BAB 4 PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN P.D. SINAR MULIA. Pengembangan Sistem Informasi Akuntansi Penjualan P.D. Sinar Mulia mendukung

Transkripsi

1 BAB 4 PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN P.D. SINAR MULIA 4.1. The Task Purpose Pengembangan Sistem Informasi Akuntansi Penjualan P.D. Sinar Mulia mendukung kegiatan dari setiap pengguna dalam pembuatan dokumen yang berhubungan dengan pemesanan barang dari pelanggan, pengiriman, penagihan, pencatatan penerimaan kas dari pelanggan. Di samping itu, sistem ini akan berguna dalam pengendalian pembuatan dokumen dan akses transaksi yang berhubungan dengan transaksi penjualan. Pengolahan data juga akan lebih cepat dengan menghasilkan informasi yang dibutuhkan dengan akurasi yang cukup dapat diandalkan oleh pengguna untuk mengambil keputusan Correction to the Analysis Dalam perancangan Sistem Informasi Akuntansi Penjualan ini tidak terdapat perbaikan pada analisis dokumen yang sudah dilakukan sebelumnya Quality Goals Prioritas criteria design ditekankan pada usability dan correctness karena tanpa karakteristik ini sistem tidak dapat digunakan sesuai dengan kebutuhan. Sistem juga mempunyai karakteristik secure, efficient, reliable, flexible dan comprehensible. Karakteristik yang lain diletakkan pada prioritas yang lebih rendah kecuali untuk portable yang dengan mudah dipenuhi dan interoperable adalah irrelevant.

2 141 Tabel 4.1. menunjukkan prioritas dari kriteria design. Tabel 4.1. Prioritas dari kriteria design Criterion Usable Secure Efficient Correct Reliable Maintainable Testable Flexible Comprehensible Reusable Portable Interopable Very important Important Less Important Irrelevant Easily fulfilled 4.2. Technical Platform Arsitektur jaringan komputer yang akan dibangun dengan menggunakan empat buah komputer client dan satu buah komputer server. Komputer client ini akan digunakan oleh bagian penjualan, bagian gudang, bagian keuangan dan bagian akuntansi. Sedangkan komputer server akan diletakkan dalam suatu ruangan khusus. Aliran data dari komputer server ke komputer client akan dihubungkan dengan menggunakan switch 5ports. Gambar 4.1. menunjukkkan arsitektur jaringan komputer

3 142 Gambar 4.1. menunjukkan arsitektur jaringan komputer Equipment Sistem yang digunakan akan dijalankan dengan menggunakan PC dengan rekomendasi untuk PC client yang digunakan adalah Intel Celeron 2.0GHz, RAM Memory 256 MB, VGA ONBOARD 64 MB dan Hardisk 40 GB, printer Dot Matrix. Sedangkan untuk komputer server dibutuhkan spesifikasi Pentium IV 3 GHz, Hardisk 80 GB 2, RAM Memory 512 MB, VGA ONBOARD 64MB, Cable UTP Cat 5e Systems Software Software yang digunakan adalah Visual Basic 6. Kebutuhan software yang digunakan client workstation untuk menjalankan program ini adalah Microsoft windows P. Sedangkan untuk kebutuhan software di server akan menggunakan operating system Windows 2000 server dan database yang digunakan Microsoft Access Systems Interfaces

4 143 Sistem menggunakan printer Dot Matrix pada berbagai bagian seperti pada bagian penjualan, bagian gudang, bagian keuangan dan bagian akuntansi yang dapat mencetak berbagai dokumen dan laporan-laporan. Jaringan yang digunakan adalan LAN (Local Area Network) dimana setiap bagian dihubungkan oleh sebuah server, sehingga jalannya informasi dapat berjalan lebih cepat Design Language Bahasa perancangan yang digunakan sistem ini adalah berdasarkan notasi UML(Unified Modelling Language) Architecture Component Architecture Gambar 4.2. menjelaskan komponen arsitektur dengan tipe distributed functionallity dimana pada client menggunakan user interface dan function sedangkan pada server menggunakan model dan function. Pada komponen client terdapat komponen user interface bagian penjualan, bagian gudang, bagian keuangan, dan bagian akuntansi. Setiap komponen user interface memiliki komponen fungsi yang berguna untuk membaca data yang ada diserver. Masing-masing client dapat mengakses data yang ada diserver melalui user interfacenya untuk kemudian diproses atau diupdate ditempatnya masing-masing, sedangkan data yang diupdate tersebut akan disimpan di dalam server.

5 144 Penjualan Akuntansi UI UI Function Function Server Function Model Gudang Keuangan UI UI Function Function Gambar 4.2. Component Architecture dengan distributed functionallity

6 Process Architecture Deployment diagram menggunakan centralized pattern, dimana setiap client hanya ditangani user interface. Pada server terdapat komponen model. Semua permintaan dan pembaharuan adalah implementasi antara client dengan server, yang sebelumnya datadata tersebut telah dibaca oleh function dan model yang ada di server. Hasil data pada client dicetak dengan menggunakan printer. Process Architecture ini dapat digambarkan pada gambar 4.3.

