Sistem Pengelolaan Kearsipan Dokumen Proyek Perencanaan Perawatan Melalui Komputerisasi

Transkripsi

1 2016 Sistem Pengelolaan Kearsipan Dokumen Proyek Perencanaan Perawatan Melalui Komputerisasi Dibuat Oleh : GKM PERAWAN AYI HERDIANA EDI YANTO RAMDANI AMPERA US DIAN RUDDYANA

2 JUDUL : Sistem Pengelolaan Kearsipan Dokumen Proyek Perencanaan Perawatan Melalui Komputerisasi Alasan memilih judul : 1. Pencarian dokumen membutuhkan waktu yang lama 2. Dokumen gampang hilang 3. Pemborosan kertas Sasaran yang ingin dicapai : Efektivitas dan efisiensi pelaksanaan pencarian dokumen perencanaan pekerjaan perawatan 2015 Langkah Kegiatan Oktober Nopember Desember (i) (ii) (iii) (iv) (v) P 1 Mengidentifikasi Masalah 2 Mencari Akar Penyebab 3 Menentukan faktor Penyebab Dominan 4 Membuat rencana D 5 Melaksanakan Perbaikan C 6 Meneliti Hasil A 7 Menetapkan Standarisasi Keterangan : = Rencana = Realisasi Mengetahui Cilegon, Oktober 2015 Ayi Herdiana Fasilitator Edi Yanto Junior Engineer

3 PROFIL PERUSAHAAN PT Krakatau Industrial Estate Cilegon (PT KIEC) merupakan anak perusahaan PT Krakatau Steel perusahaan yang bergerak di bidang usaha pengelolaan dan penjualan tanah kawasan industri. PT KIEC didirikan pada tanggal 16 Juni 1982 PT KIEC telah sukses membangun jalur bisnis berikut ini: Properti Industri: Meliputi lahan industri, bangunan pabrik dan gudang berskala standar. Properti Komersial: Meliputi hotel, lapangan golf, gedung perkantoran,dan pusat olahraga. Properti Rumah Tinggal: Meliputi perumahan, pusat rekreasi, dan perumahan. Investasi dan Perdagangan: PT KIEC telah melakukan diversifikasi bisnis dalam bentuk kerjasama yang berhubungan dengan bisnis dan perdagangan baja. VISI Menjadi Pemain Properti Nasional Terkemuka MISI Menyediakan Properti Industri, Komersial, Hunian dan Infrastruktur terkait yang memberikan Solusi bagi Investor, Pelanggan dan Pihak-Pihak terkait lainnya

4 I. PLAN LATAR BELAKANG / IDENTIFIKASI MASALAH KEBERADAAN GKM DALAM STRUKTUR ORGANISASI PT. KIEC

5 I. PLAN LATAR BELAKANG / IDENTIFIKASI MASALAH Kearsipan adalah suatu proses mulai dari penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaan dan perawatan serta penyimpanan warkat menurut sistem tertentu. Saat dibutuhkan dapat dengan cepat dan tepat ditemukan. Bila arsip-arsip tersebut tidak bernilai guna lagi, maka harus dimusnahkan. Kearsipan memegang peranan penting bagi kelancaran jalannya perusahaan, yaitu sebagai sumber informasi dan sebagai pusat ingatan bagi perusahaan. Mengingat arti pentingnya PT. KIEC menaruh perhatian yang cukup besar terhadap kearsipan. Adapun keunggulan dan fungsi yang dapat dilihat dari sistem penanganan kearsipan setiap organisasi, yaitu: Aktifitas kantor/organisasi akan berjalan dengan lancar. Dapat dijadikan bukti-bukti tertulis apabila terjadi masalah. Dapat dijadikan sebagai sarana komunikasi secara tertulis Dapat dijadikan bahan dokumentasi Dapat menghemat waktu, tenaga dan biaya Sebagai alat pengingat Sebagai alat penyimpanan warkat Sebagai alat bantu perpustakaan diorganisasi apabila memiliki perpustakaan Merupakan bantuan yang berguna bagi pimpinan dalam menentukan kebijaksanaan organisasi Kearsipan berarti penyimpanan secara tetap dan teratur warkat-warkat penting mengenai kemajuan organisasi. Dasar pembentukan Gugus Kendali Mutu (GKM) adalah untuk mendukung Indikator Kinerja Utama (IKU) Divisi Technical Support Group tahun 2016 yaitu Improvement (GKM/PKM) minimal 1 tema per tahun.

