PT.KRAKATAU INDUSTRIAL ESTATE CILEGON.

Transkripsi

1 GKM MERAWIS MANAJEMEN RISIKO WEB INFORMATION SYSTEM PT.KRAKATAU INDUSTRIAL ESTATE CILEGON

2 Latar Belakang a Masalah a NO. MASALAH 1. Awareness/kepedulian risk owner terhadap keberadaan risiko kerja masih sangat minim. 2. Identifikasi risiko belum meliputi seluruh proses kerja yang ada dimasing-masing unit kerja (risk owner). 3. Penetapan nilai dampak dan peluang belum akurat. 4. Form isian Risk Register seringkali hilang/terselip. 5. Hasil penilaian/pengukuran i risiko ik kurang akurat. 6. Laporan Risk Profile satu unit kerja tidak dapat diakses/dilihat oleh unit kerja yang lain.

3 PLAN Untuk Menentukan nilai urutan masalah digunakan metode Nominal Group Technique (NGT) Risk Management Pareto Chart Form isian hilang/ terselip Hasil penilaian kurang akurat Laporantidak Risk register Nilai dampak & dapat diakses belum meliputi peluang belum unit lain seluruh proses akurat Kepedulian terhdp MR VALUE (Time) Akumulasi (%) 22% 42% 62% 75% 88% 100% 100% 80% 60% 40% 20% 0%

4 TARGET Mengembangkan RMIS berbasis web dari 3 (tiga) aktifitas menjadi minimal 8 (delapan) aktifitas dari 10 (sepuluh) aktifitas proses pengelolaan risiko. Mempercepat waktu pengelolaan risiko dari 610 menit menjadi 305 menit/unit kerja.

5 AKAR PENYEBAB MASALAH Optimalisasi Proses Pengelolaan Risiko dengan Mengembangkan Risk Management Information System Berbasis Web

6 AKAR PENYEBAB MASALAH NO. FAKTOR MASALAH PENYEBAB AKIBAT 1 MANUSIA Form isian sering hilang/keselip saat distribusi dan pengumpulan data. 2 LINGKUNGAN Identifikasi risiko belum tepat sasaran. 3 LINGKUNGAN Laporan Risk Profil kurang informatif ke semua unit kerja 4 MESIN Penggunaan space hard disc banyak dan terpisah 5 MESIN Banyaknya penggunaan kertas (hard copy) dan tinta untuk form dan laporan. 6 METODA Hasil pengukuran/profil risiko tidak akurat Belum ada pengisian form secara on-line Kurangnya sosialisasi Belum ada sistem informasi yang dapat diakses oleh semua unit kerja Belum ada database untuk menyimpan file-file risiko Belum ada web system, masih mengunakan sistem manual. Belum ada otomatisasi kuadran pada pengukuran/profil risiko yang dapat diakses oleh Risk Owner Waktu pengisian jadi lebih lama karena form harus dicetak dan diisi ulang. Kerugian akibat terjadinya risiko Mitigasi untuk risiko bersama tidak komprehensif Pencarian data memakan waktu dan penggunaan hard disc boros. Penggunaan kertas dan tinta berlebihan dan kemungkinan form & laporan hilang/terselip. li Keliru menetapkan keputusan tindakan mitigasi.

7 RENCANA PERBAIKAN No Akar Penyebab Why What Where, When,Who How 1 Belum ada Agar pengisian form Dibuatkan sistem Div. PBMR Membuat Sistem Informasi pengisian Form identifikasi dilakukan pengisian risk Triwulan-3 Manajemen Risiko, menu Identifikasi Risiko secara secara on-line sehingga kehilangan data dan register secara online yang dapat 2013 PIC : Hedi, Aby register data risiko berbasis Web on-line waktu pengisian dapat diminimalkan. diakses oleh masing-masing unit 2 Kurangnya sosialisasi manajemen risiko. Agar seluruh jajaran di lingkungan perusahaan menyadari pentingnya mengelola risiko di unit masing-masing kerja. Mengadakan Awareness MR minimal 1 tahun sekali untuk seluruh jajaran di lingkungan perusahaan Div. PBMR Awal Tahun PIC : Leila Menyiapkan anggaran. Melaksanakan awareness secara periodik. 3 Belum ada Agar setiap unit kerja Dibuatkan laporan Div. PBMR Membuat Sistem Informasi sistem informasi dapat mengakses profil profil risiko yang Triwulan-3 Manajemen Risiko, menu yang dapat diakses oleh semua unit risiko dari unit-unit kerja lainnya. dapat diakses seluruh unit kerja PIC : Hedi, Aby laporan profil risiko berbasis Web kerja 4 Belum ada database untuk menyimpan filefile risiko Agar koordinasi dapat dilakukan secara komprehensif Agar data risiko Dibuatkankan data Div. PBMR terpusat dalam satu base manajemen Triwulan-3 sistem it dtb database risiko iik yang terpusat t 2013 PIC : Hedi, Aby Membuat sistem database untuk menyimpan seluruh data manajemen risiko iik secara terpusat

