UNIVERSITAS BINA NUSANTARA. Jurusan Sistem Informasi Skripsi Sarjana Komputer Semester Ganjil tahun 2006 / 2007

Transkripsi

1 iv UNIVERSITAS BINA NUSANTARA Jurusan Sistem Informasi Skripsi Sarjana Komputer Semester Ganjil tahun 2006 / 2007 ANALISIS DAN PERANCANGAN E-PROCUREMENT PADA LEMBAGA XYZ Melina Agnes Abstrak Setiap perusahaan tentu memiliki kebutuhan akan suatu barang atau alat tertentu agar operasinya dapat berjalan dengan baik. Untuk memenuhi kebutuhan tersebut, diperlukan bagian yang disebut Procurement. Lembaga XYZ adalah sebuah lembaga pendidikan yang cukup terkemuka di Indonesia. Seperti halnya perusahaan atau lembaga lain, lembaga XYZ juga memerlukan procurement untuk mengelola dan menyediakan berbagai macam barang peralatan dan barang perlengkapan yang harus tersedia tepat waktu guna mendukung kegiatan belajar mengajar dan kegiatan administratif di dalamnya. Penulisan skripsi ini bertujuan menganalisis faktor-faktor yang dapat meningkatkan dan mengefektifkan kinerja bagian procurement dan merancang sistem e- procurement yang berbasiskan teknologi internet yang diharapkan dapat membantu meningkatkan efisiensi pengadaan barang dari segi biaya maupun waktu pada lembaga ini. Metodologi analisa yang digunakan adalah metode analisis dan perancangan sistem informasi berorientasi objek dengan bahasa perancangan UML (Unified Modeling Language), metode wawancara, studi lapangan dan studi pustaka. Penelitian ini menghasilkan sebuah situs web online yang diharapkan dapat membantu mempermudah proses pemesanan barang ke supplier. Kesimpulan dari hasil penelitian ini yaitu sistem e-procurement ini dapat meningkatkan kinerja pihak procurement, menghemat biaya serta memperlancar hubungan antara pihak procurement serta supplier sehingga dapat mempersingkat waktu yang dibutuhkan untuk melakukan proses pengadaan logistik pada lembaga XYZ. Kata kunci Analisis, perancangan, procurement, e-procurement iv

2 v PRAKATA Puji syukur dan terima kasih penulis ucapkan kepada Tuhan Yang Maha Esa atas berkat dan rahmat yang telah diberikan-nya sehingga penulis dapat menyelesaikan penyusunan skripsi yang berjudul Analisis dan Perancangan E-Procurement pada Lembaga XYZ dengan baik dan tepat waktu. Adapun skripsi ini disusun sebagai salah satu syarat yang harus dipenuhi oleh setiap mahasiswa untuk dapat menyelesaikan studi jenjang studi Strata-1 jurusan Sistem Informasi di Universitas Bina Nusantara. Dalam kesempatan ini, penulis juga ingin mengucapkan rasa hormat dan terima kasih kepada pihak-pihak yang terkait karena telah memberikan bantuan, bimbingan serta kesempatan sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini, antara lain : 1. Bapak Johan, S.Kom, MM., selaku dosen pembimbing yang telah bersedia meluangkan waktu, tenaga, dan pikiran untuk memberikan bimbingan dan pengarahan yang sangat berharga bagi penulis selama penulisan skripsi ini. 2. Seluruh pimpinan, staf dan karyawan lembaga XYZ, khususnya kepada Bapak Ekko Wardono selaku Procurement Manager, Bapak Indra Gunawan selaku staf Procurement Support, Bapak Ari Wangsadirdja selaku IT Finance Manager, Bapak Iwan Firdaus selaku staf IT Finance yang telah meluangkan waktu dan bersedia memberikan data serta informasi yang berguna sebagai bahan pembuatan skripsi ini. 3. Bapak Prof. Dr. Gerardus Polla, M. App. SCi, selaku Rektor Universitas Bina Nusantara yang telah memberikan kesempatan kepada penulis untuk menyusun skrispsi ini. v

