BAB 3 ANALISIS SISTEM PENJUALAN KREDIT DAN PIUTANG DAGANG PT.BINACITRA TATAPRIMA

Transkripsi

1 BAB 3 ANALISIS SISTEM PENJUALAN KREDIT DAN PIUTANG DAGANG PT.BINACITRA TATAPRIMA 3.1 Sejarah Singkat Perusahaan Perusahaan didirikan dengan nama PT Binacitra Tataprima berdasarkan akta pendirian Nomor 451 tanggal 15 Oktober 1991 yang dibuat di hadapan Sinta Susikto, SH yang berkedudukan di Jakarta. Kemudian pada tanggal 14 Agustus 1992 dibuat akta perubahan Nomor 205 dihadapan notaris Aswin Ginting, SH yang berkedudukan di Jakarta. PT Binacitra Tataprima bergerak di bidang produksi peralatan tulis, yaitu pensil dan crayon. Kegiatan ini terus dikembangkan dan diadakan perbaikan terus menerus untuk mencapai tujuan yang sudah ditetapkan oleh PT. Binacitra Tataprima. Adapun tujuan PT Binacitra Tataprima adalah untuk ikut menunjang pendidikan masyarakat Indonesia, serta membuka lapangan pekerjaan bagi masyarakat. Sedangkan sasaran utama PT Binacitra Tataprima adalah untuk memberikan pelayanan kepada pelanggan sebaik mungkin. PT Binacitra Tataprima berkedudukan di Jalan Pejuangan No 3, Kebon Jeruk, Jakarta dan juga memiliki pabrik yang berlokasi di daerah Cikupa, Tangerang.

2 Visi dan Misi Perusahaan Visi perusahaan adalah untuk menjadi salah satu perusahaan yang terkemuka dan besar manfaatnya bagi masyarakat. Misi perusahaan adalah untuk menyediakan produk dan layanan terbaik bagi pelanggan. 3.3 Struktur Organisasi Perusahaan dan Uraian Tugas Struktur organisasi di dalam perusahaan sangat penting, karena merupakan suatu kerangka yang menunjukkan suatu hubungan kerja sama dan aktivitas dasar, hak, kewajiban, wewenang dan tanggung jawab unsur organisasi perusahaan,sehingga di dalam segala hal pencapaian tujuan dapat dilaksanakan semaksimal mungkin. PT Binacitra Tataprima diurus oleh suatu Direktur di bawah pengawasan Dewan Komisaris. Struktur organisasi PT Binacitra Tataprima terbagi atas beberapa divisi dan setiap divisi dikepalai oleh seorang manajer yaitu : Divisi Penjualan Divisi Umum dan Personalia Divisi Keuangan dan Akuntansi Divisi Pembelian Divisi Produksi Bentuk struktur organisasi dan uraian tugas untuk PT. Binacitra Tataprima adalah sebagai berikut :

3 49 Struktur Organisasi PT Binacitra Tataprima Gambar 3.1 (Sumber : PT Binacitra Tataprima) Secara keseluruhan struktur organisasi dan uraian tugas, wewenang, dan tanggung jawab masing-masing bagian adalah sebagai berikut :

4 50 1. Dewan Komisaris a Memberi pengarahan dan mengawasi pekerjaan Direktur. b Mengangkat dan memberhentikan Direktur. 2. Direktur a. Melaksanakan kebijakan umum yang telah digariskan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. b. Bertanggung jawab atas tercapainya tujuan perusahaan secara keseluruhan. c. Mengadakan perjanjian dengan pihak luar perusahaan dan bertindak atas nama perusahaan. d. Memilih, mengangkat dan memberhentikan manajer. e. Mewakili wewenang dan tanggung jawab tertinggi dalam mengambil keputusan yang terbaik untuk mencapai tujuan perusahaan. f. Mengawasi pelaksanaan kerja manager yang ada di bawah tanggung jawabnya. 3. Manajer Penjualan a Merencanakan dan melaksanakan kegiatan marketing dan penjualan. b Menyampaikan laporan pertanggungjawaban kepada Direktur. c Memimpin dan bertanggung jawab atas seluruh kegiatan penjualan. 3.1 Bagian Penjualan

5 51 Membuat dokumen yang dibutuhkan berdasarkan pesanan pelanggan. Melayani pelanggan dan menyediakan informasi tentang penjualan kepada pelanggan. Mengarsip dokumen- dokumen yang ada serta menjaganya dengan baik. 3.2 Bagian Pengiriman Bertanggung jawab menyerahkan barang kepada pelanggan atau tempat tujuan secara tepat waktu. Mengatur agar barang sampai kepada pelanggan atau tempat tujuan secara tepat waktu. 4. Manajer Umum dan Personalia a Bertanggung jawab terhadap masalah tenaga kerja. b Menyediakan sumber daya manusia sesuai dengan kebutuhan. c Menilai kinerja karyawan. d Menyeleksi dan melatih karyawan baru. e Menciptakan, menjaga dan meningkatkan disiplin kerja kepada seluruh karyawan dan memastikan bahwa peraturan dan tata tertib perusahaan telah dilaksanakan oleh karyawan. f Membuat dan menetapkan peraturan dan kebijakan mengenai kepegawaian. g Bertugas untuk mengurus penggajian. 4.1 Bagian Umum

6 52 Melaksanakan identifikasi, menyusun, mengevaluasi dan memilih program pelatihan yang dilaksanakan. Mempersiapkan rapat pimipinan sesuai dengan waktu yang ditetapkan. 4.2 Bagian Personalia Melaksanakan proses rekrutmen, latihan dan administrasi lainya dalam lingkungan SDM. Menyelenggarakan dan mengawasi daftar hadir karyawan. Menangani masalah kepegawaian. 5. Manajer Keuangan dan Akuntansi a. Merencanakan dan menetapkan kebijakan akuntansi dan keuangan berdasarkan kebijakan umum perusahaan. b. Memberi petunjuk dan koreksi jika terjadi penyimpangan terhadap kebijakan akuntansi dan keuangan yang diterapkan. c. Mengusahakan sumber dana yang diperlukan serta memantau perputaran arus kas perusahaan. d. Memeriksa dan menganalisis data laporan keuangan. 5.1 Bagian Keuangan Menangani masalah perbankan, pajak dan lain-lain yang berhubungan dengan keuangan. Mengawasi penyetoran dan pengambilan uang kas yang dilakukan oleh kasir.

