UNIVERSITAS BINA NUSANTARA

Transkripsi

1 UNIVERSITAS BINA NUSANTARA Program Ganda Akuntansi Sistem Informasi Skripsi Sarjana Program Ganda Semester Ganjil 2006/2007 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN KREDIT DAN PIUTANG USAHA PADA PT. ASIA PUTRA PERKASA (APP) Christine Chandra NIM : Abstrak Penggunaan sistem informasi akuntansi saat ini sangat mendukung efisiensi dan efektivitas pemrosesan transaksi sehari-hari dan telah diterapkan secara meluas di kalangan bisnis. Penulisan skripsi ini bertujuan untuk menganalisis kelemahan sistem informasi akuntansi penjualan kredit dan piutang usaha berjalan pada PT. Asia Putra Perkasa (APP), menganalisis solusi alternatif serta memberikan usulan perbaikan berupa rancangan sistem yang dapat memenuhi kebutuhan bisnis perusahan saat ini. Metode yang digunakan dalam penelitian adalah studi kepustakaan, studi lapangan berupa investigasi karyawan serta analisis proses bisnis dan dokumen perusahaan terkait, dan metode analisis dan perancangan yang berorientasi objek di mana semuanya itu dibatasi pada ruang lingkup yang telah ditentukan. Berdasarkan hasil analisis sistem informasi akuntansi penjualan kredit dan piutang usaha berjalan, maka ditemukan kelemahan bahwa perusahaan tidak mempunyai sistem arus kas operasi yang bagus, pembagian tugas yang tidak jelas antara bagian finance dan sales administration, tidak mengontrol umur piutang pelanggan, tidak menetapkan limit kredit pelanggan, terdapat keluhan dari pelanggan karena kesalahan informasi dari karyawan sehingga terjadi keterlambatan pengiriman barang, serta penjualan tidak meningkat karena pengambilan keputusan yang terlambat sebagai hasil dari keterlambatan penerimaan laporan yang terkait penjualan kredit dan piutang usaha. Untuk itu, perusahaan disarankan menggunakan sistem informasi akuntansi penjualan kredit dan piutang usaha yang diusulkan sehingga mengetahui kemampuan membayar pelanggan melalui analisis umur piutang, kelayakan pemesanan pelanggan berdasarkan saldo kredit, dan mempermudah penyajian laporan yang dibutuhkan dalam mempercepat pengambilan keputusan. Dengan demikian, kegiatan penjualan kredit dan piutang usaha dapat terkendali untuk mendukung visi dan misi perusahaan. Kata Kunci: Analisis, perancangan, sistem informasi akuntansi, penjualan, dan piutang. v

2 KATA PENGANTAR Puji syukur dan hormat penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Kuasa atas segala berkat, anugerah, dan pimpinan-nya sehingga penulis dapat menyelesaikan penyusunan skripsi ini. Meskipun banyak sekali pergumulan dan kesulitan yang terjadi selama proses penyusunan skripsi, namun pada akhirnya semua itu dapat dilalui. Oleh karena itu, dalam kesempatan ini, penulis ingin menyampaikan rasa terima kasih yang dalam kepada : 1. Ibu Ariefah Rachmawati, S.Kom, selaku Dosen Pembimbing yang telah mengorbankan waktu, pikiran, dan perhatiannya dalam membimbing. 2. Bapak Suparto Darudiato, S.Kom, MM., selaku Dosen Pembimbing yang juga telah mengorbankan waktu, pikiran, dan perhatiannya dalam membimbing. 3. Ibu Santi selaku Kepala Bagian Finance dan Ibu Susanty selaku General Manager PT. Asia Putra Perkasa (APP) yang telah memberikan kesempatan untuk melakukan survei skripsi di perusahaan. 4. Segenap staf Universitas Bina Nusantara, terutama Ibu dan Bapak Dosen, yang telah memberikan bekal ilmu pengetahuan selama masa kuliah serta Staf Perpustakaan yang telah melayani peminjaman buku selama masa kuliah. 5. Yang terkasih, Papa, Mama, dan Saudari-saudariku, yang senantiasa memberikan semangat dan dukungan doa. 6. Bina Nusantara English Club serta rekan-rekan PAZ lainnya yang telah memberikan dukungan dan doa dalam penyusunan skripsi ini. vi

