microsoft Access, d 3 menit 57 detik jika menggunk. Sementara itu, ratarata total peng satu keluar sebesar 17 jam 43 menit 37 detik saat menggunak Microsoft Access d 10 menit 3 detik saat menggunk. Data tersebut menunjukk bahwa pengguna mengurgi total peng masuk sebesar 10 menit 40 detik d 17 jam 33 menit 37 detik untuk keluar. 3) jelas: Kejelas riwayat dapat dilihat dari riwayat yg terlacak. meliputi penggung jawab,, d status. Data hasil pengamat terhadap mfaat riwayat jelas disajik pada Tabel 4. Out come Riwa yat jelas Tabel 4.Hasil Pengukur Surat Jelas Param Indika Ms. eter tor Access peng Terkadg gung tidak jawab tercatat Riwa yat terlacak Status Jarg tercatat Tidak ada Tercatat secara otomatis di dalam Tercatat secara otomatis di dalam ada

5 Pada Microsoft Access pelacak dapat dilihat deng melihat lembar A1 (lembar yg digunak untuk proses pembuat ), namun terkadg data yg ada di dalamnya tidak lengkap karena tidak diisi. Sedgk pada, pelacak penggung jawab dapat dilihat dari log yg ada di, mulai dari nama konseptor, pemerika, d pengirim terekam di dalamnya. yg terlacak oleh menjadi hal penting untuk bukti otentik peng. untuk masuk dapat terlacak oleh Microsoft Access maupun. Sementara itu, untuk riwayat keluar pada kedua ada sedikit perbeda, karena pencatat riwayat pada Microsoft Access masih ditulis mual pada kertas d terkadg juga tidak diisi. Sedgk pada, riwayat ak dihasilk secara otomatis dari. Pada, status keluar yg dibuat dapat dilihat statusnya, yaitu on progress atau complete. Sedgk pada peng keluar menggunak Microsoft Access tidak dapat diketahui status seperti tersebut. 4) efektifitas peng : Efektiitas peng dapat dilihat dari parameter ketepat fungsi d peng. Tabel 5 menunjukk hasil pengamat untuk mfaat ini. Tabel 5. Hasil Pengukur Peningkat Efektifitas Peng Surat Out come Para meter Indi kator Ms. Access Fitur pembuat Fitur persetuju Kete fitur penomor pat fungsi Peningkat efektifitas peng Wak tu pena ng menyu rat fitur pengirim fitur pengarsip Ratarata total peng satu masuk Ratarata total peng satu keluar 0:13:37 17:43:3 7 0:03:5 7 0:10:0 3 Berdasark data Tabel 4, terlihat bahwa Microsof Access hya bisa menyekesaik permasalah terkait penomor d pengarsip. Sementara itu deng adya fitur yg dimiliki, permasalah lain seperti pembuat, persetuju, pengirim yg masih mual d peng yg ditunda tunda dapat diatasi. Proses pembuat sampai pengirim terintegrasi dalam satu. Ak tetapi untuk masalah pengarsip, saat ini Microsoft Access sedikit lebih unggul karena semua database dapat diakses oleh pelaksa di UD maupun pelaksa yg tidak mengi. Sedgk pada, hya pelaksa yg mengi yg dapat memiliki arsip terkait, karena database ada di komputer pelaksa yg mengeksekusi. Peningkat efektifitas peng dipengaruhi oleh meningkatnya efisiensi peng. Hal ini dapat dilihat dari hasil pengukur terhadap total peng masuk d keluar. 