6 PLAN II. ANALISA MASALAH ANALISA MASALAH 1. Belum paham Pentingnya dokumen Bagi perusahaan MANUSIA Karyawan terkadang lupa mendokumentasikan Dokumen rentan Hilang dan rusak Dokumen tersimpan Dalam odner Dokumen menghabiskan Space odner 2. Belum ada back up dokumen Dokumen sering hilang Dokumen sering berceceran Pencarian dokumen Memakan waktu yg lama Dokumen tersimpan Dalam tumpukan lembar Dokumen tersimpan Dalam odner 3. Metode penyimpanan Dokumen belum ada Pencarian Dokumen tidak efektif & Efisien ALAT METODE

7 II. PLAN ANALISA MASALAH Dari hasil evaluasi & diskusi dengan fasilitator diketahui penyebab kurang efektif & efisiennya pencarian dokumen proyek perencanaan perawatan, terdapat 3 akar penyebab dari factor Manusia, Alat & Metode : 1. Belum paham pentingnya dokumen bagi perusahaan 2. Belum ada back up dokumen 3. Metode penyimpanan dokumen belum ada Pada point yang ke (1) Belum paham pentingnya dokumen bagi perusahaan sehingga kesadaran karyawan kurang dalam mendokumentasikan pekerjaan perencanaan perawatan. Pada point yang ke (2) Belum ada database yg membackup, sehingga apabila karyawan melakukan pencarian data akan direpotkan dengan proses manual dengan mencari lembar-lembar yg tersimpan di ordner, oleh karenanya diperlukan sebuah database untuk menyimpan data-data dokumen. Pada point yang ke (3) Metode penyimpanan dokumen belum ada yang memudahkan dalam pencarian dokumen sehingga proses pencarian dokumen tidak efektif dan efisien.

8 PLAN III. MENCARI AKAR PENYEBAB DOMINAN UJI KORELASI TERHADAP PENYEBAB MASALAH DOMINAN Jenis Masalah Kuantitas Alasan/ Keterangan 1. Metode penyimpanan Dokumen belum 60 Pencarian dokumen memakan waktu yang lama ada 2. Belum ada back up Dokumen 20 Data eksisiting masih tersimpan manual dalam ordner 3. Belum paham 20 Dokumen sering berceceran pentingnya dokumen bagi perusahaan Jumlah 100 Nilai kuantitas dari masing-masing permasalahan didapatkan dari hasil diskusi bersama Technical Support Group Leader selaku fasilitator dengan pembobotan melalui metode NGT (Nominal Group Technic). NGT (Nominal Group Technic) No Akar Penyebab/ Personil Metode penyimpanan dokumen belum ada (1) Belum ada back up dokumen (2) Belum paham pentingnya dokumen bagi perusahaan (3) 1 Ayi Herdiana Edi Yanto Ramdani Ampera US Total

9 Diagram Pareto Dari diagram pareto didapatkan akar masalah point (1) Metode Penyimpanan Dokumen Belum Ada menduduki peringkat tertinggi pertama dari 3 akar penyebab masalah yg ada dengan prosentase 60%, namun kami bertekad untuk menyelesaikan ke 3 permasalahan masalah tersebut untuk perbaikan dalam hal dokumentasi datadata pekerjaan perencanaan perawatan menjadi efektif & efisien.

10 1. Rencana Perbaikan. No Masalah WHY WHAT WHERE,WHEN,WHO HOW Melakukan evaluasi Divisi Technical Support Agar data yang Metode dokumen eksisting Divisi Technical Support (Tata Usaha) dikumpulkan lebih penyimpanan dengan (Tata Usaha), Oktober mengumpulkan datadata dokumen untuk 1 akurat dan efisiensi dokumen pengumpulan data 2016, Dian, Ampera, waktu belum ada yang lebih efektif Ramdani di scan dan efisien 2 Belum ada back up dokumen Agar data data dokumen tersimpan aman dan mudah dalam pencarian Data data dokumen yang sudah di scan disimpan dalam file di komputer Divisi Technical Support, Juni 2016, Edi, Ramdani, Ampera Divisi Technical Support, Juni 2016, menyimpan file dalam satu folder untuk masing masing pekerjaan 3 Belum paham pentingnya dokumen bagi perusahaan Agar karyawan Menyadari dan memahami manfaat dokumentasi Melakukan Sosialisasi kepada karyawan Technical Support Group tentang pentingnya dokumen Divisi Technical Support (Tata Usaha), Mei 2016, Edi, Ampera, Ramdani Technical Support Group Leader memberikan arahan dan sosialisasi tentang pentingnya dokumen setiap rapat internal Mengetahui Cilegon, Nopember 2015 Ayi Herdiana Fasilitator Edi Yanto Junior Engineer

11 2. Target Perbaikan. a. Penggunaan kertas dokumentasi (sebelum perbaikan) - Kertas untuk 1 pekerjaan : 25 lbr x 12 bulan = 300 lbr/thn Total = 300 lbr/thn - Biaya kertas = (300/500) x Rp = Rp Target kami menurunkan biaya penggunaan kertas sebesar 50% 400 Penggunaan Kertas 50% sebelum sesudah b. Waktu pencarian data dokumen proyek. - Dengan bantuan stopwatch kami melakukan observasi penghitungan waktu untuk 3 sample responden saat mencari data dokumen proyek secara manual (kertas) No Nama Divisi Waktu (menit) 1 Dian Ruddyana Technical Support 5 2 Ajudin Isro Industrial Estate 7 3 Irma N Service Procurement 6 Total 18 Rata rata 6 - Target kami menurunkan waktu pencarian dokumen sebesar 50%

12 waktu pencarian data (menit) 50% 0 sebelum sesudah c. Dokumen tidak gampang hilang. Dokumen gampang hilang dan tidak aman karena tersimpan di odner.

