ICT STRATEGIC INITIATIVES BERBASIS PENGUKURAN KINERJA TI MENGGUNAKAN METODE IT SCORECARD

Transkripsi

1 TESIS ICT STRATEGIC INITIATIVES BERBASIS PENGUKURAN KINERJA TI MENGGUNAKAN METODE IT SCORECARD Prof. Ir.Gamantyo Hendrantoro,M.Eng.,Ph.D Naning Wessiani, ST.,MM IKE HARUM DIANTI [ ] Program Magister Bidang Keahlian Telematika [Konsentrasi CIO] Jurusan Teknik Elektro Fakultas Teknologi Industri Institut Teknologi Sepuluh Nopember Surabaya

2 PENDAHULUAN Latar Belakang Masalah Kebutuhan TI Organisasi Pemerintah Pengukuran Kinerja TI ICT Strategic Initiative?

3 PENDAHULUAN Rumusan Masalah Rancangan IT Scorecard perlu? Penerapan IT Scorecard? ICT Strategic Initiative lebih baik?

4 PENDAHULUAN Tujuan dan Manfaat Penelitian Solusi alternatif ICT Strategic Initiative yang terukur. Mendukung Tercapainya Tujuan Strategis Organisasi

5 PENDAHULUAN Hipotesa Rancangan IT Scorecard diperlukan organisasi TI Pemerintah. ICT Strategic Initiative dengan IT Scorecard lebih baik Terukur Rasio Inkonsistensi <= 0,10

6 DASAR TEORI ICT Strategic Initiative Information Communitation and Technology ICT Strategic Initiatives Pengukuran Kinerja TI Definisi pengukuran kinerja Key Perfomance Indicator (KPI) Pembobotan KPI dengan Expert Choice 2000 Metode IT Score Card

7 DASAR TEORI Perspektif IT Scorecard Perspektif IT Scorecard

8 METODE PENELITIAN

9 Studi Kasus : Kantor Pengolahan Data Elektronik (KPDE) Kabupaten Lamongan Menjadi Instansi Terdepan dalam Pengolahan Data dan Informasi Berbasis Teknologi Informasi dan Komunikasi di Kabupaten Lamongan. Mewujudkan sistem sandi dan telematika secara optimal. Meningkatkan kualitas dan kuantitas infrastruktur Teknologi Informasi dan Komunikasi. Mewujudkan efektifitas dan efisiensi pengolahan data dalam sistem manajemen informasi yang mendukung pelayanan publik.

10 Strategic Objectives KPDE Lamongan Visi Misi Strategic Objectives Ket. Mewujudkan sistem sandi Meningkatnya pengembangan dan telematika secara dan pemeliharaan alat-alat sandi optimal. dan telematika Meningkatkan kualitas dan a. Meningkatnya perluasan dan kuantitas infrastruktur pemeliharaan jaringan; Teknologi Informasi dan b. Meningkatnya ketersediaan Komunikasi. perangkat keras; c. Meningkatnya kualitas SDM Menjadi Instansi Terdepan dalam Pengolahan Data dan Informasi Berbasis Teknologi Informasi dan Komunikasi di Kabupaten Lamongan Mewujudkan efektifitas dan efisiensi pengolahan data dalam sistem manajemen informasi yang mendukung pelayanan publik. di bidang TIK a. Meningkatnya aplikasi yang berbasis web; b. Meningkatnya pengembangan dan pemeliharaan database; c. Meningkatnya pengunjung website resmi Lamongan. Misi ke-1, dengan 1 SO Misi ke-2, dengan 3 SO Misi ke-3, dengan 3 SO

11 Perancangan IT Scorecard Penetapan KPI dan Target Strategic Objectives KPI Target Prosentase anggaran untuk TI 34,70% Terlaksananya rencana kerja dan program kegiatan bidang TIK secara optimal. Corporate Contribution Jumlah kegiatan TI yang terlaksana 77,00% User Orientation Strategic Objectives KPI Target Meningkatnya jumlah pengunjung Peningkatan jumlah pengunjung 33,36% situs resmi Pemkab Lamongan. Penurunan jumlah keluhan 22,61% terhadap layanan Peningkatan jumlah keluhan 83,11% yang direspon Kecepatan dalam merespon 10 hari keluhan kerja

12 Operation Excellence Strategic Objectives KPI Target Meningkatnya pengembangan dan Peningkatan kuantitas alat sandi 8,00% pemeliharaan alat-alat sandi dan dan telematika telematika Jumlah alat sandi dan telematika 80,17% yang berkondisi baik. Meningkatnya perluasan dan Peningkatan kuantitas jaringan. 11,38% pemeliharaan jaringan Jumlah jaringan berkondisi baik 95,10% Meningkatnya aplikasi yang Peningkatan jumlah aplikasi 13,75% berbasis web berbasis web Meningkatnya pengembangan dan Peningkatan Jumlah database 13,75% pemeliharaan database Frekuensi pemeliharaan database 12 kali/ th Future Orientation Strategic Objectives KPI Target Meningkatnya kualitas sumber daya Jumlah personil KPDE yang 38,50% manusia di bidang TIK. berlatar belakang pendidikan TI Jumlah Personil KPDE yang dilatih TI 11,00%

