Table Of Duties. Sales Head Development Program

Transkripsi

1 Table Of Duties Sales Head Development Program

2 LATAR BELAKANG Kegiatan SH yang semakin banyak dan beragam sehingga memerlukan: Panduan dalam bekerja, sebagai alat kontrol terhadap kegiatan SH dan salesforce, dan pedoman melakukan analisa aktivitas penjualan

3 TUJUAN 1. Membuat panduan dan alat kontrol dalam aktivitas Harian, Mingguan, dan Bulanan bagi Sales Head 2. Menyeragamkan cara kerja seluruh Sales Head dalam memonitor dan mereview aktivitas SF 3. Merupakan implementasi dari TOD Sales Head

4 POKOK BAHASAN Pemahaman Table Of Duties SH Aturan-aturan terkait seperti : target SH, target SF, training, pengembangan tim dan individu, evaluasi tim Implementasi TOD (form) & Evaluasi Kinerja SH dan Tim

5 PEMAHAMAN TABLE OF DUTIES SH

6 No. TOD SALES HEAD SUDAH/BLM PAGI Rekonfirm policy dan strategi ke Branch Manager (BM) dan mencari informasi tambahan yang perlu disampaikan kepada Sales Force (SF) Mengikuti morning meeting bersama SF V V Memastikan dan mengingatkan target harian SF tercapai Menyampaikan policy strategi maupun rencana kepada SF dengan menekankan pada hal2 yang prioritas Memastikan dan menjalankan rekruitmen salesforce sesuai dengan standart PT. SIS Membina dan mengembangkan salesforce trainee dengan cara menjalankan seluruh rangkaian program Sales Trainee Development Program yang menjadi tanggung jawab Dealer Joint Call dengan utamakan pendampingan oleh Sales Platinum dan Gold, bila ada project besar, baru dengan SH Memonitor proses penjualan tiap SF mulai dari proses SKPK sampai dengan delivery Bertanggung jawab pada perencanaan, pelaksanaan dan evaluasi aktivitas marketing

7 No. TOD SALES HEAD SUDAH/BLM SIANG : Laporan Menganalisa masalah yang dihadapi masing-masing sales Force di timnya dan membuat solusinya Mereview Inquiry Tracking System berdasarkan performance masing-masing tim SIANG : Monitor & Kordinasi Memonitor pemanfaatan data base oleh Sales Force Monitor A/R dengan mengutamakan kordinasi dengan bagian penagihan, SH bertindak berdasarkan info bagian penagihan. Penagihan kasir

8 No. TOD SALES HEAD SUDAH/BLM SORE : meeting sore Bila di rasa perlu menelpon cross check data Kartu Data Pelanggan (KDP) kepada konsumen Mereview aktifitas pameran, event dan lain-lain Mereview progres laporan mengenai keluhan konsumen dan memberikan solusi Mereview pencapaian hasil penjulan SF: Hot prospect monitoring (HP,Closed, Delivery sesuai di wall board) Melakukan laporan ke BM Mengadakan meeting sore bersama SF MINGG UAN Mengevaluasi pencapaian hasil penjualan selama 1 minggu sebelumnya Membuat rencana kegiatan dan menentukan pencapaian hasil penjualan 1 minggu mendatang Membuat hot prospek monitoring (hot prospek, closed, delivery) Membuat rencana pendampingan / joint visit & joint call selama 1 minggu informasi stok unit dalam 1 minggu Diskusi dengan BM mengenai pencapaian target penjualan salesman Menfollow up AR customer dan leasing yang bermasalah

9 No. TOD SALES HEAD SUDAH/BLM Mengevaluasi pencapaian hasil penjualan selama 1 bulan sebelumnya dan triwulan serta semester berjalan Membuat rencana kegiatan dan menentukan pencapaian hasil penjualan 1 bulan mendatang BULANAN Membuat hot prospek monitoring (hot prospek, closed, delivery) Menginformasikan stock unit dalam 1 bulan Menginformasikan program penjualan dalam 1 bulan Mendistribusikan dan mengevaluasi data base yang telah di terima dari kepala Cabang kepada Sales Force Membuat evaluasi pencapaian & grading Salesman dan melaporkan ke BM Sosialisasi policy baru Mencapai MMPI

10 Resume TOD Harian SH 1. Buka summary inquiry, evaluasi pencapaian ITS 2. Buka next follow up dan informasikan ke SF, bila perlu di print ITS yang harus di follow up hari ini 3. Tanyakan setiap Salesman hasil kegiatan kemarin 4. Tanyakan Hot Prospek baru dan informasikan progress Hot Prospek yang sudah dibantu follow up oleh SH 5. Lakukan joint call bila diperlukan untuk mempercepat closing By Danang

11 6. Tanyakan SPK baru atau progres SPK 7. Bantu prosesnya bila melalui leasing 8. Sampaikan sales program stock update, dan infromasi baru lainnya 9. Sampaikan rencana kegiatan hari ini (pameran, moving, juga jadwal follow up data di kantor, dll) 10. Lakukan C&C tiap individu untuk mengetahui permasalahan yang timbul dan mencari jalan keluarnya (utamakan C&C menyangkut skill)

12 11. Siang hari lakukan monitoring terhadap semua kegiatan harian. Lakukan semua kegiatan untuk membantu progress target (DAILY WEEKLY MONTHLY) bisa tercapai 12. Sore hari menerima laporan aktivitas SF yang dilakukan hari itu

