JUDUL : PROFIL PKM RESPON

Transkripsi

1 JUDUL : SISTEM INFORMASI BINA LINGKUNGAN PROFIL PKM RESPON Nama Kelompok Dibentuk Jumlah Pertemuan Lama Pertemuan Presentase Kehadiran : SISI BILIK : 23 Januari 2013 : 20 Kali : 1-2 Jam : 90% Fasilitator Ketua Sekretaris Anggota : Tb. Ike Nikita : Muhammad Zakki : Ahmad Iqbal : Nelson Poluakan Andri Kurnia R KEBERADAAN PKM DALAM STRUKTUR ORGANISASI DIVISI HUMAS & KEAMANAN Tb. Ike Nikita Kadiv. K di Humas H & Kam. K Anhar Tata Usaha Muhammad Zakki Kadis Kadis. Humas & BL Nana Stiana Kadis Kadis. Keamanan Ahmad Iqbal Kasi. Protokoler... Kasi PKBL. Andri Arifinta Kasi. Kam.Non Kws Qodar Kasi. Kam.Kws Andri KR Analis Publikasi Nelson Poluakan Analis BL... Pleton Non Kws Kws.... Pleton Kws Udin Syamsudin Resepsionis... Operator p Telp. p

2 JADWAL KEGIATAN : Langkah Kegiatan M Jan Fb Febr Mart Apr M M M M M M M M M M M M M M M 4 Plan Identifikasi Masalah Mencari iakar Penyebab b Menentukan Penyebab Dominan 4 Membuat Rencana Perbaikan Do 5 Check 6 Action 7 Melakukan Perbaikan Memeriksa Hasil & Dampak Perbaikan Membuat Standarisasi Keterangan Gambar : M : Minggu Ke... : Target Penyelesaian : Realisasi

3 P L A N LANGKAH 1 : MENGIDENTIFIKASI MASALAH I.1. Dasar Pembentukan PKM : Mensupport Kinerja Divisi Humas & Keamanan yaitu: Pelayanan Sistem Informasi Bina Lingkungan dan CSR I.2. Latar Belakang Masalah : Corporate Social Responsibility (CSR) atau tanggung jawab sosial dunia usaha saat ini telah menjadi isu sentral dan populer. p Berdasarkan kesadaran internal maupun eksternal dari perusahaan yang sukses maupun gagal, beberapa perusahaan mulai menyadari, bahwa dunia usaha untuk mencapai kesuksesan dan berkelanjutan tidak cukup hanya mengejar profit (ekonomi) tetapi juga harus bertanggung jawab secara sosial dan lingkungan bagi komunitas lokal dan masyarakat luas. Komitmen KIEC terhadap pengembangan masyarakat dan wilayah tentu tak diragukan lagi sebab PT. KIEC berkomitmen menjadikan Corporate Social Responsibilty (CSR) sebagai bagian integral dari proses menjalankan bisnisnya, CSR dapat diartikan sebagai integrasi operasi bisnis dan nilai-nilai, bahkan CSR bukan hanya bersifat pemanis belaka ataupun hanya terkait dengan masalah kepedulian atau etika, tetapi menyangkut sesuatu yang yang lebih besar yakni kewajiban atau tanggung jawab. sehingga prestasi perusahaan dalam CSR akan disoroti masyarakat sekitar bahkan secara nasional, akan kontribusinya terhadap pembangunan daerah dan pemberdayaan masyarakat sekitarnya.

4 I.3. Perumusan Masalah : Berdasarkan pada hasil brainstorming anggota PKM Sisi Bilik Divisi Humas & Kam, yaitu : Proses Pendataan & pelayanan pencarian informasi bantuan yang telah diberikan relatif lama : lebih dari 1 jam. Ketergantungan pada personil tertentu untuk pelayanan permintaan data : 1-2 orang saja. Pemborosan space hard disk karena duplikasi data perangkat komputer yang sebenarnya memiliki fungsi yang hampir sama. Tidak semua aktifitas kegiatan CSR tercatat dengan baik. NO KEGIATAN UTAMA DETAIL KEGIATAN 1 Penerimaan Proposal 2 Input Data Manual 3 Proses Persetujuan Proposal 4 Proses Output/laporan WAKTU PELAKSANAA N RATA-RATA (Menit) Personil menerima proposal masuk 5 Personil mengidentifikasi proposal 10 Personil mengecek kelayakan proposal 15 Personil mencatat di buku besar 10 Personil mengetik Kembali di MS. Excel 15 Personil membuat dan mencatat lembar persetujuan 10 Personil mencatat di buku 10 Personil menyerahkan proposal ke direksi 10 Personil menyerahkan proposal ke keuangan untuk proses pencairan dana bantuan 10 Personil mengetik Kembali di MS. Excel 10 Personil membuka di buku catatan 15 Personil Mencocokan dengan data di Excel 45 Personil mencetak data yang dibutuhkan 15 Total 180

