UNIVERSITAS BINA NUSANTARA. School of Computer Science Skripsi Sarjana Komputer Semester Ganjil tahun 2011/2012

Transkripsi

1 UNIVERSITAS BINA NUSANTARA School of Computer Science Skripsi Sarjana Komputer Semester Ganjil tahun 2011/2012 S IS TEM INFORMAS I MAN AJEMEN PERFORMA PADA DIVISI IT ACC (ASTRA CREDIT COMPANIES) Ivan Akira Diana Suharlim Amelia Christine Kelas / Kelompok : 07PBT / 2 Abstrak Tujuan penelitian, ialah untuk membuat sebuah sistem informasi manajemen performa berbasis web untuk membantu dan mempermudah pengisian data-data KPI guna mengukur performa Divisi IT pada ACC (ASTRA CREDIT COMPANIES), serta menghasilkan summary report KPI yang dapat membantu IT Division Head menganalisa performa dari Divisi IT (Information Technology) secara keseluruhan. Metode penelitian yang digunakan untuk mendapatkan informasi adalah dengan menggunakan beberapa teknik dari teknik penemuan fakta (fact finding techniques), yaitu dengan melakukan observasi langsung ke Divisi IT pada ACC (ASTRA CREDIT COMPANIES), melakukan wawancara pada karyawan yang bertanggung jawab mengurusi KPI yang digunakan Divisi IT, dan melakukan sampling dari dokumen KPI yang digunakan. Hasil yang dicapai dari penelitian ini adalah sebuah aplikasi yang dibangun dengan menggunakan PHP dan Oracle Database 10g, untuk memasukkan dan menampilkan informasi dari kumpulan KPI dalam Divisi IT yang telah diolah. Informasi ini akan digunakan sebagai pengukur performa dari Divisi IT Simpulan dari penelitian ini adalah aplikasi yang dirancang dapat mempermudah dan mempercepat pengisian data-data KPI yang digunakan oleh Divisi IT, penghitungan nilai dari KPI yang digunakan, serta pembuatan dan pencetakan summary report KPI untuk IT Division Head. Kata kunci : sistem informasi manajemen performa, balanced scorecard, PHP, Oracle Database 10g, KPI viii

2 PRAKATA Puji syukur penulis ucapkan kepada Tuhan Yang Maha Esa karena penulis dapat menyelesaikan skripsi dengan judul Sistem Informasi Manajemen Performa Divisi IT ACC (Astra Credit Companies) dengan baik. Dalam proses penyusunan skripsi ini, penulis mendapatkan banyak bantuan dari berbagai pihak. Oleh karena itu, penulis ingin mengucapkan terima kasih pada pihakpihak yang telah membantu dalam proses penyusunan skripsi penulis, yaitu : 1. Bapak Prof. Dr. Ir. Harjanto Prabowo, MM selaku rektor Universitas Bina Nusantara yang telah memberikan kesempatan kepada penulis untuk menyusun skripsi. 2. Bapak Fredy Purnomo, S.Kom., M.Kom. selaku Head of School of Computer Science Universitas Bina Nusantara yang telah memberikan kesempatan kepada penulis untuk menyusun skripsi. 3. Bapak H. Mohammad Subekti, BE, M.Sc. selaku dosen pembimbing yang telah memberikan bimbingan dan arahan kepada penulis, sehingga penulis bisa menyelesaikan skripsi ini. 4. Ibu Eli Suryani, S.Kom., MM. yang telah memberikan rekomendasi kepada penulis dan membantu penulis dalam penyusunan skripsi. 5. IT Division Head, para Department Head, dan karyawan-karyawan Divisi IT ACC yang telah bersedia diwawancarai penulis guna mendapatkan informasi yang penulis perlukan, serta guider penulis saat melakukan survei di Divisi IT ACC. 6. Teman-teman penulis, kedua orang tua penulis dan semua pihak yang tidak dapat penulis sebutkan satu per satu yang telah banyak memberikan masukan dan dorongan kepada penulis dalam penyusunan skripsi ini. ix

3 DAFTAR ISI JUDUL DALAM... ii PERS ETUJUAN HARD COVER... iii PERNYATAAN DEWAN PENGUJI... iv PEMBERIAN HAK CIPTA NON EKSKLUSIF DARI MAHASISWA KE UNIVERSITAS BINA NUSANTARA... vii ABSTRAK... viii PRAKATA... ix DAFTAR ISI... x DAFTAR TABEL... xiv DAFTAR GAMBAR... xvi BAB 1 PENDAHULUAN Latar Belakang Ruang Lingkup Pembahasan Tujuan dan Manfaat Metodologi Penelitian Sistematika Penulisan... 5 BAB 2 LANDASAN TEORI Teori-Teori Umum Pengertian Sistem Pengertian Data Pengertian Informasi... 8 x

