UNIVERSITAS BINA NUSANTARA. Jurusan Komputerisasi Akuntansi Program Studi Strata-1 Skripsi Sarjana Komputer Semester Ganjil tahun 2007/2008

Transkripsi

1 UNIVERSITAS BINA NUSANTARA Jurusan Komputerisasi Akuntansi Program Studi Strata-1 Skripsi Sarjana Komputer Semester Ganjil tahun 2007/2008 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PEMBELIAN DAN PERSEDIAAN BAHAN BAKU PADA PT. MJPF FARMA INDONESIA NOVY SANDANITA KON SANDRA ESTHER Kelas / Kelompok : 07PAA / 01 Abstrak Tujuan dari penulisan skripsi adalah untuk menganalisis sistem pembelian dan persediaan bahan baku yang berjalan serta mengidentifikasi kebutuhan dan merancang sistem baru sehingga dapat memperbaiki kelemahan yang ditemukan pada PT. MJPF Farma Indonesia. Metodologi penelitian yang digunakan untuk membangun perancangan sistem informasi ini adalah dengan metode analisis, metode perancangan berorientasi objek dan studi kepustakaan. Hasil penelitian yang ingin dicapai adalah agar menghasilkan suatu perancangan sistem informasi akuntansi pembelian dan persediaan bahan baku yang diharapkan dapat membantu perusahaan dalam menghadapi permasalahan sistem yang sedang berjalan. Dari hasil penelitian dapat disimpulkan sistem informasi pembelian dan persediaan bahan baku yang baru membantu dan mempercepat proses pengambilan keputusan oleh pihak manajemen karena laporan yang dihasilkan lebih tepat waktu dan akurat. Dan dengan penggunaan sistem informasi pembelian dan persediaan bahan baku ini diharapkan dapat mengatasi permasalahan yang dihadapi perusahaan selama ini. Kata Kunci Analisis, Perancangan, Sistem Informasi Akuntansi, Pembelian, Persediaan, Bahan Baku iv

2 PRAKATA Dengan kerendahan hati, penulis mengucapkan segala puji dan syukur ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa atas segala bimbingan dan berkat-nya sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini dengan baik dan tepat waktu, di mana skripsi ini merupakan syarat yang harus dipenuhi untuk memperoleh gelar sarjana komputer pada Fakultas Ilmu Komputer Universitas Bina Nusantara. Penulis menerima begitu banyak bimbingan, petunjuk dan dukungan baik secara material dan moril dari berbagai pihak dalam penyusunan skripsi ini. Dan oleh karena itu pada kesempatan ini, penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada : 1. Alm. Ibu Dr. Th Widia Soeryaningsih, Ph.D., selaku mantan Rektor Universitas Bina Nusantara. 2. Bapak Prof. Dr. Gerardus Polla, M.App.Sc., selaku Rektor Universitas Bina Nusantara yang memberikan kesempatan kepada kami untuk menyelesaikan penulisan skripsi ini. 3. Bapak Ir. Sablin Yusuf, M.Sc., M.ComSc., selaku Dekan Fakultas Ilmu Komputer Universitas Bina Nusantara. 4. Ibu Yanti, S.kom., MM., selaku Ketua Jurusan Komputerisasi Akuntansi Universitas Bina Nusantara. 5. Ibu Noerlina, S.Kom., MM., selaku Sekertaris Jurusan Komputerisasi Akuntansi Universitas Bina Nusantara. v

3 6. Ibu Margaretha Endang P, Dra., MM., selaku Dosen Pembimbing yang telah banyak memberi bimbingan, pemahaman dan masukan selama penyusunan skripsi ini. 7. Bapak Min Sen, selaku Manajer PT. MJPF Farma Indonesia yang telah memberi kesempatan dan informasi selama penyusunan skripsi. 8. Ibu Inggrid selaku staff bagian pembelian yang banyak memberikan bantuan dan penjelasan mengenai proses bisnis berjalan perusahaan yang dibutuhkan penulis untuk penyusunan skripsi. 9. Seluruh staff PT. MJPF Farma Indonesia yang telah membantu penulis dalam penyusunan skripsi. 10. Seluruh Dosen Universitas Bina Nusantara yang telah memberikan bekal ilmu pengetahuan. 11. Seluruh anggota keluarga yang telah memberikan dukungan yang sangat besar dalam segala hal. 12. Semua teman dan rekan-rekan lain yang tidak dapat disebutkan satu per satu, yang telah turut memberi dukungan moril dan doa pada penulis selama penyusunan skripsi Akhir kata, penulis berharap skripsi ini dapat bermanfaat bagi pembaca agar mendapatkan sumbangan ide dan masukan yang berarti dari skripsi ini. Jakarta, 9 Januari 2008 Penulis vi

