Optimalisasi Implementasi Employee Opinion Survey melalui portal intranet PT KIEC

Transkripsi

1 2013 Optimalisasi Implementasi Employee Opinion Survey melalui portal intranet PT KIEC Dibuat Oleh : ARIES PRATAMA PUTRA ARIFA NORMA DEWI

2 JUDUL : Optimalisasi Implementasi Employee Opinion Survey melalui portal intranet PT KIEC PEMBUAT SARAN : Nama : Aries Pratama Putra Arifa Norma Dewi No.reg : , Jabatan Divisi : AP. TI & AP PPSDM : PSP, SDM & UMUM Alasan memilih judul : Belum optimalnya pelaksanaan survey kepuasan kerja & keterikatan karyawan: pengumpulan data membutuhkan waktu lama, maksud dan tujuan survey tidak tersosialisasikan dengan baik, tidak semua karyawan berpartisipasi dalam survey. Sasaran yang ingin dicapai : Efektivitas dan efisiensi pelaksanaan survey sehingga dapat menjaring aspirasi karyawan dan memberi masukan terhadap manajemen PT KIEC. Mengetahui Cilegon, 9 Januari 2013 Tedi Setyadi Fasilitator Arifa Norma Dewi Ahli Pertama Pengembangan SDM

3 PROFIL PERUSAHAAN PT Krakatau Industrial Estate Cilegon (PT KIEC) merupakan anak perusahaan PT Krakatau Steel perusahaan yang bergerak di bidang usaha pengelolaan dan penjualan tanah kawasan industri. PT KIEC didirikan pada tanggal 16 Juni 1982 PT KIEC telah sukses membangun jalur bisnis berikut ini: Properti Industri: Meliputi lahan industri, bangunan pabrik dan gudang berskala standar. Properti Komersial: Meliputi hotel, lapangan golf, gedung perkantoran,dan pusat olahraga. Properti Rumah Tinggal: Meliputi perumahan, pusat rekreasi, dan perumahan. Investasi dan Perdagangan: PT KIEC telah melakukan diversifikasi bisnis dalam bentuk kerjasama yang berhubungan dengan bisnis dan perdagangan baja. VISI Pemain Properti Nasional yang Terkemuka MISI Menyediakan Properti Industri, Komersial, Hunian dan Infrastruktur terkait yang memberikan Solusi bagi Investor, Pelanggan dan Pihak-Pihak terkait lainnya

4 KEBERADAAN SS DALAM STRUKTUR ORGANISASI PT. KIEC Kadiv PSP Kadis Produktivitas Kadis Sistem & Prosedur Kadis Tek. Informasi Kadiv SDM & Umum Ahli Pertama Tek. Informasi Kadis. Remunerasi Kadis. Perencanaan & Pengembangan SDM Ahli Pertama Pengembangan SDM

5 PLAN I. LATAR BELAKANG / IDENTIFIKASI MASALAH Sumber daya manusia merupakan titik fokus perusahaan untuk mengembangkan bisnisnya agar tercapai keunggulan kompetitif. Pengambilan keputusan dan penentuan strategi perusahaan tidak selamanya bersifat top down dari pemikiran manajemen puncak kemudian diterapkan kepada karyawan (bawahan), tetapi juga bersifat bottom up yang menekankan keterbukaan terhadap aspirasi karyawan untuk memberi masukan kepada manajemen sebelum melakukan pengambilan keputusan. Hal ini merupakan salah satu komitmen perusahaan untuk peduli terhadap pengembangan sumber daya manusianya. Dalam rangka mengoptimalkan langkah tersebut, manajemen PT KIEC berkomitmen untuk menjadikan strategi tersebut bagian dari KPI (Key Performance Indicator) khususnya pada Direktorat SDM & Keuangan di Divisi SDM & Umum. Dalam perspektif Fokus Pada Pelanggan, Divisi SDM & Umum menjadikan survey tersebut sebagai wadah aspirasi karyawan sekaligus alat ukur dengan output indeks kepuasan karyawan serta saran untuk manajemen puncak PT KIEC. Survey tersebut dilaksanakan setiap tahun sekali dan untuk tahun 2012 bertajuk Employee Opinion Survey. Melalui EOS ini diharapkan PT KIEC dapat memahami bagaimana karyawan mempersepsikan perusahaan tempat mereka bekerja. Selain itu, output dari survey ini diharapkan dapat: memfasilitasi rencana pengembangan dan perubahan organisasi, mengukur persepsi karyawan terhadap program-program perusahaan yang sudah berjalan, menjaring opini karyawan (baik positif maupun negatif), dan mengukur kepuasan kerja karyawan Implementasi dan manfaat tersebut dapat membantu PT KIEC untuk melakukan evaluasi dan meningkatkan kepuasan kerja karyawan berdasarkan rekomendasi hasil survey tersebut.

