Towards Innovative Government

Transkripsi

1 2018 Workshop Penyusunan Risalah Budaya Kinerja Towards Innovative Government Ruang Hayam Wuruk, Kantor Gubernur Jawa Timur - Surabaya, 17 April

2 Productivity Continuity Agility 2

3 PENGANTAR MANAJEMEN INOVASI TINGKATAN INOVASI 3

4 Kecepatan Perbaikan & Inovasi Nilai, Dampak & Hasil TINGKAT KONTRIBUSI INOVASI Perbaikan Berkelanjutan & Inovasi Perbaikan Berkelanjutan Perbaikan Sesekali Melakukan hal yang sama Tahun source: INTEGRASI METODOLOGI INOVASI TARGET USAHA ORGANISASI INCREMENTAL INNOVATION BREAKTHROUGH INNOVATION 4

5 PENGANTAR PERBAIKAN BERKELANJUTAN Continuous improvement is an ongoing effort to improve products, services or processes Continuous improvement adalah usaha-usaha berkelanjutan yang dilakukan untuk mengembangkan dan memperbaiki produk, pelayanan, ataupun proses. Usaha-usaha tersebut bertujuan untuk mencari dan mendapatkan bentuk terbaik dari improvement yang dihasilkan, memberikan solusi terbaik bagi masalah yang ada dan hasilnya akan terus bertahan bahkan berkembang menjadi lebih baik lagi. 5

6 KERANGKA KONSEPTUAL People Excellence PROCESS Business Process Excellence PRODUCT Quality Excellence Supply Chain Excellence SERVICES Technology Excellence HIGH ASSURANCE ORGANIZATION AKSELERASI PENCAPAIAN VISI WORLD CLASS GOVERNMENT HIGH COMPETENCY MANAJEMEN INOVASI INNOVATION CULTURE COMPETITIVE ADVANTAGE METODOLOGI RISALAH BUDAYA KINERJA (KBK) PROBLEM SOLVING Menetapkan Rencana Perbaikan Selanjutnya8 Standarisasi Hasil Perbaikan7 ACTION CHECK 1 Menetapkan Sasaran Perbaikan PLAN DO 2Menganalisa Faktor Penyebab Masalah 3 Menetapkan Penyebab Dominan 4 Merencanakan Perbaikan Mengevaluasi Hasil Perbaikan6 5 Melaksanakan Perbaikan 6

7 DESAIN ARSITEKTUR MANAJEMEN INOVASI TEKNIK PENYUSUNAN RISALAH BUDAYA KINERJA 7

8 SIKLUS PENYUSUNAN RISALAH BUDAYA KINERJA Menentukan Tema & Judul Perbaikan Mencari Data Baru & Menentukan Tema Berikutnya 8 1 Menganalisa Penyebab 2 Membuat Standar Baru 7 3 Menguji & Menentukan Penyebab Dominan 6 Meneliti Hasil 5 4 Merencanakan Perbaikan Melaksanakan Perbaikan 8 LANGKAH PENYUSUNAN RISALAH BUDAYA KINERJA 8 CARI DATA BARU & TETAPKAN TEMA PERBAIKAN BARU 1 TETAPKAN TEMA, JUDUL & TARGET PERBAIKAN 2 ANALISA PENYEBAB MASALAH 7 STANDARISASI & TINDAKAN PENCEGAHAN YA 3 UJI & TETAPKAN PENYEBAB DOMINAN PERIKSA TIDAK TERCAPAI? 4 RENCANAKAN PERBAIKAN 6 EVALUASI HASIL PERBAIKAN 5 LAKSANAKAN PERBAIKAN 8

9 Langkah 1 MENENTUKAN TEMA & JUDUL PERBAIKAN SASARAN/ TARGET KUALITAS INSTRUKSI MANAJEMEN KELUHAN PELANGGAN PROSES/HASIL TIDAK SESUAI STANDAR Potential Based Problem Based Apa saja masalah yang: PERNAH terjadi? SEDANG terjadi? SERING terjadi? Apa saja yang berpotensi: Menjadi MASALAH? Timbulnya RISIKO? Terjadi UNSAFE CONDITION? PERBAIKAN YANG BELUM OPTIMAL PELUANG PERBAIKAN/ PENINGKATAN PROBLEM Expectation Based Apa saja yang: Perlu DITINGKATKAN? Perlu DIKEMBANGKAN? Perlu DICIPTAKAN? Langkah 1 TIPS IDENTIFIKASI PERMASALAHAN 1. Apakah ada masalah yang sulit diselesaikan? 2. Apakah pekerjaan melelahkan atau sulit dilakukan? 3. Apakah ada limbah, ketegangan atau kurangnya keseragaman? 4. Apakah ada barang yang rusak atau perlu diperbaiki? 5. Adakah ada pengaduan dari proses hulu atau hilir atau dari tempat kerja lain? 6. Apakah ada ketidaknyamanan bagi pelanggan? 7. Apakah pekerjaan itu dilakukan dengan tepat dan cepat? 8. Apakah Anda menghasilkan lebih banyak hasil dengan sedikit tenaga kerja? 9. Apa kebijakan dan target unit kerja? 10. Apakah ada sesuatu yang ingin Anda capai? 9

