RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN INVENTARIS LABORATORIUM KOMPUTER UNIVERSITAS SEMARANG DENGAN METODE SUPPLY CHAIN MANAGEMENT SYSTEM

Transkripsi

1 RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN INVENTARIS LABORATORIUM KOMPUTER UNIVERSITAS SEMARANG DENGAN METODE SUPPLY CHAIN MANAGEMENT SYSTEM Mufadhol Fakultas Tkologi Iformasi da Komuikasi Uivrsitas Smarag Abstract Laboratory Computr Smarag Uivrsity rquir a iformatio systm which orgaiz bttr. SUBMITTED rport ofttims los tim bcaus hav to await rsult of survy from laboratory as wll as procss of its ow rport which also at tim. As a mas of masur i dtrmiig comptt w systm hav to fulfill 6 aspct that is : PIECES Prformac, Iformatio, Ecoomics, Cotrol, Efficicy, Srvic. Kywords : Iformatio systm, laboratory, ivtoris, supply chai maagmt systm 1. Pdahulua Saraa laboratorium yag dimiliki Uivrsitas Smarag adalah laboratorium komputr dimaa laboratorium komputr trdiri dari dua tmpat trpisah yaitu di gdug N (3 Lab Komputr) da gdug O (2 Lab Komputr), masig masig laboratorium trdiri dari 30 uit prsoal komputr, Laboratorium yag tlah dimiliki scara umum tlah mmuhi stadar kbutuha yag ada da dilgkapi scara brtahap ssuai dga kbutuha. UPT Laboratorium Uivrsitas Smarag mmbutuhka suatu sistm iformasi yag trorgaisir dga baik, kara slama ii, tapa mrapka kosp sistm iformasi k dalam kgiata shari-hariya, haya mgadalka prosdur-prosdur krja maual yag cukup mmaka bayak waktu da taga krja, tryata masih ditmui bayak kdala-kdala yag pada akhirya mmbuat data-data yag dihimpu olh Bagia UPT Laboratorium Uivrsitas Smarag mjadi tidak aktual lagi. Bayak trjadi pyimpaga-pyimpaga, misalya kbradaa barag ivtaris yag tidak pasti ataupu barag ivtaris yag rusak da atau hilag. Slai juga kkuragtaggapa pihak paggug jawab laboratorium yag tidak sgra mlaporka adaya krusaka atau prpidaha fasilitas atau barag ivtaris. Ditambah lagi, prosdur dalam plapora krusaka da prpidaha barag-barag ivtaris yag dirasaka masih kurag jlas, mmbuat aktivitas plapora tidak prah trjadi. Yag srig trjadi justru pihak laboratorium haya muggu saja sampai ada pritah utuk mlakuka survy k ruaga-ruaga laboratorium utuk mlakuka pdataa barag-barag ivtaris, yag biasaya sagat jarag dilakuka kcuali ada kprlua yag mdadak. Hal ii kmudia brakhir pada ksulita Bagia UPT Laboratorium saat mlakuka plapora, baik itu kpada pimpia atau bagia lai yag trkait dalam urusa ivtarisasi sprti Bagia Admiistrasi Umum Krumahtaggaa. Lapora yag disampaika srigkali trlambat kara harus muggu hasil survy dari laboratorium-laboratorium da juga pross pmbuata laporaya sdiri yag juga mmaka waktu. Ttu saja hal itu mmbuat lapora yag dihasilka mjadi tidak actual atau up to dat lagi saat disrahka. 2. PEMBAHASAN 2.1 Aalisis Biaya da Mafaat Biaya yag dikluarka di dalam pross pgmbaga UPT laboratorium mliputi ttag biaya pgadaa, biaya pgmbaga, biaya oprasioal, da biaya prawata. Pada aalisis ii utuk mgtahui brapa bsar slisih atara mafaat yag diprolh da biaya yag dikluarka. Jika mafaat lbih bsar dari biaya maka proyk layak dilaksaaka da bgitupu sbalikya. 1. Mtod Pgmbalia Ivstasi (Rtur O Ivstmt) Mtod ii mghitug sbrapa bsar mafaat yag dihasilka dari ksluruha ivstasi dalam jagka yag tlah dittuka. ROI = ( Total Mafaat Total Biaya ) / Total Biaya x 100% Di maa ROI = Rtur O Ivstmt (Pgmbalia Ivstasi) 2. Mtod Priod Pgmbalia (Payback Priod) Pilaia brdasarka ivstasi dga dasar lamaya ivstasi dapat trtutup olh masukya cashflow dga tidak mmasuka 51

