ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENYEWAAN KIOS DAN PENERIMAAN KAS (STUDI KASUS : PT.NCV)

Transkripsi

1 UNIVERSITAS BINA NUSANTARA Program Ganda Akuntansi Sistem Informasi Skripsi Sarjana Program Ganda Semester Ganjil 2006/2007 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENYEWAAN KIOS DAN PENERIMAAN KAS (STUDI KASUS : PT.NCV) N I N A ABSTRAK Dalam setiap perusahaan sebaiknya didukung oleh sistem informasi akuntansi dan sistem pengendalian intern yang memadai untuk mengurangi resiko bagi operasional perusahaan. Untuk penerapan sistem informasi akuntansi dan sistem pengendalian intern pada PT. NCV, diperlukan analisa yang bertujuan untuk mengetahui keandalan sistem pada perusahaan, serta memberikan usulan perbaikan kepada perusahaan dengan melakukan perancangan sistem informasi akuntansi penyewaan kios dan penerimaan kas yang mendukung operasional perusahaan. Metode yang digunakan untuk mendapatkan data yang diperlukan yaitu (1) metode penelitian, yang terdiri dari studi literatur, penelitian lapangan, dan dokumentasi, (2) metode analisis, yang terdiri dari survei atas sistem yang berjalan, analisis terhadap temuan survei, identifikasi kebutuhan informasi, dan identifikasi persyaratan sistem, serta (3) metode perancangan yang digunakan yaitu melalui pendekatan berorientasi obyek. Hasil dari analisis kemudian dituangkan dalam perancangan sistem yang diusulkan. Berdasarkan penelitian yang dilakukan, ditemukan beberapa kelemahan pada sistem yang berjalan di PT. NCV, yaitu : tidak terintegrasinya data antara bagian-bagian di perusahaan, belum adanya registrasi no MOU, pembayaran sewa terkadang melebihi tanggal jatuh tempo, serta penagihan terkadang menggunakan biaya sewa yang tidak valid. Hasil yang dicapai menghasilkan suatu perancangan sistem informasi akuntansi penyewaan kios dan penerimaan kas pada PT. NCV yang diharapkan dapat membantu perusahaan dalam mengatasi permasalahan diatas, juga dapat mengendalikan kontrol masukan, proses dan keluaran dengan lebih baik. Kata kunci : Analisis, Perancangan, Sistem Informasi Akuntansi, Penyewaan Kios, Penerimaan Kas. v

