BAB 4 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PERSEDIAAN. Persediaan yang baru ditampilkan pada gambar 4.1.

Transkripsi

1 74 BAB 4 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PERSEDIAAN 4.1. Analysis Rich Picture Rich Picture yang menggambarkan proses Sistem Informasi Manejemen Persediaan yang baru ditampilkan pada gambar Process Description Proses pengelolaan persediaan spare part dimulai dengan adanya kebutuhan spare part dari pihak teknisi. Teknisi mengentry kode, jenis dan jumlah spare part sesuai kebutuhan ke dalam surat permintaan spare part. Setelah disimpan dalam database, surat permintaan spare part dicetak untuk dikirim ke bagian gudang. Bagian gudang lalu menyiapkan spare part serta mengentry spare part yang akan dikeluarkan kedalam surat pengeluaran barang. Surat pengeluaran barang dicetak dalam bentuk rangkap 2, dengan pendistribusian sebagai berikut: 1. rangkap pertama (asli) diberikan kepada teknisi untuk arsip 2. rangkap kedua diberikan kepada bagian administrasi material Seringkali terjadi kasus dimana para teknisi kelebihan dalam meminta jumlah spare part sehingga sisa spare part yang tidak terpakai harus dikembalikan kedalam gudang lagi. Untuk itu, teknisi harus mengentry spare part yang tersisa ke dalan surat kembali barang, lalu menyerahkannya ke bagian gudang.

2 75 teknisi (1) surat permintaan spare part (2a) surat pengeluaran barang dan spare part (3a) surat kembali barang gudang (2b) copy surat pengeluaran barang (3b) copy surat kembali barang (8b) copy material receipt sheet administrasi material (9) membuat laporan (5b) copy material requisition (4) surat permintaan beli spare part (6b) copy purchase order (8a) material receipt sheet dan spare part Perencanaan (5a) material requisition $ $ $ (7) spare part (6a) purchase order penerimaan pemasok pembelian (6c) copy purchase order Gambar 4.1. Rich Picture Rancangan Sistem Informasi Manajemen Persediaan PT. PAS

3 76 Namun apabila spare part yang diminta oleh teknisi tidak ada atau spare part yang diminta telah sampai pada kondisi minimum stock, bagian gudang akan mengentry spare part yang perlu dibeli kedalam surat permintaan beli spare part yang selanjutnya disimpan dan dicetak untuk diserahkan kepada bagian perencanaan. Bagian perencanaan setelah menerima surat permintaan beli spare part dari bagian gudang, lalu akan memeriksa kebenaran dokumen tadi dan merencanakan kebutuhan spare part. Namun Bagian perencanaan ini dapat melakukan permintaan spare part sendiri berdasarkan informasi yang terdapat dalam database spare part. Berdasarkan surat permintaan beli spare part atau pertimbangan tersendiri, bagian perencanaan membuat dan mencetak material requisition sebanyak 2 rangkap, dengan pendistribusian sebagai berikut: 1. rangkap pertama (asli) diberikan kepada bagian pembelian 2. rangkap kedua diberikan kepada bagian administrasi material Bagian adminisrtasi material tak hanya membutuhkan rangkap kedua material requisition ini untuk membuat laporan permintaan pembelian, tetapi juga untuk menentukan apakah pembelian spare part sesuai dengan anggaran yang ada. Bagian pembelian yang menerima material requisition ini, lalu akan mengentry spare part yang akan dibeli ke dalam purchase order untuk dicetak sebanyak 3 rangkap, dengan pendistribusian sebagai berikut: 1. rangkap pertama (asli) diserahkan kepada bagian pemasok 2. rangkap kedua diserahkan kepada bagian administrasi material 3. rangkap ketiga diserahkan kepada bagian penerimaan

4 77 Purchase order yang diserahkan kepada bagian penerimaan bertujuan untuk membantu bagian penerimaan saat harus mencocokkan spare part yang diterima dari pemasok sesuai dengan pesanan bagian pembelian. Bagian penerimaan setelah memastikan bahwa spare part yang diterima sesuai dengan purchase order serta dokumen dokumen pendukungnya lengkap, lalu membuat dan mencetak material receipt sheet sebagai bukti penerimaan barang. material receipt sheet ini dicetak sebanyak 2 rangkap, dengan pendistribusian sebagai berikut: 1. rangkap pertama (asli) diserahkan kepada bagian gudang 2. rangkap kedua diserahkan kepada bagian administrasi material Bagian administrasi yang menerima rangkap dari macam macam dokumen yang disebutkan diatas lalu akan membuat laporan laporan sebagai berikut: Laporan Permintaan Pembelian Laporan Penerimaan Barang Laporan Pengeluaran Barang Laporan Persediaan Barang Laporan laporan ini akan diserahkan kepada manajemen untuk membantu dalam proses pengambilan keputusan yang lebih baik lagi.