7 53 Membuat dokumen untuk penagihan kepada pelanggan, dan mengawasi proses penagihan Kasir Menerima uang tunai, cek atau giro. Membuat bukti penerimaan dan pengeluaran kas. Mencatat penerimaan dan pengeluaran kas Bagian Penagihan Melakukan penagihan yang sudah jatuh tempo kepada pelanggan. Menerima dan mempertanggung jawabkan jumlah faktur yang dibawa untuk ditagih dan mengembalikan jumlah faktur yang belum ditagih pada hari itu juga. 5.2 Bagian Akuntansi Mengumpulkan, memeriksa, mengikhtisarkan, dan melaporkan data transaksi keuangan perusahaan yang didukung bukti-bukti. Melakukan penerimaan atas kelengkapan dan kebenaran dari bukti-bukti pendukung yang akan digunakan sebagai dasar pencatatan. Membuat laporan keuangan secara teratur dan tepat waktu. 6. Manajer Pembelian a. Menyiapkan rencana pembelian bahan baku dan persediaan barang dagang. b. Membuat laporan penelitian.

8 54 c. Menyeleksi penawaran dari supplier yang melakukan penawaran atas bahan baku produksi dan persediaan barang dagang. 6.1 Bagian Pembelian Bertanggung jawab atas pembelian bahan-bahan yang diperlukan dalam proses produksi perusahaan. Membina dan menjaga hubungan baik dengan para supplier. Melakukan negosiasi dengan para supplier. 7. Manajer Produksi a Membuat rencana produksi. b Bertanggung jawab terhada. jalannya produksi secara keseluruhan c Mengawasi keadaan pabrik secara keseluruhan. 7.1 Bagian Produksi Menyusun jadwal produksi. Mengkoordinasi proses produksi. 7.2 Bagian Gudang Memeriksa dan mengawasi keluar masuknya barang ke gudang. Menyiapkan barang sesuai dengan perintah. Memelihara ketertiban dan kerapian administrasi gudang.

9 Produk Perusahaan PT Binacitra Tataprima bergerak di bidang manufaktur pensil dan crayon. Jenis produk yang dihasilkan oleh perusahaan adalah wooden pencil dengan tipe HB, B, dan 2B dan juga oil pastel crayon isi 12 dan oil pastel crayon isi 24 dengan merk Parko. Pelanggan dari PT. Binacitra Tataprima adalah perusahaan atau toko grosir dan semi-grosir, serta beberapa perusahaan atau toko distributor. 3.5 Gambaran sistem berjalan perusahaan Prosedur Penjualan Kredit : Bagian Penjualan Prosedur diawali ketika Bagian Penjualan menerima order dari Pelanggan baik berupa Purchase Order dari Pelanggan ataupun pesanan melalui telepon maupun fax. Untuk calon Pelanggan baru yang ingin memesan, maka diharuskan untuk mengisi form pelanggan terlebih dahulu. Lalu form yang telah diisi tersebut akan diserahkan oleh Bagian Penjualan kepada Manager Penjualan untuk mendapatkan persetujuan (otorisasi). Data pelanggan tersebut lalu akan diteliti oleh Manager Penjualan melalui interview langsung dengan calon pelanggan atau melalui informasi dari perusahaan lain mengenai bonavitas calon pelanggannya. Setelah mendapat persetujuan dari Manager Penjualan, maka calon pelanggan dapat melakukan pemesanan.

10 56 Atas dasar Purchase Order atau pesanan pelanggan tersebut, maka Bagian Penjualan akan mengecek apakah barang tersedia atau tidak. Jika barang yang dipesan tidak tersedia, maka Bagian Penjualan akan memberitahukan kepada Pelanggan dan mengkonfirmasikan kembali kepada Pelanggan jika barang telah ada. Jika barang yang dipesan tersedia, maka Bagian Penjualan akan membuat Sales Order rangkap 3 dan Surat Jalan (SJ) rangkap 5. Sales Order (SO) tersebut nantinya akan didistribusikan sebagai berikut : SO lembar ke-1 untuk arsip Bagian Penjualan SO lembar ke-2 untuk Bagian Keuangan SO lembar ke-3 untuk Bagian Akuntansi Sedangkan Surat Jalan (SJ) akan didistribusikan sebagai berikut : SJ lembar ke-1 untuk Pelanggan (diserahkan bersama barang) SJ lembar ke-2 untuk Bagian Keuangan SJ lembar ke-3 untuk Bagian Akuntansi SJ lembar ke-4 untuk Bagian Gudang SJ lembar ke-5 untuk arsip Bagian Penjualan SO lembar ke-2 dan SJ lembar ke-2, 3, dan 5 akan diserahkan terlebih dahulu ke Bagian Keuangan. Sedangkan SJ lembar ke-1 dan ke-4 akan diserahkan langsung ke Bagian Gudang.

