Perbaikan Sistem Persediaan Tinta Fotokopi di CV. NEC, Surabaya

Transkripsi

1 Perbakan Sstem Persedaan Tnta Fotokop d CV. NEC, Surabaya Indr Hapsar, Jerry Agus Arlanto, dan Albert Sutanto Teknk Industr Unverstas Surabaya Jl. Raya Kalrungkut Surabaya Emal: ndr@ubaya.ac.d Abstrak CV. Never Endng Coper memlk tga ens gudang yatu gudang sparepart, gudang mesn fotocopy dan gudang toner yang menympan 9 ens toner. Permasalahan pada gudang toner adalah serng teradnya kekurangan persedaan atau kelebhan persedaan pada produk toner yang mengakbatkan perusahaan mengalam kerugan akbat lost sales atau over stock. Untuk mengatas permasalahan yang dhadap perusahaan maka dlakukan perbandngan total nventory cost antara metode awal perusahaan dengan metode usulan yang menggunakan Fxed Order Quantty Mult-tem Sngle Suppler untuk perode yang sama. Hasl perbandngan menunukkan dengan metode usulan terad penghematan baya persedaan sebesar Rp ,- atau sebesar 62,07%. Langkah berkutnya adalah menyusun rencana persedaan pada perode selanutnya dengan melakukan peramalan, menentukan umlah pemesanan optmal,menghtung safety stock sehngga dperoleh batas reorder pont yang sesua bag perusahaan. Keyword : Fxed Order Quantty, Mult-tem Sngle Suppler, Safety Stock Abstract CV. Never Endng Coper has three warehouses for photocopy spare parts, used photocopy machnes and photocopy toners. The owner always orders products wthout good consderaton that makes overstock and stock out. Product supply comes from some supplers, whch a suppler can supply some products. To solve these problems, t was needed to compare the total nventory cost between company s method and appled probablstc nventory method. FOQ Mult-tem Sngle Suppler wll be used and the cost wll be compare for the same hstorc perod. Comparson s result show the appled probablstc nventory method more cost effcent, t was showed by savng n total nventory cost about Rp ,- or n percentage 62,07%. Savng can be acheved because order cost n Mult-tem Sngle Suppler s mnmzed. Next step was plan nventory method for the next perod by forecastng, takng decson for the optmal order quantty and safety stock, whch wll be ganed reorder pont for the company. Keyword : Fxed Order Quantty, Mult-tem Sngle Suppler, Safety Stock 1. Pendahuluan CV. Never Endng Coper (NEC) adalah perusahaan dstrbutor yang bergerak dalam bdang mesn fotokop bekas (rekonds), penualan sparepart, dan tnta fotokop serta menerma servce bag mesn fotokop yang rusak. CV. NEC menyedakan sektar 1300 ens spare part mesn yang dsmpan dalam gudang spare part. Adapun gudang tnta saat n memlk persedaan 9 ens tnta yang berbeda, dengan total persedaan mencapa 2-3 ton. Permasalahan yang serng terad pada gudang tnta n adalah perusahaan kurang memperhatkan poss umlah stock toner dan tdak memperhtungkan lead tme datangnya toner dar suppler. Hal n mengakbatkan persedaan perusahaan menad kosong dalam beberapa har sehngga perusahaan mengalam banyak kerugan akbat lost sales. Perusahaan menyadar akan perlunya suatu sstem persedaan agar kerugan perusahaan akbat lost sales dan overstock dapat dtekan.

