PERENCANAAN PERSEDIAAN DAN PERBAIKAN SISTEM INFORMASI PERSEDIAAN DI CV XYZ SURABAYA. Denny Herdianto, Amelia Santoso, Dina Natalia Prayogo.

Transkripsi

1 PERENCANAAN PERSEDIAAN DAN PERBAIKAN SISTEM INFORMASI PERSEDIAAN DI CV XYZ SURABAYA Denny Herdanto, Amela Santoso, Dna Natala Prayogo Jurusan Teknk Industr, Unverstas Surabaya Raya Kalrungkut, Surabaya 60293, Indonesa E-mal: Abstrak Peneltan dlakukan d CV XYZ yang merupakan toko yang menjual bahan-bahan aksesors bangunan sepert handle pntu, gembok kunc, floor hnge, dan lan-lan. Permasalahan yang terjad d CV XYZ adalah sstem persedaan yang dterapkan perusahaan saat n mengakbatkan baya persedaan yang besar. Selan tu, serng perusahaan serng mengalam keterlambatan dan ketdaksesuaan penermaan barang datang dar suppler yang tdak dketahu karena pengecekan kedatangan hanya dlakukan berdasarkan dokumen yang berasal dar suppler. Berdasarkan permasalahan yang dhadap CV XYZ, maka dlakukan pengaturan persedaan dengan melakukan peramalan untuk bulan Jul 2012 September Setelah hasl peramalan dperoleh, maka dlakukan perhtungan dan analss total baya persedaan metode perusahaan dan usulan dengan menggunakan metode FOQ mult tem. Hasl perhtungan total baya relevan untuk metode perusahaan adalah sebesar Rp ,-/3 bulan, sedangkan metode usulan adalah sebesar Rp ,-/3 bulan. Analss dan perbakan sstem dan prosedur terkat dengan sstem nventory juga dlakukan untuk menghaslkan sstem dan prosedur baru yang lebh rap dan jelas, job descrpton usulan bag jabatan yang ada d perusahaan, rancangan program aplkas usulan yang dapat menyelesakan permasalahan d perusahaan. Kata kunc: Analss ABC, Forecastng, FOQ mult tem, Sstem Informas Manajemen Abstract The research was conducted n CV XYZ whch s a store that sells buldng materals accessores such as door handles, key locks, floor hnge, and others. The problems that occur n CV XYZ s the company s nventory system results a large nventory costs. In addton, CV XYZ are often experencng unknown delays and dscrepances recept of goods comng from suppler because the checkng s done only by the arrval of documents emanatng from the suppler. Based on the problems faced by CV XYZ, then made arrangements to perform nventory forecastng for the month of July September After forecastng the results obtaned, then the calculaton and analyss of the company's total cost of nventory and the proposed method usng FOQ mult tem. The calculaton results total relevant cost by company s method s Rp 21,393,580, - /3 months, whereas the proposed method s Rp 16,201,181, - /3 months. Analyss and mprovement of systems and procedures related to nventory system s also carred out to produce new systems and procedures whch are more presentable and clear, the proposed 1

2 job descrpton for the poston of the company, the desgn of the proposed applcaton program that can solve the problems n the company. Key words: ABC Analyss, Forecastng, FOQ mult tem, Inforrmaton Management System Pendahuluan CV XYZ merupakan perusahaan yang bergerak d bdang penjualan bahan-bahan aksesors bangunan sepert handle pntu, gembok kunc, floor hnge, dan lan-lan. Perusahaan menjual bahan-bahan bangunan dengan banyak macam plhan barang yang dapat dsesuakan dengan permntaan konsumen. Konsumen yang ngn membel barang datang ke toko dan dlayan oleh karyawan bagan penjualan. Kemudan, karyawan tersebut akan mencar barang yang dngnkan konsumen d gudang toko dan mengecek jumlah stok d gudang apakah jumlahnya mencukup dan dapat djual. Hal n dapat mengakbatkan banyak konsumen yang telah menunggu harus pulang karena barang yang dngnkan tdak ada. Perusahaan mendapatkan barang dengan cara memesan ke suppler yang berasal dar beberapa kota. Pemesanan dlakukan perusahaan berdasarkan sedkt banyaknya jumlah stok barang yang ada d dalam gudang yang jumlah pesannya dtentukan oleh kengnan dan perkraan subyektf dar karyawan bagan pembelan. Perusahaan serng mengalam kekurangan dan kelebhan banyak stok barang d gudang. Hal n akan mempengaruh baya persedaan perusahaan. Pada saat barang datang dar suppler, perusahaan serng mengalam keterlambatan penermaan barang datang dar suppler yang jarang dketahu karena pengecekan barang hanya berdasarkan ngatan dar karyawan bagan pembelan. Tujuan yang ngn dcapa dalam peneltan n adalah merencanakan sstem persedaan untuk menentukan jumlah pemesanan optmal dan ttk pemesanan kembal berdasarkan hasl peramalan permntaan agar dapat memnmalkan total baya persedaan yang dtanggung oleh perusahaan, serta melakukan perbakan sstem nformas dan prosedur yang ada d perusahaan. Sedangkan manfaat yang dharapkan dar peneltan n adalah memudahkan perusahaan untuk mengalokaskan jumlah barang yang dbel dengan optmal dan pada waktu yang tepat serta memberkan referens perencanaan persedaan yang dapat daplkaskan d perusahaan dan memudahkan perusahaan untuk melakukan 2

