BAB 1 PENDAHULUAN. Perusahaan membutuhkan sistem informasi yang handal dan reliable untuk

Transkripsi

1 1 BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Perusahaan membutuhkan sistem informasi yang handal dan reliable untuk menyediakan sumber daya informasi yang akurat, relevan, tepat waktu dan up to date. Sistem informasi akan mengumpulkan, memproses, menyimpan dan menganalisis informasi untuk tujuan tertentu bagi pihak manajemen. Salah satu sistem informasi yang dibutuhkan oleh perusahaan adalah sistem informasi akuntansi. Sistem ini akan mengumpulkan data keuangan dari aktivitas perusahaan, mengubah data tersebut menjadi informasi keuangan dan menyediakan informasi tersebut kepada pihak didalam maupun diluar perusahaan. Ketersediaan informasi yang cukup dan berkualitas akan menunjang kegiatan operasional perusahaan sehari hari dalam lingkungan persaingan bisnis dan industri dalam era teknologi informasi yang saat ini mengalami perkembangan yang cepat dan dinamis. Salah satu bagian yang sangat penting dalam sistem informasi akuntansi adalah pada aktivitas pembelian dan persediaan barang dagang perusahaan. Pengelolaan pembelian dan persediaan sangat berperan penting dalam kesuksesan perusahaan dalam memenuhi permintaan pelanggan. Sistem informasi akuntansi pembelian menangani aktivitas pemesanan barang dagang sampai barang dagang tersebut tersedia untuk digunakan untuk tujuan tertentu perusahaan, yakni mulai dari penanganan permintaan barang, pemilihan pemasok, pembuatan order pembelian sampai dengan penerimaan barang. Dengan demikian, sistem informasi akuntansi

2 2 pembelian akan menjamin bahwa barang yang dibutuhkan perusahaan akan tersedia dalam jumlah yang tepat, waktu yang tepat, dan dalam kualitas yang tepat. Sistem informasi akuntansi persediaan menangani aktivitas mutasi persediaan. Sistem informasi akuntansi persediaan ini akan mencatat setiap pergerakan ( mutasi ) persediaan mulai dari pengadaan persediaan sampai dengan distribusi persediaan. Dengan demikian, sistem informasi akuntansi persediaan akan menjamin bahwa catatan akuntansi perusahaan akan menunjukkan secara akurat setiap mutasi persediaan. Notebook88 adalah perusahaan reseller dalam bidang hardware seperti notebook, personal computer, server dan berbagai aksesoris komputer. Notebook88 berbasis di Jakarta dan memiliki banyak dealer atau outlet. Saat ini transaksi pembelian dan pengelolaan persediaan masih dilakukan secara manual. Seluruh pembelian dilakukan secara kredit. Adanya penanganan order pembelian kepada pemasok dan pencatatan transaksi pembelian yang masih manual menimbulkan ketidakefisienan dalam hal waktu, tenaga dan biaya. Persediaan barang dagang bagi Notebook88 merupakan salah satu aktiva perusahaan yang paling penting dan bernilai. Pengelolaan persediaan yang masih manual sering menimbulkan kesalahan baik mengenai jumlah persediaan maupun nilai persediaan. Persediaan barang dagang tidak tersedia ketika dibutuhkan atau sebaliknya terjadi kelebihan persediaan. Selain itu laporan keuangan perusahaan pun masih diproses oleh Bagian Akuntansi secara manual sehingga data dan informasi yang dibutuhkan mengenai kondisi keuangan perusahaan sering tidak tersedia ketika dibutuhkan, dikarenakan pemrosesan data transaksi yang bervolume tinggi membutuhkan waktu yang lama serta dokumen dokumen yang masih paper-based yang membutuhkan usaha yang besar untuk

3 3 menvalidasi dan memprosesnya. Dengan tersedianya sistem informasi akuntansi pembelian dan persediaan maka penanganan aktivitas pembelian dan persediaan akan dapat dilakukan secara lebih cepat, lebih mudah, lebih akurat dan lebih reliable serta mengatasi masalah masalah yang dihadapi perusahaan saat ini. Manajemen perusahaan menginginkan adanya peningkatan efisiensi dan efektivitas dalam penanganan transaksi pembelian dan pengelolaan persediaannya. Diharapkan dari hasil penelitian yang dilakukan terhadap Notebook88 akan dapat memberikan informasi mengenai sistem berjalan, mengidentifikasikan kelemahan kelemahan dalam sistem berjalan, memberikan rekomendasi perbaikan, dan merancang sebuah sistem informasi akuntansi pembelian yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Berdasarkan uraian diatas, penulis akan mengambil topik dalam skripsinya yang berjudul : Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Pembelian pada Notebook Ruang Lingkup Penelitian Untuk lebih memfokuskan dalam penyusunan skripsi, maka penelitian dan penyusunan skripsi ini akan dibatasi pada kegiatan yang berhubungan dengan sistem akuntansi pembelian yaitu : 1. Kegiatan penentuan stok masing masing outlet oleh Bagian Pembelian 2. Kegiatan permintaan pembelian oleh Bagian Gudang kepada Bagian Pembelian 3. Kegiatan pemilihan pemasok dan pemesanan barang kepada pemasok terpilih 4. Kegiatan penerimaan barang dari pemasok 5. Kegiatan pengiriman barang kepada outlet 6. Kegiatan retur pembelian

