BAB 4. PT. Siaga Ratindotama

Transkripsi

1 BAB 4 Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Pembelian bahan baku PT. Siaga Ratindotama 4.1 Analysis Document The Task Purpose Pengembangan sistem informasi akuntansi pembelian bahan baku pada PT. Siaga Ratindotama dilakukan untuk mengoptimalisasi proses pencatatan transaksitransaksi pembelian dan utang usaha perusahaan serta melakukan update terhadap persediaan bahan baku, mulai dari permintaan pembelian dari bagian gudang, pemesanan pembelian, penerimaan barang pesanan, retur pembelian, pencatatan utang, sampai pencatatan pembayaran, dimana sebelumnya sistem pembelian perusahaan masih manual. PT. Siaga Ratindotama membutuhkan suatu sistem informasi akuntansi yang akurat, tepat waktu dan dapat diandalkan untuk mendukung proses-proses yang berhubungan dengan pembelian bahan baku, dimana dengan adanya informasi yang diolah dalam bentuk laporan dapat membantu perusahaan dalam mengambil keputusan yang bersifat strategis. Dengan sistem informasi akuntansi ini diharapkan kinerja bagian pembelian dapat lebih efektif dan efisien dan bagian pembelian juga dapat memantau tingkat persediaan bahan baku melalui sistem. Sistem dapat melakukan update secara otomatis terhadap persediaan setelah dilakukannya pembelian dan memberikan

2 alert terhadap persediaan bahan baku yang telah mencapat reorder point sehingga kegiatan pembelian dapat segera dilaksanakan System Definition Sistem informasi akuntansi pembelian bahan baku yang digunakan PT. Siaga Ratindotama sebagai alat bantu untuk menangani proses pembelian bahan baku perusahaan mulai dari adanya permintaan pembelian, pemesanan pembelian, penerimaan barang pesanan, retur pembelian, pencatatan utang sampai dengan pencatatan pembayaran. Sistem ini merupakan sistem semi terkomputerisasi yang berkaitan dengan persediaan bahan baku perusahaan. Sistem menggunakan arsitektur client server yang terhubung dalam jaringan LAN (Local Area Network). Masing-masing client terhubung ke server dan menggunakan PC (Personal Computer) berbasis windows. Pengembangan dilakukan untuk mengatasi permasalahan yang ditemui dalam sistem berjalan perusahaan yang selama ini masih manual. Untuk lebih jelasnya, system definition dari sistem informasi akuntansi pembelian bahan baku PT. Siaga Ratindotama dapat dilihat pada tabel berikut ini.

3 81 Tabel 4.1 System Definition dengan kriteria FACTOR Functionality Application Domain Condition Technology Objects Responsibility Mendukung kegiatan operasional pembelian dengan adanya pencatatan dan pengendalian internal serta tersedianya laporan-laporan yang memadai dan informasi yang reliable atas proses pembelian mulai dari permintaan pemesanan, pemesanan pembelian penerimaan barang pesanan, retur pembelian, pencatatan utang, sampai pencatatan pembayaran. Karyawan pembelian, karyawan gudang, karyawan finance, karyawan akuntansi. Sistem informasi akuntansi pembelian ini dikembangkan berdasarkan usulan untuk mengatasi permasalahan yang di temukan dalam proses pembelian perusahaan berjalan yang masih manual. Menggunakan beberapa PC (Personal Computer) yang dihubungkan dengan menggunakan jaringan LAN (Local Area Network) dan dengan penambahan beberapa device umum lainnya seperti printer dan fax. Karyawan, bahan baku, pemasok, Daftar Kebutuhan Bahan Baku(DKBB), Surat Permintaan Pembelian(SPP), Surat Order Pembelian(SOP), Laporan Penerimaan Barang(LPB), retur, dan utang. Media komunikasi dan alat administrasif yang efisien dan dapat di andalkan dalam pencatatan dan penyediaan informasi informasi dalam kegiatan operasional pembelian.

4 Context Problem Domain Prosedur yang diusulkan penulis terhadap sistem pembelian di PT. Siaga Ratindotama adalah sebagai berikut: a. Prosedur Permintaan Pembelian Bagian gudang melakukan permintaan pembelian kepada bagian pembelian berdasarkan Daftar Kebutuhan Bahan baku dari bagian perencanaan produksi dan apabila terdapat bahan baku yang mencapai titik ROP (Reorder Point) yang masing-masing dapat diuraikan sebagai berikut: Bagian gudang menerima Daftar Kebutuhan Bahan Baku dari bagian perencanaan produksi dan melakukan entry Daftar Kebutuhan Bahan Baku tersebut ke dalam sistem, yang akan secara otomatis memeriksa bahan baku yang tersedia di gudang. Jika persediaan bahan baku yang dibutuhkan tidak tersedia atau tidak mencukupi maka bagian gudang akan membuat Surat Permintaan Pembelian. Terdapat suatu reminder atau alert yang aktif pada sistem sehingga pada saat terdapat bahan baku yang mencapai titik ROP (Reorder Point), bagian gudang dapat segera melakukan permintaan pembelian dan membuat Surat Permintaan Pembelian. Bagian Gudang akan membuat Surat Permintaan Pembelian sebanyak 2 rangkap. Rangkap pertama diserahkan kepada bagian pembelian dan rangkap ke-2 diserahkan kepada bagian akuntansi. Data-data permintaan pembelian disimpan di dalam database permintaan pembelian oleh bagian gudang.