4 DAFTAR ISI Halaman HALAMAN JUDUL LUAR...i HALAMAN JUDUL DALAM...ii HALAMAN PENGESAHAN HARDCOVER...iii ABSTRAK...iv PRAKATA...v DAFTAR ISI...vii DAFTAR TABEL...xii DAFTAR GAMBAR...xiv DAFTAR LAMPIRAN...xviii BAB 1 PENDAHULUAN Latar Belakang...1 Ruang Lingkup...2 Tujuan dan Manfaat...3 Tujuan...3 Manfaat...3 Metodologi Penelitian...4 Sistematika Penulisan...5 BAB 2 LANDASAN TEORI 2.1 Teori Teori Dasar / Umum Pengertian Sistem Pengertian Informasi Pengertian Sistem Informasi...8 vii

5 2.1.4 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Analisa dan Perancangan Sistem UML Pengertian UML Activity Diagram Identifikasi Event Pengertian Workflow Pengertian Activity Diagram Klasifikasi Activity Diagram Simbol Activity Diagram UML Class Diagram Pengertian Class Pengertian Attribut Pengertian Behaviour Pengertian Event Pengertian UML Class Diagram Hubungan-hubungan dalam class diagram Usecase Diagram Pengertian Usecase Pengertian Actor Pengertian Usecase Diagram Simbol Usecase Diagram Rancangan Database Pengertian Rancangan Database...20 viii

6 Tahapan Rancangan Database Rancangan Formulir Pengertian Rancangan Formulir Jenis Tipe Input Form Elemen penting Form Rancangan Layar Pengertian Rancangan Layar Elemen Rancangan Layar Rancangan Laporan Pengertian Rancangan Laporan Elemen Rancangan Laporan Navigation Diagram Teori Khusus Pembelian Pengertian Pembelian Pengertian Sistem Informasi Pembelian Fungsi yang terkait dalam sistem pembelian Dokumen yang digunakan dalam transaksi pembelian Pembelian Just In Time Persediaan Pengertian Persediaan Jenis Persediaan Fungsi Persediaan Metode Pencatatan Persediaan...34 ix

7 Metode Penilaian Persediaan Pengendalian Fisik Terhadap Persediaan Persediaan Just In Time Re-Order Point...38 BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN 3.1 Gambaran Umum Perusahaan Sejarah Perusahaan Visi dan Misi Perusahaan Struktur Organisasi Uraian Tugas, Wewenang dan Tanggung Jawab Sistem Yang Berjalan Prosedur Sistem yang berjalan Prosedur Pembelian pada Sistem Berjalan Prosedur Persediaan pada Sistem Berjalan Overview Activity Diagram Identifikasi Event/Event Table Formulir dan Laporan pada Sistem berjalan Workflow Table Sistem Berjalan Analisis Temuan Hasil Survey Identifikasi Kebutuhan Informasi...92 BAB 4 RANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN 4.1 Narasi (overview) sistem yang diusulkan Prosedur Sistem Pembelian yang Diusulkan...96 x

8 4.1.2 Prosedur Sistem Persediaan yang Diusulkan Overview Activity Diagram sistem yang diusulkan Workflow Tabel sistem yang diusulkan Detail Activity Diagram sistem yang diusulkan UML Class Diagram Usecase Diagram Rancangan Database Rancangan Formulir Rancangan Layar Rancangan Laporan Navigation Diagram Matriks Rencana Penerapan Sistem Matriks Jadwal Pengolahan Data Jadwal Implementasi Matriks Distribusi Laporan Matriks Level Access BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN 5.1 Simpulan Saran DAFTAR PUSTAKA RIWAYAT HIDUP LAMPIRAN xi

