UNIVERSITAS BINA NUSANTARA

Transkripsi

1 UNIVERSITAS BINA NUSANTARA Skripsi Sarjana Program Ganda Akuntansi Sistem Informasi Semester Ganjil 2005/2006 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PERSEDIAAN SUKU CADANG KENDARAAN BERMOTOR PADA PT. PUTRATUNGGAL ANEKA Hadid Hexa dad NIM: Abstrak Masalah yang dihadapi PT. PUTRA TUNGGAL ANEKA saat ini adalah pengelolaan persediaan suku cadang kendaraan bermotor (spare part) yang kurang tepat, yang disebabkan karena kuantitas pemesanan spare part, tingkat minimum stock, dan titik pemesanan kembali tidak ditetapkan sesuai dengan kebutuhan, sehingga mengakibatkan kekurangan atau kelebihan persediaan spare part didalam gudang. Selain itu, terdapat perangkapan tugas kepala bengkel dalam kegiatan perbengkelan dan pembelian spare part serta tidak ada catatan atau dokumen yang digunakan dalam hal pengawasan persediaan spare part. Oleh karena itu, penulis merasa perlu untuk mengusulkan suatu sistem yang dapat membantu pengelolaan persediaan spare part secara efektif dan efisien. Metode yang digunakan dalam menganalisa permasalahan dan merancang sistem sebagai solusi atas permasalahan adalah metode berorientasi objek yang lebih dikenal dengan nama Object Oriented Analysis and Design. Analisa dilakukan terhadap objek dengan cara mendeskripsikan fenomena yang berada diluar lingkungan sistem, sedangkan perancangan sistem dilakukan dengan cara mendeskripsikan fenomena yang berada didalam lingkungan sistem yang dikendalikan oleh perusahaan. Data yang diperoleh dari hasil analisa kemudian dibandingkan dengan teori yang ada untuk mengetahui penyimpangan yang terjadi, sebab, akibat, serta solusi yang dapat disarankan. Untuk itu, beberapa saran yang dapat diberikan kepada perusahaan untuk pengembangan selanjutnya adalah perusahaan sebaiknya mengembangkan suatu sistem yang dapat mengidentifikasikan secara akurat jumlah dan jenis spare part yang akan dipesan sesuai dengan kebutuhan, jumlah dan jenis spare part minimum yang harus dimiliki didalam gudang, titik atau batas yang mengisyaratkan diadakannya pemesanan kembali atas jenis spare part tertentu; membentuk bagian logistik (gudang) dibawah manajer operasional; menggunakan catatan atau dokumen pengawasan persediaan spare part; dan mengembangkan suatu sistem pengelolaan persediaan spare part secara terkomputerisasi yang dapat memperoleh, mengolah, dan menghasilkan informasi tentang persediaan spare part sehingga mendukung proses pengambilan keputusan terhadap hal-hal yang berhubungan dengan persediaan spare part secara efektif dan efisien. Kata Kunci: sistem, sistem informasi, akuntansi, manajemen, pengendalian, persediaan, spare part.

