BAB 4 PERANCANGAN SISTEM

Transkripsi

1 BAB 4 PERANCANGAN SISTEM 4.1 Analysis Document The Task Purpose Pengembangan sistem informasi akuntansi pembelian dan utang usaha untuk PT. Fajar Surya Utama dilakukan dengan tujuan untuk mengoptimalisasi proses pencatatan transaksi-transaksi pembelian dan utang usaha perusahaan, mulai dari kegiatan permintaan pembelian, pesanan pembelian kepada pemasok, penerimaan spare part dari pemasok, retur pembelian, pencatatan pembayaran atas pembelian tunai dan pencatatan utang atas pembelian kredit berikut retur dan pembayarannya, di mana sistem informasi akuntansi pembelian dan utang usaha perusahaan sebelumnya telah terkomputerisasi tetapi fungsinya belum optimal untuk mendukung transaksi-transaksi pembelian dan utang usaha perusahaan sehari-hari. Selain itu pengembangan sistem informasi akuntansi pembelian dan utang usaha ini juga akan mengakibatkan perubahan pada struktur organisasi perusahaan karena adanya pemisahan tugas, tanggung jawab dan wewenang antara fungsi akuntansi dengan fungsi keuangan, bentuk perubahan dari struktur organisasinya adalah sebagai berikut :

2 52 Gambar 4.1 Struktur organisasi yang diusulkan System Definition Sistem informasi akuntansi pembelian dan utang usaha ini digunakan untuk mendukung proses pencatatan transaksi-transaksi pembelian dan utang usaha perusahaan sehari-hari. Sistem ini tetap menggunakan personal computer (PC) biasa yang berbasis windows dan konfigurasi client-server dengan menggunakan jaringan komputer lokal (LAN). Pengembangan dilakukan pada software berdasarkan usulan perbaikan untuk mengatasi permasalahan yang terjadi dalam sistem berjalan. Berikut ini penjelasan mengenai system definition dari sistem informasi akuntansi pembelian dan utang usaha PT. Fajar Surya Utama, lihat Tabel 4.1!

3 53 Functionality Mendukung kegiatan pembelian dan utang usaha perusahaan agar dapat menghasilkan informasiinformasi mengenai pembelian dan utang usaha perusahaan yang lebih tepat dan lebih baik lagi sesuai dengan kebutuhan perusahaan Application Domain Karyawan bagian gudang, bagian pembelian, bagian akuntansi, bagian keuangan Conditions Sistem informasi akuntansi pembelian dan utang usaha ini dikembangkan berdasarkan usulan perbaikan untuk mengatasi permasalahan yang terjadi dalam sistem berjalan Technology Tetap menggunakan personal computer (PC) dan device umum lainnya seperti printer dan fax yang sudah ada sebelumnya, serta konfigurasi client-server dengan menggunakan jaringan komputer lokal (LAN) dengan distribusi centralized pattern. Hanya dilakukan penambahan beberapa PC, printer dan fax serta dilakukan beberapa perbaikan dan penyesuaian untuk PC yang sudah ada sebelumnya Objects Karyawan, Gudang, Pembelian, Akuntansi, Keuangan, Sparepart, Pemasok, DaftarOrder, OrderPembelian, PembelianSparepart, ReturPembelian, Utang Responsibility Alat administrasi dan media komunikasi yang dapat diandalkan untuk mencatat dan menyediakan informasi-informasi mengenai transaksi pembelian dan utang usaha perusahaan sehari-hari Tabel 4.1 System definition dengan kriteria FACTOR

4 Context Gambar 4.2 Rich picture prosedur pembelian dan utang usaha yang diusulkan

5 Problem Domain Prosedur pembelian : a. Bagian gudang membuat dokumen Daftar Order dua rangkap sebagai permintaan pembelian, rangkap satu diserahkan kepada bagian pembelian dan rangkap kedua diserahkan kepada bagian akuntansi. b. Data-data permintaan pembelian disimpan dalam database Daftar Order oleh bagian gudang. c. Bagian pembelian memproses permintaan pembelian tersebut dan menelpon pemasok untuk konfirmasi apakah spare part yang diperlukan tersedia, kemudian membuat dokumen Order Pembelian tiga rangkap untuk melakukan pesanan pembelian kepada pemasok. d. Dokumen Order Pembelian rangkap satu dikirim ke pemasok melalui fax, rangkap kedua diserahkan kepada bagian gudang sebagai dokumen dasar untuk menerima spare part dari pemasok, dan rangkap ketiga diserahkan kepada bagian akuntansi. e. Data-data pesanan pembelian disimpan dalam database Order Pembelian oleh bagian pembelian. f. Pemasok datang mengirimkan spare part yang dipesan, diterima langsung oleh bagian gudang. g. Bagian gudang mengecek kesesuaian spare part yang diterima dari pemasok dengan dokumen Order Pembelian rangkap kedua. h. Berdasarkan Surat Jalan dari pemasok bagian gudang membuat dokumen Bukti Penerimaan Sparepart tiga rangkap sebagai bukti spare part telah diterima.

6 56 i. Bukti Penerimaan Sparepart rangkap satu diserahkan kepada pemasok, rangkap kedua diserahkan kepada bagian pembelian, dan rangkap ketiga diserahkan kepada bagian akuntansi. j. Data-data penerimaan disimpan dalam database Pembelian Sparepart oleh bagian gudang. k. Bagian pembelian menyesuaikan Bukti Penerimaan Sparepart dengan Faktur dari pemasok, kemudian membuat Bukti Pembelian Sparepart dua rangkap. l. Data-data pembelian disimpan dalam database Pembelian Sparepart oleh bagian pembelian. m. Bukti Pembelian Sparepart rangkap satu diserahkan kepada pemasok, Bukti Pembelian Sparepart rangkap kedua dan Faktur dari pemasok diserahkan oleh bagian pembelian kepada bagian akuntansi. Prosedur retur pembelian : a. Jika spare part yang diterima tidak sesuai dengan pesanan atau rusak, maka akan dilakukan retur pembelian. b. Terlebih dahulu bagian gudang akan melakukan konfirmasi mengenai retur kepada pemasok melalui bagian pembelian, dan bagian pembelian akan menelpon pemasok untuk konfirmasi retur. c. Retur pembelian biasanya akan ditukar dengan spare part yang sama, terkecuali dalam kondisi tertentu untuk pembelian kredit maka akan dikurangi dengan utang pembelian.

7 57 d. Jika sudah menerima perintah retur dari bagian pembelian, maka bagian gudang akan membuat dokumen Bukti Retur Pembelian tiga rangkap sebagai bukti mengenai spare part yang akan diretur. e. Setelah dilakukan retur, pemasok akan menandatangani ketiga rangkap Bukti Retur Pembelian, rangkap satu disimpan oleh pemasok dan pemasok akan memberikan dokumen Tanda Terima Retur sebagai bukti retur telah diterima. f. Bukti Retur Pembelian rangkap kedua diserahkan kepada bagian pembelian beserta Tanda Terima Retur. g. Untuk pembelian kredit, jika retur dikurangi dengan utang pembelian maka bagian pembelian akan membuat dokumen Nota Debit dua rangkap untuk mengurangi utang pembelian. Rangkap satu dikirim kepada pemasok melalui fax dan rangkap kedua diserahkan kepada bagian akuntansi. h. Bukti Retur Pembelian rangkap ketiga diserahkan kepada bagian akuntansi. i. Data-data retur pembelian disimpan dalam database Retur Pembelian. Prosedur pembayaran dan utang usaha : a. Bagian akuntansi menerima dokumen Daftar Order rangkap kedua, Order Pembelian rangkap ketiga, Bukti Penerimaan Sparepart rangkap ketiga, Bukti Pembelian Sparepart rangkap kedua disertai dengan Faktur dari pemasok, Bukti Retur Pembelian rangkap ketiga, Nota Debit rangkap kedua beserta Tanda Terima Retur dari pemasok jika terjadi retur. b. Jika pembelian dilakukan secara tunai bagian akuntansi akan menyerahkan dokumen Order Pembelian rangkap ketiga, Bukti Pembelian Sparepart

8 58 rangkap kedua disertai dengan Faktur pemasok kepada bagian keuangan untuk melakukan pembayaran. c. Jika pembelian dilakukan secara kredit bagian akuntansi menyesuaikan dokumen-dokumen yang diterima dan menyimpan data-data utang yang timbul akibat pembelian kredit ke dalam database Utang. d. Jika sudah waktu jatuh tempo, maka bagian akuntansi akan menerima tagihan dari pemasok yang dikirim melalui fax. e. Setiap bulannya bagian akuntansi akan mencetak Daftar Utang yang mendekati jatuh temponya, kemudian diserahkan beserta paket utang yang terdiri dari Order Pembelian, Bukti Pembelian Sparepart, Faktur dan Nota Debit kepada manajer operasional untuk diperiksa dan disetujui. f. Selanjutnya Daftar Utang beserta paket utang diserahkan kepada bagian keuangan. g. Berdasarkan dokumen yang diterima, baik untuk pembelian tunai maupun pembelian kredit bagian keuangan melakukan pembayaran kepada pemasok dengan tunai, cek, transfer, ataupun giro. h. Selanjutnya bagian keuangan memasukan data-data pembayaran dan menyimpannya ke dalam database. i. Kemudian bagian keuangan akan mencetak Bukti Pembayaran dua rangkap diserahkan kepada pemasok untuk ditandatangani. j. Bukti Pembayaran rangkap satu disimpan oleh pemasok dan pemasok akan menyerahkan Kwitansi tanda pembayaran. k. Kemudian dokumen-dokumen yang diterima dicap lunas oleh bagian keuangan.