10 Langkah 1 TIPS IDENTIFIKASI PERMASALAHAN Brainstorming Identifikasi Fakta & Data Langkah 1 TIPE PERMASALAHAN PDCA-1 TPM / JIT C D 5R A S Normal Prob Type Of Problem PDCA-2 D P A C A GKM/ KBK P Profound Prob C D 10

11 TAK PENTING PENTING Langkah 1 TIPE PERMASALAHAN SUMBER JELAS VALID DATA BERKUALITAS UP TO DATE TERUKUR (SATUAN) SESUAI KEBUTU HAN Langkah 1 4 KUADRAN PRIORITAS MENDESAK I Krisis Problem menekan Proyek, rapat, persiapan berdeadline TAK MENDESAK II Persiapan Pencegahan Klarifikasi nilai-nilai Perencanaan Membangun hubungan Relaksasi yang diperlukan Pemberdayaan Interupsi sia-sia Laporan yang tidak perlu Rapat, telepon, surat yang tidak penting Masalah-masalah orang lain III Pekerjaan menyibukkan Telepon Pembuang-buang waktu Aktivitas Pelarian Surat tak relevan Menonton TV berlebihan IV 11

12 Langkah 1 ALUR PROSES PENETAPAN TEMA FENOMENA PROBLEM Deviasi Proses/hasil Peluang improvement di masa mendatang Instruksi Manajemen ANALISA Quality Objective Customer Complain Perbaikan yang belum optimal ANALISA PARETO Memilih Prioritas ( PRIORITY ) Penetapan TEMA Analisa Situasi Pengumpulan & Pengolahan Data Mengungkap Fakta Langkah 1 PENETAPAN TEMA 1 Bila prioritas masalah sudah diperoleh, maka TEMA perbaikan dapat ditentukan TEMA *Berisi pernyataan yang menunjuk pada TUJUAN AKHIR yang ingin dicapai Menurunkan jumlah keluhan pelanggan internet Menekan frekuensi gangguan di layanan pengurusan KTP Meningkatkan kualitas pelayanan rawat inap Meningkatkan efisiensi konsumsi listrik di gedung Pemkot 2 Dan bagian terakhir dari proses penentuan tema adalah menuliskan alasan tema ALASAN TEMA HARAPAN YANG INGIN DICAPAI BILA TEMA TERSEBUT DILAKSANAKAN 12

13 Langkah 1 ALUR PROSES PENETAPAN TEMA TEMA Yang Telah Ditentukan ANALISA PARETO STRATIFIKASI Permasalahan Utama Memilih PRIORITAS Penetapan JUDUL Analisa Situasi Pengumpulan & Pengolahan Data Mengungkap Fakta INITIAL GOAL Hasil & Waktu Langkah 1 PENETAPAN JUDUL Bila TEMA sudah ditentukan, maka selanjutnya tetapkan JUDUL PERBAIKAN JUDUL TARGET JUDUL Pernyataan positif atas persoalan spesifik yang akan segera ditangani dengan suatu target perbaikan yang ingin dicapai HASIL (KUANTITATIF) Hasil yang direncanakan untuk dicapai (target hasil kuantitatif) WAKTU PENYELESAIAN Batas waktu yg diperlukan untuk keseluruhan proses perbaikan (target waktu) 13

14 Langkah 1 CONTOH TEMA & JUDUL Tema : Menurunkan keluhan pelanggan Internet Judul : Mengurangi kegagalan sambungan komunikasi Pelanggan Internet, sebesar 100% dalam waktu 2 bulan Langkah 2 ANALISA PENYEBAB MASALAH Dengan menggunakan azas sebab akibat Menggali faktor-faktor yang diduga dapat menjadi penyebab timbulnya persoalan Ishikawa Diagram NOMINAL GROUP TECHNIQUE (NGT) Relation Diagram Hipotesis Penyebab Dominan tentative VOTING 14

