UNIVERSITAS BINA NUSANTARA. Program Studi Ganda Sistem Informasi - Manajemen Skripsi Sarjana Program Ganda Semester Ganjil 2006/2007

Transkripsi

1 UNIVERSITAS BINA NUSANTARA Program Studi Ganda Sistem Informasi - Manajemen Skripsi Sarjana Program Ganda Semester Ganjil 2006/2007 ANALISIS DAN PERANCANGAN KNOWLEDGE MANAGEMENT PADA DISTRIBUTOR TUPPERWARE INDONESIA (STUDI KASUS PADA PT. MATRADINAMIKA HEKSAPURA) Erline Tjajadi NIM : ABSTRAK Pentingnya pengolahan sales force melalui berbagai sarana dan fasilitas untuk membawa perkembangan perusahaan ke arah yang lebih baik, sangat disadari oleh PT. Matradinamika Heksapura. Sarana dan fasilitas ini diharapkan dapat menarik sales force baru, membantu sales force dalam melakukan pekerjaannya dan menyelesaikan hambatan pekerjaannya, memberi ide-ide serta masukan yang tepat bagi sales force tersebut, serta membantu perusahaan sendiri. Melalui metode studi pustaka, kuesioner, dan wawancara langsung dengan pihak perusahaan, maka dapat dilakukan analisis terhadap PT. Matradinamika Heksapura. Dari hasil analisis, ditemukan bahwa banyak knowledge penting yang dimiliki perusahaan seperti, hasil kegiatan pelatihan, hasil kegiatan diskusi, pelaksanaan kegiatan operasional, dan notulen rapat yang teridentifikasi, tidak dapat digunakan secara maksimal akibat tidak adanya pendokumentasian yang baik. Selain itu, sales force yang tersebar di berbagai daerah juga menghambat datangnya sales force ke setiap kegiatan. Karena itu knowledge management dibutuhkan sebagai solusi yang dapat mendukung proses dokumentasi yang baik, efektif, dapat digunakan dengan baik, dan berdampak pada peningkatan kualitas sumber daya didalam perusahaan. Kesimpulan yang diambil adalah dengan knowledge management, diharapkan dapat membantu mengatasi kekurangan-kekurangan dan memenuhi kebutuhan yang ada pada perusahaan, dan dapat memberikan nilai tambah untuk mencapai peningkatan perusahaan. Kata kunci : sales force, knowledge, knowledge management iv

2 KATA PENGANTAR Puji, syukur, dan terima kasih kepada Tuhan Yang Maha Esa yang telah memberikan berkat dan karunia-nya sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini dengan baik. Penulis menyadari bahwa banyak pihak telah meluangkan waktu untuk memberikan dukungan dalam mewujudkan skripsi ini. Oleh karena itu, penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada pihak-pihak yang telah membantu dan mendukung, terutama kepada : 1. Papa, mama, Vierline, dan Yueni, keluarga yang mendukung penulis dari kecil. 2. Bapak Win Ce, S.Kom, M.M, selaku dosen pembimbing atas waktu, bimbingan, dan saran selama penulisan skripsi. 3. Bapak Donny Budhi Utoyo, S.T, M.Si, selaku dosen pembimbing atas waktu, bimbingan, dan saran selama penulisan skripsi. 4. Bapak H. Imam Djajono, Ir., M.M, sebagai mentor yang telah memberi saran, masukan, dan dukungan kepada penulis setiap waktu. 5. PT. Matradinamika Heksapura, perusahaan tempat penulis melakukan penelitian dan pembuatan skripsi. Terima kasih kepada Tante Ellen, Om Ronald, dan Ko Ricky atas waktu, penjelasan, dan kesabarannya. 6. Chandra Setiawan yang memberikan banyak perhatian, bantuan, dukungan dan semangat kepada penulis. 7. Yosiana Tanalo : sahabat, pendukung, dan saudara terbaik. 8. Yurika Liona : sahabat yang selalu perhatian dan men-support penulis. 9. Willy Suteja : sahabat diskusi, pemberi semangat, dukungan, dan inspirasi. 10. Yulius : sahabat, mentor, pemberi semangat, dan dukungan. 11. Irsan Wijaya : sahabat atas waktu, perhatian, semangat, dan dukungan. 12. Satya Duhita, yang rela berbagi kamar dan menyemangati penulis setiap waktu. v