9 59 l. Dokumen-dokumen yang diterima diserahkan kembali kepada bagian akuntansi disertai dengan Bukti Pembayaran rangkap kedua dan Kwitansi dari pemasok. m. Setiap akhir bulan bagian akuntansi akan mencetak Laporan Pembelian Tunai dan Kredit, Laporan Retur Pembelian Tunai dan Kredit, Laporan Saldo Utang, dan Analisis Kinerja Pemasok. n. Untuk kesalahan-kesalahan input yang terjadi pada setiap transaksi, maka karyawan bersangkutan harus segera melapor kepada pihak yang memiliki wewenang, dalam hal ini adalah manajer agar transaksi dapat segera dibatalkan. Di mana pembatalan transaksi ini hanya dapat dilakukan untuk transaksi terakhir yang terjadi dan belum terkait dengan transaksi lainnya Application Domain Sistem informasi akuntansi pembelian dan utang usaha yang diusulkan dapat mendukung tugas-tugas dan tanggung jawab karyawan bagian gudang, bagian pembelian, bagian akuntansi, dan bagian keuangan. Tugas-tugas utama dalam application domain, yaitu permintaan pembelian, pesanan pembelian, penerimaan spare part, retur pembelian, pencatatan pembayaran atas pembelian tunai dan pencatatan utang atas pembelian kredit berikut retur dan pembayarannya The Problem Domain Clusters Model sistem informasi akuntansi pembelian dan utang usaha PT. Fajar Surya Utama terdiri dari empat cluster, yaitu cluster karyawan, cluster Sparepart, cluster Pemasok, dan cluster Transaksi. Berikut ini merupakan model cluster sistem

10 60 informasi akuntansi pembelian dan utang usaha PT. Fajar Surya Utama, lihat Gambar 4.3! Gambar 4.3 clusters dalam sistem informasi akuntansi pembelian dan utang usaha PT. Fajar Surya Utama Structure Gambar 4.4 Struktur Karyawan Pada Gambar 4.4 di atas terlihat struktur dari Karyawan dengan pola hubungan generalisasinya yang menggambarkan karyawan yang akan menggunakan sistem informasi akuntansi pembelian dan utang usaha perusahaan.

11 61 Gambar 4.5 Struktur Sparepart Pada Gambar 4.5 di atas terlihat struktur tunggal dari Sparepart tanpa pola hubungan asosiasi, generalisasi, ataupun agregasi. Gambar 4.6 Struktur Pemasok Pada Gambar 4.6 di atas terlihat struktur tunggal dari Pemasok tanpa pola hubungan asosiasi, generalisasi, ataupun agregasi. Gambar 4.7 Struktur Transaksi Pada Gambar 4.7 di atas terlihat struktur dari Transaksi dengan pola hubungan asosiasinya yang menggambarkan transaksi yang terjadi dalam sistem informasi akuntansi pembelian dan utang usaha perusahaan.

12 62 Pada Gambar 4.8 menunjukkan class diagram lengkap sistem informasi akuntansi pembelian dan utang usaha PT. Fajar Surya Utama. Hubungan antara class Sparepart dan class DaftarOrder terjadi ketika transaksi permintaan pembelian dilakukan. Dilanjutkan dengan hubungan antara class Pembelian dengan class Pemasok dan class OrderPembelian yang terjadi ketika transaksi pesanan pembelian dilakukan. Selanjutnya hubungan antara class Gudang dan class Pembelian dengan class PembelianSparepart yang terjadi ketika transaksi penerimaan dan pembelian spare part dilakukan, serta class Gudang dan class Pembelian dengan class ReturPembelian jika terjadi transaksi retur pembelian. Hubungan antara class Akuntansi dan class Keuangan dengan class Utang terjadi ketika transaksi pencatatan utang atas pembelian kredit, dan pencatatan atas pembayaran utang dilakukan. Selain itu hubungan asosiasi antara class DaftarOrder, class OrderPembelian, class PembelianSparepart, class ReturPembelian, dan class Utang menggambarkan urutan transaksi yang saling berhubungan mulai dari permintaan pembelian, pesanan pembelian, penerimaan spare part, retur pembelian, sampai dengan pencatatan utang berikut pembayarannya.

13 63 Gambar 4.8 Class diagram lengkap sistem informasi akuntansi pembelian dan utang usaha PT. Fajar Surya Utama

14 Classes Gambar 4.9 Class Karyawan dan statechart diagram-nya Pada Gambar 4.9 di atas menunjukkan class Karyawan dan pola behavioral untuk class Karyawan tersebut yang digambarkan dalam statechart diagram-nya. Class Karyawan men-generalisasikan property dan behavior-nya kepada class Gudang, class Pembelian, class Akuntansi, dan class Keuangan. Gambar 4.10 Class Gudang dan statechart diagram-nya Pada Gambar 4.10 di atas menunjukkan model keterlibatan class Gudang dalam event saat permintaan pembelian diajukan, pesanan diterima dari pemasok, dan saat terjadi retur pembelian.

15 65 Gambar 4.11 Class Pembelian dan statechart diagram-nya Pada Gambar 4.11 di atas menunjukkan model keterlibatan class Pembelian dalam event saat pesanan pembelian diajukan kepada pemasok, saat transaksi pembelian terjadi, dan saat terjadi retur pembelian. Gambar 4.12 Class Akuntansi dan statechart diagram-nya Pada Gambar 4.12 di atas menunjukkan model keterlibatan class Akuntansi dalam event saat pencatatan utang dan pada saat laporan setiap akhir bulan diajukan. Gambar 4.13 Class Keuangan dan statechart diagram-nya

16 66 Pada Gambar 4.13 di atas menunjukkan model keterlibatan class Keuangan dalam event saat pencatatan pembayaran utang. Gambar 4.14 Class Sparepart dan statechart diagram-nya Pada Gambar 4.14 di atas menunjukkan model keterlibatan class Sparepart dalam event mulai dari dibeli, diretur, dan berakhir saat dijual. Gambar 4.15 Class Pemasok dan statechart diagram-nya Pada Gambar 4.15 di atas menunjukkan model keterlibatan class Pemasok dalam event mulai dari dikontrak perusahaan, dipilih, dan berakhir jika diputus kontrak. Gambar 4.16 Class DaftarOrder dan statechart diagram-nya

17 67 Pada Gambar 4.16 di atas menunjukkan event di mana class Daftar Order terjadi ketika spare part diperlukan dan berakhir saat permintaan pembelian spare part diajukan. Gambar 4.17 Class OrderPembelian dan statechart diagram-nya Pada Gambar 4.17 di atas menunjukkan event di mana class Order Pembelian terjadi ketika permintaan pembelian spare part diterima, kemudian disetujui, dan berakhir saat pesanan pembelian diajukan kepada pemasok. Gambar 4.18 Class PembelianSparepart dan statechart diagram-nya Pada Gambar 4.18 di atas menunjukkan event di mana class PembelianSparepart terjadi ketika spare part yang dipesan diterima dari pemasok, dan berakhir saat pembelian spare part diajukan.

18 68 Gambar 4.19 Class ReturPembelian dan statechart diagram-nya Pada Gambar 4.19 di atas menunjukkan event dimana class ReturPembelian terjadi ketika spare part yang dibeli diretur kembali kepada pemasok, dan berakhir saat spare part diganti dengan spare part yang sama atau dikurangi dengan utang pembelian untuk kondisi tertentu. Gambar 4.20 Class Utang dan statechart diagram-nya Pada Gambar 4.20 di atas menunjukkan event di mana class Utang terjadi ketika Faktur pemasok diterima, kemudian utang berdasarkan Faktur dicatat dan jika terjadi retur pembelian kredit maka utang akan dikurangi, dan berakhir saat utang dibayar.

19 Events Berikut ini merupakan event table dari sistem informasi akuntansi pembelian dan utang usaha PT. Fajar Surya Utama, lihat Tabel 4.2!