3 pengecekan kedatangan barang serta perusahaan memlk sstem nformas dan prosedur yang sesua dan dapat dgunakan oleh perusahaan untuk mendukung aktvtas persedaan barang. Metode Langkah-langkah peneltan yang sstemats dperlukan agar peneltan tdak menympang dar tujuan yang telah dtetapkan sebelumnya. Langkahlangkah pentng yang harus dlakukan adalah adalah pengamatan awal, perumusan masalah, merumuskan tujuan peneltan, melakukan stud kepustakaan, mengumpulkan data, melakukan pengolahan data dan analss hasl, serta membuat kesmpulan dan saran. Tahap yang palng pentng adalah tahap mengumpulkan data karena data yang ddapatkan tersebut akan dolah dan danalss untuk menyelesakan permasalahan. Data yang dkumpulkan pada peneltan n adalah perusahaan adalah gambaran umum perusahaan, struktur organsas, dan deskrps pekerjaan yang terjad, data barang yang djual, data harga bel, data harga jual, data suppler, data baya sekal pesan, data lead tme, data penjualan, data pembelan, data baya pemesanan, dan data baya smpan, job descrpton jabatan d perusahaan, sstem dan prosedur yang terkat dengan sstem persedaan, dokumen-dokumen yang dgunakan, serta data program aplkas yang ada d perusahaan. Data-data tersebut kemudan dolah dengan beberapa tahapan, yang pertama adalah menghtung nla nvestas pembelan yang dkeluarkan perusahaan selama perode 1 Aprl Jun 2012 dengan metode Analss ABC yang mencakup mnmum 80% total nla nvestas pembelan yang termasuk dalam kelompok barang A. Kemudan dlanjutkan dengan menghtung baya persedaan metode perusahaan selama perode 1 Jul September 2012, yang mencakup tga jens baya, yatu baya pembelan, baya pesan, dan baya smpan. Perhtungan baya persedaan dlakukan untuk kelompok barang A yang memlk jumlah permntaan aktual lebh dar 100 unt. 100 unt dtentukan berdasarkan rata-rata terjadnya permntaan 1 unt dalam 1 har dalam 3 bulan pengataman. Tahap berkutnya adalah melakukan klasfkas barang berdasarkan jens kategor barang sesua dengan fungs barang dan melakukan peramalan permntaan untuk masng-masng kategor barang yang ada. Selanjutnya, 3

4 perencanaan sstem persedaan metode usulan dlakukan dengan menggunakan metode FOQ mult tem. Hasl dar metode FOQ mult tem tersebut kemudan dsmulaskan berdasarkan data permntaan aktual perusahaan dan dbandngkan total baya relevan metode perusahaan dengan metode usulan secara keseluruhan. Tahap terakhr yatu melakukan analss dan perbakan job descrpton, sstem dan prosedur yang terkat dengan nventory, dokumen, serta program aplkas yang terkat dengan nventory yang dgunakan d perusahaan, kemudan merancang sstem dan prosedur usulan untuk perbakan perusahaan. Hasl dan Pembahasan 1. Metode Analss ABC Berdasarkan data yang telah dkumpulkan dketahu bahwa CV XYZ memlk 2262 jens barang jens barang tersebut dhtung dengan menggunakan metode analss ABC berdasarkan aspek total nla nvestas pembelan untuk 2262 jens barang yang terjual selama perode 1 Aprl Jun Perhtungan analss ABC tersebut dapat dtentukan bahwa terdapat 584 jens barang yang masuk dalam kelompok A. 2. Perhtungan Baya Persedaan Metode Perusahaan Perhtungan baya persedaan dengan metode perusahaan melput baya bel, baya pesan, dan baya smpan selama 3 bulan mula dar tanggal 1 Jul September Perhtungan baya persedaan dlakukan untuk jens barang yang ada d dalam kelompok A dan memlk total permntaan aktual selama 3 bulan lebh dar 100 unt, yatu sebanyak 162 jens barang. Baya bel adalah baya untuk membel barang yang besarnya tergantung harga bel per satuan unt barang (P) dan jumlah dbel (Q) selama 3 bulan. Total baya bel E.Halcon 4x3x2.5 Mm 2bb Ss = Harga bel/unt total unt dbel = Rp unt = Rp ,-/3 bulan. Perhtungan dlakukan untuk seluruh jens barang yang masuk kelompok A dan memlk total permntaan aktual selama 3 bulan lebh dar 100 unt sehngga ddapatkan hasl perhtungan total baya bel sebesar Rp ,- /3 bulan. 4