2 Jural Tkologi Iformasi da Komuikasi, ISSN: , Volum 2 Nomor 1 Mart 2011 faktor buga k dalam prhituga. Jika payback priod lbih kcil dari targt yag dittuka maka ivstasi layak dilaksaaka. 2.2 Pracaga Sistm Pracaga sistm mrupaka pggambara, prcaaa, da pmbuata sktsa atau pgatura dari bbrapa lm yag trpisah kdalam satu ksatua yag utuh da brfugsi. 1. Racaga rici (Dtail Dsai) Hal-hal yag prlu dikrjaka dalam dtail dsai adalah: a. Mracag dsai brkas b. Mracag dsai dialog c. Mracag dsai masuka d. Mracag dsai kluara 2. Racaga Iput Tujua dari racaga iput adalah utuk mgfktifka biaya pmasukka data, mcapai kakurata yag tiggi da mjami pmasuka data dapat ditrima da dimgrti olh pmakai. 3. Racaga Output Tujua output haya utuk bagia komputr saja, Yag harus diprhatika dalam dsai output yaitu: tip output, isi output, frkusi. a. Racaga Dialog Tujua dari racaga dialog adalah utuk mjaga agar pmasuka data bar da mjawab prtayaa yag diajuka pmakai. b. Pracaga Basis Data Mracag basis data mrupaka hal yag sagat ptig dalam pracaga suatu sistm. Ksulita utama dalam mracag basis data adalah bagaimaa mracag shigga basis data trsbut dapat mmuaska kprlua saat ii da dimasa yag aka datag. Elm-lm data dalam suatu basis data harus dapat diguaka utuk pmbuata kluara ssuai dga yag diigika. Utuk mghasilka kluara yag baik juga diprluka masuka yag baik. Hasil pmasuka data ii aka disimpa atau dirkam didalam basis data. 4. Aalisis Sistm Baru a. Aalisis PIECES Sbagai alat ukur dalam mtuka sistm baru layak atau tidak, kara 6 aspk ii harus mgalami pigkata ukura yag lbih baik dari sistm lama. PIECES Prfomac, Iformatio, Ecoomics, Cotrol, Efficicy, Srvic. b. Aalisis Kirja (prfomac) Masalah kirja pada Bagia UPT laboratorium Uivrsitas Smarag bolh dikataka blum stabil, pada saat trttu srig trjadi kurag optimalya hasil krja yag bisa dikaraka kurag pgrtia, kurag komuikasi, ksalaha idividu da bbrapa faktor laiya. Hal dmikia biasaya mybabka pross kirja trgaggu. Kara pross pdataa yag masih blum trkotrol dga baik maka tigkat kirja yag ada masih kurag fktif da kurag fisi. c. Aalisis Iformasi (iformatio) Mlihat dokum yag slama ii diguaka da pross pgdalia krja yag ada, kmugkia trjadiya hasil data yag kurag rlva mjadi tiggi, data tidak akurat, tidak tpat waktu, da sulit diktahui utuk lapora. d. Aalisis Ekoomi (coomy) Urusa koomis trkait dga masalah biaya. Salah satu yag mjadi kdala adalah adaya klmaha dalam pmborosa waktu da alat shigga pmbgkaka biaya oprasioal tidak dapat dihidari. Sbagai cotoh yaitu dalam pgguaa krtas da alat-alat tulis yag brlbiha kara tigkat ksalaha dalam pross cukup bsar. Dga adaya sistm baru yag diusulka maka diharapka tigkat fktifitas da fisisi biaya utuk masa yag aka datag aka lbih baik.. Aalisis Kdali (cotrol) Kotrol trhadap iformasi kadaa barag ivtaris masih kurag kara blum trlaksaaya kotrol scara priodik da kadag trjadi iformasi yag tidak jlas ttag kbradaa suatu barag ivtaris. f. Aalisis Efisisi (fficicy) Hal ii brhubuga dga bagaimaa sumbr daya trsbut diguaka dga pmborosa yag sagat miimal. Apabila ditijau dari bbrapa aspk aalisis di atas maka bisa dikataka sistm yag saat ii sdag brjala di Bagia UPT blum fisi. g. Aalisis Playaa (srvic) Bagia UPT Laboratorium Uivrsitas Smarag brhubuga lagsug dga mahasiswa, kara di siilah tmpat playaa dalam pgguaa laboratorium khususya utuk kgiata praktikum. Dimulai dari pmbuata jadwal praktikum, playaa pdaftara praktikum sampai dga pross praktikum tiap smstr. Playaa disii bisa dikataka sudah cukup baik, walaupu masih ada bbrapa kkuraga atau kdala yag trjadi pada saat systm brjala. 5. Mtod Implmtasi Tahap implmtasi sistm (systms implmtio) mrupaka tahap mltakka 52

