BAB 4 HASIL dan ANALISIS PENELITIAN

Transkripsi

1 BAB 4 HASIL dan ANALISIS PENELITIAN 4.1 Identifikasi Masalah dan Penetapan Target Identifikasi Masalah (Problem Identification) Dalam proses identifikasi masalah yang pertama adalah menemukan persoalan, dan tugas yang kedua adalah memilih persoalan dari banyak alternatif persoalan yang telah ditemukan. Salah satu metode yang dipakai untuk menemukan persoalan adalah melalui brainstorming. Berikut ini hasil identifikasi masalah yang diperoleh melalui brainstorming dapat dilihat pada tabel dibawah ini : Tabel 4.1 Hasil Brainstorming Identifikasi Masalah No. Pernyataan / Ide / Permasalahan Pencetus 1 Keluhan produk Peugeot Syarief 2 Minimnya prospek Niko 3 Product competitor Bayu 4 Kurang motivasi Bambang 5 Tidak disiplin Hanfi 6 Kemampuan menjual (Competency) David Dari hasil brainstorming, ada 3 besar masalah yang dipilih untuk dicarikan datanya dan dianalisis, yaitu : Minimnya prospek, Kemampuan menjual (Competency), dan Tidak disiplin. Berikut ini tabel masalah yang dipilih dari hasil brainstorming : Tabel 4.2 Masalah yang dipilih No. Pernyataan / Ide / Permasalahan Pencetus 1 Minimnya prospek Niko 2 Tidak disiplin Hanafi 3 Kemampuan menjual (Competency) David

2 Setelah permasalahan yang ada dikumpulkan, perlu dicarikan prioritas agar tim dapat menyelesaikan masalahnya satu per satu berdasarkan skala kepentingan yang mengarah pada efektivitas dan efisiensi baik dari segi waktu, biaya, dan material. Oleh karena itu, tim perlu mengumpulkan data, menganalisisnya dan memutuskannya dengan benar dan tepat. Salah satu alat yang dipakai untuk mengumpulkan data tersebut adalah melalui checksheet, dan salah satu teknik yang digunakan untuk menganalisisnya adalah melalui stratifikasi. Kemudian untuk memutuskan masalah yang akan dicarikan perbaikannya dapat dilihat dari hasil persentase stratifikasi. Berikut ini hasil checksheet yang didapat dari analisis pengolahan data perusahaan : 1. Data Prospek bulan September November 25 Tabel 4.3 Data Prospek bulan September November 25 No. Bulan Jumlah Kunjungan Prospek Tidak Prospek Prosentase Penyimpangan (TP) 1 Sept % 2 Okt % 3 Nov % 2. Data Absensi bulan September November 25 Tabel 4.4 Data Absensi bulan September November 25 No. Bulan Jumlah Hari Kerja Tepat Waktu Terlambat Prosentase Penyimpangan (TH) 1 Sept % 2 Okt % 3 Nov %

3 3. Data Competency bulan September November 25 Tabel 4.5 Data Competency bulan September November 25 No. Bulan Prospek Closing Loose Prosentase Penyimpangan (Loose) 1 Sept % 2 Okt % 3 Nov % Dari hasil check sheet, data tersebut dianalisis melalui stratifikasi. Berikut ini hasil stratifikasi yang didapat dari analisis pengolahan data perusahaan : Tabel 4.6 Hasil 3 Besar Masalah Kode Masalah Sept Okt Nov Rata-rata % Kum 1 Minimnya Prospek 3 Competency Tidak Disiplin Jumlah Setelah melihat persentase stratifikasi di atas, dapat dilihat masalah yang paling dominan yaitu masalah minimnya prospek. Oleh sebab, itu Tema dari permasalahan ini yaitu UNTUK MENINGKATKAN PEROLEHAN PROSPEK.