5 83 b. Prosedur Pemesanan Pembelian Bagian pembelian memproses permintaan pembelian dari bagian gudang dan menghubungi pemasok untuk meminta Surat Penawaran Harga yang dilakukan agar perusahaan mendapatkan harga bersaing dari pemasok dengan syarat pembayaran yang diinginkan. Setelah mendapatkan Surat Penawaran Harga dari pemasok, bagian pembelian akan memilih pemasok yang menawarkan harga yang paling menguntungkan dengan syarat pembayaran yang diinginkan. Bagian pembelian kemudian membuat Surat Order Pembelian sebanyak 3 rangkap untuk melakukan pesanan pembelian kepada pemasok yang dipilih. Surat Order Pembelian rangkap ke-1 dikirimkan kepada pemasok melalui fax, rangkap ke-2 diserahkan kepada bagian gudang sebagai dokumen dasar untuk menerima bahan baku dari pemasok, dan rangkap ke-3 diserahkan kepada bagian akuntansi. Data-data pesanan pembelian disimpan dalam database order pembelian oleh bagian pembelian. c. Prosedur Penerimaan Persediaan Bagian gudang menerima kiriman persediaan bahan baku yang dipesan dari pemasok disertai dengan surat jalan dari pemasok. Bagian gudang membandingkan Surat Order Pembelian rangkap ke-2 yang diterima sebelumnya dari bagian pembelian dengan surat jalan dari pemasok. Setelah dokumen yang dibandingkan sesuai, kemudian bagian gudang dengan diawasi oleh bagian pembelian memeriksa secara fisik kiriman barang

6 84 yang diterimanya termasuk dari segi kuantitas, berat/timbangan dan kualitas barang yang diterima serta kesesuaiannya dengan dokumen yang ada. Setelah perhitungan fisik selesai dan ternyata semuanya sesuai, bagian gudang membuat Laporan Penerimaan Barang sebanyak 3 rangkap sebagai bukti bahwa bahan baku telah diterima. Rangkap ke-1 diberikan kepada pemasok, rangkap ke-2 diberikan kepada bagian akuntansi, rangkap ke-3 diberikan kepada bagian pembelian beserta dengan copy surat jalan. Pembuatan LPB dengan menggunakan sistem akan secara otomatis mengubah kuantitas persediaan bahan baku pada sistem berdasarkan kuantitas bahan baku yang diterima. Data-data penerimaan disimpan dalam database penerimaan bahan baku oleh bagian gudang, Bagian gudang bertanggung jawab untuk menyimpan dan mengatur tata letak penyimpanan bahan baku. Bagian pembelian menerima faktur dari pemasok lalu memeriksa dan membandingkannya dengan data-data Order Pembelian pada database, dan Laporan Penerimaan Barang rangkap ke-3 beserta copy surat jalan yang diterima dari bagian gudang. Kemudian bagian pembelian akan menyerahkan faktur tersebut kepada bagian akuntansi. Setelah menerima Laporan Penerimaan Barang rangkap ke-2, bagian akuntansi akan membandingkannya dengan Surat Order Pembelian (SOP) rangkap ke-3 dan Surat Permintaan Pembelian rangkap ke-2 yang diterima sebelumnya. Apabila sesuai, bagian akuntansi akan melakukan pencatatan utang atas pembelian ke dalam sistem.

7 85 d. Prosedur Retur Pembelian Apabila terdapat bahan baku yang rusak atau tidak sesuai dengan pesanan maka bagian gudang akan melakukan konfirmasi kepada bagian pembelian mengenai bahan baku yang akan di retur. Bagian pembelian kemudian menghubungi pemasok melalui telepon untuk konfirmasi atas retur pembelian tersebut. Retur biasanya akan ditukar dengan bahan baku yang sama tetapi dalam kondisi tertentu, misalnya pemasok tidak dapat mengganti barang yang diretur, retur akan mengurangi utang atas pembelian terhadap pemasok tersebut Setelah menerima perintah retur dari bagian pembelian, maka bagian gudang akan membuat Nota Retur sebanyak 3 rangkap sebagai bukti bahan baku yang akan diretur. Pembuatan Nota Retur dengan menggunakan sistem akan sekaligus mengubah kuantitas persediaan bahan baku yang berkurang akibat adanya retur. Data-data retur pembelian disimpan dalam database retur pembelian. Nota retur rangkap ke-1 diserahkan kepada pemasok dan kemudian pemasok akan memberikan dokumen Tanda Terima Retur sebagai bukti bahwa retur bahan baku telah diterima. Nota Retur rangkap ke-2 diserahkan ke bagian pembelian beserta Tanda Terima Retur dari Pemasok. Berdasarkan dokumen tersebut, bagian pembelian akan mengubah status retur menjadi telah diterima yang sekaligus akan mengubah kuantitas persediaan bahan baku berdasarkan bahan baku yang diterima. Untuk retur pembelian yang mengurangi utang pembelian maka bagian pembelian akan membuat dokumen Nota Debit sebanyak 2 rangkap

8 86 untuk mengurangi utang pembelian. Nota Debit rangkap ke-1 diberikan kepada pemasok melalui fax, rangkap ke-2 diberikan kepada bagian akuntansi. Nota Retur rangkap ke-3 diserahkan kepada bagian akuntansi. Nota retur rangkap ke-3 dan Nota Debit rangkap ke-2 digunakan oleh bagian akuntansi sebagai dasar untuk melakukan pencatatan atas transaksi retur yang diperlukan. e. Prosedur Pembayaran dan utang usaha Bagian akuntansi akan menyesuaikan dokumen-dokumen yang diterimanya, melakukan pencatatan, dan menyimpan data-data utang yang timbul akibat pembelian bahan baku yang dilakukan ke dalam database utang. Setiap bulan bagian akuntansi akan mencetak Daftar Utang yang mendekati jatuh temponya, kemudian menyerahkannya beserta dokumendokumen terkait (Surat Permintaan Pembelian, Surat Order Pembelian, Laporan Penerimaan Barang, Faktur, dan Nota Debit) kepada manajer keuangan untuk diperiksa dan diotorisasi. Daftar Utang yang telah diotorisasi dan dokumen terkait kemudian diserahkan kepada bagian finance. Berdasarkan Daftar Utang dan dokumen yang diterima, bagian finance melakukan pembayaran kepada pemasok dengan cara transfer atau cek. Bagian finance kemudian memasukkan data-data pembayaran ke dalam sistem dan mencetak Bukti Pembayaran sebanyak 2 rangkap. Rangkap pertama dari bukti pembayaran tersebut diberikan kepada pemasok. dan rangkap ke-2 diserahkan kepada bagian akuntansi. Kemudian bagian finance akan menyimpan data-data mengenai pembayaran ke dalam database.