3 13. Merrynda Lianova dan Layla : penyemangat yang menceriakan suasana. 14. Ajeng Fitrianingtiyas : teman yang selalu menolong dan membimbing. 15. Meliana, Fendy, Maulana, Susi, Metta, Thomson, Rendy JFS, Vicky, Margaretha L, dan Yanniwati yang telah banyak membantu dan mendukung penulis. 16. Anak-anak kelas PAY 2002 yang sudah bersama-sama selama 4,5 tahun. Kalian telah memberi pengalaman dan waktu-waktu yang indah. Terima kasih. 17. Teman-teman BASIC dan BNTC yang selalu mendukung dan menyemangati. 18. Rektor Universitas Bina Nusantara, Bapak.Prof.,Dr.,Gerardus Polla,M.App., Sc. 19. Bapak E.A. Kuncoro, S.E, M.M sebagai Dekan Fakultas Komputer dan Manajemen. 20. Bapak Siswono S.Kom, M.M sebagai Ketua Jurusan Sistem Informasi. 21. Bapak Idris Gautama,S.E, S.Kom, M.M sebagai Ketua Jurusan Manajemen. 22. Ibu Lianawati Christian, S.Kom, M.M sebagai Koordinator Mata Kuliah Program Ganda Sistem Informasi Manajemen. 23. Pihak-pihak yang telah terlibat, baik secara langsung maupun tidak langsung, yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu, yang telah membantu penulis didalam menyelesaikan skripsi ini. Penulis menyadari bahwa seiring perkembangan waktu, perubahan yang terjadi akan mempengaruhi isi skripsi ini. Karena itu, penulis sangat berterima kasih atas segala saran, kritik, dan masukan yang membangun. Akhir kata, penulis berharap agar skripsi ini akan sangat berguna bagi pihak-pihak yang membutuhkan, baik pada masa sekarang ini, atau suatu saat nanti. Terima kasih. Jakarta, Januari 2007 Erline Tjajadi vi

4 DAFTAR ISI Abstrak Prakata Daftar Isi Daftar Tabel Daftar Gambar Daftar Lampiran Halaman iv v vii xi xii xv BAB 1 BAB 2 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Ruang Lingkup Tujuan dan Manfaat Penelitian Metodologi penelitian Sistematika Penulisan... 6 GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN 2.1 Teori Umum Sistem Informasi Pengertian Sistem Pengertian Data dan Informasi Pengertian Sistem Informasi Knowledge Management Pengertian Knowledge Pengertian Management Pengertian Knowledge Management Manfaat Knowledge Management Dalam Organisasi Bisnis Internet dan World Wide Web Database dan DBMS Teori Khusus Tipe Knowledge Dalam Organisasi Proses Inti Knowledge Management Knowledge Goal Analisis SWOT Pengertian Analisis SWOT Pembagian Analisis SWOT Penentuan Faktor Strategis Internal (IFAS) Penentuan Faktor Strategis Eksternal (EFAS) Diagram Posisi SWOT Matrik SWOT Value Network Analysis Definisi Value Network Proses Inti Value Network Metodologi Penelitian Populasi, Sampel, dan Teknik Simple Random Sampling Skala Pengukuran Likert vii