3 vi 4. Bapak Siswono, S. Kom, MM., selaku Ketua Jurusan Sistem Informasi Universitas Bina Nusantara. 5. Seluruh dosen dan staf pengajar Universitas Bina Nusantara yang telah memberi bekal ilmu pengetahuan yang amat berguna bagi penulis selama belajar di Bina Nusantara. 6. Orang tua, saudara-saudari, teman-teman dan pihak-pihak lain yang belum disebutkan, yang telah memberikan semangat dan dukungan kepada penulis untuk menyelesaikan skripsi ini tepat pada waktunya. 7. Dan akhirnya kepada semua pihak yang baik secara langsung maupun tidak langsung membantu dalam penulisan skripsi ini. pembaca. Akhir kata semoga skripsi ini dapat memberikan manfaat bagi penulis dan Jakarta, Januari 2007 Penulis vi

4 vii DAFTAR ISI Halaman Judul Luar Halaman Judul Dalam Halaman Persetujuan Hardcover...iii Abstrak... iv PRAKATA... v DAFTAR ISI... vii DAFTAR TABEL... xiv DAFTAR GAMBAR... xv BAB I PENDAHULUAN Latar Belakang Ruang Lingkup Tujuan dan Manfaat Metodologi Perancangan dan Analisis Sistematika Penulisan... 6 BAB II LANDASAN TEORI Teori Umum Sistem Informasi Sistem Informasi Sistem Informasi Distribusi Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Analisis Problem Domain vii

5 viii Classes Struktur Struktur antar class Struktur antar objek Behaviour Analisis Application Domain Usage Function User Interface Architectural Design Criteria Components Processes Teori Khusus Internet Pengertian Internet Sejarah Internet Teknologi Internet TCP/IP (Transmission Control Protocol/Internet Protocol) WWW (World Wide Web) HTTP ( Hypertext Transfer Protocol) FTP (File Transfer Protocol) URL (Uniform Resource Locator) viii

6 ix Web Server Web Browser Website Web Pages Static Pages Dynamic Pages Client-Side Scripting Server-Side Scripting (Electronic Mail) Electronic Business (E-Business) Pengertian Electronic Business (E-Business) Keuntungan Menggunakan Electronic Business (E-Business) Procurement Pengertian Procurement E-Procurement Pengertian E-Procurement Keuntungan Menggunakan E-Procurement Kunci Kesuksesan Menggunakan E-Procurement Infrastruktur E-Procurement Konsep Perancangan Situs Web yang Baik Prinsip Delapan Aturan Emas Perancangan UI Desain web yang baik Database ix

7 x Pengertian Database Istilah-istilah Penting Dalam Database SQL (Structured Query Language) SQL Server Stored Procedure Teknologi HTML (HyperText Markup Language) Javascript VBscript CSS (Cascading Style Sheet) IIS (Internet Information Services) Visual Studio.NET ASP.NET VB.NET Lain-lain Logistik Konsep Inventori Pengertian Inventori Jenis Sistem Inventori Periodic Inventory System Q/R Inventory System (Order Quantity / Reorder Point) Pembelian Pembelian Rutin x

8 xi Pembelian dengan Tender / Lelang Dokumen dalam Proses Procurement Purchase Requisition (PR) Request for Quotation (RFQ) dan Request for Proposal (RFP) Quotation Purchase Order (PO) Material Received Form (MRF) Purchase Return BAB III ANALISIS SISTEM INFORMASI The Task Gambaran Perusahaan Visi dan Misi Perusahaan Visi Perusahaan Misi Perusahaan Struktur Organisasi Wewenang dan Tanggung Jawab Wewenang dan Tanggung Jawab Procurement Support Wewenang dan Tanggung Jawab Purchasing Wewenang dan Tanggung Jawab Warehouse Sistem Berjalan Rich Picture Narasi Identifikasi Masalah xi

9 xii Solusi Permasalahan System Definition Problem Domain Cluster Structure Classes Behavioral Pattern Events Event Table Application Domain Usage Use Case Specification Function List Sequence Diagram The Technical Platform Recommendations The System s Usefulness and Feasibility Strategy Development Economy BAB IV RANCANGAN SISTEM INFORMASI The Task Purpose Correction to the Analysis xii

10 xiii Quality Goals Technical Platform Equipment System Software Design Language Architecture Component Architecture Process Architecture Component Structure Classes Recommendation The System s Usefulness Plan for Initiating Use Implementation Plan Rancangan Layar BAB V SIMPULAN DAN SARAN Simpulan Saran DAFTAR PUSTAKA DAFTAR RIWAYAT HIDUP FOTOCOPY SURAT SURVEI xiii

11 xiv DAFTAR TABEL Tabel 2.1 Kriteria untuk kualitas software Tabel 3.1 Event Table Tabel 3.2 Function List Tabel 4.1 Quality Goals Tabel 4.2 Jadwal Implementasi Sistem xiv