9 87 Setelah menerima pembayaran, pemasok akan menyerahkan tanda terima pembayaran kepada bagian finance. Kemudian bagian finance akan mencap Lunas dokumen-dokumen yang berkaitan dengan transaksi tersebut. Dokumendokumen terkait beserta Bukti pembayaran rangkap ke-2 dan tanda terima pembayaran dari pemasok yang telah dicap lunas dikembalikan kepada bagian akuntansi. Setiap akhir bulan bagian akuntansi akan mencetak Laporan Pembelian, Laporan Retur Pembelian, Laporan Saldo Utang, Laporan Analisis Kinerja Pemasok, dan Jurnal. Bila bahan baku yang akan dipesan belum ada pada master bahan baku, bagian pembelian akan melakukan register atas bahan baku tersebut. Pada saat melakukan register, bagian pembelian akan memasukkan detail bahan baku yang bersangkutan. Apabila terjadi peningkatan atau penurunan tingkat permintaan, maka bagian pembelian dapat melakukan perubahan nilai ROP dan EOQ pada sistem sesuai dengan keadaan yang sedang dihadapi, berdasarkan kebijakan perusahaan. Bagian pembelian juga bertugas untuk menambahkan data-data pemasok yang dijadikan sebagai pemasok bahan baku. Apabila terjadi perubahan identitas atau data pemasok, maka bagian pembelian dapat mengubah dan melakukan update terhadap data pemasok tersebut. Dan apabila terdapat data pemasok yang sudah tidak diperlukan lagi, maka bagian pembelian dapat menghapusnya. Untuk lebih jelasnya, berikut gambar Rich picture sistem informasi akuntansi pembelian bahan baku yang diusulkan.

10 Gambar 4.1 Rich Picture sistem informasi akuntansi pembelian bahan baku yang diusulkan 88

11 Application Domain Sistem Informasi Akuntansi Pembelian Bahan baku yang diusulkan dapat mendukung tugas-tugas dan tanggung jawab karyawan bagian gudang, bagian pembelian, bagian akuntansi, dan bagian finance. Tugas-tugas utama dalam application domain yaitu permintaan pembelian, pemesanan pembelian, penerimaan pesanan, retur pembelian, pencatatan utang dan pembayarannya serta pencetakan laporan-laporan. Adanya tampilan menu memudahkan user sistem dalam menggunakan sistem ini Problem Domain Cluster Model sistem informasi akuntansi pembelian pada PT. Siaga Ratindotama secara keseluruhan terdiri dari beberapa cluster yaitu karyawan, pemasok, bahan baku, pemesanan, penerimaan, dan utang usaha. Untuk lebih jelasnya gambar 4.2 berikut adalah gambaran model sistem informasi akuntansi pembelian PT. Siaga Ratindotama. Gambar 4.2 Model sistem informasi akuntansi Pembelian PT. Siaga Ratindotama 89

12 Structure Struktur Karyawan dengan pola hubungan generalisasinya yang menggambarkan karyawan yang akan menggunakan sistem informasi akuntansi pembelian perusahaan. Seperti yang terlihat pada gambar 4.3. Gambar 4.3 Struktur Karyawan Pada gambar 4.4 terlihat struktur tunggal dari pemasok tanpa pola hubungan asosiasi, generalisasi, ataupun agregasi. Gambar 4.4 Struktur Pemasok Pada gambar 4.5 terlihat struktur tunggal dari bahan baku tanpa pola hubungan asosiasi, generalisasi ataupun agregasi. Gambar 4.5 Struktur Bahan_Baku

13 91 Pada gambar 4.6 terlihat struktur Pemesanan yang terdiri dari class Surat Permintaan Pembelian SPP, class Surat Order Pembelian SOP, dan class Daftar Kebutuhan Bahan Baku DKBB. Class "SPP mempunyai hubungan asosiasi dengan class SOP dan class DKBB. 1 class SPP dapat mengakses satu sampai banyak class SOP dan 1 class DKBB dapat mengakses 0 sampai banyak class SPP. Gambar 4.6 Struktur Pemesanan Pada gambar 4.7 terlihat bahwa struktur Penerimaan terdiri dari class LPB dan class Retur. Class LPB mempunyai hubungan asosiasi dengan class Retur. Gambar 4.7 Struktur Penerimaan Pada gambar 4.8 digambarkan struktur Utang_usaha yang hanya terdiri dari class Utang tanpa pola hubungan asosiasi, generalisasi ataupun agregasi. Gambar 4.8 Struktur Utang_usaha

14 92 Pada Gambar 4.9 menunjukkan Class diagram Sistem Informasi Akuntansi Pembelian PT. Siaga Ratindotama. Hubungan class Gudang dengan class SPP dan class SPP dengan class Bahan_Baku terjadi ketika transaksi permintaan pembelian dilakukan pada saat bahan baku tertentu telah mencapai titik ROP. Permintaan pembelian yang dilakukan apabila jumlah yang diminta pada DKBB tidak mencukupi digambarkan dengan hubungan antara class Gudang dengan class DKBB dan class DKBB dengan class SPP. Hubungan antara class DKBB dengan class Bahan_Baku menunjukkan pengecekan atas ketersediaan bahan baku yang dibutuhkan berdasarkan DKBB. Dilanjutkan dengan hubungan asosiasi antara class Pembelian dengan class SOP dan class SOP dengan class SPP dan class SOP dengan class Pemasok yang terjadi ketika transaksi pemesanan pembelian dilakukan. Class Bahan_Baku mempunyai hubungan agregasi dengan class Pemasok karena pemasok merupakan penyedia bahan baku. Selanjutnya hubungan antara class Gudang dengan class LPB dan class LPB dengan class SOP yang terjadi ketika transaksi penerimaan pembelian dilakukan. Dan hubungan antara class LPB dengan class Bahan_Baku menunjukkan pembuatan LPB secara otomatis akan menimbulkan update atas persediaan bahan baku. Hubungan antara class Gudang dengan class Retur dan class Retur dengan class LPB dan class Retur dengan class Bahan_Baku terjadi ketika retur pembelian dilakukan. Hubungan antara class Pembelian dengan class Retur dan class Retur dengan class Utang terjadi ketika bagian pembelian membuat Nota debit yang menimbulkan update atas utang pembelian akibat retur yang terjadi.

