Nama : Totok Suprawoto NIM : Program : Sistem Informasi

Transkripsi

1 *SISTEM INFORMASI PEMASARAN ALAT-ALAT MEDIS TERPADU Nama : Totok Suprawoto NIM : Program : Sistem Informasi Seperti telah dijelaskan sebelumnya, bahwa sistem yang dibahas dalam skripsi ini adalah perusahaan pemasaran distribusi yang menyalurkan alat-alat medis seperti alat alat kedokteran, laboratorium dan bahan bahan kimia yang konsumennya terdiri dari rumah sakit, apotek, mahasiswa kedokteran, atau orang yang membutuhkan alat alat laboratorium, namun masih bersifat manual dalam proses operasionalnya. Untuk mengatasi hal tersebut, maka dalam tugas akhir ini, sistem informasi yang dibangun menggunakan bahasa pemrograman yang berbasis grafik atau window dengan bahasa pemrograman Borland Delphi 7 yang dimungkinkan dapat membantu operasional perusahaan yang lebih efektif dan efisien. Pada bagian ini akan dijelaskan tampilan program yang disertai dengan penjelasan dari tampilan tersebut. 1.1 Latar Belakang Yang melatarbelakangi pembuatan sistem ini antara lain : 1. perusahaan distribusi pemasaran alat-alat medis seperti alat alat kedokteran, laboratorium dan bahan bahan kimia yang konsumennya terdiri dari rumah sakit, apotek, mahasiswa kedokteran, atau orang yang membutuhkan alat alat laboratorium, masih menggunakan sistem manual dalam operasional perusahaan, baik pada bagian front office, back office, maupun bagian keuangan, sehingga menyulitkan pihak manajemen untuk menyampaikan informasi dalam aktivitas perusahaan sehari-hari, terutama menentukan laporan keuangan yang akan menetukan perkembangan perusahaan tiap periode. 2. Permasalahan akan semakin kompleks jika transaksi pemasaran yang dilakukan meliputi eceran maupun partai, dimana sistem pembayaran yang ada adalah pembayaran tunai dan kredit menggunakan Cek, Giro, maupun Bilyet, sehingga berhubungan dengan instansi lain ( Bank ). 1.2 Perumusan Masalah Ada beberapa rumusan masalah yang sering dihadapi oleh manajemen perusahaan pemasaran alat alat medis yang masih menggunakan sistem manual dalam operasional perusahaan, diantaranya : 1. Bagaimana memberikan pelayanan yang lebih baik, sehingga mampu bersaing di dunia bisnis, karena konsumen sangat menentukan perkembangan perusahaan. 2. Kesulitan dalam proses operasional perusahaan baik front office maupun back office yang masih sangat lambat dan membutuhkan waktu yang relatif lama. 3. Kesulitan dalam proses pelayanan terhadap customer yang melakukan pembayaran kredit dengan mengikutsertakan instansi lain seperti Bank, sedangkan proses operasional perusahaan masih bersifat manual. 4. Kesulitan dalam menentukan laporan keuangan perusahaan tiap periode, seperti laporan kas, kas bank,,, gaji karyawan, laba / rugi, persediaan barang, maupun laporan lainnya. 1.3 Tujuan Adapun tujuan dari perancangan dan pembuatan sistem ini adalah : 1. Membangun Sistem Informasi Pemasaran Alat Alat Medis Terpadu yang masih menggunakan sistem manual dalam operasional perusahaannya untuk memberikan pelayanan efektif bagi customer 2. Menciptakan manajemen komputerisasi perusahaan yang efisien dan hemat waktu demi perkembangan perusahaan. 1

