UNIVERSITAS BINA NUSANTARA

Transkripsi

1 UNIVERSITAS BINA NUSANTARA Program Ganda Akuntansi Sistem Informasi Skripsi Sarjana Program Ganda Semester Ganjil 2007 / 2008 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PEMBELIAN PADA NOTEBOOK88 Lilies Suphany NIM : Abstrak Penggunaan sistem informasi akuntansi saat ini sangat mendukung peningkatan efisiensi dan efektivitas kegiatan operasional perusahaan. Ketersediaan informasi yang cukup dan berkualitas akan menunjang kegiatan operasional perusahaan sehari hari dalam lingkungan persaingan bisnis dan industri yang saat ini mengalami perkembangan yang cepat dan dinamis. Penulisan skripsi ini bertujuan untuk menganalisis kelemahan dari sistem akuntansi pembelian berjalan pada Notebook88 dan memberikan usulan perbaikan berupa rancangan sistem informasi yang dapat memenuhi kebutuhan perusahaan. Metode yang digunakan dalam penulisan skripsi ini adalah studi kepustakaan, studi lapangan, dan metode analisis dan perancangan yang berorientasi objek dimana semuanya itu dibatasi pada ruang lingkup yang telah ditentukan. Berdasarkan hasil analisis sistem akuntansi pembelian pada Notebook88 maka ditemukan kelemahan bahwa tidak terdapat pemisahan tugas dan tanggung jawab yang tepat, tidak terdapat dokumen dokumen yang cukup dalam mendukung pengendalian internal yang baik, serta tidak memadainya laporan laporan pembelian dan persediaan untuk mendukung pengambilan keputusan yang tepat. Untuk itu, perusahaan disarankan untuk menggunakan sistem informasi akuntansi pembelian yang diusulkan sehingga proses bisnis perusahaan dapat berjalan dengan lebih efisien dan efektif serta mendukung pengendalian internal yang lebih baik dan meningkatkan kemampuan perusahaan dalam mengambil keputusan yang lebih cepat dan tepat. Kata Kunci : Analisis, perancangan, sistem informasi akuntansi, pembelian, dan persediaan barang dagang. v

2 KATA PENGANTAR Puji syukur dan hormat penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Kuasa atas segala berkat, anugerah, dan pimpinan-nya sehingga penulis dapat menyelesaikan penyusunan skripsi ini. Meskipun banyak sekali kesulitan yang terjadi selama proses penyusunan skripsi, namun pada akhirnya semua itu dapat dilalui dengan baik. Oleh karena itu, dalam kesempatan ini, penulis ingin menyampaikan rasa terima kasih yang dalam kepada : 1. Ibu Rindang Widuri, S.Kom., MM. selaku Dosen Pembimbing yang telah mengorbankan waktu, pikiran, dan perhatiannya dalam membimbing. 2. Bapak Siswono, S.Kom., MM. selaku Dosen Pembimbing yang telah mengorbankan waktu, pikiran, dan perhatiannya dalam membimbing. 3. Tjek Amin, S.E., selaku General Manager Notebook88 yang telah memberikan kesempatan untuk melakukan survei skripsi di perusahaan. 4. Segenap staf Universitas Bina Nusantara, terutama Ibu dan Bapak Dosen, yang telah memberikan bekal ilmu pengetahuan selama masa kuliah serta staf Perpustakaan yang telah melayani peminjaman buku selama masa kuliah. 5. Yang terkasih oang tua dan rekan rekan PAZ yang telah memberikan dukungan dan doa dalam penyusunan skripsi ini. Meskipun penulis telah berusaha melakukan yang terbaik, namun penulis menyadari bahwa penyusunan skripsi ini masih jauh dari kesempurnaan karena keterbatasan waktu, ilmu pengetahuan, wawasan serta kemampuan yang dimiliki. Oleh vi

3 karena itu, segala kritik dan saran yang membangun guna penyempurnaan skripsi ini sangat diharapkan. Akhir kata, penulis berharap skripsi ini dapat bermanfaat bagi pembaca dan pihak pihak yang membutuhkan. Jakarta, 31 Januari 2008 Penulis Lilies Suphany vii