15 93 Hubungan antara class Akuntansi dengan class Utang dan class Utang dengan class LPB terjadi ketika pencatatan atas pembelian dilakukan. Selanjutnya hubungan antara class Finance dengan class Utang terjadi ketika pembayaran atas utang dilakukan. Gambar 4.9 Class Diagram Sistem Informasi Akuntansi Pembelian Bahan Baku Classes Karyawan

16 94 Class Karyawan merupakan kumpulan objek objek dari orang yang berkerja pada PT. Siaga Ratindotama yang terkait dengan sistem informasi akuntansi pembelian bahan baku. Class Karyawan mengeneralisasikan property dan behaviornya kepada class Gudang, class Pembelian, class Akuntansi, dan class Finance. Gambar 4.10 dibawah menunjukkan class Karyawan dan statechart diagramnya. Gambar 4.10 Class Karyawan dan statechart diagramnya Class Gudang merupakan kumpulan objek-objek dari karyawan yang melakukan permintaan pembelian, menerima pesanan pembelian dari pemasok, dan melakukan retur pembelian. Gambar 4.11 menunjukkan model keterlibatan class Gudang dalam event saat permintaan pembelian diajukan, pesanan diterima dari pemasok, dan saat terjadinya retur pembelian. Gambar 4.11 Class Gudang dan statechart diagramnya

17 95 Class Pembelian merupakan kumpulan objek-objek dari karyawan yang mengurus pembelian mulai dari pemesanan pembelian kepada pemasok hingga pengupdatean data bahan baku dan pemasok pada sistem. Gambar 4.12 menunjukkan model keterlibatan class Pembelian dalam event saat pemesanan pembelian diajukan kepada pemasok, selama proses pembelian, dan saat terjadinya retur pembelian. Gambar 4.12 Class Pembelian dan statechart diagramnya Class Akuntansi merupakan kumpulan objek-objek dari karyawan yang bertugas melakukan pencatatan atas transaksi pembelian, membuat daftar utang dan membuat laporan-laporan terkait. Gambar 4.13 menunjukkan model keterlibatan class Akuntansi dalam event saat pencatatan utang atas pembelian, pembuatan daftar utang, dan pada saat laporan setiap akhir bulan dibuat.

18 96 Gambar 4.13 Class Akuntansi dan statechart diagramnya Class Finance merupakan kumpulan objek-objek dari karyawan yang bertugas melakukan pembayaran utang atas pembelian. Gambar 4.14 menunjukkan model keterlibatan class Finance dalam event saat pencatatan pembayaran utang. Gambar 4.14 Class Finance dan statechart diagramnya Bahan_Baku Class Bahan_Baku merupakan kumpulan objek-objek dari bahan baku yang dibeli oleh perusahaan dari pemasok. gambar 4.15 menunjukkan model keterlibatan class Bahan_Baku dalam event mulai dari diregister dalam sistem, dan kemudian akan dilakukan update secara berulang dalam sistem. Gambar 4.15 Class Bahan_Baku dan statechart diagramnya

19 97 Pemasok Class Pemasok merupakan kumpulan objek-objek dari orang atau perusahaan darimana perusahaan membeli pasokan bahan bakunya. Gambar 4.16 menunjukkan model keterlibatan class Pemasok dalam event mulai dari dimasukkan ke dalam daftar kontak perusahaan, dan kemudian akan dilakukan update secara berulang di dalam sistem sesuai kebutuhan. Gambar 4.16 Class Pemasok dan statechart diagramnya DKBB Class DKBB merupakan kumpulan Daftar Kebutuhan Bahan Baku yang diajukan oleh bagian perencanaan produksi kepada bagian gudang untuk meminta bahan baku yang dibutuhkan dalam proses produksi. Gambar 4.17 menunjukkan event dimana class DKBB terjadi ketika dilakukan entry data-data DKBB yang diajukan oleh bagian perencanaan produksi ke dalam sistem, dan kemudian disimpan di dalam sistem.

20 98 Gambar 4.17 Class DKBB dan statechart diagramnya SPP Class SPP merupakan kumpulan dokumen-dokumen Surat Permintaan Pembelian (SPP). Gambar 4.18 menunjukkan event dimana class SPP terjadi ketika dibuat pada saat bahan baku perlu dibeli, dan kemudian dapat dicetak. SOP Gambar 4.18 Class SPP dan statechart diagramnya Class SOP merupakan kumpulan dokumen-dokumen Surat Order Pembelian (SOP). Gambar 4.19 menunjukkan event dimana class SOP terjadi ketika dibuat setelah permintaan pembelian bahan baku diterima, kemudian disimpan dan dapat dicetak.

21 99 Gambar 4.19 Class SOP dan statechart diagramnya LPB Class LPB merupakan kumpulan dokumen-dokumen Laporan Penerimaan Barang (LPB). Gambar 4.20 menggambarkan event dimana class LPB terjadi ketika pesanan pembelian bahan baku diterima, kemudian disimpan dan dapat dicetak. Gambar 4.20 Class LPB dan statechart diagramnya Retur

22 100 Class Retur merupakan kumpulan dokumen-dokumen yang berhubungan dengan retur barang yang terjadi yaitu nota retur untuk retur dengan penggantian bahan baku serupa dan nota debit untuk retur yang mengurangi utang pembelian. Gambar 4.21 menunjukkan event dimana class Retur terjadi ketika bahan baku yang dibeli akan diretur kembali kepada pemasok, dan kemudian dibuat nota retur untuk bahan baku yang akan diganti dengan bahan baku yang sama atau nota debit untuk bahan baku yang akan mengurangi utang pembelian pada kondisi tertentu. Kemudian disimpan dan dapat dicetak. Gambar 4.21 Class Retur dan statechart diagramnya Utang Class Utang merupakan kumpulan utang-utang perusahaan terhadap pemasok yang timbul akibat transaksi pembelian. Gambar 4.22 menunjukkan event dimana class Utang terjadi, ketika pencatatan atas utang dilakukan oleh bagian

23 101 akuntansi berdasarkan transaksi yang terjadi, kemudian disimpan dan dilakukan update atas utang ketika terjadi retur yang mengurangi jumlah utang. Gambar 4.22 Class Utang dan statechart diagramnya Events Berikut ini merupakan event table dari sistem informasi akuntansi pembelian bahan baku PT. Siaga Ratindotama seperti yang terlihat pada tabel 4.2.