5 Baya pesan tergantung pada baya sekal pesan dan frekuens pesan yang dlakukan perusahaan pada suppler. Baya sekal pesan yang dkeluarkan adalah baya telepon, baya fax, dan baya pengrman barang. Baya telepon = tarf telepon/ment rata-rata lama pemakaan telepon Baya fax dan baya pengrman Baya sekal pesan (C) = baya telepon + baya fax + baya pengrman Total baya pesan = baya sekal pesan frekuens pesan selama 3 bulan. Perhtungan tersebut dlakukan untuk seluruh suppler yang memasok jens barang yang termasuk kelompok barang A dan memlk total permntaan aktual selama 3 bulan lebh dar 100 unt sehngga ddapatkan total baya pesan untuk seluruh suppler adalah sebesar Rp ,-/3 bulan. Baya smpan dperoleh dar perkalan rata-rata nventory untuk setap jens barang dengan harga bel dan fraks smpan per bulan. Fraks smpan (F) = bunga deposto bank + baya tenaga kerja Baya Smpan = rata-rata nventory P F Perhtungan tersebut dlakukan untuk seluruh suppler yang memasok jens barang yang termasuk kelompok barang A dan memlk total permntaan aktual selama 3 bulan lebh dar 100 unt sehngga ddapatkan total baya smpan untuk seluruh suppler adalah sebesar Rp ,- /3 bulan. Berdasarkan seluruh perhtungan tersebut, total baya persedaan dan total baya relevan adalah sebesar Rp ,-/3 bulan dan Rp ,- /3 bulan 3. Klasfkas Jens Barang 584 jens barang yang masuk dalam kelompok barang A dklasfkaskan berdasarkan kategor barang yang memlk kemrpan fungs barang menjad 42 kategor barang dengan tujuan untuk menghaslkan nla error yang lebh kecl pada tahap peramalan permntaan. 4. Peramalan Permntaan Peramalan permntaan dlakukan untuk meramalkan banyaknya permntaan yang mungkn terjad pada 3 bulan, 1 Jul September Data masa lalu yang dgunakan sebaga acuan berupa data penjualan barang selama 1 Aprl Jun Peramalan dlakukan dengan bantuan 5

6 program Mntab 14 dengan metode dekomposs karena dapat mengdentfkas tga komponen pola data yang terdr dar pola tren, sklus, dan musman. Peramalan dlakukan pada 42 kategor barang. Setap hasl peramalan dplh berdasarkan hasl MSE terkecl dan dbandngkan antara total permntaan hasl peramalan dengan total permntaan aktual. Jka total peramalan permntaan tdak lebh dar 10% d atas total permntaan sesungguhnya, maka hasl peramalan permntaan dgunakan. Jka total peramalan permntaan lebh dar 10% d atas atau d bawah total permntaan aktual, maka hasl peramalan permntaan dhtung dengan dkalkan faktor pengal berdasarkan nformas dar perusahaan bahwa jens kategor barang tersebut dpredks mengalam kenakan/penurunan permntaan. Hasl dar permalan yang telah dlakukan adalah sebaga berkut: Tabel 1 Hasl Peramalan Permntaan per Kategor Barang Kategor Jul Ag Sep Kategor Jul Ag Sep Ambos Lem Baut Magnt Body Mata Bor Clp Overval Door Closer Paku Engsel Panolet Floor Hnge Pat Fttng Frame Ppa Gas Sprng Plat Gembok Pull Handle Glass Clamp Rallng Grendel Rak Hak Rambuncs Handle Rel Panjang Jept Rel Pendek Jont Rng Kak Roda Kapstok Sku Kasa Sprngknfe Kunc Trap Lamskar Wndow Lock Hasl peramalan untuk kategor barang kemudan dagregatkan berdasarkan persentase jumlah penjualan tap jens barang selama perode 1 Jul 6

