Bab 4. Rancangan sistem

Transkripsi

1 Bab 4 Rancangan sistem 4.1 Rancangan yang diusulkan Bagian gudang akan mengirimkan Surat Permintaan Barang melalui form pesan barang apabila barang tersebut telah mencapai batas minimum (warning stock) dan bagian pembelian akan secara otomatis menerima pesan tersebut. Bagian pembelian akan membuat PO bedasarkan Surat Permintaan Barang sebanyak 3 rangkap. 1. rangkap 1 untuk supplier 2. rangkap 2 untuk bagian gudang (tanpa harga) 3. rangkap 3 diarsip Jika ada perubahan harga, maka bagian pembelian akan mengupdate harga barang tersebut. Jika barang tersebut telah diterima, petugas akan mengecek barang tersebut apakah kuantitas dan kualitas sesuai dengan PO. Apabila sesuai dengan PO maka petugas akan mengentri data barang tersebut ke dalam form barang masuk dan sistem akan menambah stok barang tersebut. Jika jenis dan kualitas barang tesebut tidak sesuai dengan PO maka bagian gudang akan konfirmasi ke bagian Pembelian dan selanjutnya bagian Pembelian klaim ke supplier. Jika supplier telah datang dan akan mengambil barang yang diklaim tersebut, maka bagian Gudang akan mengentri 64

2 data barang tersebut ke form retur pembelian dan secara otomatis sistem akan mengurangi stok barang tersebut. Apabila pelanggan memesan barang, bagian penjualan akan mengirimkan Surat Order ke bagian Gudang. Berdasarkan Surat Order tersebut, Bagian Gudang akan membuat Surat Jalan dan menyiapkan barang. Setelah dicek jenis, kuantitas dan kualitas barang sesuai dengan SO, bagian Gudang akan mengentri data barang ke form barang keluar dan mengirimkan barang tersebut. Jika ada klaim dari pelanggan, penjualan akan mengkonfirmasi pelanggan apakah barang tersebut diganti atau diretur. Selanjutnya bagian penjualan akan mengkonfirmasi ke bagian gudang untuk mengambil barang yang di klaim tersebut. Setelah barang sampai maka gudang akan mengentri data barang tersebut ke form retur penjualan dan sistem akan menambah stok barang tersebut. Setelah itu barang tersebut akan diretur ke supplier. Setiap 1 bulan, gudang akan melakukan stok opname dan hasil perhitungan fisik tersebut akan dientri ke form stok opname. Jika ada barang rusak atau hilang maka gudang akan mencetak laporan dan meminta otorisasi untuk penhapusan barang. Selanjutnya bagian gudang mengentri data barang ke form barang hilang atau rusak dan sitem akan mengurangi stok barang tersebut. 4.2 Problem Domain yang Diusulkan Class

3 Class: Penjualan Gudang Barang Sales Order Pembelian Purchase Order Retur Penjualan Retur Pembelian Supplier Surat Permintaan Brg Akuntansi Event: Membuat Mencetak Mencatat Mengorder Menerima Order Add Delete Create Menyerahkan Diserahkan Dibuat Dikirimkan Dijual Dicek Mengirimkan Menerima Diparaf Dicetak Mengecek

4 4.2.2 Class Diagram Gambar 4.1 Class Diagram Sistem yang Diusulkan

5 4.2.3 Event Table Event Class Penjual an Barang Gudang Sales Order Supplier Purchase order Surat Permintaan Barang Retur Penjualan dan Pembelian Pembelia n Membuat * * * * Mencetak * * * * Mencatat * Mengorder * Menerima Order * Menyerahkan * * Diserahkan * * * Dibuat * * * Dikirimkan * * Dijual * Dicek * * Mengirimkan * * * Menerima * * * Dicetak * * * Diparaf * * * Mengecek * * Akun tansi Table 4.1 Event Table Sistem yang Diusulkan

6 4.2.4 Sequence Diagram Gambar 4.2 Sequence Diagram

7 4.3 Application Domain Analysis Usage Overview Diagram Sistem dimulai saat karyawan melakukan login dengan memasukan user name dan password pada form login. Pada main menu mempunyai menu file, master, transaksi,laporan, jurnal dan exit. Selanjutnya sistem akan mengaktifkan menu yang dapat diakses pada bagian masing-masing. Bagian gudang dapat mengakses menu master yang mempunyai sub menu master barang, master suplier, master customer, minimum stok. Pada menu transaksi mempunyai sub menu pesan barang, barang masuk, barang keluar, retur penjualan, retur pembelian, barang rusak dan stok opname. Sedangkan pada menu laporan terdiri dari sub menu kartu persediaan, laporan barang, laporan transaksi dan laporan retur. Sub menu laporan barang mempunyai sub menu laporan stok barang, laporan barang terlaris dan laporan barang yang belum diterima. Sub menu laporan transaksi mempunyai sub menu laporan barang masuk, laporan barang keluar dan laporan barang rusak. Sedangkan sub menu laporan retur mempunyai sub menu laporan retur penjualan dan laporan retur pembelian. Bagian pembelian dapat mengakses menu master yang mempunyai sub menu update harga barang.