5 Teknik Pengumpulan Data Teknik Analisis Data Modeling System Rich Picture Problem Domain BAB 3 BAB 4 LANDASAN TEORI 3.1 Latar Belakang Perusahaan Sejarah Tupperware Hingga Masuk Indonesia Sejarah dan Perkembangan PT. Matradinamika Heksapura Visi dan Misi Struktur Organisasi Tugas dan Tanggungjawab Proses Bisnis Perusahaan Proses Penjualan dan Pengadaan Produk Tupperware Proses Perekrutan Sales Force Proses Penyampaian Informasi dan Pelaporan Proses Kegiatan-Kegiatan Perusahaan Analisis Perusahaan Analisis Value Network Analisis SWOT Evaluasi Faktor Internal (IFAS) Evaluasi Faktor Eksternal (EFAS) Matrik SWOT Knowledge Goals Normative Knowledge Goals Strategic Knowledge Goals Operational Knowledge Goals Knowledge Identification Structural Functional Explicit Knowledge Tacit Knowledge Behavioral Hasil Kuesioner Permasalahan Yang Dihadapi Usulan Pemecahan Masalah METODOLOGI PENELITIAN 4.1 Kerangka Kerja Pembangunan Knowledge Management Pemetaan Fitur Keterangan Fitur-Fitur Fitur-Fitur Knowledge Management Procedure Problems & Solutions Tips & Tricks viii

6 Document Management Sharing Forum Fitur-Fitur Pendukung Messages Personal Information Change Password My Network Next Events Class Diagram Use Case Diagram Sequence Diagram Sequence Login User dan Admin Sequence Messages User dan Admin Sequence User Management Sequence Personal Information User Sequence Change Password User Sequence My Network User Sequence Add User dan Find/Edit User Oleh Admin Sequence Add Challenge dan Find/Edit Challenge Oleh Admin Sequence Add Unit dan Find/Edit Unit Oleh Admin Sequence Next Events Sequence Next Events User Sequence Next Events Admin Sequence Problems & Solutions Sequence Problems & Solutions User Sequence Problems & Solutions Admin Sequence Tips & Tricks Sequence Tips & Tricks User Sequence Tips & Tricks Admin Sequence Document Management Sequence Document Management User Sequence Document Management Admin Sequence Sharing Sequence Sharing User Sequence Sharing Admin Sequence Forum Sequence Forum User Sequence Forum Admin Rancangan Layar Rancangan Layar Login Rancangan Layar Forgot Password Rancangan Layar Home Rancangan Layar Messages User dan Admin Rancangan Layar User Management Rancangan Layar Personal Information User ix

7 Rancangan Layar Change Password Rancangan Layar My Network User Rancangan Layar User Management User Oleh Admin Rancangan Layar User Management Forgot Password Oleh Admin Rancangan Layar User Management Challenge Oleh Admin Rancangan Layar User Management Unit Oleh Admin Rancangan Layar Next Events Rancangan Layar Next Events User Rancangan Layar Next Events Admin Rancangan Layar Procedure Rancangan Layar Problems & Solutions Rancangan Layar Problems & Solutions User Rancangan Layar Problems & Solutions Admin Rancangan Layar Tips & Tricks Rancangan Layar Tips & Tricks User Rancangan Layar Tips & Tricks Admin Rancangan Layar Document Management Rancangan Layar Document Management User Rancangan Layar Document Management Admin Rancangan Layar Sharing Rancangan Layar Sharing User Rancangan Layar Sharing Admin Rencana Training BAB 5 KESIMPULAN DAN SARAN 5.1 Kesimpulan Saran DAFTAR PUSTAKA 205 RIWAYAT HIDUP 207 LAMPIRAN FOTOKOPI SURAT SURVEI x

8 DAFTAR TABEL Halaman Tabel 2.1 Knowledge Management Goals...19 Tabel 2.2 Matrik SWOT...27 Tabel 3.1 Perbandingan Value Perusahaan Dengan Industri Sejenis...78 Tabel 3.2 Tabel IFAS PT. Matradinamika Heksapura...86 Tabel 3.3 Tabel EFAS PT. Matradinamika Heksapura...91 Tabel 3.4 Pemetaan Strategi Berdasarkan Matrik SWOT...93 Tabel 3.5 Persentase Jawaban Kuesioner Nomor Tabel 3.6 Persentase Jawaban Kuesioner Nomor Tabel 3.7 Persentase Jawaban Kuesioner Nomor Tabel 3.8 Persentase Jawaban Kuesioner Nomor Tabel 3.9 Persentase Jawaban Kuesioner Nomor Tabel 3.10 Persentase Jawaban Kuesioner Nomor Tabel 3.11 Persentase Jawaban Kuesioner Nomor Tabel 3.12 Persentase Jawaban Kuesioner Nomor Tabel 3.13 Persentase Jawaban Kuesioner Nomor Tabel 3.14 Persentase Jawaban Kuesioner Nomor Tabel 4.1 Pemetaan Fitur-Fitur Knowledge Management xi