4 DAFTAR ISI Halaman Halaman Judul Luar. i Halaman Judul Dalam.. Halaman Persetujuan Hard Cover.. Halaman Pernyataan Dewan Penguji Abstrak. Kata Pengantar. Daftar Isi.. Daftar Tabel. Daftar Gambar. Daftar Lampiran... ii iii iv v vi viii xiv xviii xxv BAB1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Ruang Lingkup Penelitian Tujuan dan Manfaat Metodologi Penelitian Sistematika Penulisan. 6 BAB 2 LANDASAN TEORI 2.1 Pengertian Sistem Informasi Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Sistem Informasi Akuntansi Pembelian dan Persediaan... 9 viii

5 2.3.1 Sistem Informasi Akuntansi Pembelian Unit yang Terkait Dokumen yang Terkait Laporan yang Dihasilkan Sistem Informasi Akuntansi Persediaan Manajemen Persediaan Metode Penilaian Persediaan Laporan yang Terkait Pengendalian Internal Pengertian Komponen Komponen Tujuan Pengendalian Pengendalian Internal dalam Pembelian dan Persediaan Tujuan Pengendalian Internal Pembelian dan Persediaan Unsur Pengendalian Internal Metode Analisis dan Desain Berorientasi Objek Pengertian Aktivitas Utama System Definition FACTOR Criterion Rich Picture Analisis Problem Domain 33 ix

6 Class Structure Behaviour Analisis Application Domain Usage Functions Interface Architectural Design Criteria Component Architecture Process Architecture Component Design Model Component Function Component 61 BAB 3 ANALISIS SISTEM AKUNTANSI PEMBELIAN PADA NOTEBOOK Sejarah Perusahaan Visi dan Misi Perusahaan Struktur Organisasi Pembagian Tugas, Wewenang, dan Tanggung Jawab Produk Perusahaan.. 71 x

7 3.6 Gambaran Sistem Akuntansi Pembelian yang Sedang Berjalan Formulir pada Sistem Berjalan Hasil Evaluasi Sistem Berjalan dan Rekomendasi Perbaikan BAB 4 PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PEMBELIAN PADA NOTEBOOK The Task Purpose System Definition Context The Problem Domain Cluster Structure Class Event Event Table Class Diagram Behaviour Pemasok Barang Gudang Barang Outlet Pengiriman antar Outlet Permintaan Pengiriman Barang 118 xi

8 Pengeluaran Barang Permintaan Pembelian Permintaan Penawaran Harga Order Pembelian Penerimaan Barang Retur Pembelian Penjualan Outlet Perhitungan Fisik Persediaan Hutang Pengeluaran Kas Bagian Pembelian Bagian Gudang Bagian Akuntansi Bagian Penerimaan dan Pengiriman Barang Application Domain Overview Actors Use Case Sequence Function List User Interface Dialogue Style xii

9 Overview Architecture Design Criteria Component Architecture Process Architecture Component Design Model Component Spesifikasi Class Function Component Spesifikasi Tabel Data Perbandingan Sistem Berjalan dengan Sistem yang Diusulkan Rencana Implementasi Tata Laksana Sistem yang Diusulkan Jadwal Implementasi Sistem BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN 5.1 Simpulan Saran 214 DAFTAR PUSTAKA RIWAYAT HIDUP LAMPIRAN FOTOKOPI SURAT SURVEY xiii

10 DAFTAR TABEL Halaman Tabel 2.1 Siklus Pengeluaran 10 Tabel 2.2 Tujuan Pengendalian 24 Tabel 2.3 Aktivitas dalam Analisa Problem Domain Tabel 2.4 Contoh event table 35 Tabel 2.5 Aktivitas dalam Analisa Application Domain.. 41 Tabel 2.6 Function List 45 Tabel 2.7 Aktivitas dalam Architectural Design Tabel 2.8 Kriteria untuk Kualitas Software.. 51 Tabel 2.9 Bentuk bentuk Client Server Architecture Tabel 2.10 Aktivitas dalam Component Design. 58 Tabel 2.11 Contoh Operation Specification Tabel 4.1 Event Table Tabel 4.2 Event dan Atribut dari Pemasok Tabel 4.3 Event dan Atribut dari Barang Gudang 116 Tabel 4.4 Event dan Atribut dari Barang Outlet Tabel 4.5 Event dan Atribut dari Pengiriman antar Outlet Tabel 4.6 Event dan Atribut dari Permintaan Pengiriman Barang Tabel 4.7 Event dan Atribut dari Pengeluaran Barang. 119 Tabel 4.8 Event dan Atribut dari Permintaan Pembelian. 120 Tabel 4.9 Event dan Atribut dari Permintaan Penawaran Harga Tabel 4.10 Event dan Atribut dari Order Pembelian Tabel 4.11 Event dan Atribut dari Penerimaan Barang xiv