4 2.1.4 Pengertian Sistem Informasi Fact Finding Techniques Sampling Penelitian dan Mengunjungi Situs Observasi Lingkungan Kerja Interview Use Case Diagram Sequence Diagram Class Diagram Activity Diagram Entity Relationship Diagram (ERD) Teori-Teori Khusus Pengertian Balanced Scorecard Pengertian KPI (Key Performance Indicator) Pengertian Sistem Informasi Manajemen Performa (Performance Management Information System-PMIS) BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN Riwayat Perusahaan Struktur Organisasi Perusahaan serta Tanggung Jawab Struktur Organisasi Tanggung Jawab Analisis Sistem Berjalan Analisis Data dan Analisis User xi

5 3.4.1 Analisis Data Balanced Scorecard yang Digunakan Summary Report KPI Identifikasi Kebutuhan Informasi Analisis User Analisis Kebutuhan User Permasalahan yang Dihadapi Alternatif Pemecahan Masalah BAB 4 RANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN Rich Picture dan Use Case Diagram Rich Picture Use Case Diagram Perancangan Database Tabel-Tabel Database untuk Sistem Informasi Manajemen Performa yang Dirancang Class Diagram ERD (Entity Relationship Diagram) Sequence Diagram dan Activity Diagram Sistem yang Dirancang Sequence Diagram Sistem yang Dirancang Activity Diagram Sistem yang Dirancang Rancangan Layar Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Performa Spesifikasi Hardware dan Software serta Hasil Run Aplikasi xii

6 4.5.1 Spesifikasi Hardware dan Software Tampilan Layar Hasil Run Aplikasi Uji Coba Aplikasi Uji Coba Aplikasi oleh Admin Uji COba Aplikasi oleh PIC (Person In Charge) Uji Coba Aplikasi oleh Department Head Uji Coba Aplikasi oleh IT Division Head Evaluasi hasil Uji Coba Aplikasi BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN Simpulan Saran DAFTAR PUSTAKA RIWAYAT HIDUP LAMPIRAN A: KAMUS DATA ATRIBUT TABEL DATABASE... L1 LAMPIRAN B: SEQUENCE DIAGRAM... L25 LAMPIRAN C: TAMPILAN LAYAR HASIL RUN APLIKASI... L47 LAMPIRAN D: LIST WAWANCARA... L78 S URAT S URVEI... L87 xiii

7 DAFTAR TABEL Tabel 2.1 Keuntungan dan Kerugian Teknik Observasi Tabel 2.2 Keuntungan dan Kerugian Teknik Interview Tabel 2.3 Notasi - Notasi Use Case Diagram Tabel 2.4 Notasi - Notasi Sequence Diagram Tabel 2.5 Notasi untuk Sifat dalam Class Tabel 2.6 Notasi - Notasi dalam Class Diagram Tabel 2.7 Jenis Jenis Multiplicity (Cardinality) Table 2.8 Notasi - Notasi Activity Diagram Tabel 2.9 Notasi Notasi ERD Tabel 2.10 Kardinalitas ERD Tabel 3.1 User Sistem Informasi Manajemen Performa Tabel 3.2 User Requeirement Tabel 4.1 Dafter Tabel Sistem Informasi Manajemen Performa Tabel 4.2 Kamus Data Atribut Tabel view_department... L1 Tabel 4.3 Kamus Data Atribut Tabel view_job... L1 Tabel 4.4 Kamus Data Atribut Tabel view_employee... L2 Tabel 4.5 Kamus Data Atribut Tabel account_role... L3 Tabel 4.6 Kamus Data Atribut Tabel account... L3 Tabel 4.7 Kamus Data Atribut Tabel perspective... L4 Tabel 4.8 Kamus Data Atribut Tabel goal... L5 Tabel 4.9 Kamus Data Atribut Tabel frequency... L6 xiv