4 4.1.2 Penetapan Target Perbaikan Setelah masalah dianalisis dan telah ditemukan dengan kepastian yang wajar bahwa masalah minimnya prospek merupakan masalah yang dominan dari masalah lainnya, maka perusahaan membuat penetapan target perbaikan yang terdiri dari unsur-unsur sebagai berikut : Specific : Sasaran harus dinyatakan secara khusus, terfokus dan tidak bias. Measurable : Ukuran keberhasilan harus dirumuskan dengan jelas. Attainable : Ukuran keberhasilan harus dapat membuat orang merasa Tertantang, meningkatkan motivasi dan semangat juang. Realististic : Ukuran keberhasilan harus masuk di akal tetapi masih dapat menjawab tantangan di atas. Timeliness : Waktu pencapaian harus sudah ditentukan dari awal sebagai acuan keberhasilan. Berikut ini hasil analisis penetapan target perbaikan yang didasarkan pada data prospek pada tabel data prospek bulan September November 25 : Grafik Prospek Prosentase Prospek % 6.98% 6.62% September Oktober November Gambar 4.1 Grafik Minimnya Prospek

5 Grafik Target QCC Untuk Meningkatkan Prospek Prosentase Prospek 2 1 8% 1% 12% Maret April Mei 4.2 Analisis Sebab Akibat Gambar 4.2 Grafik Target QCC Untuk Meningkatkan Prospek Dalam menentukan penyebab-penyebab yang menimbulkan masalah, perlu dilakukan brainstorming untuk mempermudah pembuatan diagram fishbone. Berikut ini hasil dari brainstorming penyebab minimnya prospek : Tabel 4.7 Hasil brainstorming Penyebab Minimnya Prospek No. Pernyataan / Ide / Permasalahan Pencetus 1 Kurang data base Syarief 2 Sasaran kanvas kurang tepat Niko 3 Analisa pasar kurang teliti Bayu 4 Kurang motivasi Bambang 5 Kurang percaya diri Hanafi 6 Tidak ada planning David 7 Kurang training Syarief 8 Kurang flayer Niko 9 Skill yang kurang Bayu 1 Kurang event pameran Bambang 11 Kegiatan kanvas yang tidak terorganisir Hanafi 12 Tidak disiplin David Dari hasil brainstorming, data tesebut dianalisis melalui diagram fishbone untuk mengetahui faktor-faktor yang menyebabkan timbulnya masalah minimnya prospek.

6 Berikut ini hasil diagram fishbone yang didapat dari analisis pengolahan data perusahaan : METODE Materi training bagi sales executive yang kurang baik Analisa pasar kurang teliti Kurangnya training bagi sales executive Tidak ada planning BAHAN Data base pemakai peugeot Data base sales, service & professional Sasaran kanvas kurang tepat Skill yang kurang Kurang flayer MINIMNYA PROSPEK Kurang moving exhibition Kurang event pameran Kurang showroom event Tidak disiplin Kegiatan kanvas kelihatannya tidak terorganisir Apakah training diperlukan? Kurang adanya motivasi dari sales executive ALAT MANUSIA Gambar 4.3 Diagram Analisa Sebab Akibat 4.3 Pembuktian Hipotesa Penyebab Dominan Setelah faktor-faktor penyebab minimnya prospek diketahui, maka perlu dicarikan prioritas agar tim dapat menyelesaikan masalah yang menjadi penyebab utama minimnya prospek. Oleh karena itu, tim QCC perlu mengumpulkan data, menganalisisnya dan memutuskannya dengan benar dan tepat. Salah satu alat yang dipakai untuk mengumpulkan data tersebut adalah melalui checksheet, dan salah satu teknik yang digunakan untuk menganalisisnya adalah melalui stratifikasi. Kemudian salah satu alat yang dipakai untuk memutuskannya dengan benar dan tepat adalah

7 melalui diagram pareto. Berikut ini hasil checksheet yang didapat dari analisis No. pengolahan data perusahaan : 1. Data Kegiatan Training bulan September November 25 Bulan Tabel 4.8 Data Kegiatan Training bulan September November 25 Target Training ( hari ) Training ( hari ) Kurang Training ( hari ) Prosentase Penyimpangan (KL) 1 Sept % 2 Okt % 3 Nov % 2. Data Absensi bulan September November 25 Tabel 4.9 Data Absensi bulan September November 25 No. Bulan Jumlah Hari Kerja Tepat Waktu Terlambat Prosentase Penyimpangan (TH) 1 Sept % 2 Okt % 3 Nov % 3. Data Event Pameran bulan September November 25 Tabel 4.1 Data Event Pameran bulan September November 25 No. Bulan Target Pameran ( hari ) Pameran ( hari ) Tidak Pameran ( hari ) Prosentase Penyimpangan (TP) 1 Sept % 2 Okt % 3 Nov %

