UNIVERSITAS BINA NUSANTARA. Program Ganda Sistem Informasi Manajemen Skripsi Sarjana Program Ganda Semester Ganjil 2006/2007

Transkripsi

1 UNIVERSITAS BINA NUSANTARA Program Ganda Sistem Informasi Manajemen Skripsi Sarjana Program Ganda Semester Ganjil 2006/2007 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PERSEDIAAN, PENJUALAN DAN PEMBELIAN PADA PT. JAYA PRATAMA Zoraya Abstrak Sistem merupakan aspek yang penting dalam menjaga kelangsungan sebuah perusahaan. Analisa dan perancangan sistem informasi persediaan, penjualan dan pembelian ini bertujuan untuk mencari kelemahan sistem dan memberikan solusi terbaik atas kelemahan sistem itu. Maka dirasa perlu untuk adanya suatu sistem informasi persediaan, penjualan dan pembelian yang tepat di PT. Jaya Pratama agar dengan terbangunnya sistem informasi yang baik, informasi yang dihasilkan akan lebih cepat dan akurat. Penulisan skripsi ini menggunakan metode analisis dan perancangan. Analisis permasalahan dilakukan dengan cara melakukan survey terhadap sistem yang berjalan, analisis terhadap temuan survei, identifikasi kebutuhan informasi yang dibutuhkan perusahaan dan identifikasi persyaratan sistem dengan menggunakan metode analisis SWOT. Analisis dan perancangan sistem dilakukan dengan menggunakan konsep Object Oriented Analysis and Design (OOAD) yang digambarkan dengan menggunakan notasi Unified Modelling Language (UML). Hasil penelitian menunjukkan bahwa sistem persediaan, penjualan dan pembelian yang berjalan di perusahaan masih belum memadai dan informasi yang berjalan belum cepat dan akurat. Perancangan sistem informasi persediaan dan pembelian akan memperbaiki sistem yang sedang berjalan dan dapat mempercepat aliran informasi yang cepat dan akurat dalam perusahaan. Kata Kunci : Sistem informasi, SWOT, OOAD, UML, Persediaan, Penjualan, Pembelian v

2 KATA PENGANTAR Segala puji syukur dan hormat penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa atas berkat dan anugerah-nya sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini dengan baik dan tepat waktu. Selain itu, penulis juga ingin mengucapkan banyak terima kasih kepada pihak-pihak yang telah banyak memberikan bantuan secara materiil maupun moril selama pembuatan skripsi ini berlangsung, yaitu: 1. Bapak Prof. Dr. Gerardus Polla, M.App.Sc. Selaku Rektor Universitas Bina Nusantara 2. Bapak Siswono, S.Kom., MM., selaku Ketua Jurusan Sistem Informasi Universitas Bina Nusantara 3. Bapak Idris Gautama So, SE., S.Kom., MM., selaku Ketua Jurusan Manajemen Universitas Bina Nusantara dan selaku dosen pembimbing skripsi jurusan Manajemen yang telah banyak meluangkan waktu dan pikirannya dalam memberikan bimbingan dan pengarahan kepada penulis 4. Bapak Henkie Ongowarsito, S.Kom., M.Sc., selaku dosen pembimbing skripsi jurusan sistem informasi yang telah banyak meluangkan waktu dan pikirannya dalam memberikan bimbingan dan pengarahan kepada penulis 5. Segenap staff pengajar Universitas Bina Nusantara yang telah membimbing penulis selama masa kuliah 6. Bapak Bob Sebastian, selaku Direktur PT. Jaya Pratama yang telah banyak meluangkan waktunya memberikan pengarahan yang diperlukan dalam penyusunan skripsi ini vi

3 7. Orang tua dan saudara-saudari semua yang telah banyak memberikan bantuan dan dukungan materiil maupun moril yang tak ternilai sehingga skripsi ini dapat diselesaikan 8. Rekan-rekan dan teman-teman yang telah memberikan saran, dukungan dan bantuan kepada penulis 9. Pihak-pihak lain yang tidak dapat disebutkan namanya satu per satu. Penulis telah berusaha untuk berbuat yang terbaik dalam penulisan skripsi ini, tetapi penulis sadar bahwa masih terdapat banyak kekurangan-kekurangan dalam penulisannya, maka penulis sangat mengharapkan saran-saran dan kritik yang membangun demi perbaikan dan penyempurnaan skripsi ini. Akhir kata, penulis merasa sangat bersyukur bila skripsi ini dapat bermanfaat bagi rekanrekan pembaca dan pihak-pihak yang membutuhkan. Jakarta, Januari 2007 Penulis vii