7 September 2012 dalam satu kategor barang untuk mendapatkan peramalan permntaan per jens barang. 5. Metode FOQ Mult Item Perencanaan sstem persedaan usulan untuk barang yang ada d perusahaan dselesakan dengan menggunakan metode FOQ mult tem dkarenakan beberapa jens barang dpasok dar suppler yang sama sehngga dapat menghemat baya apabla pemesanan dlakukan bersamaan. Data yang dbutuhkan pada suppler Jaya Sentosa adalah jumlah hasl peramalan selama 3 bulan untuk seluruh jens barang yang dpasok suppler (R ), rata-rata peramalan per bulan D, baya sekal pesan suppler (C) sebesar Rp ,- /sekal pesan, nla keuntungan per jens barang (A ) yang ddapat dar harga jual/unt dkurang harga bel/unt, nla error hasl peramalan per jens barang (MSE ), harga bel per jens barang (P ), fraks smpan (F) sebesar 1,8% /3 bulan atau 0,6% /bulan, serta lead tme suppler (L) sebesar 5 har atau 0,2143 bulan. Langkah pertama untuk menentukan jumlah pemesanan optmal Q* adalah mencar total nvestas nventory per pemesanan: n 1 PQ * 2 C n 1 c F n 1 P R ,8% = Rp ,- /3 bulan Langkah berkutnya adalah menghtung nla E.Halcon 3x2.5x2 Mm 2bb Ss: * n 1 P R Q* = (747 / Rp ,-) Rp ,- = 670 unt E.Halcon 4x3x2.5 Mm 4bb Ss: Q* = (980 / Rp ,-) Rp ,- = 879 unt Q R n 1 PQ Langkah selanjutnya adalah mencar nla reorder pont B, dmula dengan mencar nla standar devas permntaan selama lead tme σ M : σ M = σ D L = MSE L = ,47 0,2143= 78,90 unt Langkah selanjutnya adalah menghtung rata-rata permntaan barang selama lead tme M = D L = 326,67 0,2143 = 70 unt. * 7

8 Langkah berkutnya adalah menentukan nla probabltas kekurangan P (M > B): P (M > B) = PFQ = AR PFQ ,8% ,8% 879 = 0,0972 Nla P (M > B) sebesar 0,0972 tersebut dgunakan untuk menentukan nla z dan E(z) dar tabel Standard Normal Dstrbuton yang besarnya z = 1,3 dan E (z) = 0,0455, kemudan dapat dtentukan nla E(M > B) = σ M E(z) = 78,9 0,0455 = 4 unt. Langkah berkutnya adalah menghtung nla Safety Stock (S) = z σ M + E (M > B) = 1,3 78,9 + 4 = 107 unt, dan ddapatkan nla reorder pont (B) = M +S = = 177 unt. Perhtungan d atas dlakukan untuk seluruh jens barang yang masuk dalam kelompok barang A. 6. Smulas Baya Persedaan Metode Usulan Hasl perhtungan metode FOQ mult tem Q*, B, dan S dsmulaskan berdasarkan data aktual penjualan perusahaan untuk jens barang selama bulan Jul 2012 September Smulas dlakukan pada jens barang yang termasuk kelompok barang A dan memlk total permntaan aktual selama 3 bulan lebh dar 100 unt. Jumlah permntaan aktual yang dsmulaskan drata-rata sesua dengan jumlah har kerja dalam satu bulan. Bulan Jul memlk 26 har kerja, sedangkan bulan Agustus dan September memlk 19 dan 25 har kerja. Setelah dlakukan smulas maka berkutnya akan dlakukan perhtungan total baya persedaan usulan yang melput baya pembelan, baya pesan, baya penympanan, dan baya kekurangan. Baya kekurangan = A total unt kekurangan. Total baya persedaan dan total baya relevan dengan metode usulan FOQ mult tem adalah sebesar Rp ,-/3 bulan dan Rp ,-/3 bulan. 7. Analss Perbandngan Metode Perusahaan dengan Metode Usulan Setelah melakukan perhtungan persedaan metode perusahaan dan metode usulan. Perbandngan total baya relevan metode perusahaan dengan metode usulan dlakukan untuk melhat apakah dengan menggunakan metode usulan baya persedaan yang dkeluarkan lebh besar atau lebh kecl. Perbandngan baya relevan kedua metode tersebut adalah sebaga berkut: 8

