PROFIL PT. KIEC. Dibuat Oleh : KAMALLUDIN NIK :

Transkripsi

1 2013 PROFIL PT. KIEC Dibuat Oleh : KAMALLUDIN NIK :

2 MENINGKATKAN EFEKTIFITAS DAN KREATIFITAS PENGELOLAAN ARSIP PEMBUAT SARAN : Nama : Kamalludin Dinas : Keuangan & Umum No.reg : Divisi : KSBM Jabatan : Ahli Pertama Akuntansi Alasan memilih judul : Melihat kondisi kearsipan yang ada di KSBM belum teratur. Hasil assesment 5 R KSBM belum mencapai target dan mendukung pencapaian target penerapan 5 R dengan score Maka kami memilih judul Meningkatkan Efektifitas dan Kreatifitas Pengelolaan Arsip. Sasaran yang ingin dicapai : Sasaran yang ingin dicapai : Agar dukumen-dokumen tersimpan dengan aman, rapih dan mudah dicari.

3 PLAN DO CHECK ACTION JADWAL RENCANA DAN REALISASI KEGIATAN LANGKAH 1. Identifikasi i masalah 2. Pemilihan masalah 3. Mencari akar penyebab 4. Merencanakan perbaikan 5. Melaksanakan Perbaikan 6. Meneliti hasil 7. Membuat Standarisasi RENCANA REALISASI JAN FEB MART APRIL MEI Mengetahui Jakarta, 23 Mei 2013 Raya Daksur Purba Fasilitator Kamalludin Ahli Pertama Akuntansi

4 VISI PERUSAHAAN : Pemain Property Nasional yang Terkemuka. MISI PERUSAHAAN : Menyediakan Properti Industri, Komersial, Hunian, dan Infrastruktur terkait yang memberikan Solusi bagi Investor, Pelanggan, dan Pihak-pihak terkait lainnya. KEBERADAAN SS DALAM STRUKTUR ORGANISASI UNIT OTONOM KSBM KEPALA UNIT OTONOM KADIS KEUANGAN & SDM KASIE SDM & UMUM KASIE AKUNTANSI KASIE PERBENDAHARAAN

5 PLAN I LATAR BELAKANG / IDENTIFIKASI MASALAH Setiap pekerjaan dan kegiatan kantor, baik pemerintah maupun swasta memerlukan penyimpanan, pencatatan serta pengelolaan surat, baik kedalam maupun keluar dengan system tertentu dan dapat dipertanggung gjawabkan. Kegiatan ini disebut dengan istilah Administrasi Kearsipan sebagai salah satu kegiatan perkantoran merupakan hal yang sangat penting dan tidak mudah. arsip yang dimiliki oleh organisasi harus dikelola dengan baik. Keunggulan pada bidang kearsipan akan sangat membantu tugas pimpinan serta membantu mekanisme kerja dan seluruh karyawan instansi yang bersangkutan dalam pencapian tujuan secara efesian dan efektif. Fungsi kearsipan adalah proses kegiatan pengaturan arsip dengan mempergunakan system tertentu, sehingga arsip arsip dapat ditemukan kembali ketika diperlukan.

6 PLAN II ANALISA MASALAH 4 TOOLS 1 MAN Masih Komvensional Belum ada sosialisasi Belum belajar kearsipan Arsip dalam bentuk dokuman tertulis Kurang peduli Lemari arsip kurang memadai Ruang arsip disatukan dgn gudang Tempat terbatas Menganggap tempat arsip digunakan sebagai gudang Sembarang menyimpannya Belum ada pemetaan arsip DOKUMEN SULIT DI TEMUKAN Lokasi tdk ada Belum ada system kearsipan 3 LINGKUNGAN 2 METHOD

7 PLAN III MENCARI AKAR PENYEBAB DOMINAN AKAR PENYEBAB MASALAH DOMINAN AKAR MASALAH BOBOT ALASAN/KETERANGAN 1. Belum ada sosialisasi kearsipan 10 Program kearsipan perusahaan belum dijalankan 2. Belum ada sistem kearsipan 25 Mencari dokumen susahsah dan memakan waktu lama 3. Lokasi tdk ada 50 Ruangan terbatas 4. Karena belum komputerisasi 15 Arsip masih dalam bentuk dokumen tertulis Jumlah 100 DIAGRAM PARETO A Axis Title PARETO Masalah 3 Masalah 2 Masalah 4 Masalah 1 Series Series2 50% 75% 90% 100% 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Dari diagram pareto didapatkan akar masalah point ke 3(L (Lokasi tidak ada) point 3 inilah menduduki peringkat tertinggi pertama dari 4 akar penyebab masalah yang ada dengan prosentase pose tase50%, akar a penyebab inilah yang akan kami selesaikan guna mempermudah penyimpanan dokumen perusahaan.

