UNIVERSITAS BINA NUSANTARA ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM E-PROCUREMENT PADA PT. JAYA KENCANA

Transkripsi

1 UNIVERSITAS BINA NUSANTARA Jurusan Sistem Informasi Skripsi Sarjana Komputer Semester Ganjil tahun 2007/2008 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM E-PROCUREMENT PADA PT. JAYA KENCANA Sumatris Joko Mellysa Kelas/Kelompok : 07PAM/01 Abstrak TUJUAN PENELITIAN, ialah untuk menganalisis sistem procurement, merancang aplikasi sistem e-procurement dan sekaligus mengembangkan sebuah sistem e-procurement bagi PT. Jaya Kencana. METODE PENELITIAN yang digunakan adalah survei dan wawancara untuk pengumpulan data. Untuk metode pengembangan sistem menggunakan metode USDP dengan teknik pemodelan UML menurut Simon Bennet serta WAE yang khusus digunakan untuk pengembangan aplikasi web menurut Jim Conallen. HASIL YANG DICAPAI dari penulisan skripsi ini adalah sebuah sistem e-procurement sebagai solusi yang dapat membantu meningkatkan proses bisnis procurement PT.Jaya Kencana. SIMPULAN yang dapat ditarik antara lain yakni dengan sistem e-procurement, proses procurement dalam perusahaan menjadi paperless (tidak menggunakan kertas). Penerapan sistem e-procurement juga dapat mengatasi masalah lambatnya proses pengeluaran PO kepada pemasok yang dapat memperlambat penyelesaian proyek. Dengan menggunakan teknik AHP untuk memilih pemasok dalam mengevaluasi penawaran-penawaran yang masuk dapat memberikan keputusan yang lebih baik. Saran yang diberikan antara lain untuk pengembangan selanjutnya, dapat ditambahkan modul untuk manajemen pembayaran setelah PO dan juga manajemen kontrak pemasok. Kata Kunci : E-Procurement, Procurement, Sistem Informasi, Analisis dan Perancangan Sistem Informasi, PT. Jaya Kencana iv

2 PRAKATA Puji syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa atas rahmat dan berkatnya yang membimbing dan menyertai penulis sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi yang berjudul Analisis dan Perancangan Sistem E- Procurement pada PT.Jaya Kencana ini tepat pada waktunya. Skripsi ini ditulis sebagai salah satu syarat dalam menyelesaikan program pendidikan Strata-1 (S1), Jurusan Sistem Informasi di Universitas Bina Nusantara, Jakarta. Pada kesempatan ini penulis hendak mengucapkan terima kasih atas bimbingan, semangat dan bantuan yang telah diberikan kepada:. 1. Segenap keluarga, khususnya kedua orang tua penulis masing-masing yang telah mendoakan dan mendukung baik secara moril maupun materiil dalam penyelesaian penulisan skripsi ini 2. Prof. Dr. Gerardus Polla, M.App. Sc. selaku Rektor Universitas Bina Nusantara, Jakarta. 3. Bapak Johan, S.Kom., MM. selaku kepala jurusan Sistem Informasi Universitas Bina Nusantara, Jakarta. 4. Bapak J. Sudirwan SE., MM. selaku dosen pembimbing skripsi yang senantiasa selalu memberi saran dan dukungan untuk penulis. 5. Bapak Fredy Ludony selaku Kepala Divisi Purchasing PT. Jaya Kencana atas kesempatan yang diberikan untuk dapat melakukan survei serta telah menyempatkan waktunya untuk sesi wawancara sehubungan dengan penulisan skripsi ini. v

3 6. Bapak Ir. Shenji Valanchie selaku Kepala Divisi Audit ME PT. Jaya Kencana yang telah menyediakan keperluan data perusahaan untuk penulisan skripsi ini. 7. Teman-teman yang telah memberikan banyak saran dan dukungannya dalam penulisan skripsi ini. 8. Dan semua pihak yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu. Penulis menyadari bahwa dalam penulisan skrispsi ini masih banyak kekurangan-kekurangannya. Oleh karena itu, penulis sangat menghargai segala saran dan kritik yang bersifat membangun untuk menyempurnakan skripsi ini menjadi lebih baik. Akhir kata, penulis mengharapkan semoga hasil penulisan skripsi ini bermanfaat bagi pembaca serta pihak-pihak lain yang membutuhkan. Jakarta, 16 Januari 2008 Penulis vi

