UNIVERSITAS BINA NUSANTARA

Transkripsi

1 UNIVERSITAS BINA NUSANTARA Program Ganda ( Akuntansi Sistem Informasi ) Semester Ganjil 2006/2007 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PT BINTANG TOEDJOE (Studi Kasus: Penjualan dan Penerimaan Kas) Adriana Raharjo NIM: Abstrak Mengingat pasar perusahaan yang cukup luas, PT Bintang Toedjoe haruslah berhati-hati dalam pencatatan transaksi penjualan dan penerimaan kas untuk menghindari terjadinya masalah-masalah dalam kegiatan penjualan dan penerimaan kas tersebut seperti pemberian kredit kepada pelanggan yang memiliki catatan kredit yang tidak baik, pencatatan pesanan penjualan yang tidak lengkap atau tidak tepat, kesalahan dalam pengiriman, kesalahan dalam penagihan, dan kesalahan pada penerimaan retur, dan lainlain. Adapun metode yang digunakan untuk penelitian adalah penelitian lapangan yaitu: melakukan inquiries of the client, analisis terhadap prosedur seperti yang telah disebutkan pada ruang lingkup penelitian, documentation atas dokumen-dokumen yang terkait dan observasi fisik terhadap lokasi penyimpanan. Data hasil penelitian lapangan kemudian dibandingkan dengan hasil penelitian kepustakaan untuk mengetahui penyimpangan yang terjadi, sebab, akibatnya, serta solusi yang dapat disarankan. Berdasarkan analisis yang dilakukan atas sistem informasi akuntansi penjualan dan penerimaan kas yang berjalan disimpulkan beberapa permasalahan yaitu sistem yang ada sekarang ini belum dapat menangani proses retur barang dengan baik,tidak tersedianya menu khusus untuk memaintain data harga, baik price list maupun diskon, proses validasi customer pada saat entry sales order baru berdasarkan credit limit dan belum mencakup Account Receivable Overdue. Selain itu diharapkan juga untuk memperbanyak variasi promosi, sehingga PT Bintang Toedjoe dapat meningkatkan penjualan dan memperluas pasar. Untuk itu beberapa saran yang dapat diberikan kepada perusahan untuk pengembangan selanjutnya adalah perusahaan sebaiknya: lebih sering mengadakan training apabila ada perubahan pada sistem, sistem yang sudah ada harus dipelihara agar tetap terkontrol dan selalu stabil mempertimbangkan rancangan sistem informasi akuntansi yang disusun sebagaimana yang terdapat pada bab 4.. Kata Kunci: Sistem informasi, akuntansi, sistem informasi akuntansi, penjualan dan penerimaan kas. v