8 Dari hasil check sheet, data tersebut dianalisis melalui stratifikasi. Berikut ini hasil stratifikasi yang didapat dari analisis pengolahan data perusahaan : Tabel 4.11 Penyebab Dominan Minimnya Prospek bulan September November 25 Kode Masalah Sept Okt Nov Rata-rata % Kum 1 Kurang Training Kurang Event Pameran 2 Tidak Disiplin Jumlah Dari melihat persentase rata-rata stratifikasi di atas terlihat akar penyebab dominan adalah karena kurang training. Dengan demikian, pelaksanaan perbaikan harus difokuskan pada pelatihan kepada sales executive agar dapat meningkatkan skill sales executive sehingga dia mempunyai percaya diri dan motivasi yang tinggi dalam berhadapan dengan pelanggan. 4.4 Rencana Kegiatan Rencana Perbaikan Berikut ini uraian rencana perbaikan pada tabel 4.12 yang meliputi : Pokok Bahasan : Akar penyebab yang diambil dari hasil penentuan prioritas dan diputuskan untuk segera diselesaikan. Ide Perbaikan : Ide perbaikan yang direncanakan untuk dilakukan agar akar penyebab dapat segera diselesaikan. Ukuran Keberhasilan : Keampuhan yang akan diperoleh setelah menjalankan ide perbaikan. Waktu Pencapaian : Waktu yang dibutuhkan untuk menjalankan ide solusi sampai memperoleh hasil yang diharapkan. Cara Penerapan : Strategi penerapan yang akan diambil untuk menjalankan ide perbaikan dengan baik.

9 Penaggungjawab : orang yang bertanggung jawab atas jalannya ide perbaikan sampai memperoleh hasil yang diharapkan. Lokasi Penerapan : Tempat dijalankannya ide perbaikan. Biaya penerapan : Biaya yang direncanakan untuk keperluan penerapan ide perbaikan sampai memperoleh hasil yang diharapkan.

10 Tabel 4.12 Rencana Perbaikan No. Akar Penyebab Dominan Pokok Bahasan What Why How When Who Where How Much Ide Perbaikan Ukuran Keberhasilan Cara Penerapan Waktu Pencapaian PIC Lokasi Biaya Kurang Training Tidak Disiplin Kurang Event Pameran 1. Mereview salesman yang perlu di training 1. Memperketat monitoring absen 2. Membuat laporan daily sales call 3. Progress planning mingguan 1. Mengadakan display mobil semingu sekali 2. Mengadakan moving exhibition seminggu sekali 1. Meningkatkan skill salesforce 1. Meningkatkan disiplin kerja 2. Menginventarisasikan jumlah prospek 3. Kerja lebih terarah dan efektif 1. Meningkatkan jumlah prospek 2. meningkatkan jumlah prospek 1. Membuat jadwal training cabang 3 bulan Arief Cab. Pluit Rp Evaluasi absensi setiap minggu 2. Cek setiap hari laporan daily sales call 3. Setiap Sabtu membuat planning mingguan 1. Setiap Sabtu / Minggu sudah ada tempat untuk display mobil 2. Sebelumnya sudah ditentukan area untuk moving exhibition 1 bulan 1 bulan 1 bulan 1 bulan 1 bulan David Arief Arief Syarief Niko Cab. Pluit Cab. Pluit Cab. Pluit Cab. Pluit Cab. Pluit Rp. 22. Rp. 2. Rp. 3.

