UNIVERSITAS BINA NUSANTARA. Jurusan Sistem Informasi Skripsi Sarjana Komputer Semester Genap tahun 2005/2006 PEMBANGUNAN KNOWLEDGE REPOSITORY PADA

Transkripsi

1 UNIVERSITAS BINA NUSANTARA Jurusan Sistem Informasi Skripsi Sarjana Komputer Semester Genap tahun 2005/2006 PEMBANGUNAN KNOWLEDGE REPOSITORY PADA PT MEDCO E&P INDONESIA DIVISI PETROLEUM ENGINEERING Suryani.S ( ) Sendy Kurniawan Chan ( ) Abstrak Tingginya kebutuhan knowledge dan rendahnya regenerasi para pekerja membuat PT Medco E&P Indonesia (MedcoEnergi) menyadari pentingnya nilai dari sebuah knowledge. Sistem dokumentasi yang selama ini digunakan, kini tidak sepenuhnya mampu mendokumentasikan dan mengembangkan knowledge yang ada. Kebocoran dan kehilangan knowledge semakin besar dan MedcoEnergi mulai kehilangan salah satu sumber kekuatan mereka. Membangun knowledge repository dan bagaimana mengelola knowledge merupakan langkah awal agar knowledge tidak terbuang sia-sia lagi, sekarang menjadi tujuan utama penelitian kami. Penelitian dimulai dari wawancara dengan para pekerja MedcoEnergi, membandingkan laporan dan study, analisis kekuatan perusahaan melalui PORTER dan SWOT, hingga studi pustaka (literatur dan perpustakaan). Hasil analisis menunjukan sistem dokumentasi project, study dan MoM (Minutes of Meetings) harus lebih disempurnakan, dan perancangan knowledge map dan forum diskusi yang akan lebih membantu dalam menyebarkan knowledge. Pembangunan knowledge repository yang diisi dengan knowledge dan informasi akan membantu para pekerja dalam menyelesaikan setiap tugas mereka dan secara perlahan membawa mereka menjadi learning organization. Pembangunan knowledge repository akan meningkatkan kembali daya saing MedcoEnergi sehingga dapat terus menjadi perusahaan energi yang terpilih. Kata kunci : knowledge, knowledge management, knowledge repository, PORTER, SWOT. vi

2 PRAKATA Puji syukur kepada Tuhan Yang Maha Esa atas rahmat dan karunia-nya sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi yang berjudul Pembangunan Knowledge Repository pada PT. Medco E&P Indonesia Divisi Petroleum Engineering dengan baik dan tepat pada waktunya. Adapun penulisan skripsi ini disusun untuk memenuhi syarat dalam menyelesaikan program studi Strata-1 dan mencapai gelar sarjana komputer pada Fakultas Ilmu Komputer, Jurusan Sistem Informasi di Universitas Bina Nusantara. Selama penyusunan skripsi ini juga tidak terlepas dari bantuan dan dukungan dari berbagai pihak. Maka pada kesempatan ini, penulis ingin mengucapkan terima kasih sebesar-besarnya kepada : 1. Almh. DR. Ir. Th. Widia S, MM., selaku mantan Rektor Universitas Bina Nusantara atas segala kepercayaan dan kesempatan yang diberikan sejak kami menjadi mahasiswa Universitas Bina Nusantara hingga saat ini. 2. Bapak Prof. DR Gerardus Polla, M.App, Sc, selaku Rektor Universitas Bina Nusantara. 3. Bapak Siswono, S.Kom, MM, selaku Kepala Jurusan Sistem Informasi Universitas Bina Nusantara. 4. Bapak Johan, S.Kom, MM, selaku Sekretaris jurusan Sistem Informasi Universitas Bina Nusantara. 5. Bapak Win Ce, S.Kom, MM, selaku dosen pembimbing yang memberikan begitu banyak waktu, bimbingan dan saran yang sangat berguna didalam penulisan skripsi ini. vii