2 2. Kaan Lteratur dan Metodolog Persedaan (Tersne, 1994) merupakan sumber daya yang palng pentng bag suatu perusahaan, karena persedaan tu dgunakan untuk mengantspas fluktuas permntaan pada masa yang akan datang. Adapun komponen-komponen dar baya yang berkatan dengan sstem persedaan adalah baya pembelan (purchased cost), baya pemesanan (order cost), baya penympanan (holdng cost), dan baya kekurangan bahan (stockout cost). Baya pembelan adalah baya yang dkeluarkan untuk melakukan pembelan. Data harga bel untuk masng-masng ens nventory dperoleh dar data harga bel untuk pembelan 9 ens toner kepada phak suppler selama bulan Oktober September Sedangkan baya pemesanan merupakan baya yang harus dkeluarkan oleh perusahaan setap kal melakukan pemesanan. Pemesanan kepada suppler dapat dlakukan setap saat melalu telepon apabla perusahaan membutuhkan barang tersebut. Dar hasl wawancara dengan pemlk CV. NEC dperoleh persentase baya smpan selama n berupa bunga deposto sebesar 7 % (Oktober 2008) dan bunga mplst yang berasal dar depresas bangunan gudang sebesar 3,94 %, sehngga total persentase baya smpan adalah 10,94 %. Menurut Slver & Peterson (1998), ada beberapa model persedaan yang dapat dgunakan, salah satunya adalah model persedaan dengan menggunakan Mult-Item Sngle Suppler, yatu metode untuk menentukan waktu pemesanan dar barang-barang yang hendak dpasok d gudang serta umlah pemesanan yang ekonoms. Jka nterval waktu antar pemesanan bersama Mult-tem, T, dan menggunakan kelpatan nteger, m, terhadap nterval waktu T untuk masng-masng ens produk, maka umlah pemesanan Q untuk ens produk dengan lau permntaan R per perode, adalah: Q RmT (1) Total nventory relevan per perode dapat dnyatakan sebaga berkut: n c C n 1 m P FRmT TRC( t, m ' s) (2) T 1 2 Baya pemesanan gabungan yang dlakukan setap nterval waktu T adalah C, sedangkan baya pesan untuk masng-masng ens produk yang terad setap nterval waktu m T adalah c. P adalah harga bel per unt dan F adalah fraks baya smpan per unt per tahun. Konds optmal dperoleh dengan melakukan dervarf total baya nventory relevan terhadap nterval waktu pemesanan gabungan, T, dan tetapkan sama dengan nol, sehngga untuk mendapatkan T optmal sebaga berkut: n c 2 C 1 m T * ( m ' s) (3) n F P R m Dengan mensubttus nterval waktu pemesanan gabungan ke fungs total baya nventory relevan, maka akan menghaslkan mnmum total baya nventory relevan. 1 Tugas Akhr Teknk Industr Unverstas Surabaya

3 n n c TCR( m ' s) 2 C F P Rm (4) 1 m 1 Selanutnya perlu dtentukan besarnya m untuk masng-masng ens produk yang dapat c Pk Rk memnmalkan TRC(m s). Pada nla raso m terhadap m k, ka, maka nla P R c m akan lebh kecl dar nla m k. Oleh karena tu untuk ens produk yang memlk nla c terkecl, akan memlk nla m terkecl pula. Dalam hal n, nla m dbatas harus P R nteger, sehngga memungknkan akan terdapat beberapa ens produk dengan nla m = 1. c Jka ens produk 1 memlk nla terkecl, maka m = 1 dan untuk ens produk yang P R lan, m c P R P1 R1 C c 1 ; 2,3,..., n. (5) Karena ada constrant yang mengharuskan adanya mnmum order, maka ada perubahan mengena perhtungan formulas Q dengan mengambl nla m dar hasl teras Solver.xla. Formulas awal : Q RmT (6) Constrant : Q mnmum order Dengan mempertmbangkan keberadaan persedaan awal (I 0 ), maka dapat dcar Q dengan mempertmbangkan mnmum order atau Q adust Q adust R I m T 0 (7) Karena adanya perubahan formulas dar Q RmT menad Qadust maka formulas total relevan cost menad: n c C n Q 1 m adust TRC P F T (8) 1 2 Safety stock menurut Slver & Peterson (1998), merupakan persedaan lebh yang dsmpan untuk mengantspas teradnya kekurangan karena adanya gangguan (fluktuas) yang terad secara acak. Safety stock dperlukan karena peramalan atau estmas kurang sempurna dan suppler serngkal gagal dalam mengrmkan produknya tepat waktu, sehngga seharusnya safety stock dapat menanggung konds lau kebutuhan yang lebh tngg dar predks dan keterlambatan pengrman barang. Dstrbus Normal, Posson, dan Eksponensal Negatf merupakan dstrbus probabltas yang palng umum untuk menggambarkan permntaan. Jka permntaan danggap kontnu, maka dstrbus yang palng serng dgunakan adalah dstrbus Normal. Reorder pont dapat dperoleh dengan formulas berkut: B M SS M z. = reorder pont dalam unt (9) M Dmana M adalah rata-rata permntaan selama lead tme dalam unt, SS merupakan safety stock dalam unt, z adalah devas normal standar, dan M merupakan standar devas permntaan selama lead tme. k Tugas Akhr Teknk Industr Unverstas Surabaya