4 DAFTAR ISI HALAMAN JUDUL LUAR... i HALAMAN JUDUL DALAM... ii HALAMAN PERSETUJUAN SOFTCOVER... iii ABSTRAK... iv PRAKATA... v DAFTAR ISI...vii DAFTAR TABEL... xi DAFTAR GAMBAR... xvii DAFTAR LAMPIRAN...xxix BAB 1 PENDAHULUAN Latar Belakang Ruang Lingkup Tujuan dan Manfaat Metodologi Penelitian Sistematika Penulisan... 6 BAB 2 LANDASAN TEORI Teori Umum Konsep Data dan Informasi Konsep Sistem Konsep Sistem Informasi Identifikasi Strategi Bisnis untuk Sistem Informasi vii

5 2.1.5 Strategi Sistem Informasi dan Teknologi Informasi Internet WWW (World Wide Web) HTTP URL (Uniform Resource Locator) Client/Server Web Application Web Server Web Browser Konsep Database DBMS (Database Management System) SQL (Structured Query Language) Microsoft.NET Framework ASP.NET Teori Khusus E-Commerce Definisi E-Commerce Jenis-Jenis E-Commerce Keuntungan E-Commerce Manajemen Pengadaan Jenis-Jenis Pembelian Proses Pembelian Rutin Proses Pembelian dengan Sistem Tender/Lelang Pemilihan dan Evaluasi Pemasok viii

6 Kriteria Pemilihan Pemasok Evaluasi Kinerja Pemasok Teknik Evaluasi/Analisis Pemasok Decision Matrix AHP (Analytical Hierarchical Process) E-Procurement Definisi E-Procurement Jenis-Jenis E-Procurement Keuntungan E-Procurement Teori Pengembangan Sistem Informasi Metode Pengembangan Sistem Informasi Unified System Development Process Web Application Extension for UML Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Analisis Sistem Informasi Requirement Gathering Requirement Analysis Perancangan Sistem Informasi BAB 3 ANALISIS SISTEM PROCUREMENT PT. JAYA KENCANA Gambaran Umum Perusahaan Sejarah Singkat Perusahaan Visi dan Misi Perusahaan Struktur Organisasi Perusahaan Tugas dan Wewenang Masing-Masing Divisi ix

7 3.2 Analisis Sistem Procurement yang Berjalan Prosedur Sistem Procurement yang berjalan Identifikasi Permasalahan Aspek Strategi Bisnis PT. Jaya Kencana dan Manfaat Implementasi E-Procurement bagi Strategi Bisnis Perusahaan Perumusan Masalah Alternatif Solusi Permasalahan Analisis Sistem E-Procurement Requirement List Requirement Analysis BAB 4 PERANCANGAN SISTEM E-PROCUREMENT PT. JAYA KENCANA Arsitektur Sistem E-Procurement PT. Jaya Kencana Kebutuhan Teknis Perancangan Perancangan Class Perancangan Basis Data Screenshots Tampilan User Interface Web Page BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN Simpulan Saran DAFTAR PUSTAKA RIWAYAT HIDUP LAMPIRAN SURAT BUKTI SURVEI x

8 DAFTAR TABEL Tabel 2.1 Kriteria pemilihan / evaluasi supplier (Dickson) Tabel 2.2 Contoh decision matrix Tabel 2.3 Hasil awal perbandingan berpasangan Tabel 2.4 Tabel hasil pembagian nilai sel dibagi jumlah kolom Tabel 2.5 Tabel perhitungan akhir bobot kriteria Tabel 2.6 Hasil awal perbandingan berpasangan untuk kriteria Functionality Tabel 2.7 Tabel hasil perbandingan akhir untuk kriteria Functionality Tabel 2.8 Tabel perbandingan bepasangan dan hasil akhir perhitungan bobot untuk subkriteria Performance Tabel 2.9 Tabel perbandingan berpasangan solusi-solusi terhadap subkriteria Startup Tabel 2.10 Tabel hasil perhitungan akhir bobot solusi terhadap subkriteria Startup 48 Tabel 2.11 Optional Class Icons Tabel 3.1 Tabel Functional Requirement Tabel 3.2 Tabel Actor Desciption Tabel 3.3 Tabel Use Case Description Membuat PP Tabel 3.4 Tabel Use Case Description Approve PP Tabel 3.5 Tabel Use Case Description Membuat RFQ Tabel 3.6 Tabel Use Case Description Mengecek RFQ Tabel 3.7 Tabel Use Case Description Membuat Quotation Tabel 3.8 Tabel Use Case Description Merevisi Quotation xi