2 PENGANTAR Assalamu alaikum Wr. Wb., Salam sejahtera, Sebelumnya penulis mengucapkan syukur dan terima kasih kepada Allah SWT sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini. Walaupun tugas membuat Skripsi ini terasa berat oleh penulis, namun berkat bimbingan dan dukungan dari berbagai pihak, akhirnya skripsi ini dapat diselesaikan walaupun masih jauh dari kesempurnaan. Oleh karena itu, penulis mengucapkan terima kasih kepada pihak-pihak yang telah membantu dan memberikan petunjuk dalam mewujudkan skripsi ini, terutama kepada : 1. Bapak Prof. DR. Gerardus Polla, M.App., Sc., selaku Rektor Universitas Bina Nusantara, yang telah memberikan kesempatan untuk menuntut ilmu di Universitas Bina Nusantara. 2. Bapak Parulian Sihotang, Ak., M.Acc., Ph.D., selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Bina Nusantara. 3. Bapak Ir. Sablin Yusuf, M.Sc., M.Comp.Sc., selaku Dekan Fakultas Ilmu Komputer Universitas Bina Nusantara. 4. Bapak Misbahul Munir, Ak., MBA., selaku Ketua Jurusan Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Bina Nusantara. 5. Bapak Siswono, S.Kom., MM., selaku Ketua Jurusan Sistem Informasi Fakultas Ilmu Komputer Universitas Bina Nusantara. 6. Bapak Aryanto Mulyadi S., Drs., Ak., MM., selaku Dosen Pembimbing yang telah mengorbankan waktu, pikiran, dan perhatiannya, serta dengan sabar membimbing penulis selama proses penyusunan dan penyelesaian skripsi ini. 7. Bapak J. Sudirwan, SE., MM., yang juga selaku Dosen Pembimbing yang telah mengorbankan waktu, pikiran, dan perhatiannya, serta dengan sabar membimbing penulis selama proses penyusunan dan penyelesaian skripsi ini. 8. Ibu Rindang Widuri, S.Kom., MM., selaku Sekretaris Jurusan Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Bina Nusantara. 9. Bapak Johan, S.Kom., MM., selaku Sekretaris Jurusan Sistem Informasi Fakultas Ilmu Komputer Universitas Bina Nusantara. 10. Seluruh Bapak dan Ibu Dosen Universitas Bina Nusantara, yang telah memberikan bekal ilmu pengetahuan kepada penulis. 11. Bapak Cholil selaku Direktur PT. PUTRATUNGGAL ANEKA yang telah memberikan kesempatan untuk melakukan penelitian di PT. PUTRATUNGGAL ANEKA, serta telah mengorbankan waktu, pikiran, dan perhatiannya selama proses penyusunan dan penyelesaian skripsi ini.

3 12. Bapak, ibu, Fathira, dan Ghusmad yang penulis cintai, yang senantiasa memberikan semangat dan dukungan material, moral serta spiritual kepada penulis, sehingga penulis dapat menyelesaikan kuliah dan skripsi ini. 13. Teman-teman di kelas PAZ angkatan 2001, yang berusaha berjuang dalam hal pendidikan dan perbaikan pola pikir serta prilaku. 14. Rekan-rekan dan pihak lain, yang tidak dapat penulis sebutkan namanya satupersatu, yang telah memberikan dukungan dalam penyusunan skripsi ini. Skripsi ini disusun berdasarkan data yang diperoleh dari tempat penulis melakukan penelitian ditambah dengan penjelasan dan petunjuk dari berbagai pihak, khususnya para dosen dan buku-buku yang ada hubungannya dengan skripsi ini. Penulis menyadari masih banyak kekurangan didalam skripsi ini yang disebabkan karena keterbatasan waktu, ilmu pengetahuan, dan kemampuan penulis. Oleh karena itu, penulis sangat mengharapkan bantuan dari para pembaca berupa kritik, saran atau cara-cara yang baik dalam menyusun karya ilmiah untuk kemajuan penulis di masa mendatang. Akhir kata, mudah-mudahan skripsi ini dapat bermanfaat bagi para pembaca pada umumnya, dan bagi penulis pada khususnya. Terima kasih. Wassalamu alaikum Wr. Wb. Jakarta, 30 Januari 2006 Penulis Hadid Hexa dad

4 DAFTAR ISI Halaman Judul Luar Halaman Judul Dalam Halaman Persetujuan Hardcover Halaman Pernyataan Dewan Penguji Abstrak Pengantar Daftar Isi Daftar Tabel Daftar Gambar Daftar Lampiran Halaman i ii iii iv v vi viii xiii xiv xvii BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Masalah Ruang Lingkup Tujuan dan Manfaat Metodologi Sistematika Penulisan 9 BAB 2 LANDASAN TEORI 2.1 Pengertian Sistem Informasi Pengertian Sistem Informasi Manajemen Persediaan Pengertian Sistem Informasi Manajemen Pengertian Persediaan Jenis Persediaan Biaya dalam Persediaan Metode Penentuan Jumlah Persediaan Pengertian Pengawasan Persediaan 20 viii

5 2.3.1 Kebijaksanaan dalam Pengawasan Persediaan Jumlah Pemesanan Ekonomis (EOQ) Persediaan Minimum / Penyelamat (Minimum / Safety Stock) Titik Pemesanan Kembali (Reorder Point) Catatan dalam Pengawasan Persediaan Pengertian Metode Analisis dan Perancangan Berorientasi Objek System Definition Rich Picture Problem Domain Analysis Classes Structure Behavior Application Domain Analysis Usage Functions User Interface Architectural Design Criteria Component Architecture Process Architecture Component Design Model Component Function Component 45 ix