8 RENCANA PERBAIKAN No Akar Why What Where,When, How Penyebab Who 5 Belum ada Agar data dan laporan Dibuatkan sistem it Div. PBMR Membuat Sistem Informasi web system manajemen risiko manajemen risiko Manajemen Risiko terpadu untuk dapat diakses oleh secara terpadu Triwulan-3 berbasis Web manajemen seluruh unit yang mulai dari register 2013 risiko. berkepentingan data sampai dengan laporan PIC : Hedi, profil risiko dan Aby mitigasinya 6 Belum ada Agar pengukuran/ Dibuatkan Div. PBMR Membuat Sistem pengukuran/ otomatisasi kuadran pada pengukuran/ leveling risiko yang dapat diakses oleh risk owner leveling risiko dapat dilakukan secara otomatis pada saat diinput oleh risk owner otomatisasi kuadran pada tahap pengukuran risiko Triwulan PIC : Hedi, Aby leveling risiko berbasis Web

9 DO MERAWIS RMIS Ms. Excel

10 MELAKSANAKAN PERBAIKAN AKAR PENYEBAB SEBELUM SETELAH Form Identifikasi Risiko belum Penggunaan Risk register form masih digunakan Form risk register sudah on line untuk mengumpulkan data risiko yang berasal dari risk owner digantikan dengan form input di aplikasi MERAWIS. Kurangnya sosialisasi Belum disiapkan jadual dan anggaran untuk Jadual awareness. manajemen risiko melaksanakan awareness manajemen risiko secara rutin. melaksanakan koordinasi secara rutin dengan risk owner Belum ada sistem informasi yang dapatdiakses oleh lhsemua Laporan profil risiko hanya berupa profil risiko unit kerjaybssendiri. i Laporan profil risiko dari suatu unit kerja dapatdilihat oleh lh unit kerja seluruh unit kerja lainnya. Belum ada database untuk menyimpan file file risiko Penyimpanan file file risiko masih menggunakan file Excell dan selanjutnya di input secara manual ke Penyimpanan database tidak di local disk, melainkan langsung di aplikasi RMIS server menggunakan my.sql. Belum ada web system untuk manajemen risiko. Sistem informasi manajemen risiko yang digunakan bersifat stand alone yang hanya dapat diakses oleh Divisi PBMR. Sistem informasi menjadi web sistem sehingga bisa diakses oleh seluruh unit kerja Belum ada otomatisasi kuadran pada pengukuran/ leveling risiko Nilai dampak & peluang risiko diinput secara manual dari data hard copy. penginputan nilai risiko dilakukan langsung oleh risk owner, sehingga tidak perlu dilakukan k penyalinan nilai i risiko iik ke dalam aplikasi.