9 Tabel 2 Hasl Perbandngan Baya Relevan Metode No Baya Perusahaan (Rp) Usulan (Rp) Penghematan (Rp) Penghematan (%) 1 Baya Pesan ,70% 2 Baya Smpan ,95% 3 Baya Kekurangan Total ,27% Penurunan baya pesan dengan menggunakan metode usulan yang terjad sebesar 13,70% dar baya pesan dengan menggunakan metode perusahaan. Penurunan baya yang cukup sgnfkan n dkarenakan adanya pemesanan sekalgus yang dlakukan sehngga menurunkan baya pesan yang harus dkeluarkan. Jumlah pemesanan dlakukan berdasarkan jumlah pemesanan optmum sehngga frekuens pemesanan ke suppler dapat dmnmalsas. Penurunan baya dengan metode usulan juga terjad pada baya smpan, yatu sebesar 27,95%. Hal n terjad karena adanya penurunan nventory rata-rata yang ada dperusahaan sehngga menghemat baya smpan karena jumlah pemesanan yang dlakukan berdasarkan jumlah pemesanan optmal. Pada metode usulan terdapat baya kekurangan sebesar Rp ,-. Secara keseluruhan total baya relevan metode usulan dengan metode FOQ mult tem memlk penurunan dbandng dengan metode perusahaan, yatu sebesar 24,27%. Hal n menunjukkan bahwa penerapan metode usulan dengan menggunakan FOQ mult tem pada perusahaan akan berjalan efektf, yatu dengan penerapan jumlah pemesanan barang optmal Q* dan reorder pont B. 8. Analss dan Perbakan Sstem dan Prosedur yang Ada d Perusahaan Analss sstem dan prosedur perusahaan perlu dlakukan untuk mengetahu masalah-masalah yang ada saat n. Masalah tersebut akan dcar penyebabnya dan dlakukan perubahan pada sstem dan prosedur awal sehngga masalah yang sama tdak akan terjad dkemudan har. Berkut adalah perubahan-perubahan yang dlakukan untuk tap sstem dan prosedur: 9

10 Tabel 3 Analss dan Perbakan Sstem Prosedur yang Ada d Perusahaan Sstem dan Prosedur Awal Usulan Penjualan barang Pegawa Penjualan langsung menuju gudang toko untuk mengambl barang. Pegawa Penjualan melhat jumlah stok barang melalu laporan poss barang (tanpa HPP) yang ada d program aplkas sebelum mengambl Pembayaran putang perusahaan Pengamblan barang dar gudang rumah Pemesanan barang ke suppler Pegawa Penjualan memberkan nformas barang yang dbel konsumen secara lsan kepada Kasr. Pengecekan jatuh tempo pembayaran hanya dengan Nota Penjualan. Pengecekan stok barang dlakukan dengan menelepon Pembantu Gudang Rumah. Pengecekan stok barang dlakukan oleh Pegawa Penjualan Surat Pengamblan Barang dbuat 3 rangkap. Jumlah barang yang akan dpesan sesua dengan perkraan subjektf Pegawa Pembelan Laporan barang mnmum tdak pernah dmanfaatkan. Pegawa Gudang Toko tdak memlk Purchase Order (PO). barang d gudang toko. Pegawa Penjualan membuat Memo Penjualan barang kepada Kasr. Pengecekan jatuh tempo pembayaran dlakukan dengan mengecek jatuh tempo melalu laporan umur putang pada program aplkas, baru kemudan mencar Nota Penjualan. Pengecekan jumlah stok d gudang rumah dlakukan setap har dengan menggunakan laporan barang mnmum pada program aplkas. Pengecekan stok barang dlakukan oleh Pegawa Gudang Toko. Surat Pengamblan Barang dkurang menjad 2 rangkap. Jumlah barang yang akan dpesan sesua dengan reorder pont dan jumlah pemesanan optmum. Memanfaatkan laporan barang mnmum pada program aplkas. PO dcetak dua rangkap dmana copy PO dserahkan kepada Pegawa Gudang Toko. 10