3 Meskipun penulis telah berusaha melakukan yang terbaik, namun penulis menyadari bahwa penyusunan skripsi ini masih jauh dari kesempurnaan karena keterbatasan waktu, ilmu pengetahuan, wawasan serta kemampuan yang dimiliki. Oleh karena itu, segala kritik dan saran yang membangun guna penyempurnaan skripsi ini sangat diharapkan. Akhir kata, penulis berharap skripsi ini dapat bermanfaat bagi pembaca dan pihak-pihak yang membutuhkan. Jakarta, 31 Januari 2007 Penulis Christine Chandra vii

4 DAFTAR ISI Halaman Halaman Judul Luar... i Halaman Judul Dalam... ii Halaman Persetujuan Pembimbing iii Halaman Persetujuan Penguji iv Abstrak... v Kata Pengantar... vi Daftar Isi viii Daftar Tabel... xiv Daftar Gambar... xviii Daftar Lampiran.xxii BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Ruang Lingkup Penelitian Tujuan dan Manfaat Metodologi Penelitian Sistematika Penulisan 6 BAB 2 LANDASAN TEORI 2.1 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Tujuan Sistem Informasi Akuntansi.. 8 viii

5 2.3 Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit dan Piutang Usaha Pengertian Penjualan Pengertian Piutang Sistem Akuntansi Penjualan Kredit dan Piutang Usaha Fungsi yang terkait dalam Sistem Penjualan Kredit dan Piutang Usaha Dokumen yang digunakan dalam Sistem Penjualan Kredit dan Piutang Usaha File atau Catatan yang digunakan dalam Aplikasi Sistem Penjualan Kredit dan Piutang Usaha Sasaran dari Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit dan Piutang Usaha Laporan yang diperlukan pada Akhir Periode dalam Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit dan Piutang Usaha Pengendalian Internal Pengertian Tujuan Sistem Pengendalian Internal Unsur Pengendalian Internal Kegiatan Pengendalian Internal Komponen Sistem Pengendalian Internal Pengendalian Internal Sistem Informasi Penjualan Kredit dan Piutang Usaha Pengertian Metode Analisis dan Design Berorientasi Objek ix

6 2.5.1 Rich Picture System Definition FACTOR Criterion Analisis Problem Domain Class Structure Behavior Analisis Application domain Usage Function Interface Architecture Design Criteria Component Architecture Process Architecture Component Design Model Component Function Component Interaksi Manusia dan Komputer Database 48 BAB 3 ANALISIS SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN KREDIT DAN PIUTANG USAHA PT. ASIA PUTRA PERKASA (APP) x

7 3.1 Sejarah Perusahaan Visi dan Misi Perusahaan Struktur Organisasi Pembagian Tugas, Wewenang dan Tanggung Jawab Produk Perusahaan Gambaran Sistem Penjualan Kredit dan Piutang Usaha Berjalan Permasalahan yang dihadapi serta Usulan untuk Mengatasi Permasalahan dalam Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit dan Piutang Usaha Analisis Dokumen The Task Purpose System Definition Context The Problem Domain Clusters Structure Classes Events The Application Domain Usage Overview Actor Use Case xi

8 Function List User Interface Dialogue Style OverView The Technical Platform Recommendations The System s Usefullness and Feasibility Strategy Development Economy BAB 4 PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN KREDIT DAN PIUTANG USAHA PT. ASIA PUTRA PERKASA (APP) 4.1 The Task Purpose Corrections to the Analysis Quality Goal Technical Platform Eguipment System Software System Interfaces Design Language Architecture Component Architecture xii

