UNIVERSITAS BINA NUSANTARA ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI JASA EKSPEDISI PADA PT. GANDA EXPRESS PRATAMA

Transkripsi

1 UNIVERSITAS BINA NUSANTARA Jurusan Komputerisasi Akuntansi Program Studi Sistem Informasi Skripsi Sarjana Komputer Semester Genap tahun 2007/2008 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI JASA EKSPEDISI PADA PT. GANDA EXPRESS PRATAMA Ignatius Rommy Yudhistira Adji Prabowo Kelas / Kelompok : 08PAA / 9 Abstrak Tujuan penelitian skripsi ini ialah menganalisis sistem informasi akuntansi jasa ekspedisi pada PT. Ganda Express Pratama untuk mengidentifikasi masalah-masalah yang timbul dari sistem ini, kemudian merancang sebuah sistem informasi yang dapat mengatasi masalah-masalah tersebut. Metode penelitian yang dilakukan adalah metode analisis dan perancangan. Dalam analisis dilakukan survey atas sistem yang berjalan guna mendapatkan data-data yang diperlukan. Dalam perancangan dilakukan pembuatan UML class diagram, overview diagram, detailed activity diagram, use case diagram, workflow table, report. Hasil dari analisis tersebut kemudian digunakan untuk merancang sistem informasi penjualan jasa secara tunai atau kredit dan penerimaan kas yang diusulkan. Hasil yang dicapai ialah adanya sistem informasi penjualan jasa secara tunai atau kredit dan penerimaan kas yang mampu mendukung aktivitas operasional perusahaan serta mengatasi masalah-masalah yang timbul pada sistem yang berjalan. Simpulannya adalah sistem informasi penjualan jasa dan penerimaan kas dapat mendukung pihak manajemen perusahaan dalam memperoleh informasi yang diperlukan dengan cepat dan akurat serta penyajian laporan-laporan untuk membantu manajer dalam pengambilan keputusan. Kata Kunci Analisis, Perancangan, Sistem Informasi Akuntansi, Jasa Ekspedisi vi

2 PRAKATA Pertama-tama kami mengucap syukur kepada Tuhan Yang Maha Esa, atas berkat dan bimbingan-nya sehingga kami berhasil menyelesaikan skripsi ini. Penulisan skripsi ini sebagai syarat dalam menyelesaikan program pendidikan Strata 1 jurusan Komputerisasi Akuntansi di Universitas Bina Nusantara. Dalam menyelesaikan skripsi ini, kami banyak mendapat bantuan dalam menghadapi permasalahan, baik berupa bimbingan, saran, kritik, doa, maupun bantuan moral. Oleh karena itu, perkenankanlah kami untuk mengucapkan terima kasih kepada pihak pihak yang telah membantu dan berperan dalam penyusunan skripsi ini, yaitu kepada : 1. Alm. Ibu Dr.Th. Widya Soeryaningsih, selaku mantan Rektor Universitas Bina Nusantara. 2. Bapak Prof. Dr. Drs. Gerardus Polla, M.App.Sc., selaku Rektor Universitas Bina Nusantara yang telah memberikan kesempatan kepada kami untuk menyusun skripsi ini. 3. Bapak Ir. Sablin Yusuf, M.Sc., M.Comp.Cm., Dekan Fakultas Ilmu Komputer Universitas Bina Nusantara. 4. Ibu Yanti, S.Kom., MM, selaku Ketua Program Studi Jurusan Komputer Universitas Bina Nusantara. 5. Ibu Nelly, S.Kom., MM, selaku wakil rektor II Universitas Bina Nusantara merangkap dosen pembimbing kami, yang telah meluangkan banyak waktu untuk memberikan pengarahan dan saran dalam penulisan skripsi ini. vii

3 6. Dosen dosen Universitas Bina Nusantara yang telah mengajar dan memberikan banyak ilmu pengetahuan. 7. Bapak Sugiarto, selaku direktur utama dari PT. Ganda Express Pratama yang telah memberikan kesempatan untuk melakukan survey di PT. Ganda Express Pratama sehingga penulisan skripsi ini dapat diselesaikan. 8. Segenap karyawan PT. Ganda Express Pratama yang telah mengijinkan dan membantu memberikan informasi-informasi yang sangat berguna dalam penyusunan skripsi ini. 9. Seluruh keluarga penulis yang telah memberikan dukungan materiil dan moril kepada kami sejak awal perkuliahan sampai akhir penyelesaian skripsi ini. 10. Teman teman kelas skripsi 08 PAA yang telah memberikan saran yang berguna dalam usaha penyelesaian skripsi ini. 11. Semua pihak yang tidak dapat disebutkan satu persatu yang telah membantu dengan memberikan dorongan, saran, serta kritik yang membangun.. Skripsi ini masih jauh dari sempurna, masih banyak kekurangan dalam skripsi ini yang disebabkan oleh keterbatasan penulis, oleh sebab itu kritik dan saran yang membangun amat diharapkan. Semoga Skripsi ini dapat bermanfaat bagi para pembacanya. Jakarta, Juni 2008 Penulis viii