13 Kriteria Penilaian Capaian Target Minimal Target Minimal < Capaian < Target Maximal Capaian Target Maximal SKOR KETERANGAN 1 Diberi warna merah, untuk KPI yang tidak mencapai atau jauh di bawah target. 2 Diberi warna kuning, untuk KPI yang tidak mencapai akan tetapi mendekati target. 3 Diberi warna merah, untuk KPI yang mencapai atau melampaui target.

14 Pembobotan KPI Perspektif KPI Bobot Bobot Global Lokal Corporate Contribution Prosentase anggaran untuk TI 0,216 0,131 Jumlah kegiatan TI yang terlaksana 0,216 0,085 User Orientation Peningkatan jumlah pengunjung website 0,480 0,050 Penurunan jumlah keluhan terhadap layanan 0,480 0,212 Peningkatan jumlah keluhan yang direspon 0,480 0,149 Kecepatan dalam merespon keluhan 0,480 0,069 Operation Excellence Peningkatan kuantitas alat sandi dan telematika 0,223 0,018 Jumlah alat sandi telematika yang berkondisi baik 0,223 0,048 Peningkatan kuantitas jaringan 0,223 0,034 Jumlah jaringan yang berkondisi baik 0,223 0,063 Peningkatan jumlah aplikasi berbasis web 0,223 0,019 Peningkatan jumlah database 0,223 0,012 Frekuensi pemeliharaan database 0,223 0,027 Future Orientation Jumlah personil berpendidikan TI 0,082 0,045 Jumlah Personil yang dilatih TI 0,082 0,036 1,000 1,000

15 Pengukuran Kinerja TI Perspektif Capaian Target Skor Bobot Jumlah Total Corporate Contribution (CC) 0,216 - Prosentase anggaran TI 17,96% 34,70% 1 0,131 0,131 - Jumlah kegiatan TI yang terlaksana 50,00% 77,00% 1 0,085 0,085 User Orientation (UO) 0,897 - Peningkatan jumlah pengunjung website 31,33% 33,36% 2 0,050 0,100 - Penurunan jumlah keluhan terhadap layanan (15,56%) (22,61%) 1 0,212 0,212 - Peningkatan jumlah keluhan yang direspon 89,47% 83,11% 3 0,149 0,447 - Kecepatan dalam merespon keluhan 14 hari 10 hari 2 0,069 0,138 Operation excellence (OE) 0,539 - Peningkatan kuantitas alat sandi dan 16,36% 8,00% 3 0,018 0,054 telematika - Jumlah alat sandi telematika berkondisi baik 81,25% 80,17% 3 0,048 0,144 - Peningkatan kuantitas jaringan 10,36% 11,38% 2 0,034 0,068 - Jumlah jaringan yang berkondisi baik 88,68% 95,10% 2 0,063 0,126 - Peningkatan jumlah aplikasi yang berbasis 22,22% 13,75% 3 0,019 0,057 web - Peningkatan jumlah database 22,22% 13,75% 3 0,012 0,036 - Frekuensi pemeliharaan database 12 kali/ th 12 kali/ th 3 0,027 0,081 Future Orientation (FO) 0,198 - Jumlah pegawai yang berpendidikan TI 36,84% 38,50% 2 0,045 0,090 - Jumlah pegawai yang dilatih TI 15,79% 11,00% 3 0,036 0,108 Skor Kinerja 1,877

16 Pengukuran Kinerja TI Perspektif Capaian Target Skor Bobot Jumlah Total Corporate Contribution (CC) 0,648 - Prosentase anggaran TI 34,71% 34,70% 3 0,131 0,393 - Jumlah kegiatan TI yang terlaksana 83,33% 77,00% 3 0,085 0,255 User Orientation (UO) 0,947 - Peningkatan jumlah pengunjung website 33,83% 33,36% 3 0,050 0,150 - Penurunan jumlah keluhan terhadap (18,42%) (22,61%) 1 0,212 0,212 layanan - Peningkatan jumlah keluhan yang direspon 93,55% 83,11% 3 0,149 0,447 - Kecepatan dalam merespon keluhan 10 hari 10 hari 2 0,069 0,138 Operation excellence (OE) 0,382 - Peningkatan kuantitas alat sandi dan 7,81% 8,00% 2 0,018 0,036 telematika - Jumlah alat sandi telematika berkondisi 73,91% 80,17% 2 0,048 0,096 baik - Peningkatan kuantitas jaringan 17,92% 11,38% 3 0,034 0,102 - Jumlah jaringan yang berkondisi baik 85,60% 95,10% 1 0,063 0,063 - Peningkatan jumlah aplikasi yang berbasis 9,09% 13,75% 1 0,019 0,019 web - Peningkatan jumlah database 9,09% 13,75% 1 0,012 0,012 - Frekuensi pemeliharaan database kali/ th 3 0,027 0,081 Future Orientation (FO) 0,243 - Jumlah pegawai yang berpendidikan TI 39,13% 38,50% 3 0,045 0,135 - Jumlah pegawai yang dilatih TI 21,74% 11,00% 3 0,036 0,108 Skor Kinerja 2,247