4 DAFTAR ISI Halaman Judul Luar...i Halaman Judul Dalam...ii Halaman Persetujuan Hardcover...iii Halaman Pernyataan Dewan Penguji...iv Abstrak...v Prakata...vi Daftar Isi...viii Daftar Tabel...xiii Daftar Gambar...xvi Daftar Lampiran...xxiii BAB 1 PENDAHULUAN Latar Belakang Ruang Lingkup Tujuan dan Manfaat Metodologi Penelitian Sistematika Penulisan...5 BAB 2 LANDASAN TEORI Sistem Informasi Pengertian Sistem Pengertian Informasi Pengertian Sistem Informasi...8 viii

5 2.1.4 Peran Fundamental Dari Sistem Informasi Dalam Bisnis Analisis Dan Perancangan Sistem Pengertian Analisis Sistem Langkah-langkah Dalam Tahap Analisis Pengertian Perancangan Sistem Langkah-langkah Dalam Tahap Perancangan Pembelian Pengertian Pembelian Fungsi Yang Terkait Dengan Sistem Informasi Pembelian Prosedur Yang Membentuk Transaksi Pembelian Penjualan Pengertian Penjualan Fungsi-fungsi Yang Terkait Dengan Penjualan Tunai Persediaan Pengertian Persediaan Barang Metode Pencatatan Persediaan Faktor-faktor Persediaan Pengelolaan Persediaan Object Oriented Analysis and Design (OOAD) Object Object Oriented Object Oriented Analysis (OOA) Object Oriented Design (OOD)...18 ix

6 2.6.5 Object Oriented Analysis and Design (OOAD) System Choice System Definition Problem Domain Analysis Application Domain Analysis Architectural Design Component Design Teknik Analisis Data Analisis SWOT Pembagian Analisis SWOT Penentuan Faktor Strategis Internal (IFAS) Penentuan Faktor Strategis Eksternal (EFAS) Diagram Posisi SWOT Matrik SWOT...59 BAB 3 ANALISA SISTEM INFORMASI Latar Belakang Perusahaan Struktur Organisasi Analisa Sistem Berjalan Rich Picture Sistem Yang Berjalan Analisis SWOT Evaluasi Faktor Internal Evaluasi Kekuatan (Strength)...67 x

7 Evaluasi Kelemahan (Weakness) Hasil Evaluasi Faktor Internal Evaluasi Faktor Eksternal Evaluasi Peluang (Opportunities) Evaluasi Ancaman (Threats) Hasil Evaluasi Faktor Eksternal Matriks Grand Strategy Hasil Penelitian Matriks SWOT Permasalahan Yang Dihadapi Usulan Pemecahan Masalah System Definition Yang Diusulkan Rich Picture Sistem Yang Diusulkan FACTOR Criteria Problem Domain Application Domain Problem Domain Analysis Classes Events Structures Behavior Application Domain Analysis Usage Sequence Diagram xi

8 Function Interface BAB 4 PERANCANGAN SISTEM INFORMASI Component Design Model Component Function Component Architecture Design Generic Architecture Pattern Criteria Component Architecture Process Architecture Spesifikasi Sistem Yang Diusulkan Spesifikasi Perangkat Keras Spesifikasi Perangkat Lunak BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN Simpulan Saran DAFTAR PUSTAKA RIWAYAT HIDUP LAMPIRAN-LAMPIRAN FOTOCOPY SURAT SURVEY xii

9 DAFTAR TABEL Tabel 2.1 Actor Spesification...35 Tabel 2.2 Initial Use Case Template...36 Tabel 2.3 Base Use Case Description Template...37 Tabel 2.4 Criteria Klasik Untuk Mengukur Kualitas Software...41 Tabel 2.5 Panduan Dalam Merepresentasikan Private Events...47 Tabel 2.6 Panduan Dalam Merepresentasikan Common Events...48 Tabel 2.7 Matrik SWOT...60 Tabel 3.1 Internal Factors Analysis (IFAS)...73 Tabel 3.2 External Factors Analysis (EFAS)...82 Tabel 3.3 FACTOR Criteria...91 Tabel 3.4 Class Candidate Dan Class...93 Tabel 3.5 Event Candidate Dan Event...95 Tabel 3.6 Event Table...97 Tabel 3.7 Event Table Tabel 3.8 Actor Spesification Untuk Kepala Gudang Tabel 3.9 Actor Spesification Untuk Manajer Penjualan Tabel 3.10 Actor Spesification Untuk Manajer Keuangan Tabel 3.11 Actor Spesification Untuk Direktur Tabel 3.12 Base Use Case Description untuk Meng-update Barang Tabel 3.13 Base Use Case Description untuk Mendaftarkan Barang Tabel 3.14 Base Use Case Description untuk Mendaftarkan Pelanggan xiii