20 Events Classes Karyawan Gudang Pembelian Akuntansi Keuangan Sparepart Pemasok DO OP PS RP Utang Direkrut Diberhentikan Dikontrak + Dipilih * Diputus_kontrak + Dibeli + Diretur * Dijual + Sparepart_diperlukan * Permintaan_diajukan * + Permintaan_diterima + Permintaan_disetujui + Pesanan_diajukan * * Pesanan_diterima * * Pembelian_diajukan + + Pembelian_diretur * * * Sparepart_diganti + Utang_dikurangi + Faktur_diterima + Utang_dicatat * + Utang_dikurangi * Utang_dibayar * + Laporan_diajukan * Tabel 4.2 Event table sistem informasi akuntansi pembelian dan utang usaha PT. Fajar Surya Utama Keterangan : DO : DaftarOrder PS : PembelianSparepart + : untuk event yang terjadi nol sampai sekali OP : OrderPembelian RP : ReturPembelian * : untuk event yang terjadi nol sampai berulang kali 70

21 The Application Domain Usages Overview Terdapat empat actor yang akan menggunakan sistem informasi akuntansi pembelian dan utang usaha ini, yaitu karyawan bagian gudang, bagian pembelian, bagian akuntansi, dan bagian keuangan dengan tiga belas use case di dalam sistem informasi akuntansi pembelian dan utang usaha tersebut yang akan digambarkan dalam use case diagram-nya Actors Berikut ini merupakan spesifikasi actor dari sistem informasi akuntansi pembelian dan utang usaha PT. Fajar Surya Utama, lihat Tabel ! Gudang Tujuan : bagian yang bertanggung jawab untuk melakukan permintaan pembelian, penerimaan spare part dari pemasok, dan retur pembelian jika terjadi Karakteristik : harus mengetahui spare part yang banyak dibutuhkan dan memiliki ketelitian untuk mengecek kualitas spare part yang diterima dari pemasok Contoh : bagian gudang menerima spare part dari pemasok kemudian membuat Bukti Penerimaan Sparepart berdasarkan Surat Jalan dari pemasok dan sistem akan mencatat bagian gudang yang menangani penerimaan spare part tersebut Tabel 4.3 Spesifikasi actor bagian gudang

22 72 Pembelian Tujuan : bagian yang bertanggung jawab untuk melakukan pesanan pembelian kepada pemasok, menangani transaksi pembelian yang terjadi, dan pembuatan Nota Debit jika terjadi retur pembelian kredit Karakteristik : harus mengetahui bahwa spare part yang akan dipesan benar-benar sesuai dengan kebutuhan Contoh : bagian pembelian membuat Order Pembelian berdasarkan permintaan pembelian dari bagian gudang dan sistem akan mencatat bagian pembelian yang melakukan pesanan pembelian tersebut Tabel 4.4 Spesifikasi actor bagian pembelian Akuntansi Tujuan : bagian yang bertanggung jawab untuk mencatat utang, membuat Daftar Utang, dan mencetak laporan yang diperlukan setiap bulannya Karakteristik : harus mengetahui utang yang timbul adalah benar adanya dan mengecek jatuh tempo utang agar pembayaran tidak terlambat, serta mengecek tagihan dari pemasok agar pembayaran utang tidak terjadi berulang-ulang Contoh : bagian akuntansi mencatat utang yang timbul ke dalam sistem dan sistem akan mencatat bagian akuntansi yang melakukan pencatatan tersebut Tabel 4.5 Spesifikasi actor bagian akuntansi

23 73 Keuangan Tujuan : bagian yang bertanggung jawab untuk melakukan pembayaran utang kepada pemasok dan mencatat pembayaran utang yang dilakukan Karakteristik : harus mengetahui utang yang akan dibayar adalah benar adanya Contoh : bagian keuangan mencatat pembayaran utang yang telah dilakukan kemudian sistem akan mencatat bagian keuangan yang melakukan pembayaran tersebut Tabel 4.6 Spesifikasi actor bagian keuangan

24 Use cases Gambar 4.21 Use case diagram sistem informasi akuntansi pembelian dan utang usaha PT. Fajar Surya Utama

25 75 Berikut ini merupakan spesifikasi dari use case untuk sistem informasi akuntansi pembelian dan utang usaha PT. Fajar Surya Utama, lihat Tabel ! Mengentry data spare part Pattern : menjelaskan proses entry data-data spare part ke dalam sistem. Objects : Karyawan, Sparepart Functions : create Sparepart Tabel 4.7 Spesifikasi use case Mengentry data spare part Mencatat transaksi permintaan pembelian Pattern : menjelaskan proses mencatat transaksi permintaan pembelian yang dilakukan oleh bagian gudang. Kemudian melakukan validasi nomor daftar order dan kode spare part yang diperlukan, serta hitung kuantitas spare part yang diperlukan Objects : Karyawan, Sparepart, Daftar Order Functions : create permintaan, print Daftar Order Tabel 4.8 Spesifikasi use case Mencatat transaksi permintaan pembelian Mencatat transaksi penerimaan Pattern : menjelaskan proses mencatat transaksi penerimaan spare part dari pemasok yang dilakukan oleh bagian gudang. Kemudian melakukan validasi nomor pembelian spare part, nomor order pembelian, dan hitung kuantitas spare part yang diterima Objects : Karyawan, Pemasok, OrderPembelian, PembelianSparepart Functions : create penerimaan, print Bukti Penerimaan Sparepart Tabel 4.9 Spesifikasi use case Mencatat transaksi penerimaan

26 76 Mencatat transaksi retur pembelian Pattern : menjelaskan proses mencatat transaksi retur pembelian kepada pemasok yang dilakukan oleh bagian gudang. Kemudian melakukan validasi nomor retur pembelian, nomor pembelian spare part, dan kode spare part yang diretur, serta hitung kuantitas spare part yang diretur Objects : Karyawan, Pemasok, OrderPembelian, PembelianSparepart, ReturPembelian Functions : create retur, print Bukti Retur Pembelian Tabel 4.10 Spesifikasi use case Mencatat transaksi retur pembelian Mengentry data pemasok Pattern : menjelaskan proses entry data-data pemasok ke dalam sistem. Objects : Karyawan, Pemasok Functions : create Pemasok Tabel 4.11 Spesifikasi use case Mengentry data pemasok Mencatat transaksi pesanan pembelian Pattern : menjelaskan proses mencatat transaksi pesanan pembelian kepada pemasok yang dilakukan oleh bagian pembelian. Kemudian melakukan validasi nomor order pembelian, nomor daftar order, ID pemasok dan kode spare part yang dipesan, serta hitung kuantitas spare part yang dipesan dan total harganya Objects : Karyawan, Sparepart, Pemasok, DaftarOrder, OrderPembelian Functions : create order, print Order Pembelian Tabel 4.12 Spesifikasi use case Mencatat transaksi pesanan pembelian

27 77 Mencatat transaksi pembelian Pattern : menjelaskan proses mencatat transaksi pembelian spare part yang dilakukan oleh bagian pembelian. Kemudian melakukan validasi nomor pembelian spare part, dan hitung total harga serta PPN dan diskon yang diberikan oleh pemasok Objects : Karyawan, Pemasok, OrderPembelian, PembelianSparepart Functions : create pembelian, print Bukti Pembelian Sparepart Tabel 4.13 Spesifikasi use case Mencatat transaksi pembelian Membuat Nota Debit Pattern : menjelaskan proses membuat Nota Debit yang dilakukan oleh bagian pembelian untuk mengurangi utang pembelian ketika retur pembelian kredit terjadi. Kemudian melakukan validasi nomor retur pembelian dan hitung jumlah utang yang harus didebit Objects : Karyawan, Pemasok, OrderPembelian, PembelianSparepart, ReturPembelian Functions : create Nota Debit, print Nota Debit Tabel 4.14 Spesifikasi use case Membuat Nota Debit Mencatat utang pembelian Pattern : menjelaskan proses pencatatan utang akibat transaksi pembelian kredit yang dilakukan oleh bagian akuntansi. Kemudian melakukan validasi kode utang, nomor pembelian spare part, dan hitung total utang Objects : Karyawan, Pemasok, OrderPembelian, PembelianSparepart, ReturPembelian, Utang Functions : create utang Tabel 4.15 Spesifikasi use case Mencatat utang pembelian

28 78 Membuat Daftar Utang Pattern : menjelaskan proses membuat Daftar Utang yang merupakan list utang-utang yang sudah mendekati jatuh temponya yang dilakukan oleh bagian akuntansi. Kemudian melakukan validasi periode utang, hitung total utang Objects : Karyawan, Pemasok, OrderPembelian, PembelianSparepart, ReturPembelian, Utang Functions : print Daftar Utang Tabel 4.16 Spesifikasi use case Membuat Daftar Utang Membuat Laporan Pembelian Tunai dan Kredit Pattern : menjelaskan proses membuat Laporan Pembelian setiap bulannya yang dilakukan oleh bagian akuntansi. Kemudian melakukan validasi periode laporan dan hitung total pembelian Objects : Karyawan, Sparepart, Pemasok, OrderPembelian, PembelianSparepart Functions : print Laporan Pembelian Tabel 4.17 Spesifikasi use case Membuat Laporan Pembelian Tunai dan Kredit Membuat Laporan Retur Pembelian Tunai dan Kredit Pattern : menjelaskan proses membuat Laporan Retur Pembelian setiap bulannya yang dilakukan oleh bagian akuntansi. Kemudian melakukan validasi periode laporan dan hitung total retur pembelian Objects : Karyawan, Sparepart, Pemasok, OrderPembelian, PembelianSparepart, ReturPembelian Functions : print Laporan Retur Pembelian Tabel 4.18 Spesifikasi use case Membuat Laporan Retur Pembelian Tunai dan Kredit