7 Gambar 4.3. Deployment diagram untuk centralized pattern 146

8 Standards Perancangan windows dan pesan kesalahan Sistem Informasi Akuntansi Penjualan mengikuti standard windows. Gambar 4.4. Pesan Peringatan Gambar 4.5. Pesan Konfirmasi Gambar 4.6. Command button

9 Component Function Component Gambar 4.7. Function Component

10 149 Operation Specification Tabel 4.2. Operation Specification Perhitungan limit kredit Name Perhitungan limit kredit Category x Active x Update _Passive Read x Compute _Signal Purpose Untuk update limit kredit pelanggan. Input data Kode pelanggan, No sales order, No Bukti Kas Masuk, Conditions adanya penyimpanan, pengubahan maupun pembatalan di sales order, dan adanya penyimpanan di bukti kas masuk dengan tipe deposit Effect - Algorithm Limit Kredit= Limit Kredit-Penjualan+Pembayaran Placement Pelanggan Involved objects Sales Order, Bukti Kas Masuk, Pelanggan. Triggering events pemesanan dan pembayaran tipe deposit

11 150 Tabel 4.3. Operation Specification Perhitungan umur piutang Name Perhitungan umur piutang Category _ Active _Update x Passive x Read x Compute _Signal Purpose Untuk mengetahui status jatuh tempo nya piutang pelanggan. Input data Kode Pelanggan, No_Invoice, No_bukti kas masuk. Conditions adanya perubahan pada invoice dan bukti kas masuk akan mempengaruhi analisis umur piutang Effect - Algorithm Umur Piutang = (Tanggal Jatuh Tempo- Tanggal Invoice) + Tanggal lewat jatuh tempo Dimana : Jatuh tempo 0 hari, maka masuk kolom belum jatuh tempo Jatuh tempo 1-30 hari, maka masuk kolom 1-30 hari Jatuh tempo hari, maka masuk kolom hari Jatuh tempo hari, maka masuk kolom hari Jatuh tempo >90 hari, maka masuk kolom > 90 hari Placement Laporan analisis umur piutang Involved objects Invoice, Bukti Kas Masuk, Pelanggan. Triggering events Pencetakan laporan analisis umur piutang

12 151 Tabel 4.4. Operation Specification Perhitungan barang Name Perhitungan barang Category x Active x Update _Passive Read x Compute _Signal Purpose Untuk mengupdate jumalah barang tersedia dan jumlah back order. Input data Kode barang, no sales order, no back order Conditions adanya penyimpanan, pengubahan maupun pembatalan di sales order, dan adanya penyimpanan di back order Effect - Algorithm Jumlah tersedia = jumlah tersedia - (jumlah tersedia- jumlah order) jika jumlah tersedia > jumlah order Jumlah tersedia = jumlah tersedia ; jika jumlah order< jumlah tersedia Jumlah back order = jumlah back order + (jumlah tersediajumlah order) jika jumlah tersedia < jumlah order Jumlah back order = jumlah back order ; jika jumlah order> jumlah tersedia Placement Barang Involved objects barang, Sales Order, Back Order Triggering events pemesanan

13 User Interface Component <<Component>> User Interface Control <<Component>> Windows Main Menu Master pelanggan Master barang Transaksi Sales Order Transaksi Update SalesOrder Transaksi Back Order Transaksi Surat Jalan Transaksi Update Surat jalan Transaksi Invoice Transaksi Bukti Kas Masuk Transaksi Cari Undeposit Transaksi Daftar Piutang Jatuh Tempo Transaksi Cetak Surat Tagih Laporan Penjualan Laporan Penerimaan Kas Laporan umur Piutang <<Component>> Print Sales Order Picking List Packing Slip Surat Jalan Invoice Bukti Pembayaran Surat Tagihan Laporan Penjualan Laporan penerimaan kas Laporan Analisis Umur Piutang <<Component>> User Interface Library Windows Print Gambar 4.8. Component User Interface

14 Recommendation The System s Usefulness Rancangan Sistem Informasi Akuntansi harus memenuhi kriteria : 1. Usability : Kriteria ini di evaluasi dengan testing pada tahap awal 2. Correctness : Kriteria ini dipenuhi dalam perancangan sesuai dengan kebutuhan perusahaan berdasarkan dokumen analisa. 3. Comprehensible : Kriteria ini dievaluasi berdasarkan setiap pengguna yang menggunakannya sehingga memudahkan setiap pengguna dalam pelaksanaan tanggungjawabnya Plan for Initiating Use Melakukan instalasi dan setting spesifikasinya untuk dapat menjalankan sistem tersebut. Training dilakukan bagi para pengguna yang berhak mengakses data-data dalam sistem. Juga diberikan langkah-langkah penggunaan sistem baik dalam bentuk disket maupun tercetak sehingga para pengguna dapat memahami cara kerja sistem dan dapat menggunakan penerapan sistem baru. Akan ada pihak dari tim development yang mengawasi pelaksanaan sistem terbaru untuk sementara. Selanjutnya perusahaan diharapkan mampu untuk memaintain system.

15 Implementation Plan Dalam pengimplementasian sistem didukung oleh tim development dan untuk semua user dilakukan pelatihan terhadap sistem yang diimplementasikan, dengan waktu implentasi sebanyak 7 bulan. Tabel 4.5. Jadwal Implementasi Sistem No Kegiatan Bulan Analisis 2 Design 3 Coding 4 Testing 5 6 Pengadaan hardware Pengadaan jaringan 7 Training 8 Implementasi 9 Support Periode dan User Evaluation