11 Sstem dan Prosedur Awal Usulan Penawaran barang dar suppler Penermaan barang dar suppler Pengrman barang dar gudang rumah Retur pembelan barang Jumlah barang yang akan dpesan sesua dengan perkraan subjektf Pegawa Pembelan Laporan barang mnmum tdak pernah dmanfaatkan. Tdak ada bukt pemesanan barang yang dlakukan. PO dbuat secara manual. Pengecekan kedatangan barang dlakukan berdasarkan ngatan Pegawa Pembelan mengena barang yang telah d pesan. Tdak ada laporan yang dapat melhat jadwal kedatangan barang dar suppler. Pegawa Pembelan hanya menunggu barang dar suppler datang. Ketdaksesuaan barang yang datang tetap dterma. Input penermaan barang dlakukan untuk ketdaksesuaan barang yang dterma. Surat Pengrman Barang dbuat 3 rangkap. Ketdaksesuaan barang yang datang tetap dterma. Jumlah barang yang akan dpesan sesua dengan reorder pont dan jumlah pemesanan optmum. Memanfaatkan laporan barang mnmum pada program aplkas. Pegawa Pembelan mencetak PO dua rangkap. Penambahan menu pembuatan PO d program aplkas. Pengecekan barang datang berdasarkan Purchase Order dan Nota Pembelan. Penambahan menu Laporan Kedatangan Barang d program aplkas. Pegawa Pembelan mengecek laporan kedatangan barang setap sang har. Penermaan hanya dlakukan untuk jens barang yang sesua dengan pesanan. Apabla terdapat barang yang tdak sesua, Pegawa Pembelan melakukan kontak ke suppler dahulu baru dlakukan nput retur atau penermaan barang. Surat Pengrman Barang dkurang menjad 2 rangkap. Penermaan hanya dlakukan untuk jens barang yang sesua dengan pesanan. 11

12 Sstem dan Prosedur Awal Usulan Input penermaan barang dlakukan untuk ketdaksesuaan barang yang dterma. Apabla terdapat barang yang tdak sesua, Pegawa Pembelan melakukan kontak ke suppler dahulu baru dlakukan nput retur atau nput penermaan barang. 9. Analss dan Perbakan Job Descrpton Analss dan perbakan job descrpton dlakukan agar job descrpton sesua dengan sstem dan prosedur usulan yang akan dusulkan kepada perusahaan. Berkut merupakan penjelasan mengena perbakan job descrpton: Tabel 4 Analss dan Perbakan Job Descrpton Jabatan Awal Usulan Pegawa Penjualan Mengecek stok barang dengan melhat jumlah fsk stok barang secara langsung apabla ada penjualan. Pengecekan jumlah stok d gudang toko dan gudang rumah dlakukan oleh Pegawa Gudang Toko setap har melalu program aplkas yang Pegawa Pembelan Admnstras Membuat Surat Pengamblan barang. Melakukan pengecekan jumlah stok yang ada d gudang rumah dengan menelepon Pembantu Gudang Rumah. Membuat Memo Stok Barang Kedatangan barang dar suppler hanya dcek pada saat barang datang. Melakukan nput jumlah dan jens barang sesua dengan Surat Pengamblan Barang. ada d perusahaan. Surat Pengamblan Barang d buat oleh Pegawa Gudang Toko. Pengecekan jumlah stok barang d gudang rumah dan gudang toko dlakukan Pegawa Pembelan setap har melalu program aplkas. Memo Stok barang tdak dbuat. Kedatangan barang dcek setap sang har melalu laporan kedatangan barang yang dusulkan. Surat Pengamblan Barang dbuat, dsmpan, dan dnput oleh Pegawa Gudang Toko. 12

13 Jabatan Awal Usulan Melakukan nput jumlah dan jens barang sesua dengan Surat Pengrman Barang. Pegawa Gudang Toko Melakukan nput jumlah dan jens barang yang datang dar suppler sesua dengan Nota Pembelan. Membuat Nota Retur Pembelan berdasarkan nformas secara lsan dar Pegawa Pembelan apabla ada retur. Batas mnmum stok yang ada d gudang toko belum dtentukan. Penympanan dan nput Surat Pengrman Barang dlakukan oleh Pegawa Gudang Toko. Penympanan dan nput Nota Pembelan dlakukan oleh Pegawa Pembelan. Nota Retur Pembelan dbuat oleh Pegawa Pembelan. Menentukan batas mnmum stok yang harus ada d gudang toko. 10. Analss dan Perbakan Dokumen Setelah dlakukan analss dan perbakan pada sstem dan prosedur yang ada d perusahaan, maka dlakukan perubahan untuk dokumen-dokumen awal. Berkut merupakan penjelasan dar perubahan dokumen yang dlakukan. Tabel 5 Analss dan Perbakan Dokumen Dokumen Awal Usulan Nota Penjualan Tdak ada nama nota untuk Nota Penjualan Kredt dan Nota Penjualan Tuna. Memo Stok Barang Purchase Order (PO) Dgunakan untuk mencatat jumlah stok barang yang ada d gudang rumah dan gudang toko. PO dbuat secara manual. PO hanya berupa dokumen hard copy yang darspkan. Memberkan nformas berupa nama nota pada masng-masng nota. Dtadakan dan dgantkan dengan pengecekan jumlah stok barang melalu program aplkas. Membuat template PO yang tetap. PO dnputkan ke dalam program aplkas persedaan yang ada d perusahaan. 13