9 4.3.2 Process Architecture Standard Components Model Component Structure Classes Spesifikasi Tabel Data User Interface Component Structure Recommendations The System s Usefulness Plan for Initiating User Implementation Plan BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN 5.1 Simpulan Saran DAFTAR PUSTAKA RIWAYAT HIDUP LAMPIRAN FOTOKOPI SURAT SURVEI xiii

10 DAFTAR TABEL Halaman Tabel 2.1 Komponen Sistem Pengendalian Internal Tabel 2.2 Pengendalian Internal Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit dan Piutang Usaha...25 Tabel 2.3 Kerangka Analisis Problem Domain...28 Tabel 2.4 Contoh Event Table Tabel 2.5 Kerangka Application Domain...33 Tabel 2.6 Kerangka Architecture Design Tabel 2.7 Kriteria Umum Tabel 2.8 Jenis Arsitektur Client-Server Tabel 2.9 Kerangka Component Design Tabel 3.1 System Definition dengan kriteria FACTOR Tabel 3.2 Keterangan Behavioral Pattern class "Karyawan" Tabel 3.3 Keterangan Behavioral Pattern class "KaryawanSales Administration" Tabel 3.4 Keterangan Behavioral Pattern class "KaryawanFinance" Tabel 3.5 Keterangan Behavioral Pattern class "KaryawanGudang" Tabel 3.6 Keterangan Behavioral Pattern class "KaryawanAccounting" Tabel 3.7 Keterangan Behavioral Pattern class "Barang" Tabel 3.8 Keterangan Behavioral Pattern class "Pelanggan" Tabel 3.9 Keterangan Behavioral Pattern class "SalesOrder" Tabel 3.10 Keterangan Behavioral Pattern class "SO_Detail" xiv

11 Tabel 3.11 Keterangan Behavioral Pattern class "DeliveryOrder" Tabel 3.12 Keterangan Behavioral Pattern class "SuratAngkut" 83 Tabel 3.13 Keterangan Behavioral Pattern class "Faktur" Tabel 3.14 Keterangan Behavioral Pattern class "FakturPajakStandar" Tabel 3.15 Keterangan Behavioral Pattern class "BuktiKasMasuk" Tabel 3.16 Event Table Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit dan Piutang Usaha...86 Tabel 3.17 Actor Table untuk Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit dan Piutang Usaha Tabel 3.18 Spesifikasi Aktor "Karyawan Sales Administration" Tabel 3.19 Tabel 3.20 Spesifikasi Aktor "Karyawan Finance"...89 Spesifikasi Aktor "Karyawan Gudang"...90 Tabel 3.21 Spesifikasi Aktor "Karyawan Accounting" Tabel 3.22 Spesifikasi Aktor "Kabag. Sales Administration"...90 Tabel 3.23 Spesifikasi Aktor "Kabag. Finance".. 91 Tabel 3.24 Spesifikasi Aktor "Kabag. Accounting" Tabel 3.25 Use Case Specification untuk "Menambah Pelanggan Baru" Tabel 3.26 Use Case Specification untuk "Menerima Pesanan" Tabel 3.27 Use Case Specification untuk "Membuat Delivery Order" Tabel 3.28 Use Case Specification untuk "Mengeluarkan Barang" Tabel 3.29 Use Case Specification untuk "Membuat Faktur" Tabel 3.30 Use Case Specification untuk "Mernbuat Faktur Pajak Standar" Tabel 3.31 Use Case Specification untuk "Membuat Bukti Kas Masuk" Tabel 3.32 Use Case Specification untuk "Mencetak Laporan Penjualan" xv