4 DAFTAR ISI Halaman Judul Luar...i Halaman Judul Dalam...ii Halaman Persetujuan Hard Cover...iii Halaman Pernyataan Dewan Penguji...iv Abstrak...vi Prakata...vii Daftar Isi...ix Daftar Tabel...xvi Daftar Gambar...xviii Daftar Lampiran...xxiv BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Ruang Lingkup Tujuan dan Manfaat Metodologi Penelitian Sistematika Penulisan... 5 BAB 2 LANDASAN TEORI 2.1 Sistem Informasi Akuntansi Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Komponen Sistem Informasi Akuntansi... 9 ix

5 2.1.3 Penggunaan Sistem Informasi Akuntansi Analisis dan Perancangan Sistem Analisis Sistem Pengertian Analisis Sistem Perancangan Sistem Pengertian Perancangan Sistem Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Berorientasi Objek Event Unified Modelling Language (UML) Activity Diagram Komponen pada Activity Diagram Jenis / Tipe Activity Diagram Langkah-langkah dalam membuat Overview Activity Diagram Langkah-langkah dalam membuat Detailed Activity Diagram Class Diagram Langkah-langkah Pengembangan Class Diagram Database Pengertian Database Komponen Sistem Database Struktur Data x

6 Relation Database Perancangan Database Use Case Diagram Navigation Diagram Formulir Laporan Jaringan Jenis-jenis Perusahaan Jenis-jenis Perusahaan Karakteristik Perusahaan Jasa yang Baik Penjualan Kredit Pengertian Penjualan Kredit Fungsi yang terkait dalam Penjualan Kredit Prosedur Penjualan Kredit Informasi yang diperlukan oleh Manajemen dalam Penjualan Kredit Standar Kredit Piutang Dagang Pengertian Piutang Dagang Informasi yang diperlukan oleh Manajemen dalam Piutang Dagang Akuntansi untuk Perusahaan Jasa Proses Akuntansi pada Perusahaan Jasa xi

7 2.9.2 Transaksi dan Pencatatan Akuntansi pada Perusahaan Jasa Arus Transaksi Bisnis Jurnal Jenis-jenis Jurnal Catatan Akuntansi pada Perusahaan Jasa Freight Forwarder / Jasa Ekspedisi Pengangkutan Barang Pengertian Freight Forwarder Pengendalian Internal Pengertian Pengendalian Internal Tujuan Pengendalian Internal Unsur-unsur Pengendalian Internal...66 BAB 3 ANALISIS SISTEM BERJALAN 3.1 Gambaran Umum Perusahaan Sejarah Perusahaan Struktur Organisasi Perusahaan Pembagian Tugas, Tanggung Jawab, dan Wewenang Visi dan Misi Perusahaan Sistem yang Berjalan Prosedur Prosedur Penjualan Jasa secara Tunai Prosedur Penjualan Jasa secara Kredit Rich Picture xii

8 Rich Picture Penjualan Jasa secara Tunai Rich Picture Penjualan Jasa secara Kredit Identifikasi Event Event Tabel Penjualan Jasa secara Tunai Event Tabel Penjualan Jasa secara Kredit Overview Activity Diagram Overview Activity Diagram Prosedur Penjualan Jasa secara Tunai Overview Activity Diagram Prosedur Penjualan Jasa secara Kredit Workflow Table Workflow Table Penjualan Jasa secara Tunai Workflow Table Penjualan Jasa secara Kredit Formulir dan Laporan pada Sistem yang Berjalan Formulir pada Sistem yang Berjalan Laporan pada Sistem yang Berjalan Analisis Temuan Hasil Survey Identifikasi Kebutuhan Informasi BAB 4 RANCANGAN SISTEM YANG DI USULKAN 4.1 Overview Prosedur Penjualan Jasa secara Tunai yang diusulkan Prosedur Penjualan Jasa secara Kredit yang diusulkan Struktur Organisasi yang diusulkan xiii