11 57 Bagian Keuangan Atas dasar Sales Order lembar ke-2 dan Surat Jalan (lembar 2, 3, dan 5), Bagian Keuangan akan membuat Faktur Penjualan (FP) sebanyak 4 rangkap yang akan didistribusikan sebagai berikut : FP lembar ke-1 untuk Pelanggan (setelah melakukan pembayaran) FP lembar ke-2 untuk arsip Bagian Keuangan FP lembar ke-3 untuk Bagian Akuntansi FP lembar ke-4 untuk Pelanggan Bagian Gudang Dari SJ lembar ke-1 dan ke-4 yang diterimanya, Bagian Gudang akan menyiapkan barang untuk selanjutnya diserahkan ke Bagian Pengiriman bersama dengan SJ lembar ke-1. Bagian Pengiriman Bagian Pengiriman akan menerima Surat Jalan lembar ke-2, 3, dan 5, serta Faktur Penjualan lembar ke - 4 dari Bagian Keuangan. Dan juga SJ lembar ke-1 dari bagian Gudang beserta barang. Bagian Pengiriman akan mengirimkan barang ke Pelanggan dengan membawa Surat Jalan (lembar ke-1, 2, 3, dan 5) dan Faktur Penjualan lembar ke-4. Setelah barang diserahkan, Bagian Pengiriman akan meminta tandatangan Pelanggan pada Surat Jalan (lembar ke -1, 2, 3, dan 5), lalu menyerahkan Surat Jalan lembar ke-1 dan Faktur Penjualan lembar ke-4 kepada Pelanggan. Surat Jalan lembar ke-2, 3 dan 5 yang telah ditandatangani Pelanggan akan diserahkan ke Bagian Penjualan. Bagian

12 58 Penjualan akan mengarsip SJ lembar ke-5 lalu SJ lembar ke-2 dan ke-3 masing-masing akan diserahkan ke Bagian Keuangan dan Bagian Akuntansi. Bagian Akuntansi Atas Faktur Penjualan lembar ke-3 dan Surat Jalan lembar ke-3, maka Bagian Akuntansi akan mencocokannya, lalu mencatatnya pada Jurnal Penjualan dan Kartu Piutang. Lalu Faktur Penjualan lembar ke-3 dan Surat Jalan lembar ke-3 akan diarsip berdasarkan tanggal. Prosedur Retur Penjualan : Bagian Penjualan Jika terjadi retur, Bagian Penjualan akan menerima Surat Jalan, memo dari Pelanggan beserta barang yang akan diretur dari Pelanggan. Batas waktu untuk melakukan retur adalah 30 hari dari tanggal pengiriman. Barang-barang yang diretur adalah barang-barang yang cacat atau rusak. Setelah itu Bagian Penjualan akan membuat Surat Retur Penjualan 5 rangkap. Surat Retur Penjualan tersebut akan didistribusikan sebagai berikut: SRP lembar ke-1 untuk Pelanggan SRP lembar ke-2 untuk Bagian Keuangan SRP lembar ke-3 untuk Bagian Akuntansi SRP lembar ke-4 untuk Bagian Gudang SRP lembar ke-5 untuk arsip Bagian Penjualan

13 59 Bagian Gudang Bagian Gudang akan menerima SRP lembar ke-4 dan juga barang dari Bagian Penjualan untuk kemudian disimpan di gudang. Bagian Keuangan SRP lembar ke-2 akan digabungkan dengan Faktur Penjualan yang cocok (FP lembar ke-1 dan ke-2 yang diarsip sementara) oleh Bagian Keuangan. Bagian Akuntansi Atas SRP lembar ke-3 Bagian Akuntansi akan mencatatnya pada Jurnal Retur Penjualan dan Kartu Piutang dan mengarsip SRP lembar ke-3 berdasarkan tanggal. Prosedur Penagihan : Batas waktu kredit bagi pelanggan adalah 30 hari. Bagian Keuangan Bagian Keuangan akan memeriksa Faktur Penjualan yang jatuh tempo dari Faktur Penjualan (lembar ke-1 dan ke-2) yang diarsip sementara dan kemudian akan membuat Daftar Penagihan rangkap tiga dan Kwitansi rangkap dua. Selanjutnya Daftar Penagihan (rangkap tiga), Kwitansi (rangkap dua), serta Faktur Penjualan lembar ke-1 akan diserahkan ke Bagian Penagihan.

14 60 Bagian Penagihan Atas perintah Bagian Keuangan, Bagian Penagihan akan melakukan penagihan ke Pelanggan. Setelah Pelanggan melakukan pembayaran, maka Pelanggan diminta untuk menandatangani Daftar Penagihan rangkap tiga dan Kwitansi rangkap dua. Kemudian Pelanggan akan menerima Kwitansi lembar ke-1 dan Faktur Penjualan lembar ke-1. Khusus untuk Pelanggan yang melakukan pembayaran dengan cara transfer ke rekening perusahaan, pelanggan harus mengirimkan bukti transfernya (via fax) kepada perusahaan. Sedangkan untuk Pelanggan yang membayar dengan cek/giro, maka cek/giro tersebut harus dapat dicairkan pada saat tanggal jatuh tempo atau paling lambat 1 hari setelah tanggal jatuh tempo. Daftar Penagihan dan Kwitansi akan didistribusikan sebagai berikut : Daftar Penagihan lembar ke-1 untuk Bagian Akuntansi Daftar Penagihan lembar ke-2 untuk Kasir Daftar Penagihan lembar ke-3 untuk Bagian Keuangan Kwitansi lembar ke-2 untuk Kasir Kasir Selanjutnya Bagian Penagihan akan menyerahkan hasil penagihan berupa uang atau cek/giro kepada Kasir beserta Daftar Penagihan lembar ke- 2 dan Kwitansi lembar ke-2. Lalu Kasir akan mencocokannya dan membuat Bukti Penerimaan Kas (BPK) 3 rangkap yang didistribusikan sebagai berikut : BPK lembar ke-1 untuk Kasir (selanjutnya diarsip berdasarkan tanggal)