9 Tabel 3.9 Tabel Use Case Description Mengecek Quotation Tabel 3.10 Tabel Use Case Description Mengevaluasi Quotation Tabel 3.11 Tabel Use Case Description Membuat PO Tabel 3.12 Tabel Use Case Description Approve PO Tabel 3.13 Tabel Use Case Description Mengecek PO Tabel 3.14 Tabel Use Case Description Membuat MRF Tabel 3.15 Tabel Use Case Description Mendaftar Tabel 3.16 Tabel Use Case Description Mengevaluasi Pemasok Tabel 3.17 Tabel Use Case Description Membuat Laporan PO Tabel 4.1 Tabel Projects Tabel 4.2 Tabel UnitItem Tabel 4.3 Tabel Categories Tabel 4.4 Tabel Materials Tabel 4.5 Tabel Roles Tabel 4.6 Tabel Users Tabel 4.7 Tabel Suppliers Tabel 4.8 Tabel Employees Tabel 4.9 Tabel Currencies Tabel 4.10 Tabel SuppliersMaterials Tabel 4.11 Tabel PurchaseRequests Tabel 4.12 Tabel PurchaseRequestDetails Tabel 4.13 Tabel RequestForQuotations Tabel 4.14 Tabel RequestForQuotationDetails Tabel 4.15 Tabel RFQInvitation xii

10 Tabel 4.16 Tabel SupplierQuotations Tabel 4.17 Tabel SupplierQuotationDetails Tabel 4.18 Tabel PurchaseOrders Tabel 4.19 Tabel PurchaseOrderDetails Tabel 4.20 Tabel MRF Tabel 4.21 Tabel MRFDetails Tabel 4.22 Tabel SupplierEvaluations Tabel 4.23 Tabel SupplierEvaluationCriteria Tabel 4.24 Tabel Criteria Tabel 4.25 Tabel keterangan halaman Register Tabel 4.26 Tabel keterangan PR Index untuk user DIR, PCH Head, PCH dan WHS Tabel 4.27 Tabel keterangan halaman Create New PR untuk user WHS Tabel 4.28 Tabel keterangan halaman Create PR Details untuk user WHS Tabel 4.29 Tabel keterangan halaman View PR Details untuk user WHS Tabel 4.30 Tabel keterangan halaman View PR Details untuk user DIR Tabel 4.31 Tabel Keterangan Halaman View PR Details untuk user PCH Head dan PCH Tabel 4.32 Tabel Keterangan Halaman RFQ Index untuk user DIR, PCH Head dan PCH Tabel 4.33 Tabel Keterangan Halaman Create New RFQ untuk user PCH Head dan PCH Tabel 4.34 Tabel Keterangan Halaman Create RFQ Details untuk user PCH Head dan PCH xiii