12 Tabel 3.33 Use Case Specification untuk "Mencetak Laporan Penerimaan Kas" Tabel 3.34 Use Case Specification untuk "Mencetak Laporan Piutang" Tabel 3.35 Use Case Specification untuk "Mencetak Analisis Umur Piutang" Tabel 3.36 Function List Lengkap Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit dan Piutang Usaha Tabel 3.37 User Interface Windows dan Printouts Tabel 3.38 Spesifikasi Biaya Pengembangan Tabel 4.1 Kriteria Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit dan Piutang Usaha Tabel 4.2 Spesifikasi Peralatan untuk Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit dan Piutang Usaha Tabel 4.3 Spesifikasi Fungsi Laporan Penerimaan Kas Tabel 4.4 Spesifikasi Fungsi Hitung Jumlah Piutang Tabel 4.5 Spesifikasi Fungsi Cetak Laporan Piutang Tabel 4.6 Spesifikasi Fungsi Hitung Jumlah Penjualan Tabel 4.7 Spesifikasi Fungsi Cetak Laporan Penjualan Tabel 4.8 Spesifikasi Fungsi Hitung Umur Piutang Tabel 4.9 Spesifikasi Fungsi Cetak Analisis Umur Piutang Tabel 4.10 Spesifikasi Tabel Karyawan Tabel 4.11 Spesifikasi Tabel Departemen Tabel 4.12 Spesifikasi Tabel Pelanggan Tabel 4.13 Spesifikasi Tabel Alamat Tabel 4.14 Spesifikasi Tabel Telepon xvi

13 Tabel 4.15 Spesifikasi Tabel Barang Tabel 4.16 Spesifikasi Tabel Sales Order Tabel 4.17 Spesifikasi Tabel SO_Detail Tabel 4.18 Spesifikasi Tabel Delivery Order Tabel 4.19 Spesifikasi Tabel Surat Angkut Tabel 4.20 Spesifikasi Tabel Faktur Tabel 4.21 Spesifikasi Tabel Faktur Pajak Standar Tabel 4.22 Spesifikasi Tabel Bukti Kas Masuk Tabel 4.23 Evaluasi Keseluruhan Perancangan dengan Kriteria Kualitas Tabel 4.24 Gantt Chart Implementasi Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit dan Piutang Usaha xvii

14 DAFTAR GAMBAR Halaman Gambar 2.1 Generalization Structure 29 Gambar 2.2 Cluster Structure 30 Gambar 2.3 Aggregation Structure.. 30 Gambar 2.4 Association Structure. 31 Gambar 2.5 Contoh "State Chart". 32 Gambar 2.6 Layered Architecture Pattern Gambar 2.7 Generic Architecture Pattern.. 41 Gambar 2.8 Client Server Architecture pattern. 42 Gambar 2.9 Centralized Pattern. 43 Gambar 2.10 Distributed Pattern 43 Gambar 2.11 Decentralized pattern 44 Gambar 3.1 Skema Penjualan dari Produsen sampai ke Konsumen Gambar 3.2 Struktur Organisasi PT. Asia Putra Perkasa (APP) Gambar 3.3 Rich Picture Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit dan Piutang Usaha Berjalan Gambar 3.4 Rich Picture Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit dan Piutang Usaha Yang Diusulkan Gambar 3.5 Model Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit dan Piutang Usaha Gambar 3.6 Struktur dari "Karyawan" Gambar 3.7 Struktur dari "Pelanggan"...73 xviii

15 Gambar 3.8 Struktur "Pemesanan" Gambar 3.9 Struktur "Pengeluaran Barang" Gambar 3.10 Struktur "Piutang" Gambar 3.11 Class Diagram Lengkap Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit dan Piutang Usaha Gambar 3.12 Behavioral Pattern dari class Karyawan" Gambar 3.13 Behavioral Pattern dari class "KaryawanSalesAdministration" Gambar 3.14 Behavioral Pattern dari class "KaryawanFinance" Gambar 3.15 Behavioral Pattern dari class "KaryawanGudang" Gambar 3.16 Behavioral Pattern dari class "KaryawanAccounting" Gambar 3.17 Behavioral Pattern dari class "Barang" Gambar 3.18 Behavioral Pattern dari class "Pelanggan" 80 Gambar 3.19 Behavioral Pattern dari class "SalesOrder".. 81 Gambar 3.20 Behavioral Pattern dari class "SO_Detail" Gambar 3.21 Behavioral Pattern dari class "DeliveryOrder" Gambar 3.22 Behavioral Pattern dari class "SuratAngkut" Gambar 3.23 Behavioral Pattern dari class "Faktur" Gambar 3.24 Behavioral Pattern dari class "FakturPajakStandar" Gambar 3.25 Behavioral Pattern dari class "BuktiKasMasuk" Gambar 3.26 Use Case Diagram untuk Sistem Penjualan Kredit dan Piutang Usaha PT. Asia Putra Perkasa (APP). 92 Gambar 3.27 Sequence untuk use case "Menambah Pelanggan Baru" 102 Gambar 3.28 Sequence untuk use case "Menerima Pesanan". 103 Gambar 3.29 Sequence untuk use case "Membuat Delivery Order" xix

