UNIVERSITAS BINA NUSANTARA. Program Studi Ganda Sistem Informasi Akuntansi Skripsi Sarjana Program Ganda Semester Genap 2005/2006

Transkripsi

1 UNIVERSITAS BINA NUSANTARA Program Studi Ganda Sistem Informasi Akuntansi Skripsi Sarjana Program Ganda Semester Genap 2005/2006 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PEMBELIAN DAN PERSEDIAAN STUDI KASUS : PT BERKAH DAYA PERTIWI Yohannes Haryo Yudha NIM: ABSTRAK Mengingat semakin berkembangnya usaha yang dilakukannya, maka PT. BERKAH DAYA PERTIWI harus membenahi sistem akuntansi yang terdapat pada perusahaan seperti memperbaiki prosedur pembelian yang kurang tepat, melakukan pencatatan transaksi pembelian, pencatatan retur, pencatatan barang masuk dan barang keluar, pencatatan persediaan, dan lain lain Adapun metode yang digunakan untuk penelitian adalah penelitian lapangan yaitu : analisis terhadap prosedur seperti yang telah disebutkan pada ruang lingkup penelitian, dokumentasi atas dokumen yang terkait dan observasi fisik terhadap lokasi penyimpanan. Data hasil penelitian lapangan kemudian dibandingkan dengan hasil penelitian kepustakaan untuk mengetahui penyimpangan yang terjadi, sebab, akibatnya, serta solusi yang dapat disarankan. Berdasarkan analisis yang dilakukan atas sistem informasi pembelian dan persediaan yang berjalan disimpulkan beberapa permasalahan yaitu adanya kesulitan dalam pencatatan pembelian, pengontrolan dan pencatatan barang yang masuk dan keluar dari gudang, tidak tepatnya prosedur pembelian barang, tidak adanya pencatatan retur pembelian, kesulitan penelusuran informasi pembelian dan persdiaan yang pernah dilakukan pada masa lalu. Untuk itu beberapa saran yang dapat diberikan kepada perusahaan untuk pengembangan selanjutnya adalah perusahaan sebaiknya : membangun sistem yang dapat membantu user dalam mengatasi masalah untuk melakukan pencatatan pembelian, persediaan, barang masuk dan keluar, retur, membantu menghasilkan Laporan, pemisahkan tanggung jawab. Kata kunci : Sistem informasi akuntansi, pembelian, persediaan. iv

2 KATA PENGANTAR Penulis mengucapkan syukur dan terima kasih kepada Tuhan Yang Maha Esa sehingga dapat menyelesaikan Skripsi ini. Walaupun tugas membuat Skripsi ini terasa berat oleh penulis, namun berkat bimbingan dari para dosen dan bantuan dari teman dan kerabat, akhirnya Skripsi ini dapat diselesaikan walaupun masih jauh dari kesempurnaan. Skripsi ini disusun berdasarkan data yang diperoleh dari tempat penulis melakukan Peninjauan dan Observasi ditambah dengan penjelasan dari para dosen dan buku-buku yang ada hubungannya dengan topik Skripsi. Penulis menyadari masih banyak kekurangan kekurangan di dalam Skripsi, sehingga penulis sangat mengharapkan bantuan berupa kritik dari para dosen serta caracara yang baik untuk menyusun karya ilmiah di masa yang akan datang. Penulis mengucapkan terima kasih kepada para pembimbing yang telah meluangkan waktu untuk memberikan petunjuk dalam mewujudkan Skripsi ini, terutama kepada: 1. Bapak Prof. Dr. Gerardus Polla, M.APP.Sc, selaku Rektor Universitas Bina Nusantara, yang telah memberikan kesempatan untuk menuntut ilmu di Uniersitas Bina Nusantara. 2. Bapak Engkus Achmad Kuncoro, SE, MM, selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Bina Nusantara. 3. Bapak Misbahul Munir, Ak., MBA, selaku Ketua Jurusan Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Bina Nusantara. v

