PKM KUMIS SEKSI MENINGKATKAN EFEKTIVITAS PENGENDALIAN SURAT MENYURAT DIVISI HUKUM MELALUI SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI KEARSIPAN 02 JUNI 2013

Transkripsi

1 MENINGKATKAN EFEKTIVITAS PENGENDALIAN SURAT MENYURAT DIVISI HUKUM MELALUI SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI KEARSIPAN 02 JUNI 2013 Fasilitator Ketua Sekretaris Anggota : DIMYATI MARZUKI : BAMBAM IBRAHIM : FATHURROHMAN : ARIES PRATAMA P NURIL MUSTAROKHAH YUNI WITRIANI DERY MARTIN

2 JUDUL : MENINGKATKAN EFEKTIVITAS PENGENDALIAN SURAT MENYURAT DIVISI HUKUM MELALUI SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI KEARSIPAN PROFIL PKM KUMIS SEKSI Nama Kelompok : KUMIS SEKSI (Hukum MIS, Kesekretariatan & Administrasi) Fasilitator : Dimyati Marzuki Hukum & Adm Dibentuk : 21 Maret 2013 Ketua : Bambam Ibrahim Hukum & Adm Jumlah Pertemuan : 2 x 1 bulan Sekretaris : Fathurrohman Hukum & Adm Lama Pertemuan : 2 jam Anggota : Nuril Mustarokhah Hukum & Adm Presentase Kehadiran : 85% Aries Pratama. P PSP Derry Martin Hukum & Adm Yuni Witriani Hukum & Adm VISI Pemain Properti Nasional yang terkemuka MISI Menyediakan Properti Industri, Komersial, Hunian dan Infrastruktur terkait yang memberikan Solusi bagi Investor, Pelanggan dan Pihak-Pihak terkait lainnya KEBERADAAN PKM DALAM STRUKTUR ORGANISASI DIVISI HUKUM & ADMINISTRASI DAN DIVISI PSP KADIV HUKUM & ADMINISTRASI KADIS HUKUM Peleburan KADIS PERIJINAN & ADMINISTRASI TANAH AHLI PERTAMA HUKUM KASIE KEARSIPAN ANALIS PERIJINAN ANALIS PEMBENAHAN ARSIP PETUGAS ARSIP 2

3 KADIV PSP PSP KADIS PENG. SISTEM&PROSEDUR Peleburan KADIS PENINGKATAN PRODUKTIFITAS Secondary Proses KADIS TEKNOLOGI INFORMASI Pengecoran AHLI PERTAMA TEK. INFORMASI ANALIS TEK.INFORMASI JADWAL KEGIATAN : Langkah Kegiatan 1 Mengidentifikasi Masalah ( Tema & Judul ) 2013 Maret April Mei Juni P1 P2 P3 P4 P1 P2 P3 P4 P1 P2 P3 P4 P1 P2 P3 P4 2 Mencari akar penyebab Plan 3 Menentukan Penyebab Dominan dg Uji Hipotesa 4 Membuat Rencana Perbaikan Do Cek 5 Melakukan Perbaikan 6 Memeriksa Hasil dan Dampak Perbaikan 7 Membuat Standarisasi Action 8 Menentukan Tema / Rencana Berikutnya Keterangan P = Pekan Rencana Realisasi Mengetahui : Cilegon, 05 Maret 2013 Dimyati Marzuki Fasilitator Bambam Ibrahim Ketua 3