29 79 Membuat Laporan Saldo Utang Pattern : menjelaskan proses membuat Laporan Saldo Utang setiap bulannya yang dilakukan oleh bagian akuntansi. Kemudian melakukan validasi periode laporan dan hitung total utang Objects : Karyawan, Pemasok, OrderPembelian, PembelianSparepart, ReturPembelian, Utang Functions : print Laporan Saldo Utang Tabel 4.19 Spesifikasi use case Membuat Laporan Saldo Utang Membuat Laporan Analisis Kinerja Pemasok Pattern : menjelaskan proses membuat Laporan Analisis Kinerja Pemasok setiap bulannya yang dilakukan oleh bagian akuntansi. Kemudian melakukan validasi periode laporan dan hitung keterlambatan pengiriman, serta banyaknya retur pembelian yang terjadi untuk setiap pemasok Objects : Karyawan, Pemasok, OrderPembelian, PembelianSparepart, ReturPembelian Functions : print Laporan Analisis Kinerja Pemasok Tabel 4.20 Spesifikasi use case Membuat Laporan Analisis Kinerja Pemasok Mencatat pembayaran utang Pattern : menjelaskan proses pencatatan pembayaran utang yang dilakukan oleh bagian keuangan. Kemudian melakukan validasi kode utang, dan hitung jumlah bayar Objects : Karyawan, Pemasok, OrderPembelian, PembelianSparepart, ReturPembelian, Utang Functions : create pembayaran utang, print Bukti Pembayaran Tabel 4.21 Spesifikasi use case Mencatat pembayaran utang

30 80 Berikut ini merupakan sequence diagram untuk masing-masing use case yang terdapat dalam sistem informasi akuntansi pembelian dan utang usaha PT. Fajar Surya Utama, lihat Gambar ! Gambar 4.22 Sequence diagram Mengentry data spare part

31 Gambar 4.23 Sequence diagram Mencatat transaksi permintaan pembelian 81

32 Gambar 4.24 Sequence diagram Mencatat transaksi penerimaan 82

33 Gambar 4.25 Sequence diagram Mencatat transaksi retur pembelian 83

34 Gambar 4.26 Sequence diagram Mengentry data pemasok 84

35 Gambar 4.27 Sequence diagram Mencatat transaksi pesanan pembelian 85

36 Gambar 4.28 Sequence diagram Mencatat transaksi pembelian 86

37 Gambar 4.29 Sequence diagram Membuat Nota Debit 87

38 Gambar 4.30 Sequence diagram Mencatat utang pembelian 88

39 Gambar 4.31 Sequence diagram Membuat Daftar Utang 89

40 Gambar 4.32 Sequence diagram Membuat Laporan Pembelian Tunai dan Kredit 90

41 91 Gambar 4.33 Sequence diagram Membuat Laporan Retur Pembelian Tunai dan Kredit

42 Gambar 4.34 Sequence diagram Membuat Laporan Saldo Utang 92

43 Gambar 4.35 Sequence diagram Membuat Laporan Analisis Kinerja Pemasok 93

44 Gambar 4.36 Sequence diagram Mencatat pembayaran utang 94

45 Function List Berikut ini merupakan function list dari sistem informasi akuntansi pembelian dan utang usaha PT. Fajar Surya Utama, lihat Tabel 4.22! Function List Types Complexity Mengentry data spare part : Create spare part Edit spare part Delete spare part Update Update Update Update Simple Simple Simple Simple Mencatat transaksi permintaan pembelian : Get data spare part Create permintaan Delete permintaan Print Daftar Order Read, Update, Compute Read Update Update Compute Medium Simple Simple Simple Medium Mencatat transaksi penerimaan : Get data order, spare part, pemasok Create penerimaan Delete penerimaan Compute penerimaan Print Bukti Penerimaan Read, Update, Compute Read Update Update Compute Compute Medium Simple Simple Simple Medium Medium Mencatat transaksi retur pembelian : Get data pembelian, order, pemasok, spare part Create retur Delete retur Print Bukti Retur Read, Update, Compute Read Update Update Compute Medium Simple Simple Medium Medium Mengentry data pemasok : Create pemasok Edit pemasok Delete pemasok Update Update Update Update Simple Simple Simple Simple

46 96 Mencatat transaksi pesanan pembelian : Get data permintaan, spare part, pemasok Create order Delete order Compute order Print Order Pembelian Mencatat transaksi pembelian : Get data penerimaan, order, pemasok, spare part Create pembelian Delete pembelian Compute pembelian Print Bukti Pembelian Membuat Nota Debit : Get data retur, pembelian, order, pemasok, spare part Create Nota Debit Delete Nota Debit Compute Nota Debit Print Nota Debit Mencatat utang pembelian : Get data pembelian, order, pemasok, Nota Debit Create utang Delete utang Compute utang Membuat Daftar Utang : Get data utang, pembelian, order, pemasok, NotaDebit Compute total utang Print Daftar Utang Read, Update, Compute Read Update Update Compute Compute Read, Update, Compute Read Update Update Compute Compute Read, Update, Compute Read Update Update Compute Compute Read, Update, Compute Read Update Update Compute Read, Compute Read Compute Compute Medium Simple Simple Simple Medium Medium Medium Simple Simple Simple Medium Medium Medium Simple Simple Simple Medium Medium Medium Simple Simple Simple Medium Medium Simple Medium Medium

47 97 Membuat Laporan Pembelian Tunai dan Kredit : Get data pembelian, order, pemasok, spare part Compute total pembelian Print Laporan Pembelian Membuat Laporan Retur Pembelian Tunai dan Kredit : Get data retur, pembelian, order, pemasok, spare part Compute total retur Print Laporan Retur Pembelian Membuat Laporan Saldo Utang : Get data utang, pembelian, order, pemasok, Nota Debit Compute saldo utang Print Laporan Utang Membuat Laporan Analisis Kinerja Pemasok : Get data pembelian, order, pemasok, retur Compute kinerja Print Laporan Analisis Kinerja Pemasok Mencatat pembayaran utang : Get data utang, pembelian, order, pemasok, Nota Debit Create bayar Delete bayar Compute total bayar Print Bukti Pembayaran Read, Compute Read Compute Compute Read, Compute Read Compute Compute Read, Compute Read Compute Compute Read, Compute Read Compute Compute Read, Update, Compute Read Update Update Compute Compute Medium Simple Medium Medium Medium Simple Medium Medium Medium Simple Medium Medium Medium Simple Medium Medium Medium Simple Simple Simple Medium Medium Tabel 4.22 Function List sistem informasi akuntansi pembelian dan utang usaha PT. Fajar Surya Utama

48 User Interfaces Rancangan sistem informasi akuntansi pembelian dan utang usaha ini menggunakan Bahasa Indonesia, juga beberapa istilah dalam Bahasa Inggris Dialogue Style Setiap user interface memiliki window yang mewakili setiap class yang penting untuk membantu proses pencatatan transaksi pembelian dan utang usaha perusahaan, serta fasilitas untuk keperluan pencetakan informasi yang diperlukan juga tersedia dalam sistem. Berikut ini merupakan daftar window user interface dan hasil printout-nya, lihat Tabel 4.23! Windows Login Menu utama File : Ubah Password Log Off Master : Pemasok Bank Cara Bayar Wilayah Sparepart Satuan Jenis Sparepart Merk Sparepart Karyawan Jabatan Printouts

49 99 Pembelian : Permintaan Pembelian Pesanan Pembelian Penerimaan Sparepart Daftar Order Order Pembelian Bukti Penerimaan Sparepart Bukti Pembelian Sparepart Retur Pembelian Utang : Daftar Utang Laporan : Pembelian Retur pembelian Saldo Utang Analisis kinerja pemasok Utility : Back Up Restore Bukti Retur Pembelian Nota Debit Daftar Utang Bukti Pembayaran Laporan Pembelian Tunai dan Kredit Laporan Retur Pembelian Tunai dan Kredit Laporan Saldo Utang Laporan Analisis kinerja pemasok Tabel 4.23 Daftar window user interface dan hasil printout-nya Overview Berikut ini merupakan navigation diagram yang menggambarkan window user interface beserta hubungan antara window interface satu dengan lainnya, lihat Gambar 4.37!

50 Mulai Login Close Klik Log Off Klik File Klik Master Klik Pembelian Klik Utang Klik Laporan Klik Utility Klik Ubah Password Klik Permintaan Klik Pesanan Klik Penerimaan Klik Retur Daftar Utang Pilih periode Klik Back Up Klik Restore Klik Keluar Klik Pembelian Klik Nota Debit Klik Pembayaran Gambar 4.37 Navigation diagram sistem informasi akuntansi pembelian dan utang usaha PT. Fajar Surya Utama 100

51 Examples Sistem informasi akuntansi pembelian dan utang usaha ini memiliki lima window menu utama dengan beberapa sub menunya, sebagai berikut : 1. File, terdiri dari sub menu : a. Ubah Password, yaitu menu untuk mengubah password. b. Log Off, yaitu menu untuk log off. c. Keluar, yaitu menu untuk keluar dari sistem. 2. Master, terdiri dari sub menu : a. Pemasok, yaitu menu untuk menambahkan atau mengubah data-data pemasok. b. Bank, yaitu menu untuk menambahkan atau mengubah data bank. c. Cara Bayar, yaitu menu untuk menambahkan atau mengubah data cara bayar. d. Wilayah, yaitu menu untuk menambahkan atau mengubah data wilayah propinsi dan kota. e. Sparepart, yaitu menu untuk menambahkan atau mengubah data-data spare part. f. Satuan, yaitu menu untuk menambahkan atau mengubah data satuan sparepart. g. Jenis Sparepart, yaitu menu untuk menambahkan atau mengubah data jenis spare part. h. Merk Sparepart, yaitu menu untuk menambahkan atau mengubah data merk spare part.