3 4. Ibu Rindang Widuri, S.Kom, MM, Selaku Sekretaris Jurusan Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Bina Nusantara. 5. Bapak Siswono, S.Kom, MM., selaku Ketua Jurusan Sistem Informasi Fakultas Komputer Universitas Bina Nusantara. 6. Bapak Johan, S.Kom, MM., selaku Sekretaris Jurusan Sistem Informasi Fakultas Komputer Universitas Bina Nusantara. 7. Bapak Hendra Achmadi, S.Kom, MM., selaku Dosen Pembimbing yang telah mengorbankan waktu, pikiran, dan perhatiannya. Serta dengan sabar membimbing penulis selama proses penyusunan dan penyelesaian skripsi ini. 8. Bapak Sanyoto, SE. Ak, MM., selaku Dosen Pembimbing yang telah mengorbankan waktu, pikiran, dan perhatiannya. Serta dengan sabar membimbing penulis selama proses penyusunan dan penyelesaian skripsi ini. 9. Ibu Rossje Kaemor, selaku Kepala Operasional PT Berkah Daya Mandiri yang membantu penulis yang memberikan arahan atas sistem yang berjalan. 10. Ibu Reni A.J Pinaria, selaku Kepala Bagian Keuangan PT Berkah Daya Mandiri yang membantu penulis yang memberikan arahan atas sistem yang berjalan. 11. Seluruh Bapak dan Ibu Dosen Bina Nusantara, yang telah memberikan bekal ilmu pengetahuan kepada penulis. 12. Yang tercinta, Papa, Mama yang senantiasa memberikan semangat dan dukungan moral atau material kepada penulis, sehingga penulis dapat menyelesaikan kuliah dan skripsi ini dengan baik dan tepat waktu. vi

4 13. Arta Moro Sundjaja, Santi yang senantiasa memberikan dukungan moril dan doa serta menemani penulis dalam penyusunan skripsi ini. 14. Angel, Eric, Yuli, Oppie, Karin, Grase dan Teman-teman Dari PAZ yang senantiasa memberikan dukungan moril dan materiil kepada penulis dalam penyusunan skripsi ini. 15. Karyawan STARBUCK Thamrin, Puri Indah dan terutama Citraland yang memberikan dukungan moril dan doa dalam penyusunan skripsi ini. 16. Rekan-rekan yang tidak dapat saya sebutkan namanya satu-persatu, yang telah memberikan dukungan moril dan doa dalam penyusunan skripsi ini. Saya menyadari bahwa skripsi ini masih jauh dari sempurna, karena keterbatasan waktu dan ilmu pengetahuan serta kemampuan yang penulis miliki. Oleh karena itu saya sangat mengharapkan segala kritik dan saran-saran yang membangun guna penyempurnaan skripsi ini. Akhir kata, semoga skripsi ini dapat bermanfaat bagi pembaca termasuk penulis sendiri. Atas Perhatiannya Penulis Ucapkan Terima Kasih Jakarta, 31 Januari 2007 Penulis Yohannes H Yudha vii

5 DAFTAR ISI Halaman Abstrak Prakata Daftar isi Daftar Gambar Daftar Tabel Daftar Lampiran iv v viii xv xxiii xxiv BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Ruang Lingkup Tujuan dan Manfaat Metodologi Pre-Analysis Analysis Design implementation Sistematika Penulisan 6 BAB 2 LANDASAN TEORI viii

6 2.1 Pengertian Sistem Informasi Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Tujuan dan Kegunaan Sistem Informasi Akuntansi Siklus Pemrosesan Transaksi pada Sistem Sistem Informasi Akuntansi: Pembelian Dan Persediaan Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Pembelian Dokumen Yang Terkait Unit Yang Terkait Prosedur dalam Proses Pembelian Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Persediaan Dokumen yang digunakan Metode Pencatatan Persediaan Metode Penilaian Persediaan Jenis Persediaan Pengawasan Persediaan Manajemen Data Hubungan Data File-Oriented Systems Data-Base Systems Pengendalian Internal Pengendalian Sistem Informasi Akuntansi Pembelian Pengendalian Sistem Informasi Akuntansi Persediaan 31 ix

7 2.4 Metode Analisis Data dan Desain Berorientasi Object Pendekatan dalam Analisis dan Perancangan Terstruktur dan Berorientasi Object Konsep Object dan Class Pengertian Object Pengertian Class Pre-Analysis Pengertian Rich Picture Pengertian System Definition Kriteria FACTOR Analysis Problem Domain Analysis Class Structure Behaviour Application Domain Analysis Usage Function User Interface Design Architecture Design Criteria 45 x

8 Component Architecture Process Architecture Component Design Model Component Function Component Implementation Visual Basic.Net Sql Server BAB 3 ANALISIS SISTEM BERJALAN 3.1 Sejarah Singkat Perusahaan Visi dan Misi Perusahaan Struktur Organisasi Pembagian Tugas, Tanggung Jawab, dan Wewenang Gambaran Sistem Berjalan Dokumen-Dokumen yang Terkait Fungsi-Fungsi yang Terkait Prosedur-Prosedur Manajemen Data Resiko dan Pengendalian Intern Laporan yang Dihasilkan Permasalahan yang Dihadapi Ulasan dalam Menghadapi Masalah 65 xi