24 102 Tabel 4.2 Event table sistem informasi akuntansi pembelian bahan baku PT.Siaga Ratindotama Event Class Karyawan Gudang Pembelian Akuntansi Finance BahanBaku Pemasok DKBB SPP SOP LPB Retur Utang Dibuat Register + + Update data * Login Logout Membuat DKBB * + Membuat SPP * + Mebuat SOP * + Membuat LPB * + Membuat nota retur * + Membuat nota debit * + Mencatat Utang * + Membuat Daftar Utang * Membuat laporan-laporan * Mencatat Pembayaran * + Memasukkan detail * * * * * * transaksi Menyimpan Mencetak * * * * Update Pemasok * Update Bahan Baku * Update Utang * Dihapus Keterangan:

25 103 + untuk event yang terjadi nol sampai satu kali * untuk event yang terjadi nol sampai berulang kali Application Domain Usages Overview Terdapat 4 aktor yang akan menggunakan sistem informasi akuntansi pembelian ini, yaitu karyawan bagian gudang, bagian pembelian, bagian akuntansi dan bagian finance dengan enam belas use case di dalam sistem informasi akuntansi tersebut yang akan digambarkan dalam use case diagramnya Actors Actor Specification dari sistem informasi pembelian bahan baku pada PT. Siaga Ratindotama adalah sebagai berikut: Tabel 4.3 Actor specification untuk Karyawan Gudang Tujuan Karakteristik Contoh Gudang Karyawan yang bertanggung jawab untuk melakukan permintaan pembelian, penerimaan bahan baku yang dipesan dari pemasok, dan melakukan retur pembelian jika terjadi retur. Karyawan gudang harus mengetahui kebutuhan bahan baku perusahaan dan melakukan permintaan pembelian secara tepat, serta memiliki pengetahuan dan ketelitian untuk mengecek kualitas dan kuantitas bahan baku yang diterima dari pemasok. Pada saat ada bahan baku tertentu yang mencapai ROP (titik pemesanan kembali) atau pada saat bahan baku yang diminta dalam Daftar Kebutuhan Bahan Baku tidak mencukupi, bagian

26 104 gudang akan melakukan pemesanan kembali. Bagian gudang menggunakan sistem untuk membuat SPP dan sistem akan mencatat karyawan gudang yang membuat SPP tersebut. Table 4.4 Actor specification untuk Karyawan Pembelian Pembelian Tujuan Karyawan yang bertanggung jawab untuk melakukan pesanan pembelian kepada pemasok, menangani transaksi pembelian yang terjadi, dan membuat nota debit jika terjadi retur pembelian yang mengurangi utang. Selain itu bagian pembelian juga bertanggung jawab dalam melakukan register, melakukan update, dan menghapus data-data bahan baku dan pemasok. Karakteristik Karyawan pembelian harus mengetahui bahwa bahan baku yang akan dipesan benar-benar sesuai dengan kebutuhan perusahaan dan melakukan pencatatan transaksi pembelian ke dalam sistem dengan tepat. Contoh Bagian pembelian membuat Surat Order Pembelian (SOP) berdasarkan Surat Permintaan Pembelian (SPP) dari bagian gudang dengan mengentry data-data transaksi pesanan pembelian tersebut ke dalam sistem dan mengirimkannya dengan fax ke pemasok yang dipilih.

27 105 Tabel 4.5 Actor specification untuk Karyawan Akuntansi Akuntansi Tujuan Karyawan yang bertanggung jawab untuk mencatat utang, membuat Daftar Utang, dan mencetak laporan-laporan yang berkaitan dengan transaksi pembelian pada setiap akhir periode atau sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Karakteristik Karyawan akuntansi harus memiliki ketelitian dalam mencatat utang, memastikan validitas utang yang timbul dari transaksi pembelian dan mengecek tanggal jatuh tempo masing-masing utang sehingga pembayaran dapat dilakukan secara tepat waktu. Disamping itu bagian akuntansi menggunakan sistem untuk mencetak laporan-laporan yang dibutuhkan. Contoh Bagian akuntansi mencatat utang yang timbul dari transaksi pembelian ke dalam sistem dan mencetak laporan-laporan yang dibutuhkan untuk keperluan pengambilan keputusan.

28 106 Tabel 4.6 Actor specification untuk Karyawan Finance Finance Tujuan Karyawan finance bertanggung jawab untuk melakukan pembayaran utang kepada pemasok dan mencatat pembayaran utang yang dilakukannya. Karakteristik Karyawan finance harus memiliki ketelitian dalam membayarkan jumlah utang yang tepat kepada pemasok yang tepat dan menjamin keakuratan data-data pembayaran yang dimasukkan ke dalam sistem. Contoh Bagian finance melakukan pembayaran atas utang sesuai dengan Daftar Utang dari bagian akuntansi dan mencatat pembayaran utang yang telah dilakukannya ke dalam sistem. Sistem akan mencatat bagian finance yang melakukan pembayaran utang yang bersangkutan Use cases Gambar 4.23 menunjukkan use case diagram dari perancangan sistem informasi akuntansi pembelian bahan baku PT. Siaga Ratindotama.

29 107 Gambar 4.23 Use Case Diagram Sistem Informasi Akuntansi Pembelian Bahan Baku PT.Siaga Rationdotama

30 108 Berikut ini merupakan use case specification dari usecase yang terdapat pada Sistem informasi akuntansi pembelian bahan baku PT. Siaga Ratindotama, seperti yang dapat dilihat pada tabel 4.7 sampai Tabel 4.7 Usecase Specification Mengentry DKBB Usecase Object Function Actor Membuat DKBB Menjelaskan proses entry data-data yang yang ada di DKBB yang diserahkan oleh bagian perencanaan produksi untuk meminta bahan baku yang akan digunakan dalam proses produksi. Bagian gudang akan menlakukan entry data-data DKBB tersebut ke dalam sistem dan sistem akan mengecek apakah bahan baku yang dibutuhkan masih tersedia dan mencukupi. Jika bahan baku yang diminta tersedia maka akan dilakukan pemisahan bahan baku yang dibutuhkan dan sistem akan melakukan update atas persediaan bahan baku secara otomatis. Jika tidak tersedia atau tidak mencukupi, maka sistem akan secara otomatis menghitung jumlah bahan baku yang kurang dan akan dilakukan permintaan pembelian. DKBB, BahanBaku, Karyawan Add, Cancel, Save DKBB Gudang