52 102 i. Karyawan, yaitu menu untuk menambahkan atau mengubah data karyawan, tetapi dalam sistem ini hanya digunakan untuk melihat informasi mengenai karyawan saja. j. Jabatan, yaitu menu untuk menambahkan atau mengubah data jabatan, tetapi dalam sistem ini hanya digunakan untuk melihat informasi mengenai jabatan saja. 3. Pembelian, terdiri dari sub menu : a. Permintaan Pembelian, yaitu menu untuk transaksi permintaan pembelian. b. Pesanan Pembelian, yaitu menu untuk transaksi pesanan pembelian. c. Penerimaan Sparepart, yaitu menu untuk transaksi penerimaan dan pembelian spare part. d. Retur Pembelian, yaitu menu untuk transaksi retur pembelian dan pembuatan Nota Debit. 4. Utang, terdiri dari sub menu : a. Daftar Utang, yaitu menu untuk pencatatan utang dan pembayaran utang. 5. Laporan, terdiri dari sub menu : a. Pembelian, yaitu menu untuk mencetak Laporan Pembelian Tunai dan Kredit. b. Pembelian Tunai, yaitu menu untuk mencetak Laporan Pembelian Tunai Keseluruhan, Per Pemasok, dan Per Jenis Sparepart. c. Pembelian Kredit, yaitu menu untuk mencetak Laporan Pembelian Kredit Keseluruhan, Per Pemasok, dan Per Jenis Sparepart.

53 103 d. Retur Pembelian Tunai, yaitu menu untuk mencetak Laporan Retur Pembelian Tunai Keseluruhan, Per Pemasok, dan Per Jenis Sparepart. e. Retur Pembelian Kredit, yaitu menu untuk mencetak Laporan Retur Pembelian Kredit Keseluruhan, Per Pemasok, dan Per Jenis Sparepart. f. Saldo Utang, yaitu menu untuk mencetak Laporan Saldo Utang Keseluruhan dan Per Pemasok. g. Analisis Kinerja Pemasok, yaitu menu untuk mencetak Laporan Analisis Kinerja Pemasok. 6. Utility, terdiri dari sub menu : a. Back Up, yaitu menu untuk mem-back up database. b. Restore, yaitu menu untuk me-restore database jika ada data yang rusak atau hilang. Berikut ini merupakan struktur menu login untuk setiap karyawan yang menggunakan sistem informasi akuntansi pembelian dan utang usaha, serta rancangan window user interface dan hasil printout dokumen dan laporan :

54 104 Gambar 4.38 Struktur menu login karyawan Gambar 4.39 Button standard yang dipakai dalam window user interface sistem informasi akuntansi pembelian dan utang usaha PT. Fajar Surya Utama

55 105 Gambar 4.40 Rancangan window Login Gambar 4.41 Rancangan window Ubah Password

56 106 Gambar 4.49 Wi Gambar 4.42 Rancangan window Menu Utama

57 Gambar 4.43 Rancangan window Master sub menu Pemasok 107

58 108 Gambar 4.44 Rancangan window Master sub menu Bank Gambar 4.45 Rancangan window Master sub menu Cara Bayar

59 109 Gambar 4.46 Rancangan window Master sub menu Wilayah Propinsi Gambar 4.47 Rancangan window Master sub menu Wilayah Kota

60 Gambar 4.48 Rancangan window Master sub menu Sparepart 110

61 111 Gambar 4.49 Rancangan window Master sub menu Satuan Gambar 4.50 Rancangan window Master sub menu Jenis Sparepart

62 Gambar 4.51 Rancangan window Master sub menu Merk Sparepart 112

63 Gambar 4.52 Rancangan window Master sub menu Karyawan 113

64 Gambar 4.53 Rancangan window Master sub menu Jabatan 114

65 Gambar 4.54 Rancangan window Transaksi permintaan pembelian 115

66 Gambar 4.55 Rancangan window Transaksi pesanan pembelian 116

67 Gambar 4.56 Rancangan window Transaksi penerimaan 117

68 Gambar 4.57 Rancangan window Transaksi pembelian 118

69 Gambar 4.58 Rancangan window Transaksi retur pembelian 119

70 Gambar 4.59 Rancangan window Membuat Nota Debit 120

71 Gambar 4.60 Rancangan window Transaksi pencatatan utang 121

72 Gambar 4.61 Rancangan window Transaksi pembayaran utang 122

73 Daftar Order PT. Fajar Surya Utama Jl. MH. Thamrin No. 42 Kebon Nanas, Tangerang Telp/Fax : (021) No DO : x-6-x Tanggal Permintaan : dd/mm/yyyy Tanggal Diperlukan : dd/mm/yyyy Hal : 99 Kode Sparepart Jenis Nama Sparepart Quantity Satuan Isi x-6-x x-20-x x-35-x 99 x-15-x 99 Bagian Gudang, ( x-35-x ) Gambar 4.62 Rancanagan dokumen Daftar Order 123

74 Order Pembelian PT. Fajar Surya Utama Jl. MH. Thamrin No. 42 Kebon Nanas, Tangerang Telp/Fax : (021) No PO : x-6-x No DO : x-6-x Tanggal Pesan : dd/mm/yyyy Tanggal Diperlukan : dd/mm/yyyy Kepada : x-35-x Hal : 99 Kode Sparepart Jenis Nama Sparepart Quantity Beli Satuan Isi Harga Satuan Jumlah Harga x-6-x x-20-x x-35-x 99 x-15-x Total Bagian Pembelian, ( x-35-x ) Gambar 4.63 Rancangan dokumen Order Pembelian 124

75 Bukti Penerimaan Sparepart PT. Fajar Surya Utama Jl. MH. Thamrin No. 42 Kebon Nanas, Tangerang Telp/Fax : (021) No BPS : x-6-x No PO : x-6-x Tanggal Terima : dd/mm/yyyy Tanggal Diperlukan : dd/mm/yyyy Dari : x-35-x No Surat Jalan Pemasok : x-15-x Hal : 99 Kode Sparepart Jenis Nama Sparepart Quantity Pesan Quantity Terima Satuan Isi x-6-x x-20-x x-35-x x-15-x 99 Bagian Gudang, ( x-35-x ) Gambar 4.64 Rancangan dokumen Bukti Penerimaan Sparepart 125

76 Bukti Pembelian Sparepart PT. Fajar Surya Utama Jl. MH. Thamrin No. 42 Kebon Nanas, Tangerang Telp/Fax : (021) No BPS : x-6-x No PO : x-6-x Kepada : x-35-x No Faktur Pemasok : x-10-x Kode Sparepart Jenis Nama Sparepart Quantity Pesan Quantity Beli Tanggal Beli : dd/mm/yyyy Tanggal Diperlukan : dd/mm/yyyy Tanggal Jatuh Tempo : dd/mm/yyyy Hal : 99 Satuan Harga Akhir Harga Baru Jumlah Harga x-6-x x-20-x x-35-x x-15-x Total PPN % Disc % Grand Total Bagian Pembelian, Gambar 4.65 Rancangan dokumen Bukti Pembelian Sparepart ( x-35-x ) 126

77 Bukti Retur Pembelian PT. Fajar Surya Utama Jl. MH. Thamrin No. 42 Kebon Nanas, Tangerang Telp/Fax : (021) No Retur : x-6-x No BPS : x-6-x Tanggal Retur : dd/mm/yyyy Tanggal Beli : dd/mm/yyyy Kepada : x-35-x No Surat Jalan Pemasok : x-15-x Kode Sparepart Jenis Nama Sparepart Quantity Terima Quantity Retur Satuan Isi Keterangan Retur Hal : 99 x-6-x x-20-x x-35-x x-15-x 99 x-50-x Bagian Gudang, ( x-35-x ) Gambar 4.66 Rancangan dokumen Bukti Retur Pembelian 127

78 Nota Debit PT. Fajar Surya Utama Jl. MH. Thamrin No. 42 Kebon Nanas, Tangerang Telp/Fax : (021) No Retur : x-6-x No BPS : x-6-x Kepada : x-35-x No Faktur Pemasok : x-10-x Tanggal Retur : dd/mm/yyyy Tanggal Beli : dd/mm/yyyy Tanggal Jatuh Tempo : dd/mm/yyyy Hal : 99 Kode Sparepart Jenis Nama Sparepart Quantity Retur Satuan Isi Harga Satuan Jumlah Harga x-6-x x-20-x x-35-x 99 x-15-x Ket : Jumlah utang kami kepada saudara kami debit sejumlah yang tertera pada nota ini karena adanya retur pembelian kepada saudara sesuai dengan kesepakatan sebelumnya Total PPN % Disc % Grand Total Bagian Pembelian, ( x-35-x ) Gambar 4.67 Rancangan dokumen Nota Debit 128

79 Daftar Utang Periode : dd/mm/yyyy S/D dd/mm/yyyy PT. Fajar Surya Utama Jl. MH. Thamrin No. 42 Kebon Nanas, Tangerang Telp/Fax : (021) Printed on : dd/mm/yyyy ID Pemasok - Nama Pemasok : x-6-x / x-35-x Hal : 99 Kode Utang No BPS No Faktur Pemasok Tanggal Utang Tanggal Jatuh Tempo Jumlah Utang x-6-x x-6-x x-10-x Dd/mm/yyyy dd/mm/yyyy Total Disetujui Oleh, Bagian Akuntansi, ( ) ( x-35-x ) Gambar 4.68 Rancangan dokumen Daftar Utang 129