5 System Definition and FACTOR Berdasarkan temuan yang diperoleh dari kegiatan analisis atas sistem pengelolaan persediaan spare part yang berjalan, maka akan dikembangkan dan diusulkan suatu sistem pengelolaan persediaan spare part secara terkomputerisasi sebagaimana disajikan dalam tabel 4.1 berikut ini : Functionality Sistem yang dirancang dimaksudkan agar dapat mendukung pengelolaan persediaan spare part secara efektif dan efisien yang meliputi penentuan, minimum stock, dan Reorder Point, serta memperoleh, mengolah dan menghasilkan informasi yang berkaitan dengan persediaan spare part. Application Domain Sistem yang dirancang dimaksudkan agar dapat digunakan oleh staff gudang dan staff perencanaan sebagai pelaksana pengelolaan persediaan spare part Condition Sistem yang dirancang sedemikian rupa sesuai dengan kebutuhan dalam hal pengelolaan persediaan spare part secara efektif dan efisien Technology Sistem yang dirancang diharapkan dapat diterapkan pada beberapa unit komputer dengan spesifikasi standard yang mendukung pengoperasian system Objects Sistem yang dirancang dimaksudkan agar dapat memfokuskan pada objek bagian gudang, spare part, dokumen dokumen. Responsibility Sistem yang dirancang dimaksudkan agar dapat memperoleh, mengolah, dan menghasilkan informasi yang akurat, relevan, dan mutakhir dengan pengoperasian yang relatif mudah guna pengambilan keputusan oleh manajemen secara efektif dan efisien Tabel 4.1 Kriteria FACTOR

6 Problem Domain Analysis Structure Pada model Sistem Informasi Manajemen Persediaan PT. PAS terdiri class Karyawan yang digeneralisasi seperti yang terlihat pada gambar 4.2. berikut ini: karyawan teknisi penerimaan gudang perencanaan administrasi material pembelian Gambar 4.2. Struktur pada Class Karyawan Class Karyawan memiliki class turunan yaitu class teknisi, class penerimaan, dan class gudang, class perencanaan, class administrasi material, dan class pembelian. Struktur persediaan terlihat pada gambar 4.3 berikut ini: surat permintaan spare part 1 1..* 1..* surat kembali barang 11..* spare part 1 surat pengeluaran barang 1..* Material Receipt Sheet Gambar 4.3. Struktur dari Persediaan Asosiasi diatas menggambarkan bahwa setiap surat permintaan spare part memiliki hubungan 1 sampai 1..* spare part. Setiap surat pengeluaran barang

7 80 memiliki 1 sampai 1..* spare part. Setiap surat kembali barang memiliki 1 sampai 1..* spare part. Dan yang terakhir, setiap material receipt sheet memiliki 1 sampai 1..* spare part. Struktur pembelian terlihat pada gambar 4.4 berikut ini: spare part 1..* 1 1..* 1..* surat permintaan beli spare part 1 material requisition purchase order Gambar 4.4. Struktur dari Pembelian Asosiasi diatas menggambarkan bahwa setiap surat permintaan beli spare part memiliki hubungan 1 sampai 1..* spare part. Setiap surat material requisition memiliki 1 sampai 1..* spare part dan 1 purchase order. Dan yang terakhir, Setiap purchase order memiliki 1 sampai 1..* spare part.

8 81 karyawan -kd_karyawan -nama -ttl -alamat +dientry() +ditampilkan() +diupdate() 1 teknisi penerimaan gudang perencanaan administrasi material pembelian * 1..* surat permintaan spare part -no_spsp -kd_sp -kd_karyawan -tgl -jumlah +dibuat() +dicatat() +ditampilkan() +dihapus() 1 surat pengeluaran barang -no_spb -kd_sp -kd_karyawan -tgl -jumlah +dibuat() +dicatat() +ditampilkan() +dihapus() 1 1..* 1..* 1..* 1 surat permintaan beli spare part -no_spbsp -kd_sp -kd_karyawan -tgl -jumlah +dibuat() +dicatat() +dicek() +dihapus() surat kembali barang 1..* -no_skb -kd_sp -kd_karyawan -tgl -jumlah +dibuat() +dicatat() +ditampilkan () +dihapus() 1 1..* 1 Material Receipt Sheet -no_mrs -kd_sp -kd_karyawan -tgl -jumlah -no_invoice +dibuat() +dicatat() +ditampilkan() +dihapus() 1..* 1..* spare part -kd_sp -nama_sp -jenis_sp -jumlah_tersedia -ROP -minimum +dicek() +ditampilkan() 1..* 1..* 1..* 1 1 material requisition -no_mr -kd_sp -kd_karyawan -tgl -jumlah +dibuat() +dicatat() +ditampilkan() +dhapus() +dicek() 1 1 purchase order -no_po -kd_karyawan -tgl -no_mrs -kd_sp -no_mr -harga +dibuat() +dicatat() +dicetak() 1..* 1..* Gambar 4.7 Class Diagram pada SIM Persediaan PT. PAS

9 Classes Berikut ini adalah class yang ada pada model Sistem Informasi Manajemen Persediaan PT. PAS: Karyawan Class Karyawan memiliki atribut seperti kd_karyawan, nama, ttl, dan alamat. Atribut ini juga akan digunakan pada class yang menjadi turunannya, yaitu class teknisi, penerimaan, gudang, perencanaan, administrasi material, dan pembelian. karyawan -kd_karyawan -nama -ttl -alamat +dientry() +ditampilkan() +diupdate() Gambar 4.6. Class Karyawan Teknisi Class Canvasser memiliki atribut yang sama dengan class Karyawan, yaitu kd_karyawan, nama, ttl, dan alamat. teknisi Gambar 4.7. Class Teknisi

10 83 Penerimaan Class Penerimaan memiliki atribut yang sama dengan class Karyawan, yaitu kd_karyawan, nama, ttl, dan alamat. penerimaan Gambar 4.8. Class Penerimaan Gudang Class Gudang memiliki memiliki atribut yang sama dengan class Karyawan, yaitu kd_karyawan, nama, ttl, dan alamat. gudang Gambar 4.9. Class Gudang Perencanaan Class Perencanaan memiliki memiliki atribut yang sama dengan class Karyawan, yaitu kd_karyawan, nama, ttl, dan alamat. perencanaan Gambar Class Perencanaan