8 Rencana Perbaikan WHERE MASALAH WHAT WHY WHEN WHO HOW 1. Menganggap tempat Karyawan Belum Ruang kantor KSBM Membuat program arsip digunakan sebagai Gudang belum paham fungsi tempat arsip dilakukan sosialisasi Maret April 2013 Bagian Administrasi sosialisasi tentang kearsipan 2. Belum ada sistem ke arsipan Sistem kearsipan belum jelas Belum punya panduan Ruang kantor KSBM Maret April 2013 Bagian Administrasi Menyusun panduan kearsipan 3. Lokasi tidak ada Tempat tidak dikhususkan untk arsip Belum ada tempat Ruang kantor KSBM Maret April 2013 Bagian Operasional Menyediakan tempat khusus arsip 4. Masih konvensional Dalam bentuk bundelanbundelan kertas Belum di buat sistem komputerisasi Ruang kantor KSBM Maret April 2013 Bagian administrasi Membuat sistem kearsipan

9 TARGET PERBAIKAN Data sebelum bl perbaikan bik Data dari Januari s/d bln Mei 2013 NO KETERANGAN N JUMLAH HARGA TOTAL 1. Odner Map Karton Map Plastik Lemari Filing Kabinet TOTAL Dari data yang kami kumpulkan diatas sangat besar di keluarkan, maka kami akan mencoba menurunkan biaya tersebut sebesar : TARGET TURUN 70 %

10 ACTION VI. MEMBUAT STANDARISASI NO STANDARISASI Kepala unit otonom mengeluarkan edaran untuk semua karyawan 1. mengenai tatatertip minyimpan arsip agar sesuai dengan system yang sudah di tetapkan Menyusun dokumen-dokumen sesuai dengan sistem kearsipan. Penggunaan ruangan arsip benar-benarb di pergunakan sebagai tempatt penyimpanan arsip dan bukan tempat penyimpanan barang lain. Dokumen dipilah terlebih dahulu sebelum disimpan, sesuai dengan jenis file yang sudah di kodekan kemudian diinput ke komputer.

11 DO IV. MELAKSANAKAN PERBAIKAN MELAKSANAKAN PERBAIKAN PENYEBAB MASALAH TINDAKAN HASIL PERBAIKAN 1. Menganggap tempat arsip Membuat program sosialisasi paham terhadap fungsi digunakan sebagai gudang. tentang kearsipan. (rapat ruang arsip koordinasi interen). 2. Belum ada sistem ke arsipan. Menyusun panduan kearsipan. Ada sistem kearsipan Mengefektifkan ruangan 3. Lokasi tidak ada. Menyediakan tempat khusus arsip. Lebih mudah mencari arsip 4. Masih konvensional Membuat sistem komputerisasi. Lebih mudah mencari arsip

12 SEBELUM CHECK V. MENELITI HASIL NO KETERANGAN JUMLAH HARGA TOTAL 1. Odner Map Karton Map Plastik Lemari Filing Kabinet TOTAL Biaya material = Rp / 5 bln = Rp /bln Dengan system pengarsipan baru sudah diterapkan dengan cara pengelompokan/peng klasifikasian dokumen maka biaya itu menurun untuk pemakaian materialnya. SESUDAH NO KETERANGAN JUMLAH HARGA TOTAL 1. Odner Map Karton Map Plastik Hardisk External 1 tera TOTAL Biaya material = Rp /5 bln Rp SEBELUM SESUDAH

13 HASIL PERBAIKAN TERHADAP ASPEK MUTU ASPEK MUTU SEBELUM PERBAIKAN SESUDAH PERBAIKAN Quality Cost Penyimpanan arsip dengan proses yang tidak ditata Penyimpanan arsip dengan proses yang tertata sesuai dengan system sesuai dengan system kearsipan yang baik dan benar serta kearsipan yang baik dan mudah di cari. benar. Biaya untuk pembelian Biaya turun menjadi Rp Material dalam 5 bulan : karena system pengarsipan sudah Rp diterapkan. Delivery Dokumen susah di cari. Mudah di cari 1 Menit. Moral Penyimpanan arsip semerawud. Tertata rapi.

14 STANDAR HASIL Biaya Material : Biaya pada bulan Januari - Mei 2013 sebelumnya sebesar Rp turun menjadi Rp , sehingga penghematan yang didapat sebesar Rp , atau hemat 77 % dari biaya awal. Mengetahui Menyetujui Disiapkan oleh : Pendi Hadipermana Ka. Unit Raya Daksur Purba Otonom Kamalludin KSBM Fasilitator Ahli Pertama Akuntansi

15