14 Dokumen Awal Usulan Surat Pengamblan Barang dan Surat Pengrman Barang Surat Pengamblan Barang dan Surat Pengrman Barang dtuls pada template yang sama. Membuat template dan kertas Surat Pengamblan Barang dan Surat Pengrman Barang yang terpsah. Selan beberapa perubahan dokumen lama yang dsebutkan d atas, dokumen baru juga dgunakan untuk mendukung jalannya sstem dan prosedur usulan, yatu: Memo Penjualan Memo Penjualan merupakan dokumen kertas HVS yang dusulkan pada sstem dan prosedur usulan yang dbuat oleh untuk mencatat jens, jumlah, dan harga barang yang akan dbel konsumen. Manfaat dar dokumen n adalah memudahkan Kasr untuk mengetahu rncan penjualan yang djual kepada konsumen dar Pegawa Penjualan sehngga tdak terjad kesalahan pembuatan Nota Penjualan. 11. Analss dan Perbakan Program Aplkas Perusahaan Analss program dlakukan agar kelebhan dan kekurangan yang ada d program aplkas persedaan yang ada dapat dketahu serta dapat dlakukan perbakan apabla program aplkas persedaan mash terdapat kekurangan. Berkut merupakan analss program aplkas persedaan yang ada d perusahaan. Inventory Retur Jual Tuna Tabel 6 Analss dan Perbakan Program Aplkas Perusahaan Menu Awal Usulan Tdak ada ntegras dengan menu program Penjualan Tuna. Inventory Penjualan Kredt Kode dan jumlah barang, serta harga barang yang dretur dnputkan secara manual. Terdapat feld Total Bayar, Total Retur, Ssa Pembayaran, dan Nama Gudang. Mengntegraskan menu program Inventory Retur Penjualan Tuna dengan Inventory Penjualan Tuna. Mengntegraskan nomor faktur jual tuna dengan data transaks. Menghapus feld Total Bayar, Total Retur, Ssa Pembayaran, dan Nama Gudang. 14

15 Menu Awal Usulan Terdapat feld Nama Gudang Inventory Retur Jual Kredt Menghapus feld Nama Gudang. Inventory Pembelan Kredt Inventory Retur Bel Laporan Poss (Tanpa HPP) Laporan Barang Mnmum Tdak ada ntegras dengan menu program Penjualan Kredt. Kode dan jumlah barang, serta harga barang yang dretur dnputkan secara manual. Terdapat feld Total Retur, Total Bayar, Ssa Pembayaran, dan Nama Gudang. Terdapat feld Nama Gudang Tdak ada ntegras dengan menu program Pembelan Kredt. Kode dan jumlah barang, serta harga barang yang dretur dnputkan secara manual. Tdak terdapat perbedaan antara laporan poss (tanpa HPP) dengan laporan poss barang. Tdak terdapat nformas mengena letak barang d gudang toko. Hanya menamplkan ssa barang secara keseluruhan. Mengntegraskan menu program Inventory Retur Penjualan Kredt dengan Inventory Penjualan Kredt. Mengntegraskan nomor faktur jual kredt dengan data transaks. Menghapus feld Total Retur, Total Bayar, Ssa Pembayaran, dan Nama Gudang. Menghapus feld Nama Gudang. Mengntegraskan menu program Inventory Retur Bel dengan Inventory Pembelan Kredt. Mengntegraskan nomor faktur bel kredt dengan data transaks. Menghapus laporan poss barang. Menambahkan nformas mengena letak barang d gudang toko. Menamplkan ssa dan batas jumlah mnmum barang d masngmasng gudang. 15