6 II. PLAN ANALISA MASALAH ANALISA MASALAH Dari hasil evaluasi & diskusi dengan fasilitator diketahui penyebab kurang efektif & efisiennya survey kepuasan kerja karyawan, terdapat 5 akar penyebab dari factor Man, Machine & Method : 1. Metode evaluasi pengumpulan data belum optimal

7 2. Belum ada database yg membackup 3. Belum ada online system yg memudahkan pengisian 4. Belum paham pentingnya data survey bagi perusahaan 5. Menganggap data survey tidak ada tindak lanjutnya Pada point yang ke (1) Metode evaluasi pengumpulan data belum optimal sehingga target jumlah responden (karyawan yang harus mengisi) tidak terpenuhi. Pada point yang ke (2) Belum ada database yg membackup, sehingga apabila team survey melakukan pencarian data akan direpotkan dengan proses manual dengan mencari lembar-lembar yg tersimpan di ordner, oleh karenanya diperlukan sebuah database untuk menyimpan data-data survey. Pada point yang ke (3) Belum ada online system yg memudahkan pengisian survey, hal ini dikarenakan sistem survey yg ada masih menggunakan lembar kertas sebagai media pengisiannya sehingga proses pengisian data tidak efisisen & efektif. Pada point yang ke (4) Belum paham pentingnya data survey bagi perusahaan sehingga kesadaran karyawan untuk memberikan respon terhadap survey tidak optimal. Pada point yang ke (5) Menganggap data survey tidak ada tindak lanjutnya, karyawan/ti tidak meluangkan waktunya untuk memberikan respon terhadap survey tersebut.

8 III. PLAN MENCARI AKAR PENYEBAB DOMINAN UJI KORELASI TERHADAP PENYEBAB MASALAH DOMINAN Jenis Masalah Kuantitas Alasan/ Keterangan 1. Metode Evaluasi pengumpulan data belum optimal 50 Pengumpulan data masih dilakukan secara manual dengan kertas. 2. Menganggap data survey tidak ada tindak lanjutnya 3. Belum paham pentingnya data survey bagi perusahaan 4. Belum ada online system yg memudahkan pengisian 5. Belum Ada Database yg membackup 25 Karyawan menganggap survey hanya ditujukan untuk level manajerial. 10 Menganggap pelaksanaan survey hanya sebagai realisasi sasaran kerja Divisi SDM & Umum. 10 Survey eksisting masing menggunakan lembar kertas untuk pengisian 5 Data eksisiting masih tersimpan manual dalam ordner Jumlah 100 Nilai kuantitas dari masing-masing permasalahan didapatkan dari hasil diskusi bersama Kadiv SDM & Umum selaku fasilitator dengan pembobotan melalui metode NGT (Nominal Group Technic).

9 Scatter Diagram Setelah itu dilakukan uji korelasi terhadap penyebab masalah Metode Evaluasi pengumpulan data belum optimal dengan menggunakan scatter diagram yg membandingkan antara nilai x (responden) dan y (lembar yg hilang), dapat disimpulkan apabila nilai x (responden) kita kendalikan maka akan berpengaruh terhadap penurunan jumlah y (lembar yg hilang). Maka dari itu kami akan melakukan survey untuk semua karyawan PT KIEC, dengan memberikan kode aktivasi unik kepada masing-masing user agar dapat diketahui responden mana yg belum mengisi.

10 Diagram Pareto PARETO 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0 Metode Evaluasi Menganggap data pengumpulan data survey tidak ada belum optimal tindak lanjutnya Belum paham pentingnya data survey bagi perusahaan Belum ada online system yg memudahkan pengisian Belum Ada Database yg membackup 0% Dari diagram pareto didapatkan akar masalah point (1) Metode Evaluasi pengumpulan data survey belum optimal menduduki peringkat tertinggi pertama dari 5 akar penyebab masalah yg ada dengan prosentase 50%, namun kami bertekad untuk menyelesaikan ke 5 permasalahan masalah tersebut untuk perbaikan survey kepuasan kerja karyawan menjadi efektif & efisien.