11 4.5 Pelaksanaan Laporan perbaikan Laporan perbaikan yang telah dijalankan, meliputi : Bagaimana ide perbaikan yang dijalankan? Kapan ide perbaikan dijalankan dan kapan berakhirnya? Siapa yang terlibat dalam pelaksanaan ide perbaikan? Hasil apa yang diperoleh selama dan setelah ide perbaikan dijalankan? Berapa biaya yang dikeluarkan untuk menjalankan ide perbaikan tersebut? Penjelasan semua hal yang dialami pada saat menjalankan rencana perbaikan, termasuk apabila terjadi perubahan rencana perbaikan. Hasil dari pelaksanaan laporan perbaikan ditunjukan pada tabel 4.13 berikut :

12 Tabel 4.13 Laporan Perbaikan No Akar Penyebab dominan Kurang Training Tidak Disiplin Perbaikan (What) 1. Mereview salesman yang perlu di training 1. Memperketat monitoring absen 2. Membuat laporan daily sales call Bagaimana perbaikan dijalankan (How) 1. Setiap Jumat jam 8 s/d jam 1 perusahaan mengadakan Role Play untuk training Product Knowledge dan Salesmanship bersama-sama 1. Absen di check oleh supervisior setiap sabtu 2. Laporan daily sales call diperiksa oleh supervisior setiap hari Kapan perbaikan dijalankan (When) Mulai bulan Maret s/d Mei 26 Mulai 1 Maret 26 Mulai 1 Maret 26 Siapa yang terlibat dalam pelaksanaan perbaikan (Who) PIC : Arief David, Syarief, Hanafi, Niko, Bambang, Bayu PIC : Arief Arief, Syarief, Hanafi, Niko, Bambang, Bayu PIC : Arief David, Syarief, Hanafi, Niko, Bambang, Bayu Hasil yang diperoleh selama dan setelah perbaikan dijalankan (Why) 1. Pengetahuan sales tentang Product Knowledge dan Salesmanship semakin meningkat 2. Setiap ada masalah antara sales dengan customer, tim sales executive bisa saling memberikan solusi atau masukan 1. Disiplin kerja meningkat 2. Supervisior dan salesman dapat menginventarisasi prospekprospek untuk ditindak lanjuti Biaya (How Much) 3. Progress planning mingguan 3. Setiap Sabtu berkumpul untuk membuat planning Mingguan bersama Mulai 1 Maret 26 PIC : Arief David, Syarief, Hanafi, Niko, Bambang, Bayu 3. Kerja lebih terarah dan efektif karena sudah ada planning kerja harian 1. Mengadakan display mobil seminggu sekali 1. Sales executive mencari tempat yang potensial untuk mengadakan display mobil Mulai 1 Maret 26 PIC : Syarief Hanafi, Niko, Bambang, Bayu 1. Memperoleh prospek jangka pendek dan jangka panjang Rp Kurang Event Pameran 2. Sales executive sebelumnya sudah menentukan area untuk moving, dan melakukan nya bersama satu tim untuk menyisir seluruh area yang potensial Mulai 1 Maret 26 PIC : Bambang Arief, David, Syarief, Hanafi, Niko, Bayu 2. Meningkatkan jumlah prospek dan mengetahui segmen pasar Rp. 3.

13 4.6 Cek Hasil dan Laporan Hasil Perbaikan Evaluasi Hasil Perbaikan Kegiatan QCC dinyatakan selesai apabila mencapai target (sasaran) yang telah dibuat oleh tim QCC sendiri pada langkah 1. Walaupun tim berhasil melakukan perubahan dan perbaikan yang nyata, tetapi belum mencapai sararannya, maka tim QCC harus melakukan pemeriksaan dan analisis ulang dan memperbaikinya kembali. Selain membandingkan hasil dengan sasaran, tim QCC juga harus melakukan perbandingan antara : Keadaan sebelum, selama dan sesudah QCC melalui perbandingan grafik batang. Proses kerja sebelum dan sesudah QCC. Implikasi hasil terhadap QSDMP (Quality, Safety, Delivery, Moral, Productivity). Perkembangan data dari sebelum sampai dengan keadaan data terakhir. Setelah perbaikan dijalankan selama 3 bulan, maka dapat dilihat hasil dari perbaikan pada tabel 4.14 berikut : Tabel 4.14 Hasil Perbaikan Setelah QCC No. Bulan Jumlah Kunjungan Prospek Tidak Prospek Prosentase Penyimpangan (TP) 1 Maret % 2 April % 3 Mei % Sumber : Hasil pengolahan data-26 Berdasarkan data hasil perbaikan setelah QCC, maka perbandingan prosentase perolehan prospek sebelum QCC dengan setelah QCC dapat ditunjukan pada gambar 4.4 berikut :

