ANALISIS DAN DESAIN TIRE MANAGEMENT SYSTEM PADA PT. BP CABANG SURABAYA

Transkripsi

1 ANALISIS DAN DESAIN TIRE MANAGEMENT SYSTEM PADA PT. BP CABANG SURABAYA Anung Pramudhita Ari Pinarno, Febriliyan Samopa Program Studi Magiter Manajemen Teknologi Bidang Keahlian Manajemen Teknologi Informai ABSTRAK Saat ini makin yak peruahaan jaa tranportai yang ada di Indoneia. Dengan emakin yaknya peruahaan, peraingan antar peruahaan untuk dapat bertahan dalam bini jaa tranportai emakin ketat. PT. BP Cag Surabaya merupakan ebuah peruahaan yang bergerak di bidang jaa tranportai, dimana bidang jaa yang dijalankan adalah pengiriman barang dari uatu tempat ke tempat lainnya menggunakan kendaraan dan menyewakan kendaraan kepada peruahaan lain yang membutuhkan layanan arana tranportai. Peruahaan ini juga beraing dalam kompetii uaha guna mempertahankan ekiteninya dalam dunia jaa tranportai khuunya di daerah Surabaya yang peraingan bini tranportainya begitu kompetitif. Lebih dari 500 peruahaan yang bergerak dalam bidang tranportai yang ada di daerah Surabaya. Berdaarkan latar belakang yang ada, maka muncul permaalahan yang dapat dijabarkan dalam beberapa pertanyaan berikut Bagaimana mendeain peifikai kebutuhan item yang dapat menerjemahkan kebutuhan pengguna untuk mengatur dan memonitor penggunaan. Bagaimana mendeain item yang dapat memberikan informai penggunaan untuk kontrol biaya operaional pada PT. BP cag Surabaya. Apakah item yang dideain terebut dapat memberikan nilai manfaat yang lebih didingkan dengan biaya yang dikeluarkan aat implementai? Ruang lingkup penelitian ini adalah Analii data untuk menentukan peifikai kebutuhan dalam pembuatan Tire management ytem pada PT. BP Cag Surabaya, untuk tahapan implementai, teting dan deployment tidak dilakanakan. Membuat Deain Tire management ytem yang euai dengan peifikai kebutuhan pada tahap analii. Sumber data yang dipakai terbata pada PT. BP Cag Surabaya. Tujuan penelitian ini adalah untuk melakukan analii dan deain Tire Management Sytem dalam memonitor pengelolaan yang euai dengan peifikai kebutuhan erta melakukan Cot- Benefit Analyi pada deain terebut. Manfaat penelitian ini adalah untuk mengetahui peifikai kebutuhan item dalam proe pembuatan deain Tire Management Sytem untuk mencatat dan menganalii data mengenai pengelolaan. Hail Cot-Benefit Analyi yang dibuat dijadikan acuan bagi peruahaan dalam pengemgan deain item. Kata kunci Analii dan deain, Management, Tire Management Sytem, Cot-Benefit Analyi PENDAHULUAN Pada peruahaan yang bergerak di bidang jaa tranportai, informai mengenai jarak antar kota, harga peaing, informai kendala, informai harga uku cadang dan gangguan pada pengiriman erta harga jaa pengiriman ke uatu tempat merupakan