4 4 7. Kegiatan perhitungan fisik persediaan 8. Kegiatan pencatatan penjualan outlet 9. Kegiatan pencatatan hutang 10. Kegiatan pengeluaran kas untuk pembayaran hutang 1.3 Tujuan dan Manfaat Tujuan yang ingin dicapai dalam penelitian dan penyusunan skripsi ini adalah : 1. Mengidentifikasikan permasalahan dan kelemahan yang ada dalam sistem akuntansi pembelian yang sedang berjalan pada Notebook Menganalisis permasalahan dan kelemahan yang ada dalam sistem akuntansi pembelian yang sedang berjalan pada Notebook Memberikan rekomendasi dan merancang sistem informasi akuntansi pembelian yang dapat mengatasi kelemahan sebelumnya pada Notebook88. Adapun manfaat yang ingin dicapai dalam penelitian dan penyusunan skripsi ini adalah : 1. Membantu pihak manajemen dalam mengatasi segala kelemahan kelemahan yang ada dalam sistem akuntansi pembelian pada Notebook88 2. Membantu pihak manajemen dalam meningkatkan pengendalian intern yang baik dalam aktivitas pembelian. 3. Menghasilkan suatu sistem informasi yang mampu menyediakan informasi yang lebih baik mengenai pembelian dan persediaan bagi pihak manajemen untuk mendukung pengambilan keputusan

5 5 1.4 Metodologi Penelitian Metodologi penelitian yang akan digunakan adalah : 1. Studi kepustakaan Penulis akan mengumpulkan teori teori yang relevan dan referensi serta artikel artikel yang dapat digunakan untuk membahas mengenai sistem informasi akuntansi pembelian. 2. Studi lapangan Kegiatan yang akan dilakukan oleh penulis adalah : a. Wawancara Penulis akan melakukan wawancara dengan staf yang terkait dengan aktivitas pembelian. b. Pengamatan / observasi Penulis melakukan pengamatan langsung atas proses bisnis pembelian. c. Studi dokumentasi Penulis menelusuri dokumentasi yang terkait dalam hal aktivitas pembelian. 3. Metode analisis dan perancangan Dalam melakukan analisis dan perancangan, metode yang akan digunakan adalah analisis dan perancangan sistem berorientasi objek berdasarkan pendekatan Mathiassen dengan dua tahap kegiatan analisis yaitu : - analisis problem domain - analisis application domain serta dua tahap dalam kegiatan perancangan yaitu : - perancangan arsitektur

6 6 - perancangan komponen 1.5 Sistematika Penulisan Sistematika penulisan skripsi ini disusun dalam lima bab yaitu : BAB 1 : PENDAHULUAN Pada bab ini akan diuraikan mengenai latar belakang, ruang lingkup, tujuan dan manfaat serta metodologi penelitian yang akan digunakan dalam penyusunan skripsi. BAB 2 : LANDASAN TEORI Bab ini akan memberikan sejumlah teori yang berkaitan dengan sistem informasi akuntansi pembelian dan persediaan, serta teori teori lainnya yang mendukung topik pembahasan dalam penulisan skripsi. BAB 3 : ANALISIS SISTEM AKUNTANSI PEMBELIAN PADA NOTEBOOK88 Bab ini akan membahas mengenai sejarah singkat perusahaan, visi dan misi perusahaan, struktur organisasi, pembagian tugas dan wewenang karyawan, gambaran sistem yang berjalan saat ini, kelemahan atau masalah yang dihadapi perusahaan saat ini dan usulan perbaikan masalah. BAB 4 : PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PEMBELIAN PADA NOTEBOOK88 Bab ini akan memuat class diagram, state chart diagram, use case diagram, sequence diagram, function list, dan navigation diagram serta rancangan rancangan model, fungsi, dan interface dari sistem

7 7 yang baru yang diusulkan beserta kriteria rancangan, sistem software, sistem hardware, arsitektur komponen yang mendukung hasil analisis sistem yang dilakukan sebelumnya. BAB 5 : SIMPULAN DAN SARAN Pada bab ini akan ditarik kesimpulan secara keseluruhan dari rumusan masalah sampai dengan hasil pembahasan atau usulan pemecahan, serta memberikan saran terhadap implementasi perbaikan yang diusulkan agar dapat membantu manajemen perusahaan dalam menerapkan sistem baru tersebut.