31 109 Tabel 4.8 Usecase Specification Membuat SPP Membuat SPP Usecase Menjelaskan proses pembuatan SPP, dimulai ketika terdapat bahan baku tertentu yang mencapai titik pemesanan kembali (ROP) atau ketika bahan baku yang dibutuhkan sesuai DKBB tidak mencukupi. Jika permintaan pembelian dilakukan berdasarkan ROP, bagian gudang akan membuat SPP ketika terdapat reminder dari sistem mengenai bahan baku mana saja yang telah mencapai titik pemesanan kembali. Kemudian bagian gudang akan menyesuaikan dan melakukan entry permintaan pembelian yang bersangkutan. Jika permintaan pembelian dilakukan berdasarkan ketidakcukupan bahan baku atas DKBB, maka data-data mengenai bahan baku yang tidak mencukupi yang sebelumnya telah dimasukkan sesuai dengan DKBB akan muncul pada form SPP. Dan bagian gudang akan mengecek dan menyesuaikannya. Selanjutnya dilakukan validasi atas No_SPP, Kode_BahanBaku dan No_DKBB yang diperlukan (jika ada). Object SPP, DKBB, BahanBaku, Karyawan Function Add, Cancel, Save, Print SPP Actor Gudang

32 110 Tabel 4.9 Usecase Specification Membuat SOP Membuat SOP Usecase Menjelaskan proses pembuatan SOP, dimulai ketika bagian pembelian membuat SOP berdasarkan SPP yang diterimanya dari bagian gudang. Bagian pembelian akan melakukan input nama pemasok yang dipilih, dan memasukkan harga bahan baku yang akan dibeli berdasarkan Surat Penawaran Harga dari pemasok yang dipilih. Sistem akan secara otomatis menghitung subtotal dan totalnya setelah semua data telah diisi dengan lengkap, sistem akan melakukan validasi atas semua data apakah telah dimasukkan dengan benar. Setelah itu bagian pembelian dapat mennyimpan data-data SOP ke dalam sistem dan mencetaknya. Object SOP, SPP, BahanBaku, Pemasok, Karyawan Function Add, Cancel, Save, Print SOP Actor Gudang Tabel 4.10 Usecase Specification Membuat LPB Membuat LPB Usecase Menjelaskan proses pembuatan LPB oleh bagian gudang setelah memeriksa kualitas dan kuantitas bahan baku pesanan yang diterima dari pemasok sesuai dengan spesifikasi pada SOP. Bagian gudang akan memasukkan nomor surat jalan dan memilih nomor SOP yang bersangkutan. Sistem akan melakukan validasi terhadap nomor SOP dan secara otomatis keluar detail barang-barang yang dipesan dalam SOP. Kemudian bagian gudang akan memasukkan jumlah masingmasing barang yang diterima. Setelah selesai, LPB dapat disimpan dan jika semua bahan baku pesanan telah diterima LPB tersebut dapat dicetak. Pembuatan LPB akan menimbulkan update atas persediaan bahan baku berdasarkan kuantitas yang diterima. Object LPB, SOP, BahanBaku, Pemasok, Karyawan Function Add, Cancel, Save, Print LPB Actor Gudang

33 111 Tabel 4.11 Usecase Specification Membuat Nota Retur Membuat Nota Retur Usecase Menjelaskan proses pembuatan Nota Retur oleh bagian gudang, diawali ketika bagian gudang menerima perintah retur dari bagian pembelian. Bagian gudang akan memilih nomor LPB yang berkaitan dengan bahan baku yang akan diretur. Sistem akan melakukan validasi nomor LPB untuk mengetahui detail bahan baku dan pemasok pada SOP. Kemudian bagian pembelian memasukkan detail dari bahan baku yang akan diretur, menyimpan dan mencetaknya. Setelah disimpan, sistem akan melakukan update jumlah bahan baku yang tersedia. Setelah bahan baku pengganti diterima dari pemasok, bagian pembelian mengubah status retur menjadi telah diterima yang sekaligus akan menimbulkan update atas persediaan bahan baku yang berubah akibat penerimaan bahan baku pengganti. Object Retur, Pemasok, SOP, LPB, BahanBaku, Karyawan Function Add, Cancel, Save, Print Nota Retur Actor Gudang

34 112 Tabel 4.12 Usecase Specification Membuat Nota Debit Membuat Nota Debit Usecase Menjelaskan proses pembuatan Nota Debit oleh bagian pembelian ketika terjadi retur pembelian yang mengurangi utang pembelian. Dimulai ketika bagian pembelian menerima Nota Retur dari bagian gudang, melakukan validasi nomor Retur untuk mengetahui detail retur tersebut, dan menghitung jumlah utang pembelian yang harus didebit. Kemudian Nota Debit tersebut disimpan dan dicetak. Pembuatan Nota Debit akan secara otomatis menimbulkan update atas utang yang berubah akibat terjadinya retur yang mengurangi utang. Object Retur, Pemasok, LPB, BahanBaku, Utang, Karyawan Function Add, Cancel, Save, Print Nota Debit Actor Pembelian Tabel 4.13 Usecase Specification Register Bahan Baku Register Bahan Baku Usecase Menjelaskan proses registrasi bahan baku ke dalam sistem. Dimulai ketika akan dilakukan pembelian bahan baku yang belum terdaftar di sistem, bagian pembelian akan memasukkan data bahan baku tersebut dan sebelumnya mengecek data bahan baku tersebut apakah sudah terdaftar di sistem. Jika belum, setelah input data bahan baku tersebut valid, akan disimpan di dalam database. Pada masing-masing bahan baku dapat ditentukan nilai ROP dan EOQ nya berdasarkan kebijakan perusahaan. Object BahanBaku Function Add, edit, Cancel, Save BahanBaku Actor Pembelian

35 113 Tabel 4.14 Usecase Specification Register Pemasok Register Pemasok Usecase Menjelaskan proses registrasi pemasok ke dalam sistem. Dimulai ketika akan dilakukan pembelian bahan baku kepada pemasok yang belum terdaftar di sistem, bagian pembelian akan memasukkan data pemasok tersebut dan sebelumnya mengecek data pemasok tersebut apakah sudah terdaftar di di sistem. Jika belum, setelah input data-data yang berhubungan dengan pemasok valid, akan disimpan di dalam database. Object Pemasok Function Add, edit, Cancel, Save Pemasok Actor Pembelian Tabel 4.15 Usecase Specification Mencatat Utang Mencatat Utang Usecase Menjelaskan proses pencatatan utang yang timbul akibat transaksi pembelian bahan baku perusahaan oleh bagian akuntansi. Diawali ketika bagian akuntansi menerima dokumen-dokumen terkait dengan transaksi pembelian, kemudian sistem akan melakukan validasi nomor SOP dan nomor Nota Debit (jika ada) serta menghitung total utang. Karyawan akuntansi akan memasukkan data-data yang dibutuhkan, kemudian disimpan dalam sistem. Object Utang, SPP, SOP, LPB, Retur, Pemasok, Karyawan Function Add, Cancel, Save Utang Actor Akuntansi