2 0 Top level Level Hutang Pembelian Piutang Persediaan Penjualan Master 6.4p 6.2p 5.4p 5.2p 5.1p 4.1p 3.5p 1.1p 3.1p 1.3p 3.3p Hutang yang terlunasi Jatuh tempo Piutang yang terlunasi Jatuh tempo Membuat catatan Mencatat barang keluar Menandai permintaan yang terpenuhi Memeriksa titik pemesanan kembali Barang Pelanggan Mengevaluasi Level 1 1.4p 1.2p 6.1p 4.2p 5.3p 3.6p 3.2p 6.3p Membuat catatan Mencatat barang masuk Membuat order pembelian Pemasok Karyawan Pembayaran Pembayaran Retur pembelian 2.7p 2.5p 2.3p 2.1p 7.5p 7.3p 7.1p Menandai permintaan yang terpenuhi Edit permintaan pelanggan Mencetak surat jalan Membuat order persediaan 2.8p 2.4p 7.4p 7.2p 2.2p 2.6p dagang Membuat faktur Retur Mengevaluasi Mencatat back order pembelian 1.4 Kegiatan Operasional Perusahaan Beberapa kegiatan operasional perusahaan yang ada dalam Sistem Informasi Pemesaran Alat Alat Medis Terpadu ini antara lain : Menerima Pesanan Permintaan Barang a. Kegiatan Penjualan b. Kegiatan Retur Penjualan c. Kegiatan Order Pembelian d. Kegiatan Penerimaan Barang e. Kegiatan Retur Pembelian f. Kegiatan Administrasi Keuangan 1.5 Diagram Konteks Sistem Pendukung Keputusan Alat Alat Medis Terpadu Gambaran Sistem secara global dalam Sistem Informasi Alat Alat Medis Terpadu dapat dilihat pada gambar di bawah ini. Sistem Informasi Pemasaran Alat-Alat Medis 3.4p Mencatat transaksi pembelian Gambar 3.2 Diagram Jenjang Sistem Informasi Pemasaran Alat Alat Medis Gambar Diagram Konteks Sistem Informasi Alat-Alat Medis Terpadu Dalam diagram konteks di atas, tampak ada lima entitas satuan luar yang masing masing mempunyai input dan output dalam sistem. Entitas tersebut antara lain adalah Pelanggan, Pemasok, Gudang, Bagian Keuangan, dan Manajemen. 1.6 Diagram Berjenjang Sistem Informasi Alat-Alat Medi terpadu Sedangkan aliran proses data dalam sistem dapat dilihat pada gambar Diagram Berjenjang di bawah ini. Data Base 2 Struktur File Daftar struktur file Sistem Informasi Alat Alat Medis Terpadu dapat dilihat pada gambar di bawah ini : 1. File Barang Tabel 3.1. Tabel Barang 2. Fie Pelanggan Tabel 3.2. Tabel Pelanggan 3. File Pemasok Tabel 3.3. Tabel Pemasok 2

3 4. File Penjualan Tabel 3.4. Tabel Penjualan Tabel Tabel Karyawan 5. File Pembelian Tabel 3.5. Tabel Pembelian 13. File Biaya Tabel Tabel Pengiriman Retur Pelanggan 6. File Piutang Tabel 3.6. Tabel Piutang 7. File Pembayaran Piutang Tabel 3.7.Tabel Pembayaran Piutang 8. File Hutang Tabel 3.8. Tabel Hutang 9. File Pembayaran Hutang Tabel 3.9. Tabel Pembayaran Hutang 10. File Retur Penjualan Tabel Tabel Retur Penjualan 11. File Retur Pembelian Tabel Tabel Retur Pembelian 12. File Karyawan 1.7 Implementasi sistem Tampilan atau interface pada Menu Utama Sistem informasi Alat = Alat Medis terdiri dari beberapa bagian, yaitu : 1. Menu System 2. Menu Master Menu Master terdiri dari beberapa sub menu, yaitu : a. Master Barang b. Master Pelanggan c. Master Karyawan d. Master Supplier e. Master Perusahaan 3. Menu Inventory 4. Menu Data 5. Menu Pengeluaran 6. Menu pembelian 7. Menu Penjualan 8. Menu Kasir 9. Menu Catatan a. Catatan Piutang b. Catatan Hutang 10. Menu Pembayaran a. Pembayaran Piutang b. Pembayaran 11. Menu a. Persediaan Barang b. Penjualan c. Pembelian d. Piutang e. Hutang f. Laba / Rugi g. Kas h. Grafik 12. Menu Window 13. Mewnu Help 4.2 Tampilan Utama Sistem Informasi Alat Alat Medis Terpadu Tampilan Menu Utama Sistem Informasi Alat Alat Medis Terpadu merupakan 3