17 Pengukuran Kinerja TI Perspektif Capaian Target Skor Bobot Jumlah Total Corporate Contribution (CC) 0,386 - Prosentase anggaran TI 22,97% 34,70% 1 0,131 0,131 - Jumlah kegiatan TI yang terlaksana 83,33% 77,00% 3 0,085 0,255 User Orientation (UO) 1,39 - Peningkatan jumlah pengunjung website 32,07% 33,36% 2 0,050 0,1 - Penurunan jumlah keluhan terhadap (38,71)% (22,61%) 3 0,212 layanan 0,636 - Peningkatan jumlah keluhan yang direspon 84,21% 83,11% 3 0,149 0,447 - Kecepatan dalam merespon keluhan 7 hari 10 hari 3 0,069 0,207 Operation excellence (OE) 0,469 - Peningkatan kuantitas alat sandi dan - 8,00% 1 0,018 telematika 0,018 - Jumlah alat sandi telematika berkondisi baik 84,06% 80,17% 3 0,048 0,144 - Peningkatan kuantitas jaringan (5,60)% 11,38% 1 0,034 0,034 - Jumlah jaringan yang berkondisi baik 90,68% 95,10% 2 0,063 0,126 - Peningkatan jumlah aplikasi yang berbasis 16,67% 13,75% 3 0,019 web 0,057 - Peningkatan jumlah database 16,67% 13,75% 3 0,012 0,036 - Frekuensi pemeliharaan database 12 kali/ th 12 kali/ th 3 0,027 0,081 Future Orientation (FO) 0,243 - Jumlah pegawai yang berpendidikan TI 44,00% 38,50% 3 0,045 0,135 - Jumlah pegawai yang dilatih TI 16,00% 11,00% 3 0,036 0,108 Skor Kinerja 2,515

18 Grafik Hasil Pengukuran Kinerja TI KPDE Tahun ,400 1,390 1,200 1,000 0,897 0,947 0,800 0,648 0,600 0,400 0,216 0,539 0,198 0,382 0,386 0,469 0,243 0,243 0,200 - TAHUN 2008 TAHUN 2009 TAHUN 2010 CC UO OE FO

19 ICT Strategic Initiatives KPI - Prosentase anggaran untuk TI - Jumlah kegiatan TI yang terlaksana Initiative Strategic Membuat usulan kegiatan TI berdasarkan kebutuhan kepada pemerintah kabupaten, propinsi dan pusat Membuat usulan kegiatan TI yang inovatif, aplikatif dan sesuai kebutuhan dengan nilai anggaran yang rasional Corporate Contribution (CC) Penanggung jawab Semua seksi, Kasubbag. TU Semua seksi, Kasubbag. TU Target Selesai Setiap bulan Pebruari Setiap bulan Pebruari

20 ICT Strategic Initiatives User Orientation (UO) KPI - Peningkatan jumlah pengunjung website - Penurunan jumlah keluhan terhadap layanan - Peningkatan jumlah keluhan yang direspon - Kecepatan dalam merespon keluhan Initiative Strategic Tampilan website dibuat lebih menarik dan user friendly Penyajian informasi yang cepat, akurat dan up to date Penambahan fasilitas pada website yang interaktif Penambahan fasilitas website berupa customer service online Pembentukan help desk khusus penanganan keluhan pada KPDE Inventarisasi dan identifikasi keluhan yang masuk dan layak direspon Membuat Standard Operational Procedure (SOP) tentang penanganan keluhan Desain sistem reminder khusus penanganan/respon keluhan Penanggung jawab Seksi Manajemen Informasi Seksi Manajemen Informasi Seluruh Seksi Target Selesai Evaluasi setiap bulan Juli 2012 Setiap hari kerja Kasubbag. TU Maret 2012