2 informai yang angat penting. Dengan adanya informai terebut, akan membuat peruahaan dapat menganalii uahanya agar bia beraing dengan peaing yang ada aat ini. Informai yang ada terebut haru dikelola dengan baik dan benar agar peruahaan dapat dengan mudah mencari olui dari beberapa permaalahan yang ada di peruahaan. PT. BP Cag Surabaya merupakan ebuah peruahaan yang bergerak di bidang jaa tranportai, dimana bidang jaa yang dijalankan adalah pengiriman barang dari uatu tempat ke tempat lainnya menggunakan kendaraan dan menyewakan kendaraan kepada peruahaan lain yang membutuhkan layanan arana tranportai. Biaya yang diperkirakan terbear dalam uaha jaa tranportai adalah bahan bakar kemudian, kedua biaya terebut ering dikeluhkan oleh para penguaha jaa tranportai aat ini. Saat ini informai yang diterima oleh peruahaan belum dikelola dengan baik, karena hanya dicatat ecara manual ehingga tidak dapat dianalii dengan baik. Hal terebut menyebabkan peruahaan keulitan dalam mengatai permaalahan yang terjadi, mialnya dalam hal pengeluaran biaya, peruahaan mengalami keulitan dalam memilih pemaok dengan harga yang kompetitif dengan yaknya yang haru dikelola. Maalah lain yang muncul akibat pengelolaan data ecara manual adalah ulitnya menentukan yang euai dengan kondii jalan yang dilewati, yang digunakan menjadi lebih cepat ruak. Pencatatan manual terebut juga membuat peruahaan untuk mencari karyawan yang menjadi be biaya operaional. Pencatatan ecara manual dapat digantikan dengan uatu item yang dapat memtu peruahaan dalam mencatat dan menganalii data mengenai pengelolaan, yaitu tire management ytem. Cot-Benefit Analyi dapat dijadikan acuan peruahaan, apabila akan membuat item itu endiri atau membeli dengan mempertimgkan biaya yang dikeluarkan dalam pengadaan item itu. METODE PENELITIAN Penelitian yang dilakukan akan dibagi dalam beberapa tahap, yang menjelakan pendekatan dan langkah untuk melakukan penelitan ehingga diperoleh jawa dari maalah yang telah dijabarkan, meliputi 1. Tahap perencanaan yaitu tudi literatur mengenai Tire Management Sytem, pengumpulan data awal (data exiting) yang berkaitan dengan dokumentai hitori penggantian, perawatan dan. 2. Tahap analii dan identifikai meliputi identifikai dan menganalii pembuatan aplikai Tire Management Sytem. Hail kegiatan ini berupa daftar efiieni dan efektifita dari pembuatan catatan pengelolaan. Mempelajari dan menganalii data yang terlibat dalam item. 3. Tahap deain kegiatan yang dilakukan meliputi deain Tire management ytem 4. Verifikai dan validai. Setelah menentukan deain Tire management ytem, elanjutnya dilakukan verifikai dan validai terhadap kualita deain Tire management ytem. Verifikai terebut berii perdingan deain item yang teruun dengan peifikai kebutuhan. 5. Cot-Benefit Analyi. Deain yang telah dibuat akan dianalii komponen biaya dan komponen manfaatnya. Dicari eberapa bear biaya yang akan dikeluarkan dan manfaat yang diperoleh dari deain yang dibuat apabila deain terebut dibuat didingkan dengan peruahaan apabila tidak menggunakan deain item yang telah dianalia dengan kondii yang ekarang ada yaitu pengelolaan yang dilakukan ecara manual. ISBN C-25-2

3 ANALISIS KEBUTUHAN TIRE MANAGEMENT SYSTEM Merumukan Kebutuhan Pengguna Pengguna Tire Management Sytem adalah admin, bagian operation dan kepala bagian operation hanya menerima laporan harian maupun bulanan. Sitem yang nantinya dideain dalam pengelolan yang akan mencatat tranaki keeharian mengenai pengaturan, mulai dari, penggunaan, penggantian dan memonitor kebutuhan perediaan yang haru dipenuhi oleh peruahaan. Aktor dan Ue Cae ditentukan ata daar kebutuhan fungi-fungi. Kebutuhan fungi ini diakomodir di Ue Cae. Ata