6 BAB 3 ANALISIS ATAS PENGELOLAAN PERSEDIAAN SUKU CADANG KENDARAAN BERMOTOR PADA PT. PUTRATUNGGAL ANEKA 3.1 Sejarah Singkat Perusahaan Visi dan Misi Perusahaan Struktur Organisasi Perusahaan Pembagian Tugas, Tanggung Jawab, dan Wewenang Gambaran Pengelolaan Persediaan Suku Cadang Kendaraan Bermotor pada PT. PUTRATUNGGAL ANEKA Permasalahan yang Dihadapi dalam Pengelolaan Persediaan Suku Cadang Kendaraan Bermotor pada PT. PUTRATUNGGAL ANEKA 58 BAB 4 PERANCANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PERSEDIAAN PADA PT. PUTRATUNGGAL ANEKA 4.1 Analysis Document The Task Purpose System Definition Context Problem Domain Application Domain The Problem Domain Structure Classes Events The Application Domain Usage Actor Use Case Function 133 x

7 User Interface Dialogue Style Overview The Technical Platform Recommendations The System s Usefulness and Feasibility Strategy Development Economy Design Document The Task Purpose Correction to The Analysis Quality Goal Technical Platform Equipment System Software System Interfaces Design Language Architecture Component Architecture Process Architecture Standard Model Component Structure Classes User Interface Component Recommendation The System Usefulness Plan for Initiating User Implementation Plan 159 xi

8 BAB 5 KESIMPULAN DAN SARAN 5.1 Kesimpulan Saran 163 DAFTAR PUSTAKA RIWAYAT HIDUP LAMPIRAN SURAT KETERANGAN PENELITIAN xii

9 DAFTAR TABEL Halaman Tabel 2.1 Rincian jumlah pesanan ekonomis 23 Tabel 2.2 Kegiatan dalam Problem-Domain Analysis 35 Tabel 2.3 Event Table dari suatu sistem salon 36 Tabel 2.4 Kegiatan Application-Domain Analysis 38 Tabel 2.5 Kegiatan Architectural Design 40 Tabel 2.6 Kriteria klasik dari kualitas piranti lunak 42 Tabel 2.7 Bentuk distribusi dari arsitektur client-server 44 Tabel 2.8 Kegiatan Component Design 45 Tabel 4.1 System Definition perancangan sistem informasi manajemen PT. PUTRATUNGGAL ANEKA dengan kriteria FACTOR 76 Tabel 4.2 Event Table perancangan sistem informasi manajemen 99 persediaan PT. PUTRATUNGGAL ANEKA Tabel 4.3 Actor Table perancangan sistem informasi manajemen 102 persediaan PT. PUTRATUNGGAL ANEKA Tabel 4.4 Function List lengkap perancangan sistem informasi 134 Tabel 4.5 User Interface Main & Printouts perancangan sistem informasi 136 Tabel 4.6 Kriteria Sistem Informasi Manajemen Persediaan PT. 143 PUTRATUNGGAL ANEKA Tabel 4.7 Spesifikasi peralatan sistem informasi manajemen persediaan PT. PUTRATUNGGAL ANEKA 144 xiii