80 Bukti Pembayaran PT. Fajar Surya Utama Jl. MH. Thamrin No. 42 Kebon Nanas, Tangerang Telp/Fax : (021) Dibayar Kepada : x-35-x Bank : x-30-x No Rekening Pemasok : x-15-x Tanggal Bayar : dd/mm/yyyy No Bukti Bayar : x-6-x Hal : 99 Kode Utang No Faktur Pemasok Tanggal Utang Tanggal Jatuh Tempo Jumlah Bayar x-6-x x-10-x dd/mm/yyyy dd/mm/yyyy Total Penerima, Disetujui Oleh, Bagian Keuangan, ( ) ( ) ( x-35-x ) Gambar 4.69 Rancangan dokumen Bukti Pembayaran 130

81 Laporan Pembelian Tunai dan Kredit Periode : dd/mm/yyyyy S/D dd/mm/yyyy PT. Fajar Surya Utama Jl. MH. Thamrin No. 42 Kebon Nanas, Tangerang Telp/Fax : (021) Hal : 99 ID Pemasok - Nama Pemasok : x-6-x / x-35-x No BPS Tanggal Beli Tanggal Jatuh Tempo Jenis Sparepart Nama Sparepart Quantity Satuan Harga Satuan Jumlah Harga Disc PPN Total x-6-x dd/mm/yyyy dd/mm/yyyy x-20-x x-35-x 99 x-15-x % 99% Printed on : dd/mm/yyyy Grand Total Gambar 4.70 Rancangan Laporan Pembelian Tunai dan Kredit 131

82 Laporan Pembelian Tunai dan Kredit Periode : dd/mm/yyyyy S/D dd/mm/yyyy PT. Fajar Surya Utama Jl. MH. Thamrin No. 42 Kebon Nanas, Tangerang Telp/Fax : (021) Hal : 99 ID Pemasok - Nama Pemasok : x-6-x / x-35-x No BPS Tanggal Beli Tanggal Jatuh Tempo Jenis Sparepart Nama Sparepart Quantity Satuan Harga Satuan Jumlah Harga Disc PPN Total x-6-x dd/mm/yyyy dd/mm/yyyy x-20-x x-35-x 99 x-15-x % 99% Printed on : dd/mm/yyyy Grand Total Gambar 4.70 Rancangan Laporan Pembelian Tunai dan Kredit 131

83 Laporan Pembelian Tunai Keseluruhan Periode : dd/mm/yyyy S/D dd/mm/yyyy PT. Fajar Surya Utama Jl. MH. Thamrin No. 42 Kebon Nanas, Tangerang Telp/Fax : (021) Hal : 99 ID Pemasok - Nama Pemasok : x-6-x / x-35-x No BPS Tanggal Beli Jenis Sparepart Nama Sparepart Quantity Satuan Harga Satuan Jumlah Harga Disc PPN Total x-6-x dd/mm/yyyy x-20-x x-35-x 99 x-15-x % 99% Printed on : dd/mm/yyyy Grand Total Gambar 4.71 Rancangan Laporan Pembelian Tunai Keseluruhan 132

84 Laporan Pembelian Tunai Per Pemasok Periode : dd/mm/yyyy S/D dd/mm/yyyy PT. Fajar Surya Utama Jl. MH. Thamrin No. 42 Kebon Nanas, Tangerang Telp/Fax : (021) Hal : 99 ID Pemasok - Nama Pemasok : x-6-x / x-35-x No BPS Tanggal Beli Jenis Sparepart Nama Sparepart Quantity Satuan Harga Satuan Jumlah Harga Disc PPN Total x-6-x dd/mm/yyyy x-20-x x-35-x 99 x-15-x % 99% Printed on : dd/mm/yyyy Grand Total Gambar 4.72 Rancangan Laporan Pembelian Tunai Per Pemasok 133

85 Laporan Pembelian Tunai Per Jenis Sparepart Periode : dd/mm/yyyy S/D dd/mm/yyyy PT. Fajar Surya Utama Jl. MH. Thamrin No. 42 Kebon Nanas, Tangerang Telp/Fax : (021) Hal : 99 Jenis Sparepart : x-20-x No BPS Tanggal Beli Nama Pemasok Nama Sparepart Quantity Satuan Harga Satuan Jumlah Harga Disc PPN Total x-6-x dd/mm/yyyy x-35-x x-35-x 99 x-15-x % 99% Printed on : dd/mm/yyyy Grand Total Gambar 4.73 Rancangan Laporan Pembelian Tunai Per Jenis Sparepart 134

86 Laporan Pembelian Tunai Per Jenis Sparepart Periode : dd/mm/yyyy S/D dd/mm/yyyy PT. Fajar Surya Utama Jl. MH. Thamrin No. 42 Kebon Nanas, Tangerang Telp/Fax : (021) Hal : 99 Jenis Sparepart : x-20-x No BPS Tanggal Beli Nama Pemasok Nama Sparepart Quantity Satuan Harga Satuan Jumlah Harga Disc PPN Total x-6-x dd/mm/yyyy x-35-x x-35-x 99 x-15-x % 99% Printed on : dd/mm/yyyy Grand Total Gambar 4.73 Rancangan Laporan Pembelian Tunai Per Jenis Sparepart 134

87 Laporan Pembelian Kredit Keseluruhan Periode : dd/mm/yyyy S/D dd/mm/yyyy PT. Fajar Surya Utama Jl. MH. Thamrin No. 42 Kebon Nanas, Tangerang Telp/Fax : (021) Hal : 99 ID Pemasok - Nama Pemasok : x-6-x / x-35-x No BPS Tanggal Beli Tanggal Jatuh Tempo Jenis Sparepart Nama Sparepart Quantity Satuan Harga Satuan Jumlah Harga Disc PPN Total x-6-x dd/mm/yyyy dd/mm/yyyy x-20-x x-35-x 99 x-15-x % 99% Printed on : dd/mm/yyyy Grand Total Gambar 4.74 Rancangan Laporan Pembelian Kredit Keseluruhan 135

88 Laporan Pembelian Kredit Per Pemasok Periode : dd/mm/yyyy S/D dd/mm/yyyy PT. Fajar Surya Utama Jl. MH. Thamrin No. 42 Kebon Nanas, Tangerang Telp/Fax : (021) Hal : 99 ID Pemasok - Nama Pemasok : x-6-x / x-35-x No BPS Tanggal Beli Tanggal Jatuh Tempo Jenis Sparepart Nama Sparepart Quantity Satuan Harga Satuan Jumlah Harga Disc PPN Total x-6-x dd/mm/yyyy dd/mm/yyyy x-20-x x-35-x 99 x-15-x % 99% Grand Total Printed on : dd/mm/yyyy Gambar 4.75 Rancangan Laporan Pembelian Kredit Per Pemasok 136

89 Laporan Pembelian Kredit Per Jenis Sparepart Periode : dd/mm/yyyy S/D dd/mm/yyyy PT. Fajar Surya Utama Jl. MH. Thamrin No. 42 Kebon Nanas, Tangerang Telp/Fax : (021) Hal : 99 Jenis Sparepart : x-20-x No BPS Tanggal Beli Tanggal Jatuh Tempo Nama Pemasok Nama Sparepart Quantity Beli Satuan Jumlah Harga Disc PPN Total x-6-x dd/mm/yyyy dd/mm/yyyy x-35-x x-35-x 99 x-15-x % 99% Printed on : dd/mm/yyyy Grand Total Gambar 4.76 Rancangan Laporan Pembelian Kredit Per jenis Sparepart 137

90 Laporan Retur Pembelian Tunai Keseluruhan Periode : dd/mm/yyyy S/D dd/mm/yyyy PT. Fajar Surya Utama Jl. MH. Thamrin No. 42 Kebon Nanas, Tangerang Telp/Fax : (021) Hal : 99 ID Pemasok - Nama Pemasok : x-6-x / x-35-x No Retur Tanggal Beli Tanggal Retur Jenis Sparepart Nama Sparepart Quantity Retur Satuan Harga Satuan Jumlah Harga Disc PPN Total Status Retur x-6-x dd/mm/yyyy dd/mm/yyyy x-20-x x-35-x 99 x-15-x % 99% x-6-x Printed on : dd/mm/yyyy Grand Total Gambar 4.77 Rancangan Laporan Retur Pembelian Tunai Keseluruhan 138

91 Laporan Retur Pembelian Tunai Per Pemasok Periode : dd/mm/yyyy S/D dd/mm/yyyy PT. Fajar Surya Utama Jl. MH. Thamrin No. 42 Kebon Nanas, Tangerang Telp/Fax : (021) Hal : 99 ID Pemasok - Nama Pemasok : x-6-x / x-35-x No Retur Tanggal Beli Tanggal Retur Jenis Sparepart Nama Sparepart Quantity Retur Satuan Harga Satuan Jumlah Harga Disc PPN Total Status Retur x-6-x dd/mm/yyyy dd/mm/yyyy x-20-x x-35-x 99 x-15-x % 99% x-6-x Printed on : dd/mm/yyyy Grand Total Gambar 4.78 Rancangan Laporan Retur Pembelian Tunai Per Pemasok 139

92 Laporan Retur Pembelian Tunai Per Jenis Sparepart Periode : dd/mm/yyyy S/D dd/mm/yyyy PT. Fajar Surya Utama Jl. MH. Thamrin No. 42 Kebon Nanas, Tangerang Telp/Fax : (021) Jenis Sparepart : x-20-x Hal : 99 No Retur Tanggal Beli Tanggal Retur Nama Pemasok Nama Sparepart Quantity Retur Satuan Harga Satuan Jumlah Harga Disc PPN Total Status Retur x-6-x dd/mm/yyyy dd/mm/yyyy x-35-x x-35-x 99 x-15-x % 99% x-6-x Printed on : dd/mm/yyyy Grand Total Gambar 4.79 Rancangan Laporan Retur Pembelian Tunai Per Jenis Sparepart 140