daar peifikai/kebutuhan daar hail analii kebutuhan dalam pembuatan ytem pengelolaan, didapatkan requirement dalam deain Tire Management Sytem Kebutuhan Fungional Pengguna Beberapa kebutuhan yang dapat didekripikan tentang pengguna dalam menggunakan item ini dapat digolongkan ke dalam beberapa golongan euai dengan kegiatan dari pengelolaan yang ada. a. Login item dan otentifikai pengguna b. Pembelian Ban c. Penggantian Ban d. Stok Ban e. Retread (Pemeliharaan dan perawatan ) f. Pelaporan Kebutuhan Non Fungional Pengguna Beberapa bataan-bataan pada pelayanan atau fungi yang diediakan oleh item yang dibagi menjadi dua apek. a. Kebutuhan Produk, Kebutuhan non fungional yang dimakud berkaitan dengan kehandalan, kecepatan, kemudahan digunakan, kapaita memori yang dibutuhkan dan efiieni item diantaranya, - Sitem dapat dioperaikan pada emua item operai dalam lingkungan peruahaan. - Sitem dapat dioperaikan pada emua perangkat kera yang ada dalam lingkungan peruahaan. - Databae yang digunakan mempunyai pace yang cukup dan mempunyai fitur untuk optimize dan tuning. b. Kebutuhan Organiai yang dimakud berkaitan dengan efektifita item yang akan diterapkan untuk memenuhi kebutuhan organiai dalam mengelola. Daftar aktor untuk deain Tire Management Sytem - Adminitrai pengguna yang bertuga untuk input tranaki ehari-hari dalam, penggantian dan proe retread. - Operation pengguna yang bertuga untuk input tranaki kebutuhan penggunaan dan menerima laporan pengelolaan. - Manager Operation uer yang hanya menerima laporan harian dan laporan bulanan. Ue Cae Diagram Berdaarkan analii kebutuhan yang didefiniikan dalam kebutuhan fungional dan non fungional, maka digambarkan dalam ue cae ebagai berikut ISBN C-25-3

4 i Uer tampilkan main form elect form beli how F_beli input data Show F_Beli F_Main cloe F_Beli d pa_data d input_proc detail data det_beli commit_change pembelia n tok commit_chang e commit_change Proiding Seminar Naional Manajemen Teknologi XIV Pembelian ADMIN Retread Stok Ban (Allert Pembelian) Login Operat Pemakaian Report Manager Gambar 1. Ue Cae Diagram Tire Management Sytem Deain Tire Management Sytem Deain item yang akan dilakukan meliputi 3 tahap, yaitu deain proe, deain bai data dan deain antar-muka. - Deain Proe Objek-objek yang berurutan ecara dinami dalam urutan tertentu berinteraki untuk mewujudkan fungi eperti yang telah digambarkan dalam Ue cae diagram. Interaki ini akan di repreentaikan dalam Sequence Diagram. Sequence Diagram menggambarkan hubungan antar objek dengan memberikan penjelaan tentang urutan waktu Uer tampilkan main F_Main form F_Retread input_proc det_retread ADMIN View_F_Lo gin F_Login login_pro c T_pegawa elect f_main cloe how F_Retread input data retread d pa_data crav Input_uname_ pwd detail data retread uname_p wd commit_change conn_ db welcome_ y Login_ucc e cloe_for m query_valid ai ret_valid ai how F_beli d tok commit_change Gbr 2. Sequence Diagram Login Gbr 3. Sequence Diagram Pembelian Gbr 4. Sequence Diagram Retread Uer tampilkan_f_mai F_Main n F_Stock input_proc Jeni Ban elect_f_toc k cloe_for m how_f_toc k input data tock d pa data jeni Uertampilkan mainf_main F_pakai input_proc form elect f_main cloe how F_pakai