21 ICT Strategic Initiatives Operation Excellence (OE) KPI Initiative Strategic Penanggung jawab - Peningkatan kuantitas Pengadaan alat sandi dan telematika baru Sie. Sandi alat sandi dan telematika Telematika - Jumlah alat sandi dan Pemeliharaan alat sandi dan telematika Sie. Sandi telematika yang Telematika berkondisi baik - Peningkatan kuantitas Perluasan dan pengembangan jaringan Sie.Dukungan jaringan Teknis - Jumlah jaringan yang Pemeliharaan terhadap operasional Sie.Dukungan berkondisi baik jaringan Teknis Pembentukan tim khusus yang menangani jaringan - Peningkatan jumlah Pembuatan aplikasi berbasis web Sie.Manajemen aplikasi berbasis web Penyusunan sistem informasi layanan Informasi publik Pembangunan aplikasi berbasis web menggunakan software open source Target Selesai Setiap tahun Evaluasi setiap bulan Setiap tahun Evaluasi setiap bulan Maret 2012 Setiap tahun sekali Desember 2012

22 ICT Strategic Initiatives KPI - Peningkatan jumlah database - Frekuensi pemeliharaan database Initiative Strategic Pembangunan dan pengembangan web database Pembangunan dan pengembangan database open source Penjadwalan kegiatan pemeliharaan database yang meliputi backup, scan virus, update antivirus dan lain-lain Monitoring dan evaluasi website Pengadaan server dan perangkat pendukungnya Penambahan kapasitas storage Operation Excellence (OE) Penanggung jawab Seksi Manajemen Informasi Seksi Manajemen Informasi Target Selesai Evaluasi setiap bulan Rutin setiap bulan Setiap bulan Desember 2013 Desember 2012

23 ICT Strategic Initiatives Future Orientation (FO) KPI - Jumlah personil yang berlatar belakang TI - Jumlah personil yang dilatih TI Initiative Strategic Membuat usulan rekrutmen pegawai dengan latar belakang pendidikan TI Mengidentifikasi dan membuat analisa jabatan sesuai kriteria kompetensi pegawai yang dibutuhkan Penyelenggaraan pelatihan TI bagi pegawai KPDE Ikut serta dalam kegiatan seminar/workshop, training, pendidikan dan pelatihan TI di institusi lain Usulan sertifikasi khusus bagi tenaga fungsional komputer Penanggung jawab Kasubbag. TU Kasubbag. TU Target Selesai Evaluasi setiap akhir tahun Minimal sekali setahun

24 Perbandingan ICT Strategic Initiatives NO Uraian PERBANDINGAN Sebelum IT Scorecard Sesudah IT Scorecard 1 Analisa visi misi Tidak ada Ada 2 Identifikasi strategic objectives Berdasarkan tugas pokok masing-masing seksi Berdasarkan tugas pokok masing-masing seksi dan dipetakan ke dalam perspektif IT Scorecard. 3 Validasi dan Tidak ada Ada verifikasi 4 Perancangan IT Scorecard Belum pernah Perancangan IT Scorecard dilaksanakan sebelum pengukuran kinerja TI 5 Penetapan KPI dan target KPI Ditetapkan atas dasar perkiraan. Melalui brainstorming dan realisasi pencapaian target tahun terakhir + 10%. 6 Penentuan prioritas KPI Tidak ada. menggunakan software Expert Choice dengan inputan hasil kuesioner KPI sesuai perspektif IT Scorecard.

25 Perbandingan ICT Strategic Initiatives NO Uraian 7 Pengukuran kinerja TI Sebelum IT Scorecard Belum pernah PERBANDINGAN Sesudah IT Scorecard Menghitung pencapaian target setiap KPI yang sudah diberi bobot prioritas. 8 Evaluasi hasil pengukuran kinerja TI Terbatas pada realisasi penyerapan anggaran. Evaluasi pencapaian target setiap KPI, Skor 1 (merah) untuk KPI yang tidak mencapai target, skor 2 (kuning) untuk KPI yang mendekati target dan skor 3 (hijau) untuk KPI yang mencapai/melampaui target. 9 Rekomendasi Tidak ada Diberikan sesuai hasil evaluasi hasil pengukuran kinerja TI 10 ICT Strategic initiatives Belum terukur Lebih terukur

26 KESIMPULAN DAN SARAN Kesimpulan Proses penyelarasan KPI parameter pengukuran kinerja TI. Hasil pengukuran kinerja TI dasar penyusunan ICT strategic initiatives. ICT strategic initiatives dengan IT Scorecard sebelumnya Dapat diterapkan pada organisasi pemerintah pada Kabupaten atau Kotamadya lainnya.

27 KESIMPULAN DAN SARAN Saran Perlunya pengukuran kinerja TI dalam penyelenggaraan pemerintahan perencanaan dan pelaksanaan ICT Strategic Initiatives organisasi perlu kontinyu dan periodik Penerapan IT Scorecard dapat memonitor kinerja TI pada organisasi meminimalkan target yang tidak tercapai Penyempurnaan penelitian membandingkan IT Scorecard dengan evaluasi pada tahap implementasi.