11 84 Administrasi Material Class Administrasi Material memiliki memiliki atribut yang sama dengan class Karyawan, yaitu kd_karyawan, nama, ttl, dan alamat. administrasi material Gambar Class Administrasi Material Pembelian Class Agen memiliki memiliki atribut yang sama dengan class Karyawan, yaitu kd_karyawan, nama, ttl, dan alamat. pembelian Gambar Class Pembelian Surat Permintaan Spare part Class Surat Permintaan spare part memiliki atribut seperti no_spsp, kd_sp, kd_karyawan, tgl dan jumlah. Sedangkan operasi yang dilakukan adalah membuat data, catat data tampilkan data dan hapus data.

12 85 surat permintaan spare part -no_spsp -kd_sp -kd_karyawan -tgl -jumlah +dibuat() +dicatat() +ditampilkan() +dihapus() Gambar Class Surat Permintaan Spare part Surat Kembali Barang Class Surat kembali barang memiliki atribut seperti no_skb, kd_sp, kd_karyawan, tgl dan jumlah. Sedangkan operasi yang dilakukan adalah membuat data, catat data tampilkan data dan hapus data. surat kembali barang -no_skb -kd_sp -kd_karyawan -tgl -jumlah +dibuat() +dicatat() +ditampilkan () +dihapus() Gambar Class Surat Kembali Barang Surat Pengeluaran Barang Class Surat pengeluaran barang memiliki atribut seperti no_spb, kd_sp, kd_karyawan, tgl dan jumlah. Sedangkan operasi yang dilakukan adalah membuat data, catat data tampilkan data dan hapus data.

13 86 surat pengeluaran barang -no_spb -kd_sp -kd_karyawan -tgl -jumlah +dibuat() +dicatat() +ditampilkan() +dihapus() Gambar Class Surat Pengeluaran Barang Surat Permintaan Beli Spare part Class Surat permintaan beli spare part memiliki atribut seperti no_spbsp, kd_sp, kd_karyawan, tgl dan jumlah. Sedangkan operasi yang dilakukan adalah membuat data, catat data tampilkan data dan hapus data. surat permintaan beli spare part -no_spbsp -kd_sp -kd_karyawan -tgl -jumlah +dibuat() +dicatat() +dicek() +dihapus() Gambar Class Surat Permintaan Beli Spare part Material requisition Class Material requisition memiliki atribut seperti no_mr, kd_sp, kd_karyawan, tgl dan jumlah. Sedangkan operasi yang dilakukan adalah membuat data, catat data tampilkan data, cek data dan hapus data.

14 87 material requisition -no_mr -kd_sp -kd_karyawan -tgl -jumlah +dibuat() +dicatat() +ditampilkan() +dhapus() +dicek() Gambar Class Material requisition Purchase order Class purchase order memiliki atribut seperti no_po, kd_sp, kd_karyawan, tgl dan jumlah. Sedangkan operasi yang dilakukan adalah membuat data, catat data dan cetak data. purchase order -no_po -kd_karyawan -tgl -no_mrs -kd_sp -no_mr -harga +dibuat() +dicatat() +dicetak() Gambar 4.18 Class Purchase order Material receipt sheet Class material receipt sheet memiliki atribut seperti no_mrs, kd_sp, kd_karyawan, tgl, no_invoice dan jumlah. Sedangkan operasi yang dilakukan adalah membuat data, catat data, tampil data dan cetak data.

15 88 Material Receipt Sheet -no_mrs -kd_sp -kd_karyawan -tgl -jumlah -no_invoice +dibuat() +dicatat() +ditam pilkan() +dihapus() Gambar Class Material receipt sheet Spare part Class spare part memiliki atribut seperti kd_sp, nama_sp, jenis_sp, ROP, minimum dan jumlah_tersedia. Sedangkan operasi yang dilakukan adalah cek data dan tampil. Gambar Class Spare part

16 Events and State chart Class Event Teknisi Penerimaan Gudang Perencanaan Adm. Material Pembelian Spare Part SKB SPSP MRS SPB MR SPBSP PO Karyawan direkrut Karyawan diberhentikan Spare part diterima * * + Spare part * * + dikeluarkan Spare part + dibeli Spare part dipakai + Spare part * * + dikembalikan SPSP dibuat * + SPBSP * + dibuat SPBSP * + disetujui MR disetujui * + Tabel 4.2. Event Tabel model SIM Persediaan PT.PAS

17 90 Pada masing-masing class memiliki behavioral pattern yang menggambarkan rangkaian peristiwa (event) yang dilakukan oleh setiap object yang ada pada class tersebut. Berikut ini adalah behavioral pattern dari setiap class yang digambarkan dalam state chart diagram. Karyawan / direkrut / diberhentikan Active Gambar State chart untuk Class Karyawan Peristiwa yang terjadi pada setiap object karyawan adalah sebagai berikut: direkrut + diberhentikan Teknisi Gambar 4.22 State chart untuk Class Teknisi Peristiwa yang terjadi pada setiap object teknisi adalah sebagai berikut: direkrut + (surat permintaan spare part dibuat + spare part dikembalikan)* + diberhentikan