4 PLAN LANGKAH 1 : MENGIDENTIFIKASI MASALAH 1.1 MENENTUKAN TEMA Dari Hasil Brainstorming Kelompok PKM KUMIS SEKSI didapatkan beberapa masalah yang terkait dengan aktifitas rutin pada divisi Hukum & Administrasi, antara lain : 1. Pengurusan perijinan internal PT. KIEC 2. Pengurusan perijinan investor 3. Pengurusan sertipikat internal PT. KIEC 4. Pengurusan sertipikat investor 5. Sistem pengendalian surat menyurat dalam sistem administrasi kearsipan Dari ke 5 aktifitas tersebut diatas dengan metode Nominal Group Teknik (NGT) masing-masing permasalahan diberikan pembobotan dengan range nilai 1-10 oleh masing-masing anggota berdasarkan argumentasi anggota terhadap permasalahan yang terkait dengan aktifitas rutin pada Divisi Hukum & Admiistrasi. No Uraian Argumentasi Anggota Tim PKM Masalah Bambam Fathur Nuril Aries Yuni Derry Total 1 Pengurusan Perijinan Internal PT. KIEC Pengurusan Perijinan Investor Pengurusan Sertifikat Internal PT. KIEC Pengurusan Sertifikat Investor Sistem Pengendalian Surat Menyurat Dalam Sistem Administrasi Kearsipan Dari ke 5 permasalahan tersebut diatas dengan metode Nominal Group Teknik (NGT), penanganan surat masuk dan surat keluar dalam Sistem Administrasi Kearsipan merupakan permasalahan yang terbesar dengan total nilai 42. Sesuai dengan sasaran Kerja Dinas Perijinan & Administrasi Tanah pada point ke 3 yaitu Evaluasi Surat Menyurat maka PKM KUMIS SEKSI sepakat untuk menentukan tema : MENINGKATKAN EFEKTIVITAS PENGENDALIAN SURAT MENYURAT DIVISI HUKUM MELALUI SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI KEARSIPAN 4

5 PLAN LANGKAH 2 : MENGANALISA AKAR PENYEBAB MASALAH PKM KUMIS bertekad menurunkan waktu penanganan kontrak sebesar 50% DIAGRAM TULANG IKAN (FISHBONE) Dari diagram tulang ikan diatas maka dapat disimpulkan bahwa yg menjadi akar masalah aktifitas penanganan surat masuk dan surat keluar dalam system administrasi kearsipan pada divisi Hukum & Administrasi adalah : 1. Belum ada kode klasifikasi untuk masalah baru 2. Tidak ada rekapitulasi surat masuk dan surat keluar 3. Daya tampung untuk penyimpanan surat terbatas 4. Belum ada sistem database yg mencatat secara digital 5. Kartu kendali tidak digunakan dengan maksimal 5

6 Format Surat Internal TUJUAN SURAT PENGIRIM SURAT ISI SURAT TG SURAT DIKIRIM PENDAHULUAN ISI SURAT PENUTUP TTD PEJABAT PERLU DIKETAHUI OLEH PEJABAT YG BERHUBUNGAN 6

7 Contoh Surat Internal 7

8 Format Surat Eksternal NO SURAT BIASA/PENTING/RAHASIA PENDUKUNG SURAT INTI/ISI SURAT TUJUAN SURAT PENDAHULUAN ISI SURAT PENUTUP TTD PEJABAT PERLU DIKETAHUI OLEH PEJABAT YG BERHUBUNGAN 8

9 Contoh Surat Eksternal 9

10 PLAN LANGKAH 3 : MENENTUKAN FAKTOR PENYEBAB DOMINAN SELANJUTNYA KAMI MELAKUKAN PEMBOBOTAN UNTUK 5 FAKTOR PENYEBAB DOMINAN DALAM PENANGANAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR DALAM SISTEM ADMINISTRASI KEARSIPAN : No Akar Penyebab Kuantitas Alasan 1 Belum ada kode klasifikasi untuk masalah baru Kode klasifikasi belum update sehingga menggunakan kode umum untuk masalah baru 25 2 Tidak ada rekapitulasi surat masuk dan surat keluar 10 Alur surat masuk/keluar susah dikendalikan 3 Daya tampung untuk penyimpanan surat terbatas 5 surat masuk dan surat keluar tidak terdokumentasi dengan baik karena surat inaktif tercampur dengan surat aktif 4 Belum ada sistem database yg mencatat secara digital 50 Surat masuk tidak terdokumentasi dengan baik sehingga sulit dicari 5 Kartu kendali tidak digunakan dengan maksimal 10 Format kolom pengisian kartu kendali terlalu banyak