9 4.3 Event Table Event Table Penjualan Jasa secara Tunai Event Table Penjualan Jasa secara Kredit Overview Activity Diagram Overview Activity Diagram Penjualan Jasa secara Tunai Overview Activity Diagram Penjualan Jasa secara Kredit Workflow Table Workflow Table Penjualan Jasa secara Tunai Workflow Table Penjualan Jasa secara Kredit Detailed Activity Diagram Detailed Activity Diagram Penjualan Jasa secara Tunai Detailed Activity Diagram Penjualan Jasa secara Kredit Rancangan Database UML Class Diagram Struktur Data Use Case Diagram Navigation Diagram Navigation Diagram per Bagian Rancangan dan Tampilan Layar Rancangan Formulir xiv

10 4.12 Rancangan Laporan Matriks Rencana Penetapan Sistem Matriks Jadwal Pengolahan Data Matriks Distribusi Laporan Matriks Level Akses Rencana Implementasi Jadwal Implementasi Hardware dan Software yang diusulkan Hardware yang diperlukan Software yang diperlukan BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN 5.1 Simpulan Saran DAFTAR PUSTAKA RIWAYAT HIDUP LAMPIRAN-LAMPIRAN... L1 SURAT SURVEI xv

11 DAFTAR TABEL Tabel 3.1 Event tabel Penjualan Jasa secara Tunai Tabel 3.2 Event tabel Penjualan Jasa secara Kredit Tabel 3.3 Workflow tabel Penjualan Jasa secara Tunai Tabel 3.4 Workflow tabel Penjualan Jasa secara Kredit Tabel 4.1 Event Table Penjualan Jasa secara Tunai Usulan Tabel 4.2 Event Table Penjualan Jasa secara Kredit Usulan Tabel 4.3 Workflow Table Penjualan Jasa secara Tunai Usulan Tabel 4.4 Workflow Table Penjualan Jasa secara Kredit Usulan Tabel 4.5 File Master Karyawan Tabel 4.6 File Master Pelanggan Tabel 4.7 File Master Tujuan Tabel 4.8 File Transaksi Order Header Table 4.9 File Transaksi Order Detail Table 4.10 File Transaksi SMU Header Table 4.11 File Transaksi SMU Detail Table 4.12 File Master Term Table 4.13 File Master Piutang Table 4.14 File Master Jurnal Pendapatan Table 4.15 File Master Jurnal Penerimaan Table 4.16 File Transaksi Bayar Piutang Tabel 4.17 Matriks Jadwal Pengolahan Data Tabel 4.18 Matriks Distribusi Laporan xvi

12 Tabel 4.19 Matriks Level Akses Tabel 4.20 Jadwal Implementasi xvii

13 DAFTAR GAMBAR Gambar 2.1 Solid circle Gambar 2.2 Rounded rectangle Gambar 2.3 Continuous lines Gambar 2.4 Document Gambar 2.5 Dotted line with arrow Gambar 2.6 Table Gambar 2.7 dotted lines Gambar 2.8 bull s-eye Gambar 2.9 Class Gambar 2.10 Class Diagram dengan hubungan Generalization Gambar 2.11 Class Diagram dengan hubungan Aggregation Gambar 2.12 Class Diagram dengan hubungan Association Gambar 2.13 Notasi UML untuk Use Case Gambar 2.14 Notasi UML untuk Actor Gambar 2.15 Notasi UML untuk Communication Association Gambar 2.16 Topologi Star Network Gambar 2.17 Topologi Bus Network Gambar Topologi Ring Network Gambar 2.19 Topologi Hierarchichal Network Gambar 2.20 Topologi Hybrid Network Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. GANDA EXPRESS PRATAMA Gambar 3.2 Rich Picture Penjualan Jasa secara Tunai xviii