2 KATA PENGANTAR Puji syukur dan terima kasih penulis panjatkan pada Tuhan Yang Maha Esa atas berkat dan rahmat-nya, sehingga dapat menyelesaikan skripsi ini. Adapun tujuan dari penulisan skripsi ini adalah untuk memenuhi salah satu syarat kelulusan Program Pendidikan Sarjana (S1) pada Program Ganda Akuntansi dan Sistem Informasi, Universitas Bina Nusantara, Jakarta. Skripsi ini disusun berdasarkan data yang diperoleh dari tempat melakukan survei dan pengamatan pada PT. NCV ditambah dengan penjelasan dari para dosen dan bukubuku yang ada hubungannya dengan topik Skripsi. Walaupun tugas membuat Skripsi ini terasa berat, namun berkat bimbingan dari para dosen dan dukungan dari berbagai pihak, akhirnya Skripsi ini dapat diselesaikan walaupun masih jauh dari kesempurnaan. Disadari masih banyak kekurangan kekurangan di dalam skripsi ini, sehingga diharapkan bantuan berupa kritik dan saran dari para dosen serta cara-cara yang baik untuk menyusun karya ilmiah di masa yang akan datang. Penulis mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu dan memberikan dukungan moril maupun materiil sehingga skripsi ini dapat selesai. Mohon maaf karena tidak dapat menyebutkan semua pihak yang telah banyak membantu baik secara langsung maupun tidak langsung satu persatu disini. Ucapan terima kasih ini ditujukan kepada : 1. Bapak Prof. Dr. Gerardus Polla, M.App.Sc, selaku Rektor Universitas Bina Nusantara, yang telah menyediakan sarana dan fasilitas, sehingga bisa menyelesaikan skripsi ini. 2. Bapak E. A. Kuncoro, SE., MM, selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Bina Nusantara, yang telah menyediakan sarana dan fasilitas, sehingga bisa menyelesaikan skripsi ini. 3. Bapak Ir. Sablin Yusuf, M.Sc, M.Comp.Sc, selaku Dekan Fakultas Ilmu Komputer Universitas Bina Nusantara, yang telah menyediakan sarana dan fasilitas, sehingga bisa menyelesaikan skripsi ini. 4. Bapak Misbahul Munir, Ak, MBA, selaku Ketua Jurusan Akuntansi Universitas Bina Nusantara, yang telah menyediakan sarana dan fasilitas, sehingga bisa menyelesaikan skripsi ini. 5. Bapak Siswono, S.Kom, MM, selaku Ketua Jurusan Sistem Informasi Universitas Bina Nusantara, yang telah menyediakan sarana dan fasilitas, sehingga bisa menyelesaikan skripsi ini. 6. Ibu Rindang Widuri, S.Kom, MM, selaku Sekretaris Jurusan Akuntansi Universitas Bina Nusantara, yang telah menyediakan sarana dan fasilitas, sehingga bisa menyelesaikan skripsi ini. 7. Bapak Johan, S.Kom, MM, selaku Sekretaris Jurusan Sistem Informasi Universitas Bina Nusantara, yang telah menyediakan sarana dan fasilitas, sehingga bisa menyelesaikan skripsi ini. 8. Ibu Rindang Widuri, S.Kom, MM, selaku dosen pembimbing Akuntansi, yang telah memberikan pengarahan, bimbingan dan dorongan semangat dalam menyusun skripsi ini. vi

3 9. Ibu Dewanti Liem, S.Kom, selaku dosen pembimbing Sistem Informasi, yang telah memberikan pengarahan, bimbingan dan dorongan semangat dalam menyusun skripsi ini. 10. Seluruh dosen jurusan Akuntansi dan Sistem Informasi Universitas Bina Nusantara, yang telah mendidik, membimbing serta memberikan ilmu pengetahuan selama mengikuti kuliah di Universitas Bina Nusantara. 11. Ibu Yeye, selaku executive secretary PT. NCV, yang telah membantu penulis dalam memperoleh data dan informasi yang diperlukan dalam penulisan skripsi ini. 12. Orang tua dan sepupu yang telah memberikan dukungan moril dan material serta doa sehingga tersusunnya skripsi ini. 13. Teman-teman yang telah memberikan semangat dan bantuan dalam menyelesaikan skripsi ini. 14. Teman-teman kelas PAZ angkatan 2002, khususnya Clarissa, Jane D., Oktorita K., dan Yunita H., yang telah memberikan semangat dan sumbangan pikiran serta kebersamaan dan kenangan indah yang telah kita lalui selama kuliah. 15. Jejen, Hermawan, Andrie W., Willy, Hengky, Julita, Noriko, Meliawati, yang telah memberikan semangat, sumbangan pikiran dan bantuannya selama penulisan skripsi. 16. Arta, Fan Ni, Yunita S.S., Elly F., selaku teman sesama bimbingan yang telah memberikan semangat, sumbangan pikiran dan bantuannya selama penulisan skripsi. Perjuangan yang kita lalui bersama selama menulis skripsi akan menjadi kenangan indah. 17. Pihak-pihak yang tidak dapat disebutkan satu persatu yang secara langsung maupun tidak langsung telah memberikan dukungan dan bantuan hingga skripsi ini selesai. Semoga skripsi ini dapat berguna dan bermanfaat bagi PT. NCV khususnya, serta dapat menambah ilmu pengetahuan bagi pembacanya dan pihak yang membutuhkan. Jakarta, Januari 2007 Penulis Nina vii