11 PARETO 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0 Belum ada sistem database yg mencatat secara digital Belum ada kode klasifikasi untuk masalah baru Tidak ada rekapitulasi surat masuk / keluar Kartu kendali tidak digunakan dgn maksimal Daya tampung untuk penyimpanan surat terbatas 0% Dari diagram pareto didapatkan akar masalah point (4) Belum ada sistem database yg mencatat secara digital menduduki peringkat tertinggi pertama dari 5 akar penyebab masalah yg ada dengan prosentase 50%, namun kami bertekad untuk menyelesaikan ke 5 permasalahan masalah tersebut untuk meningkatkan efektivias pengendalian surat menyurat di divisi Hukum. Target : Mengurangi penggunaan lembar cetak disposisi & kartu kendali untuk keperluan surat menyurat di Divisi Hukum & Administrasi. 11

12 PLAN LANGKAH 4 : MEMBUAT RENCANA PERBAIKAN No Akar Penyebab Why What 1 Belum ada kode klasifikasi untuk masalah baru 2 Tidak ada rekapitulasi surat masuk dan surat keluar 3 Daya tampung untuk penyimpanan surat terbatas 4 Belum ada sistem database yg mencatat secara digital 5 Kartu kendali tidak digunakan dengan maksimal Agar proses pengidentifikasian surat lebih mudah Agar proses alur surat masuk dan keluar mudah dikendalikan Agar surat masuk dan surat keluar dapat terdokumentasi dengan baik Agar semua informasi surat menyurat terekam dengan baik agar surat keluar termonitor dengan baik dalam format kartu kendali Kode klasifikasi selalu di update sesuai perkembangan masalah Membuat database surat masuk, surat keluar, disposisi dan kartu kendali Surat-Surat in aktif di sortir dan disimpan di unit kearsipan Menginput secara rutidata surat masuk dalam system yg akan dibuat Menginput kembali data surat keluar di kartu kendali Where, When, Who Divisi Hukum & Administrasi PT. KIEC - Maret Nuril Divisi PSP - Maret Aries P Divisi Hukum & Administrasi PT. KIEC - Maret Derry Divisi Hukum & Administrasi PT. KIEC - Maret Yuni Divisi Hukum & Administrasi PT. KIEC - Maret Fathur How Bekerjasama dengan PSP Cq. Dinas sisdur dan sekretaris/tu sekretaris/tu membuat jadwal rekapitulasi surat secara mingguan Divisi Hukum membuat jadwal rutin untuk sortir surat inaktif Divisi Hukum dan Divisi PSP untuk merancang aplikasi database Melakukan sosialisasi kepada Sekretaris/TU untuk menggunakan kartu kendali yg ada disistem Mengetahui : Cilegon, 17 April 2013: Dimyati Marzuki Fasilitator Bambam Ibrahim Ketua 12

13 DO LANGKAH 5 : MELAKSANAKAN PERBAIKAN No Masalah Tindakan Hasil Perbaikan 1 Belum ada kode klasifikasi untuk masalah baru Melakukan update kode klasifikasi masalah baru kode klasifikasi surat update sesuai dengan masalah yg masuk 2 Tidak ada rekapitulasi surat masuk dan surat keluar Membuat jadwal rekapitulasi mingguan Data rekapitulasi surat masuk & surat keluar bisa dicetak otomatis 3 Daya tampung untuk penyimpanan surat terbatas Melakukan sortir terhadap surat yg aktif & inaktif Surat aktif & inaktif tersortir dengan baik 4 Belum ada sistem database yg mencatat secara digital Membuat sistem database yg dikerjakan dinas IT sesuai dengan requirement divisi Hukum Data surat masuk & keluar tersimpan dalam sistem administrasi surat menyurat 5 Kartu kendali tidak digunakan dengan maksimal Membuat kartu kendali yg diinput melalui sistem administrasi surat Kartu kendali dicetak melalui sistem dengan menggunakan kertas bekas 13