14 Gambar 3.3 Rich Picture Penjualan Jasa secara Kredit Gambar 3.4 Overview Activity Diagram Prosedur Penjualan Jasa secara Tunai Gambar 3.5 Overview Activity Diagram Prosedur Penjualan Jasa secara Kredit Gambar 4.1 Struktur Organisasi yang Diusulkan Gambar 4.2 Overview Activity Diagram Penjualan Jasa secara Tunai Usulan Gambar 4.3 Overview Activity Diagram Penjualan Jasa secara Kredit Usulan Gambar 4.4 Detailed Activity Diagram Menerima Order Pengiriman Gambar 4.5 Detailed Activity Diagram Mengepak Barang Gambar 4.6 Detailed Activity Diagram Mengirim Paket ke Bandara Keberangkatan. 143 Gambar 4.7 Detail Activity Diagram Mengambil Paket di Bandara Tujuan Gambar 4.8 Detailed Activity Diagram Mengirim Barang ke Penerima Gambar 4.9 Detail Activity Diagram Membuat Laporan Penerimaan Kas Harian Gambar 4.10 Detail Activity Diagram Membuat Laporan Manifest Harian Gambar 4.11 Detail Activity Diagram Membuat Laporan Penjualan Muatan Mingguan Gambar 4.12 Detail Activity Diagram Melakukan Pembayaran Penjualan Muatan Gambar 4.13 Detail Activity Diagram Membuat Laporan Penerimaan Kas dan Jurnal Gambar 4.14 Detail Activity Diagram Memeriksa Laporan penerimaan kas, Laporan penjualan muatan, dan Jurnal Gambar 4.15 Detail Activity Diagam Menerima Permohonan Kredit Pelanggan Gambar 4.16 Detail Activity Diagam Menerima Order Penerima Gambar 4.17 Detailed Activity Menerima Order Penerima xix

15 Gambar 4.18 Detail Activity Diagram Mengirim Paket Ke Bandara Keberangkatan Gambar 4.19 Detailed Activity Diagram Mengambil Paket di Bandara Tujuan Gambar 4.20 Detailed Activity Diagram Mengirim Barang ke Penerima Gambar 4.21 Detailed Activity Diagram Membuat Laporan Penerimaan Kas Harian Gambar 4.22 Detailed Activity Diagram Membuat Laporan Manifest Harian Gambar 4.23 Detail Activity Diagram Melakukan Perhitungan Piutang Gambar 4.24 Detail Activity Diagram Melakukan Penagihan Gambar 4.25 Detail Activity Diagram Mengupdate Piutang Pelanggan Gambar 4.26 Detail Activity Diagram Membuat Laporan Piutang dan Laporan Penerimaan Piutang Gambar 4.27 Detail Activity Diagram Membuat Laporan Penjualan Muatan Mingguan Gambar 4.28 Detail Activity Diagram Melakukan Pembayaran Muatan Gambar 4.29 Detail Activity Diagram Membuat Laporan Penerimaan Kas dan Jurnal Gambar 4.30 Detail Activity Diagram Memeriksa Laporan penerimaan kas, Laporan piutang dan penerimaan piutang, Laporan penjualan muatan, dan Jurnal Gambar 4.31 UML Class Diagram Gambar 4.32 Use Case Diagram Gambar 4.33 Navigation Diagram Utama Gambar 4.34 Navigation Diagram Bagian Kasir xx

16 Gambar 4.35 Navigation Diagram Bagian Operasional Gambar 4.36 Navigation Diagam Bagian Akuntansi Gambar 4.37 Navigation Diagram Bagian Keuangan Gambar 4.38 Rancangan Layar Login Gambar 4.39 Tampilan Layar Login Gambar 4.40 Rancangan Layar Menu Gambar 4.41 Tampilan Layar Menu Gambar 4.42 Rancangan Layar Data Pelanggan Gambar 4.43 Tampilan Layar Data Pelanggan Gambar 4.44 Rancangan Layar Daftar atau Ubah Data Pelanggan Gambar 4.45 Tampilan Layar Daftar atau Ubah Data Pelanggan Gambar 4.46 Racangan Layar Tujuan Pengiriman Gambar 4.47 Tampilan Layar Tujuan Pengiriman Gambar 4.48 Rancangan Layar Data Karyawan Gambar 4.49 Tampilan Layar Data Karyawan Gambar 4.50 Rancangan Layar Daftar / ubah data Karyawan Gambar 4.51 Tampilan Layar Daftar / ubah data Karyawan Gambar 4.52 Rancangan Layar Surat Tanda Terima Gambar 4.53 Tampilan Layar Surat Tanda Terima Gambar 4.54 Rancangan Layar Surat Muatan Udara Gambar 4.55 Tampilan Layar Surat Muatan Udara Gambar 4.56 Rancangan Layar Penerimaan Barang Gambar 4.57 Tampilan Layar Penerimaan Barang Gambar 4.58 Rancangan Layar Laporan Status Surat Tanda Terima xxi