3 6. Bapak Argogalih terima kasih atas bimbingan dan masukkannya. 7. PT. Medco E&P Indonesia, perusahaan tempat kami melakukan studi kasus, atas kesempatan dan dukungan yang diberikan. 8. Bapak Hari Hermawan dan Bapak Zul Anwar, selaku perwakilan PT. Medco E&P Indonesia, atas kesempatan, dukungan dan waktu yang diberikan untuk terus medukung kami didalam pengumpulan data dan wawancara. 9. Orang tua serta keluarga yang selalu memberikan perhatian, doa serta dukungan secara material dan spiritual dalam menyelesaikan skripsi ini. 10. Rekan-rekan penulis yang telah banyak memberikan pendapat, saran serta kritik yang sangat berarti didalam penulisan skripsi ini. 11. Pihak-pihak yang telah terlibat, baik secara langsung maupun tidak langsung, yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu, yang telah membantu penulis didalam menyelesaikan skripsi ini. Penulis menyadari bahwa dalam penulisan skripsi ini tidak lepas dari kekurangan. Oleh karena itu, penulis sangat mengharapkan kritik dan saran yang membangun dari berbagai pihak terkait dengan usaha penyempurnaan skripsi ini. Akhir kata, penulis berharap agar skripsi ini akan sangat berguna bagi pihakpihak yang membutuhkan, baik pada masa sekarang ini atau yang akan datang. Jakarta, Juni 2006 Penulis viii

4 DAFTAR ISI Halaman Judul Luar... i Halaman Judul Dalam... ii Halaman Persetujuan Hardcover... iii Halaman Pernyataan Dewan Penguji... iv Abstrak... vi Prakata... vii Daftar Isi... ix Daftar Gambar... xvi Daftar Tabel... xx Daftar Lampiran... xxii BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Ruang Lingkup Tujuan dan Manfaat Metodologi Penelitian Sistematika Penulisan... 3 BAB 2 LANDASAN TEORI 2.1 Teori Umum Pengertian Sistem Pengertian Data... 5 ix

5 2.1.3 Pengertian Informasi Pengertian Sistem Informasi Pengertian Knowledge Pengertian Knowledge Management Pengertian Knowledge Repository Pengertian Knowledge Mapping Teori Khusus Teori-teori Knowledge Management Knowledge Tacit dan Explicit Proses Inti Knowledge Management Knowledge Goals Teori Analisis Porter Ancaman dari Pendatang Baru Persaingan Industri Ancaman dari Produk Pengganti Kekuatan Penawaran Pembeli Kekuatan Penawaran Pemasok Pemerintah Teori Analisis SWOT Definisi Diagram Posisi SWOT Faktor-Faktor SWOT Matrix SWOT Teori Object Oriented Analysis and Design x

6 2.2.5 Teori DBMS dan HTML BAB 3 ANALISIS SISTEM 3.1 Latar Belakang Perusahaan Sejarah Visi dan Misi Struktur Organisasi Divisi Utama Technical Shared Service - Engineering Keterangan Divisi Utama Technical Shared Service Proses Bisnis Divisi Utama Technical Shared Service Struktur Organisasi Divisi Utama Technical Shared Service - Engineering Tugas dan Kewenangan (Divisi Engineering) Analisis Strategi Perusahaan Analisis Industri / Porter Persaingan Antar Industri Pertambangan Migas Pendatang Baru Produk Pengganti Pelanggan Pemasok Pemerintah Analisis SWOT Analisis Internal Perusahaan Analisis External Perusahaan Perancangan Strategi Berdasarkan SWOT xi

7 Strategi yang diambil Knowledge Goal Normative Strategic Operasional Analisis Knowledge Divisi Petroleum Engineering Struktural Tacit Knowledge Struktural Explicit Knowledge Functional Tacit Knowledge Functional Explicit Knowledge Behaviour Permasalahan yang dihadapi BAB 4 PERANCANGAN SISTEM 4.1 Kerangka Kerja Pemetaan Fitur Keterangan Fitur Home User Management Management Documentation Forum Knowledge Map Library Notulen Rapat / MoM (Minutes of Meeting) xii

8 4.4 Pengelompokan Informasi Home User Management Management Documentation Forum Knowledge Map Library Notulen Rapat / MoM (Minutes of Meeting) Class Diagram Use Case Use Case Login Use Case Change Password Use Case Home/News Use Case User Management Use Case Project Use Case Training Use Case Documentation Use Case Notulen Rapat/MoM Use Case Forum Use Case Knowledge Map Use Case Library Use Case Pengelolaan Document Sequence Diagram Sequence Login xiii

9 4.7.2 Sequence Change Password Sequence Home/News Sequence User Management Sequence Project Sequence Training Sequence Documentation Sequence Notulen Rapat/MoM Sequence Forum Sequence Knowledge Map Sequence Library Sequence Pengelolaan Document Rancangan Layar Login Home/News User Management Project Training Documentation Notulen Rapat/MoM Forum Knowledge Map Library Implementasi xiv