reload_reco rd input data pakai pa_data pakai det_pakai Uer tampilkan F_Main elect F_report cloe how F_report F_report reload record Print Proc det_beli d ba n commit change commit change d detail data pakai commit_chang e tok commit_chang e input menu report print report membentuk query query databae query databae query databae Show F_tock how F_pakai Gbr 5. Sequence Diagram Stok Ban Gbr 6. Penggunaan Ban Gbr 7. View Report Deain Bai Data Deain data diajikan dalam bentuk Cla Diagram, dengan pemodelan ecara UML, pada tahap deain data ini, Ue cae diagram yang didapatkan pada tahap deain proe akan diterjemahkan menjadi Cla Diagram. ISBN C-25-4

5 login Uer Data uer cek uer() formbeli formpakai formretread formv_report formbanmater formtruckmater formvendormater formuermater klikf_beli() klikf_pakai() klikf_retread() klikban() klikvendor() kliktruk() KlikUer() KlikV_report() Ban Tire No Intg Tire Type String Tire Merk String Prod Year date Quantity Intg F_beli formtanggal formjenban formmerban formvendor formharga formdocno forminvno Vendor Vendor Name String Vendor No Intg Addre String Phone No Intg Contact String F_Pakai formtiretype formtireno formtiremerk formtireprodyear formtruckno formtanggalganti formdocno Truk Truck No Intg Truck Type String Truck Merk String Truck Cap Intg Prod Year date f_retread formtiretype formtireno formtiremerk formtireprodyear formtrucno formtanggalretread formdocno uer_ Uer ID String Paword String Fullname String Editor String Approver String Diable String Reader String f_v_report formrptbeli formrptpakai formrptretread formrptstock kliklihat() Gambar 8. Cla Diagram Tire Management Sytem Verifikai Pada kegiatan verifikai akan dilakukan pemerikaan, apakah deain yang telah dibuat euai dengan peifikai yang ditentukan pada tahap analii, erta apakah deain yang dibuat telah memenuhi kebutuhan fungional yang dihailkan dari tahap ebelumnya. Validai Akan dijelakan proe validai terhadap rancangan item dengan tujuan - Melihat efektifita rancangan item - Mematikan kebutuhan bini dapat terpenuhi. - Mematikan euai dengan harapan kebutuhan pengguna. Proe validai kebutuhan pengguna dilakukan dengan cara mengadakan pertemuan dengan pengguna. Pertemuan dilakukan untuk menyajikan kembali kebutuhan pengguna yang telah diepakati. Beberapa pertemuan dilakukan untuk melakukan validai terhadap etiap kebutuhan, baik yang berifat fungional maupun non-fungional. Cot-Benefit Analyi Setelah deain item eleai dikerjakan, tahap adalah melakukan Cot-Benefit Analyi pada deain item yang ada terhadap proe pengelolaan yang maih dilakukan ecara manual, erta memdingkan biaya dan manfaat dari adanya deain item yang telah dirumukan. Identifikai Komponen Biaya Pada tahap ini dilakukan identifikai kebutuhan dan biaya yang dikeluarkan untuk melakukan pernancangan, pengemgan dan implementai aplikai, euai kebutuhan pelanggan yang telah dijabarkan ebelumnya. Tabel 1. Rincian Biaya Biaya Tahun 0 I. BIAYA-BIAYA 1. Biaya Pengadaan (Procurement Cot) a. Biaya ruangan untuk perangkat kera - Perbaikan ruangan Rp1,000, Biaya periapan operai (Start-up Cot) a. Biaya perangkat lunak pendukung Rp2,000, b. Biaya intalai peralatan komunikai Rp800, c. Biaya reorganiai Rp1,000, d. Biaya manajemen dan taff Rp1,000, Biaya Proyek (project-related cot) a. Biaya Konultan - 1 orang anali Rp12,000, orang pemogram Rp9,000, ISBN C-25-5