4. Kesimpul Berdasark hasil pengamat d evaluasi penerap untuk peng di UD, maka penulis memperoleh beberapa kesimpul hasil sebagai berikut: 1. Mfaat yg distrukturk dalam DMR Result Chain dari penerap pada UD adalah Peningkat fleksibilitas akses, proses peng semakin cepat, riwayat jelas, d peningkat efektifitas peng. 2. Parameter d indikator yg digunak untuk mengukur mfaat dari penerap pada unit dokumen adalah sebagai berikut: a. Peningkat fleksibilitas akses deng parameter (i) alat yg digunak yg memiliki indikator PC, Notebook, smartphone; (ii) untuk pengakses deng indikator selama jam kerja d di luar jam kerja;d (iii) temp at pengakses deng indikator di dalam ktor d di luar ktor b. Proses peng semakin cepat memiliki parameter peng, dima indikatornya adalah ratarata total peng satu masuk d ratarata total peng satu keluar c. Parameter untuk riwayat jelas adalah riwayat terlacak yg terdiri dari indikator riwayat penggung jawab, riwayat, d status d. Parameter untuk mfaat peningkat efektifitas peng yaitu ketepat fungsi d peng. Ketepat fungsi terdiri dari fitur pembuat, persetuju, penomor, pengirim, d pengarsip. Sementara itu peng memiliki indikato ratarata total peng satu masuk d ratarata total peng satu keluar 3. Hasil pengukur mfaat dari penerap di Unit Dokumen adalah sebagai berikut: a. Penerap meningkatk fleksibelitas akses diketahui deng bahwa alat yg digunak untuk mengakses tidak hya PC, melaink 29% menggunak notebook d

6 14% menggunak smartphone deng spesifikasi blackberry d droid. Selain itu 100% responden setuju bahwa akses tidak terbatas jam kerja d dapat diakses diluar ktor. b. Peng semakin cepat deng rinci ratarata total peng masuk menggunak (3 menit 57 detik) memiliki selisih 910 menit lebih cepat dari pada menggunak Microsoft Access (13 menit 37 detik). Sementara itu, ratarata total peng keluar menggunak Microsoft Access sebesar 17 jam 43 menit 37 detik d hya 10 menit 3 detik saat menggunak. c. terlacak, mulai dari penggung jawab,, d status deng adya yg terintegrasi (proses pembuat, persetuju, penomor, d pengirim dalam satu ) d log. d. Peningkat efektifitas peng dilihat dari ketepat fungsi (tersediya fitur pembuat, persetuju, penomor, pengirim, d pengarsip) d peng yg semakin cepat. Pengembg d Perenca Sistem Informasi di Jurus Sistem Informasi ITS. Endg Sulistiyi, saat ini menempuh pendidik di Jurus Sistem Informasi ITS Surabaya sebagai gkat Bergabung deng Lab Pengembg d Perenca Sistem Informasi di Jurus Sistem Informasi ITS. Daftar Pustaka [1] E. Brynjolfsson, The Productivity Paradox of Information Technology: Review d Assessment. Center for Coordination Science. Cambridge, Massachusetts,: MIT Slo School of Magement, [2] W. V. Grembergen, Information Technology Evaluation Methods d Magement. Belgium: Idea Group Publishing, [3] A.W. Utami d F. Samopa, "Analisa Kesukses Sistem Informasi Akademik di Perguru Tinggi deng Menggunak D & M IS Success Model (Studi Kasus: ITS Surabaya)". [4] L. Perv, "IS/IT Benefits Realisation d Magement in Large Australi Orgisations.," Curtin University : School of Information Systems, School of Information Systems Working Paper Series: No [5] Toolkit Results Chains d Benefit. (2014, Nopember) [Online]. HYPERLINK " Biodata Penulis Amna Shifia Nisafi, memperoleh gelar Sarja Komputer (S.Ko m), Jurus Sistem Informasi INSTITUT TEKNOLOGI SEPULUH NOPEMBER Surabaya, lulus tahun Memperoleh gelar Master of Science (M.Sc) dari Institut of Logisctics Information Technology, Pus National University Korea, lulus tahun Saat ini menjadi Dosen di Jurus Sistem Informasi ITS Surabaya. Wahyu Eka Putri Kinti, saat ini menempuh pendidik di Jurus Sistem Informasi ITS Surabaya sebagai gkat Bergabung deng Lab