4 DAFTAR ISI Halaman Halaman Judul Luar Halaman Judul Dalam Halaman Persetujuan Softcover Halaman Pernyataan Dewan Penguji Abstrak Prakata Daftar Isi Daftar Tabel Daftar Gambar Daftar Lampiran i ii iii iv v vi viii xiv xvii xxii BAB 1 PENDAHULUAN Latar Belakang Ruang Lingkup Tujuan dan Manfaat Metodologi Penelitian Sistematika Penulisan 6 BAB 2 LANDASAN TEORI Sistem Informasi Akuntansi Ruang lingkup dari Sistem Informasi Akuntansi 9 viii

5 2.1.2 Kegunaan Sistem Informasi Akuntansi Siklus Transaksi Akuntansi Aplikasi dan Software Akuntansi Sistem Informasi Akuntansi Siklus Pendapatan Sistem Aplikasi dalam Siklus Pendapatan Tujuan dari Siklus Pendapatan Siklus Pendapatan Perusahaan Jasa Dokumen yang Digunakan Laporan pada Siklus Pendapatan Fungsi-Fungsi yang Terkait Pengendalian Internal Tujuan Sistem Pengendalian Intern Pengendalian Sistem Informasi Akuntansi Pengendalian Manajemen Sumber Data Penyewaan Kios Tenant (Penyewa) Biaya Sewa Dokumen Sewa Metode Analisis dan Desain Berorientasi Objek Object Rich Picture Problem Domain Analysis Clusters Structure 28 ix

6 Classes Behavior Events Event Tables Application Domain Analysis Usage Overview Actor Use Case Use Case Specification Sequence Diagram Function User Interfaces Architecture Design Criteria Component Architecture Process Architecture Component Design Model Component Function Architecture 37 BAB 3 ANALISIS SISTEM The Task Gambaran Umum Perusahaan 38 x

7 Struktur Organisasi Pembagian Tugas dan Tanggung Jawab Gambaran Sistem Berjalan Rich Picture Sistem Berjalan Permasalahan yang Dihadapi dan Usulan untuk Mengatasi Permasalahan Rich Picture Sistem Diusulkan System Definition Problem Domain Clusters Structure Classes Definition Behavioral Pattern Events Application Domain Usage Overview Actors Use Cases Use Case Specification Sequence Diagram Functions User Interface 110 xi

8 Dialogue Style Overview Examples The Technical Platform Recommendations The Systems s Usefulness and Feasibility Strategy Development Economy 134 BAB 4 PERANCANGAN SISTEM 4.1 The Task Purpose Corrections to the Analysis Quality Goals Technical Platform Equipment System Software System Interface Design Language Architecture Component Architecture Process Architecture Standards Components 143 xii

9 4.4.1 Structure Classes Definition Behavioral Pattern Database Structure Function Component Complex Operations (Operation Specification) User Interface Component Recommendations The Systems s Usefulness Plan for Initiating Use Implementation Plan 162 BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN Simpulan Saran 164 DAFTAR PUSTAKA 165 RIWAYAT HIDUP 166 LAMPIRAN FOTOKOPI SURAT SURVEI xiii

10 DAFTAR TABEL Halaman Tabel 3.1 System definition dengan kriteria FACTOR 63 Tabel 3.2 Event Table Sistem Informasi Akuntansi Penyewaan Kios dan Penerimaan Kas 76 Tabel 3.3 Actor Spesification Karyawan Bagian Marketing 77 Tabel 3.4 Actor Spesification Karyawan Bagian Finance 77 Tabel 3.5 Actor Spesification Karyawan Bagian Building Operation 78 Tabel 3.6 Actor Spesification Karyawan Bagian Legal 78 Tabel 3.7 Actor Spesification Manager Bagian Marketing 78 Tabel 3.8 Actor Spesification Manager Bagian Finance 78 Tabel 3.9 Actor Spesification Manager Bagian Building Operation 79 Tabel 3.10 Actor Spesification Manager Bagian GA & Legal 79 Tabel 3.11 Use case specification untuk Pendataan Tenant 82 Tabel 3.12 Use case specification untuk Pendataan kios 82 Tabel 3.13 Use case specification untuk Membuat MOU 2 rangkap 83 Tabel 3.14 Use case specification untuk Meng-update status MOU 83 Tabel 3.15 Use case specification untuk Mencetak Daftar Tagihan 84 Tabel 3.16 Use case specification untuk Membuat Invoice 84 Tabel 3.17 Use case specification untuk Membuat Bukti Kas Masuk dan Kuitansi 85 Tabel 3.18 Use case specification untuk Mencetak Jurnal Penerimaan Kas 85 Tabel 3.19 Use case specification untuk Membuat Surat Serah Terima 86 xiv