9 DAFTAR TABEL Tabel 3.1 Antibiotik Tabel 3.2 Anticocci & Anthelmintik Tabel 3.3 Vitamin Tabel 3.4 Desinfektan Tabel 3.5 Event Table Pembelian dan Persediaan Tabel 3.6 Workflow Table Pembelian dan persediaan Tabel 4.1 Workflow Sistem Yang Diusulkan Tabel 4.2 Rancangan Database Ms Bahan Baku Tabel 4.3 Rancangan Database Ms Supplier Tabel 4.4 Rancangan Database Ms Karyawan Tabel 4.5 Rancangan Database Tr Header Bukti Permintaan Barang Tabel 4.6 Rancangan Database Tr Detil Bukti Permintaan Barang Tabel 4.7 Rancangan Database Tr Header Surat Permintaan Penawaran Harga Tabel 4.8 Rancangan Database Tr Detil Surat Permintaan Penawaran Harga Tabel 4.9 Rancangan Database Tr Header Purchase Order Tabel 4.10 Rancangan Database Tr Detil Purchase Order Tabel 4.11 Rancangan Database Tr Header Bukti Penerimaan Bahan Baku Tabel 4.12 Rancangan Database Tr Detil Bukti Penerimaan Bahan Baku Tabel 4.13 Rancangan Database Tr Header Bukti Pemberitahuan Retur Tabel 4.14 Rancangan Database Tr Detil Bukti Pemberitahuan Retur Tabel 4.15 Rancangan Database Tr Header Surat Retur Pembelian Tabel 4.16 Rancangan Database Tr Detil Surat Retur Pembelian Tabel 4.17 Rancangan Database Tr Header Bukti Pengambilan Bahan Baku Tabel 4.18 Rancangan Database Tr Detil Bukti Pengambilan Bahan Baku Tabel 4.19 Rancangan Database Tr Header Bukti Pengeluaran Bahan Baku xii

10 Tabel 4.20 Rancangan Database Tr Detil Bukti Pengeluaran Bahan Baku Tabel 4.21 Rancangan Database Tr Header Surat Terima Produksi Tabel 4.22 Rancangan Database Tr Detil Surat Terima Produksi Tabel 4.23 Rancangan Database Tr Tanda Terima Faktur Tabel 4.24 Rancangan Database Tr Bukti Pengeluaran Kas Tabel 4.25 Rancangan Database Tr Jurnal Pembelian Tabel 4.26 Matriks Jadwal Pengolahan Data Tabel 4.27 Matriks Jadwal Implementasi Sistem Tabel 4.28 Matriks Distribusi Laporan Tabel 4.29 Matriks Level Akses xiii

11 DAFTAR GAMBAR Gambar 3.1 Struktur Organisasi...44 Gambar 3.2 Overview Activity Diagram Pembelian dan Persediaan Bahan Baku...76 Gambar 4.1 Overview Activity Diagram Sistem Yang Diusulkan Gambar 4.2 Detail Activity Diagram Event Membuat BPB Gambar 4.3 Detail Activity Diagram Event Mengotorisasi BPB Gambar 4.4 Detail Activity Diagram Event Mencetak BPB Gambar 4.5 Detail Activity Diagram Event Membuat SPPH Gambar 4.6 Detail Activity Diagram Event Membuat PO Gambar 4.7 Detail Activity Diagram Event Mengotorisasi PO Gambar 4.8 Detail Activity Diagram Event Mencetak PO Gambar 4.9 Detail Activity Diagram Event Menerima Bahan Baku Gambar 4.10 Detail Activity Diagram Event Membuat BPR Gambar 4.11 Detail Activity Diagram Event Membuat SRP Gambar 4.12 Detail Activity Diagram Event Membuat BPnB Gambar 4.13 Detail Activity Diagram Event Membuat Laporan Pembelian Gambar 4.14 Detail Activity Diagram Event Membuat BPBB Gambar 4.15 Detail Activity Diagram Event Mengeluarkan Bahan Baku Gambar 4.16 Detail Activity Diagram Event Membuat STP Gambar 4.17 Detail Activity Diagram Event Membuat Laporan Persediaan Gambar 4.18 Detail Activity Diagram Event Membuat TTF Gambar 4.19 Detail Activity Diagram Event Membuat BPK Gambar 4.20 Detail Activity Diagram Event Melakukan Pembayaran Gambar 4.21 Detail Activity Diagram Event Membuat Jurnal Pembelian Gambar 4.22 UML Class Diagram Sistem Yang Diusulkan xiv