9 DAFTAR GAMBAR Halaman Gambar 2.1 Aktivitas Proses Inti Knowledge Management...14 Gambar 2.2 Diagram Posisi SWOT...24 Gambar 2.3 Value Network Diagram...32 Gambar 2.4 Teknik Simple Random Sampling...34 Gambar 2.5 Class Structure...38 Gambar 2.6 Aggregation...39 Gambar 2.7 Association...39 Gambar 2.8 Notasi Pada Use Case Diagram...40 Gambar 2.9 Notasi Pada Sequence Diagram...41 Gambar 3.1 Struktur Distributor Tupperware Indonesia...44 Gambar 3.2 Struktur Organisasi PT. Matradinamika Heksapura...47 Gambar 3.3 Rich Picture Penjualan dan Pengadaan Produk...55 Gambar 3.4 Rich Picture Perekrutan Sales Force...57 Gambar 3.5 Rich Picture Penyampaian Informasi dan Pelaporan...60 Gambar 3.6 Proses Inti Value Network PT. Matradinamika Heksapura...63 Gambar 3.7 Posisi Strategis PT. Matradinamika Heksapura...92 Gambar 3.8 Pemetaan Normative Knowledge Goals...95 Gambar 3.9 Pemetaan Strategic Knowledge Goals...96 Gambar 3.10 Pemetaan Operational knowledge Goals...97 Gambar 4.1 Kerangka Kerja Pembangunan Knowledge Management Gambar 4.2 Required Field Pada Fitur Problems & Solutions Gambar 4.3 Grouping Pada Fitur Problems & Solutions Gambar 4.4 Required Field Pada Fitur Tips & Tricks Gambar 4.5 Grouping Pada Fitur Tips & Tricks Gambar 4.6 Required Field Pada Fitur Document Management Gambar 4.7 Grouping Pada Sub Fitur Document Management Gambar 4.8 Required Field Pada Fitur Sharing Gambar 4.9 Grouping Pada Fitur Sharing Gambar 4.10 Required Field Fitur Forum Gambar 4.11 Grouping Pada Fitur Forum Gambar 4.12 Field-Field Pada Fitur Messages Gambar 4.13 Field-Field Pada Sub-Fitur Personal Information Gambar 4.14 Field-Field Pada Sub-Fitur Change Password Gambar 4.15 Field-Field Pada Sub-Fitur My Network Gambar 4.16 Field-Field Informasi Personal Downline Pada Sub-Fitur My Network..129 Gambar 4.17 Required Field Pada Fitur Next Events Gambar 4.18 Grouping Pada Fitur Next Events Gambar 4.19 Class Diagram Aplikasi Knowldge Management Gambar 4.20 Use Case Diagram Aplikasi Knowledge Management Gambar 4.21 Sequence Login User dan Admin Gambar 4.22 Sequence Messages User dan Admin xii