8 Bagian akuntansi dapat mengakses menu jurnal yang mempunyai sub menu jurnal barang masuk, jurnal barang keluar, jurnal retur pembelian dan jurnal retur penjualan. Pada form pesan barang, bagian gudang mengentry data barang yang akan dipesan. Jika ada barang masuk, gudang mengentry data sesuai dengan data PO pada form barang masuk dan secara otomatis sistem akan menambahkan stok barang tersebut. Jika ada barang keluar, gudang mengentry data sesuai dengan data SO pada form barang keluar dan sistem akan mengurangi stok barang tersebut. Bila ada retur pembelian bagian gudang akan mengentry nomor PO dan sistem akan mengecek data PO tesebut seperti data barang, data suplier dan jumlah pesanan. Gudang akan mengentry jumlah yang diretur dan sistem akan mengurangi stok. Pada retur pembelian, gudang mengentry nomor SO dan sistem mengecek data SO seperti data barang, data suplier dan jumlah pesanan. Gudang akan mengentry jumlah yang diretur dan sistem akan menambah stok. Secara berkala gudang akan melakukan sistem opname dengan membandingkan stok sistem dengan stok fisik pada form stok opname. Bila ada selisih, gudang akan mencetak laporan yang akan diotorisasi oleh manager gudang. Selanjutnya gudang akan mengentry selisih tersebut pada form barang rusak dan sistem akan mengurangi stok.

9 Sedangkan bagian pembelian akan mengupdate harga bila ada perubahan harga pada saat dicetak PO. Bagian akuntansi dan gudang mencetak jurnal transaksi dan laporan setiap akhir bulan Actor Actor Tugas Bagian Penjualan Melakukan order kepada pelanggan, selanjutnya membuat Sales Order dan mencetaknya untuk diserahkan kepada Bagian Gudang. Bagian Gudang Menyiapkan pesanan barang sesuai dengan SO yang diterima dari bagian penjualan, mengecek stok persediaan barang dan mengup-date stok persediaan, membuat Surat Permintaan Barang, mengentry barang masuk dan keluar dan juga retur penjualan dan pembelian. Serta mencetak laporan-laporan persediaan barang dagangan. Bagian Pembelian Membuat Purcahse Order sesuai Surat Permintaan Barang dari Gudang dan melakukan pembelian barang ke supplier,

10 dan mengup-date harga barang Table 4.2 Actor Use Case Gambar 4.3 Usecase

11 User Interface Navigation Lap barang masuk Master barang Lap barang keluar Master supplier Pesan barang Jurnal barang masuk Lap retur penjualan Master customer Barang masuk Jurnal barang keluar Lap retur pembelian Update harga barang Barang keluar Junal retur pembelian Lap pesanan yg blm diterima Minimum stok Retur pembelian Jurnal retur penjualan Lap stok barang Retur penjualan Lap barang terlaris Barang rusak Kartu persediaan Stok opname Lap stok opname Lap barang rusak Gambar 4.4 Navigation

12 Transaksi selama bulan juni 2006 pada PT HENS CHEMINDO KURNIA. Paint 2 Juni Dibeli paint 100 Rp Juni Retur paint 10 kaleng yg dibeli tgl 1 juni 4 Juni Diterima 10 kaleng paint sebagai pengganti retur tgl 3 juni Dijual paint 30 kaleng 6 Juni Dibeli 50 kaleng Rp 5000 dan baru diterima 30 kaleng. 7 Juni Diterima sisa 20 kaleng pada pembelian tgl 6 juni. 8 Juni Dijual paint 50 kaleng 9 Juni Dibeli paint Juni Dibeli paint Juni Dibeli paint Juni Dijual paint 50 kaleng 14 Juni Dibeli paint Juni Retur 10 kaleng yang dibeli tgl Juni Diterima barang pada retur tgl Juni Dijual paint 150 kaleng 26 Juni Dibeli paint Juni Penghapusan barang rusak 2 kaleng

13 Tinner 2 Juni Dibeli tinner Juni Retur tinner 6 kaleng yang dibeli tgl 1 juni 5 Juni Diterima 6 kaleng tinner 6 kaleng sebagai pengganti retur tgl 2 juni 6 Juni Dijual tinner 200 kaleng 15Juni Dibeli tinner Juni Dijual tinner 300 kaleng 17Juni Dijual tinner 200 kaleng 18Juni Dibeli tinner Juni Retur 20 kaleng yang dibeli tgl 18 20Juni Diterima tinner retur tgl 19 27Juni Dijual tinner 100 kaleng 28Juni Dibeli tinner 100 kaleng@ Juni Penghapusan barang rusak 1 kaleng