9 BAB 4 PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PEMBELIAN DAN PERSEDIAAN PADA PT BERKAH DAYA PERTIWI 4.1 Analysis Rich Picture Process Description System Definition & FACTOR Problem Domain Analysis Structure Classes dan Statechart diagram Events Table Application Domain Analysis Usage Overview Actors Use Cases Sequence Diagram Function User Interface Dialogue in Style Overview Examples 139 xii

10 4.2 Design The Task Purpose Correction To The Analysis Quality Goal Technical Platform Spesifikasi Perangkat Sistem Software System Interface Design Language Architecture Component Architecture Process Architecture Standard User Interface Component Structure Recommendation The System Usefulness Plan For Initiating User Implementation Plan 179 BAB 5 KESIMPULAN DAN SARAN Kesimpulan 182 xiii

11 5.2 Saran DAFTAR PUSTAKA RIWAYAT HIDUP LAMPIRAN FOTOKOPI SURAT SURVAI xiv

12 DAFTAR GAMBAR Halaman Gambar 2.1 Subsistem dalam Sistem Informasi Akuntansi 12 Gambar 2.3 Pengorganisasian Data 26 Gambar 2.3 Contoh Simbol dalam Rich Picture 34 Gambar 2.4 Sub aktivitas dalam menentukan class dan event 36 Gambar 2.5 Sub aktivitas dalam menentukan structure 37 Gambar 2.6 Contoh Class Diagram 38 Gambar 2.7 Sub aktivitas dalam membuat model object behaviour 39 Gambar 2.8 Contoh Statechart Diagram 39 Gambar 2.9 Sub aktivitas dalam usage 40 Gambar 2.10 Contoh Use Case Diagram 41 Gambar 2.11 Sub aktivitas dalam function 42 Gambar 2.12 Sub aktivitas dalam menganalisa interface 43 Gambar 2.13 Contoh Sequence Diagram 44 Gambar 2.14 Sub aktivitas dalam menentukan criteria 45 Gambar 2.15 Sub aktivitas dalam perancangan component architecture 47 Gambar 2.16 Sub aktivitas dalam perancangan process architecture 48 Gambar 2.17 Sub aktivitas dalam perancangan model component 49 Gambar 2.18 Sub aktivitas dalam perancangan function component 50 xv

13 Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT Berkah Daya Pertiwi 55 Gambar 4.1 Rich Picture rancangan Sistem Informasi Akuntansi Pembelian dan Persediaan PT Berkah Daya Pertiwi 62 Gambar 4.2 Struktur generalisasi pada model SIA Persediaan Dan Pembelian PT Berkah Daya Pertiwi 71 Gambar 4.3 Asosiasi antara class umum dengan class pembelian 71 Gambar 4.4 Asosiasi antara class umum dengan class permohonan pembelian 72 Gambar 4.5 Asosiasi antara class Klaim dengan class 72 Gambar 4.6 PenggunaanBarang Asosiasi antara class Gudang dengan class Permohonan Pembelian 73 Gambar 4.7 antara class Gudang dengan class PenggunaanBarang 73 Gambar 4.8 Asosiasi antara class Gudang dengan class History 73 Gambar 4.9 Asosiasi antara class Barang dengan class Expired 74 Gambar 4.10 Class Diagram pada pada SIA Persediaan Dan Pembelian PT Berkah Daya Pertiwi 75 Gambar 4.11 Class dan Statechart Karyawan 76 Gambar 4.12 Class dan Statechart Umum 76 Gambar 4.13 Class dan Statechart Gudang 77 Gambar 4.14 Class dan Statechart Klaim 77 Gambar 4.15 Class dan Statechart Kepala Operasional 78 Gambar 4.16 Class dan Statechart Permohonan Pembelian 78 xvi

14 Gambar 4.17 Calss dan Statechart Permohonan Pembelian Detil 79 Gambar 4.18 Class dan Statechart Pembelian 79 Gambar 4.19 Class dan Statechart Pembelian Detil 80 Gambar 4.20 Class dan Statechart Penggunaan Barang 80 Gambar 4.21 Class dan Statechart Penggunaan Barang Detil 81 Gambar 4.22 Class dan Statechart Supplier 81 Gambar 4.23 Class dan Statechart Barang 82 Gambar 4.24 Class dan Statechart History 82 Gambar 4.25 Class dan Statechart Expired 83 Gambar 4.26 Class dan Statechart Retur Barang 83 Gambar 4.27 Class dan Statechart Retur Barang Detil 84 Gambar 4.28 Actor specification untuk klaim 87 Gambar 4.29 Actor specification untuk gudang 87 Gambar 4.30 Actor specification untuk umum 88 Gambar 4.31 Actor specification untuk kepala operasional 88 Gambar 4.32 Gambar 4.33 Use Case Diagram pada SIA Penjualan PT. Berkah Daya Pertiwi Use Case specification untuk Membuat Permohonan Pembelian Gambar 4.34 Use Case specification untuk Entry Data Barang Masuk 91 Gambar 4.35 Use Case specification untuk Entry Data Barang Keluar 92 Gambar 4.36 Use Case specification untuk Membaut Retur Barang 93 Gambar 4.37 Use Case specification untuk View Expired Barang 94 xvii