15 Langkah 2 TAHAPAN NOMINAL GROUP TECHNIQUE (NGT) Tahap 1 Tahap 2 Tahap 3 Tahap 4 Tahap 5 Gali ide dari masingmasing anggota Tuliskan di selembar kertas Lakukan stratifikasi berdasark an 5 faktor Eliminasi atas ide ide yang sejenis Pasang secara berurutan dgn azas sebab akibat Langkah 3 MENGUJI & MENETAPKAN PENYEBAB DOMINAN 1) Uji setiap penyebab yang dianggap dominan dengan analisa statistik, SCATTER DIAGRAM 2) Lakukan pengujian dengan cara melakukan simulasi ataupun pengamatan sehingga didapatkan data baru yang dapat mewakili kondisi yang ada. 3) Tentukan nilai koefisien korelasi ( ρ ) dari setiap penyebab yang diuji 4) Buat kesimpulan penyebab dominan dalam bentuk pie chart untuk penyebab yang memiliki koefisien korelasi 0.714, yang selanjutnya akan diselesaikan di langkah 4. Beri penjelasan singkat cara eliminasi penyebab yang mempunyai nilai koefisien korelasi <

16 Langkah 3 TEKNIK MENETAPKAN PENYEBAB DOMINAN Hipotesis PENYEBAB DOMINAN Checksheet : Periode Lokasi SDM Mengumpulkan DATA BARU Olah data Scatter diagram ANALISA DATA Pie chart KESIMPULAN (Penyebab Dominan) Langkah 4 MERENCANAKAN PERBAIKAN TABEL ALTERNATIF SOLUSI NO PENYEBAB ALTERNATIF SOLUSI TABEL PENETAPAN SOLUSI FINAL PEMBOBOTAN KRITERIA NO ALTERNATIF SOLUSI BIAYA SKILL WAKTU RISIKO... 16

17 Langkah 4 MERENCANAKAN PERBAIKAN Penyebab dominan Apa bentuk perbaikanya? Wujud perbaikan Berapa lama waktu perbaikan? Waktu pelaksanaan perbaikan Bagaimana cara memperbaiki? Detail perbaikan CAUSES WHY WHAT WHERE WHEN WHO HOW HOW MUCH Mengapa faktor itu diperbaiki? Alasan Perbaikan Dimana mau dicoba? Lokasi uji coba Siapa saja yang bertanggung jawab? Penanggung jawab Intermediate Target Estimasi Biaya Langkah 4 PROTOTYPE PRODUK INOVASI 17

18 Langkah 4 PROTOTYPE PRODUK INOVASI Langkah 4 ANALISA RISIKO NO POTENSI RISIKO TINGKAT RISIKO MITIGASI RISIKO

19 Langkah 5 MELAKSANAKAN PERBAIKAN Penyebab dominan Detail Solusi Perbaikan Waktu pelaksanaan perbaikan Data monitoring pelaksanaan perbaikan CAUSES HOW WHERE WHEN WHO MONEVA JUDGE Lokasi pelaksanaan perbaikan Penanggung jawab kegiatan Kesimpulan hasil perbaikan INTERELASI PENYEBAB DOMINAN - RENCANA - PELAKSANAAN PERBAIKAN L-3 MENETAPKAN PENYEBAB DOMINAN KESIMPULAN PENYEBAB DOMINAN L-4 TABEL ALTERNATIF SOLUSI L-4 TABEL PENETAPAN SOLUSI FINAL 1 L-4 TABEL 5W2H 2 3 CAUSES WHY WHAT WHERE WHEN WHO HOW Deskripsi Detail Perbaikan dari Solusi Terpilih HOW MUCH 4 CAUSES HOW WHERE WHEN WHO MONEVA JUDGE L-5 TABEL PELAKSANAAN PERBAIKAN 19

20 Langkah 5 ANALISA KOMPARASI PERBAIKAN NO SEBELUM PERBAIKAN PROSES PERBAIKAN HASIL PERBAIKAN 1 *dokumentasi/foto *dokumentasi/foto *dokumentasi/foto 2 *keterangan singkat *keterangan singkat *keterangan singkat *dokumentasi/foto *dokumentasi/foto *dokumentasi/foto *keterangan singkat *keterangan singkat *keterangan singkat Langkah 5 ALUR PROSES MERENCANAKAN & MELAKSANAKAN PERBAIKAN PENYEBAB DOMINAN RENCANA PERBAIKAN 5 W 2 H No Berhasil? Yes INTERMEDIATE TARGET PROSES PERBAIKAN (UJI COBA) MONITORING MAINTAIN HASIL No Stabil? Yes 20