6 Tabel 1. Rincian Biaya (Lanjutan) Biaya Tahun 0 b. Tahap analii item - Biaya untuk mengumpulkan data Rp1,000, Biaya dokumentai (kerta, fotocopy) Rp1,000, Biaya rapat Rp1,000, c. Tahap deain item - Biaya dokumentai (kerta, fotocopy) Rp1,000, Biaya rapat Rp1,000, d. Tahap penerapan item - Biaya konferi data Rp2,000, Biaya latihan peronel Rp3,000, Total biaya pengemgan item Rp36,800, Identifikai Manfaat Manfaat dari penerepan aplikai yang dikemgkan ditinjau dari ii keuangan adalah ebagai berikut a. Pengurangan Lo Revenue Berdaarkan analii dan wawancara kepada pengguna untuk item lama dengan manual dibutuhkan waktu yang lama, dengan adanya item yang baru akan mengurangi waktu untuk pekerjaan dalam pengelolaan. b. Efiieni Sumber Daya Manuia dan Kebutuhan ATK Pencatatan tidak lagi menggunakan kerta tapi udah menggunakan item. c. Pelaporan pengelolaan yang akurat pada manajemen ehingga manajeman dapat menganalii kebutuhan tiap bulannya. Tabel 2. Manfaat Rincian Manfaat Tahun 0 Tahun 1 Tahun 2 Tahun 3 Tahun 4 II. Manfaat-manfaat (per bulan) 1. Keuntungan berwujud a. Pengurangan biaya operai Rp3,200, Rp3,840, Rp4,608, Rp5,529, b. Pengurangan biaya telekomunikai Rp500, Rp600, Rp720, Rp864, c. Pengurangan kealahan proe Rp1,500, Rp1,800, Rp2,160, Rp2,592, d. Efiieni kinerja Rp562, Rp675, Rp810, Rp972, Keuntungan tak berwujud a. Peningkatan kerja peronel Rp750, Rp900, Rp1,080, Rp1,296, b. Peningkatan keputuan manajemen lebih baik Rp3,000, Rp3,600, Rp4,320, Rp5,184, Analii Menggunakan Metode Payback Period Payback Period adalah waktu break event atau pengembalian invetai awal biaanya dalam atuan tahun dan bulan. Normalnya proyek dengan payback period terpendek yang akan dipilih. Invetai awal Cah inflow tahun 1 Cah inflow tahun 2 Cah inflow tahun 3 Cah inflow tahun 4 PayBack Period Tabel 3. Perhitungan Payback Period Perhitungan kelayakan menggunakan 'Payback Period Method' Makimum PayBack Period Keimpulan 1Tahun4.517Bulan 3 Tahun Proyek Diterima Kelayakannya Rp36,800, Rp25,350, Rp30,420, Rp36,504, Rp43,804, ISBN C-25-6

7 Berdaarkan perhitungan di ata, nilai Proyek bernilai Rp ,- dengan cah inflow tiap tahunnya eperti terlampir. Dapat diimpulkan bahwa payback period invetai ini adalah 1 tahun 4,517 bulan. Kelayakan dari invetai ini dapat didingkan dengan payback period yang ada dengan maximum payback period yang dianggap layak, dalam invetai ini adalah 3 tahun. Dari perhitungan yang ada berarti invetai ini diterima. Analii Menggunakan Metode Return on Invetment (ROI) Metode pengembalian invetai digunakan untuk mengukur proentae manfaat yang dihailkan oleh proyek didingkan dengan biaya yang dikeluarkan. Dapat dihitung dengan rumu Nilai Manfaat Manfaat Tahun 1 Manfaat Tahun 2 Manfaat Tahun 3 Manfaat Tahun 4 Total Manfaat Nilai Biaya Biaya Tahun 0 Biaya Tahun 1 Biaya Tahun 2 Biaya Tahun 3 Biaya Tahun 4 Total Biaya Tabel 4. Perhitungan Return on Invetment (ROI) Perhitungan Kelayakan Menggunakan "Return On Invetment Method" Rp114,150, Rp136,980, Rp164,376, Rp197,251, Rp612,757, Rp36,800, Rp88,800, Rp106,560, Rp127,872, Rp153,446, Rp513,478, Return