15 Gambar 4.38 Use Case specification untuk View Laporan Penggunaan Barang. 95 Gambar 4.39 Use Case specification untuk View Laporan Persediaan. 96 Gambar 4.40 Use Case specification untuk View Laporan Barang Masuk dan Keluar 97 Gambar 4.41 Use Case specification untuk Entry Penggunaan Barang 98 Gambar 4.42 Gambar 4.43 Use Case specification untuk View Laporan Penggunaan Barang Use Case specification untuk View Laporan Barang Masuk dan Keluar Gambar 4.44 Use Case specification untuk View Laporan Persediaan. 101 Gambar 4.45 Use Case specification untuk View Laporan Barang Masuk dan Keluar 102 Gambar 4.46 Use Case specification untuk View Laporan Retur 103 Gambar 4.47 Use Case specification untuk View Permohonan 104 Pembelian. Gambar 4.48 Use Case specification untuk Entry Pembelian Barang 105 Gambar 4.49 Use Case specification untuk View Laporan Pembelian. 106 Gambar 4.50 Use Case specification untuk View Laporan Penggunaan Barang. 107 Gambar 4.51 Use Case specification untuk View Laporan Persediaan. 108 Gambar 4.52 Use Case specification untuk View Laporan Pembelian. 109 Gambar 4.53 Use Case specification untuk View Laporan Retur 110 xviii

16 Gambar 4.54 Use Case specification untuk View Laporan Barang Masuk dan Keluar 111 Gambar 4.55 Sequence Diagram untuk Membuat Permohonan Pembelian 113 Gambar 4.56 Sequence Diagram untuk Entry Data Barang Masuk 114 Gambar 4.57 Sequence Diagram untuk Entry Data Barang Keluar 115 Gambar 4.58 Sequence Diagram untuk Membaut Retur Barang 116 Gambar 4.59 Sequence Diagram untuk View Expired Barang 117 Gambar 4.60 Sequence Diagram untuk View Laporan Penggunaan Barang. 118 Gambar 4.61 Sequence Diagram untuk View Laporan Persediaan. 119 Gambar 4.62 Sequence Diagram untuk View Laporan Barang Masuk dan Keluar 120 Gambar 4.63 Sequence Diagram untuk Entry Penggunaan Barang 121 Gambar 4.64 Gambar 4.65 Sequence Diagram untuk View Laporan Penggunaan Barang Sequence Diagram untuk View Laporan Barang Masuk dan Keluar Gambar 4.66 Sequence Diagram untuk View Laporan Persediaan. 124 Gambar 4.67 Sequence Diagram untuk View Laporan Barang Masuk dan Keluar 125 Gambar 4.68 Sequence Diagram untuk View Laporan Retur 126 xix

17 Gambar 4.69 Sequence Diagram untuk View Permohonan Pembelian. 127 Gambar 4.70 Sequence Diagram untuk Entry Pembelian Barang 128 Gambar 4.71 Sequence Diagram untuk View Laporan Pembelian. 129 Gambar 4.72 Sequence Diagram untuk View Laporan Penggunaan Barang. 130 Gambar 4.73 Sequence Diagram untuk View Laporan Persediaan. 131 Gambar 4.74 Sequence Diagram untuk View Laporan Pembelian. 132 Gambar 4.75 Sequence Diagram untuk View Laporan Retur 133 Gambar 4.76 Gambar 4.77 Sequence Diagram untuk View Laporan Barang Masuk dan Keluar Navigation Diagram dari SIA Pembelian dan Persediaan pada PT Berkah Daya Pertiwi Gambar 4.78 User Interface Login 141 Gambar 4.79 User Interface Menu Umum 141 Gambar 4.80 User Interface Menu Gudang 142 Gambar 4.81 User Interface Menu Klaim 142 Gambar 4.82 User Interface Menu Kelapa Operasional 143 Gambar 4.83 User Interface Master Supplier 144 Gambar 4.84 User Interface Permohonan penggunaan Barang 145 Gambar 4.85 User Interface Cetak Permohonan penggunaan Barang 146 Gambar 4.86 User Interface Menu Permohonan Pembelian 147 Gambar 4.87 User Interface Cetak Permohonan Pembelian 148 Gambar 4.88 User Interface Cetak Faktur Pembelian 149 xx