2 KATA PENGANTAR Sebelumnya saya mengucapkan syukur dan terima kasih kepada Tuhan Yang Maha Esa sehingga dapat menyelesaikan Skripsi ini. Walaupun tugas membuat Skripsi ini terasa berat, namun berkat bimbingan dari para dosen, akhirnya Skripsi ini dapat diselesaikan walaupun masih jauh dari kesempurnaan. Skripsi ini disusun berdasarkan data yang diperoleh dari tempat penulis melakukan penelitian ditambah dengan penjelasan dari para dosen dan buku-buku yang ada hubungannya dengan topik Skripsi. Penulis menyadari masih banyak kekurangan kekurangan di dalam Skripsi, sehingga sangat mengharapkan bantuan berupa kritik dari para dosen serta cara-cara yang baik untuk menyusun karya ilmiah di masa yang akan datang. Saya mengucapkan terima kasih kepada para pembimbing yang telah meluangkan waktu untuk memberikan petunjuk dalam mewujudkan Skripsi ini, terutama kepada: 1. Bapak Prof. Dr. Gerardus Polla, M.App.Sc., selaku Rektor Universitas Bina Nusantara. 2. Bapak Engkos Achmad Kuncoro, SE., MM, selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Bina Nusantara. 3. Bapak Ir. Sablin Yusuf, M.Sc., M.Com.Sc., selaku Dekan Fakultas Ilmu Komputer Universitas Bina Nusantara.. 4. Bapak Misbahul Munir, Ak., MBA, selaku Ketua Jurusan Akuntansi Universitas Bina Nusantara. 5. Bapak Siswono, S.Kom., MM, selaku Ketua Jurusan Sistem Informasi Universitas Bina Nusantara. 6. Ibu Rindang Widuri, S.Kom., MM, selaku Sekretaris Jurusan Akuntansi Universitas Bina Nusantara. 7. Bapak Johan, S.Kom., MM, selaku Sekretaris Jurusan Sistem Informasi Universitas Bina Nusantara. 8. Bapak Mochamad Abadan, Ak., BAP selaku Dosen Pembimbing yang juga telah mengorbankan waktu, pikiran, dan perhatiannya. Serta dengan sabar membimbing selama proses penyusunan dan penyelesaian skripsi ini. 9. Bapak Dr,-Ing, Edi Legowo selaku Dosen Pembimbing yang telah mengorbankan waktu, pikiran, dan perhatiannya. Serta dengan sabar membimbing selama proses penyusunan dan penyelesaian skripsi ini. 10. Seluruh Bapak dan Ibu Dosen Universitas Bina Nusantara yang telah memberikan ilmu pengetahuan kepada Penulis. 11. Bapak Joseph D. Angkasa selaku Presiden Direktur PT Bintang Toedjoe dan Ibu Pauline Jefnita selaku senior manager IT PT Bintang Toedjoe dan segenap karyawan perusahaan tempat Penulis melakukan penelitian dan pengamatan, atas kerjasamanya dalam membantu penyelesaian Skripsi ini vi

3 12. Yang tercinta, Papi, Mami, dan keluarga, yang senantiasa memberikan semangat moral, material serta doa yang sangat berarti kepada penulis, sehingga penulis dapat menyelesaikan kuliah dan skripsi ini dengan baik dan tepat waktu, semoga kelak penulis dapat menjadi orang yang seperti diharapkan sehingga bisa membahagiakan dan membalas semua kebaikan papi dan mami. 13. Seluruh teman teman PAZ angkatan 2002, yang senantiasa saling mendukung dan bekerjasama satu dengan yang lainnya, kekompakan yang sangat baik 14. Sahabat-sahabat saya, Yanuar, Christina, Christine, Oktorita, Evelyn,Yen Yen, Selvi, Sheila, dan Yessie, yang telah menjadi pendukung yang sangat berarti dan menjadi semangat dalam penulisan skripsi ini. 15. Rekan rekan yang tidak dapat penulis sebutkan namanya satu-persatu, yang telah memberikan dukungan moral dan doa dalam penyusunan skripsi ini. Saya menyadari bahwa skripsi ini masih jauh dari sempurna, karena keterbatasan waktu dan ilmu pengetahuan serta kemampuan yang penulis miliki. Oleh karena itu saya sangat mengharapkan segala kritik dan saran-saran yang membangun guna penyempurnaan skripsi ini. Akhir kata, semoga skripsi ini dapat bermanfaat bagi pembaca termasuk penulis sendiri. Terima kasih. Jakarta, 31 Januari 2007 Penulis Adriana Raharjo vii

4 DAFTAR ISI Halaman Judul Luar Halaman Judul Dalam Halaman Persetujuan Hardcover Halaman Pernyataan Dosen Penguji Abstrak Kata Pengantar Daftar Isi Daftar Tabel Daftar Gambar Daftar Lampiran i ii iii iv v vi viii xiii xv xviii BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Penelitian Ruang Lingkup Penelitian Tujuan dan Manfaat Penelitian Metodologi Penelitian Sistematika Penulisan 5 BAB II LANDASAN TEORI 2.1 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Sistem Informasi Akuntansi Penjualan dan Penerimaan Kas Proses Bisnis 7 viii

