BAB IV HASIL PRAKTEK KERJA DAN ANALISIS

Transkripsi

1 27 BAB IV HASIL PRAKTEK KERJA DAN ANALISIS 4.1 Analisis Sistem Informasi Perusahaan Komputer yang diterapkan di PT. Timatex khususnya di Bagian Logistik sudah menggunakan komputer untuk mencatat pemasukan, pengeluaran, dan transaksi pembelian barang. Bagian Logistik menggunakan aplikasi Foxpro untuk memasukkan transaksi penerimaan, pengeluaran barang yang berasal dari pemasok. Pencatatan barang Bagian Logistik sudah berjalan dengan lancar dengan terbuktinya catatan pembelian barang yang sudah diteliti dari jurnal sampai buku besar. Selain itu keamanan data yang tidak terkendali dan bukti catatan pembelian barangyang disimpan masih dapat diakses dan diambil oleh orang lain. 4.2 Kebutuhan Permasalahan yang dihadapi oleh Bagian Logistik khusunya dalam pencatatan pembelian perlu adanya sistem informasi. Sistem informasi yang akan dikembangkan sekaligus dibahas dalam laporan ini menggunakan Web. Dengan menggunakan aplikasi ini transaksi-transaksi yang terjadi di Bagian Logistik akan dimasukkan secara mudah dan menghasilkan laporan yang secara detail dari transaksi pembelian sampai buku besar. Selain itu dengan pengolahan data dalam database MySQL akan menghasilkan informasi yang sesuai dengan kebutuhan.

2 28 Hardwareyang tersedia di Bagian Logistik adalah seperangkat komputer (Windows XP) yang masih dapat digunakan untuk pengembangan sistem informasi dan aplikasi. 4.3 Hasil Praktek Kerja Prosedur Pencatatan Pembelian Bahan Pembantu Dystuff di PT. Timatex 1. Bagian Dyeing mengajukan Nota Permintaan barang kepada bagian Logistik. 2. Bagian Logistik membuat PO (purchase order) yang sesuai dengan Nota Permintaan tersebut, dari PO itu dikirim ke pemasok. 3. Pemasok mengirim barang ke gudang dengan membawa PO, Surat Jalan dan Barang. 4. Bagian gudang menelpon bagian dyeing bahwa barang sudah datang dan barang tersebut harus di cek sudah sesuai atau tidak sesuai. Jika tidak sesuai maka barang tersebut harus dilaporkan kepada Logistik, apabila sudah sesuai maka barang diberi stempel tanda terima barang. Bagian gudang membuat Bon Penerimaan Barang dengan ketentuan bahwa barang sudah diterima. 5. Bagian Logistik menerima Bon Penerimaan Barang untuk dibuat Laporan Mutasi Stock Bahan Kimia per-periode. 6. Bagian Dyeing juga membuat Bon Penerimaan Barang untuk dibuat Laporan Mutasi Stock Bahan Kimia per-periode.

3 29 7. Bagian Akuntansi menerima Bon Penerimaan Barang untuk dibuat Catatan Akuntansi yang berupa Kartu Stock Bahan, Buku Besar Utang, dan Kartu Utang. Gambar diagram flowchart pencatatan pembelian ada dilampiran Dokumen dan Formulir 1. Nota Permintaan : Dokumen ini digunakan sebagai dasar pencatatan barang yang akan dibutuhkan dibuat oleh bagian dyeing sebanyak 3 rangkap, rangkap 1 diberikan kepada bagian logistik yang nantinya akan dibuat pesanan pembelian, rangkap 2 diberikan kepada bagian gudang untuk di arsip, dan rangkap 3 di arsip sesuai tanggal oleh bagian dyeing 2. Purchase Order : Dokumen ini dikirim pemasok untuk memesan pembelian barang yang telah dipilih oleh perusahaan. 3. Bon Penerimaan Barang : Dokumen ini dibuat oleh bagian gudang untuk memenuhi bahwa barang telah diterima dan disimpan. Dokumen ini dibuat sebanyak 5 rangkap, rangkap 1 dan 2 dikirim ke Jakarta, rangkap 3 diberikan kepada bagian logistik untuk membuat laporan mutasi stock bahan kimia, rangkap 4 diberikan kepada bagian akuntansi untuk dibuat laporan catatan akuntansi, dan rangkap 5 di arsip sesuai tanggal oleh bagian gudang Catatan yang digunakan bagian AR a. Kartu stock bahan : Catatan ini berisi saldo persediaan dan ditempelkan pada persediaan tersebut.