18 91 Penerimaan Gambar State chart untuk Class Penerimaan Peristiwa yang terjadi pada setiap object penerimaan adalah sebagai berikut: direkrut + (spare part diterima)* + diberhentikan Gudang Gambar State chart untuk Class Gudang Peristiwa yang terjadi pada setiap object Gudang adalah sebagai berikut: direkrut + (surat permintaan beli spare part dibuat + spare part dikeluarkan)* + diberhentikan Perencanaan / surat_permintaan_beli_spare_part_disetujui / direkrut / diberhentikan Active Gambar State chart untuk Class Perencanaan Peristiwa yang terjadi pada setiap object Agen adalah sebagai berikut: direkrut + (surat permintaan beli spare part disetujui)* + diberhentikan

19 92 Administrasi Material / direkrut / diberhentikan Active Gambar State chart untuk Class Administrasi Material Peristiwa yang terjadi pada setiap object administrasi material adalah sebagai berikut: direkrut + diberhentikan Pembelian / material_requisition_disetujui / direkrut / diberhentikan Active Gambar State chart untuk class Pembelian Peristiwa yang terjadi pada setiap object Pembelian adalah sebagai berikut: direkrut + (material requisition disetujui)* + diberhentikan Surat Permintaan Spare part Gambar State chart untuk Class Surat Permintaan Spare part Peristiwa yang terjadi pada setiap object Surat permintaan spare part adalah sebagai berikut: Spare part diterima

20 93 Surat Kembali Barang Gambar State chart untuk Class Surat Kembali Barang Peristiwa yang terjadi pada setiap object Surat kembali barang adalah sebagai berikut: Spare part dikembalikan Surat Pengeluaran Barang Gambar 4.30 State chart untuk Class Surat Pengeluaran Barang Peristiwa yang terjadi pada setiap object Surat pengeluaran barang adalah sebagai berikut: Spare part dikeluarkan Surat Permintaan Beli Spare part Gambar State chart untuk Class Surat Permintaan Beli Spare part Peristiwa yang terjadi pada setiap object surat permintaan beli spare part adalah sebagai berikut: Dibuat

21 94 Material requisition / spbsp disetujui Available Gambar State chart untuk Class Material requisition Peristiwa yang terjadi pada setiap object Material requisition adalah sebagai berikut: Spbsp disetujui Purchase order / MR disetujui Available Gambar State chart untuk Class Purchase order Peristiwa yang terjadi pada setiap object Purchase order adalah sebagai berikut: Mr disetujui Material receipt sheet / spare part diterima Available Gambar State chart untuk Class Material receipt sheet Peristiwa yang terjadi pada setiap object Material receipt sheet adalah sebagai berikut: Spare part diterima

22 95 Spare part Gambar 4.35 State chart untuk Class Spare part Peristiwa yang terjadi pada setiap object Spare part adalah sebagai berikut: Dibeli + (dikeluarkan + diterima + dikembalikan)* + dipakai Application Domain Analysis Usage Overview Sistem Informasi Manajemen Persediaan PT. PAS yang dibangun, akan menunjang pekerjaan dari karyawan PT. PAS. Actor yang menggunakan sistem ini antara lain teknisi, gudang, penerimaan, perencanaan, administrasi material dan pembelian. Teknisi menggunakan sistem ini untuk mencatat dan mencetak kebutuhan spare part dalam surat permintaan spare part serta mencatat dan mencetak spare part yang hendak dikembalikan kedalam gudang. Bagian gudang menggunakan sistem ini untuk mencatat barang yang keluar serta membuat surat permintaan beli spare part apabila spare part di gudang telah sampai pada batas minimum. Bagian perencanaan menggunakan sistem ini untuk membuat material requisition. Sedangkan bagian penerimaan

23 96 menggunakan sistem ini untuk mencatat spare part yang diterima dari supplier. Bagian pembelian membuat sistem ini untuk membuat purchase order yang akan dikirimkan kepada pemasok. Dan yang terakhir, Administrasi material menggunakan sistem ini untuk membuat laporan-laporan yang dibutuhkan mengenai persediaan, seperti Laporan Persediaan, Laporan Pengeluaran Barang, Laporan Penerimaan Barang, dan Laporan Permintaan Barang Actors Tujuan Karakteristik Contoh Tujuan Karakteristik Contoh Tujuan Karakteristik Teknisi Orang yang bertanggung jawab atas permintaan spare part yang dibutuhkan bagi kelangsungan operasional pesawat serta pengembalian spare part ke gudang apabila terjadi kelebihan Orang yang memiliki pekerjaan yang berhubungan dengan kegiatan operasional. Teknisi meminta spare part yang dibutuhkan kepada gudang dengan memasukkan data ke dalam surat permintaan spare part serta mengembalikan spare part dengan memasukkan data ke dalam surat kembali barang. Gambar Actor specification untuk Teknisi Gudang Orang yang bertanggung jawab untuk mengeluarkan dan menerima spare part serta meminta diadakannya pembelian spare part kembali. Orang yang memiliki pekerjaan yang berhubungan dengan kegiatan operasional. Bagian gudang mengeluarkan spare part setelah menerima surat permintaan spare part dari teknisi serta membuat surat permintaan beli spare part apabila persediaan di gudang telah mencapai batas minimum. Gambar Actor specification untuk Gudang Perencanaan Orang yang bertanggung jawab untuk merencanakan spare part yang hendak dibeli. orang yang memiliki pekerjaan yang berhubungan dengan kegiatan