14 Berikut ini gambar grafik batang hasil dari penelitian : Sebelum QCC Target QCC Setelah QCC Rata-rata November Oktober September Rata-rata Mei April Maret Maret April Mei Rata-rata Gambar 4.4 Hasil Penelitian Ket : Prospek Tidak Prospek KESIMPULAN : Target prosentase perolehan prospek setelah QCC secara rata-rata sudah tercapai. Perbandingan prosentase perolehan prospek sebelum QCC dengan setelah QCC mengalami peningkatan.

15 4.6.2 Laporan Hasil Penelitian Proses Kerja Sebelum QCC 1. Membuat Laporan daily sales call. 2. Membahas laporan daily sales call dengan Supervisior. 3. Membahas masalah (sharing) dengan Supervisior. 4. Merencanakan moving dan display mobil Proses Kerja Sesudah QCC 1. Membuat laporan daily sales call dan harus dikumpulkan di pagi hari setiap hari. 2. Membahas laporan daily sales call dengan Supervisior. 3. Membahas masalah (sharing) dengan Supervisior. 4. Membuat planning harian salesman dan melaporkannya kepada Supervisior. 5. Merencanakan dan melaksanakan moving exhibition dan display mobil 1 kali dalam seminggu. 6. Setiap hari jumat mengadakan Role Play untuk training Product Knowledge dan Salesmanship bersama-sama. 7. Setiap hari sabtu membuat planning mingguan tim sales bersama-sama Perubahan Yang Terjadi 1. Disiplin dan pola kerja sales executive menjadi lebih baik. 2. Setiap masalah yang dihadapi salesman dapat dipecahkan bersama-sama. 3. Salesman mempunyai planning kerja sehingga kerja lebih terarah dan efektif. 4. Kegiatan moving exhibition dan display mobil dapat dijalankan dengan teratur dan baik. 5. Pengetahuan sales tentang product knowledge dan salesmanship semakin meningkat. 6. Planning kerja tim dapat berjalan dengan baik.

16 4.6.3 Laporan Implikasi Hasil Penelitian Terhadap QCDSMP Implikasi Terhadap Kualitas (Q) 1. Analisa prospek lebih tajam sesuai dengan N.A.M (Need, Authority, Money). 2. Cara kerja lebih terarah dan efektif karena disesuai dengan planning kerja. 3. Disiplin kerja dan competency meningkat Implikasi Terhadap Biaya (C) 1. Pengeluaran biaya operasional sales executive menjadi lebih efektif dan efisien Implikasi Terhadap Moral (M) 1. Kepercayaan diri dan motivasi kerja sales executive meningkat Implikasi Terhadap Produktivitas (P) 1. Produktivitas kerja sales executive meningkat dikarenakan prospek yang didapat mengalami peningkatan setelah diterapkanya QCC. 4.7 Standarisasi Standarisasi diperlukan untuk mencegah timbulnya kembali masalah yang sama dikemudian hari dan untuk meningkatkan Standard Operation Procedures (SOP) yang sudah ada. Setelah standar diterapkan, maka tim QCC memonitoring pelaksanaannya dan sampai terjadinya perubahan standar kembali. Berikut ini standarisasi yang telah dilegalisasi oleh PT ASCO DWIMOBILINDO : 1. Setiap hari jumat mengadakan Role Play untuk training Product Knowledge dan Salesmanship bersama-sama. 2. Absensi di cek oleh Supervisior setiap minggu. 3. Laporan daily sales call diperiksa oleh Supervisior setiap hari. 4. Setiap hari sabtu membuat planning mingguan tim sales executive bersamasama. 5. Mengadakan moving exhibition dan display mobil 1 kali dalam seminggu.