4 30 b. Kartu utang : Catatan yang dibuat oleh Bagian Logistikberfungsi untuk mencatat utang pemasok Laporan yang digunakan 1. Laporan Mutasi Stock : Laporan dibuat oleh bagian logistik untuk memberikan informasi penerimaan dan pengeluaran atas pembelian 2. Laporan Utang : Laporan yang dibuat oleh Bagian Logistik yang berfungsi untuk menampilkan jatuh tempo, nilai, pemasok, dan lama hutang atas pembelian kepada pemasok Sistem Pembelian Perusahaan Data Pemesanan Barang : Setiap seminggu sekali bagian dyeing memberikan nota untuk membeli bahan Data Surat Jalan : Setiap bagian logistik menerima nota permintaan harus membuat pemesanan barang untuk dikirmkan ke supplier Data Bon Penerimaan Barang : Setiap barang datang bagian Gudang membuat Bon Penerimaan Barang untuk mengetahui bahwa barang tersebut sudah disimpan digudang. 4.5 Implementasi Sistem Informasi Pencatatan Pembelian Bahan PembantuDyestuff Desain User Interface

5 31 Login Username : Password : Login Reset Home Profil Daftar Barang Daftar Supplier Pembelian laporan Logout Sejarah perusahaan Bidang Usaha Visi dan Misi Struktur Organisasi Bahan Kimia Pembelian barang Mutasi stock bahan kimia Kartu Utang Daftar Bahan Kimia Bahan Kimia Id Barang Nama barang Harga beli Stock Awal Stock Akhir Satuan edit hapus Daftar Supplier Daftar Supplier Id Supplier Nama Supplier Alamat Telepon Edit Hapus Supplier baru? Barang Baru? Tambah Supplier Id Supplier Tambah Bahan Kimia Id Barang Harga Beli Nama Supplier Alamat Telepon Nama Barang Stock Awal Simpan Satuan Stock Akhir Simpan

6 32 Pembelian Transaksi pembelian barang No_suplai Id supplier Pilih id supplier Supplier baru? Tgl Suplai Id barang Harga beli Pilih id barang Barang Baru? Kuantitas Satuan Simpan No Suplai Tgl Suplai Id Supplier Id & Nama Barang Harga Beli Kuantitas Satuan Sub total Edit Hapus Kartu Utang Kartu Utang No Hutang Tgl Beli Tgl Jatuhtempo Id Barang Pilih id barang Barang Baru? Hutang Nama Supplier Kurang Terbayar Simpan No Hutang Tgl Beli Tgl Jatuhtempo Id & Nama Barang Nama Supplier Hutang Terbayar Kurang Edit Daftar Bahan Kimia Nama Barang Harga Beli Stock Awal Stock Akhir Edit Daftar bahan Kimia No Suplai Id Supplier Id Barang Harga Beli Satuan Kuantitas Update batal Update batal Gambar 1 : Desain User Interface

7 33 Desain Login adalah desain yang berisi text filed untuk mengakses program dalam penginputan transaksi. Desain Utama/home merupakan halaman pertama kali tampil ketika admin melakukan akses. Halaman awal memiliki enam menu utama yaitu : Profil, Data Barang, Daftar Supplier, Pembelian, Laporan dan Logout. Desain Bahan Kimia adalah desain untuk melihat daftar bahan kimia yang sudah dibeli. Desain Daftar Barang adalah desain untuk melihat daftar barang yang sudah dipesan untuk tempat pembelian barang. Desain Supplier Baru adalah desain untuk menambah supplier baru yang akan disimpan dalam database yang berupa data supplier. Desain Input Pembelian adalah desain untuk mencatat transaksi pembelian dengan bukti pembelian barang. Pada desain ini admin mengisi transaksi pembelian yang sesuai dengan bukti tersebut. Desain kartu Utang adalah desain laporan yang berisi data utang dari supplier. Desian Edit Daftar Barang adalah desain yang terdapat barang yang salah diinput. Desain Edit Daftar Bahan Kimia adalah desain yang terdapat bahan kimia yang salah diinput.