11 1. Rencana Perbaikan. No Masalah WHAT WHY WHERE,WHEN,WHO HOW Metode evaluasi belum optimal Menganggap data survey tidak ada tindak lanjutnya Belum paham pentingnya data survey bagi perusahaan Belum ada online system yg memudahkan pengisian Melakukan evaluasi hasil survey dengan pengumpulan data yang lebih efektif dan efisien Membuat laporan hasil survey dan mensosialisasikannya ke seluruh unit kerja Melakukan pendampingan pengisian secara online kepada karyawan golongan 5-6 Membuat survey online yg memanfaatkan internet melalui website yg bisa diakses semua karyawan Agar data yang dikumpulkan lebih akurat dan efisiensi waktu Agar karyawan mengetahui hasil survey tersebut dan dapat memberi masukan kepada manajemen Agar karyawan dapat melakukan pengisian EOS sekaligus memahami manfaatnya Agar pengisian survey bisa dilakukan kapan saja dimana saja Divisi SDM & Umum (Dinas PPSDM), Mei 2013, ARIFA Divisi SDM & Umum (Dinas PPSDM), Juni 2013, ARIFA Divisi SDM & Umum (Dinas PPSDM), Mei 2013, ARIFA Dinas TI, Maret 2013, ARIES Divisi SDM & Umum (Dinas PPSDM) bekerjasama dengan Dinas TI untuk mengumpulkan data survey secara online Divisi SDM & Umum (Dinas PPSDM) menyampaikan laporan survey ke masing-masing unit kerja dan menjaring masukan dari karyawan Divisi SDM & Umum (Dinas PPSDM) melakukan pendampingan pengisian EOS Divisi SDM & Umum (Dinas PPSDM) bekerjasama dengan Dinas TI untuk perancangan Form sesuai dengan kebutuhan 5 Belum ada database yg membackup Data pengisian survey disimpan dalam database online free dengan memanfaatkan teknologi internet Agar data survey tersimpan aman dan mudah dilakukan backup rutin Dinas TI, Maret 2013, ARIES Dinas TI merancang fieldfield database yg diperlukan sesuai dengan requirement Divisi SDM & Umum (Dinas PPSDM) Mengetahui Cilegon, 21 Februari 2013 Tedi Setyadi Fasilitator Arifa Norma Dewi Ahli Pertama Pengembangan SDM

12 2. Target Perbaikan. a. Penggunaan kertas survey EOS. - Kertas untuk 1 survey/orang : 10 lbr x 534 karyawan = lbr - Kertas untuk 1 petunjuk pengisian : 5 lbr x 534 karyawan = lbr Total = lbr - Biaya kertas = (8.010/500) x Rp = Rp Target kami menurunkan biaya penggunaan kertas sebesar 50% Penggunaan Kertas 50% sebelum sesudah b. Biaya SPD Team EOS. Untuk proses pengisian survey di KSBM Jakarta dibutuhkan pendampingan oleh team EOS sehingga muncul biaya SPD sbb : BIAYA SPD Kadiv SDM (Tedi) 1 Rp 402, Kadis SDM (Nawawi) 1 Rp 319, Kasi (Rifa & Aries) 2 Rp 210, Kaur (Heni) 1 Rp 187, TOTAL Rp 1,118, Target kami menurunkan biaya SPD Team EOS dengan hanya mengirimkan beberapa orang ( kadis & 2 kasi) sehingga biaya SPD Team turun sebesar Rp

13 SPD Team EOS ke Jakarta Rp1,500, Rp1,000, % Rp500, Rp- sebelum sesudah c. Waktu pengisian survey EOS perorang. - Dengan bantuan stopwatch kami melakukan observasi penghitungan waktu untuk 5 sample responden saat mengisi survey manual (kertas) No Nama Divisi Waktu (menit) 1 Rosyid Keamanan 50 2 Hadian Properti Industri Verdiwiansyah S Pemasaran Industri Andy Firmansyah Akuntansi Kartika Puspita Perbendaharaan 39.4 Total Rata-rata Target kami menurunkan waktu pengisian sebesar 55% waktu pengisian (menit) 55% 20 0 sebelum sesudah

14 d. Waktu Pengumpulan Data Survey EOS. - Berdasarkan time line survey EOS dibutuhkan waktu yg cukup lama untuk mengcollect lembar survey dari masing masing responden ditiap divisi. - Target kami menurunkan waktu pengumpulan sebesar 45% dari waktu estimasi 3 bulan (90 hari) 100 waktu pengumpulan) % 20 0 sebelum sesudah

15 IV. DO MELAKSANAKAN PERBAIKAN MELAKSANAKAN PERBAIKAN Penyebab masalah Tindakan Hasil perbaikan 1. Metode evaluasi belum optimal 2. Menganggap data survey tidak ada tindak lanjutnya Melakukan evaluasi hasil survey dengan pengumpulan data yang lebih efektif dan efisien Membuat laporan hasil survey dan mensosialisasikannya ke seluruh unit kerja Target pengumpulan data survey (jawaban responden) telah tercapai melebihi target. Melaporkan hasil analisis data survey ke Direksi dan seluruh unit kerja. 3. Belum paham pentingnya data survey bagi perusahaan Melakukan pendampingan pengisian secara online kepada karyawan golongan 5-6. Karyawan dapat menanyakan kepada mentor secara langsung, apabila ada yang belum dipahami.