On Invetment Keimpulan Proyek Proyek Diterima Kelayakannya Pada proyek ini mempunyai ROI ebear 0,1933 atau 19,33%, lebih bear dari 0, maka poyek ini dapat diterima. Dari proyek ini akan memberikan keuntungan ebear 19,33% dari total biaya invetai. Analii Menggunakan Metode Net Preent Value (NPV) Net Preent Value (NPV) adalah teknik evaluai proyek yang memperhitungkan profitabilita ebuah proyek dan waktu cah flow yang dihailkan. Preent value of benefit = Dimana i = rate of interet n = number of year NPV = = ISBN C-25-7

8 Invetai awal Cah inflow tahun 1 Cah inflow tahun 2 Cah inflow tahun 3 Cah inflow tahun 4 Tabel 5. Perhitungan Net Preent Value (NPV) Perhitungan kelayakan menggunakan 'Net Preent Value Method' Rp36,800, Rp25,350, Rp30,420, Rp36,504, Rp43,804, Tingkat Suku Bunga 6.75% Net Preent Value Keimpulan Proyek Diterima Kelayakannya Rp77,382, Dari hail perhitungan diketahui nilai NPV untuk invetai proyek Tire Management Sytem adalah ebear Rp ,31, ini berarti nilai NPV proyek terebut > 0 ehingga proyek terebut dapat diterima. Analii Menggunakan Metode Internal Rate of Return (IRR) Internal Rate of Return (IRR) adalah pengukuran profitabilita dalam bentuk peren yamg akan didingkan dengan interet rate. Invetai awal Cah inflow tahun 1 Cah inflow tahun 2 Cah inflow tahun 3 Cah inflow tahun 4 Tabel 6. Perhitungan Net Preent Value (NPV) Perhitungan kelayakan menggunakan Internal Rate of Return Method' -Rp36,800, Rp25,350, Rp30,420, Rp36,504, Rp43,804, IRR Diyaratkan 25% IRR Seungguhnya 0.73 Keimpulan Proyek Diterima Kelayakannya Dalam perhitungan di ata, IRR yang diyaratkan oleh peruahaan adalah ebear 25% dan IRR eungguhnya adalah 73% maka invetai untuk proyek ini dapat diterima kelayakannya. SIMPULAN Penelitian dilakukan untuk mencari olui deain item untuk pengelolaan yang aat ini ada dalam organiai bini. Simpulan berkaitan dengan tujuan dan manfaat penulian, edangkan aran lebih berifat rekomendai bagi pembaca tei ini apabila akan melakukan implementai topik bahaan atau melakukan tudi lanjut terkait topik bahaan. - Simpulan Berdaarkan hail penelitian diperoleh beberapa impulan ebagai berikut - Sitem yang dideain dapat memenuhi kebutuhan dalam mendukung proe bini untuk mendukung pengelolan yang ada dalam organiai. - Hail Cot-benefit analyi terebut menunjukkan deain item yang ada layak diimplementaikan. ISBN C-25-8

9 DAFTAR PUSTAKA Jame A.F. Stoner, R. Edward Freeman, Daniel R. Gilbert, Jr, Management, Prentice Hall,, 2000, Sixth edition. Liping Liu, Bori Rouev, "Management Of The Object-Oriented Development Proce" Idea Group Publihing, Sep 2005 Mary P. Follett Creating Democracy, Tranforming Management, Tonn, Joan C., New Haven Yale Univerity Pre, p. 34 Mulyadi, Akuntani Biaya, PenerbitBPFE-Yogyakarta, 1990 Pret, A.R. and Turvey, R. (1965), Cot Benefit Analyi A Survey, Economic Journal, 75, S. Biffl, A. Aurum, B. Boehm, H. Erdogmu, Gruenbacher (ed.) Value-Baed Software Engineering. Springer, Supriyono Akuntani Biaya Perencanaan dan Pengendalian erta Pembuatan Keputuan. EdiiKedua. Yogyakarta STIE YKPN Terry Quatrani. Analyi and Deign with UML Rational Software Corporation ISBN C-25-9