Pengembangan Sistem & Produktivitas

Transkripsi

1 SINOVA Pengembangan Sistem & Produktivitas

2 GUGUS KENDALI MUTU SINOVA DIVISI : PENGEMBANGAN SISTEM & PRODUKTIVITAS NAMA KELOMPOK : SINOVA TEMA : DIBENTUK : 03 SEPTEMBER 2012 FASILITATOR (NIK) : BUNYAMIN FAUZI KETUA KELOMPOK (NIK) : VALDI ROESMAHYONO SEKRETARIS (NIK) : AAN SUHAEMI ANGGOTA (NIK) : 1. ARIES PRATAMA : 2. ZULFA HONDRA : 3. UCUP SUPRIYATNA : 4. NOVIRA H. FITRIE JUMLAH PERTEMUAN : 13 KALI LAMA PERTEMUAN : 1-2 JAM PROSENTASE KEHADIRAN : 95% PERTEMUAN SETIAP : HARI RABU VISI Pemain Properti Nasional yang Terkemuka MISI Menyediakan properti Industri, Komersial, Hunian dan Infrastruktur Terkait yang Memberikan Solusi bagi Investor, Pelanggan dan Pihak-Pihak Terkait Lainnya. Keberadaan GKM dalam Struktur Organisasi (Divisi Pengembangan Sistem & Produktivitas). KADIV PENGEMB. SISTEM & PRODUKTIVITAS KADIS PENG. SISTEM&PROSEDUR KADIS PENINGKATAN PRODUKTIFITAS KADIS TEKNOLOGI INFORMASI AHLI PERTAMA PENGEMB. SISDUR AHLI PERTAMA PRODUKTIVITAS AHLI PERTAMA TEK. INFORMASI ANALIS DOKUMEN ANALIS TEK.INFORMASI

3 Struktur Organisasi GKM SINOVA (Divisi Pengembangan Sistem & Produktivitas). JADUAL KEGIATAN LANGKAH KEGIATAN 1 Mengidentifikasi masalah TAHUN September e Oktober Nopemeber ebe Desember Januari 2 Mencari akar penyebab Plan 3 Menentukan Penyebab Dominan 4 Membuat rencana perbaikan Do Check 5 Melakukan perbaikan 6 memeriksa hasil dan dampak perbaikan 7 Membuat standarisasi Action 8 Menentukan tema/rencana berikutnya KETERANGAN RENCANA REALISASI

4 LANGKAH I : IDENTIFIKASI MASALAH 1.1 Brainstorming permasalahan Dari Hasil Brainstorming Kelompok GKM SINOVA didapatkan beberapa masalah yang terkait dengan aktifitas rutin pada Divisi Pengembangan Sistem & Produktivitas, antara lain : NAMA NO USULAN TEMA MASALAH DINAS 1 Pengajuan pembuatan / perubahan dokumen oleh user kurang optimal PENGEMBANGAN SISTEM & PROSEDUR 2 Prosedur / WI / SOP / yang terbaru pada KM (knowledge Management) belum sepenuhnya update DINAS TEKNOLOGI INFORMASI DINAS PENINGKATAN PRODUKTIVITAS 3 Kegiatan pada unit kerja/divisi belum sepenuhnnya menggunakan sistem aplikasi 4 Pengelolaan maintenance komputer (Non MS) belum teridentifikasi 5 Pengumpulan data pembuatan & evaluasi IKU tidak sesuai dengan jadwal yang sudah ditentukan. 6 Pengelolaan gugus inovasi belum terstandarisasi. 1.2 Prioritas masalah NO Tema Masalah Penilaian Bobot Kepentingan (%) Valdi Aan Aries Zulfa Ucup Novira Total 1 Pengelolaan gugus inovasi belum terstandarisasi. 2 Prosedur / WI / SOP / yang terbaru pada KM (knowledge Management) belum sepenuhnya update 3 Kegiatan pada unit kerja/divisi belum sepenuhnnya menggunakan sistem aplikasi 4 Pengumpulan data pembuatan & evaluasi IKU tidak sesuai dengan jadwal yang sudah ditentukan. 5 Pengelolaan maintenance komputer (Non MS) belum teridentifikasi Pengajuan pembuatan / perubahan dokumen oleh user kurang optimal