4 Pada umumnya perusahaan tdak mengetahu besarnya baya kekurangan atau merasa sangat kesultan untuk mengestmasnya. Pada konds n, basanya phak manaemen menetapkan tngkat pelayanan (servce level) untuk menentukan besarnya reorder pont. Tngkat pelayanan menunukkan kemampuan memenuh permntaan dar persedaan yang terseda, atau dengan beberapa cara lannya. Umumnya ada dua tngkat pelayanan yang dgunakan, yatu pelayanan per sklus pemesanan dan pelayanan per unt permntaan. Tngkat pelayanan berdasarkan unt yang dbutuhkan menunukkan persentase permntaan yang akan dpenuh dan mengnkan perlakuan yang seragam untuk produk yang berbeda. Tngkat pelayanan per unt untuk kasus backorder: EM B Sl u 1 (10) Q EM B M E( z) (11) Tngkat pelayanan per unt per permntaan untuk kasus lost sales: EM B Sl u 1 (12) Q EM B Oleh karena umlah pemesanan Q pada umumnya auh lebh besar dar pada ekspektas umlah unt kekurangan selama sklus pemesanan E(M>B), maka hasl dar formulas untuk kasus lost sales tdak auh berbeda dbandngkan dengan pada kasus backorder. Baya kekurangan merupakan komponen baya persedaan yang palng sult untuk dtentukan. Baya kekurangan mungkn dapat dakbatkan oleh backorder atau lost sales, dan dapat dnyatakan dalam per unt atau per keadan, atau dasar yang lannya. Pada dstrbus permntaan selama lead-tme adalah kontnu, ekspektas total baya safety stock per tahun dapat dnyatakan sebaga berkut: R TC SS H ( B M ) A E( M B) (13) Q HQ dengan nla P( M B) (14) AR A adalah baya backorder per unt. Pada kasus lost sales, semua unt kekurangan tdak akan dpenuh. Rata-rata umlah sklus per R R tahun tdak lag tetap dmana E(M>B) adalah ekspektas dar umlah Q Q E( M B) unt kekurangan per sklus pemesanan. Basanya E(M>B) relatf sangat kecl dbandngkan dengan umlah pemesanan sehngga rata-rata umlah sklus per tahun dasumskan tetap Q R. Ekspektas total baya safety stock per tahun untuk kasus lost sales dengan baya kekurangan per unt adalah: R TC SS H ( B M ) A H E( M B) Q (15) dengan nla HQ P( M B) AR HQ (16) Tugas Akhr Teknk Industr Unverstas Surabaya