17 Gambar 4.59 Tampilan Layar Laporan Status Surat Tanda Terima Gambar 4.60 Rancangan Layar Laporan Surat Muatan Udara Gambar 4.61 Tampilan Layar Laporan Surat Muatan Udara Gambar 4.62 Rancangan Layar Laporan Manifest Gambar 4.63 Tampilan Layar Laporan Manifest Gambar 4.64 Rancangan Layar Laporan Piutang Gambar 4.65 Tampilan Layar Laporan Piutang Gambar 4.66 Rancangan Layar Penerimaan Piutang Gambar 4.67 Tampilan Layar Penerimaan Piutang Gambar 4.68 Rancangan Layar Laporan Penerimaan Piutang Gambar 4.69 Tampilan Layar Penerimaan Piutang Gambar 4.70 Rancangan Layar Surat Penagihan Piutang Gambar 4.71 Tampilan Layar Surat Penagihan Piutang Gambar 4.72 Rancangan Layar Jurnal Gambar 4.73 Tampilan Layar Jurnal Gambar 4.74 Rancangan Layar Cek Status STT Gambar 4.75 Tampilan Layar Cek Status STT Gambar 4.76 Rancangan LayarLaporan STT per Tujuan Gambar 4.77 Tampilan Layar Laporan STT per Tujuan Gambar 4.78 Rancangan Layar Laporan Penerimaan Kas per Periode Gambar 4.79 Tampilan Layar Laporan Penerimaan Kas per Periode Gambar 4.80 Rancangan Layar Laporan Penerimaan Kas per Pelanggan Gambar 4.81 Tampilan Layar Laporan Penerimaan Kas per Pelanggan xxii

18 Gambar 4.82 Formulir STT.202 Gambar 4.83 Formulir Manifest Gambar 4.84 Formulir Surat Penagihan Piutang Gambar 4.85 Laporan Penerimaan Kas per Periode Gambar 4.86 Laporan Penerimaan Kas per Pelanggan Gambar 4.87 Laporan Manifest Gambar 4.88 Laporan Piutang per Pelanggan Gambar 4.89 Laporan Piutang per Periode Gambar 4.90 Laporan Penjualan Muatan Gambar 4.91 Laporan STT per Tujuan Gambar 4.92 Laporan Status STT per Periode Gambar 4.93 Laporan Status STT per Pelanggan Gambar 4.94 Laporan Status STT sudah dikirim per Pelanggan Gambar 4.95 Laporan Status STT Belum Dikirim per Pelanggan Gambar 4.96 Laporan Status STT Sudah Diterima per Pelanggan Gambar 4.97 Laporan Status STT Belum Diterima per Pelanggan Gambar 4.98 Laporan Status STT Lunas per Pelanggan Gambar 4.99 Laporan Status STT Belum Lunas per Pelanggan Gambar Laporan Status STT Tunai per Pelanggan Gambar Laporan Status STT Kredit per Pelanggan Gambar Laporan Penerimaan Piutang Gambar Jurnal Penerimaan Kas Gambar Jurnal Pendapatan xxiii

19 DAFTAR LAMPIRAN Surat Tanda Terima tuna...l1 Surat Tanda Terima kredit... L2 Surat Muatan Udara kosong... L3 Surat Muatan Udara isi... L4 Daftar Tarif... L5 Manifest... L6 Laporan Penjualan Muatan... L7 Laporan Penjualan Muatan... L8 Bukti pembayaran dari Merpati... L9 Contoh Field Laporan Piutang Dagang & Laporan Penerimaan Piutang... L10 Surat Penagihan Piutang... L11 Laporan Peneriman Kas per Periode (01/05/ /05/2008)... L12 Laporan Penerimaan Kas per Pelanggan (01/05/ /05/2008)... L14 Laporan Manifest (01/05/ /05/2008)... L16 Laporan Penjualan Muatan (01/05/ /05/2008)... L18 Laporan Piutang per Periode (01/05/ /05/2008)... L20 Laporan Piutang per Pelanggan... L21 Laporan Penerimaan Piutang per Periode (01/05/ /05/2008)... L22 Laporan STT per Tujuan (01/05/ /05/2008)... L23 Jurnal Penerimaan Kas (01/05/ /05/2008)... L25 Jurnal Pendapatan (01/05/ /05/2008)... L28 Laporan Status STT Tunai... L29 xxiv

20 Laporan Status STT Kredit... L31 Laporan Status STT Lunas... L33 Laporan Status STT belum Lunas... L36 Laporan Status STT sudah Dikirim... L37 Laporan Status STT belum Dikirim... L40 Laporan Status STT sudah Diterima... L41 Laporan Status STT belum Diterima... L44 Laporan Status STT per Pelangggan... L45 Laporan Status STT per Periode (01/05/ /05/2008)... L46 Surat Tanda Terima... L49 Manifest... L50 Surat Penagihan Piutang... L51 Rincian Surat Tanda Terima... L52 xxv