15 61 BPK lembar ke-2 untuk Bagian Keuangan BPK lembar ke-3 untuk Bagian Akuntansi Bagian Akuntansi Berdasarkan Bukti Penerimaan Kas lembar ke-3 maka Bagian Akuntansi akan mencatatnya pada Kartu Piutang. Selanjutnya Bukti Penerimaan Kas lembar ke-3 akan diarsip berdasarkan tanggal. 3.6 The Task Purpose Kegunaan dari sistem informasi akuntansi penjualan kredit dan piutang dagang PT.Binacitra Tataprima adalah untuk membantu kegiatan operasional perusahaan yang berkaitan dengan penjualan dan piutangnya System Definition Sistem Informasi Akuntansi penjualan kredit dan piutang dagang PT.Binacitra Tataprima berfungsi untuk menangani transaksi yang berhubungan dengan penjualan kredit dan piutang dagang, dimana secara langsung atau tidak langsung melibatkan konsumen, bagian penjualan, bagian kredit, bagian keuangan, kasir dan bagian akuntansi. Sistem ini akan menghasilkan laporan-laporan yang diperlukan untuk karyawan atau bagian yang terkait. Dalam aplikasinya, perusahaan akan menggunakan PC beserta device umum lainnya seperti fax dan printer, juga LAN untuk memproses aliran data.

16 62 FACTOR Deskripsi Criteria Functionality Sistem ini berguna untuk mendukung kegiatan penjualan kredit dan piutang dagang perusahaan, dan juga untuk menghasilkan informasi penjualan dan piutang dagang yang dapat diandalkan dan up to date. Application Domain Pengguna dari sistem ini adalah bagian penjualan, bagian kredit, kasir, bagian keuangan, dan bagian akuntansi. Sedangkan proses dalam application domain meliputi penerimaan pesanan pelanggan, retur penjualan, pengiriman, dan penagihan. Conditions Sistem Informasi Akuntansi penjualan kredit dan piutang dagang ini dikembangkan berdasarkan usulan untuk mengatasi permasalahan yang ditemukan di dalam aktivitas terkait dengan penjualan kredit dan piutang dagang pada PT.Binacitra Tataprima. Dan sistem ini hanya dapat dijalankan oleh orang-orang yang memiliki otorisasi. Technology Untuk mengimplementasikan sistem ini, diperlukan beberapa PC dengan menambahkan beberapa device umum lainnya seperti printer dan fax. PC akan terhubung pada server dengan menggunakan jaringan komputer LAN dan pola centralized pattern.

17 63 Object Objek dari sistem ini antara lain Pelanggan, pesanan penjualan, pengiriman dan penagihan. Responsibilty Sistem ini merupakan alat untuk memperlancar kegiatan operasional perusahaan dalam pencatatan dan penyediaan informasi - informasi hasil dari transaksi harian dan juga laporan yang berkaitan dengan penjualan kredit dan piutang dagang perusahaan. Tabel 3.1 FACTOR Criteria

18 Context Problem Domain Sulitnya melihat laporan yang diperlukan sewaktu-waktu Belum ada limit kredit Kurangnya kontrol piutang Kesalahan jumlah penagihan Gambar 3.2 Rich Picture Keterangan : PO : Purchase Order BPK : Bukti Penerimaan Kas KW : Kwitansi SO : Sales Order DP : Daftar Penagihan SJ : Surat Jalan Uang /C/G : Uang / Cek / Giro FP : Faktur Penjualan SRP : Surat Retur Penjualan Application Domain

19 65 Prosedur Penjualan Kredit : Bagian Penjualan Prosedur diawali ketika Bagian Penjualan menerima order dari Pelanggan baik berupa Purchase Order dari Pelanggan ataupun pesanan melalui telepon maupun fax. Untuk calon Pelanggan baru yang ingin memesan, maka diharuskan untuk mengisi form pelanggan terlebih dahulu. Lalu form yang telah diisi tersebut akan diserahkan oleh Bagian Penjualan kepada Manager Kredit untuk mendapatkan persetujuan (otorisasi). Data pelanggan tersebut lalu akan diteliti oleh Manager Kredit melalui interview langsung dengan calon pelanggan atau melalui informasi dari perusahaan lain mengenai bonavitas calon pelanggannya. Setelah mendapat persetujuan dari Manager Kredit, maka calon pelanggan dapat melakukan pemesanan. Data-data pelanggan akan dientri oleh bagian penjualan ke dalam sistem, lalu bagian kredit akan melakukan entri terhadap limit kredit pelanggan. Bagian Kredit juga akan mencetak Surat Persetujuan Limit Kredit Pelanggan sebagai bukti entri data limit kredit pelanggan, yang nantinya akan diberikan kepada Manager Keuangan. Atas dasar Purchase Order atau pesanan pelanggan tersebut, maka Bagian Penjualan akan mencatat pesanan dalam Sales Order. Sistem secara otomatis akan mengecek

20 66 ketersediaan barang yang dipesan oleh Pelanggan dan memunculkan pesan apabila barang yang dipesan tidak tersedia. Sistem juga akan secara otomatis mengecek jumlah sisa limit kredit pelanggan. Jika jumlah nominal pesanan pelanggan belum melampaui jumlah sisa limit kreditnya, maka pesanan pelanggan dapat diproses. Setelah itu bagian penjualan akan membuat Surat Jalan. Sales Order 3 rangkap dan Surat Jalan (SJ) 5 rangkap tersebut nantinya akan didistribusikan sebagai berikut : SO lembar ke-1 untuk arsip Bagian Penjualan SO lembar ke-2 untuk Bagian Keuangan SO lembar ke-3 untuk Bagian Akuntansi Sedangkan Surat Jalan (SJ) akan didistribusikan sebagai berikut : SJ lembar ke-1 untuk Pelanggan (diserahkan bersama barang) SJ lembar ke-2 untuk Bagian Keuangan SJ lembar ke-3 untuk Bagian Akuntansi SJ lembar ke-4 untuk Bagian Gudang SJ lembar ke-5 untuk arsip Bagian Penjualan SO lembar ke-2 dan SJ lembar ke-2, 3, dan 5 akan diserahkan terlebih dahulu ke Bagian Keuangan. Sedangkan SJ lembar ke-1 dan ke-4 akan diserahkan langsung ke Bagian Gudang Bagian Keuangan