10 BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN 5.1 Simpulan Saran DAFTAR PUSTAKA DAFTAR RIWAYAT HIDUP LAMPIRAN FOTOCOPY SURAT SURVEY xv

11 DAFTAR GAMBAR Gambar 2.1 Pola Penciptaan Pengetahuan Dalam Organisasi... 9 Gambar 2.2 Inti Knowledge Management Gambar 2.3 Model Analisis Porter Gambar 2.4 Diagram Posisi SWOT Gambar 2.5 Generalisasi Gambar 2.6 Agregasi Gambar 2.7 Asosiasi Gambar 2.8 Use Case Diagram Gambar 2.9 Sequence Diagram Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Medco E&P Indonesia Gambar 3.2 Struktur Organisasi Divisi Utama Technical Shared Service Engineering Gambar 3.3 Analisis Industri atau Porter PT. Medco E&P Indonesia Gambar 3.4 Proses Analisis dan Penggalian Gambar 3.5 Proses Pembangunan Infrastructure dan Produksi Gambar 4.1 Kerangka Kerja Gambar 4.2 Class Diagram Gambar 4.3 Use Case Diagram Gambar 4.4 Sequence Login Gambar 4.5 Sequence Change Password Gambar 4.6 Sequence Home / News Gambar 4.7 Sequence User Management xvi

12 Gambar 4.8 Sequence Project Gambar 4.9 Sequence Training Gambar 4.10 Sequence Documentation Gambar 4.11 Sequence Notulen Rapat / MoM Gambar 4.12 Sequence Forum Gambar 4.13 Sequence Knowledge Map Gambar 4.14 Sequence Library Gambar 4.15 Sequence Pengelolaan Document Gambar 4.16 Rancangan Layar Login Gambar 4.17 Rancangan Layar Home/News Gambar 4.18 Rancangan Layar Add Home/News Gambar 4.19 Rancangan Layar Edit Home/News Gambar 4.20 Rancangan Layar View Home/News Gambar 4.21 Rancangan Layar User Management Gambar 4.22 Rancangan Layar Add User Management Gambar 4.23 Rancangan Layar Edit User Management Gambar 4.24 Rancangan Layar View User Management Gambar 4.25 Rancangan Layar Change Password Gambar 4.26 Rancangan Layar Project Gambar 4.27 Rancangan Layar Add Project Gambar 4.28 Rancangan Layar Edit Project Gambar 4.29 Rancangan Layar View Project Gambar 4.30 Rancangan Layar Training Gambar 4.31 Rancangan Layar Add Training xvii

13 Gambar 4.32 Rancangan Layar Edit Training Gambar 4.33 Rancangan Layar View Training Gambar 4.34 Rancangan Layar Documentation Gambar 4.35 Rancangan Layar Add Documentation Gambar 4.36 Rancangan Layar Edit Documentation Gambar 4.37 Rancangan Layar View Documentation Gambar 4.38 Rancangan Layar MoM Gambar 4.39 Rancangan Layar Add MoM Gambar 4.40 Rancangan Layar Edit MoM Gambar 4.41 Rancangan Layar View MoM Gambar 4.42 Rancangan Layar Forum Gambar 4.43 Rancangan Layar Post Forum Gambar 4.44 Rancangan Layar Knowledge Choise Gambar 4.45 Rancangan Layar Knowledge Level Gambar 4.46 Rancangan Layar Add Knowledge Level Gambar 4.47 Rancangan Layar Edit Knowledge Level Gambar 4.48 Rancangan Layar View Knowledge Level Gambar 4.49 Rancangan Layar 4 Knowledge Gambar 4.50 Rancangan Layar Add 4 Knowledge Gambar 4.51 Rancangan Layar Edit 4 Knowledge Gambar 4.52 Rancangan Layar View 4 Knowledge Gambar 4.53 Rancangan Layar Knowledge Map Gambar 4.54 Rancangan Layar Add Knowledge Map Gambar 4.55 Rancangan Layar Edit Knowledge Map xviii

14 Gambar 4.56 Rancangan Layar View Knowledge Map Gambar 4.57 Rancangan Layar Library Gambar 4.58 Rancangan Layar Add Library Gambar 4.59 Rancangan Layar Edit Library Gambar 4.60 Rancangan Layar View Library xix