13 IV. DO MELAKSANAKAN PERBAIKAN MELAKSANAKAN PERBAIKAN Penyebab masalah Tindakan Hasil perbaikan 1. Metode penyimpanan dokumen belum ada Melakukan evaluasi hasil dokumentasi dengan pengumpulan data yang lebih efektif dan efisien Data dokumentasi dikumpulkan lebih akurat dan efisiensi waktu 2. Belum ada back up dokumen Data dokumentasi pekerjaan perencanaan perawatan discan Hasil scan disimpan dalam 1 folder di komputer untuk masing-masing pekerjaan 3. Belum paham pentingnya dokumentasi bagi perusahaan Melakukan sosialisasi terhadap Karyawan Technical Support group tentang pentingnya dokumentasi Karyawan menyadari, memahami penting dan manfaatnya dokumentasi

14 CHECK V. MENELITI HASIL 1. HASIL PERBAIKAN a. Penggunaan kertas dokumentasi Setelah dilakukan perbaikan dengan menggunakan sistem kearsipan dokumen proyek perencanaan perawatan. Penggunaan kertas turun menjadi 100% melebihi target yg ditetapkan sebesar 50%, Penggunaan Kertas % sebelum sesudah Sebelum perbaikan penggunaan kertas sebanyak 300 lembar per tahun atau sebesar Rp Terjadi penurunan kertas sebesar 100 %.

15 b. Waktu pencarian data menggunakan sistem. Dengan menggunakan sistem kearsipan dokumen proyek perencanaan perawatan, pencarian data tidak lagi memakan waktu yg lama bagi setiap karyawan, rata rata hanya membutuhkan waktu 2.33 menit, sesuai dengan target yg ditentukan. No Nama Divisi waktu 1 Dian Ruddyana Technical Support 3 2 Ajudin Isro Industrial Estate 2 3 Irma N Service Procurement 2 Total 7 Rata rata 2.33 waktu pencarian data (menit) % sebelum sesudah c. Dokumen tidak gampang hilang. Dokumen aman dan tidak gampang karena tersimpan di folder komputer

16 2. HASIL PERBAIKAN TERHADAP ASPEK MUTU ASPEK MUTU SEBELUM SESUDAH Proses pencarian data masih manual Proses pencarian data disajikan secara komputerisasi dan QUALITY mudah digunakan. Data tersimpan di ordner yg rentan hilang dan tidak aman. Data terkumpul dalam database komputer. COST Penggunaan kertas cukup boros, membutuhkan 300 lembar per tahun atau senilai Rp Menghemat penggunaan Kertas sebanyak 300 lebar atau sebesar Rp DELIVERY Proses pencarian data lama & tidak efektif rata rata sebesar 6 menit Data tidak bisa dicetak langsung harus dicari terlebih dahulu. Proses pencarian data mudah karena melalui komputerisasi rata rata 2,33 menit Data langsung dicetak hari itu juga. Waktu yang dibutuhkan cukup efisien (just click, not write) MORAL Karyawan tidak antusias karena disibukkan dengan pencarian data secara manual Karyawan lebih antusias untuk melakukan pencarian data karena praktis dan mudah.

17 VI. ACTION MEMBUAT STANDARISASI STANDARISASI 1. Standarisasi No Langkah Kerja Waktu (detik) PIC 1 Buka search komputer pada PC 20 2 Ketikkan nama pekerjaan 20 3 Akan muncul dokumen pekerjaan 30 4 Klik file dokumen pekerjaan tersebut 30 Karyawan 5 Print dokumen jika diperlukan 20 6 Soft copy dokumen bisa di copy ke flash disk 10 7 Tutup kembali search komputer 10 Total 140

18 2. Standard Hasil Biaya penggunaan kertas turun 100% atau sebesar Rp , Pencarian data dokumen hanya 140 detik 3. Improvement Selanjutnya Kami berencana membuat Gugus Kendali Mutu (GKM) Selanjutnya dengan tema Sistem Pengelolaan Kearsipan Dokumen Proyek Perencanaan Perawatan Berbasis Program Mengetahui : Cilegon, Desember 2015 Ayi Herdiana Fasilitator Edi Yanto Junior Engineer

19 Data Base dokumen proyek perencanaan perawatan yang ada di Komputer

20 Proses pencarian dokumen proyek perencanaan perawatan yang ada di Komputer