24 97 Contoh Tujuan Karakteristik Contoh Tujuan Karakteristik Contoh operasional Bagian perencanaan membuat material requisition berdasarkan surat permintaan beli spare part dari bagian gudang Gambar Actor specification untuk Perencanaan Pembelian Orang yang bertanggung jawab untuk menangani pembelian spare part. orang yang memiliki pekerjaan yang berhubungan dengan kegiatan operasional Bagian pembelian membuat purchase order untuk dikirmkan kepada pemasok spare part Gambar Actor specification untuk Pembelian Penerimaan Orang yang bertanggung jawab untuk menerima spare part yang dibeli dari pemasok. orang yang memiliki pekerjaan yang berhubungan dengan kegiatan operasional Bagian penerimaan setelah menerima spare part dari pemasok akan membuat material receipt sheet sebagai bukti terima barang Gambar Actor specification untuk Penerimaan Administrasi material Tujuan Orang yang bertanggung jawab untuk membuat laporan laporan persediaan bagi manajemen Karakteristik orang yang memiliki pekerjaan yang berhubungan dengan kegiatan administratif Contoh Bagian administrasi material membuat laporan persediaan, laporan pengeluaran barang, laporan penerimaan barang dan laporan permintaan barang Gambar Actor specification untuk Administrasi Material

25 Use Cases Sistem Informasi Manajemen Persediaan PT. PAS * * membuat spsp «extends» pencetakan spsp teknisi * membuat skb «extends» pencetakan skb * * membuat mrs «extends» pencetakan mrs penerimaan membuat spbsp «extends» pencetakan spbsp * * * * membuat spb «extends» pencetakan spb gudang membuat mr «extends» pencetakan mr * * perencanaan * membuat laporan persediaan «extends» pencetakan laporan persediaan * * * membuat laporan pengeluaran barang «extends» pencetakan laporan pengeluaran barang administrasi material * membuat laporan penerimaan barang «extends» pencetakan laporan penerimaan barang * * membuat laporan permintaan barang «extends» pencetakan laporan permintaan barang pembelian * membuat purchase order «extends» pencetakan purchase order Gambar Use Case Diagram pada SIM Persediaan PT. PAS

26 99 Berikut ini adalah Use case specification pada Sistem Informasi Manajemen PT. PAS: Use Case Name Actor Description Normal Course Object Function Alternate Course Pre-Condition Post-Condition Membuat surat permintaan spare part Teknisi Menggambarkan proses permintaan spare part 1. Use case dilakukan setiap teknisi membutuhkan spare part. 2. Sistem menampilkan window Form Login. 3. teknisi meng-entry No Karyawan dan Password, lalu memilih button Login. 4. Sistem menampilkan window HalUtama. 5. teknisi memilih menu Surat permintaan spare part. 6. Sistem menampilkan window Surat permintaan spare part. 7. teknisi memilih button new surat 8. teknisi memilih button S 9. teknisi memilih spare part. 10. teknisi memilih button new. 11. teknisi memilih button print. 12. Sistem mencetak surat permintaan spare part. 13. teknisi menutup window Surat permintaan spare part. 14. teknisi memilih menu Logout pada window HalUtama. Teknisi Update Surat Permintaan Spare part Jika pengisian data tidak lengkap, maka pada saat teknisi menekan button New, sistem akan menampilkan message box jumlah harus diisi. Ada teknisi yang membutuhkan spare part Teknisi dapat memperoleh spare part Gambar Use case specification untuk Membuat Surat Permintaan Spare part

27 100 Use Case Name Actor Description Normal Course Object Function Alternate Course Pre-Condition Post-Condition Membuat surat kembali barang Teknisi Menggambarkan proses pengembalian spare part 1. Use case dilakukan setiap teknisi mengembalikan spare part. 2. Sistem menampilkan window Form Login. 3. teknisi meng-entry No Karyawan dan Password, lalu memilih button Login. 4. Sistem menampilkan window HalUtama. 5. teknisi memilih menu surat kembali barang. 6. Sistem menampilkan window surat kembali barang. 7. teknisi memilih button new surat 8. teknisi memilih button S 9. teknisi memilih spare part. 10. teknisi memilih button new. 11. teknisi memilih button print. 12. Sistem mencetak surat kembali barang. 13. teknisi menutup window surat kembali barang. 14. teknisi memilih menu Logout pada window HalUtama. Teknisi Update surat kembali barang Jika pengisian data tidak lengkap, maka pada saat teknisi menekan button New, sistem akan menampilkan message box jumlah harus diisi. Ada teknisi yang mengembalikan spare part Gudang dapat mengupdate master spare part Gambar Use case specification untuk Membuat Surat Kembali Barang

28 101 Use Case Name Actor Description Normal Course Object Function Alternate Course Pre-Condition Post-Condition Membuat surat permintaan beli spare part Gudang Menggambarkan proses permintaan beli spare part 1. Use case dilakukan setiap gudang membutuhkan persediaan spare part. 2. Sistem menampilkan window Form Login. 3. teknisi meng-entry No Karyawan dan Password, lalu memilih button Login. 4. Sistem menampilkan window HalUtama. 5. teknisi memilih menu surat permintaan beli spare part. 6. Sistem menampilkan window surat permintaan beli spare part. 7. gudang memilih button new surat 8. gudang memilih button S 9. gudang memilih spare part. 10. gudang memilih button new. 11. gudang memilih button print. 12. Sistem mencetak surat permintaan beli spare part. 13. gudang menutup window surat permintaan beli spare part. 14. gudang memilih menu Logout pada window HalUtama. Gudang Update surat permintaan beli spare part Jika pengisian data tidak lengkap, maka pada saat gudang menekan button New, sistem akan menampilkan message box jumlah harus diisi. Persediaan di gudang telah mencapai minimum stock Gudang dapat memperoleh spare part yang dibutuhkan Gambar 4.45 Use case specification untuk Membuat Surat Permintaan Beli Spare part