10 DAFTAR GAMBAR xiv Halaman Gambar 2.1 Grafik perincian jumlah pesanan ekonomis 24 Gambar 2.2 Model pemesanan kembali (Reorder Point) 26 Gambar 2.3 Empat aktifitas utama beserta hasil dari analisis dan 31 perancangan berorientasi objek Gambar 2.4 Struktur pada pendekatan analisis dan perancangan 32 berorientasi objek Gambar 2.5 Rich picture dari suatu sistem perancangan produk 34 Gambar 2.6 Statechart Diagram sederhana dari suatu sistem bank 37 Gambar 3.1 Struktur organisasi PT. PUTRATUNGGAL ANEKA 49 Gambar 3.2 Rich picture sistem pengelolaan persediaan spare part PT. 55 PUTRATUNGGAL ANEKA Gambar 3.3 Rancangan struktur organisasi PT. PUTRATUNGGAL 64 ANEKA Gambar 3.4 Rich picture perancangan sistem pengelolaan persediaan 67 spare part PT. PUTRATUNGGAL ANEKA Gambar 4.1 Rich Picture perancangan sistem informasi manajemen 78 persediaan PT. PUTRATUNGGAL ANEKA Gambar 4.2 Class Diagram lengkap perancangan sistem informasi 86 Gambar 4.3 Statechart Diagram class Staff Gudang 89 Gambar 4.4 Statechart Diagram class SPB 91 Gambar 4.5 Statechart Diagram class BBM 92 Gambar 4.6 Statechart Diagram class FPBG 93 Gambar 4.7 Statechart Diagram class Data Akuntansi 95 Gambar 4.8 Statechart Diagram class Spare Part 96 Gambar 4.9 Statechart Diagram class Pemasok 97 Gambar 4.10 Actor Spesifications untuk Staff Gudang 103 Gambar 4.11 Actor Spesifications untuk Data Akuntansi 104 Gambar 4.12 Use Case Diagram Subsistem Pendataan 105 Gambar 4.13 Use Case Diagram Subsistem Pemesanan 106 Gambar 4.14 Use Case Diagram Subsistem Penerimaan 107 Gambar 4.15 Use Case Diagram Subsistem Pemakaian 108 Gambar 4.16 Use Case Diagram Subsistem Pelaporan 109 Gambar 4.17 Use Case Spesification Pendataan Spare Part 110 Gambar 4.18 Use Case Spesification Pendataan Pemasok 111 Gambar 4.19 Use Case Spesification Pendataan Staff Gudang 112 Gambar 4.20 Use Case Spesification Permintaan Pembelian 113 Gambar 4.21 Use Case Spesification Pencetakan SPB 114 Gambar 4.22 Use Case Spesification Penerimaan Pemesanan 115 Pembelian Gambar 4.23 Use Case Spesification Pencetakan BBM 116 Gambar 4.24 Use Case Spesification Pengeluaran Barang Gudang 117 Gambar 4.25 Use Case Spesification Pencetakan FPBG 118

11 Gambar 4.26 Use Case Spesification Pembuatan Physical Inventory 119 Report Gambar 4.27 Use Case Spesification Pencetakan Physical Inventory 120 Report Gambar 4.28 Use Case Spesification Pembuatan Inventory Status 121 Report Gambar 4.29 Use Case Spesification Pencetakan Inventory Status 122 Report Gambar 4.30 Use Case Spesification Pembuatan Management by 123 Exception Report Gambar 4.31 Use Case Spesification Pencetakan Management by 124 Exception Report Gambar 4.32 Sequence Diagram Pendataan Spare Part 125 Gambar 4.33 Sequence Diagram Pendataan Pemasok 126 Gambar 4.34 Sequence Diagram Pendataan Staff Gudang 127 Gambar 4.35 Sequence Diagram Permintaan Pembelian 128 Gambar 4.36 Sequence Diagram Penerimaan Pesanan Pembelian 129 Gambar 4.37 Sequence Diagram Pengeluaran Barang Gudang 130 Gambar 4.38 Sequence Diagram Pencetakan Physical Inventory 131 Report Gambar 4.39 Sequence Diagram Pencetakan Inventory Status Report 132 Gambar 4.40 Sequence Diagram Pencetakan Management by 133 Exception Report Gambar 4.41 Navigation Diagram perancangan sistem informasi 137 Gambar 4.42 Component Architecture dari perancangan sistem 146 informasi manajemen persediaan PT. PUTRATUNGGAL ANEKA Gambar 4.43 Process Architecture dari perancangan sistem informasi 148 Gambar 4.44 Beberapa standard window dan pesan kesalahan pada 150 perancangan sistem informasi manajemen persediaan PT. PUTRATUNGGAL ANEKA Gambar 4.45 Revised Class Diagram perancangan sistem informasi 152 Gambar 4.46 Class Diagram untuk user (Staff Gudang) pada 157 perancangan sistem informasi manajemen persediaan PT. PUTRATUNGGAL ANEKA Gambar 4.47 Gantt Chart rencana implementasi sistem informasi 160 xv