11 Tabel 3.20 Use case specification untuk Meng-update Surat Serah Terima 86 Tabel 3.21 Use case specification untuk Meng-add Surat Perjanjian 86 Tabel 3.22 Use case specification untuk Mencetak Laporan Sewa 87 Tabel 3.23 Use case specification untuk Mencetak Laporan Tenant 87 Tabel 3.24 Use case specification untuk Mencetak Laporan Masa Berakhir Sewa Tenant 87 Tabel 3.25 Use case specification untuk Mencetak Laporan Daftar Dokumen 88 Tabel 3.26 Use case specification untuk Mencetak Laporan Penerimaan Kas 88 Tabel 3.27 Use case specification untuk Mencetak Laporan Status Bayar 88 Tabel 3.28 Use case specification untuk Mencetak Laporan Serah Terima 89 Tabel 3.29 Use case specification untuk Mencetak Laporan Perjanjian 89 Tabel 3.30 Complete Function List 108 Tabel 3.31 Dialogue Style 110 Tabel 4.1 Checklist for prioritizing design criteria. 136 Tabel 4.2 Spesifikasi Peralatan 137 Tabel 4.3 Struktur Database Tenant 150 Tabel 4.4 Struktur Database Kios 150 Tabel 4.5 Struktur Database MOU 151 Tabel 4.6 Struktur Database Detail_MOU 152 Tabel 4.7 Struktur Database Surat Serah Terima 152 Tabel 4.8 Struktur Database Invoice 153 Tabel 4.9 Struktur Database Bukti Kas Masuk 153 Tabel 4.10 Complex Operations Hitung Biaya 155 Tabel 4.11 Complex Operations Hitung Perdana 156 xv

12 Tabel 4.12 Complex Operations Hitung Bulanan 157 Tabel 4.13 Complex Operations Hitung Perpanjangan 158 Tabel 4.14 Complex Operations Hitung Denda 159 Tabel 4.15 The Systems s Usefulness 161 Tabel 4.16 Gantt Chart Implementation Plan 162 xvi

13 DAFTAR GAMBAR Halaman Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. NCV 40 Gambar 3.2 Rich Picture Sistem Berjalan 52 Gambar 3.3 Rich Picture Sistem Diusulkan 60 Gambar 3.4 Clusters Model Sistem Informasi Akuntansi Penyewaan Kios dan Penerimaan Kas 63 Gambar 3.5 Structure dari Tenants 63 Gambar 3.6 Structure dari Kiosk 64 Gambar 3.7 Structure dari Kontrak 64 Gambar 3.8 Class Diagram SIA Penyewaan Kios dan Penerimaan Kas 65 Gambar 3.9 Statechart Diagram Class Tenant 68 Gambar 3.10 Statechart Diagram Class Kios 69 Gambar 3.11 Statechart Diagram Class MOU 70 Gambar 3.12 Statechart Diagram Class MOU 71 Gambar 3.13 Statechart Diagram Class MOU 72 Gambar 3.14 Statechart Diagram Class Surat Serah Terima 73 Gambar 3.15 Statechart Diagram Class Pembayaran 74 Gambar 3.16 Statechart Diagram Class Pembayaran 75 Gambar 3.17 Use Case Diagram Sistem Informasi Akuntansi Penyewaan Kios dan Penerimaan Kas 80 Gambar 3.18 Detail Use Case membuat Laporan 81 xvii