5 Berdasarkan diagram yang ada maka yang dijadikan tema dalam GKM ini adalah Pengelolaan gugus inovasi belum terstandarisasi 1. 3 Penetapan Tema Berdasarkan hasil diagram diatas GKM SINOVA menetapkan tema Optimalisasi Pendataan Gugus Inovasi dengan Sistem Informasi Inovasi dimana tema ini juga mendukung Sasaran Kerja/IKU Divisi Pengembangan Sistem & Produktivitas tentang pelaksanaan IQ Day 2 kali dalam 1 tahun 1. 4 Penetapan Target Pelaksanaan IQ Day di periode pertama tahun 2013 ini sudah menggunakan Sistem Informasi Inovasi. Dibuat oleh, Cilegon, 17 September 2012 Disetujui ioleh Fasilitator, t VALDY ROESMAHYONO Ketua GKM BUNYAMIN FAUZI Kadiv PSP

6 LANGKAH II : ANALISA SEBAB AKIBAT Man Methode i bl dft Sosialisasi cara pembuatan Karena belum ada pendaftaran 2 3 makalah kurang secara online Kurang Pemahaman dalam Karena harus mengisi form pendaftaran di pembuatan makalah PIC IQ day secara manual Belum bisa membuat makalah Peserta harus menghubungi PIC IQ Day Format Makalah tidak standar Proses Pendaftaran rumit Informasi Pelaksanaan IQ Day Masih dalam bentuk hardcopy Jadual IQ Day hilang Lupa Jadwal IQ Day Pengumpulan Makalah Terlambat 3 Pengelolaan Gugus Inovasi belum terstandarisasi Pencarian data gugus lama Data tersimpan dalam odnera Data dalam bentuk hardcopy Belum ada data Gugus Kendali Mutu 1 Machine 1 Makalah msh tersimpan dlm rak Makalah msh dalam hardcopy Belum ada data base makalah GKM/PKM/SS Material LANGKAH III : MENCARI PENYEBAB MASALAH YANG DOMINAN (ANALISA & HIPOTESA) No Faktor Akar penyebab valdi aan aries zulfa ucup Novira Nilai % 1 machine Belum ada data base Gugus Kendali Mutu % 2 Man Sosialisasi cara pembuatan % makalah kurang 3 Methode Belum ada pendaftaran gugus secara online Informasi Pelaksanaan IQ Day Masih dalam bentuk hardcopy % % JUMLAH % 3.3 PARETO Faktor Nilai % % Kum A Belum ada data base Gugus Kendali Mutu % 35 % B Sosialisasi cara pembuatan makalah kurang % 62 % C Belum ada pendaftaran gugus secara online % 84 % D Informasi Pelaksanaan IQ Day Masih dalam bentuk hardcopy % 100 % ,00%

7 PARETO % 100% 50 83% 90% 80% % 70% 60% 50% % % 30% 20% 10% 0 Belum ada database gugus kendali mutu Sosialisasi cara pembuatan makalah kurang Belum ada pendaftaran gugus secara online Informasi Pelaksanaan IQ day masih dalam bentuk hardcopy 0% Dari Diagram Pareto diatas, Tim sepakat untuk menyelesaikan semua masalah dengan presentasi 100% LANGKAH IV : RENCANA PERBAIKAN No Akar Penyebab Dominan Pokok Bahasan 1 Belum ada data base What Why When Who Where How Ide Solusi Ukuran Keberhasilan Agar pencarian data gugus lebih mudah Waktu Pencapaian Nopember 2012 PIC Lokasi Bagaimana penerapan yang dilakukan Aries P Dinas TI Merancang struktur data base sesuai dengan kebutuhan Membuat A i N b Ai P Di TI M t kt Aplikasi SINOVA 2 Sosialisasi cara pembuatan makalah kurang Sosialisasi contohcontoh Makalah yang telah mengikuti IQ Day Periode sebelumnya Agar pembuatan makalah lebih terstandar Nopember 2012 Aan, ucup Dinas TI & Dinas PP Upload Contoh-contoh makalah yang telah mengikuti IQ Day periode sebelumnya di SINOVA 3 Belum ada pendaftaran secara online Membuat Pendaftaran gugus secara online Agar pendaftaran bisa dilakukan dimanapun dan kapanpun Desember 2012 Aan, zulfa Dinas Sisdur & Dinas PP Membuat form pendaftaran online 4 Informasi Pelaksanaan IQ Day Masih dalam bentuk hardcopy Menampilkan jadwal pelaksanaan IQ Day kedalam website SINOVA Agar informasi dapat dilihat kapanpun dan dimanapun Desember 2012 Valdi, Novira Dinas Sisdur & Dinas PP Mempostiing jadwal pelaksanaan IQ Day kedalam website SINOVA Dibuat oleh, Cilegon, 06 Nopember 2012 Disetujui oleh Fasilitator, Valdi Roesmahyono Ketua GKM Bunyamin Fauzi Kepala PSP