4 gambaran secara global dari sistem yang ada, dimana dalam Menu Utama ada beberapa daftar menu pilihan, diantaranya Menu System, Menu Master, Menu Inventory, Menu Data, Menu Pengeluaran, Menu Pembelian, Menu Penjualan, Menu Kasir, Menu Catatan, Menu Pembayaran, Menu, Menu Window, Menu Help Menu System Tampilan awal dari sistem informasi ini adalah form Menu System, yaitu form yang digunakan oleh user untuk mengaktifkan sistem ( login ), keluar sementara dari sistem ( logout ), atau keluar dari sistem, sehingga user yang bisa mengakses program ini adalah user yang mempunyai hak akses sistem, dimana setiap user akan memasukkan username dan password. Form Menu System tampak seperti pada Gambar Hapus, menghapus data yang sudah tidak diperlukan lagi. 5. Simpan, digunakan untuk menyimpan data baru yang sudah diinputkan atau data yang sudah dirubah. 6. Keluar, digunakan untuk keluar dari Form Master Master Barang Master barang digunakan untuk menyimpan semua data barang. Dalam form ini, satu nama barang dapat dibeli dari beberapa supplier. Untuk menambahkan data supplier pada barang tersebut adalah dengan megisikannya atau pilih pada combo box. Jika ingin memasukkan nama supplier tekan tombol Add disebelahnya, dan untuk menghapus data supplier barang tersebut pilih tombol Del. Perhatikan gambar di bawah ini. gambar 4.2 Form Login System Menu Master Didalam menu master berisi beberapa daftar submenu master yang jarang sekali berubah dan merupakan suatu file yang sangat penting dalam basis data, karena file ini akan digunakan untuk menjalankan opersi sistem, beberapa submenu tersebut diantaranya adalah Menu Barang, Menu Pelanggan, Menu Supplier, dan Menu Karyawan, Menu Perusahaan, dimana masing masing form mempunyai tombol yang umum digunakan dengan fungsi yang sama, diataranya : 1. Tambah, digunakan untuk penambahan data atau yang belum terdaftar didalam file. Setelah tombol Tambah diklik maka kursor aktif pada kode record untuk diiisikan, selanjutnya diisikan untuk data yang lain. 2. Batal, digunakan bila batal melakukan pemasukan data. 3. Edit, digunakan untuk mengubah data, jika sewaktu-waktu ternyata ada data yang salah pada saat penginputannya. Setelah tombol Edit diklik maka tombol Simpan dan Batal akan muncul. Gambar 4.3 Form Master Barang Master Pelanggan Master pelanggan digunakan unrtuk menyimpan semua data pelanggan. Bila dipilih sub menu ini, maka akan melihat tampilan seperti pada Gambar 4.4. Gambar 4.4 Form Master Pelanggan Pada Form Pelanggan juga ada tombol Max Hutang, tombol ini digunakan untuk menentukan besarnya maksimal yang dapat dilakukan oleh pelanggan, artinya apabila pelanggan melebihi batas maksimal, berarti pelanggan tidak diperbolehkan untuk melakukan transaksi kredit sebelum melunasi nya Master Supplier 4

5 Master supplier digunakan untuk menyimpan semua data supplier. Bila anda memilih sub menu ini maka akan melihat tampilan seperti pada Gambar 4.5 jumlah stok dan stok minimum persediaan barang di gudang, sehingga dalam form ini hanya ada tiga tombol yang digunakan, yaitu tombol Edit, Simpan, dan Keluar. Form Persediaan Barang tampak seperti pada Gambar 4.8. Gambar 4.5 Form Master Supplier Pada form ini disediakan fasilitas pencarian supplier berdasarkan nama yang diinginkan Master Perusahaan Master Perusahaan digunakan untuk menyimpan data perusahaan secara lengkap, dimana dalam form ini juga dilengkapi logo perusahaan yang digunakan dalam setiap laporan operasional perusahaan. Logo perusahaan ini dapat diupdate setiap saat sesuai dengan keinginan. Gambar 4.8 Form Persediaan Barang Menu Data Pada Menu Data terdapat pilihan menu Kartu Stok, dimana menu ini mencatat data barang dari awal sampai akhir periode yang diinginkan. Data barang yang ditampilkan didasarkan atas status, tanggal dan jumlah barang yang masuk, jumlah akhir barang sebelum melakukan order barang selanjutnya. Perhatikan gambar di bawah ini Master Karyawan Master karyawan digunakan untuk menyimpan data karyawan. Dalam menu master karyawan ini ada tiga submenu pilihan, yaitu Data Karyawan dan Gaji Karyawan, User Level. Setiap karyawan memperoleh gaji sesuai dengan masa bakti di perusahaan, demikian juga dengan user level untuk masing masing karyawan berbeda tetapi tidak menutup kemungkinan memiliki user level yang sama untuk beberapa operasional perusahaan. Form Karyawan dapat dilihat pada Gambar 4.7. Gambar 4.9 Form Kartu Stok Menu Pengeluaran Menu Pengeluaran digunakan untuk mencatat biaya pengeluaran perusahaan, baik pengeluaran rutin maupun pengeluaran yang tidak rutin. pengeluaran perusahaan sangat bermanfaat untuk menentukan laporan rugi / laba perusahaan tiap akhir periode. Perhatikan gambar berikut. Gambar 4.7 Form Karyawan Menu Inventory Pada menu inventory terdapat satu submenu yaitu submenu penyesuaian barang yang berfungsi untuk melihat dan mengedit Gambar 4.10 Form Biaya Menu Pembelian Menu Pembelian digunakan untuk mencatat transaksi pembelian kepada pihak 5