21 Langkah 6 MENELITI HASIL PERBAIKAN 1 2 Proses meneliti hasil dilakukan dengan cara membuat perbandingan antara : Hasil perbaikan dengan intermediate target dan initial goal Hasil perbaikan dengan tema dan judul Dokumentasikan dampak positif & dampak negatif dari perbaikan yang dilakukan. Beri solusi bila dalam perbaikan tersebut menimbulkan dampak negatif Catatan: Bila hasil perbaikan tidak tercapai dengan intermediate target, maka perlu mengulang ke langkah 4 guna memperbaiki proses perencanaan dan pelaksanaan perbaikan yang dilakukan Langkah 6 ANALISA NILAI PRODUK INOVASI NO NILAI YANG DITINGKATKAN SEBELUM SESUDAH PENINGKATAN NILAI 1 Waktu/Durasi Kerja 3 hari 1 hari 2 hari 2 Jumlah Tenaga Kerja 4 org 1 org 1 org dst.. 21

22 Langkah 6 ANALISA BIAYA & BENEFIT INOVASI NO ITEM BIAYA/BENEFIT JUMLAH I. ANALISA BIAYA 1 2 Total Biaya yang diperlukan II. ANALISA BENEFIT FINANSIAL 1 2 Total Benefit Finansial III. ANALISA BENEFIT NON FINANSIAL 1 2 Total Benefit Non Finansial TOTAL BENEFIT YANG DIHASILKAN INTERELASI ANALISA BIAYA & BENEFIT INOVASI L-4 TABEL 5W2H L-6 ANALISA NILAI PRODUK IMPROVEMENT 1 L-6 TABEL ANALISA BIAYA & BENEFIT

23 MULTIPLIERS EFFECT GERAKAN INOVASI Efisiensi : Dampak Implementasi Inovasi Pengurangan BIAYA Efektifitas : Mencapai Tujuan Inovasi MANFAAT Langkah 6 3 POIN PERHATIAN UTAMA 1. Tenggang Waktu yang digunakan untuk penelitian Pemastian Hasil 2. Penggunaan QC Tools yang tepat Analisa Komparasi 3. Analisa dampak perbaikan Positif & Negatif 23

24 Langkah 6 ALUR PROSES MENELITI HASIL Pengumpulan & Pengolahan data hasil perbaikan Hasil perbaikan Kondisi sebelum perbaikan Ulangi Langkah 5 Analisa Dampak No Analisa pembanding Achieve Target Pareto Diagram Histogram Control Chart Grafik Positif Dokumentasi Negatif Eliminasi Yes Lanjutkan Proses Kerja Baru Monitoring Hasil Langkah 7 STANDARISASI & TINDAKAN PENCEGAHAN Standarisasi meliputi : - Standar masukan (bahan/alat yang digunakan) - Standar proses (pengoperasian/pengelolaan/dll) - Standar hasil (indikator keberhasilan) Standar hasil merupakan jaminan bahwa bila prosedur dijalankan dengan benar maka mampu menekan/menurunkan/meningkatkan nilai maksimum/minimum dari kerusakan/gangguan/mutu dsb sesuai dengan indikator keberhasilan Tuangkan prosedur tersebut dalam bentuk kalimat perintah secara spesifik sesuai dengan tahapan langkah perbaikan yang dijalankan secara terstruktur 24

25 Langkah 7 ALUR PROSES MEMBUAT STANDAR BARU Hasil Monitoring Proses Kerja Baru Dokumentasi Dampak Positif Mengacu Langkah 1,4,5 Memformulasikan STANDAR BARU Proses Persetujuan Manajemen Dokumentasi & Acuan Kerja Langkah 8 MENGUMPULKAN DATA BARU & MEMBUAT RENCANA BERIKUTNYA Lakukan pengamatan atas standar prosedur baru yang telah dijalankan; - jika hasilnya masih sesuai dengan standar maka gugus dipersilahkan mencari tema baru - jika hasilnya sudah tidak sesuai lagi dengan standar maka gugus harus memutar kembali siklus PDCA pada tema yang sama Susun rencana kegiatan yang akan dilakukan Ajukan approval kepada fasilitator atas pengajuan tema berikutnya 25

26 Langkah 8 ALUR PROSES MENGUMPULKAN DATA BARU & MEMBUAT RENCANA BERIKUTNYA Evaluasi Pelaksanaan standar baru Persoalan Mutu BARU berhasil Tidak berhasil Persoalan Mutu LAMA Penentuan Tema Approval Fasilitator Thank you for your attention Mochammad Kharis, ST., M.MT , 45 ext mochammad.kharis@semenindonesia.com kharishae@gmail.com 26