8 LANGKAH V : MELAKSANAKAN PERBAIKAN No Akar Penyebab Tindakan Perbaikan 1 Belum ada data base Gugus Kendali Mutu 1. Mengidentifikasi kolom-kolom database yang dibutuhkan 2. Merancang sistem informasi inovasi (SINOVA) 3. Menginput data-data Gugus Kendali Mutu SEBELUM data gugus sebelumnya masih dalam bentuk hardcopy yang tersimpan dalam tiap odner SESUDAH Data gugus sudah tersimpan dalam database aplikasi SINOVA 2 Sosialisasi cara pembuatan makalah kurang 1. Mengkolektif makalah-makalah yang telah mengikuti IQ Day periode sebelumnya. 2. Upload Contoh-contoh makalah yang telah mengikuti IQ Day periode sebelumnya di WEB SINOVA SEBELUM Makalah-makalah yang telah mengikuti IQ Day sebelumnya tersimpan dalam odner di Divisi PSP SESUDAH Makalah tersimpan dalam web SINOVA dan dapat di download / akses oleh setiap karyawan

9 No Akar Penyebab Tindakan Perbaikan 3 Belum ada pendaftaran 1. Membuat Formulir Pendaftaran secara On Line gugus secara online 2. Sosialisasi pendaftaran secara On Line SEBELUM Pendaftaran harusmenghubungi PIC/Div PSP sebagai penyelenggara IQ Day SESUDAH Pendaftaran dapat langsung dilakukan di meja kerja melalui intranet. 4 Informasi Pelaksanaan 1. Membuat jadwal pelaksanaan IQ day IQ Day Masih dalam 2. Upload jadwal pelaksanaan dalam WEB SINOVA bentuk hardcopy SEBELUM Jadwal pelaksanaan melalui hard copy dan didistribusikan secara manual dan rentan hilang atau lupa. SESUDAH Jadwal pelaksanaan dapat diakses dalam web SINOVA dimanapun melalui intranet