5 Penjualan Pengertian Piutang Dokumen yang Berhubungan dengan Siklus Pendapatan Proses Sistem pada Penjualan dan Penerimaan Kas Proses Sistem pada Penjualan Kredit Proses Sistem pada Penerimaan Kas Sasaran dari Siklus Pendapatan Pengendalian Internal Pengendalian Internal Sistem Informasi Penjualan dan Penerimaan Kas Analisa dan Perancangan Berorientasi Objek Orientasi Objek Metodologi Pre analysis Rich Picture System Definition Factor Problem Domain Analysis Class Structure Behavior Application Domain Analysis Usage Function 31 ix

6 User Interface Architecture Design Criteria Component Architecture Process Architecture Component Design Model Component Function Component Connecting Component 41 BAB III ANALISIS SISTEM INFORMASI AKUNTANSI BERJALAN PT BINTANG TOEDJOE (Studi Kasus : Penjualan dan Penerimaan Kas) 3.1 Sejarah Singkat Perusahaan Visi,Misi, dan Core Values Perusahaan Pembagian Tugas, Tanggung Jawab, dan Wewenang Struktur Organisasi Produk Perusahaan Gambaran Sistem Penjualan dan Penerimaan Kas Berjalan Permasalahan yang Dihadapi System Definition The Problem Domain Class 64 x

7 3.9.2 Behavior The Application Domain Usage Function List User Interface 80 BAB IV PERANCANGAN USULAN SISTEM PENJUALAN DAN PENERIMAAN KAS PT BINTANG TOEDJOE 4.1 Prosedur Penjualan dan Penerimaan Kas Usulan Usulan untuk Mengatasi Permasalahan Architecture Design Criteria Component Architecture Process Architecture Component Design Model Component Class Behavior Function Component Connecting Component 95 BAB V SIMPULAN DAN SARAN 5.1 Simpulan 96 xi

8 5.2 Saran 97 DAFTAR PUSTAKA 98 DAFTAR RIWAYAT HIDUP 99 LAMPIRAN-LAMPIRAN 100 SURAT KETERANGAN SURVEI 120 SURAT REFERENSI 121 xii

9 DAFTAR TABEL Halaman Tabel 2.1 Pengendalian Internal Sistem Informasi Akuntansi Penjualan dan Penerimaan Kas 19 Tabel 2.2 Kegiatan Problem Domain Analysis 23 Tabel 2.3 Kegiatan Application Domain Analysis 28 Tabel 2.4 Kegiatan Architecture Design 34 Tabel 2.5 Kriteria kriteria Umum 35 Tabel 2.6 Client Server Architecture 38 Tabel 2.7 Kegiatan Component Design 39 Tabel 3.1 Line Powder 49 Tabel 3.2 Line Liquid 50 Tabel 3.3 Line Efferverscent 51 Tabel 3.4 Strategic Business Area 58 Tabel 3.5 System Definition dengan kriteria FACTOR 63 Tabel 3.6 Event Table 64 Tabel 3.7 Actor Table 72 Tabel 3.8 Function List Lengkap Sistem Informasi Penjualan dan Penerimaan Kas 79 Tabel 3.9 Daftar Window User Interface dan Print Out 80 xiii

10 Tabel 4.1 Kriteria Sistem Informasi Akuntansi Penjualan dan Penerimaan Kas 87 Tabel 4.2 Event Table 91 xiv

11 DAFTAR GAMBAR Halaman Gambar 2.1 Contoh Rich Picture 21 Gambar 2.2 Sub Kegiatan untuk Memilih Sebuah Sistem 22 Gambar 2.3 Contoh Class Diagram 24 Gambar 2.4 Contoh Cluster 26 Gambar 2.5 Contoh Statechart Diagram 26 Gambar 2.6 Contoh Use Case 30 Gambar 2.7 Contoh Sequence Diagram 31 Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT Bintang Toedjoe 56 Gambar 3.2 Rich Picture Sistem Informasi Akuntansi Penjualan dan Penerimaan Kas Berjalan 60 Gambar 3.3 Rich Picture Proses Retur yang Berjalan 61 Gambar 3.4 Class Diagram Lengkap Sistem Informasi Akuntansi Penjualan dan Penerimaan Kas 65 Gambar 3.5 Statechart kelas Karyawan 66 Gambar 3.6 Statechart kelas KaryawanMarketing 66 Gambar 3.7 Statechart kelas KaryawanFinance 66 Gambar 3.8 Statechart kelas KaryawanPPIC 67 Gambar 3.9 Statechart kelas Barang 67 Gambar 3.10 Statechart kelas Pelanggan 68 xv