36 114 Tabel 4.16 Usecase Specification Membuat Daftar Utang Usecase Object function Actor Membuat Daftar Utang Menjelaskan proses pembuatan Daftar Utang yang merupakan daftar dari utang-utang yang sudah mendekati jatuh temponya. Bagian akuntansi akan memasukkan periode tanggal jatuh tempo utang yang akan dilunasi dan sistem akan melakukan validasi utang yang tanggal jatuh temponya berada diantara periode yang dimasukkan, menghitung total utang tersebut dan menampilkannya. Kemudian karyawan akuntansi akan mencetak Daftar Utang tersebut. Utang, Pemasok. Karyawan Print Daftar Utang Akuntansi Tabel 4.17 Usecase Specification Membuat Laporan Pembelian Membuat Laporan Pembelian Usecase Menjelaskan proses pencetakan Laporan Pembelian yang dilakukan oleh bagian akuntansi. Karyawan akuntansi memasukkan periode dan memilih jenis laporannya berdasarkan tanggal, bahan baku atau pemasok. Sistem akan mengecek SOP yang tanggalnya berada diantara periode yang dimasukkan, menghitung total pembelian, dan menampilkannya. Kemudian karyawan akuntansi akan mencetak laporan tersebut. Object SOP, BahanBaku, Pemasok, Karyawan Function Print Laporan Pembelian Actor Akuntansi

37 115 Tabel 4.18 Usecase Specification Membuat Laporan Retur Pembelian Membuat Laporan Retur Pembelian Usecase Menjelaskan proses pencetakan Laporan Retur Pembelian oleh bagian akuntansi. Karyawan akuntansi memasukkan periode dan memilih jenis laporannya berdasarkan tanggal, bahan baku atau pemasok. Sistem akan mengecek Retur yang tanggal returnya berada diantara periode yang dimasukkan, menghitung total retur, dan menampilkannya. Kemudian karyawan akuntansi akan mencetak laporan tersebut. Object Retur, BahanBaku, Pemasok, Karyawan Function Print Laporan Retur Pembelian Actor Akuntansi Tabel 4.19 Usecase Specification Membuat Laporan Saldo Utang Membuat Laporan Saldo Utang Usecase Menjelaskan proses Pencetakan Laporan saldo Utang oleh bagian akuntansi. Karyawan akuntansi memasukkan periode dan memilih jenis laporannya berdasarkan tanggal atau pemasok. Sistem akan mengecek saldo utang perusahaan pada periode yang dimasukkan dan menghitung total utang perusahaan baik itu per periode maupun per pemasok. Kemudian karyawan akuntansi akan mencetak laporan tersebut. Object Utang, Pemasok, Retur, Karyawan Function Print Laporan Saldo Utang Actor Akuntansi

38 116 Tabel 4.20 Usecase Specification Membuat Laporan Analisis Kinerja Pemasok Membuat Laporan Analisis Kinerja Pemasok Usecase Menjelaskan proses pembuatan Laporan Analisis Kinerja Pemasok setiap bulannya yang dilakukan oleh bagian akuntansi. Karyawan akuntansi memasukkan periode laporan, sistem akan melakukan validasi periode laporan dan menghitung waktu pengiriman dan banyaknya retur yang terjadi untuk masing-masing pemasok yang melakukan transaksi dengan perusahaan. Kemudian karyawan akuntansi akan mencetak laporan tersebut. Object Pemasok, SOP, LPB, Retur, BahanBaku, Karyawan Function Print Laporan Analisis Kinerja Pemasok Actor Akuntansi Tabel 4.21 Usecase Specification Membuat Jurnal Membuat Jurnal Usecase Menjelaskan proses pembuatan Jurnal yang dilakukan oleh bagian akuntansi. Karyawan akuntansi memasukkan periode jurnal dan memilih jenis jurnal, baik itu jurnal pembelian, jurnal pengeluaran kas, atau jurnal umum, sistem akan melakukan validasi periode jurnal dan mengambil data yang dibutuhkan dari class SOP, Retur, dan Utang pada dokumen-dokumen terkait yang berada pada periode yang bersangkutan dan menyusunnya dalam format jurnal. Kemudian bagian akuntansi akan mencetak jurnal tersebut. Object SOP, LPB, Retur, Utang, Pemasok, Karyawan Function Print Jurnal Actor Akuntansi

39 117 Tabel 4.22 Usecase Specification Mencatat Pembayaran Utang Mencatat Pembayaran Utang Usecase Menjelaskan proses pencatatan pembayaran utang yang dilakukan oleh bagian finance. Karyawan finance melakukan pembayaran kepada pemasok dan kemudian mencatat pembayaran yang dilakukannya ke dalam sistem. Sistem akan melakukan validasi kode utang untuk menampilkan detail-detail dari utang yang dibayar. Karyawan finance memasukkan data-data yang dibutuhkan, kemudian menyimpan dan mencetak bukti pembayaran utang tersebut. Object Utang, Pemasok, karyawan Function Add, Cancel, Save, Print Bukti Pembayaran Actor Finance Berikut ini merupakan sequence diagram untuk masing-masing usecase yang terdapat dalam sistem informasi akuntansi pembelian bahan baku PT. Siaga Ratindotama.