12 Gambar 4.23 Use Case Diagram Sistem Yang Diusulkan Gambar 4.24 Rancangan Formulir Bukti Permintaan Barang Gambar 4.25 Rancangan Formulir Surat Permintaan Penawaran Harga Gambar 4.26 Rancangan Formulir Purchase Order Gambar 4.27 Rancangan Formulir Bukti Pemberitahuan Retur Gambar 4.28 Rancangan Formulir Surat Retur Pembelian Gambar 4.29 Rancangan Formulir Bukti Penerimaan Bahan Baku Gambar 4.30 Rancangan Formulir Bukti Pengambilan Bahan Baku Gambar 4.31 Rancangan Formulir Bukti Pengeluaran Bahan Baku Gambar 4.32 Rancangan Formulir Surat Terima Produksi Gambar 4.33 Rancangan Formulir Tanda Terima Faktur Gambar 4.34 Rancangan Formulir Bukti Pengeluaran Kas Gambar 4.35 Rancangan Layar Login Gambar 4.36 Rancangan Layar Menu Utama Gambar 4.37 Rancangan Layar Menu Utama File Gambar 4.38 Rancangan Layar Menu Utama View Gambar 4.39 Rancangan Layar Menu Utama Master Gambar 4.40 Rancangan Layar Menu Utama Transaksi Gambar 4.41 Rancangan Layar Menu Utama Laporan Gambar 4.42 Rancangan Layar Menu Utama Jurnal Gambar 4.43 Rancangan Layar Menu Utama Windows Gambar 4.44 Rancangan Layar Menu File Change Password Gambar 4.45 Rancangan Layar Menu ROP Gambar 4.46 Rancangan Layar Menu Message Inbox Gambar 4.47 Rancangan Layar View Inbox Gambar 4.48 Rancangan Layar Menu Master Karyawan Gambar 4.49 Rancangan Layar Menu Master Bahan Baku xv

13 Gambar 4.50 Rancangan Layar Menu Master Supplier Gambar 4.51 Rancangan Layar Menu Transaksi Transaksi Bukti Permintaan Barang Gambar 4.52 Rancangan Layar Menu Transaksi Transaksi Bukti Permintaan Barang Otorisasi Gambar 4.53 Rancangan Layar Menu Transaksi Transaksi Bukti Permintaan Barang Cetak BPB Gambar 4.54 Rancangan Layar Menu Transaksi Transaksi Permintaan Penawaran Harga Gambar 4.55 Rancangan Layar Menu Data Data Permintaan Penawaran Harga Gambar 4.56 Rancangan Layar Menu Transaksi Transaksi Purchase Order Gambar 4.57 Rancangan Layar Menu Data Data Purchase Order Otorisasi Gambar 4.58 Rancangan Layar Menu Data Data Purchase Order Cetak PO..162 Gambar 4.59 Rancangan Layar Menu Transaksi Transaksi Pemberitahuan Retur Gambar 4.60 Rancangan Layar Menu Data Data Pemberitahuan Retur Gambar 4.61 Rancangan Layar Menu Transaksi Transaksi Retur Pembelian Gambar 4.62 Rancangan Layar Menu Transaksi Transaksi Penerimaan Bahan Baku Gambar 4.63 Rancangan Layar Menu Data Data Penerimaan Bahan Baku Gambar 4.64 Rancangan Layar Menu Transaksi Transaksi Pengambilan Bahan Baku Gambar 4.65 Rancangan Layar Menu Data Data Pengambilan Bahan Baku Gambar 4.66 Rancangan Layar Menu Transaksi Transaksi Pengeluaran Bahan Baku Gambar 4.67 Rancangan Layar Menu Data Data Pengeluaran Bahan Baku xvi