16 Menu Awal Usulan Tdak pernah dgunakan oleh perusahaan. Perusahaan memanfaatkan laporan untuk mengecek ssa dan batas jumlah mnmum barang. Selan beberapa perubahan menu program aplkas lama yang dsebutkan d atas, menu program baru juga dgunakan untuk mendukung jalannya sstem dan prosedur usulan, yatu: Menu Program Inventory Purchase Order Menu program Inventory Purchase Order merupakan menu proram aplkas yang dusulkan kepada perusahaan yang dlakukan berdasarkan analss dan perbakan sstem dan prosedur, dokumen, dan program aplkas persedaan. Oleh karena tu, usulan untuk program aplkas persedaan yang sudah ada d perusahaan dtambah dengan menu program Inventory Purchase Order. Menu program Inventory Purchase Order merupakan menu program untuk mendukung pemesanan barang yang dlakukan perusahaan. Oleh karena tu, apabla jumlah pemesanan barang dnputkan pada feld yang dsedakan, angka jumlah tersebut tdak akan dtambahkan ke dalam stok barang yang ada d perusahaan. Laporan Kedatangan Barang Laporan kedatangan barang merupakan laporan yang dusulkan kepada perusahaan untuk mendukung pengecekan kedatangan barang yang dlakukan Pegawa Pembelan. Laporan kedatangan barang dusulkan untuk dcek setap har untuk mengecek apakah terdapat barang yang terlambat dkrm oleh suppler. Laporan kedatangan barang dusulkan untuk drancang dengan adanya nformas mengena keterlambatan barang sehngga memudahkan Pegawa Pembelan saat mengecek ada tdaknya barang yang terlambat datang. Kesmpulan Beberapa kesmpulan yang dapat dberkan sesua dengan hasl analss dan pengolahan data yang dlakukan d CV XYZ adalah sebaga berkut: Penyelesaan masalah yang terdapat d perusahaan dlakukan dengan langkah awal yatu melakukan peramalan permntaan sehngga dapat 16

17 merancang sstem persedaan menggunakan metode FOQ mult tem. Perhtungan total baya relevan dengan menggunakan metode awal perusahaan adalah sebesar Rp ,-/3 bulan, sedangkan dengan menggunakan metode usulan FOQ mult tem adalah sebesar Rp ,-/3 bulan. Penghematan yang dperoleh adalah sebesar Rp ,-/3 bulan atau sebesar 24,27% selama 3 bulan. Pengaturan sstem dan prosedur, job descrpton, dokumen, dan program aplkas usulan membuat setap jabatan yang ada d perusahaan dapat mengetahu tugas masng-masng dengan jelas serta memperjelas alran nformas yang ada d perusahaan. Keterlambatan dan ketdaksesuaan barang datang dar suppler yang semula sult dketahu dapat dketahu dengan cepat karena terdapat sstem dan prosedur usulan serta rancangan program aplkas yang dapat membantu perusahaan. Saran Beberapa saran yang dapat dsampakan kepada CV XYZ dar hasl peneltan n adalah: Perusahaan menerapkan hasl rancangan persedaan yang telah dlakukan. Perusahaan melakukan pemerksaan jumlah stok barang yang ada d gudang dengan stok barang yang ada d program aplkas secara perodk (msalnya, 3 bulan sekal). Perusahaan menjalankan sstem dan prosedur sesua dengan sstem dan prosedur yang telah drancang serta melakukan perubahan pada program aplkas yang ada sehngga mempermudah perusahaan dalam melakukan aktvtas persedaan barang yang terjad. Daftar Pustaka H.M, Jogyanto. (1990). Analss & Dsan Sstem Informas: Pendekatan Terstruktur Teor dan Praktek Aplkas Bsns. Yogyakarta: And Offset. Makrdaks, Spyros & Wheelwrght, Steven C.. (1994). Metode-metode Peramalan untuk Manajemen. Jakarta: Bnarupa Aksara. Rstono, Agus. (2009). Manajemen Persedaan. Yogyakarta: Graha Ilmu. 17

18 Rzky, Soetam. (2011). Konsep Dasar Rekayasa Perangkat Lunak. Jakarta: Prestas Pustaka. Sutabr, Tata. (2005). Stem Informas Manajemen. Yogyakarta: And. Tersne, Rchard J.. (1994). Prncples of Inventory and Materals Management. New Jersey, USA: Prentce-Hall Internatonal. Tm Dosen. (2007). Dktat Kulah Manajemen Persedaan. Surabaya: Unverstas Surabaya. Varhol, Peter D.. (1992). Object Orented Programmng. Calforna, USA: Computer Technology Research Corp.. Yamt, Zulan. (1999). Manajemen Persedaan, Yogyakarta: Ekonosa-FE UII. 18