10 LANGKAH VI : MENELITI HASIL PERBAIKAN 6.1 Perbandingan Sebelum dan Sesudah Perbaikan No Akar Penyebab Sebelum Perbaikan Sesudah Perbaikan 1 Belum ada data base gugus kendali mutu 2 Sosialisasi cara pembuatan makalah kurang 3 Belum ada pendaftaran gugus secara online 4 Informasi Pelaksanaan IQ Day Masih dalam bentuk hardcopy - Data IQ day tersimpan dalam odner, semakin banyak makalah dan pelaksanaan IQ Day semangkin banyak odner yang di perlukan sehingga memerlukan space penyimpanan yang semakin besar - Lamanya pencarian makalah-makalah IQ Day - Banyaknya penggunaan kertas dalam pembuatan makalah IQ Day. - Banyaknya pertanyaan mengenai cara pembuatan makalah GKM - Pembuatan makalah kurang kreatif dan informatif - Pendaftaran gugus masih dalam bentuk hard copy - Pendaftar harus menyerahkan formulir pendaftaran pada PIC IQ Day/ Divisi PSP - Form hard copy pendaftaran rentan hilang/terselip - Informasi pelaksanaan dalam bentuk hard copy - Informasi pelaksanaan IQ day rentan hilang/terselip - Data tersimpan dalam database SINOVA - Pencarian melalui database SINOVA sehingga lebih mudah dan cepat. - Papper less - Gugus yang akan mengikuti IQ day dapat melihat makalah-makalah yang telah mengikuti IQ day Sebelumnya. - Dengan banyaknya contoh-contoh makalah dapat menambah kreatifitas gugus dalam pembuatan makalah IQ day - Pendaftaran paperless - Pengisian formulir secara on line - Form pendaftaran tersimpan dalam database - Informasi pelaksanaan dalam bentuk papperless - Informasi pelaksanaan dapat di akses di web SINOVA melalui Intranet 6.2 Perbandingan sebelum dan sesudah terhadap aspek mutu NO ITEM SEBELUM SESUDAH 1 PRODUCTIVITY Pembuatan makalah lama Pembuatan makalah cepat karena banyaknya Lamanya pencarian makalah IQ Day sebelumnya contoh contoh makalah di web SINOVA Pencarian makalah menjadi lebih cepat 2 QUALITY Pembuatan makalah kurang kreatif dan inovatif Pembuatan makalah lebih bervariasi 3 COST Banyaknya penggunaan kertas dalam makalah Penggunaan space penyimpanan dokumen IQ Day sebelumnya Paperless Menggunakan database dalam SINOVA 4 DELIVERY Pendaftaran lama karna melalui beberapa tahap seperti : menyerahkan form kepada PIC IQ Day / Divisi PSP Pendaftaran melalui Web SINOVA 5 SAFETY Data rentan hilang / terselip Data tersimpan dalam Database 6 MORAL Gugus/PICIQ IQ Day merasa belum menerima / Informasi tersimpan dalam web SINOVA menyerahkan informasi IQ Day 7 ENVIRONMENT Menggunakan banyak kertas Paperless

11 LANGKAH VII : MEMBUAT STANDARISASI 7.1 Membuat Standarisasi No Standarisasi PIC 1 Informasi IQ Day mulai dari tanggal pendaftaran gugus, pelaksanaan assesment dan IQ Day di upload dalam Web SINOVA 2 Pendaftaran IQ Day melalui Web SINOVA dengan mengisi form yang terdapat di Web SINOVA. Isi form meliputi : Nama Gugus, Judul, Anggota, Fasilitator dan tanggal dibentuk 3 Up load makalah-makalah dari setiap gugus yang telah mengikuti IQ Day di Web SINOVA 4 Input data-data gugus dari setiap gugus yang mengikuti IQ Day di Sistem SINOVA 5 Pembuatan SOP pelaksanaan IQ Day mulai dari informasi pelaksanaan, pendaftaran, pengumpulan makalah, Assesment dan Presentasi Makalah Dinas Produktvitas dibantu Dinas TI Gugus Terkait Dinas Produktivitas dibantu Dinas TI Seksi Produktivitas Dinas Pengembangan Sistem & Prosedur 7.2 Standar Hasil SINOVA sebagai media informasi karyawan/ti PT KIEC untuk berinovasi Dibuat oleh, Cilegon, 30 Januari 2013 Disetujui oleh Fasilitator, Valdy Roesmahyono Ketua GKM Bunyamin Fauzi Kadiv PSP

12 LANGKAH VIII : PENETAPAN PERBAIKAN BERIKUTNYA Pengelolaan gugus inovasi belum terstandarisasi Prosedur/WI/SOP yang terbaru dalam KM belum sepenuhnya update Kegiatan pada unit kerja/divisi belum sepenuhnya menggunakan sistem aplikasi Pengumpulan data pembuatan & evaluasi IKU tidak sesuai dengan jadwal yg sudah ditentukan Pengelolaan maintenance komputer (non MS) belum teridentifikasi Pengajuan pembuatan/perubahan dokumen oleh user kurang optimal Berdasarkan Diagram yang telah dibuat diatas permasalahan prioritas yang dihadapi adalah Prosedur/WI/SOP yang terbaru dalam KM belum sepenuhnya update Maka Tema yang akan kita gunakan selanjutnya adalah : Kecepatan Updateing Prosedur/WI/SOP Dalam Aplikasi Knowledge Managemen