14 Gambar 4.68 Rancangan Layar Menu Transaksi Transaksi Terima Produksi Gambar 4.69 Rancangan Layar Menu Transaksi Transaksi Tanda Terima Faktur Gambar 4.70 Rancangan Layar Menu Data Data Tanda Terima Faktur Gambar 4.71 Rancangan Layar Menu Transaksi Transaksi Bukti Pengeluaran Kas Gambar 4.72 Rancangan Layar Menu Laporan Laporan Pembelian Gambar 4.73 Rancangan Layar Menu Laporan Laporan Persediaan Gambar 4.74 Rancangan Layar Menu Laporan Laporan Retur Gambar 4.75 Rancangan Layar Menu Laporan Laporan Penggunaan Bahan Baku Gambar 4.76 Rancangan Layar Menu Laporan Laporan Pengeluaran Kas Gambar 4.77 Rancangan Layar Menu Jurnal Jurnal Gambar 4.78 Rancangan Laporan Pembelian Berdasarkan Bahan Baku Gambar 4.79 Rancangan Laporan Pembelian Berdasarkan Purchase Order Gambar 4.80 Rancangan Laporan Pembelian Berdasarkan Supplier Gambar 4.81 Rancangan Laporan Persediaan Bahan Baku Gambar 4.82 Rancangan Laporan Persediaan Berdasarkan Kategori Gambar 4.83 Rancangan Laporan Retur Pembelian Berdasarkan Bahan Baku Gambar 4.84 Rancangan Laporan Retur Pembelian Berdasarkan Supplier Gambar 4.85 Rancangan Laporan Penggunaan Bahan Baku Gambar 4.86 Rancangan Laporan Pengeluaran Kas Gambar 4.87 Rancangan Jurnal Umum Gambar 4.87 Rancangan Jurnal Khusus Pembelian Gambar 4.88 Navigation Diagram xvii

15 DAFTAR LAMPIRAN Dokumen Bon Permintaan Barang (Sistem Berjalan)...L 1 Dokumen Purchase Order (Sistem Berjalan)...L 2 Dokumen Bukti Penerimaan Barang (Sistem Berjalan)...L 3 Dokumen Tanda Terima (Sistem Berjalan)...L 4 Dokumen Form Pembayaran (Sistem Berjalan)...L 5 Dokumen Bukti Pengeluaran Bank (Sistem Berjalan)...L 6 Dokumen Surat Jalan dari supplier(sistem Berjalan)...L 7 Dokumen Faktur dari supplier (Sistem Berjalan)...L 8 Dokumen Laporan Pembelian (Sistem Berjalan)...L 9 Dokumen Laporan Pengeluaran Bank (Sistem Berjalan)...L 10 Dokumen Laporan Produksi (Sistem Berjalan)...L 11 Dokumen Jurnal Pembelian (Sistem Berjalan)...L 12 Dokumen Cetak Bukti Permintaan Bahan Baku Sistem Usulan...L 13 Dokumen Cetak Surat Permintaan Penawaran Harga Sistem Usulan...L 14 Dokumen Cetak Purchase Order (khusus untuk Bagian Gudang) Sistem Usulan...L 15 Dokumen Cetak Purchase Order Sistem Usulan...L 16 Dokumen Cetak Surat Retur Pembelian Sistem Usulan...L 17 Dokumen Cetak Bukti Penerimaan Barang Sistem Usulan...L 18 Dokumen Cetak Bukti Pengambilan Bahan Baku Sistem Usulan...L 19 Dokumen Cetak Bukti Pengeluaran Bahan Baku Sistem Usulan...L 20 Dokumen Cetak Surat Terima Produksi Sistem Usulan...L 21 Dokumen Cetak Tanda Terima Faktur Sistem Usulan...L 22 Dokumen Cetak Bukti Pengeluaran Kas Sistem Usulan...L 23 Dokumen Cetak Laporan Pembelian Berdasarkan Bahan Baku Sistem Usulan...L 24 Dokumen Cetak Laporan Pembelian Berdasarkan Supplier Sistem Usulan...L 28 Dokumen Cetak Laporan Pembelian Berdasarkan No PO Sistem Usulan...L 31 Dokumen Cetak Laporan Persediaan Berdasarkan Bahan Baku Sistem Usulan...L 34 Dokumen Cetak Laporan Persediaan Berdasarkan Kategori Sistem Usulan...L 35 Dokumen Cetak Laporan Penggunaan Bahan Baku Sistem Usulan...L 36 xviii

16 Dokumen Cetak Laporan Retur Berdasarkan Bahan Baku Sistem Usulan...L 38 Dokumen Cetak Laporan Retur Berdasarkan Supplier Sistem Usulan...L 41 Dokumen Cetak Laporan Pengeluaran Kas Sistem Usulan...L 44 Dokumen Cetak Jurnal Umum Sistem Usulan...L 46 Dokumen Ctak Jurnal Khusus Pembelian Sistem Usulan...L 49 xix