8 Tabel 4.10 Kamus Data Atribut Tabel unit_of_measure... L7 Tabel 4.11 Kamus Data Atribut Tabel kpi... L8 Tabel 4.12 Kamus Data Atribut Tabel item_of_kpi... L10 Tabel 4.13 Kamus Data Atribut Tabel periode... L12 Tabel 4.14 Kamus Data Atribut Tabel detail... L13 Tabel 4.15 Kamus Data Atribut Tabel attachment_file... L15 Tabel 4.16 Kamus Data Atribut Tabel log_hist_detail... L16 Tabel 4.17 Kamus Data Atribut Tabel act_achv_value... L17 Tabel 4.18 Kamus Data Atribut Tabel act_achv_it_div... L19 Tabel 4.19 Kamus Data Atribut Tabel temp_detail... L20 Tabel 4.20 Kamus Data Atribut Tabel view_department_duty... L21 Tabel 4.21 Kamus Data Atribut Tabel view_job_duty... L21 Tabel 4.22 Kamus Data Atribut Tabel view_department_kpi... L22 Tabel 4.23 Kamus Data Atribut Tabel view_job_kpi... L23 Tabel 4.24 Kamus Data Atribut Tabel view_department_item_of_kpi... L23 Tabel 4.25 Kamus Data Atribut Tabel view_job_item_of_kpi... L24 Tabel 4.26 Kamus Data Atribut Tabel account_account_role... L24 Tabel 4.27 Sequence Diagram Sistem Manajemen Performa Divisi IT ACC Tabel 4.28 Mapping Rancangan Layar Aplikasi ke Role Tabel 4.29 Perbandingan Kompatibilitas Browser Tabel 4.30 Tampilan Layar Hasil Run Aplikasi xv

9 DAFTAR GAMBAR Gambar 2.1 Hubungan Inheritance dalam Use Case Diagram Gambar 2.2 Contoh Activity Diagram Gambar Perspektif Balanced Scorecard Gambar 3.1 Struktur Organisasi Divisi IT (Information Technology) ACC Gambar 3.2 Rich Picture Sistem Pengisian KPI dan Summary Report pada Divisi IT ACC Gambar 3.3 Format Balanced Scorecard Divisi IT ACC Gambar 3.4 Format Summary Report KPI IT ACC Gambar 4.1 Rich Picture Rancangan Sistem Gambar 4.2 Diagram Use Case Sistem Manajemen Performa Divisi IT ACC Gambar 4.3 Class Diagram Sistem Informasi Manajemen Performa Gambar 4.4 ERD Sistem Informasi Manajemen Performa yang Dirancang Gambar 4.5 Sequence Diagram Add Account... L25 Gambar 4.6 Sequence Diagram Edit Account... L26 Gambar 4.7 Sequence Diagram Edit Account Role... L27 Gambar 4.8 Sequence Diagram Add Perspective... L27 Gambar 4.9 Sequence Diagram Edit Perspective... L28 Gambar 4.10 Sequence Diagram Add Goal... L28 Gambar 4.11 Sequence Diagram Edit Goal... L29 xvi

10 Gambar 4.12 Sequence Diagram Add KPI... L29 Gambar 4.13 Sequence Diagram Edit KPI... L30 Gambar 4.14 Sequence Diagram Add Item of KPI... L31 Gambar 4.15 Sequence Diagram Edit Item of KPI... L32 Gambar 4.16 Sequence Diagram Add and Edit Formula Actual... L33 Gambar 4.17 Sequence Diagram Open Periode... L34 Gambar 4.18 Sequence Diagram Validate Formula... L34 Gambar 4.19 Sequence Diagram Validate Formula Actual... L35 Gambar 4.20 Sequence Diagram Add Frequency... L36 Gambar 4.21 Sequence Diagram Add Unit of Measure... L36 Gambar 4.22 Sequence Diagram Insert Value Item of KPI... L37 Gambar 4.23 Sequence Diagram Revise Value Item of KPI... L38 Gambar 4.24 Sequence Diagram Upload Attachment File... L39 Gambar 4.25 Sequence Diagram Download Attachment File... L39 Gambar 4.26 Sequence Diagram View Detail KPI... L40 Gambar 4.27 Sequence Diagram Accept/Reject Detail KPI... L41 Gambar 4.28 Sequence Diagram View Log History... L42 Gambar 4.29 Sequence Diagram Generate Summary Report... L43 Gambar 4.30 Sequence Diagram Drill Down Report... L44 Gambar 4.31 Sequence Diagram Accept/Reject Report... L45 Gambar 4.32 Sequence Diagram Print Summary Report... L46 Gambar 4.33 Acti vity Diagram Pengisian KPI hingga Report xvii