8 Use Case Diagram Menerima Nota Permintaan Barang Membuat PO Menerima Bon Penerimaan Barang Membuat Laporan Mutasi Petugas Logistik Profil Daftar Barang Daftar Supplier Pembelian Supplier Menerima PO Membuat surat jalan Membuat laporan pengeluaran barang Laporan Gambar 2 : Use Case Diagram Use Case ini terdapat 2 actor yaitu petugas logistik dan supplier, petugas logistik bisa melihat beberapa data diantaranya : profil, daftar barang, daftar supplier, pembelian dan laporan. Supplier bisa melihat data selain laporan karena laporan data rahasia yang tidak bisa diketahui oleh siapapun Activity Diagram 1. Admin dapat menambah transaksi, mengubah transakai dan menghapus transaksi SISTEM INFORMASI PENCATATAN PEMBELIAN BAHAN PEMBANTU DYESTUFF Petugas Logistik Sistem Login Start T Sukses Y Pilih Transaksi pembelian Menu utama Tamoil form Pembelian barang Tambah transaksi Edit transaksi Hapus transaksi

9 35 2. Admin dapat mengubah supplier dan menghapus supplier SISTEM INFORMASI PENCATATAN PEMBELIAN BAHAN PEMBANTU DYESTUFF Petugas Logistik Sistem Login Start T Sukses Y Pilih Transaksi pembelian Menu utama Pilih supplier baru Tamoil form Supplier baru Pilih transaksi daftar supplier Update supplier Tamoil form Daftar supplier Ubah data supplier Hapus data supplier End

10 36 3. Admin dapat mengubahbarang dan menghapus barang SISTEM INFORMASI PENCATATAN PEMBELIAN BAHAN PEMBANTU DYESTUFF Petugas Logistik Sistem Login Start T Sukses Y Pilih Transaksi pembelian Menu utama Pilih barang baru Tamoil form Tambah bahan kimia Pilih transaksi bahan kimia Update bahan kimia Tamoil form Bahan kimia Ubah bahan kimiar Hapus bahan kimia End Gambar 3 : Activity Diagram

11 Sequence Diagram Pembelian Dan Penerimaan Barang Nota Permintaan Barang PO Surat jalan Bon Penerimaan Barang laporan Bag.Dyeing Logistik Supplier Gudang 1. Membuat Nota permintaan barang 2. Membuat PO 3. memberikan PO 4. Menerima PO 5. Membuat surat jalan 6. Mengirimkan surat jalan dan barang 7. Menerima surat jalan dan barang 8. Membuat Bon Penerimaan Barang 9. Membuat laporan mutasi stock 10. Membuat laporan mutasi stock Gambar 4 : Sequnce

12 Class Diagram Login_User - id_number : Int (11) - username : Var (20) - password : Var (20) - nama_lengkap : Var (20) - Var (30) + login() + logout() Anggota_logistik - NIP : var (11) - nama_lengkap : Var (30) - alamat : Var (225) - telp : Var (20) + update() + simpan() Bahan_kimia - id_barang : Var (11) - nama_barang : Var (30) - harga_beli : Int (11) - stock_awal : Int (11) - stock_akhir : Int (11) - satuan : Var (11) + add() +update() +delete() +edit() +simpan() Penyuplaian - no_suplai : Var (11) - tgl_suplai : date - id_supplier : Var (11) +update() +simpan() Lap_hutang - no_hutang : Var (11) - tanggal : date - tgl_jatuhtempo : date - id_barang : Var (11) - nama_supplier : Var (30) - hutang : Int (11) - terbayar : Int (11) - kurang : Int (11) +add() +update() +simpan() Suplai_barang - id_barang : Var (11) - no_suplai : Var (11) - harga_beli : Int (11) - kuantitas : Int (11) - satuan : Var (11) - subtotal : Int (11) +add() +update() +delete() +edit() +simpan() Supplier - id_supplier : Var (11) - nama_supplier : Var (30) - alamat : Var (225) - telp : Var (20) +add() +update() +delete() +edit() +simpan() Gambar 5 : Class Diagram