11 Tabel 4.35 Tabel Keterangan Halaman View RFQ Details untuk user DIR, PCH Head dan PCH Tabel 4.36 Tabel Keterangan Halaman SQ Index untuk user DIR, PCH Head dan PCH Tabel 4.37 Tabel Keterangan Halaman View SQ Details untuk user DIR, PCH Head dan PCH Tabel 4.38 Tabel Keterangan Halaman AHP Index untuk user PCH Head Tabel 4.39 Tabel Keterangan Halaman AHP View SQ Details untuk user PCH Head Tabel 4.40 Tabel keterangan halaman AHP Step 1 unuk user PCH Head Tabel 4.41 Tabel Keterangan Halaman AHP Step 2 untuk user PCH Head Tabel 4.42 Tabel Keterangan Halaman AHP Result untuk user PCH Head Tabel 4.43 Tabel keterangan halaman Create New PO untuk user PCH Head dan PCH Tabel 4.44 Tabel keterangan halaman Create PO Details untuk user PCH Head dan PCH Tabel 4.45 Tabel Keterangan Halaman PO Index untuk user DIR, PCH Head, PCH dan WHS Tabel 4.46 Tabel keterangan halaman View PO Details untuk user PCH Head dan PCH Tabel 4.47 Tabel keterangan halaman View PO Details untuk user DIR Tabel 4.48 Tabel keterangan halaman View PO Details untuk user WHS Tabel 4.49 Tabel keterangan halaman Create New MRF untuk user WHS Tabel 4.50 Tabel keterangan halaman Create MRF Details untuk user WHS xiv

12 Tabel 4.51 Tabel Keterangan Halaman MRF Index untuk user DIR, PCH Head, PCH dan WHS Tabel 4.52 Tabel Keterangan Halaman View MRF Details untuk user DIR, PCH Head, PCH dan WHS Tabel 4.53 Tabel Keterangan Halaman Supplier Index untuk user DIR, PCH Head, PCH dan WHS Tabel 4.54 Tabel Keterangan Halaman View Supplier Profile untuk user DIR, PCH Head, PCH dan WHS Tabel 4.55 Tabel Keterangan Halaman Supplier Evaluation History untuk user DIR, PCH Head, PCH dan WHS Tabel 4.56 Tabel keterangan halaman Supplier Evaluation untuk user PCH Head Tabel 4.57 Tabel keterangan halaman Supplier Evaluation Result untuk user PCH Head Tabel 4.58 Tabel Keterangan Halaman Generate Report untuk user DIR, PCH Head dan PCH Tabel 4.59 Tabel keterangan halaman RFQ Index untuk user Supplier Tabel 4.60 Tabel keterangan halaman View RFQ Details untuk user Supplier Tabel 4.61 Tabel keterangan halaman Create New Quotation untuk user Supplier Tabel 4.62 Tabel keterangan halaman Create Quotation Details untuk user Supplier Tabel 4.63 Tabel keterangan halaman Quotation Index untuk user Supplier Tabel 4.64 Tabel keterangan halaman View Quotation Details untuk user xv

13 Supplier Tabel 4.65 Tabel keterangan halaman Revise Quotation untuk user Supplier Tabel 4.66 Tabel keterangan halaman Revise Quotation Details untuk user Supplier Tabel 4.67 Tabel keterangan halaman PO Index untuk user Supplier Tabel 4.68 Tabel keterangan halaman View PO Details untuk user Supplier xvi

14 DAFTAR GAMBAR Gambar 2.1 Hubungan antara strategi bisnis, strategi sistem informasi dan strategi teknologi informasi Gambar 2.2 Contoh struktur AHP Gambar 2.3 Tahapan dan workflow Unified Software Development Process Gambar 2.4 Contoh Use Case Diagram untuk sistem aplikasi e-retail Gambar 2.5 Contoh Class Diagram Gambar 2.6 Contoh Sequence Diagram Gambar 2.7 Input form dalam asosiasinya dengan screen Gambar 2.8 Screen dengan compartment-nya Gambar 2.9 Contoh Navigational Map Gambar 2.10 Deployment Diagram dari aplikasi dengan arsitektur Thin Web Client sederhana Gambar 3.1 Struktur organisasi PT. Jaya Kencana Gambar 3.2 Contoh form Permintaan Barang (PB) Gambar 3.3 Contoh form Permintaan Pembelian (PP) Gambar 3.4 Contoh dokumen penawaran harga material dari pemasok Gambar 3.5 Contoh form Purchase Order (PO) Gambar 3.6 Contoh form persetujuan supplier Gambar 3.7 Contoh form penilaian supplier Gambar 3.8 Use Case Diagram Sistem E-Procurement PT. Jaya Kencana Gambar 3.9a Sequence Diagram Membuat PP xvii