11 Tabel 4.12 Event dan Atribut dari Retur Pembelian Tabel 4.13 Event dan Atribut dari Penjualan Outlet Tabel 4.14 Event dan Atribut dari Perhitungan Fisik Persediaan Tabel 4.15 Event dan Atribut dari Hutang Tabel 4.16 Event dan Atribut dari Pengeluaran Kas Tabel 4.17 Event dan Atribut dari Bagian Pembelian 126 Tabel 4.18 Event dan Atribut dari Bagian Gudang 127 Tabel 4.19 Event dan Atribut dari Bagian Akuntansi 128 Tabel 4.20 Event dan Atribut dari Bagian Penerimaan dan Pengiriman Barang Tabel 4.21 Actor Table untuk Sistem Informasi Akuntansi Pembelian. 130 Tabel 4.22 Spesifikasi Aktor Karyawan Pembelian Tabel 4.23 Spesifikasi Aktor Karyawan Gudang Tabel 4.24 Spesifikasi Aktor Karyawan Penerimaan dan Pengiriman Barang Tabel 4.25 Spesifikasi Aktor Karyawan Akuntansi Tabel 4.26 Use Case Specification untuk Login Tabel 4.27 Use Case Specification untuk Membuat Surat Pengiriman antar Outlet. 135 Tabel 4.28 Use Case Specification untuk Membuat Surat Permintaan Pengiriman Barang 136 Tabel 4.29 Use Case Specification untuk Membuat Surat Permintaan Pembelian xv

12 Tabel 4.30 Use Case Specification untuk Membuat Surat Permintaan Penawaran Harga 137 Tabel 4.31 Use Case Specification untuk Meng-update Surat Permintaan Penawaran Harga 137 Tabel 4.32 Use Case Specification untuk Membuat Surat Order Pembelian. 138 Tabel 4.33 Use Case Specification untuk Membuat Laporan Penerimaan Barang 138 Tabel 4.34 Use Case Specification untuk Membuat Form Pengeluaran Barang 139 Tabel 4.35 Use Case Specification untuk Membuat Surat Retur Pembelian. 139 Tabel 4.36 Use Case Specification untuk Membuat Hasil Perhitungan Fisik Persediaan Tabel 4.37 Use Case Specification untuk Meng-update Penjualan Stok Outlet. 140 Tabel 4.38 Use Case Specification untuk Maintenance Hutang 141 Tabel 4.39 Use Case Specification untuk Membuat Bukti Pengeluaran Kas 141 Tabel 4.40 Use Case Specification untuk Meng-update Bukti Pengeluaran Kas. 141 Tabel 4.41 Use Case Specification untuk Membuat Laporan Pembelian Per Pemasok. 142 Tabel 4.42 Use Case Specification untuk Membuat Laporan Pembelian Per Barang 142 Tabel 4.43 Use Case Specification untuk Membuat Laporan Persediaan 142 xvi

13 Tabel 4.44 Use Case Specification untuk Membuat Laporan Hutang. 143 Tabel 4.45 Use Case Specification untuk Membuat Jurnal Pembelian 143 Tabel 4.46 Use Case Specification untuk Membuat Jurnal Retur Pembelian 143 Tabel 4.47 Use Case Specification untuk Membuat Jurnal Pengeluaran Kas 143 Tabel 4.48 Function List. 165 Tabel 4.49 User Interface Windows dan Printouts 171 Tabel 4.50 Criteria Tabel 4.51 Spesifikasi Revised Class Diagram Tabel 4.52 Spesifikasi Fungsi Laporan Pembelian Per Pemasok Tabel 4.53 Spesifikasi Fungsi Laporan Pembelian Per Barang Tabel 4.54 Spesifikasi Fungsi Laporan Persediaan 200 Tabel 4.55 Spesifikasi Fungsi Laporan Hutang Tabel 4.56 Spesifikasi Tabel Data Tabel 4.57 Perbandingan Sistem Berjalan dengan yang Diusulkan Tabel 4.58 Jadwal Implementasi Sistem 212 xvii