18 Gambar 4.89 User Interface View Permohonan di Pembelian 150 Gambar 4.90 User Interface Cetak Faktur Pembelian 151 Gambar 4.91 User Interface Pencatatan Barang masuk 152 Gambar 4.92 User Interface History Barang 153 Gambar 4.93 User Interface Retur Barang 154 Gambar 4.94 User Interface Cetak Retur Barang 155 Gambar 4.95 User Interface Pencatatan Barang Keluar 156 Gambar 4.96 User Interface History Barang 157 Gambar 4.97 User Interface View Laporan Penggunaan Barang 158 Gambar 4.98 User Interface View Laporan Permohonan Pembelian 159 Gambar 4.99 User Interface View Laporan Pembelian 160 Gambar User Interface View Laporan Retur 161 Gambar User Interface View Laporan History Barang 162 Gambar User Interface View Laporan Persediaan Barang 163 Gambar Print Out Laporan Penggunaan Barang 164 Gambar Print Out Laporan Pembelian 165 Gambar Print Out Laporan Persediaan 166 Gambar Print Out Laporan Retur 167 Gambar Print Out Laporan History Barang 168 Gambar Component Diagram 173 Gambar Deployment Diagram 174 Gambar Arsitektur Jaringan 175 xxi

19 Gambar Beberapa contoh Gambar Error Message 176 Gambar User Interface Component 177 xxii

20 DAFTAR TABEL Halaman Tabel 2.1 Tipe persediaan, Transaksi yang mempengaruhi, system dan prosedur yang berlainan 24 Tabel 2.2 Ancaman dan prosedur pengendalian untuk mengatasi 31 ancaman-ancaman dalam kegiatan pembelian Tabel 2.3 Kriteria FACTOR 35 Tabel 2.4 Contoh Event Table 37 Tabel 2.3 Criteria untuk menggambarkan kualitas software 37 Tabel 4.1 Tabel 4.2 Tabel 4.3 Kriteria FACTOR pada SIA Pembelian dan persediaan PT Berkah Daya Pertiwi Event Table model SIA Persediaan Dan Pembelian PT Berkah Daya Pertiwi Function List pada SIA Pembelian dan persediaan PT Berkah Daya Pertiwi Tabel 4.4 Daftar window dan hasil print out 97 Tabel 4.5 kriteria sistem informasi pembelian dan persediaan 121 Tabel 4.6 Spesifikasi peralatan untuk sistem informasi akuntansi 121 pembelian dan persediaan Tabel 4.7 Criteria Sistem Informasi Akuntansi pembelian dan persediaan 147 xxiii

21 DAFTAR LAMPIRAN Lampiran 1 Notasi yang digunakan dalam Class Diagram L1 Lampiran 2 Notasi yang digunakan dalam Deployment Diagram L2 Lampiran 3 Notasi yang digunakan dalam Sequence Diagram L3 Lampiran 4 Notasi yang digunakan dalam Statechart Diagram L4 Lampiran 5 Notasi yang digunakan dalam UseCase Diagram L5 Lampiran 6 Print Preview Login L6 Lampiran 7 Print Preview Permohonan penggunaan Barang L7 Lampiran 8 Print Preview Cetak Permohonan penggunaan Barang L8 Lampiran 9 Print Preview Menu Permohonan Pembelian L9 Lampiran 10 Print Preview Cetak Permohonan Pembelian L10 Lampiran 11 Print Preview Cetak Faktur Pembelian L11 Lampiran 12 Print Preview View Permohonan di Pembelian L12 Lampiran 13 Print Preview Cetak Faktur Pembelian L13 Lampiran 14 Print Preview Pencatatan Barang masuk L14 Lampiran 15 Print Preview History Barang L15 Lampiran 16 Print Preview Retur Barang L16 Lampiran 17 Print Preview Cetak Retur Barang L17 Lampiran 18 Print Preview Pencatatan Barang Keluar L18 Lampiran 19 Print Preview History Barang L19 xxiv

22 Lampiran 20 Print Preview Laporan Pembelian L20 Lampiran 21 Print Preview Laporan Persediaan L21 Lampiran 22 Print Preview Laporan Retur L22 Lampiran 23 Print Preview Laporan History Barang L23 xxv