5 I.4. Penetapan Judul : Terkait dengan Kinerja Divisi Humas dan Keamanan terhadap proses penyajian data mengenai bantuan sosial / CSR maka kami sepakat menetapkan judul Optimalisasi Sistem Informasi Bina Lingkungan dan CSR Cilegon, Juni 2013 Tb. Ike Nikita Fasilitator t Muhammad Zakki Kt Ketua P L A N LANGKAH 2 : MENGANALISA AKAR PENYEBAB MASALAH Man Machine Proses input data tergantung personel tertentu Pencatatan data bina lingk/csr tdk konsisten secara harian Data tidak update Pencatatan laporan menggunakan buku Personnel merekap laporan secara manual Pemborosan ATK/buku Sistem Informasi Bina Lingk/CSR kurang efektif Pencarian data lama Pencatatan laporan masih manual Belum ada Database Standar Methode Sosialisasi database belum optimal Rk Rekapitulasi itl ilaporan terlalu ll lama Personil belum memahami program baru Enviroment

6 Dari Diagram Fishbone di atas dapat disimpulkan bahwa yang menjadi akar penyebab masalah dari aktifitas pelayanan adalah sbb: No Faktor Masalah Penyebab Akibat 1. Manusia Proses input tergantung Pencatatan data bina lingk/csr Data tidak up date pada personel tertentu tdk konsisten secara harian 2. Mesin Pencatatan laporan Personnel merekap laporan Pemborosan ATK/buku menggunakan buku secara manual 3. Metode Belum ada database Pencatatan laporan masih Pencarian data lama standar manual 4. Enviroment Sosialisasi i dtb database Personil belum memahami Rk Rekapitulasi itl ilaporan belum optimal program baru terlalu lama P L A N LANGKAH 3 : MENENTUKAN FAKTOR PENYEBAB DOMINAN Berdasarkan kesepakatan seluruh personil PKM SISI BILIK, untuk menentukan penyebab masalah dominan yaitu dengan metode Nominal Group Technique (NGT) : No Masalah/Personil Proses input tergantung pada personel tertentu Pencatatan laporan menggunakan buku Belum ada database standar Sosialisasi database belum optimal 1 Muhammad Zakki Ahmad Iqbal Nelson Andri KR Total

7 No Faktor Penyebab Nilai NGT Prosentase Kumulative 1 Proses input tergantung pada personel tertentu 13 27,65 % 27,65 % 2 Pencatatan laporan menggunakan buku 10 21,3 % % 3 Belum ada database standar 15 31,9 % 80,85 % 4 Sosialisasi database belum optimal 9 19,15 % 100 % % PARETO CHART DIVISI HUMAS & KEAMANAN % % 00% % 00% 80.00% 68.10% 60.00% 00% Presentase 40.00% 20.00% 00% 31.90% 27.65% 40.45% 21.30% 19.15% 19% Kumulatif 0.00% Belum ada database standar Proses input tergantung pada personel tertentu Pencatatan laporan menggunakan buku Sosialisasi database belum optimal

8 Uji Hipotesa Faktor Penyebab Dominan Sistem Informasi Bina Lingkungan di PT KIEC : NO Faktor Dominan Uji Hipotesa 1 Proses input tergantung Dari sekian banyak data proposal yg masuk dari masyarakat membuat pada personel tertentu file penyimpanan data menjadi tidak terpusat sehingga menyebabkan pengolahan lh data harus dilakukan k oleh lhpersonel tertentu. 2 Pencatatan laporan menggunakan buku 3 Belum ada database standar 4 Sosialisasi database belum optimal Dari permasalahan tidak adanya database pencatatan di komputer membuat banyak file yang tersimpan di buku/manual sehingga menyebabkan penggunaan ATK bertambah banyak. Database pada dasarnya dibuat untuk menampung data-data yang diperlukan dengan beberapa tabel yang berisikan field-field dengan satu primary key yang kemudian terdapat relasi antar tabel didalamnya. Dari data yang ada belum ada database untuk pencatatan data bantuan yang sudah diberikan untuk mempermudah proses pencarian informasi & setiap personil masih melakukan pencatatan manual dibuku besar, hal ini diduga sebagai faktor penyebab lambannya pencarian data informasi. program database merupakan mekanisme perlu yang perlu disosialisasikan kepada pihak yang akan memanfaatkan program database tersebut agar kemudahan dalam mengakses data dapat dilakukankan dengan baik. Sosialisasi penggunaannaan database dapat dilakukan dengan berbagai cara seperti dilakukan pelatihan khusus bagi personil tertentu atau dapat dilakukan dengan knowledge sharing dari personil yang sudah mengerti tentang program database kepada personil yang belum mengerti program database.