14 DAFTAR GAMBAR Halaman Gambar 2.1 Siklus Konversi dalam Perusahaan Dagang Gambar 2.2 Komponen dan Pertimbangan Utama Struktur Pengendalian Internal Gambar 2.3 Aktivitas Utama dan Hasilnya Dalam Analisa dan Desain Objek Berorientasi Objek Gambar 2.4 Generalization Structure Gambar 2.5 Cluster Structure Gambar 2.6 Aggregation Structure Gambar 2.7 Association Structure Gambar 2.8 Statechart Diagram untuk Class Customer.. 40 Gambar 2.9 Use Case Diagram dari Automatic Payment System Gambar 2.10 Navigation Diagram Gambar 2.11 Layered Architecture Pattern Gambar 2.12 Generic Architecture Pattern Gambar 2.13 Client Server Architecture Pattern Gambar 2.14 Centralized Pattern Gambar 2.15 Distributed Pattern Gambar 2.16 Decentralized Pattern Gambar 2.17 Revised Class Diagram Gambar 2.18 Menyusun Kembali Class Diagram Gambar 2.19 Contoh Revisi Class atas Association xviii

15 Gambar 2.20 Contoh Revisi Class atas Embedded Iteration Gambar 2.21 Update Function dan Operasinya Gambar 2.22 Read Function dan Operasinya Gambar 2.23 Compute Function dan Operasinya Gambar 2.24 Signal Function dan Operasinya Gambar 3.1 Struktur Organisasi Notebook88 69 Gambar 3.2 Diagram Alir Dokumen Sistem Akuntansi Pembelian Sistem Berjalan Gambar 3.3 Rich Picture Sistem Akuntansi Pembelian Sistem Berjalan Gambar 3.4 Surat Pengiriman antar Outlet Gambar 3.5 Surat Permintaan Pengiriman Barang Gambar 3.6 Surat Permintaan Pembelian Gambar 3.7 Surat Order Pembelian Gambar 3.8 Form Pengeluaran Barang Gambar 3.9 Surat Retur Pembelian Gambar 3.10 Hasil Perhitungan Fisik Persediaan Gambar 4.1 Rich Picture yang Diusulkan Gambar 4.2 Model Sistem Informasi Akuntansi Pembelian pada Notebook Gambar 4.3 Struktur dari Barang Gambar 4.4 Struktur dari Pembelian Gambar 4.5 Struktur dari Hutang Gambar 4.6 Struktur dari Pemasok 106 xix

16 Gambar 4.7 Struktur dari Pengiriman antar Outlet Gambar 4.8 Struktur dari Retur Pembelian 106 Gambar 4.9 Struktur dari Karyawan Gambar 4.10 Struktur dari Pengiriman Barang Gudang Gambar 4.11 Struktur dari Penjualan Outlet 107 Gambar 4.12 Struktur dari Perhitungan Fisik Persediaan Gambar 4.13 Class Diagram Gambar 4.14 Statechart dari Pemasok. 115 Gambar 4.15 Statechart dari Barang Gudang Gambar 4.16 Statechart dari Barang Outlet. 117 Gambar 4.17 Statechart dari Pengiriman antar Outlet 118 Gambar 4.18 Statechart dari Permintaan Pengiriman Barang. 118 Gambar 4.19 Statechart dari Pengeluaran Barang Gambar 4.20 Statechart dari Permintaan Pembelian Gambar 4.21 Statechart dari Permintaan Penawaran Harga 120 Gambar 4.22 Statechart dari Order Pembelian 121 Gambar 4.23 Statechart dari Penerimaan Barang 122 Gambar 4.24 Statechart dari Retur Pembelian 122 Gambar 4.25 Statechart dari Penjualan Outlet 123 Gambar 4.26 Statechart dari Perhitungan Fisik Persediaan 124 Gambar 4.27 Statechart dari Hutang Gambar 4.28 Statechart dari Pengeluaran Kas 125 Gambar 4.29 Statechart dari Bagian Pembelian. 126 xx