16 Gambar 3.30 Sequence untuk use case "Mengeluarkan Barang" Gambar 3.31 Sequence untuk use case "Membuat Faktur". 106 Gambar 3.32 Sequence untuk use case "Membuat Faktur Pajak Standar". 107 Gambar 3.33 Sequence untuk use case "Membuat Bukti Kas Masuk" Gambar 3.34 Sequence untuk use case "Mencetak Laporan Penjualan" 109 Gambar 3.35 Sequence untuk use case "Mencetak Laporan Piutang" 110 Gambar 3.36 Sequence untuk use case "Mencetak Analisis Umur Piutang" Gambar 3.37 Sequence untuk use case "Mencetak Laporan Penerimaan Kas" Gambar 3.38 Navigation Diagram. 117 Gambar 3.39 Window "Login". 118 Gambar 3.40 Window "Main Menu" 118 Gambar 3.41 Window "Change Password". 118 Gambar 3.42 Window "Pelanggan". 119 Gambar 3.43 Window "Karyawan" Gambar 3.44 Window "Barang" Gambar 3.45 Window "Menerima Pesanan" 121 Gambar 3.46 Window "Membuat Delivery Order". 122 Gambar 3.47 Window "Mengeluarkan Barang". 122 Gambar 3.48 Window "Membuat Faktur". 123 Gambar 3.49 Window "Membuat Faktur Pajak Standar" 124 Gambar 3.50 Window "Membuat Bukti Kas Masuk" Gambar 3.51 Window "Mencetak Laporan Penjualan" Gambar 3.52 Window "Mencetak Laporan Penerimaan Kas". 125 Gambar 3.53 Window "Mencetak Laporan Piutang" xx

17 Gambar 3.54 Window "Mencetak Analisis Umur Piutang". 126 Gambar 3.55 Form "Laporan Penjualan Berdasarkan Pelanggan" Gambar 3.56 Form "Laporan Penjualan Berdasarkan Barang" Gambar 3.57 Form "Laporan Penerimaan Kas" Gambar 3.58 Form "Laporan Piutang Ringkasan Pelanggan" Gambar 3.59 Form "Laporan Piutang Per Pelanggan" Gambar 3.60 Form "Analisis Umur Piutang" Gambar 4.1 Arsitektur Jaringan Gambar 4.2 Component Diagram Gambar 4.3 Deployment Diagram 138 Gambar 4.4 Beberapa Contoh Menu Standar Gambar 4.5 Beberapa Contoh Pesan Kesalahan Gambar 4.6 Revised Class Diagram. 141 Gambar 4.7 Class Placement Dalam Model Component dan Function Component..143 Gambar 4.8 Function Component dari "Cetak Laporan Penerimaan Kas " Gambar 4.9 Function Component dari "Piutang" Gambar 4.10 Function Component dari "Cetak Laporan Piutang". 148 Gambar 4.11 Function Component dari "Penjualan" Gambar 4.12 Function Component dari "Cetak Laporan Penjualan" Gambar 4.13 Function Component dari "Umur Piutang" Gambar 4.14 Function Component dari "Cetak Analisis Umur Piutang" Gambar 4.15 User Interface Component" xxi

18 DAFTAR LAMPIRAN Halaman Class Diagram.... L1 Object Diagram.. L2 Statechart Diagram L3 Use Case Diagram. L4 Sequence Diagram. L5 Navigation Diagram... L6 Deployment Diagram. L7 Component Diagram.. L8 xxii