15 Gambar 3.9b Sequence Diagram Membuat PP Gambar 3.10 Sequence Diagram Approve PP Gambar 3.11a Sequence Diagram Membuat RFQ Gambar 3.11b Sequence Diagram Membuat RFQ Gambar 3.12 Sequence Diagram Mengecek RFQ Gambar 3.13a Sequence Diagram Membuat Quotation Gambar 3.13b Sequence Diagram Membuat Quotation Gambar 3.14a Sequence Diagram Merevisi Quotation Gambar 3.14b Sequence Diagram Merevisi Quotation Gambar 3.15 Sequence Diagram Mengecek Quotation Gambar 3.16a Sequence Diagram Mengevaluasi Quotation Gambar 3.16b Sequence Diagram Mengevaluasi Quotation Gambar 3.16c Sequence Diagram Mengevaluasi Quotation Gambar 3.17a Sequence Diagram Membuat PO Gambar 3.17b Sequence Diagram Membuat PO Gambar 3.17c Sequence Diagram Membuat PO Gambar 3.18 Sequence Diagram Approve PO Gambar 3.19 Sequence Diagram Mengecek PO Gambar 3.20a Sequence Diagram Membuat MRF Gambar 3.20b Sequence Diagram Membuat MRF Gambar 3.20c Sequence Diagram Membuat MRF Gambar 3.21 Sequence Diagram Mendaftar Gambar 3.22a Sequence Diagram Mengevaluasi Pemasok Gambar 3.22b Sequence Diagram Mengevaluasi Pemasok xviii

16 Gambar 3.22c Sequence Diagram Mengevaluasi Pemasok Gambar 3.23 Sequence Diagram Membuat Laporan PO Gambar 3.24 Entity Class Diagram Gambar 3.25 UX Screen Compartment Diagram: Promotional Website PT. Jaya Kencana Gambar 3.26 UX Top Level Navigational Map Diagram: Promotional Website PT. Jaya Kencana Gambar 3.27 UX Detail Level Navigational Map Diagram: Promotional Website PT. Jaya Kencana Gambar 3.28 UX Screen Compartment Diagram E-Procurement System pihak perusahaan Gambar 3.29 UX Top Level Navigational Map Diagram E-Procurement System pihak perusahaan Gambar 3.30 UX Detail Level Navigational Map Diagram E- Procurement System pihak perusahaan untuk user divisi Warehousing Gambar 3.31 UX Detail Level Navigational Map Diagram E- Procurement System pihak perusahaan untuk user Director Gambar 3.32 UX Detail Level Navigational Map Diagram E- Procurement System pihak perusahaan untuk user kepala divisi Purchasing Gambar 3.33 UX Detail Level Navigational Map Diagram E- Procurement System pihak perusahaan untuk user divisi Purchasing Gambar 3.34 UX Screen Compartment Diagram E-Procurement System pihak pemasok Gambar 3.35 UX Top Level Navigational Map Diagram E-Procurement System xix

17 pihak pemasok Gambar 3.36 UX Diagram Membuat PP Gambar 3.37 UX Diagram Approve PP Gambar 3.38 UX Diagram Membuat RFQ Gambar 3.39 UX Diagram Mengecek RFQ Gambar 3.40 UX Diagram Membuat Quotation Gambar 3.41 UX Diagram Merevisi Quotation Gambar 3.42 UX Diagram Mengecek Quotation Gambar 3.43 UX Diagram Mengevaluasi Quotation Gambar 3.44 UX Diagram Membuat PO Gambar 3.45 UX Diagram Approve PO Gambar 3.46 UX Diagram Mengecek PO Gambar 3.47 UX Diagram Membuat MRF Gambar 3.48 UX Diagram Mendaftar Gambar 3.49 UX Diagram Mengevaluasi Pemasok Gambar 3.50 UX Diagram Membuat Laporan PO Gambar 4.1 Arsitektur sistem Gambar 4.2 Design Entity Class Diagram Gambar 4.3 Halaman Home Gambar 4.4 Halaman Services Gambar 4.5 Halaman Electrical Gambar 4.6 Halaman Mechanical Gambar 4.7 Halaman Elevators and Escalators Gambar 4.8 Halaman Projects xx