40 Gambar 4.24 Sequence untuk usecase Membuat DKBB 118

41 Gambar 4.25 Sequence untuk usecase Membuat SPP (Berdasarkan DKBB) 119

42 Gambar 4.26 Sequence untuk usecase Membuat SPP (Berdasarkan ROP Bahan baku) 120

43 Gambar 4.27 Sequence untuk usecase Membuat SOP 121

44 Gambar 4.28 Sequence untuk usecase Membuat LPB 122

45 Gambar 4.29 Sequence untuk usecase Membuat Nota Retur 123

46 Gambar 4.30 Sequence untuk usecase Membuat Nota Debit 124

47 Gambar 4.31 Sequence untuk usecase Register Bahan Baku 125

48 Gambar 4.32 Sequence untuk usecase Register Pemasok 126

49 Gambar 4.33 Sequence untuk usecase Mencatat Utang 127

50 Gambar 4.34 Sequence untuk usecase Membuat Daftar Utang 128

51 Gambar 4.35 Sequence untuk usecase Membuat Laporan Pembelian 129

52 Gambar 4.36 Sequence untuk usecase Membuat Laporan Retur Pembelian 130

53 Gambar 4.37 Sequence untuk usecase Membuat Laporan Saldo Utang 131

54 Gambar 4.38 Sequence untuk usecase Membuat Laporan Analisis Kinerja Pemasok 132

55 Gambar 4.39 Sequence untuk usecase Membuat Jurnal 133

56 Gambar 4.40 Sequence untuk usecase Mencatat Pembayaran Utang 134

57 Function List Berikut ini merupakan Function list dari sistem informasi pembelian bahan baku PT. Siaga Ratindotama, pada tabel Tabel 4.23 Function List Sistem Informasi Akuntansi Pembelian Bahan Baku PT. Siaga Ratindotama Function List Complexity Type Add, Save DKBB Medium Read, Update, Compute Add, Save SPP Simple Read, Update Print SPP Simple Read Add, Save SOP Medium Read, Update, Compute Print SOP Simple Read Add, Save LPB Medium Read, Update, Compute Print LPB simple Read Add, Save Nota Retur Medium Read, Update, Compute Print Nota Retur Simple Read Add, Save Nota Debit Medium Read, Update, Compute Print Nota Debit Simple Read Add, Edit, Save BahanBaku Simple Read, Update Alert ROP Complex Read, Compute, signal Add, Edit, Save Pemasok Simple Read, Update Add, Save Utang Medium Read, Update, Compute Print Daftar Utang Medium Read, Compute Print Laporan Pembelian Medium Read, Compute Print Laporan Retur Pembelian Medium Read, Compute Print Laporan Saldo Utang Medium Read, Compute Print Laporan Analisis Kinerja Medium Read, Compute Pemasok Print Jurnal Medium Read, Compute Add, Save Bukti Pembayaran Medium Read, Update, Compute Print Bukti Pembayaran Simple Read

58 136 Tabel 4.24 Function specifications untuk function Alert ROP Name operation Alert ROP Category X Active _ Update - Passive X Read X Compute X Signal Purpose Untuk memberikan alert/reminder apabila terdapat bahan baku yang mencapai titik pemesanan ulang (ROP) Input data Kode_BahanBaku Conditions Terdapat objek Bahan Baku dengan Kode_BahanBaku tertentu, objek bahan baku tertentu tersebut mempunyai Stok_tersedia, Stok_pengaman, dan ROP. Effect Mengetahui adanya bahan baku yang mencapai titik pemesanan ulang (ROP) sehingga dapat dilakukan pemesanan kembali. Algorithm Read Bahan_Baku Read Stok_tersedia Read Stok_Pengaman Read ROP If (Stok_tersedia Stok_Pengaman) = ROP View Alert ROP View daftar bahan baku yang ROP If (Stok_tersedia Stok_Pengaman)!= ROP Read Bahan_Baku Data structures Placement Printed form Involved objects BahanBaku Triggering event

59 User Interface Sistem Informasi Akuntansi pembelian bahan baku PT. Siaga Ratindotama menggunakan bahasa Indonesia sebagai bahasa resminya, tetapi istilah-istilah bahasa inggris juga banyak digunakan dalam rancangan antar muka Sistem Informasi akuntansi pembelian bahan baku PT. Siaga Ratindotama. Berikut gambaran design user interface Sistem Informasi akuntansi pembelian bahan baku Dialogue Style Setiap user interface memiliki sejumlah windows yang digunakan untuk mendukung proses pencatatan transaksi pembelian bahan baku PT. Siaga Ratindotama. Selain itu, sistem juga menyediakan fasilitas untuk keperluan pencetakan informasi yang diperlukan oleh berbagai pihak dalam perusahaan misalnya pihak management dan karyawan untuk memperoleh informasi yang dibutuhkan. Berikut ini merupakan daftar window user interface dan hasil pencetakannya pada tabel Tabel 4.25 Daftar window user interface dan print out Windows Login Menu Utama File Login Logout Ganti Password Master Master Bahan Baku Print Outs

60 138 Master Pemasok Master Karyawan Transaksi Permintaan Pembelian Pesanan Pembelian Penerimaan Bahan Baku Retur Pembelian Utang Pencatatan utang Laporan Laporan Pembelian Surat Permintaan Pembelian (SPP) Surat Order Pembelian (SOP) Laporan Penerimaan Barang (LPB) Nota Retur Pembelian Nota Debit Daftar Utang Bukti Pembayaran Laporan Pembalian Berdasarkan Tanggal Laporan Pembelian Berdasarkan Bahan Baku Laporan Pembelian Berdasarkan Pemasok Laporan Retur Pembelian Laporan Retur Pembelian Berdasarkan Tanggal Laporan Retur Pembelian Berdasarkan Bahan Baku Laporan Retur Pembelian Berdasarkan Pemasok Laporan Saldo Utang Laporan Saldo Utang Berdasarkan Tanggal Laporan Saldo Utang Berdasarkan Pemasok Laporan Analisis Kinerja Pemasok Laporan Analisis Kinerja Pemasok Jurnal Jurnal Pembelian Jurnal Pengeluaran Kas Jurnal Umum

61 Overview Gambar 4.41 merupakan navigation diagram yang menggambarkan window user interface beserta hubungan antara window interface satu dengan lainnya. Gambar 4.41 Navigation Diagram sistem informasi akuntansi pembelian bahan baku PT. Siaga Ratindotama

62 Examples Gambar 4.42 Window Login Gambar 4.43 Window Ganti Password

63 Gambar 4.44 Windows Menu Utama 141

64 Gambar 4.45 Window Master Pemasok 142

65 Gambar 4.46 Window Master Bahan Baku 143

66 144 Gambar 4.47 Window Reminder ROP Gambar 4.48 Window Master Karyawan

67 Gambar 4.49 Window View Transaksi Permintaan Pembelian 145

68 Gambar 4.50 Window Entry Daftar Kebutuhan Bahan Baku 146

69 Gambar 4.51 Window Surat Permintaan Pembelian (SPP) 147

70 Gambar 4.52 Window View Transaksi Pesanan Pembelian 148