16 4. Belum ada online system yg memudahkan pengisian Membuat survey online yg memanfaatkan internet melalui website yg bisa diakses semua karyawan Pengisian Survey Kepuasan Kerja Karyawan menggunakan metode online, dengan link alamat akses : 5. Belum ada database yg membackup Membuat Database yg berisi field-field sesuai kebutuhan survey Data pengisian survey disimpan dalam database online free dengan memanfaatkan teknologi internet.

17 CHECK V. MENELITI HASIL 1. HASIL PERBAIKAN a. Penggunaan kertas survey EOS Setelah dilakukan perbaikan dengan menggunakan sistem survey online EOS Penggunaan kertas turun menjadi 99% melebihi target yg ditetapkan sebesar 50%, Penggunaan Kertas sebelum 99% sesudah Hal ini disebabkan hanya 5 orang dari 534 responden yg menggunakan kertas karena alasan teknis saat pengisian bermasalah dengan computer. b. Biaya SPD Team EOS. Dengan menggunakan sistem survey online, team EOS tidak ada yg SPD ke Jakarta untuk membantu pengisian, hanya dengan mengirimkan panduan online melalui dan no aktifasi masing masing responden. Sehingga terjadi biaya penghematan sebesar Rp melebihi target yg ditentukan sebesar Rp

18 SPD Team EOS ke KSBM Rp1,200, Rp1,000, Rp800, Rp600, % Rp400, Rp200, Rp- sebelum sesudah c. Waktu pengisian survey EOS perorang. Dengan menggunakan sistem survey online pengisian data tidak lagi memakan waktu yg lama bagi setiap responden, rata rata hanya membutuhkan waktu 20 menit, sesuai dengan target yg ditentukan. No Nama Divisi waktu 1 Rosyid Keamanan 22 2 Hadian Properti Industri Verdiwiansyah S Pemasaran Industri Andy Firmansyah Akuntansi Kartika Puspita Perbendaharaan 21 Total 98.5 Rata-rata waktu pengisian (menit) 55% sebelum sesudah

19 d. Waktu Pengumpulan Data Survey EOS. Dengan menggunakan sistem survey online pengumpulan data responden hanya membutuhkan waktu 2 minggu ( 14 hari ) lebih cepat dari jadwal yg diestimasikan 3 bulan. Melebihi target sebesar 84 % sebelum sesudah dijadwalkan 3 bulan hanya 2 minggu (1 mei s/d 31juli 2013) (1 s/d 15 mei 2012) 90 Hari 14 Hari waktu pengumpulan (Hari) sebelum 84 % sesudah

20 QUALITY 2. HASIL PERBAIKAN TERHADAP ASPEK MUTU ASPEK MUTU SEBELUM SESUDAH Proses pengisian data masih menggunakan kertas. COST Data tersimpan di ordner yg rentan hilang dan tidak aman. Penggunaan kertas Tinggi, membutuhkan lembar atau senilai Rp Biaya SPD Team EOS Rp Proses pengisian data disajikan secara online dan user friendly. Data terkumpul dalam satu database yang real time dan aman. Menghemat penggunaan kertas. Tidak ada biaya SPD hanya mengirim petunjuk secara online. DELIVERY Proses pengisian data lama & membosankan karena menggunakan kertas. Data tidak bisa dicetak langsung harus direkap terlebih dahulu. Proses pengisian mudah karena melalui media online. Data langsung dicetak hari itu juga. Waktu yang dibutuhkan cukup efisien (just click, not write) MORAL Karyawan tidak antusias karena disibukkan dengan pengisian lembar survey yg tidak praktis. Karyawan lebih antusias untuk melakukan pengisian karena praktis dan mudah.

21 VI. ACTION MEMBUAT STANDARISASI 1. Standarisasi No 1 STANDARISASI Langkah Kerja Buka browser internet pada PC atau perangkat gadget yg terhubung dengan internet Waktu (menit) 2 Ketikkan alamat : PIC Karyawan (Responden) yg memiliki kode aktifasi EOS 3 kemudian baca petunjuk pengisian terlebih dahulu 2 4 Masukkan kode aktivasi responden yg anda miliki 1 5 Isi form data diri sesuai dengan keadaan anda 1 6 Isi form pertanyaan survey dengan memilih tombol jawaban yg sudah ada, jawab sesuai dengan yg anda rasakan saat ini 10 7 Pada lembar terakhir isikan saran anda untuk EOS 2 8 Kirim hasil jawaban dengan klik tombol kirim 1 9 Tutup kembali browser internet anda 1 Total 20

22 2. Standard Hasil Biaya penggunaan kertas turun 99% atau sebesar Rp , Penghematan biaya SPD sebesar Rp , waktu pengisian survey online hanya 20 menit dan waktu pengumpulan data hanya 2 minggu (14hari). Mengetahui : Disiapkan oleh Tedi Setyadi Fasilitator Arifa Norma Dewi Ahli Pertama Pengembangan SDM