3 RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN INVENTARIS LABORATORIUM KOMPUTER UNIVERSITAS SEMARANG DENGAN METODE SUPPLY CHAIN MANAGEMENT SYSTEM sistm supaya siap utuk di oprasikai. Tahap implmtasi sistm trdiri dari lagkahlagkah sbagai brikut ii : a. Mrapka rcaa implmtasi. b. Mlakuka kgiata implmtasi. c. Tidak lajut implmtasi. 6. Aalisa Pracaga Sistm Iformasi a. Prmasalaha yag Timbul Aktivitas plapora krusaka ivtaris adalah aktivitas yag sifatya tidak priodik da sharusya dilakuka stiap trjadi krusaka barag ivtaris di tiaptiap ruaga laboratorium. Tujua dari aktivitas ii adalah agar Bagia UPT laboratorium slalu mdapatka data yag akurat ttag kodisi barag ivtaris di masig-masig ruaga laboratorium, agar bisa dilakuka tidaka sprluya, misalya prbaika ivtaris. Aktivitas ii di Bagia UPT laboratorium bisa dikataka masih blum trstruktur. Aktivitas plapora krusaka ivtaris dimulai dga trjadiya krusaka barag ivtaris di sbuah ruaga, yag mgharuska paggug jawab ruaga laboratorium (labora) utuk ssgra mugki mlaporkaya kpada Kpala Bagia UPT laboratorium, aka ttapi kara masih kuragya koordiasi baik dalam satu Bagia maupu dga Bagia l a i y a g b r k o m p t plaporaya tidak trarsipka dga baik. Akibatya utuk mmprbaharui arsip ttag ivtaris yag brsagkuta da mg-updat data mgai kodisiya sagat susah. b. Idtifikasi Pybab Masalah Bbrapa masalah pokok trsbut diatas dapat timbul kara bbrapa factor, atara lai : 1) Pgcka barag-barag ivtaris yag kurag mmadai. 2) Pdataa yag kurag jlas da masih maual yaitu dalam btuk lmbar-lmbar arsip. 3) Pcaria data yag tidak fktif. 4) Ktrlambata dalam pulisa lapora c. Idtifikasi Titik Kputusa Idtifikasi titik kputusaya adalah prlu adaya suatu program yag dapat mgatur pross kluar masukya barag, adaya pmbaha trhadap pmbria kod barag yag lbih trstruktur, pdataa, myusu da pdoma pcaria data, pross pmbuata lapora yag cpat, shigga bila pihak yag brsagkuta mgigika iformasi mgai kodisi barag dapat sgra diktahui. s h i g g a Gambar 1. Modl Rlasi Etiti 53