6 supplier, dimana prosesnya dimulai dari order pembelian. Barang yang diorder akan diketahui statusnya, apakah barang itu sudah terpenuhi atau belum. Barang yang statusnya belum terpenuhi akan dimasukkan pada data back order. Transaksi Pembelian yang dilakukan dapat berupa transaksi tunai atau kredit. Untuk transaksi kredit, pihak supplier akan memeriksa berapakah maksimal yang diijinkan untuk perusahaan. Jika barang yang kita terima tidak sesuai dengan order, maka barang tersebut dicatat sebagai retur pembelian. Setelah barang yang diretur dikirim oleh supplier, maka proses tersebut dicatat dalam penerimaan retur. Dari data penerimaan retur tersebut dapat diketahui dengan pasti berapa jumlah barang retur yang sudah dikirim atau yang belum dikirim oleh supplier. Perhatikan gambar di bawah ini.. Gambar 4.12 Form Transaksi Penjualan Menu Kasir Menu Kasir digunakan untuk mencatat transaksi tunai untuk eceran. Proses pencatatan dapat berupa kode barang atau nama barang yang dibeli oleh pelanggan.setiap kasir atau user berkewajiban untuk memberikan laporan hasil yang dilakukan setiap skhir shift beserta rekap tunai. Perhatikan Form Menu Kasir di bawah ini. Gambar 4.11 Form Transaksi Pembelian Menu Penjualan Menu Penjualan digunakan untuk mencatat transaksi kepada pihak pelanggan, dimana prosesnya dimulai dari order. Barang yang diorder akan diketahui statusnya, apakah barang itu sudah terpenuhi atau belum. Transaksi yang dilakukan dapat berupa transaksi tunai atau kredit. Untuk transaksi kredit, pihak perusahaan akan memeriksa berapakah maksimal yang diijinkan untuk setiap pelanggan. Jika barang yang kita terima tidak sesuai dengan order, maka barang tersebut dicatat sebagai retur. Setelah barang yang diretur dikirim kepada pelanggan, maka proses tersebut dicatat dalam pengiriman retur pelanggan. Dari data pegiriman retur tersebut dapat diketahui dengan pasti berapa jumlah barang retur yang sudah dikirim atau yang belum dikirim kepada pihak pelanggan. Form Transaksi Penjualan tampak pada Gambar Gambar 4.13 Gambar Form Kasir Menu Catatan Pada Menu Piutang ini ada dua submenu yaitu catatan dan pembayaran Catatan Piutang Form ini digunakan untuk melihat catatan pelanggan pada saat melakukan transaksi kredit serta menentukan tanggal jatuh tempo pembayarannya. Form Catatan Piutang ini tampak seperti pada Gambar Jika ingin melihat, pilih nama pelanggan pada combo box maka akan ditampilkan detail dari faktur yang menjadi tanggungan pelanggan tersebut. Dengan memilih nomor faktur tersebut, tanggal jatuh tempo yang sudah dibuat pada saat transaksi dapat dilihat dan jika belum, buat jatuh temponya dengan klik tombol Tambah tempo, sehingga kursor aktif pada isian tanggal jatuh tempo. Setelah jatuh tempo diisi, simpan data tersebut dengan klik tombol Simpan. 6