12 Gambar 3.11 Statechart kelas SalesOrder 69 Gambar 3.12 Statechart kelas DeliveryOrder 69 Gambar 3.13 Statechart kelas Invoice 70 Gambar 3.14 Statechart kelas BuktiKasMasuk 70 Gambar 3.15 Statechart kelas ReturPenjualan 71 Gambar 3.16 Statechart kelas Piutang 71 Gambar 3.17 Usecase Diagram untuk Sistem Penjualan dan Penerimaan Kas PT Bintang Toedjoe 73 Gambar 3.18 Sequence untuk Usecase Menerima Pesanan 74 Gambar 3.19 Sequence untuk Usecase Membuat Laporan Penjualan 74 Gambar 3.20 Sequence untuk Usecase Mengirim Barang 75 Gambar 3.21 Sequence untuk Usecase Melakukan Penagihan 75 Gambar 3.22 Sequence untuk Usecase Menerima Pembayaran 76 Gambar 3.23 Sequence untuk Usecase Membuat Credit Memo 76 Gambar 3.24 Sequence untuk Usecase Menganalisa Umur Piutang 77 Gambar 3.25 Sequence untuk Usecase Membuat Laporan Penerimaan Kas 77 Gambar 3.26 Sequence untuk Usecase Membuat Laporan Retur 78 Gambar 3.27 Navigation Diagram 82 Gambar 4.1 Rich Picture Penjualan dan Penerimaan Kas Usulan 85 Gambar 4.2 Rich Picture Proses Retur Usulan 85 Gambar 4.3 Component Diagram 88 Gambar 4.4 Deployment Diagram 89 xvi

13 Gambar 4.5 Arsitektur Jaringan 90 Gambar 4.6 Revised Class Diagram 92 Gambar 4.7 Statechart kelas CreditMemo 93 Gambar 4.8 Function Component 94 Gambar 4.9 Connecting Component 95 xvii

14 DAFTAR LAMPIRAN Gambar Window Login 100 Gambar Window Menu Utama Transaksi 100 Gambar Window Menu Utama Master 100 Gambar Window Menu Utama Laporan 101 Gambar Window Sales Order 101 Gambar Window Search Customer 102 Gambar Window Search Barang 102 Gambar Window Invoice 103 Gambar Window Delivery Order 103 Gambar Window Credit Memo 104 Gambar Window Data Transaksi 104 Gambar Window Piutang Customer 105 Gambar Window Master Karyawan 105 Gambar Window Master Customer 106 Gambar Window Master Barang 106 Gambar Window Laporan Transaksi Penjualan Harian 107 Gambar Window Laporan Penjualan Per Customer 107 Gambar Window Laporan Penjualan Per Marketing 107 Gambar Window Laporan Penjualan Per Barang 108 Gambar Window Laporan Penjualan Per Cara Bayar 108 Gambar Window Laporan Retur Penjualan 108 xviii

15 Gambar Window Laporan Umur Piutang 109 Gambar Window Laporan Pembayaran Per Invoice 109 Gambar Formulir Sales Order 110 Gambar Formulir Invoice 111 Gambar Formulir Delivery Order 112 Gambar Formulir Credit Memo 113 Gambar Kartu Piutang Customer 113 Gambar Laporan List Customer 114 Gambar Laporan List Barang 114 Gambar Laporan Transaksi Penjualan 115 Gambar Laporan Penjualan Per Customer 116 Gambar Laporan Penjualan Per Marketing 117 Gambar Laporan Penjualan Per Barang 118 Gambar Laporan Penjualan Per Cara Bayar 118 Gambar Laporan Retur Penjualan 118 Gambar Laporan Umur Piutang 119 Gambar Laporan Pembayaran Invoice 119 xix