17 Gambar 4.30 Statechart dari Bagian Gudang Gambar 4.31 Statechart dari Bagian Akuntansi 128 Gambar 4.32 Statechart dari Bagian Penerimaan dan Pengiriman Barang. 129 Gambar 4.33 Use Case untuk Sistem Informasi Akuntansi Pembelian Gambar 4.34 Sequence untuk use case Login Gambar 4.35 Sequence untuk use case Membuat Surat Pengiriman antar Outlet 145 Gambar 4.36 Sequence untuk use case Membuat Surat Permintaan Pengiriman Barang Gambar 4.37 Sequence untuk use case Membuat Surat Permintaan Pembelian. 147 Gambar 4.38 Sequence untuk use case Membuat Surat Permintaan Penawaran Harga. 148 Gambar 4.39 Sequence untuk use case Meng-update Surat Permintaan Penawaran Harga. 149 Gambar 4.40 Sequence untuk use case Membuat Surat Order Pembelian 150 Gambar 4.41 Sequence untuk use case Membuat Laporan Penerimaan Barang Gambar 4.42 Sequence untuk use case Membuat Form Pengeluaran Barang Gambar 4.43 Sequence untuk use case Membuat Surat Retur Pembelian. 153 Gambar 4.44 Sequence untuk use case Membuat Hasil Perhitungan Fisik Persediaan 154 xxi

18 Gambar 4.45 Sequence untuk use case Meng-update Penjualan Stok Outlet Gambar 4.46 Sequence untuk use case Maintenance Hutang 156 Gambar 4.47 Sequence untuk use case Membuat Bukti Pengeluaran Kas 157 Gambar 4.48 Sequence untuk use case Meng-update Bukti Pengeluaran Kas Gambar 4.49 Sequence untuk use case Membuat Laporan Pembelian Per Pemasok Gambar 4.50 Sequence untuk use case Membuat Laporan Pembelian Per Barang Gambar 4.51 Sequence untuk use case Membuat Laporan Persediaan 161 Gambar 4.52 Sequence untuk use case Membuat Laporan Hutang Gambar 4.53 Sequence untuk use case Membuat Jurnal Pembelian 163 Gambar 4.54 Sequence untuk use case Membuat Jurnal Retur Pembelian Gambar 4.55 Sequence untuk use case Membuat Jurnal Pengeluaran Kas 165 Gambar 4.56 Navigation Diagram 173 Gambar 4.57 Window Login Gambar 4.58 Window Main Menu 174 Gambar 4.59 Window Pengiriman Barang antar Outlet 175 Gambar 4.60 Window Permintaan Pengiriman Barang 175 Gambar 4.61 Window Permintaan Pembelian 176 Gambar 4.62 Window Permintaan Penawaran Harga 176 Gambar 4.63 Window Order Pembelian Gambar 4.64 Window Penerimaan Barang xxii

19 Gambar 4.65 Window Pengeluaran Barang. 178 Gambar 4.66 Window Retur Pembelian Gambar 4.67 Window Penjualan Outlet Gambar 4.68 Window Perhitungan Fisik Persediaan Gambar 4.69 Window Hutang. 180 Gambar 4.70 Window Pengeluaran Kas Gambar 4.71 Window Master Karyawan. 181 Gambar 4.72 Window Master Pemasok Gambar 4.73 Window Master Barang. 182 Gambar 4.74 Window Mencetak Laporan Pembelian Per Pemasok 183 Gambar 4.75 Window Mencetak Laporan Pembelian Per Barang Gambar 4.76 Window Change Password. 183 Gambar 4.77 Window Pemilihan Laporan 184 Gambar 4.78 Window Pemilihan Jurnal Gambar 4.79 Component Architecture 186 Gambar 4.80 Deployment Diagram. 187 Gambar 4.81 Revised Class Diagram Gambar 4.82 Function Component Gambar 4.83 Function Component dari Membuat Laporan Pembelian Per Pemasok 198 Gambar 4.84 Function Component dari Membuat Laporan Pembelian Per Barang. 200 Gambar 4.85 Function Component dari Membuat Laporan Persediaan xxiii

20 Gambar 4.86 Function Component dari Membuat Laporan Hutang xxiv

21 DAFTAR LAMPIRAN Halaman Surat Pengiriman antar Outlet... Surat Permintaan Penawaran Harga. Surat Order Pembelian... Form Pengeluaran Barang... Surat Retur Pembelian... Hasil Stok Opname... Bukti Pengeluaran Kas... Laporan Pembelian Per Pemasok... Laporan Pembelian Per Barang... L1 L2 L3 L4 L5 L6 L7 L8 L9 Laporan Persediaan... L 10 Laporan Hutang... L 11 Jurnal Pembelian... L 12 Jurnal Retur Pembelian... L 13 Jurnal Pengeluaran Kas... L 14 Entity Relationship Diagram... L 15 xxv