29 102 Use Case Name Actor Description Normal Course Object Function Alternate Course Pre-Condition Post-Condition Membuat surat pengeluaran barang Gudang Menggambarkan proses pengeluaran spare part 1. Use case dilakukan setiap gudang mengeluarkan spare part. 2. Sistem menampilkan window Form Login. 3. teknisi meng-entry No Karyawan dan Password, lalu memilih button Login. 4. Sistem menampilkan window HalUtama. 5. gudang memilih menu surat pengeluaran barang. 6. Sistem menampilkan window surat pengeluaran barang. 7. gudang memilih button new surat 8. gudang memilih button S 9. gudang memilih spare part. 10. gudang memilih button add. 11. gudang memilih button print. 12. Sistem mencetak surat pengeluaran barang. 13. gudang menutup window surat pengeluaran barang. 14. gudang memilih menu Logout pada window HalUtama. Gudang Update surat pengeluaran barang Jika pengisian data tidak lengkap, maka pada saat gudang menekan button add, sistem akan menampilkan message box jumlah harus diisi>0. Gudang menerima surat permintaan spare part dari teknisi Gudang meng update master spare part Gambar 4.46 Use case specification untuk Membuat Surat Pengeluaran Barang

30 103 Use Case Name Actor Description Normal Course Object Function Alternate Course Pre-Condition Post-Condition Membuat material requisition Perencanaan Menggambarkan proses pencatatan kebutuhan spare part 1. Use case dilakukan setiap bagian perencanaan memutuskan kebutuhan spare part. 2. Sistem menampilkan window Form Login. 3. teknisi meng-entry No Karyawan dan Password, lalu memilih button Login. 4. Sistem menampilkan window HalUtama. 5. teknisi memilih menu material requisition. 6. Sistem menampilkan window material requisition. 7. Perencanaan memilih button new surat 8. Perencanaan memilih button S 9. Perencanaan memilih spare part. 10. Perencanaan memilih button add. 11. Perencanaan memilih button save. 12. Perencanaan menutup window material requisition. 13. Perencanaan memilih menu Logout pada window HalUtama. Perencanaan Update material requisition Jika pengisian jumlah tidak lengkap, maka pada saat perencanaan menekan button save, sistem akan menampilkan message box jumlah harus diisi > 0. Terdapat spare part yang harus dibeli untuk persediaan Pembelian dapat membuat dasar purchase order Gambar Use case specification untuk Membuat Material requisition

31 104 Use Case Name Actor Description Normal Course Object Function Alternate Course Pre-Condition Post-Condition Membuat purchase order Pembelian Menggambarkan proses pencatatan pembelian spare part 1. Use case dilakukan setiap bagian pembelian kebutuhan spare part. 2. Sistem menampilkan window Form Login. 3. Pembelian meng-entry No Karyawan dan Password, lalu memilih button Login. 4. Sistem menampilkan window HalUtama. 5. Pembelian memilih menu purchase order. 6. Sistem menampilkan window purchase order. 7. Pembelian memilih button new surat 8. Pembelian memilih button Add MR 9. Pembelian memilih button print. 10. Sistem mencetak purchase order. 11. Pembelian menutup window purchase order. 12. Pembelian memilih menu Logout pada window HalUtama. Pembelian Update purchase order Jika pengisian data tidak lengkap, maka pada saat procurement menekan button Save, sistem akan menampilkan message box Data tidak lengkap. Pembelian menerima material requisition Pembelian spare part terjadi dan purchase order dikirim kepada supplier. Gambar Use case specification untuk Membuat Purchase order

32 105 Use Case Name Actor Description Normal Course Object Function Alternate Course Pre-Condition Post-Condition Membuat material receipt sheet Penerimaan Menggambarkan proses pencatatan penerimaan spare part 1. Use case dilakukan setiap bagian perencanaan memutuskan menerima spare part. 2. Sistem menampilkan window Form Login. 3. Penerimaan meng-entry No Karyawan dan Password, lalu memilih button Login. 4. Sistem menampilkan window HalUtama. 5. Penerimaan memilih menu material receipt sheet. 6. Sistem menampilkan window material receipt sheet. 7. Penerimaan memilih button new surat 8. Penerimaan memilih button S 9. Penerimaan memilih spare part. 10. Penerimaan memilih button new. 11. Penerimaan memilih button print. 12. Sistem mencetak material receipt sheet 13. Penerimaan menutup window material receipt sheet. 14. Penerimaan memilih menu Logout pada window HalUtama. Perencanaan Update material receipt sheet Jika pengisian jumlah tidak lengkap, maka pada saat perencanaan menekan button save, sistem akan menampilkan message box jumlah harus diisi > 0. Terdapat spare part yang diterima dari supplier Gudang meng update spare part Gambar Use case specification untuk Membuat Material receipt sheet