14 Latex Synthetic 2 Juni Dibeli latex synthetic Juni Dibeli latex synthetic Juni Retur latex synthetic 30 pack yg dibeli tgl 4 juni 7 Juni Dijual latex synthetic 150 pack 8 Juni Diterima 30 pack sebagai penganti retur tgl 6 juni 9 Juni Retur penjualan tgl 7 juni sebanyak 5 pack 12Juni Dijual latex 155 pack 13Juni Dijual latex 170 pack 15Juni Dibeli latex 100 pack@ Juni Dijual latex 100 pack 17Juni Retur penjualan tgl 16 juni 10 pack 19Juni Dibeli latex 26Juni Dijual latex 100

15 Wood Coating 2 Juni Dibeli wood coating Juni Dijual wood coating 250 pack 17Juni Dibeli wood coating Juni Dibeli wood 22 Juni Dijual wood 1000 pack 24Juni Dijual wood 100 pack 25Juni Dibeli wood 300 Specialty Chemical 2 Juni Dibeli specialty chemical Juni Dijual specialty chemical 50 pack 5 Juni Dibeli specialty chemical Juni Dibeli specialty chemical Juni Dijual 125 pack 9Juni Dibeli 50 pack@ Juni Dijual 50 pack 24Juni Dibeli specialty 100pack@5000

16 Solvent Base Adhensive 2 Juni Dibeli solvent Base Adhensive Juni Dijual solvent base adhensive 75 pack 7 Juni Dijual solvent base adhensive 10 pack 8 Juni Dibeli solvent base adhensive Juni Dijual solvent base adhensive 50 pack 15Juni Retur penjualan tgl 14 juni 6 pack 16 Juni Dibeli 50@ Juni Retur pembelian tgl 16 juni 5 pack 18Juni Diterima base 5 pack dr retur tgl 17 juni 24Juni Dijual base 100 pack 26Juni Dibeli base keterangan : Dibeli = barang masuk Dijual = barang keluar

17 Gambar 4.5 Login

18 Gambar 4.6 Login Error

19 Gambar 4.7 Main Menu

20 Gambar 4.8 Main Master

21 Gambar 4.9 Main Transaksi

22 Gambar 4.10 Main Laporan

23 Gambar 4.11 Main Jurnal

24 Gambar 4.12 Master Barang

25 Gambar 4.13 Master Customer

26 Gambar 4.14 Master Supplier

27 Gambar 4.15 Update Harga Barang

28 Gambar 4.16 Pesan Barang

29 Gambar 4.17 Pesan Barang Error

30 Gambar 4.18 Barang Masuk

31 Gambar 4.19 Retur Pembelian

32 Gambar 4.20 Barang Masuk

33 Gambar 4.21 Barang Keluar

34 Gambar 4.22 Barang Masuk

35 Gambar 4.23 Barang Keluar

36 Gambar 4.24 Retur Penjualan

37 Gambar 4.25 Stok Opname

38 Gambar 4.26 Barang Rusak

39 Gambar 4.27 Laporan Stok Barang

40 Gambar 4.28 Laporan Barang Terlaris

41 Gambar 4.29 Laporan Pesanan Belum Diterima

42 Gambar 4.30 Laporan Barang Masuk

43 Gambar 4.31 Laporan Barang Keluar

44 Gambar 4.32 Laporan Retur Pembelian

45 Gambar 4.33 Laporan Retur Penjualan

46 Gambar 4.34 Laporan Barang Rusak

47 Gambar 4.35 Jurnal Persediaan Barang Masuk

48 Gambar 4.36 Jurnal Persediaan Barang Keluar

49 Gambar 4.37 Gambar Jurnal Retur Pembelian

50 Gambar 4.38 Gambar Jurnal Retur Penjualan

51 Gambar 4.39 Kadaluwarsa

52 Gambar 4.40 Laporan Barang Kadaluwarsa

53 Gambar 4.41 Laporan Informasi Supplier

54 Gambar 4.42 Jurnal Barang Rusak

55 Technical Platform Hardware Untuk mendukung pemasangan aplikasi ini agar stabil dan kompetibel dibutuhkan hardware dengan minimal spesifikasi sebagai berikut: o Prosessor P3 800mhz atau setara o Memory 128mb o Motherboard untuk Pentium 3 o Harddisk 20 GB o Dan hardware pendukung lainnya Software Untuk menjalankan hardware di atas dan aplikasi dibutuhkan software sebagai berikut: o Untuk operating system menggunakan Windows 98 atau windows XP o Microsoft 0ffice o Visual Basic o Dan software pendukung lainnya. 4.5 Implementasi.Karena sistem perusahaan dulu bersifat manual maka pemakaian aplikasi dapat langsung dilakukan tanpa melalui pemakaian sistem pararel. Setelah pemasangan software yang dibutuhkan perlu adanya pelatihan agar dapat menjalankan aplikasi baru bagi user dibawah ini:

56 119 o Bagian Penjualan o Bagian Pembelian o Bagian Gudang Jadwal Implementasi Sistem : Keterangan Minggu Pembentukan Team x Pengadaan H/W dan S/W x x Instalasi H/W x x Instalasi S/W x x Uji coba Sistem dan Jaringan x x Pelatihan User x x x Pengembangan dan Penyesuaian x x Evaluasi Akhir dan Penerapan x x Table 4.3 Jadwal Implementasi Sistem