14 Gambar 3.19 Sequence Diagram Pendataan Tenant 90 Gambar 3.20 Sequence Diagram Pendataan Kios 90 Gambar 3.21 Sequence Diagram Membuat MOU 2 rangkap 91 Gambar 3.22 Sequence Diagram Meng-update MOU 91 Gambar 3.23 Sequence Diagram Mencetak Daftar Tagihan 92 Gambar 3.24 Sequence Diagram Membuat Invoice 93 Gambar 3.25 Sequence Diagram Membuat Bukti Kas Masuk dan Kuitansi 94 Gambar 3.26 Sequence Diagram Mencetak Jurnal Penerimaan Kas 91 Gambar 3.27 Sequence Diagram Membuat Surat Serah Terima 95 Gambar 3.28 Sequence Diagram Mengupdate Surat Serah Terima 96 Gambar 3.29 Sequence Diagram Meng-add Surat Perjanjian 96 Gambar 3.30 Sequence Diagram Mencetak Laporan Sewa 97 Gambar 3.31 Sequence Diagram Mencetak Laporan Tenant 97 Gambar 3.32 Sequence Diagram Mencetak Laporan Masa Berakhir Sewa Tenant 98 Gambar 3.33 Sequence Diagram Mencetak Laporan Daftar Dokumen 98 Gambar 3.34 Sequence Diagram Mencetak Laporan Penerimaan Kas 99 Gambar 3.35 Sequence Diagram Mencetak Laporan Status Bayar 99 Gambar 3.36 Sequence Diagram Mencetak Laporan Serah Terima 100 Gambar 3.37 Sequence Diagram Mencetak Laporan Perjanjian 100 Gambar 3.38 Sequence Diagram Berdasarkan Hak Aksses Marketing Staff 101 Gambar 3.39 Sequence Diagram Berdasarkan Hak Aksses Marketing Manager 102 Gambar 3.40 Sequence Diagram Berdasarkan Hak Aksses Accounting xviii

15 Staff 103 Gambar 3.41 Sequence Diagram Berdasarkan Hak Aksses Finance Manager 104 Gambar 3.42 Sequence Diagram Berdasarkan Hak Aksses TDC Staff 105 Gambar 3.43 Sequence Diagram Berdasarkan Hak Aksses Building Operation Manager 106 Gambar 3.44 Sequence Diagram Berdasarkan Hak Aksses Legal Staff 107 Gambar 3.45 Sequence Diagram Berdasarkan Hak Aksses GA & Legal Manager 107 Gambar 3.46 Navigation Diagram 111 Gambar 3.47 Rancangan Layar Form Log In 112 Gambar 3.48 Rancangan Layar Form Menu Utama Sistem Informasi Akuntansi Penyewaan Kios dan Penerimaan Kas 113 Gambar 3.49 Rancangan Layar Form Ubah Password 114 Gambar 3.50 Rancangan Layar Form Tenant 115 Gambar 3.51 Rancangan Layar Form Kios 116 Gambar 3.52 Rancangan Layar Form MOU 117 Gambar 3.53 Rancangan Layar Form Detail Harga 119 Gambar 3.54 Rancangan Layar Form History MOU 120 Gambar 3.55 Rancangan Layar Form Surat Serah Terima 121 Gambar 3.56 Rancangan Layar Form Invoice 123 Gambar 3.57 Rancangan Layar Form Invoice Perdana 124 Gambar 3.58 Rancangan Layar Form Invoice Bulanan 125 Gambar 3.59 Rancangan Layar Form Invoice Perpanjangan 126 xix