5 A adalah baya lost sales per unt. Untuk mencar ttk reorder pont ddapatkan dengan menurunkan formulas total cost safety stock terhadap reorder pont. PFQ PM B (17) AR 3. Hasl dan Dskus Perhtungan total baya persedaan metode perusahaan yang akan dlakukan melput satu perode yatu Oktober 2007 September 2008, sehngga semua data yang dgunakan uga berasal dar perode tersebut. Perhtungan baya pesan dperoleh berdasarkan baya telepon dalam sekal pesan. Dalam perhtungan yang menggunakan sstem Mult-tem Sngle Suppler dbutuhkan adanya baya pemesanan ndvdu untuk tap ens toner. Untuk menghtung baya pemesanan ndvdu dperlukan data ga karyawan gudang dan umlah frekuens kedatangan toner. Karyawan gudang bertanggung awab atas ketga gudang yang ada d perusahaan sehngga dapat dasumskan bahwa proses penermaan toner hanya menggunakan 20% dar total aktvtas karyawan gudang karena rata-rata frekuens penermaan toner setap bulan dperoleh 5-6 kal per bulan. Baya pemesanan ndvdu danggap sama dengan baya per kedatangan untuk tap ens toner. Perhtungan baya smpan dperoleh dengan mengalkan rata-rata persedaan dengan harga aktual dan fraks baya smpan per unt/bulan. Untuk nla T, Q, dan TC Mult-tem Sngle Suppler yang ddapat dar ntegras nla m dar Solver.xla dapat dlhat selengkapnya pada tabel 1. Nla m yang ada merupakan kelpatan untuk nla nterval pada masng-masng ens toner. Output Solver menghaslkan nla nterval pemesanan untuk masng-masng ens barang dalam satu suppler yang sama. Interval pemesanan untuk toner IR 5000, toner selex black, toner EOP abu-abu, toner EOP nerah adalah 0,0476 tahun = 18 har. Pemesanan untuk toner IR 5000, toner selex black, toner EOP abu-abu, toner EOP merah dlakukan secara bersama setap 18 har sekal. Dengan nla m dan T datas, maka ddapatkan nla Q dengan adanya constrant lebh besar sama dengan mnmal order sepert pada tabel 2. Total nventory cost untuk gabungan metode Mult-tem Sngle Suppler dengan metode FOQ sebesar Rp ,- Dengan membandngkan total baya persedaan perode 1 Oktober September 2008 untuk metode awal perusahaan sebesar Rp ,- maka dperoleh nla penghematan baya persedaan sebesar Rp ,- atau penghematan sebesar 62,07 % dar total baya persedaan metode awal perusahaan. Dengan menggunakan langkah-langkah perhtungan dengan sstem Mult-tem Sngle Suppler dengan bantuan program Solver, maka dapat drencanakan nterval waktu pemesanan gabungan dan umlah pemesanan yang ekonoms untuk masng-masng ens barang pada tap suppler untuk perode selanutnya. Total nventory cost untuk umlah barang yang dpesan selama perencanaan persedaan perode 1 Oktober September 2009 adalah sebesar Rp ,-. Tugas Akhr Teknk Industr Unverstas Surabaya

6 Tabel 1. Perhtungan T, Q dan TC Mult-tem Sngle Suppler No Nama Barang Suppler Jumlah R Io R-Io P c C k Q m 1 TONER IR 5000 M TONER SELEX BLACK M TONER EOP ABU-ABU M TONER EOP MERAH M TONER BLACK PANTHER A TONER EXCEL A TONER SGN SGN TONER HQ BLACK AF SGN TONER OPC SUPER GL SGN No Nama Barang c/m P R m T (P F R m T) / 2 TC 1 TONER IR , ,95 2 TONER SELEX BLACK 4.210, ,95 3 TONER EOP ABU-ABU , ,35 4 TONER EOP MERAH , , , , , TONER BLACK PANTHER , ,69 6 TONER EXCEL 5.614, , , , , TONER SGN , ,05 8 TONER HQ BLACK AF 5.614, ,45 9 TONER OPC SUPER GL , , , , ,62 Rp