33 106 Use Case Name Actor Description Normal Course Object Function Alternate Course Pre-Condition Post-Condition Membuat laporan persediaan Administrasi Material Menggambarkan proses pembuatan laporan persediaan 1. Use case dilakukan setiap bagian administrasi material membuat laporan persediaan. 2. Sistem menampilkan window Form Login. 3. Administrasi Material meng-entry No Karyawan dan Password, lalu memilih button Login. 4. Sistem menampilkan window HalUtama. 5. Administrasi Material memilih menu laporan persediaan. 6. Sistem menampilkan window laporan persediaan. 7. Administrasi Material memilih periode yang diinginkan 8. Administrasi Material memilih button print. 9. Sistem mencetak laporan persediaan 10. Administrasi Material menutup window laporan persediaan 11. Administrasi Material memilih menu Logout pada window HalUtama. Administrasi Material Update laporan persediaan Jika periode diluar jangkauan maka laporan tidak dapat dicetak Gambar 4.50.Use case specification untuk Membuat Laporan Persediaan

34 107 Use Case Name Actor Description Normal Course Object Function Alternate Course Pre-Condition Post-Condition Membuat laporan penerimaan barang Administrasi Material Menggambarkan proses pembuatan laporan penerimaan barang 1. Use case dilakukan setiap bagian administrasi material membuat laporan penerimaan barang. 2. Sistem menampilkan window Form Login. 3. Administrasi Material meng-entry No Karyawan dan Password, lalu memilih button Login. 4. Sistem menampilkan window HalUtama. 5. Administrasi Material memilih menu laporan penerimaan barang. 6. Sistem menampilkan window laporan penerimaan barang. 7. Administrasi Material memilih periode yang diinginkan 8. Administrasi Material memilih button print. 9. Sistem mencetak laporan penerimaan barang 10. Administrasi Material menutup window laporan penerimaan barang 11. Administrasi Material memilih menu Logout pada window HalUtama. Administrasi Material Update laporan penerimaan barang Jika periode diluar jangkauan maka laporan tidak dapat dicetak Gambar Use case specification untuk Membuat Laporan Penerimaan Barang

35 108 Use Case Name Actor Description Normal Course Object Function Alternate Course Pre-Condition Post-Condition Membuat laporan pengeluaran barang Administrasi Material Menggambarkan proses pembuatan laporan pengeluaran barang 1. Use case dilakukan setiap bagian administrasi material membuat laporan penerimaan barang. 2. Sistem menampilkan window Form Login. 3. Administrasi Material meng-entry No Karyawan dan Password, lalu memilih button Login. 4. Sistem menampilkan window HalUtama. 5. Administrasi Material memilih menu laporan pengeluaran barang. 6. Sistem menampilkan window laporan pengeluaran barang. 7. Administrasi Material memilih periode yang diinginkan 8. Administrasi Material memilih button print. 9. Sistem mencetak laporan pengeluaran barang 10. Administrasi Material menutup window laporan pengeluaran barang 11. Administrasi Material memilih menu Logout pada window HalUtama. Administrasi Material Update laporan pengeluaran barang Jika periode diluar jangkauan maka laporan tidak dapat dicetak Gambar Use case specification untuk Membuat Laporan Pengeluaran Barang

36 109 Use Case Name Actor Description Normal Course Object Function Alternate Course Pre-Condition Post-Condition Membuat laporan permintaan barang Administrasi Material Menggambarkan proses pembuatan laporan permintaan barang 1. Use case dilakukan setiap bagian administrasi material membuat laporan penerimaan barang. 2. Sistem menampilkan window Form Login. 3. Administrasi Material meng-entry No Karyawan dan Password, lalu memilih button Login. 4. Sistem menampilkan window HalUtama. 5. Administrasi Material memilih menu laporan permintaan barang. 6. Sistem menampilkan window laporan permintaan barang. 7. Administrasi Material memilih periode yang diinginkan 8. Administrasi Material memilih button print. 9. Sistem mencetak laporan permintaan barang 10. Administrasi Material menutup window laporan permintaan barang 11. Administrasi Material memilih menu Logout pada window HalUtama. Administrasi Material Update laporan laporan permintaan barang Jika periode diluar jangkauan maka laporan tidak dapat dicetak Gambar Use case specification untuk Membuat Laporan Permintaan Barang

37 Sequence diagram Berikut ini adalah sequence diagram dari setiap use case yang ada pada Sistem Informasi Manajemen Persediaan PT. PAS : Gambar 4.54 Sequence diagram untuk Membuat Surat Permintaan Spare part

38 111 Window Login SKB01 : SKB spare part teknisi A : Teknisi entry() login() entry_data() get_data() tampil () create() Form SKB print() logout() destroy() X Gambar Sequence diagram untuk Membuat Surat Kembali Barang

39 112 Window Login SPBSP01 : SPBSP spare part MRS01 : MRS gudang B : Gudang entry() login() entry_data() get_data() tampil () get_data() tampil () hitung ROP create() Form SPBSP print() logout() destroy() Gambar Sequence diagram untuk Membuat Surat Permintaan Beli Spare part

40 Gambar Sequence diagram untuk Membuat Surat Pengeluaran Barang 113

41 114 Window Login MR01 : MR spare part perencanaan C : Perencanaan entry() login() entry_data() get_data() tampil () create() Form MR save() logout() destroy() X Gambar Sequence diagram untuk Membuat Material requisition

42 115 Window Login PO01 : PO MR01 : MR Spare Part pembelian D : pembelian entry() login() entry_data get_data() tampil () get_data() tampil() create() Form PO print() logout() destroy() X Gambar Sequence diagram untuk Membuat Purchase order