4 Jural Tkologi Iformasi da Komuikasi, ISSN: , Volum 2 Nomor 1 Mart 2011 d. Aalisis Biaya da Mafaat Utuk mlaksaaka aalisis ii diguaka biaya kutuga (cost/bfit aalysis) atau aalisis biaya/fktifitas (cost/ffctivitss aalysis). Tidak smua pmbagua systm dapat diilai dga uag maka utuk mgukurya dapat mmprkiraka fktivitasya. Adapu pgguaa mtod utuk mlakuka aalisis biaya da mafaat dari proyk sistm iformasi ii mgguaka mtod mtod sbagai brikut: 1) Mtod Priod Pgmbalia (payback priod) Mtod ii milai proyk ivstasi dga dasar lamaya ivstasi trsbut dapat trtutup dga aliraalira kas masuk da tidak mmasukka faktor buga kdalam prhitugaya. 2) Mtod Pgmbalia Ivstasi (rtur o ivstmt) Mtod ii diguaka utuk mgukur prostas mafaat yag dihasilka olh proyk dibadigka dga biaya yag dikluarka. ROI = (Total Mafaat Total Biaya) / Total Biaya x 100% 3) Mtod ilai skarag brsih (t prst valu) Mtod ii mrupaka mtod yag mmprhatika ilai waktu dari uag. Mtod ii mgguaka suku buga diskoto yag aka mmpgaruhi procd atau arus dari uagya.. Pracaga Basis Data Modl rlasi titi didasarka pada prspsi duia yata yag trdiri dari himpua obyk dasar yag disbut titi da rlasi atar titi. Etiti adalah obyk yag dapat diidtifikasi scara uik. Etiti dikaraktrisasi da diprstasika dga suatu gugus atribut 1) Racaga Modl Sistm 2) Racaga Kdali Suatu sistm mrupaka subyk dari missmaagmt, ksalahaksalaha, kcuraga da pylwga umum laiya. Utuk mcgah, maka harus ditrapka pgdalia dalam btuk iformasi trsbut. Pgdalia dapat dikatgorika k dalam pgdalia scara umum da pgdalia aplikasi. 3) Racaga Dialog Layar Gambar 3. Racaga Dialog Layar Mu Utama 4) Racaga Iput Gambar 4. Racaga Iput Admiistrasi Pmblia Komputr Gambar 2. Diagram kotks Trasaksi Ivtaris 54

5 RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN INVENTARIS LABORATORIUM KOMPUTER UNIVERSITAS SEMARANG DENGAN METODE SUPPLY CHAIN MANAGEMENT SYSTEM 5) Racaga Output agar sistm ttap brjala srta tpat gua sbagaimaa mstiya. Daftar Pustaka : Edhy S, 1995 Sistm Pgolaha Basis Data Kosp da Praaya Dalam Iformasi Maajm, Edisi Prtama, Prbit Adi Offst, Yogyakarta. Gambar 6. Racaga Output Lapora Kodisi Ivtaris Ksluruha 2.3 Tahap Implmtasi Pada tahap implmtasi ii aka ditrapka sistm yag tlah diracag utuk dapat dioprasika pada kadaa yag sbarya. Shigga pada lagkah ii dipastika apakah sistm yag diajuka bar-bar dapat mghasilka tujua yag diigika dga lbih fisi da slajutya apakah sistm trsbut masih dapat diprbaiki lagi atau tidak. 1. Kgiata Implmtasi Dalam kgiata implmtasi dilakuka dga am tahap yaitu: a. Pmiliha da platiha prsoil. b. Istalasi pragkat kras da pragkat luak. c. Evaluasi d. Pmrograma da pgtsa program.. Uji coba sistm. f. Kovrsi sistm. Havr, Alam ad Chatrj, Samir, Dsig Rsarch i Iformatio Systms. Nw York: Sprigr. Jffry L.Whitt, Loi D.Btly, Kvi C.Dittma, Systm Aalysis ad Dsig Mthods 5th Editio,Mc Graw-Hill Jogiyato H.M, 1990, Aalisis Da Dsai Sistm Iformasi,Pdkata Trstruktur Tori Da Praktk Aplikasi Bisis, Edisi Prtama, Prbit Adi Offst, Yogyakarta. Kugli, Frd A.; Rosbaum, Barbara A., Th Supply Chai Itrt Spd : Prparig Your Compay for th E-commrc Rvolutio, Nw York: Publishr AMACOM Books. 2.4 Tidak Lajut Sistm Stlah sistm diimplmtasika, baru prlu mlakuka pgtsa primaa sistm (systm accptac tst). Pgtsa ii brbda dga pgtsa sistm sblumya. Pada pgtsa ii dilakuka dga mgguaka data yag ssugguhya dalam jagka waktu trttu yag dilakuka olh aalis sistm brsama dga usr. Stlah pgtsa primaa dilakuka, suatu rapat primaa (accptac mtig) prlu dislggaraka olh maajm yag dihadiri olh aalis sistm, maajr da pmakai sistm utuk mtuka sistm ditrima atau tidak. Jika distujui maka diadaka rapat pyraha sistm. 3. Ksimpula Pada tahap akhir proyk dari suatu sistm iformasi adalah pmliharaa dari sistm trsbut. Maksud da tujua dari pross ii adalah utuk mcgah da mmprbaiki, mjaga, mgorksi, pyimpaa, ktidakssuaia, ksalahaksalaha yag sgaja maupu tidak disgaja 55

6 Jural Tkologi Iformasi da Komuikasi, ISSN: , Volum 2 Nomor 1 Mart