11 Gambar 4.34 Activity Diagram untuk membuat kerangka KPI (perspective, goal, unit of measure, frequency, KPI, formula actual) oleh admin Gambar 4.35 Rancangan Layar Halaman Select Account Role Gambar 4.36 Rancangan Layar Halaman Change Account Role Gambar 4.37 Rancangan Layar Halaman Account Details Gambar 4.38 Rancangan Layar Halaman Home Admin Gambar 4.39 Rancangan Layar Halaman Account Role Management Gambar 4.40 Rancangan Layar Halaman Edit Account Role Gambar 4.41 Rancangan Layar Halaman Account Management Gambar 4.42 Rancangan Layar Halaman Add Account Gambar 4.43 Rancangan Layar Halaman Edit Account Gambar 4.44 Rancangan Layar Halaman Add Perspective Gambar 4.45 Rancangan Layar Halaman Edit Perspective Gambar 4.46 Rancangan Layar Halaman Add Goal Gambar 4.47 Rancangan Layar Halaman Edit Goal Gambar 4.48 Rancangan Layar Halaman Add KPI Gambar 4.49 Rancangan Layar Halaman Edit KPI Gambar 4.50 Rancangan Layar Halaman Item of KPI Management Gambar 4.51 Rancangan Layar Formula Builder Gambar 4.52 Rancangan Layar Halaman Frequency of Collection Management Gambar 4.53 Rancangan Layar Halaman Unit of Measure Management Gambar 4.54 Rancangan Layar Halaman Formula Actual Management xviii

12 Gambar 4.55 Rancangan Layar Halaman Formula Validator Gambar 4.56 Rancangan Layar Halaman Formula Actual Validator Gambar 4.57 Rancangan Layar Halaman Periode Mangement Gambar 4.58 Rancangan Layar Halaman Item of KPIs Value Log History Gambar 4.59 Rancangan Layar Halaman Home PIC Gambar 4.60 Rancangan Layar Halaman Fill Item of KPIs Value Gambar 4.61 Rancangan Layar Halaman Filled KPI Gambar 4.62 Rancangan Layar Halaman Revise Item of KPIs Value Gambar 4.63 Rancangan Layar Halaman Attachment File Management Gambar 4.64 Rancangan Layar Halaman Summary Report untuk Admin, Department Head dan IT Division Head Gambar 4.65 Rancangan Layar Halaman Home untuk Department Head dan IT Division Head Gambar 4.66 Rancangan Layar Halaman Inspect Item of KPIs Value untuk department head dan IT Division Head Gambar 4.67 Deployment Diagram Gambar 4.68 Tampilan Layar Halaman Select Account Role... L47 Gambar 4.69 Tampilan Layar Halaman Change Account Role... L48 Gambar 4.70 Tampilan Layar Halaman Account Details... L49 Gambar 4.71 Tampilan Layar Halaman Home untuk Admin... L50 Gambar 4.72 Tampilan Layar Halaman Account Role Management... L51 Gambar 4.73 Tampilan Layar Halaman Edit Account Role... L51 Gambar 4.74 Tampilan Layar Halaman Account Management... L52 xix

13 Gambar 4.75 Tampilan Layar Halaman Add Account... L52 Gambar 4.76 Tampilan Layar Halaman Edit Account... L53 Gambar 4.77 Tampilan Layar Halaman Add Perspective... L53 Gambar 4.78 Tampilan Layar Halaman Edit Perspective... L54 Gambar 4.79 Tampilan Layar Halaman Add Goal... L54 Gambar 4.80 Tampilan Layar Halaman Edit Goal... L55 Gambar 4.81 Tampilan Layar Halaman Add KPI... L56 Gambar 4.82 Tampilan Layar Halaman Edit KPI... L57 Gambar 4.83 Tampilan Layar Halaman Item of KPI Management... L58 Gambar 4.84 Tampilan Layar Halaman Add Item of KPI... L58 Gambar 4.85 Tampilan Layar Halaman Edit Item of KPI... L59 Gambar 4.86 Tampilan Layar Halaman Frequency Management... L59 Gambar 4.87 Tampilan Layar Halaman Unit of Measure Management... L60 Gambar 4.88 Tampilan Layar Halaman Formula Actual Management... L60 Gambar 4.89 Tampilan Layar Halaman Formula Actual Management Formula Builder... L61 Gambar 4.90 Tampilan Layar Halaman Item of KPI Management Formula Builder... L61 Gambar 4.91 Tampilan Layar Halaman Formula Builder - List of Variables... L62 Gambar 4.92 Tampilan Layar Halaman Formula Builder List of Variables for Aggregate Function... L62 Gambar 4.93 Tampilan Layar Halaman Item of KPI Management - Result... L63 Gambar 4.94 Tampilan Layar Halaman Formula Validator... L64 xx