11 MENILITI HASIL PERBAIKAN (Aktivitas) tas) NO AKTIFITAS METODA PELAKSANAAN METODA PELAKSANAAN SEBELUM SETELAH 1 Distribusi ib iform Identifikasi i Risikoik Distribusiib i secara manual Distribusi ib i secara on line 2 Identifikasi Risiko oleh Risk Owner Pengisian form secara manual oleh Pengisian form secara on line masing masing unit kerja. 3. Pengumpulan Daftar Risiko/Risk Register Pengumpulan secara manual oleh staf Pengumpulan secara on line Dinas MR 4. Input data risk register Input data dilakukan secara manual menggunakan program Microsoft Excell. Data yang diinput secara on line di menu daftar risiko per unit kerja 5. Membuat profil risiko berdasarkan nilai dampak dan peluang Profil sudah dilakukan secara langsung dengan menggunakan sistem it RMIS Diinput secara on line langsung terprofilberdasarkan levelingnya. li 6. Melakukan Mapping Risiko Mapping risiko otomatis menggunakan sistem RMIS 7. Menyiapkan Laporan profil Risiko laporan sudah dilakukan langsung dengan menggunakan sistem RMIS Diinput secara on line langsung masuk dan terlihat dalam mapping risiko laporan profil risiko langsung tersortir berdasarkan grouping yang diinginkan 8. Pembahasan & Penetapan Tindakan Mitigasi. Pembahasan dan penetapan mitigasi dilakukan dalam rapat 9. Distribusi Laporan Distribusi laporan dilakukan dengan menggunakan hard-copy (dokumen). 10. Monitoring Tindaklanjut Mitigasi Monitoring tindaklanjut mitigasi dilakukan secara langsung ke masing-masing unit kerja Pembahasan dan penetapan mitigasi dilakukan dalam rapat Laporan dapat langsung diakses pada Web Manajemen Risiko dan setiap unit kerja dapat melihat profil risiko dari unit-unit kerja lainnya. Monitoring tindaklanjut mitigasi dilakukan secara langsung ke masingmasing unit kerja

12 MENILITI HASIL PERBAIKAN (Waktu) NO AKTIFITAS WAKTU SEBELUM (Menit) WAKTU SETELAH (Menit) 1 Distribusi Form Identifikasi Risiko Identifikasi Risiko oleh Risk Owner Uncontrolled Uncontrolled 3. Pengumpulan Daftar Risiko/Risk Register Input data risk register Membuat profil risiko berdasarkan nilai 0 0 dampak dan peluang 6. Melakukan k Mapping Risiko Menyiapkan Laporan profil Risiko Pembahasan & Penetapan Tindakan Uncontrolled Uncontrolled Mitigasi. 9. Distribusi Laporan Monitoring Tindaklanjut Mitigasi Uncontrolled Uncontrolled TOTAL WAKTU PELAKSANAAN

13 HASIL PERBAIKAN (Aktivitas tas & Waktu) 100% Realisasi Pengembangan Aktivitas Pengelolaan Risiko Berbasis Web 80% 60% 40% 20% 0% 80% 80% 30% Kondisi Sebelum Target REALISASI Perbaikan Aktivitas Perbaikan Waktu REALISASI MINIMASI WAKTU (Menit) Kondisi Sebelum Target Realisasi

14 PQCDSME ASPEK MUTU SEBELUM PERBAIKAN SETELAH PERBAIKAN Productivity Aktifitas pengelolaan RM sebagian Aktifitas pengelolaan sudah dilakukan besar masih bersifat manual dan waktu pengelolaannya membutuhkan waktu yang cukup lama. dengan sistem informasi berbasis web dan waktu pengelolaannya menjadi lebih singkat. Quality Keakuratan pengukuran risiko ik kurang Pengukuran risiko ik lebih akurat Cost Delivery Masih ada biaya penggunaan ATK (kertas dan tinta printer) Laporan menggunakan hard-copy dan informasi untuk masing-masing unit kerja hanya terbatas pada risiko unit yang bersangkutan Mengurangi penggunaan ATK (kertas dan tinta printer) Laporan dapat diakses langsung di web dan informasi dapat diakses lintas unit kerja Safety Kehilangan dokumen Tidak ada peluang terjadinya kehilangan dokumen Moral RM dianggap sebagai pekerjaan Proses dipermudah sehingga tidak tambahan yang menyita waktu dianggap beban tambahan Environment Awareness/kepedulian risk owner terhadap risiko kerja kurang masih dianggap sebagai pekerjaan tambahan yang menyita waktu Kepedulian risk owner diharapkan meningkat karena adanya kemudahan proses dan akses terhadap pengelolaan risiko.

15 STANDART HASIL Implementasi Risk Management System Information (RMIS) berbasis Web pada Triwulan ke-3 Tahun 2013 dan Optimalisasi waktu pengelolaan risiko maksimal 240 menit/unit kerja

16