10 Gambar 4.23 Sequence Personal Information User Gambar 4.24 Sequence Change Password User Gambar 4.25 Sequence My Network User Gambar 4.26 Sequence Add User dan Find/Edit User Oleh Admin Gambar 4.27 Sequence Add Challenge dan Find/Edit Challenge Admin Gambar 4.28 Sequence Add Unit dan Find/Edit Unit Oleh Admin Gambar 4.29 Sequence Next Events User Gambar 4.30 Sequence Next Events Admin Gambar 4.31 Sequence Problems & Solutions User Gambar 4.32 Sequence Problem & Solution Admin Gambar 4.33 Sequence Tips & Tricks User Gambar 4.34 Sequence Tips & Tricks Admin Gambar 4.35 Sequence Document Management User Gambar 4.36 Sequence Document Management Admin Gambar 4.37 Sequence Sharing User Gambar 4.38 Sequence Sharing Admin Gambar 4.39 Sequence Forum User Gambar 4.40 Sequence Forum Admin Gambar 4.41 Rancangan Layar Login Gambar 4.42 Rancangan Layar Forgot Password Gambar 4.43 Rancangan Layar Home Gambar 4.44 Rancangan Layar Inbox Gambar 4.45 Rancangan Layar Detail Message Gambar 4.46 Rancangan Layar Write / Reply Message Gambar 4.47 Rancangan Layar Sent Item Gambar 4.48 Rancangan Layar Sent Item Details Gambar 4.49 Rancangan Layar Personal Information Gambar 4.50 Rancangan Layar Change Password Gambar 4.51 Rancangan Layar My Network Gambar 4.52 Rancangan Layar My Network Details Gambar 4.53 Rancangan Layar Add User Oleh Admin Gambar 4.54 Rancangan Layar Find User Oleh Admin Gambar 4.55 Rancangan Layar User Details Oleh Admin Gambar 4.56 Rancangan Layar Forgot Password Oleh Admin Gambar 4.57 Rancangan Layar Add Challenge Gambar 4.58 Rancangan Layar Find / Edit Challenge Gambar 4.59 Rancangan Layar Edit Challenge Gambar 4.60 Rancangan Layar Add Unit Gambar 4.61 Rancangan Layar Find / Edit Unit Gambar 4.62 Rancangan Layar Edit Unit Gambar 4.63 Rancangan Layar Show Events Gambar 4.64 Rancangan Layar Find Next Event Gambar 4.65 Rancangan Layar Detail Next Event Gambar 4.66 Rancangan Layar Create Next Event Gambar 4.67 Rancangan Layar Add Next Events Gambar 4.68 Rancangan Layar Find / Edit Next Events Gambar 4.69 Rancangan Layar Edit Next Events xiii

11 Gambar 4.70 Rancangan Layar Work Standard Gambar 4.71 Rancangan Layar Bonus Procedure Gambar 4.72 Rancangan Layar Latest Problem & Solution Gambar 4.73 Rancangan Layar Find Problem & Solution Gambar 4.74 Rancangan Layar View Detail Problem & Solution Gambar 4.75 Rancangan Layar Add Problem & Solution Oleh Admin Gambar 4.76 Rancangan Layar Find/Edit Problem & Solution Oleh Admin Gambar 4.77 Rancangan Layar Edit Problem & Solution Oleh Admin Gambar 4.78 Rancangan Layar Latest Tips & Tricks Gambar 4.79 Rancangan Layar Find Tips & Tricks Gambar 4.80 Rancangan Layar View Detail Tips & Tricks Gambar 4.81 Rancangan Layar Add Tips & Tricks Gambar 4.82 Rancangan Layar Find / Edit Tips & Tricks Gambar 4.83 Rancangan Layar Edit Tips & Tricks Gambar 4.84 Rancangan Layar Latest Document Gambar 4.85 Rancangan Layar Find Document Gambar 4.86 Rancangan Layar View Detail Document Gambar 4.87 Rancangan Layar Add Document Gambar 4.88 Rancangan Layar Add Document Admin Gambar 4.89 Rancangan Layar Find Document Admin Gambar 4.90 Rancangan Layar Edit Document Admin Gambar 4.91 Rancangan Layar Latest Sharing Gambar 4.92 Rancangan Layar Find Sharing Gambar 4.93 Rancangan Layar View Detail Sharing Gambar 4.94 Rancangan Layar Add Sharing Gambar 4.95 Rancangan Layar Window Add Sharing Admin Gambar 4.96 Rancangan Layar Find / Edit Sharing Gambar 4.97 Rancangan Layar Window Edit Sharing Admin xiv

12 DAFTAR LAMPIRAN Halaman Lampiran 1 Standar Kerja Sales Force L1 Lampiran 2 Prosedur Perolehan Bonus L4 Lampiran 3 Contoh Produk Pendukung PT. Matradinamika Heksapura L9 Lampiran 4 Kuesioner Untuk Sales Force L10 Lampiran 5 Analisis SWOT L12 Lampiran 6 Daftar Pertanyaan Wawancara L20 Lampiran 7 Tampilan Aplikasi Knowledge Management L22 xv