14 Gambar 4.95 Tampilan Layar Halaman Formula Actual Validator... L64 Gambar 4.96 Tampilan Layar Halaman Periode Mangement... L65 Gambar 4.97 Tampilan Layar Halaman Item of KPIs Value Log History... L66 Gambar 4.98 Tampilan Layar Halaman Home PIC... L67 Gambar 4.99 Tampilan Layar Halaman Fill Item of KPIs Value... L67 Gambar Tampilan Layar Halaman Evaluating Formula... L68 Gambar Tampilan Layar Halaman Filled KPI... L68 Gambar Tampilan Layar Halaman Revise Item of KPIs Value... L69 Gambar Tampilan Layar Halaman Reevaluating Formula... L69 Gambar Tampilan Layar Attachment File Management... L70 Gambar Tampilan Layar Halaman Home untuk Department Head... L70 Gambar Tampilan Layar Halaman Inspect Item of KPIs Value untuk Department Head... L71 Gambar Tampilan Layar Halaman Inspect Item of KPIs Value Reject Reason untuk Department Head... L71 Gambar Tampilan Layar Halaman Home untuk IT Division Head... L72 Gambar Tampilan Layar Halaman Inspect Item of KPIs Value untuk IT Division Head... L72 Gambar Tampilan Layar Halaman Inspect Item of KPIs Value Reject Reason untuk IT Division Head... L73 Gambar Tampilan Layar Halaman Summary Report untuk IT Division Head... L74 xxi

15 Gambar Tampilan Layar Halaman Summary Report-Reject Reason untuk IT Division Head... L75 Gambar Tampilan Layar Halaman Summary Report untuk Admin... L76 Gambar Tampilan Layar Halaman Summary Report untuk Department Head... L77 Gambar Add Perspective oleh Admin Gambar Dialog Box Create Goal Gambar Edit Perspective oleh Admin Gambar Perubahan Perspective Gambar Add Goal oleh Admin Gambar Dialog Box Create KPI Gambar Edit Goal oleh Admin Gambar Perubahan Goal Gambar Input Frequency of Collection oleh Admin Gambar Input Unit of Measure oleh Admin Gambar Add KPI oleh Admin Gambar Pesan jika KPI sudah ada Gambar Edit KPI oleh Admin Gambar Add Item of KPI oleh Admin Gambar Formula Builder untuk Item of KPI Gambar Edit Item of KPI oleh Admin Gambar Add Formula Actual oleh Admin Gambar Formula Builder untuk Formula Actual xxii

16 Gambar Edit Formula Actual oleh Admin Gambar Account Role Management untuk Admin Gambar Edit Account Role oleh Admin Gambar Add Account oleh Admin Gambar Edit Account oleh Admin Gambar Open Periode oleh Admin Gambar Validasi Formula oleh Admin Gambar Validasi Formula oleh Admin (tidak valid) Gambar Validasi Formula Actual oleh Admin Gambar Generate Summary Report oleh Admin Gambar Hasil fitur drill down report oleh admin Gambar Tampilan report sebelum dicetak oleh printer Gambar Daftar KPI yang harus diisi PIC Gambar Fill Item of KPIs Value oleh PIC Gambar Evaluasi atau Perhitungan berhasil dilakukan Gambar Daftar KPI yang telah diisi dan yang harus diperbaiki Gambar Revise Item of KPIs Value oleh PIC Gambar Penghitungan Ulang berhasil dilakukan Gambar Upload File oleh PIC Gambar Hasil Upload PIC Gambar Download file oleh PIC Gambar Daftar KPI yang nilainya harus diperiksa department head Gambar Inspect Item of KPIs Value oleh department head xxiii

17 Gambar Department Head menerima nilai item-item KPI Gambar Department Head menolak nilai item-item KPI Gambar Generate Report oleh Department Head Gambar Fitur Drill Down Summary Report Department Head Gambar Dialog Box ketika Department Head memberikan status Accept. 171 Gambar Dialog Box ketika Department Head memberikan status Reject Gambar Daftar KPI yang telah diisi PIC dan yang dapat diperiksa IT Division Head Gambar Inspect Item of KPIs Value oleh IT Division Head Gambar IT Division Head menerima nilai item-item KPI Gambar IT Division Head menolak nilai item-item KPI Gambar Generate Report oleh IT Division Head Gambar Fitur Drill Down Summary Report oleh IT Division Head Gambar Dialog Box ketika IT Division Head memberikan status Accept Gambar Dialog Box ketika IT Division Head memberikan status Reject Gambar Tampilan sebelum report dicetak oleh printer xxiv