16 Gambar 3.60 Rancangan Layar Form History Invoice 127 Gambar 3.61 Rancangan Layar Form Bukti Kas Masuk 128 Gambar 3.62 Rancangan Layar Form History Bukti Kas Masuk 129 Gambar 3.63 Rancangan Layar Form Daftar Tagihan 130 Gambar 3.64 Rancangan Layar Form Daftar Dokumen 131 Gambar 4.1 Arsitektur Jaringan Komputer 137 Gambar 4.2 Component Diagram 139 Gambar 4.3 Deployment Diagram 140 Gambar 4.4 Standard Button Window 141 Gambar 4.5 Standard Button Window 141 Gambar 4.6 Tampilan Error Message 142 Gambar 4.7 Tampilan Error Message 142 Gambar 4.8 Tampilan Error Message 142 Gambar 4.9 Model Component 143 Gambar 4.10 Statechart Diagram Class MOU 146 Gambar 4.11 Statechart Diagram Class MOU 147 Gambar 4.12 Statechart Diagram Class Detail_MOU 147 Gambar 4.13 Statechart Diagram Class Invoice 148 Gambar 4.14 Statechart Diagram Class Bukti Kas Masuk 149 Gambar 4.15 Function Component 154 Gambar 4.16 User Interface Component 160 xx

17 DAFTAR LAMPIRAN Halaman Lampiran 1 Tampilan Layar Form Log In L1 Lampiran 2 Tampilan Layar Menu Utama L1 Lampiran 3 Tampilan Layar Form Ubah Password L2 Lampiran 4 Tampilan Layar Form Tenant L3 Lampiran 5 Tampilan Layar Form Kios L4 Lampiran 6 Tampilan Layar Form MOU L5 Lampiran 7 Tampilan Layar Form Detail Harga L6 Lampiran 8 Tampilan Layar Form History MOU L7 Lampiran 9 Tampilan Layar Form SST L8 Lampiran 10 Tampilan Layar Form Invoice Perdana Lampiran 11 Tampilan Layar Form Invoice Bulanan Lampiran 12 Tampilan Layar Form Invoice Perpanjangan Lampiran 13 Tampilan Layar Form History Invoice Lampiran 14 Tampilan Layar Form Bukti Kas Masuk Lampiran 15 Tampilan Layar Form History Bukti Kas Masuk Lampiran 16 Tampilan Layar Form Daftar Tagihan Lampiran 17 Tampilan Layar Form Daftar Dokumen Lampiran 18 Tampilan Layar Form Print Preview MOU Lampiran 19 Tampilan Layar Form Print Preview SST Lampiran 20 Tampilan Layar Form Print Preview Invoice L9 L10 L11 L12 L12 L13 L13 L14 L14 L15 L15 Lampiran 21 Tampilan Layar Form Print Preview Bukti Kas Masuk dan xxi

18 Kuitansi Lampiran 22 Tampilan Layar Form Print Preview Daftar Tagihan Lampiran 23 Tampilan Layar Form Periode Laporan Sewa Lampiran 24 Tampilan Layar Form Periode Laporan Tenant L15 L16 L16 L17 Lampiran 25 Tampilan Layar Form Periode Laporan Masa Berakhir Sewa Tenant Lampiran 26 Tampilan Layar Form Periode Laporan Daftar Dokumen Lampiran 27 Tampilan Layar Form Periode Laporan Penerimaan Kas Lampiran 28 Tampilan Layar Form Periode Laporan Status Bayar Lampiran 29 Tampilan Layar Form Periode Laporan Serah Terima Lampiran 30 Tampilan Layar Form Periode Laporan Perjanjian Lampiran 31 Tampilan Layar Form Print Preview Jurnal Penerimaan Kas Lampiran 32 MOU Lampiran 33 Surat Serah Terima Lampiran 34 Invoice L17 L17 L18 L18 L18 L19 L19 L20 L22 L23 Lampiran 35 Bukti Kas Masuk L24 Lampiran 36 Kuitansi L25 Lampiran 37 Daftar Tagihan L26 Lampiran 38 Laporan Sewa L27 Lampiran 39 Laporan Tenant L28 Lampiran 40 Laporan Masa Berakhir Sewa Tenant L29 Lampiran 41 Laporan Daftar Dokumen Lampiran 42 Laporan Penerimaan Kas Lampiran 43 Laporan Status Bayar L30 L31 L32 xxii

19 Lampiran 44 Laporan Serah Terima Lampiran 45 Laporan Perjanjian Lampiran 46 Laporan Penerimaan Kas L33 L34 L35 xxiii