18 Gambar 4.9 Halaman Projects Before Gambar 4.10 Halaman Projects Gambar 4.11 Halaman Projects Gambar 4.12 Halaman Projects Gambar 4.13 Halaman Projects 2005-Present Gambar 4.14 Halaman E-Procurement Gambar 4.15 Halaman About Us Gambar 4.16 Halaman Site Map Gambar 4.17 Halaman Register Gambar 4.18 Halaman EPS Home untuk user WHS Gambar 4.19 Halaman EPS Home untuk user DIR Gambar 4.20 Halaman EPS Home untuk user PCH Gambar 4.21 Halaman EPS Home untuk user PCH Head Gambar 4.22 Halaman PR Index untuk user DIR, PCH Head, PCH dan WHS Gambar 4.23 Halaman Create New PR untuk user WHS Gambar 4.24 Halaman Create PR Details untuk user WHS Gambar 4.25 Halaman View PR Details untuk user WHS Gambar 4.26 Halaman View PR Details untuk user DIR Gambar 4.27 Halaman View PR Details untuk user PCH Head dan PCH Gambar 4.28 Halaman RFQ Index untuk user DIR, PCH Head dan PCH Gambar 4.29 Halaman Create New RFQ untuk user PCH Head dan PCH Gambar 4.30 Halaman Create RFQ Details untuk user PCH Head dan PCH Gambar 4.31 Halaman View RFQ Details untuk user DIR, PCH Head dan PCH Gambar 4.32 Halaman SQ Index untuk user DIR, PCH Head dan PCH xxi

19 Gambar 4.33 Halaman View SQ Details untuk user DIR, PCH Head dan PCH Gambar 4.34 Halaman AHP Index untuk user PCH Head Gambar 4.35 Halaman AHP View SQ Details untuk user PCH Head Gambar 4.36 Halaman AHP Step 1 untuk user PCH Head Gambar 4.37 Halaman AHP Step 2 untuk user PCH Head Gambar 4.38 Halaman AHP Result untuk user PCH Head Gambar 4.39 Halaman Create New PO untuk user PCH Head dan PCH Gambar 4.40 Halaman Create PO Details untuk user PCH Head dan PCH Gambar 4.41 Halaman PO Index untuk user DIR, PCH Head, PCH dan WHS Gambar 4.42 Halaman View PO Details untuk user PCH Head dan PCH Gambar 4.43 Halaman View PO Details untuk user DIR Gambar 4.44 Halaman View PO Details untuk user WHS Gambar 4.45 Halaman Create New MRF untuk user WHS Gambar 4.46 Halaman Create MRF Details untuk user WHS Gambar 4.47 Halaman MRF Index untuk user DIR, PCH Head, PCH dan WHS Gambar 4.48 Halaman View MRF Details untuk user DIR, PCH Head, PCH dan WHS Gambar 4.49 Halaman Supplier Index untuk user DIR, PCH Head, PCH dan WHS Gambar 4.50 Halaman View Supplier Profile untuk user DIR, PCH Head, PCH dan WHS Gambar 4.51 Halaman Supplier Evaluation History untuk user DIR, PCH Head, PCH dan WHS Gambar 4.52 Halaman Supplier Evaluation untuk user PCH Head xxii

20 Gambar 4.53 Halaman Supplier Evaluation Result untuk user PCH Head Gambar 4.54 Halaman Generate Report untuk user DIR, PCH Head dan PCH Gambar 4.55 Halaman Report Viewer untuk user DIR, PCH Head, dan PCH Gambar 4.56 Halaman Home Supplier Gambar 4.57 Halaman RFQ Index untuk user Supplier Gambar 4.58 Halaman View RFQ Details untuk user Supplier Gambar 4.59 Halaman Create New Quotation untuk user Supplier Gambar 4.60 Halaman Create Quotation Details untuk user Supplier Gambar 4.61 Halaman Quotation Index untuk user Supplier Gambar 4.62 Halaman View Quotation Details untuk user Supplier Gambar 4.63 Halaman Revise Quotation untuk user Supplier Gambar 4.64 Halaman Revise Quotation Details untuk user Supplier Gambar 4.65 Halaman PO Index untuk user Supplier Gambar 4.66 Halaman View PO Details untuk user Supplier xxiii

21 xxiv