7 Tabel 2. Perhtungan Q adust untuk suppler M Nama Barang R-Io m T Mn. Order Q adust TONER IR TONER SELEX BLACK ,0476 TONER EOP ABU-ABU TONER EOP MERAH Untuk kasus overstock dapat dmnmas dar perhtungan umlah pemesanan ekonoms datas. Sedangkan untuk kasus stockout pada ttk waktu tertentu akan dmnmas dengan adanya servce level yang dharapkan oleh perusahaan. Perusahaan menetapkan servce level sebesar 95% sebaga tolak ukur kemampuan perusahaan dalam memenuh permntaan dar persedaan yang telah terseda. Baya kekurangan yang dtanggung oleh perusahaan untuk pengadaan safety stock adalah sebesar 80% dar baya kekurangan kasus backorder, dan 20% dar baya kekurangan kasus lost sales. Besarnya bobot dberkan oleh perusahaan berdasarkan data penualan masa lalu. Dengan menggunakan formulas (10) dan (11) untuk menghtung tngkat pelayanan per unt untuk kasus backorder, formulas (14) untuk menghtung baya kekurangan yang dkenakan untuk pengadaan safety stock pada kasus backorder, dan formulas (12) dan (16) untuk kasus lost sales, maka akan ddapatkan baya kekurangan total untuk satu ens toner. Selanutnya akan dapat dketahu total cost untuk pengadaan safety stock d gudang dengan menggunakan formulas (13). Dar hasl perhtungan, ddapatkan total cost untuk safety stock perode 1 Oktober September 2009 sebesar Rp , - Rngkasan proses perhtungan total cost untuk safety stock perode Oktober 2008 September 2009 dapat dlhat pada tabel 3. Perencanaan total cost untuk perode 1 Oktober September 2009 adalah umlah dar total nventory cost dar proses pengadaan barang dan penympanan perode 1 Oktober September 2009 serta total cost untuk safety stock perode 1 Oktober September 2009, yatu sebesar Rp , - 4. Kesmpulan Dengan menggunakan metode FOQ Mult-tem Sngle Suppler dharapkan akan dapat dketahu nterval waktu pemesanan bersama serta umlah pemesanan yang ekonoms untuk tap ens persedaan dengan mempertmbangkan constrant yang ada, yatu mnmum order. Jumlah pemesanan berdasarkan sstem Mult-tem Sngle Suppler memberkan nla lebh ekonoms karena pemesanan dlakukan secara bersama-sama untuk frekuens pemesanan tap ens barang dalam satu suppler yang sama pada nterval waktu tertentu.interval waktu pemesanan bersama akan memnmas total nventory cost dar seg baya pesan. Indkator umlah pemesanan ekonoms adustable yang ddapat dar formulas sstem FOQ Mult-tem Sngle Suppler bersfat konstan untuk setap melakukan pemesanan. Jka permntaan pada suatu waktu lebh besar dar persedaan yang ada d gudang, maka

8 Tabel 3. Perhtungan baya safety stock perode Oktober 2008 September 2009 P (Rp) Q A (B) A (LL) A P(M>B) z stdev DL (bulan StDev M rata2 R Rata2 M B A No Nama Barang SS Rata2 M B E(z) E(M>B) TC (Rp) 1 TONER IR Rp 694,235 2 TONER SELEX BLACK Rp 33,902 3 TONER EOP ABU-ABU Rp 517,942 4 TONER EOP MERAH Rp 181,105 5 TONER BLACK PANTHER Rp 608,167 6 TONER EXCEL Rp 24,497 7 TONER SGN Rp 1,154,871 8 TONER HQ BLACK AF Rp 13,780 9 TONER OPC SUPER GL Rp 40,683 Rp 3,269,183

9 Tugas Akhr Teknk Industr Unverstas Surabaya

10 perusahaan dnkan untuk melakukan pemesanan barang ke suppler sebelum nterval waktu yang dtentukan. Pemesanan yang dlakukan seumlah Q. Jka pada suatu waktu tertentu poss persedaan d gudang sudah menyentuh batas reorder pont dmana batas nterval waktu pemesanan gabungan belum dcapa, maka perusahaan dnkan untuk melakukan pemesanan barang ke suppler sebelum nterval waktu yang dtentukan. Pemesanan yang dlakukan seumlah Q, dan dengan tetap memesan barang seumlah Q pada nterval waktu berkutnya. 5. Daftar Ruukan [1] Slver, E.A, Pyke D.F. & Peterson R. (1998) Inventory Management and Producton Plannng and Schedulng, 3 rd ed., Wley, New York, USA: John Wlley and Sons, Inc. [2] Tersne, R.J. (1994) Prncple of Inventory and Materal Management, 4 th ed., Prentce- Hall, New Jersey.