12 xv DAFTAR GAMBAR Gambar 2.1. Siklus Pengembangan dengan OOAD Gambar 2.2 Contoh class diagram Gambar 2.3 Contoh struktur generalisasi Gambar 2.4 Contoh Cluster Gambar 2.5 Contoh struktur Aggregation Gambar 2.6 Contoh Struktur Association Gambar 2.7 Contoh Statechart Diagram Gambar 2.8 Contoh Use Case Diagram Gambar 2.9 Contoh Component Diagram Gambar 2.10 Contoh Deployment Diagram Gambar 3.1 Struktur Organisasi Lembaga XYZ Gambar 3.2 Rich Picture Gambar 3.3 Cluster Gambar 3.4 Class Diagram Gambar 3.5 Statechart Diagram Proc_Support Gambar 3.6 Statechart Diagram Purchasing Gambar 3.7 Statechart Diagram Warehouse Gambar 3.8 Statechart Diagram Manager Gambar 3.9 Statechart Diagram Supplier Gambar 3.10 Statechart Diagram Materials Gambar 3.11 Statechart Diagram Materials_Category Gambar 3.12 Statechart Diagram Materials_Stock_Opname xv

13 xvi Gambar 3.13 Statechart Diagram PR Gambar 3.14 Statechart Diagram RFQ Gambar 3.15 Statechart Diagram Quotation Gambar 3.16 Statechart Diagram PO Gambar 3.17 Statechart Diagram MRF Gambar 3.18 Statechart Diagram Purchase_Return Gambar 3.19 Use Case Diagram Gambar 3.19 Sequence Manage Material Gambar 3.20 Sequence Manage PR Gambar 3.21 Sequence Register Supplier Gambar 3.22 Sequence Approve Register Supplier Gambar 3.23 Sequence Create RFQ Gambar 3.24 Sequence Approve RFQ Gambar 3.25 Sequence Create Quotation Gambar 3.26 Sequence Choose Quotation Gambar 3.27 Sequence Fullfill Unit Requirement Gambar 3.28 Sequence Create PO Gambar 3.29 Sequence Create MRF Gambar 3.30 Sequence Create Purchase Return Gambar 3.31 Sequence Manage Employee Gambar 4.1 Component Diagram Gambar 4.2 Deployment Diagram Gambar 4.3 Revised Class Diagram xvi

14 xvii Gambar 4.4 Halaman Home Gambar 4.5 Halaman Register Gambar 4.6 Halaman Request for Quotation Gambar 4.7 Halaman Request for Quotation Detail Gambar 4.8 Halaman Agreement Gambar 4.9 Halaman Contact Us Gambar 4.10 Halaman View Profile (Sesudah login) Gambar 4.11 Halaman Request for Quotation Detail (Ditutup) Gambar 4.12 Halaman Request for Quotation Detail (Dibuka) Gambar 4.13 Halaman Quotation Gambar 4.14 Halaman View Quotation Gambar 4.15 Halaman View Quotation Detail (Tidak menang) Gambar 4.16 Halaman View Quotation Detail (Menang) Gambar 4.17 Halaman Intern Employee Gambar 4.18 Halaman Intern Vendor Gambar 4.19 Halaman Intern Vendor Approval Gambar 4.20 Halaman Intern Supplier Gambar 4.21 Halaman Intern Supplier Detail Gambar 4.22 Halaman Intern Supplier Change Gambar 4.23 Halaman Intern Material Gambar 4.24 Halaman Intern Material Detail Gambar 4.25 Halaman Intern Purchase Requisition Gambar 4.26 Halaman Intern Purchase Requisition Detail xvii

15 xviii Gambar 4.27 Halaman Intern Request for Quotation Gambar 4.28 Halaman Intern Request for Quotation Detail Gambar 4.29 Halaman Intern Quotation Gambar 4.30 Halaman Intern Quotation Detail Gambar 4.31 Halaman Intern Purchase Order Gambar 4.32 Halaman Intern Purchase Order Detail Gambar 4.33 Halaman Intern Send Purchase Order Gambar 4.34 Halaman Intern Material Received Form Gambar 4.35 Halaman Intern Material Received Form Detail Gambar 4.36 Halaman Intern Purchase Return Gambar 4.37 Halaman Intern Purchase Return Detail Gambar 4.38 Halaman Intern Send Purchase Return xviii