93 Laporan Retur Pembelian Kredit Keseluruhan Periode : dd/mm/yyyy S/D dd/mm/yyyy PT. Fajar Surya Utama Jl. MH. Thamrin No. 42 Kebon Nanas, Tangerang Telp/Fax : (021) Hal : 99 ID Pemasok - Nama Pemasok : x-6-x / x-35-x No Retur Tanggal Beli Tanggal Retur Jenis Sparepart Nama Sparepart Quantity Retur Satuan Harga Satuan Jumlah Harga Disc PPN Total Status Retur x-6-x dd/mm/yyyy dd/mm/yyyy x-20-x x-35-x 99 x-15-x % 99% x-6-x Printed on : dd/mm/yyyy Grand Total Gambar 4.80 Rancangan Laporan Retur Pembelian Kredit Keseluruhan 141

94 Laporan Retur Pembelian Kredit Per Pemasok Periode : dd/mm/yyyy S/D dd/mm/yyyy PT. Fajar Surya Utama Jl. MH. Thamrin No. 42 Kebon Nanas, Tangerang Telp/Fax : (021) ID Pemasok - Nama Pemasok : x-6-x / x-35-x Hal : 99 No Retur Tanggal Beli Tanggal Retur Jenis Sparepart Nama Sparepart Quantity Retur Satuan Harga Satuan Jumlah Harga Disc PPN Total Status Retur x-6-x dd/mm/yyyy dd/mm/yyyy x-20-x x-35-x 99 x-15-x % 99% x-6-x Printed on : dd/mm/yyyy Grand Total Gambar 4.81 Rancangan Laporan Retur Pembelian Kredit Per Pemasok 142

95 Laporan Retur Pembelian Kredit Per Jenis Sparepart Periode : dd/mm/yyyy S/D dd/mm/yyyy PT. Fajar Surya Utama Jl. MH. Thamrin No. 42 Kebon Nanas, Tangerang Telp/Fax : (021) Hal : 99 Jenis Sparepart : x-20-x No Retur Tanggal Beli Tanggal Retur Nama Pemasok Nama Sparepart Quantity Retur Satuan Harga Satuan Jumlah Harga Disc PPN Total Status Retur x-6-x dd/mm/yyyy dd/mm/yyyy x-35-x x-35-x 99 x-15-x % 99% x-6-x Printed on : dd/mm/yyyy Grand Total Gambar 4.82 Rancangan Laporan Retur Pembelian Kredit Per Jenis Sparepart 143

96 Laporan Saldo Utang Keseluruhan Periode : dd/mm/yyyy S/D dd/mm/yyyy PT. Fajar Surya Utama Jl. MH. Thamrin No. 42 Kebon Nanas, Tangerang Telp/Fax : (021) Hal : 99 ID Pemasok - Nama Pemasok : x-6-x / x-35-x Kode Utang Tanggal Utang Tanggal Jatuh Tempo Tanggal Bayar Bank No Bukti Bayar Jumlah Faktur Nota Debit Jumlah Utang Jumlah Bayar Saldo Utang x-6-x dd/mm/yyyy dd/mm/yyyy dd/mm/yyyy x-30-x x-6-x Printed on : dd/mm/yyyy Grand Total Gambar 4.83 Rancangan Laporan Saldo Utang Keseluruhan 144

97 Laporan Saldo Utang Per Pemasok Periode : dd/mm/yyyy S/D dd/mm/yyyy PT. Fajar Surya Utama Jl. MH. Thamrin No. 42 Kebon Nanas, Tangerang Telp/Fax : (021) Hal : 99 ID Pemasok - Nama Pemasok : x-6-x / x-35-x Kode Utang Tanggal Utang Tanggal Jatuh Tempo Tanggal Bayar Bank No Bukti Bayar Jumlah Faktur Nota Debit Jumlah Utang Jumlah Bayar Saldo Utang x-6-x dd/mm/yyyy dd/mm/yyyy dd/mm/yyyy x-30-x x-6-x Grand Total Printed on : dd/mm/yyyy Gambar 4.84 Rancangan Laporan Saldo Utang Per Pemasok 145

98 Laporan Analisis Kinerja Pemasok Periode : dd/mm/yyyy S/D dd/mm/yyyy PT. Fajar Surya Utama Jl. MH. Thamrin No. 42 Kebon Nanas, Tangerang Telp/Fax : (021) Hal : 99 ID Pemasok - Nama Pemasok : x-6-x / x-35-x Jenis Sparepart Nama Sparepart Tanggal Kirim Tanggal Terima Lama Terlambat Quantity Beli Quantity Retur Keterangan Retur x-20-x x-35-x dd/mm/yyyy dd/mm/yyyy 9 hari x-50-x Printed on : dd/mm/yyyy Gambar 4.85 Rancangan Laporan Analisis Kinerja Pemasok 146

99 The Technical Platform Sistem informasi akuntansi pembelian dan utang usaha PT. Fajar Surya Utama tetap dikembangkan untuk PC, tetapi dengan menggunakan bahasa pemrograman Microsoft VisualBasic.Net. User interface yang digunakan juga tetap sesuai dengan standard windows. Sistem juga akan dioperasikan dengan menggunakan mouse dan keyboard Recommendations The System s Usefulness and Feasibility Sistem informasi akuntansi pembelian dan utang usaha yang akan dikembangkan dapat membantu para pemakainya untuk mengoptimalisasi fungsi pencatatan transaksitransaksi pembelian dan utang usaha perusahaan yang sebelumnya sudah ada. Selain itu sistem juga dapat menghasilkan laporan-laporan tambahan mengenai transaksi-transaksi pembelian dan utang usaha perusahaan untuk mengontrol transaksi pembelian dan utang usaha tersebut dan mendukung keputusan manajemen yang lebih baik lagi sehubungan dengan perkembangan bisnis perusahaan Strategy Sistem informasi akuntansi pembelian dan utang usaha ini sebaiknya diimplementasikan secara bertahap, mulai dari tahap percobaan untuk mengetahui apakah sistem sudah sesuai dengan kebutuhan para pemakainya di dalam perusahaan.

100 Development Economy Pengembangan sistem informasi akuntansi pembelian dan utang usaha ini memerlukan waktu kurang lebih enam bulan, dan tidak terlalu sulit karena sebelumnya perusahaan juga telah memakai sistem informasi. Sumber daya yang diperlukan, yaitu satu orang system analyst, satu orang programmer dan satu orang database specialist. 4.2 Design Document The Task Purpose Sistem informasi akuntansi pembelian dan utang usaha ini dibuat dengan tujuan untuk melengkapi tugas-tugas yang ada didalam fungsi pembelian dan utang usaha perusahaan agar menjadi lebih optimal dalam mencatat dan mengontrol transaksi permintaan pembelian, pesanan pembelian kepada pemasok, penerimaan spare part dari pemasok, retur pembelian, pencatatan pembayaran atas pembelian tunai dan pencatatan utang atas pembelian kredit berikut retur dan pembayarannya Correction to The Analysis Terdapat beberapa perbaikan terhadap analisis dan perancangan sistem informasi akuntansi pembelian dan utang usaha ini, di mana perbaikan dilakukan dengan cara merevisi class diagram sebelumnya menjadi class diagram baru. Ada beberapa class baru yang dihasilkan, yaitu class Login, class Jabatan, class Propinsi, class Kota, class JenisSparepart, class MerkSparepart, class Satuan, class Bank, class CaraBayar, class Detil_DO, class Detil_OP, class Detil_Beli, class Detil_Retur, dan class Detil_Utang.

101 Quality Goals Kriteria perancangan sistem informasi akuntansi pembelian dan utang usaha PT. Fajar Surya Utama menekankan pada kriteria correct dan secure, di mana sistem yang dirancang harus mendukung kebutuhan perusahaan dengan tepat dan dapat menghindari ancaman dari pihak-pihak yang tidak memiliki hak otorisasi didalam sistem. Kriteria lainnya yang cukup penting adalah usable, flexible, comprehensible dan reusable, sedangkan kriteria efficient dan reliable dapat dengan mudah dipenuhi. Kriteria maintainable dan testable prioritasnya rendah, sedangkan kriteria portable dan interoperable merupakan kriteria yang tidak memiliki hubungan. Lihat pada Tabel 4.24! Criterion Very important Important Less important Irrelevant Easy Fulfilled Usable Secure Efficient Correct Reliable Maintainable Testable Flexible Comprehensible Reusable Portable Interoperable Tabel 4.24 Kriteria perancangan sistem informasi akuntansi pembelian dan utang usaha PT.Fajar Surya Utama

102 Technical Platform Equipment Sistem informasi akuntansi pembelian dan utang usaha ini dirancang dan dikembangkan pada PC yang mampu menjalankan sistem operasi dengan spesifikasi Pentium GHZ, RAM 256 MB, Hardisk 40 GB, sedangkan untuk komputer server dibutuhkan spesifikasi Pentium GHZ, RAM 512 MB, Hardisk 80 GB System Software Perancangan sistem informasi akuntansi pembelian dan utang usaha PT. Fajar Surya Utama berdasarkan implementasi sistem pada Microsoft VisualBasic.Net 2003 dan Microsoft SQL Server 2000 sebagai database engine-nya System Interfaces Sistem tetap memanfaatkan PC, printer dan system interface lainnya yang sebelumnya sudah ada, hanya saja dilakukan penambahan beberapa PC, printer dan system interface lainnya yang diperlukan serta dilakukan beberapa perbaikan untuk system interface yang sudah ada agar dapat disesuaikan dengan implementasi sistem yang baru Design Language Perancangan dokumen berdasarkan notasi UML (Unified Modelling Language) yang berorientasi objek dengan menggunakan tools Micrososft Office Visio Professional 2003.