15 DAFTAR TABEL Tabel 2.1 Knowledge Goals Tabel 2.2 Kriteria Porter Tabel 2.3 Matriks SWOT Tabel 3.1 Kriteria Daya Porter PT. Medco E&P Indonesia Tabel 3.2 Pemetaan Strategi Berdasarkan SWOT Tabel 3.3 Pemetaan Knowledge Goals Tabel 4.1 Pemetaan Fitur Tabel 4.2 Field pada Fitur Home Tabel 4.3 Field pada Fitur User Management Tabel 4.4 Field pada Fitur Project Tabel 4.5 Field pada Fitur Training Tabel 4.6 Field pada Fitur Documentation Tabel 4.7 Field pada Fitur Forum Tabel 4.8 Field pada Fitur Knowledge Map Tabel 4.9 Field pada Fitur Library Tabel 4.10 Field pada Fitur Notulen Rapat Tabel 4.11 Table Use Case Login Tabel 4.12 Table Use Case Change Password Tabel 4.13 Table Use Case Home / News Tabel 4.14 Table Use Case User Management Tabel 4.15 Table Use Case Project Tabel 4.16 Table Use Case Training xx

16 Tabel 4.17 Table Use Case Documentation Tabel 4.18 Table Use Case Notulen Rapat / MoM Tabel 4.19 Table Use Case Forum Tabel 4.20 Table Use Case Knowledge Map Tabel 4.21 Table Use Case Library Tabel 4.22 Table Use Case Pengelolaan Document Tabel 4.23 Table Jadwal Implementasi xxi

17 DAFTAR LAMPIRAN L1 L2 Layar Login... L1 Home/News... L2 L2.1 Layar Utama Home/News... L2 L2.2 Layar Add Home/News... L3 L2.3 Layar Edit Home/News... L4 L2.4 Layar View Home/News... L5 L3 User Management... L6 L3.1 Layar Utama User Management... L6 L3.2 Layar Add User Management... L7 L3.3 Layar Edit User Management... L8 L3.4 Layar View User Management... L9 L4 Project... L10 L4.1 Layar Utama Project... L10 L4.2 Layar Add Project... L11 L4.3 Layar Edit Project... L12 L4.4 Layar View Project... L13 L5 Training... L14 L5.1 Layar Utama Training... L14 L5.2 Layar Add Training... L15 L5.3 Layar Edit Training... L16 L5.4 Layar View Training... L17 xxii

18 L6 Documentation... L18 L6.1 Layar Utama Documentation... L18 L6.2 Layar Add Documentation... L19 L6.3 Layar Edit Documentation... L20 L6.4 Layar View Documentation... L21 L7 Notulen Rapat/MoM... L22 L7.1 Layar Utama Notulen Rapat/MoM... L22 L7.2 Layar Add Notulen Rapat/MoM... L23 L7.3 Layar Edit Notulen Rapat/MoM... L24 L7.4 Layar View Notulen Rapat/MoM... L25 L8 Forum... L26 L8.1 Layar Utama Forum... L26 L8.2 Layar Post Forum... L27 L9 Knowledge Map... L28 L9.1 Layar Knowledge Choise... L28 L9.2 Layar Knowledge Level... L29 L9.3 Layar Add Knowledge Level... L30 L9.4 Layar Knowledge Map... L31 L9.5 Layar Add Knowledge Map... L32 L9.6 Layar Edit Knowledge Map... L33 L9.7 Layar View Knowledge Map... L34 L9.8 Layar KnowledgeReservoir Development... L35 L9.9 Layar Add KnowledgeReservoir Development... L36 L9.10 Layar Edit KnowledgeReservoir Development... L37 xxiii

19 L9.11 Layar View KnowledgeReservoir Development... L38 L9.12 Layar KnowledgeReservoir Study... L39 L9.13 Layar Add KnowledgeReservoir Study... L40 L9.14 Layar Edit KnowledgeReservoir Study... L41 L9.15 Layar View KnowledgeReservoir Study... L42 L9.16 Layar Knowledge PI & Study... L43 L9.17 Layar Add Knowledge PI & Study... L44 L9.18 Layar Edit Knowledge PI & Study... L45 L9.19 Layar View Knowledge PI & Study... L46 L9.20 Layar Knowledge WP Survey... L47 L9.21 Layar Add Knowledge WP Survey... L48 L9.22 Layar Edit Knowledge WP Survey... L49 L9.23 Layar View Knowledge WP Survey... L50 L10 Library... L51 L10.1 Layar Utama Library... L51 L10.2 Layar Add Library... L52 L10.3 Layar Edit Library... L53 L10.4 Layar View Library... L54 xxiv