21 67 Atas dasar Sales Order lembar ke-2 dan Surat Jalan (lembar 2, 3, dan 5), Bagian Keuangan akan membuat Faktur Penjualan (FP) sebanyak 4 rangkap yang akan didistribusikan sebagai berikut: FP lembar ke-1 untuk Pelanggan (setelah melakukan pembayaran) FP lembar ke-2 untuk arsip Bagian Keuangan FP lembar ke-3 untuk Bagian Akuntansi FP lembar ke-4 untuk Pelanggan Bagian Gudang Dari SJ lembar ke-1 dan ke-4 yang diterimanya, Bagian Gudang akan menyiapkan barang untuk selanjutnya diserahkan ke Bagian Pengiriman bersama dengan SJ lembar ke-1. Bagian Pengiriman Bagian Pengiriman akan menerima Surat Jalan lembar ke- 2, 3, dan 5, serta Faktur Penjualan lembar ke - 4 dari Bagian Keuangan. Dan juga SJ lembar ke-1 dari bagian Gudang beserta barang. Sebelumnya, SJ lembar ke 1, 2, 3, 4, 5 ditandatangani oleh Bagian Gudang dan Bagian Pengiriman sebagai bukti serah terima barang.

22 68 Bagian Pengiriman akan mengirimkan barang ke Pelanggan dengan membawa Surat Jalan (lembar ke-1, 2, 3, dan 5) dan Faktur Penjualan lembar ke-4. Setelah barang diserahkan, Bagian Pengiriman akan meminta tandatangan Pelanggan pada Surat Jalan (lembar ke -1, 2, 3, dan 5), lalu menyerahkan Surat Jalan lembar ke-1 dan Faktur Penjualan lembar ke-4 kepada Pelanggan. Surat Jalan lembar ke-2, 3 dan 5 yang telah ditandatangani Pelanggan akan diserahkan ke Bagian Penjualan. Bagian Penjualan akan mengarsip SJ lembar ke-5 lalu SJ lembar ke-2 dan ke-3 masing-masing akan diserahkan ke Bagian Keuangan dan Bagian Akuntansi. Bagian Akuntansi Atas Faktur Penjualan lembar ke-3 dan Surat Jalan lembar ke-3, maka Bagian Akuntansi akan mencatat Piutang pelanggan. Prosedur Retur Penjualan : Bagian Penjualan Jika terjadi retur, Bagian Penjualan akan menerima Surat Jalan, memo debit dari Pelanggan beserta barang yang akan diretur dari Pelanggan. Batas waktu untuk melakukan retur adalah 30 hari dari tanggal pengiriman. Barang-barang yang diretur adalah barang-barang yang cacat atau rusak.

23 69 Setelah itu Bagian Penjualan akan membuat Surat Retur Penjualan 5 rangkap. Surat Retur Penjualan tersebut akan didistribusikan sebagai berikut : SRP lembar ke-1 untuk Pelanggan SRP lembar ke-2 untuk Bagian Keuangan SRP lembar ke-3 untuk Bagian Akuntansi SRP lembar ke-4 untuk Bagian Gudang SRP lembar ke-5 untuk arsip Bagian Penjualan Bagian Gudang Bagian Gudang akan menerima SRP lembar ke-4 dan juga barang dari Bagian Penjualan untuk kemudian disimpan di gudang. Bagian Keuangan Atas SRP lembar ke-2, bagian Keuangan akan melakukan pengecekan, lalu akan membuat Memo Kredit 3 rangkap. Memo Kredit (MK) tersebut akan didistribusikan sebagai berikut : Memo Kredit lembar ke-1 untuk Pelanggan Memo Kredit lembar ke-2 untuk arsip Bagian Keuangan Memo Kredit lembar ke-3 untuk Bagian Akuntansi Bagian Akuntansi Atas SRP lembar ke-3 dan MK lembar ke-3 Bagian Akuntansi akan mencatat Piutang pelanggan.

24 70 Prosedur Penagihan : Batas waktu kredit bagi pelanggan adalah 30 hari. Bagian Keuangan Pada saat jatuh tempo, Bagian Keuangan akan membuat Daftar Penagihan rangkap tiga dan Kwitansi rangkap dua. Selanjutnya Daftar Penagihan (rangkap tiga), Kwitansi (rangkap dua), serta Faktur Penjualan lembar ke-1 dan Memo Kredit lembar ke-1 (jika ada retur) akan diserahkan ke Bagian Penagihan. Bagian Penagihan Atas perintah Bagian Keuangan, Bagian Penagihan akan melakukan penagihan ke Pelanggan. Setelah Pelanggan melakukan pembayaran, maka Pelanggan diminta untuk menandatangani Daftar Penagihan rangkap tiga dan Kwitansi rangkap dua. Kemudian Pelanggan akan menerima Kwitansi lembar ke-1 dan Faktur Penjualan lembar ke-1 serta Memo Kredit lembar ke-1 (jika ada retur). Khusus untuk Pelanggan yang melakukan pembayaran dengan cara transfer ke rekening perusahaan, pelanggan harus mengirimkan bukti transfernya (via fax) kepada perusahaan. Sedangkan untuk Pelanggan yang membayar dengan cek/giro, maka cek/giro tersebut harus dapat dicairkan pada saat tanggal jatuh tempo.