103 Architecture Component Architecture Sistem informasi akuntansi pembelian dan utang usaha PT. Fajar Surya Utama menggunakan pola arsitektur client-server dengan jenis distribusi centralized data, di mana pada setiap client terdapat komponen user interface dan function, dan pada server terdapat komponen model. Setiap client dapat membaca dan mengakses data yang berada pada server-nya dengan menggunakan komponen function yang dimilikinya melalui user interface-nya untuk diproses atau di-update pada tempatnya masingmasing. Sedangkan server bertanggung jawab untuk menyimpan data-data yang telah diproses dan di-update tersebut. Komponen system interface pada client dan server digunakan untuk interaksi antar sistem. Lihat Gambar 4.86!

104 152 <<component>> Server Model System Interface <<component>> Client Gudang <<component>> Client Pembelian <<component>> Client Akuntansi <<component>> Client Keuangan User Interface System Interface User Interface System Interface User Interface System Interface User Interface System Interface Function Function Function Function Gambar 4.86 Component diagram sistem informasi akuntansi pembelian dan utang usaha PT. Fajar Surya Utama Process Architecture Deployment diagram untuk sistem informasi akuntansi pembelian dan utang usaha ini dirancang menggunakan centralized pattern, di mana pada setiap client terdapat komponen user interface dan function serta external device-nya berupa printer, dan pada server terdapat komponen model. Setiap client akan meng-input dan memproses data pada masing-masing tempatnya dan server bertanggung jawab sebagai database untuk menyimpan semua data dari client. Kemudian hasil prosesnya berupa output akan dicetak melalui external device-nya, yaitu printer. Lihat Gambar 4.87!

105 153 Gambar 4.87 Deployment diagram sistem informasi akuntansi pembelian dan utang usaha PT. Fajar Surya Utama

106 154 Gambar 4.88 Arsitektur jaringan sistem informasi akuntansi pembelian dan utang usaha PT. Fajar Surya Utama

107 Standards Perancangan window dan pesan kesalahan untuk sistem informasi akuntansi pembelian dan utang usaha ini mengikuti standard windows. Lihat Gambar 4.89! Gambar 4.89 Pesan kesalahan dalam sistem informasi akuntansi pembelian dan utang usaha PT. Fajar Surya Utama Model Component Model component dalam perancangan sistem informasi akuntansi pembelian dan utang usaha ini menyatakan kebutuhan dalam function mencetak Laporan Pembelian Tunai dan Kredit, mencetak Laporan Retur Pembelian Tunai dan Kredit, mencetak Laporan Saldo Utang dan mencetak Laporan Analisis Kinerja Pemasok.

108 Structure Berikut ini merupakan class diagram yang telah direvisi yang menghasilkan beberapa class baru, lihat Gambar 4.90! Gambar 4.90 Revised class diagram sistem informasi akuntansi pembelian dan utang usaha PT. Fajar Surya Utama

109 Classes Berikut ini merupakan spesifikasi class baru yang dihasilkan dalam class diagram yang telah direvisi : Gambar 4.91 Class Login Pada Gambar 4.91 di atas menunjukkan class Login dengan atribut dan operasinya. Tujuan dari class Login adalah untuk memberikan hak akses kepada karyawan yang akan menggunakan sistem. operasinya. Gambar 4.92 Class Jabatan Pada Gambar 4.92 di atas menunjukkan class Jabatan dengan atribut dan operasinya. Gambar 4.93 Class Propinsi Pada Gambar 4.93 di atas menunjukkan class Propinsi dengan atribut dan

110 158 operasinya. Gambar 4.94 Class Kota Pada Gambar 4.94 di atas menunjukkan class Kota dengan atribut dan Gambar 4.95 Class JenisSparepart Pada Gambar 4.95 di atas menunjukkan class JenisSparepart dengan atribut dan operasinya. Gambar 4.96 Class MerkSparepart Pada Gambar 4.96 di atas menunjukkan class MerkSparepart dengan atribut dan operasinya.

111 159 operasinya. Gambar 4.97 Class Satuan Pada Gambar 4.97 di atas menunjukkan class Satuan dengan atribut dan operasinya. Gambar 4.98 Class Bank Pada Gambar 4.98 di atas menunjukkan class Bank dengan atribut dan operasinya. Gambar 4.99 Class CaraBayar Pada Gambar 4.99 di atas menunjukkan class CaraBayar dengan atribut dan

112 160 Gambar Class Detil_DO Pada Gambar di atas menunjukkan class Detil_DO dengan atribut dan operasinya. Tujuan dari class Detil_Do adalah untuk mencatat informasi detil mengenai permintaan pembelian. Gambar Class Detil_OP Pada Gambar di atas menunjukkan class Detil_OP dengan atribut dan operasinya. Tujuan dari class Detil_OP adalah untuk mencatat informasi detil mengenai order pembelian. Gambar Class Detil_Beli Pada Gambar di atas menunjukkan class Detil_Beli dengan atribut dan operasinya. Tujuan dari class Detil_Beli adalah untuk mencatat informasi detil mengenai pembelian sparepart.

113 161 Gambar Class Detil_Retur Pada Gambar di atas menunjukkan class Detil_Retur dengan atribut dan operasinya. Tujuan dari class Detil_Retur adalah untuk mencatat informasi detil mengenai retur pembelian. Gambar Class Detil_Utang Pada Gambar di atas menunjukkan class Detil_Utang dengan atribut dan operasinya. Tujuan dari class Detil_Utang adalah untuk mencatat informasi detil mengenai utang User-Interface Component Structure Pada Gambar menunjukkan setiap window dan print akan diimplementasikan sebagai suatu class dengan satu object. Class Window dan class Print mewarisi karakteristik umum dari library user-interface standard. Ketika sistem dimulai class Control akan menjalankan object di mana control diberikan. Control object menangani menu umum dan mendelegasikan control object user-interface lainnya.

114 162 <<component>> UI Control <<component>> Windows <<component>> Print Login Daftar Order Daftar Utang Daftar Order Daftar Utang Menu Utama Order Pembelian Pembayaran Utang Order Pembelian Bukti Pembayaran Master Penerimaan Sparepart Laporan Pembelian Tuhai dan Kredit Bukti Penerimaan Sparepart Laporan Pembelian Tuhai dan Kredit Utility Pembelian Sparepart Laporan Retur Pembelian Tunai dan Kredit Bukti Pembelian Sparepart Laporan Retur Pembelian Tunai dan Kredit Retur Pembelian Laporan Saldo Utang Bukti Retur Pembelian Laporan Saldo Utang Nota Debit Laporan Analisis Kinerja Pemasok Nota Debit Laporan Analisis Kinerja Pemasok <<component>> UI library Window Print Gambar User interface component sistem informasi akuntansi pembelian dan utang usaha PT. Fajar Surya Utama

115 Recommendations The System s Usefulness Sistem informasi akuntansi pembelian dan utang usaha yang dirancang diharapkan dapat memenuhi beberapa kriteria penting, sebagai berikut : 1. Secure, di mana sistem yang dirancang dapat menghindari ancaman dari pihak-pihak yang tidak memiliki hak otorisasi didalam sistem. 2. Correct, di mana sistem yang dirancang harus dapat mendukung kebutuhan perusahaan dengan tepat. 3. Usable, di mana sistem yang dirancang dapat digunakan saat implementasi. 4. Flexible, di mana sistem yang dirancang diharapkan dapat mengikuti perubahan yang terjadi didalam perusahaan. 5. Comprehensible, di mana sistem yang dirancang dapat dengan mudah dipahami oleh para pemakainya. 6. Reusable, di mana subsistem dari sistem yang dirancang memungkinkan untuk dapat digunakan pada sistem lainnya Plan for Initiating Use Sistem terlebih dahulu akan diinstalasi agar dapat dijalankan. Kemudian para pemakai sistem akan dilatih mengenai cara penggunaan sistem, baik secara langsung maupun diberikan pedoman petunjuk penggunaan sistem berupa compact disc ataupun buku secara tercetak. Selanjutnya sistem akan dites kesesuaiannya dengan kebutuhan para pemakai sistem dan perusahaan. Secara berkala perusahaan sendiri yang akan memaintenance sistemnya.

116 Implementation Plan Sistem informasi akuntansi pembelian dan utang usaha PT. Fajar Surya Utama direncanakan dan dikonversikan dengan menggunakan metode paralel untuk mengurangi kemungkinan resiko yang akan terjadi pada saat sistem lama dikonversikan ke sistem yang baru. Berikut ini merupakan rencana jadwal implementasi sistem, lihat Tabel 4.25! Tabel 4.25 Rencana jadwal implementasi