43 Gambar Sequence diagram untuk Membuat Material receipt sheet 116

44 Gambar Sequence diagram untuk Membuat Laporan Persediaan 117

45 Gambar Sequence diagram untuk Membuat Laporan Penerimaan Barang 118

46 119 window laporan pengeluaran barang SPB01 : SPB administrasi material F : Administrasi Material login() get_data() tampil() create() laporan pengeluaran barang print() destroy() logout() X Gambar Sequence diagram untuk Membuat Laporan Pengeluaran Barang

47 Gambar 4.64 Sequence diagram untuk Membuat Laporan Permintaan Barang 120

48 Function Berikut ini adalah function list dari sequence diagram pada Sistem Informasi Manajemen Persediaan: Use Case Function Type Complexity Membuat SPSP Memilih menu SPSP update simple get_data read medium tampil update simple Entry data update medium Create form compute medium Print compute simple Membuat SKB Memilih menu SKB update simple get_data read medium tampil update simple Entry data update medium Create form compute medium Print compute simple Membuat SPB Memilih menu SPB update simple get_data read medium tampil update simple Entry data update medium Create form compute medium Print compute simple Membuat SPBSP Memilih menu SPBSP update simple get_data read medium tampil update simple Entry data update medium Hitung ROP compute complex Create form compute medium Print compute simple Membuat MR Memilih menu MR update simple get_data read medium tampil update simple Entry data update medium Create form compute medium Save update simple Print compute simple

49 122 Membuat MRS Memilih menu MRS update simple get_data read medium tampil update simple Entry data update medium Create form compute medium Print compute simple Membuat PO Memilih menu PO update simple get_data read medium tampil update simple Entry data update medium Create form update medium Print compute simple Membuat laporan permintaan barang Membuat laporan pengeluaran barang Membuat laporan penerimaan barang Memilih menu update simple Requisition Report Get data SPBSP read medium tampil update simple Create Laporan compute medium permintaan barang Print Laporan Compute simple Memilih menu Stock update simple Out Report Get data SPB read medium tampil update simple Create Laporan compute medium pengeluaran barang Print Laporan Compute simple Memilih menu Stock in update simple Report Get data MRS read medium tampil update simple Create Laporan compute medium penerimaan barang Print Laporan Compute simple Membuat persediaan laporan Memilih menu update simple Inventory Report Get data SPB read medium Get data SKB read medium

50 123 Get data MRS read medium tampil update simple Create Laporan Compute medium permintaan barang Print Laporan Compute simple Hitung ROP : Tabel 4.3. Function List pada SIM Persediaan PT. PAS Berikut ini adalah complex function specification dari function Dimana: Misalnya; ROP = d.l d = tingkat penggunaan spare part per periode/ per hari L = jarak waktu antara pemesanan dan saat spare part diterima (lead time) d = 50 per tahun L = 30 hari ROP = _50_ x 30 = ROP = 4 (pembulatan) User Interface Bahasa Indonesia adalah bahasa yang digunakan sebagai acuan dari sistem informasi manajemen persediaan PT. PAS, namun istilah istilah bahasa Inggris juga banyak digunakan dalam rancangan antar muka sistem informasi manajemen persediaan PT. PAS

51 Dialogue in Style Setiap user interface memiliki windows untuk setiap class class penting dalam sistem. Setiap window mendukung kegiatan pengelolaan persediaan spare part PT. PAS. Sistem yang diusulkan juga menyediakan fasilitas pencetakan, yang dapat digunakan untuk menghasilkan dokumen dan laporan yang berhubungan dengan kegiatan pengelolaan persediaan spare part. Untuk lebih jelasnya, daftar windows interface dan hasil pencetakkannya dapat dilihat dalam tabel berikut ini: Windows Login Logout Master Karyawan Spare part Transaksi Pembelian Penerimaan Pemakaian Laporan Laporan persediaan Printout purchase order material receipt sheet surat pengeluaran barang laporan persediaan laporan penerimaan barang laporan pengeluaran barang laporan permintaan Tabel 4.4. Daftar Window dan hasil Print Out

52 Overview Gambar berikut adalah navigation diagram yang menyediakan window window user interface dan hubungan antar window window user interface tersebut. Window di desain serupa dengan bentuk window yang terdapat dalam navigation diagram, dan semua function penting dapat di aktivasi secara langsung oleh masing masing windows.

53 Gambar Navigation Diagram 126

54 Examples Gambar Halaman Utama

55 128 No surat baru Search database spare part Gambar 4.67 Form Surat Permintaan Spare part

56 129 No surat baru Search database spare part Gambar Form Material Receipt Sheet

57 130 No surat baru Search database spare part Gambar Form Surat Permintaan Beli Spare part

58 131 No surat baru Search database spare part Gambar Form Surat Pengeluaran Barang

59 132 No surat baru Search database spare part Gambar Form Material Requisition

60 133 No surat baru Search database spare part Gambar Form Surat Kembali Barang

61 134 No surat baru Search database material requisition Search database spare part Gambar Form Purchase Order

62 135 Pilih periode laporan persediaan yang diinginkan Print Gambar Form Laporan Persediaan

63 136 Print Pilih periode laporan persediaan yang diinginkan Gambar Form Laporan Penerimaan

64 137 Pilih periode laporan persediaan yang diinginkan Print Gambar Form Laporan Pengeluaran

65 138 Print Pilih periode laporan persediaan yang diinginkan Gambar Form Laporan Permintaan