25 71 Daftar Penagihan dan Kwitansi akan didistribusikan sebagai berikut : Daftar Penagihan lembar ke-1 untuk Bagian Akuntansi Daftar Penagihan lembar ke-2 untuk Kasir Daftar Penagihan lembar ke-3 untuk Bagian Keuangan Kwitansi lembar ke-2 untuk Kasir Kasir Selanjutnya Bagian Penagihan akan menyerahkan hasil penagihan berupa uang atau cek/giro kepada Kasir beserta Daftar Penagihan lembar ke-2 dan Kwitansi lembar ke-2. Lalu Kasir akan membuat Bukti Penerimaan Kas (BPK) 3 rangkap yang didistribusikan sebagai berikut : BPK lembar ke-1 untuk arsip Kasir BPK lembar ke-2 untuk Bagian Keuangan BPK lembar ke-3 untuk Bagian Akuntansi Bagian Akuntansi Berdasarkan Bukti Penerimaan Kas lembar ke-3 maka Bagian Akuntansi akan mencatat Piutang pelanggan.

26 Masalah yang dihadapi 1) Kurangnya kontrol terhadap piutang pelanggan yang jatuh tempo. Untuk mengetahui piutang pelanggan yang jatuh tempo, harus dilakukan pengecekan secara manual terhadap arsip yang ada.. Hal ini memakan waktu dan memungkinkan adanya kesalahan, sehingga berisiko terhadap terlewatkannya piutang pelanggan yang jatuh tempo. Selain itu, perusahaan juga tidak memiliki laporan analisis umur piutang yang bisa membantu untuk mengontrol piutang tiap pelanggannya. 2) Belum adanya limit kredit bagi setiap pelanggan. Seharusnya, perusahaan menetapkan limit kredit untuk setiap pelanggan yang disesuaiakan dengan kemampuan dan kondisi masing-masing pelanggan. Selama ini perusahaan belum mempunyai limit kredit untuk membatasi piutang masing-masing konsumennya. Biasanya kontrol terhadap piutang pelanggan hanya dilakukan jika sudah terjadi kemacetan pembayaran (memberhentikan sementera penerimaan order dari pelanggan yang bersangkutan). Hal ini memungkinkan terjadinya dan memperbesar risiko kredit macet. 3) Kemungkinan terjadinya kesalahan jumlah piutang yang ditagih setelah pelanggan melakukan retur Seharusnya perusahaan memiliki dokumen yang digunakan sebagai dasar pengurangan piutang setelah terjadi retur. Saat ini, pengurangan terhadap tagihan piutang pelanggan karena retur didasarkan pada Surat Retur Penjualan (SRP), dimana pada SRP tidak dicantumkan harga

27 73 barang. Selain itu seringkali terjadi kelalaian, dimana Bagian Keuangan mengurangi jumlah retur pada Faktur Penjualan yang tidak sesuai. Akibatnya, jumlah penagihan yang dilakukan ke pelanggan mungkin salah dan memungkinkan perbedaan pengurangan antara Bagian Keuangan dengan Bagian Akuntansi, karena masing-masing bagian melakukan perhitungan sendiri. 4) Sulitnya pihak manajemen untuk sewaktu-waktu melihat laporan yang diperlukan. Dalam kondisi tertentu, terkadang pihak manajemen membutuhkan laporan dengan segera untuk mendapatkan informasi yang diperlukan. Saat ini, perusahaan hanya memiliki laporan standar seperti laporan penjualan dan piutang yang dibuat secara bulanan. Dengan demikian, apabila manajemen membutuhkan informasi dari laporan sewaktuwaktu, laporan tidak dapat langsung tersedia dengan segera. Hal ini mengakibatkan terbatasnya informasi yang disajikan dan terbatasnya penyesuaian antara informasi yang dibutuhkan dengan yang diterima.

28 Usulan perbaikan masalah 1) Merancang suatu aplikasi sistem informasi terkomputerisasi sehingga memungkinkan adanya otomatisasi tampilan piutang tiap pelanggan yang akan jatuh tempo, yang akan memudahkan perusahaan dalam pelaksanaan penagihan. Dan juga membuat laporan analisis umur piutang, sehingga bisa mengetahui status piutang dari masing-masing pelanggan secara detail, sekaligus membantu pemantauan piutang masing-masing pelanggan. 2) Membuat limit kredit untuk tiap-tiap pelanggan yang ditentukan oleh penilaian perusahaan dengan kriteria 5C, yaitu character, capacity, capital, collateral, dan condition. Dan merancang otomatisasi tampilan sisa limit kredit tiap pelanggan saat pemrosesan pesanan pelanggan, sehingga mempermudah pengecekan limit kredit masing-masing pelanggan. Serta membentuk Bagian Kredit yang bertugas secara khusus memeriksa kredibilitas pelanggan dan mengotorisasi kredit yang akan diberikan kepada pelanggan. Bagian ini ditempatkan di bawah Divisi Keuangan dan Akuntansi dalam struktur organisasi perusahaan. 3) Merancang sistem informasi terkomputerisasi untuk memproses retur pelanggan, dan membuat dokumen Memo Kredit sebagai dasar untuk pengurangan piutang pelanggan. Dengan demikian, terdapat kontrol yang lebih baik dan risiko seperti tercecer ataupun salah hitung bisa diminimalkan.

29 75 4) Merancang sistem informasi terkomputerisasi yang memungkinkan proses pembuatan laporan dengan segera dan bisa disesuiakan dengan informasi yang diperlukan. 3.7 Problem Domain Cluster Gambar 3.3 Cluster Structure Pelanggan Pelanggan adalah orang yang melakukan transaksi pembelian barang (dalam kasus ini secara kredit) Pelanggan Gambar 3.4 Struktur untuk Pelanggan Karyawan Terdiri dari Karyawan Bagian Penjualan, Karyawan Bagian Kredit, Karyawan Bagian Keuangan, Kasir dan Karyawan Bagian Akuntansi.