10 Tabel 3.15 Base Use Case Description untuk Meng-update Pelanggan Tabel 3.16 Base Use Case Description untuk Meng-update Supplier Tabel 3.17 Base Use Case Description untuk Mendaftarkan Supplier Tabel 3.18 Base Use Case Description untuk Mendaftarkan Persediaan Tabel 3.19 Base Use Case Description untuk Memasukkan Data Persediaan Masuk.117 Tabel 3.20 Base Use Case Description untuk Membuat PO Tabel 3.21 Base Use Case Description untuk Membuat Nota Retur Pelanggan Tabel 3.22 Base Use Case Description untuk Membuat Surat Tagihan Pelanggan Tabel 3.23 Base Use Case Description untuk Mencatat Surat Tagihan Utang Tabel 3.24 Base Use Case Description untuk Memeriksa Supplier Tabel 3.25 Base Use Case Description untuk Memeriksa Surat Tagihan Utang Tabel 3.26 Base Use Case Description untuk Memeriksa Barang Tabel 3.27 Base Use Case Description untuk Memeriksa Pelanggan Tabel 3.28 Base Use Case Description untuk Memeriksa Nota Retur Pelanggan Tabel 3.29 Base Use Case Description untuk Memeriksa PO Tabel 3.30 Base Use Case Description untuk Memeriksa Persediaan Tabel 3.31 Base Use Case Description untuk Membuat Faktur Penjualan Tabel 3.32 Base Use Case Description untuk Memeriksa Faktur Penjualan Tabel 3.33 Base Use Case Description untuk Membuat Bukti Bayar Supplier Tabel 3.34 Base Use Case Description untuk Membuat Bukti Bayar Pelanggan Tabel 3.35 Base Use Case Description untuk Membuat Nota Returback Pelanggan..138 Tabel 3.36 Base Use Case Description untuk Memeriksa Nota Returback Pelanggan139 Tabel 3.37 Base Use Case Description untuk Membuat Bukti Produksi xiv

11 Tabel 3.38 Base Use Case Description untuk Memeriksa Bukti Produksi Tabel 3.39 Base Use Case Description untuk Memeriksa Surat Tagihan Pelanggan..143 Tabel 3.40 Function List Tabel 4.1 Daftar Prioritas Kriteria Desain xv

12 DAFTAR GAMBAR Gambar 2.1 Komponen Sistem Arsitektur Dasar...19 Gambar 2.2 Aktivitas Dalam Object Oriented Analysis and Design...21 Gambar 2.3 Gambar 2.4 Aktivitas Dalam Problem Domain Analysis...25 Notasi Dasar Dari Class...26 Gambar 2.5 Class Diagram...27 Gambar 2.6 Generalization Structure...28 Gambar 2.7 Notasi Class Structure...28 Gambar 2.8 Gambar 2.9 Class Structure...29 Notasi Object Structure...31 Gambar 2.10 Association Structure...31 Gambar 2.11 Notasi Dasar Statechart Diagram...33 Gambar 2.12 Struktur Kontrol Statechart Diagram...33 Gambar 2.13 Aktivitas Dalam Application Domain Analysis...34 Gambar 2.14 Use Case Model...35 Gambar 2.15 Aktivitas Dalam Architectural Design...41 Gambar 2.16 The Generic Architecture Pattern...44 Gambar 2.17 The Client Server Architecture Pattern...45 Gambar 2.18 Deployment Diagram...45 Gambar 2.19 Subaktivitas Dalam Component Design...46 Gambar 2.20 Koneksi Oleh Class Aggregation...51 Gambar 2.21 Koneksi Oleh Class Specialization...52 xvi