14 CHECK LANGKAH 6 : MENILITI HASIL PERBAIKAN PERBANDINGAN SEBELUM DAN SESUDAH PERBAIKAN No Akar Penyebab Sebelum Sesudah 1 Belum ada kode klasifikasi untuk masalah baru proses pengidentifikasian surat sulit dilakukan karena kode pengklasifikasian belum update proses pengidentifikasian surat lebih mudah karena kode pengklasifikasian selalu update. 2 Tidak ada rekapitulasi surat masuk dan surat keluar proses alur surat masuk dan keluar tidak terlacak karena belum ada database surat masuk/keluar proses alur surat masuk dan keluar mudah dikendalikan karena sudah ada database surat masuk/keluar 3 Daya tampung untuk penyimpanan surat terbatas surat masuk dan surat keluar tidak terdokumentasi dengan baik karena surat inaktif tercampur dengan surat aktif surat masuk dan surat keluar dapat terdokumentasi dengan baik karena surat inaktif disortir di unit kearsipan 4 Belum ada sistem database yg mencatat secara digital Surat masuk tidak terdokumentasi dengan baik sehingga sulit dicari Surat masuk terdokumentasi dengan baik melalui sistem informasi surat menyurat 14

15 5 Kartu kendali tidak digunakan dengan maksimal Pencatatan surat menggunakan buku ekspedisi Pencatatan surat menggunakan kartu kendali hasil print out system dengan menggunakan kertas bekas - Menghemat penggunaan Lembar disposisi : 24 buku x Rp = Rp Kartu Kendali : 12 buku x Rp = Rp Total Penghematan = Rp Hasil perbaikan terhadap aspek mutu Aspek Mutu Sebelum Sesudah Quality Surat masuk tidak terdokumentasi dengan baik dan susah dipantau alurnya Mudah memantau alur surat dan data surat terdokumentasi dengan baik Cost Delivery Morale Membutuhkan lembar buku cetak disposisi dan kartu kendali Pencarian surat lama karena lembar disposisi tidak terbaca atau kadang-kadang hilang Sekretaris/TU tidak semangat karena pencatatan masih menggunakan kartu kendali & lembar disposisi manual Menghemat biaya penggunaan kartu kendali & lembar disposisi sebesar Rp Pencarian data surat lebih cepat karena menggunakan sistem administrasi yg berbasis komputer Sekretaris/TU lebih bersemangat karena dimudahkan oleh sistem pengendalian surat menyurat 15

16 ACTION LANGKAH 7 : STANDARISASI STANDARISASI Surat masuk : NO URAIAN PIC 1 Surat masuk diterima & diinput ke dalam sistem Tata Usaha / Sekretaris 2 Print lembar disposisi dengan kertas bekas Divisi 3 Surat & lembar disposisi masuk ke kadiv 4 Setelah didisposisikan, data lembar disposisi diinputkan kembali ke sistem 5 Surat diserahkan kepada staff yg diberi disposisi Surat keluar : NO URAIAN PIC 1 Setelah surat ditandatangani data diinputkan ke sistem sebagai pengganti kartu kendali Tata Usaha / Sekretaris Divisi 2 Print kartu kendali menggunakan kertas bekas 3 Surat & kartu kendali diserahkan ke penerima surat 4 Setelah kartu kendali ditandatangani penerima surat, data kartu kendali diinput kembali ke sistem dan disimpan didvisi hukum Standar Hasil : Proses Surat Menyurat Divisi Hukum & Administrasi dikendalikan melalui sistem informasi administrasi kearsipan, pencetakan lembar disposisi & kartu kendali menggunakan kertas bekas. 16

17 Mengetahui : Cilegon, 05 Juni 2013: Dimyati Marzuki Fasilitator Bambam Ibrahim Ketua 17

18 SCREEN SHOOT PROGRAM APLIKASI SURAT MASUK/KELUAR Form input surat masuk Form input surat keluar 18

19 Laporan surat masuk disposisi Laporan kartu kendali surat keluar 19

20 Laporan surat masuk 20