30 76 Karyawan Karyawan Bagian Penjualan Karyawan Bagian Keuangan Karyawan Bagian Kredit Kasir Karyawan Bagian Akuntansi Gambar 3.5 Struktur untuk Karyawan Penjualan Terdiri dari Sales Order dan Barang. Sales Order memiliki hubungan association dengan Barang, dimana satu Sales Order mempunyai satu sampai banyak Barang. Sedangkan Barang ada di nol sampai banyak Sales Order. Sales Order 0..* 1..* Barang Gambar 3.6 Struktur untuk Penjualan Pengiriman Terdiri dari Surat Jalan Surat Jalan Gambar 3.7 Struktur untuk Pengiriman Retur Terdiri dari Surat Retur Penjualan, Barang dan Memo Kredit. Antara Surat Retur Penjualan dan Barang memiliki hubungan association

31 77 dimana satu Surat Retur Penjualan mempunyai satu sampai banyak barang, dan satu barang ada pada nol sampai banyak Surat Retur Penjualan. Antara Surat Retur Penjualan dan Memo Kredit keduanya memiliki hubungan association. Satu Surat Retur Penjualan mempunyai satu Memo Kredit. Surat Retur Penjualan 0..* 1..* 1 1 Memo Kredit Barang Gambar 3.8 Struktur untuk Retur Penagihan Terdiri dari Faktur Penjualan, Barang dan Bukti Penerimaan Kas. Faktur Penjualan mempunyai hubungan association dengan Barang. Satu Faktur Penjualan mempunyai satu hingga banyak Barang, dan satu Barang ada di nol sampai banyak Faktur Penjualan. Faktur Penjualan mempunyai hubungan association dengan Bukti Penerimaan Kas. Satu Faktur Penjualan mempunyai satu sampai banyak Bukti Penerimaan Kas. Faktur Penjualan 0..* 1..* 1 1..* Bukti Penerimaan Kas Barang Gambar 3.9 Struktur untuk Penagihan

32 Classes Gambar 3.10 Class Diagram 1. Karyawan Bagian Penjualan

33 79 Bekerja Event Membuat SO Atribut Kode_Karyawan, Nama_Karyawan, Divisi No_SO, Tanggal_SO, Kode_Pelanggan, Kode_Karyawan, Kode_Barang, Kuantitas, Harga Membuat SJ No_SJ, Tanggal_SJ, No_SO, Kode_Pelanggan, Alamat_Perusahaan/Toko, Kode_Karyawan, Kode_Barang, Nama_Barang, Kuantitas Membuat SRP No_SRP, No_SJ, Kode_Pelanggan, Nama_Perusahaan/ Toko, Kode_Barang, Nama_Barang, Kuantitas Berhenti Kode_Karyawan, Nama_Karyawan Gambar 3.11 Statechart Karyawan Bagian Penjualan 2. Karyawan Bagian Keuangan Bekerja Event Membuat FP Atribut Kode_Karyawan, Nama_Karyawan, Divisi No_FP, No_SJ, No_SO, Tanggal_Jatuh_Tempo, Kode_Pelanggan, Nama_Perusahaan/ Toko, Kode_Barang, Kuantitas, Harga, Total_FP Membuat MK Membuat Daftar Penagihan No_MK, Kode_Pelanggan, No_SRP, No_FP, Total_MK, Kode_Karyawan Kode_Pelanggan, Nama_Perusahaan/Toko, Alamat_Perusahaan/Toko, No_FP,Total _FP, No_Mk, Total_MK, Kode_Karyawan

34 80 Berhenti Kode_Karyawan, Nama_Karyawan Gambar 3.12 Statechart Karyawan Bagian Keuangan 3. Kasir Bekerja Event Membuat BPK Atribut Kode_Karyawan, Nama_Karyawan, Divisi No_BPK, No_FP, Kode_Pelanggan, Nama_Perusahaan/Toko, Jenis_Pembayaran, Jumlah_Pembayaran, Kode_Karyawan Berhenti Kode_Karyawan, Nama_Karyawan Gambar 3.13 Statechart Kasir 4. Karyawan Bagian Kredit Event Atribut Bekerja Input limit kredit Update limit kredit Berhenti Kode_Karyawan, Nama_Karyawan, Divisi Kode_Pelanggan, Nama_Pelanggan, Limit_Kredit Kode_Pelanggan, Limit_Kredit Kode_Karyawan, Nama_Karyawan Gambar 3.14 Statechart Karyawan Bagian Kredit

35 81 5. Karyawan Bagian Akuntansi Event Atribut Bekerja Membuat laporan penjualan Membuat laporan retur Membuat laporan piutang Membuat laporan analisis umur piutang Membuat laporan analisis limit kredit Kode_Karyawan, Nama_Karyawan, Divisi No_SO, Kode_Barang, Kode_Karyawan No_SRP, Kode_Barang, Kode_Karyawan No_FP, Kode_Pelanggan, Kode_Karyawan No_FP, Kode_Pelanggan, Kode_Karyawan No_FP, No_BPK, Kode_Pelanggan, Kode_Karyawan Membuat jurnal penjualan Membuat jurnal retur penjualan Berhenti No_FP, Tanggal_FP, Total_FP No_MK, Tanggal_MK, Total_MK Kode_Karyawan, Nama_Karyawan Gambar 3.15 Statechart Karyawan Bagian Akuntansi 6. Pelanggan