13 Gambar 2.22 Koneksi Dalam Memanggil Sebuah Operasi...52 Gambar 2.23 Diagram Posisi SWOT...58 Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Jaya Pratama...63 Gambar 3.2 Gambar 3.3 Rich Picture Yang berjalan...66 Matriks Grand Strategy Hasil Penelitian...84 Gambar 3.4 Matriks SWOT Hasil Penelitian...85 Gambar 3.5 Rich Picture Sistem Yang Diusulkan...90 Gambar 3.6 Class Diagram Gambar 3.7 Behavior Pattern Class Barang Gambar 3.8 Gambar 3.9 Behavior Pattern Class Faktur Penjualan Behavior Pattern Class Nota Retur Pelanggan Gambar 3.10 Behavior Pattern Class PO Gambar 3.11 Behavior Pattern Class Persediaan Gambar 3.12 Behavior Pattern Class Supplier Gambar 3.13 Behavior Pattern Class Surat Tagihan Utang Gambar 3.14 Behavior Pattern Class Surat Tagihan Piutang Gambar 3.15 Behavior Pattern Class Pelanggan Gambar 3.16 Behavior Pattern Class Bukti Bayar Supplier Gambar 3.17 Behavior Pattern Class Bukti Bayar Pelanggan Gambar 3.18 Behavior Pattern Class Nota Returback Pelanggan Gambar 3.19 Behavior Pattern Class Bukti Produksi Gambar 3.20 Use Case Diagram xvii

14 Gambar 3.21 Sequence Diagram Membuat PO Gambar 3.22 Sequence Diagram Mendaftarkan Supplier Gambar 3.23 Sequence Diagram Meng-update Supplier Gambar 3.24 Sequence Diagram Mendaftarkan Pelanggan Gambar 3.25 Sequence Diagram Meng-update Pelanggan Gambar 3.26 Sequence Diagram Mendaftarkan Barang Gambar 3.27 Sequence Diagram Meng-update Barang Gambar 3.28 Sequence Diagram Memeriksa Barang Gambar 3.29 Sequence Diagram Memeriksa Pelanggan Gambar 3.30 Sequence Diagram Memeriksa Supplier Gambar 3.31 Sequence Diagram Membuat Nota Retur Pelanggan Gambar 3.32 Sequence Diagram Memeriksa Nota Retur Pelanggan Gambar 3.33 Sequence Diagram Membuat Surat Tagihan Pelanggan Gambar 3.34 Sequence Diagram Mencatat Surat Tagihan Utang Gambar 3.35 Sequence Diagram Memeriksa Surat Tagihan Pelanggan Gambar 3.36 Sequence Diagram Memeriksa Surat Tagihan Utang Gambar 3.37 Sequence Diagram Mendaftarkan Persediaan Gambar 3.38 Sequence Diagram Memasukkan Data Persediaan Masuk Gambar 3.39 Sequence Diagram Memeriksa PO Gambar 3.40 Sequence Diagram Memeriksa Persediaan Gambar 3.41 Sequence Diagram Membuat Nota Returback Pelanggan Gambar 3.42 Sequence Diagram Memeriksa Nota Returback Pelanggan Gambar 3.43 Sequence Diagram Membuat Faktur Penjualan xviii

15 Gambar 3.44 Sequence Diagram Memeriksa Faktur Penjualan Gambar 3.45 Sequence Diagram Membuat Bukti Bayar Supplier Gambar 3.46 Sequence Diagram Membuat Bukti Bayar Pelanggan Gambar 3.47 Sequence Diagram Membuat Bukti Produksi Gambar 3.48 Sequence Diagram Memeriksa Bukti Produksi Gambar 3.49 Interface Membuat PO Gambar 3.50 Interface Mendaftarkan Supplier Gambar 3.51 Interface Meng-update Supplier Gambar 3.52 Interface Mendaftarkan Pelanggan Gambar 3.53 Interface Meng-update Pelanggan Gambar 3.54 Interface Mendaftarkan Barang Gambar 3.55 Interface Meng-update Barang Gambar 3.56 Interface Memeriksa Pelanggan Gambar 3.57 Interface Memeriksa Barang Gambar 3.58 Interface Memeriksa Supplier Gambar 3.59 Interface Membuat Nota Retur Pelanggan Gambar 3.60 Interface Memeriksa Nota Retur Pelanggan Gambar 3.61 Interface Membuat Faktur Penjualan Gambar 3.62 Interface Memeriksa Faktur Penjualan Gambar 3.63 Interface Membuat Surat Tagihan Pelanggan Gambar 3.64 Interface Mencatat Surat Tagihan Utang Gambar 3.65 Interface Memeriksa Surat Tagihan Pelanggan Gambar 3.66 Interface Memeriksa Surat Tagihan Utang xix