7 Untuk mengubah tanggal jatuh tempo atau pembayarannya klik tombol Edit. Setelah itu baru proses perubahan dapat dilakukan. Data dapat juga dihapus dengan klik tombol Hapus. Untuk membatalkan proses diatas dapat digunakan tombol Batal dan jika ingin keluar dari sub menu ini klik tombol Keluar Catatan Hutang Form Catatan Hutang digunakan untuk melihat kepada supplier serta menentukan tanggal jatuh tempo pembayarannya, seperti halnya pada proses pencatatan hanya saja yang diinputkan adalah data supplier, kemudian baru pilih faktur pembelian dan seterusnya. Tampilan form ini terlihat pada Gambar yang harus dibayar oleh pelanggan akan muncul. Jika pelanggan tidak membayar sesuai dengan ketentuan, maka inputkan jumlah pembayarannya yang diberikan oleh pelanggan dan bila perlu memberikan keterangan dapat ditulis pada text box. Pilih tombol Simpan untuk menyimpan pembayaran tersebut Tombol Batal digunakan untuk membatalkan pencatatan pembayaran, dan Keluar untuk keluar dari form ini. Perhatikan gambar di bawah ini. Gambar 4.16 Form Pembayaran Piutang Pembayaran Hutang Form ini digunakan untuk mencatat pembayaran yang dilakukan kepada supplier. Tampilan dari form ini seperti pada Gambar Prosedur yang digunakan untuk pencatatan ini sama dengan yang digunakan pada pembayaran hanya saja yang dimasukkan adalah faktur pembelian. Gambar Form Catatan Piutang Gambar 4.15 Form Catatan Hutang Menu Pembayaran Menu Pembayaran digunakan untuk mencatat pembayaran perusahaan dan pelanggan. Dalam menu ini ada dua submenu, yaitu Menu Pembayaran Piutang dan Pembayaran Hutang Pembayaran Piutang Form ini digunakan untuk mencatat pembayaran dari pelanggan. Pada saat form ini aktif, pilih atau inputkan nomor faktur, sehingga jumlah pembayaran Gambar 4.17 Form Pembayaran Hutang Menu Dalam menu ini ada delapan submenu, yaitu laporan persediaan barang, laporan, laporan pembelian, laporan pelanggan, laporan dagang, laporan laba/rugi, laporan kas, dan grafik hasil operasional perusahaan Persediaan Barang persediaan barang digunakan untuk melihat persediaan barang berdasarkan kode atau stok minimal barang. Untuk melakukannya pilih stok minimal pada tab sheet stok minimal, jika ingin melihat persediaan barang berdasarkan kode barang pilih tab kode barang. Didalam sheet tersebut ada pilihan untuk menampilkan kode barang awal dan akhir, sehingga memungkinkan untuk 7

8 membuat persediaan barang tertentu saja. Jika ingin keluar atau batal pilih tombol Keluar. Persediaan Barang dapat dilihat pada Gambar Penjualan ini dapat dilihat berdasarkan sistem pembayarannya, yang juga dapat dibatasi dengan nomor fakturnya, tanggal transaksinya, serta berdasarkan kode barangnya Pembelian pembelian ini juga dapat dilihat berdasarkan sistem pembayarannya, yang juga dapat dibatasi dengan nomor fakturnya, tanggal transaksinya dan kode barangnya. Pembelian dapat dilihat pada Gambar Gambar 4.20 Print Preview Pembelian Grafik Menu Grafik digunakan untuk mengetahui volume pemesanan barang yang dilakukan dalam operasional perusahaan, baik dalam transaksi maupun transaksi pembelian. Sehingga dari grafik ini dapat diketahui barang apa yang paling laku dijual kepada pelanggan dan layak dibeli kepada supplier. Perhatikan gambar di bawah ini. Gambar 4.25 Grafik Volume Pemesanan Barang Menu Window Menu Window digunakan untuk menentukan posisi dari setiap tampilan form yang dibuka secara bersamaan. Posisi yang dapat dipilih antara lain adalah bertumpuk, sejajar, maximize, dan minimize Menu Help Menu Help akan menampilkan Form About, yaitu form yang menyatakan identitas dari programmer atau pembuat sistem Piutang ini dapat dilihat atau dibuat berdasarkan pelanggannya, dan berdasarkan tanggal nya Hutang ini dapat juga dilihat atau dibuat berdasarkan suppliernya atau tanggal nya g Laba/Rugi laba / rugi sangat penting bagi perusahaan karena laporan ini menjadi acuan bagi perkembangan perusahaan. laba / rugi dapat dilihat sesuai dengan periode yang diinginkan Kas kas digunakan untuk menentukan besarnya aset perusahaan, baik yang berada dalam perusahaan maupun yang berada di bank. kas yang berada di dalam perusahaan dapat dilihat setiap hari sebagai hasil pendapatan harian maupun setiap akhir periode. 8