36 82 Event Mendaftar Atribut Kode_Pelanggan, Nama_Perusahaan/Toko, Alamat_Perusahaan/Toko, Telepon_Perusahaan/Toko, Fax_Perusahaan/Toko, Contact_Person, No_NPWP, Limit_Kredit Memesan Kode_Pelanggan, Nama_Perusahaan/Toko Alamat_Perusahaan/Toko, Telepon_Perusahaan/Toko, Fax_Perusahaan/Toko, Contact_Person, Limit_Kredit, Nama_Barang, Kuantitas, Harga, Jumlah Meretur Membayar Kode_Pelanggan, Nama_Perusahaan/Toko, Nama_Barang, Kuantitas Kode_Pelanggan, Nama_Perusahaan/Toko, Nama_Barang, Harga, Kuantitas, Jumlah Hapus Kode_Pelanggan Gambar 3.16 Statechart Pelanggan 7. Sales Order Event Memesan Membuat SO Atribut Kode_Pelanggan, Kode_Barang, Nama_Barang, Kuantitas_Dipesan, Harga No_SO, Tanggal_SO, Kode_Pelanggan, Nama_Perusahaan/Toko, Kode_Barang, Nama_Barang, Harga, Kuantitas_Dipesan, Total_SO, Kode_Karyawan Menyerahkan No_SO, Tanggal_SO, Kode_Pelanggan, Nama_Perusahaan/Toko, Kode_Barang, Nama_Barang, Harga, Kuantitas_Dipesan, Total_SO, Kode_Karyawan Gambar 3.17 Statechart Sales Order

37 83 8. Surat Jalan Event Menerima Atribut Kode_Pelanggan, Nama_Perusahaan/Toko, No_SO, Kode_Barang, Nama_Barang, Kuantitas Membuat SJ No_SJ, Tanggal_SJ, Kode_Pelanggan, Nama_Perusahaan/Toko, Alamat_Perusahaan/Toko, Kode_Karyawan, No_SO, Kode_Barang, Nama_Barang, Kuantitas Menyerahkan No_SJ, Tanggal_SJ, Kode_Pelanggan, Nama_Perusahaan/Toko, Alamat_Perusahaan/Toko, Kode_Karyawan, No_SO, Kode_Barang, Nama_Barang, Kuantitas Gambar 3.18 Statechart Surat Jalan 9. Faktur Penjualan

38 84 Event Menerima Atribut Kode_Pelanggan, Nama_Perusahaan/Toko, No_SJ, Kode_Barang, Nama_Barang, Jenis_Barang, Harga_Barang, Kuantitas Membuat FP No_FP, Tanggal_FP, No_SJ, Kode_Pelanggan, Kode_Karyawan, Tanggal_Jatuh_Tempo, Kode_Barang, Nama_Barang, Jenis_Barang, Harga_Barang, Kuantitas, Total_FP Update Piutang Menyerahkan No_FP, Kode_Pelanggan, Total_FP No_FP, Tanggal_FP, No_SJ, Kode_Pelanggan, Kode_Karyawan, Tanggal_Jatuh_Tempo, Kode_Barang, Nama_Barang, Jenis_Barang, Harga_Barang, Kuantitas, Total_FP Gambar 3.19 Statechart Faktur Penjualan 10. Surat Retur Penjualan Event Menerima Membuat SRP Atribut No_SJ, Kode_Pelanggan, Kode_Barang, Kuantitas, Keterangan No_SRP, Tanggal_SRP, No_SJ, Kode_Pelanggan, Kode_Barang, Kuantitas, Keterangan, Kode_Karyawan Menyerahkan No_SRP, Tanggal_SRP, No_SJ, Kode_Pelanggan, Nama_Perusahaan/Toko, Kode_Barang, Nama_Barang, Jenis_Barang, Kuantitas, Keterangan Gambar 3.20 Statechart Surat Retur Penjualan

39 Memo Kredit Event Menerima Membuat MK Atribut No_SRP, Kode_Pelanggan, Nama_Perusahaan/Toko, No_FP No_MK, Tanggal_MK, Kode_Pelanggan, No_SRP, No_FP, Kode_Karyawan, Jumlah_MK Update Piutang Menyerahkan No_MK, Kode_Pelanggan, Total_MK No_MK, Tanggal_MK, Kode_Pelanggan, Nama_Perusahaan/Toko, No_SRP, No_FP, Kode_Karyawan, Kode_Barang, Kuantitas, Harga, Total_MK Gambar 3.21 Statechart Memo Kredit 12. Bukti Penerimaan Kas

40 86 Event Membayar Membuat BPK Atribut Kode_Pelanggan, Nama_Perusahaan/Toko,No_FP, Total_FP No_BPK, Tanggal_BPK, Kode_Karyawan, Kode_Pelanggan, No_FP, No_MK, Jenis_Pembayaran, Jumlah_Pembayaran Update piutang Menyerahkan No_BPK, Kode_Pelanggan, No_FP, No_MK, Jumlah_Pembayaran No_BPK, Tanggal_BPK, Kode_Karyawan, Kode_Pelanggan, Nama_Perusahaan/Toko, No_FP, Total_FP, No_MK, Total_MK, Jenis_Pembayaran, Jumlah_Pembayaran Gambar 3.22 Statechart Bukti Penerimaan Kas 13. Barang Event Memesan Mengirim Meretur Membayar Atribut Kode_Barang, Nama_Barang, Jenis_Barang, Harga_Barang, Kuantitas_Tersedia Kode_Barang, Nama_Barang, Jenis_Barang, Kuantitas Kode_Barang, Nama_Barang,, Jenis_Barang, Harga_Barang, Kuantitas Kode_Barang, Nama_Barang, Jenis_Barang, Kuantitas, Harga_Barang Gambar 3.23 Statechart barang

41 Events Event Class Pe lang gan Krywn Bag Penjua lan Krywn Bag Kredit Krywn Bag Keuang an Kasir Krywn Bag Akun SO SJ FP S R P Mendaftar + Input limit kredit + * Memesan * + + Mengirim * Meretur * + * Membayar * + + Menyerahkan Membuat SO * * Membuat SJ * * Membuat FP * * Membuat SRP * * Membuat MK * * Membuat BPK * * Membuat Laporan * Membuat Jurnal * Update Piutang * * * * Update limit kredit * * Tabel 3.2 Event Table M K B P K Barang