9 P L A N LANGKAH 4 : MEMBUAT RENCANA PERBAIKAN NO Akar Penyebab Why What Where,When,Who How 1 Proses input Proses Pendataan tidak Divisi Humas & kam, Membuat program yang tergantung pada pengolahan data konsisten Desember 2012, bisa di akses oleh setiap personel tertentu menjadi lama Nelson personnel yg ada d divisi humas 2 Pencatatan Belum ada Banyak Divisi Humas & Kam, Bekerjasama dengan laporan database yang menggunakan Desember 2012, Divisi PSP agar menggunakan menyimpan ATK Nl Nelson P Pencatatan t data CSR buku catatan CSR menggunakan program database 3 Belum ada Agar seluruh data Membuat Divisi Humas & Kam, Divisi Humas & Kam database standar CSR dapat sistem/software Divisi PSP, Jan 2013, bekerjasama dengan ditelusuri dengan efektif dan efisien data base CSR yang handal Nelson P, Aries Pratama Divisi PSP untuk merancang sistem/software data base CSR yang diperlukan 4 Sosialisasi Agar setiap Melakukan Divisi Humas & Kam Memberikan database belum optimal personil mengerti dan memahami sistem database CSR pelatihan atau knowledge sharing program database CSR dan Divisi PSP, Desember 2012, M. Zakki, Aries Pratama pengetahuan dasar tentang pengoperasian dan proses inputisasi data CSR melalui data base yang telah dibuat

10 Menentukan Target : Turun 50 % 90 0 Sebelum Sesudah PKM SISI BILIK Bertekad menurunkan waktu Penyajian Data Informasi Bina Lingkungan/CSR sebesar 50% D O LANGKAH 5 : MELAKSANAKAN PERBAIKAN NO Akar Penyebab 1 Proses input tergantung pada personel tertentu Tindakan Perbaikan Sebelum Sesudah Pada saat penginputan data proposal, format laporan dan penyimpanan data Setiap personnel mengetahui proses hanya diketahui oleh personnel tertentu, pencatatan di database CSR, sehingga dapat menghambat proses sehingga lebih efektif dan efisien laporan ketika personnel tersebut berhalangan

11 NO Akar Penyebab 2 Pencatatan laporan menggunakan buku besar Tindakan Perbaikan Sebelum Sesudah Dengan menggunakan pencatatan di Pencatatan menggunakan program buku besar dan Excel megakibatkan database bina lingkungan sehingga pendataan proposal dan bantuan CSR lebih efisien dalam penggunan ATK. membutuhkan banyak file dan ATK 3 Belum ada database Penyimpanan data masih belum Penyimpanan data tersandarisasi standar terkonsep sehingga pencarian data sehingga pencarian data lebih cepat menjadi lama 4 Sosialisasi database belum optimal Personnel kesulitan melakukan proses pendataan CSR Lebih memudahkan Personnel untyuk melakukan proses pendataan CSR

12 C H E C K LANGKAH 6 : MENELITI HASIL PERBAIKAN Berikut Ini Adalah Data Perbandingan Aktifitas Sistem Informasi Bina Lingkungan Sebelum Dan Sesudah Perbaikan : NO KEGIATAN UTAMA SEBELUM SESUDAH 1 Penerimaan Proposal Input Data Proses Persetujuan Proposal Proses Output/laporan No QCDSME Sebelum Sesudah 1 Quality Data tersimpan di buku besar Data tersimpan dalam database komputer 2 Cost Menggunakan banyak buku besar dan Melalui sistem komputerisasi penggunaan kertas untuk membuat laporan ATK berkurang. menggunakan excell (2 bh buku besar, 2 rim kertas, 4 tinta komputer) (penggunaan buku besar, kertas berkurang menjadi ½ rim, tinta 1 bh dari + 1,5 jt menjadi +700 rb ) 3 Delivery Memakai buku besar dengan waktu 30 Menit untuk membuat laporan. Menggunakan program database 8 Menit waktu yang dibutuhan untuk penyajian data 4 Moral Proses pembuatan data laporan bina Proses pembuatan data laporan bina lingkungan/csr berbelit dan lingkungan/csr lebih mudah dan up date menyulitkan karena dilakukan secara karena sudah terdata dalam program manual database. 5 Environment Personnel bl belum memahami program Personnel memahami program database database bina lingkungan/csr bina lingkungan/csr

13 A C T I O N LANGKAH 7 : STANDARISASI NO Standarisasi PIC 1 Personnel menerima proposal/permohonan bantuan dari Perorangan/LSM/Instansi/Sarana Ibadah atau hasil kunjungan /memo direksi. Sie Bina Lingkungan 2 Personnel melakukan penyotiran, proposal yang memenuhi syarat dilakukan rechek/verifikasi untuk pemberian bantuan. 3 Personnel menyiapkan pengajuan dana kepada Direksi, dengan melampirkan proposal permohonan. Jika tidak diterima proposal diarsip atau dikembalikan kepada pemohon. 4 Jika Direksi setuju, personnel menyerahkan pengajuan bantuan sosial yg telah disetujui ke Keuangan untuk dilakukan proses. 5 Personnel mencatat di Database Sistem Informasii Bina Lingkungan/CSR setiap bantuan/sumbangan yang telah diberikan, untuk penerbitan laporan. Sie Bina Lingkungan Kadis Humas Keuangan Sie Bina Lingkungan

14 7.2 STANDAR HASIL STANDAR HASIL Berdasarkan PKM yang telah dilakukan Aktivitas Penyajian Data Sistem Informasi Bina Lingkungan/CSR sebelumnya membutuhkan waktu 180 Menit turun menjadi 90 atau turun sebesar 50%