16 Gambar 3.67 Interface Mendaftarkan Persediaan Gambar 3.68 Interface Memasukkan Data Persediaan Masuk Gambar 3.69 Interface Memeriksa PO Gambar 3.70 Interface Memeriksa Persediaan Gambar 3.71 Interface Membuat Bukti Produksi Gambar 3.72 Interface Memeriksa Bukti Produksi Gambar 3.73 Interface Membuat Nota Returback Pelanggan Gambar 3.74 Interface Memeriksa Nota Returback Pelanggan Gambar 3.75 Interface Membuat Bukti Bayar Pelanggan Gambar 3.76 Interface Membuat Bukti Bayar Supplier Gambar 3.77 Navigation Diagram Untuk Sistem Informasi Persediaan, Penjualan, Dan Pembelian PT. Jaya Pratama Gambar 3.78 Menu Login Gambar 3.79 Menu Window Gambar 3.80 Menu Master Gambar 3.81 Window Pelanggan Gambar 3.82 Window Barang Gambar 3.83 Window Supplier Gambar 3.84 Window Persediaan Gambar 3.85 Window Menu Transaksi Gambar 3.86 Window Menu Transaksi Pembelian Gambar 3.87 Window Buat PO Gambar 3.88 Window Tambah Persediaan xx

17 Gambar 3.89 Window Tambah Persediaan Masuk Gambar 3.90 Window Input Surat Tagihan Utang Gambar 3.91 Window Buat Bukti Bayar Supplier Gambar 3.92 Window Menu Transaksi Penjualan Gambar 3.93 Window Buat Faktur Penjualan Gambar 3.94 Window Tambah Barang Gambar 3.95 Window Input Bukti Produksi Gambar 3.96 Window Buat Surat Tagihan Piutang Gambar 3.97 Window Input Pembayaran Pelanggan Gambar 3.98 Window Input Retur Penjualan Gambar 3.99 Window Input Returback Gambar Window View Transaksi Pembelian Gambar Window View Transaksi Penjualan Gambar Window Konfirmasi Log Out Gambar 4.1 Gambar 4.2 Gambar 4.3 Gambar 4.4 Gambar 4.5 Behavior Pattern Untuk Class Faktur Penjualan Revise Class Faktur Penjualan Behavior Pattern Untuk Class Nota Retur Pelanggan Revise Class Nota Retur Pelanggan Behavior Pattern Untuk Class PO Gambar 4.6 Revise Class PO Gambar 4.7 Gambar 4.8 Behavior Pattern Untuk Class Surat Tagihan Utang Revise Class Surat Tagihan Utang xxi

18 Gambar 4.9 Behavior Pattern Untuk Class Surat Tagihan Pelanggan Gambar 4.10 Revise Class Surat Tagihan Pelanggan Gambar 4.11 Behavior Pattern Untuk Class Bukti Bayar Supplier Gambar 4.12 Revise Class Bukti Bayar Supplier Gambar 4.13 Behavior Pattern Untuk Class Bukti Bayar Pelanggan Gambar 4.14 Revise Class Bukti Bayar Pelanggan Gambar 4.15 Behavior Pattern Untuk Class Nota Returback Pelanggan Gambar 4.16 Revise Class Nota Returback Pelanggan Gambar 4.17 Behavior Pattern Untuk Class Bukti Produksi Gambar 4.18 Revise Class Bukti Produksi Gambar 4.19 Revise Class Diagram Gambar 4.20 Function Class Placement Gambar 4.21 Generic Architecture Pattern Gambar 4.22 Component Architecture Gambar 4.23 Deployment Diagram Untuk Perangkat Lunak Sistem Yang Diusulkan.216 Gambar 4.24 Deployment Diagram Untuk Perangkat Keras Sistem Yang Diusulkan.217 xxii

19 DAFTAR LAMPIRAN Hasil Wawancara...L-1 Purchase Order...L-4 Surat Tagihan Utang...L-5 Bukti Bayar Ke Supplier...L-6 Faktur Penjualan...L-7 Bukti Produksi...L-8 Surat Tagihan Piutang...L-9 Bukti Bayar Pelanggan...L-10 Surat Retur...L-11 Laporan Pembelian...L-12 Laporan Penjualan...L-13 Faktor Internal dan Eksternal...L-14 Kuesioner Pembobotan Faktor Internal PT. Jaya Pratama...L-15 Kuesioner Pembobotan Faktor Eksternal PT. Jaya Pratama...L-18 Normalisasi IFAS...L-21 Normalisasi EFAS...L-22 xxiii