13 Target Penjualan SH

14 SALES FORCE DEVELOPMENT CONTOH RKA DEALER 1. Kapasitas Penjualan Target Penjualan per Bulan Jan Feb Mar Apr May Jun Jul Aug Sep Oct Nov Dec Kontri Kontri Kontri Kontri Kontri Kontri Kontri Kontri Kontri Kontri Kontri Kontri No Outlet / Sub Dealer SKP busi busi busi busi busi busi busi busi busi busi busi busi Total Unit Unit Unit Unit Unit Unit Unit Unit Unit Unit Unit Unit Outle Outle Outle Outle Outle Outle Outle Outle Outle Outle Outle Outle t (%) t (%) t (%) t (%) t (%) t (%) t (%) t (%) t (%) t (%) t (%) t (%) 1 SEJAHTERA ABADI TRADA 100% % % % % % % % % % % TOTAL - Dealer 100% 24 0% % % % % % % % % % % ADJUSTMENT TARGET JAN FEB MAR APR MAY JUN JUL AUG SEP OCT NOV DEC TOTA SKP L JUMLAH UNIT* *Diisi pada saat meeting RKA, jika ada perubahan target unit 2. Sales Force Quantity & Quality Data Versi SFD No Position & Grade Data Data Jumlah Sales Force Training Training Aktual RKA 2016 STD Train Remai Train Remai 2015 ed n ed n 1 Branch Manager Sales Head Sales Platinum 0% 0% 0% 3,5% Sales Gold 2 25% 1 8% 1 7% 23,0% SKP=(AVERAGE(Jan:Des)+MAX(EJan:Des))/2 5 Sales Silver 4 50% 5 42% 5 36% 48,5% Sales Trainee 2 25% 6 50% 8 57% 25,0% Total Sales Person Kapasitas Penjualan

15 TARGET SH 1. Target sh tahunan ditentukan oleh kepala cabang (BM), di break down menjadi target bulanan 2. Target yang ditentukan oleh BM kepada SH adalah berdasarkan turunan dari target rka tahunan 3. Target meliputi jumlah penjualan (DO) yang diperoleh dan juga target manpower (komposisi) yang ditetapkan mengacu kepada RKA

16 PERTIMBANGAN DALAM MENENTUKAN TARGET SH 1. Berdasarkan penambahan / pengurangan target manpower sesuai RKA 2. Berdasarkan komposisi platinum, gold, silver dan trainee yang dimiliki 3. Mempertimbangkan turnover manpower 4. Berdasarkan potensi market yang ada di wilayahnya

17 TARGET SH TARGET SF TARGET SF TARGET SF Platinun Gold Silver Trainee TARGET SF TARGET DEALER TARGET SH TARGET SF TARGET SF TARGET SF TARGET SF TARGET SH TARGET SF HIRARKI TARGET DEALER

18 AKTIVITAS SALES & MARKETING Disusun berdasarkan breakdown dari aktivitas marketing yang ada di RKA dan yang dilaporkan setiap 3 bulan kepada PT SIS

19 SALES & MARKETING ACTIVITY SH Pameran Indoor Pameran Outdoor Showroom Event Customer Gathering Moving Exhibition dengan display unit Open Table Canvas Walk in Call in Call out Visit Newspaper Social Media

20 MANAGE ACTIVITIES PLAN, DO, CHECK, ACTION (PDCA) PLAN : Set the target Tentukan target bulanan SH Tentukan target SF Tentukan progress milestones Tentukan target pendukung (Inquiry, HP, SPK, SR, Test Drive, dll)

21 DO : Take action to achieve the targets (implement the plan) Buat desain aktivitas yang dilakukan untuk mencapai target Desain sub-targets (test drive, inquiry, HP, SPK, SR, dsb) Buat skedul mingguan untuk mencapainya CHECK : Periksa progress tiap inquiry dan monitor problem Buat laporan daily activities Progress Management

22 ACTION : Fix problems to achieve the targets Bila target mingguan tidak tercapai lakukan perbaikan (langsung rubah/menambah strategi untuk minggu berikutnya) Cek Inquiry, analisa faktor kegagalan (lost) juga faktor sukses

23 ATURAN-ATURAN TERKAIT

24 ATURAN SDQA yang Berkaitan dengan SH

25 KAPASITAS PENJUALAN Dealer mempunyai wiraniaga yang total kapasitasnya sesuai untuk mencapai target penjualan Dealer Penilaian dilakukan secara proporsional setiap 3 bulan, dengan pertimbangan masa review 3 bulan dan tersedia ruang improvement bagi Dealer.

26 Penilaian Kapasitas Penjualan Grade Maximum Minimum Pencapaian Point Pencapaian Point Platinum > 70% 2 <70% 0 Gold > 80% 5 <80% 0 Silver 80% - 100% 0 <80% atau >100% -3 Trainee 80% - 100% 0 <80% atau >100% -2

27 Contoh Grade Target Komposisi wiraniaga Realisasi Komposisi wiraniaga % pencapaian Nilai P % 0 G % 0 S % -3 T % 0 Total 15 Wiraniaga 10 Wiraniaga 0

28 TRAINING Seluruh wiraniaga grade trainee dengan masa kerja maksimal 1 bulan telah menyelesaikan tahapan training STDP Setiap peserta training STDP mencapai nilai minimum 85 pada post test STDP via E-Learning

29 TRAINING Seluruh wiraniaga grade Silver telah menyelesaikan training STDP & Standar Pelayanan Suzuki (SPS) Silver maksimal 2 bulan setelah pengangkatan grade Silver Setiap peserta training SPS Silver mencapai nilai minimum 85 pada post test SPS Silver via E-Learning Sales Head wajib mengambil bagian sebagai Instruktur pada training STDP & SPS Silver

30 TRAINING STDP SPS SILVER NILAI V V 2 V X 0 X V 0 X X -2 PARTISIPASI SH DALAM TRAINING

31 TRAINING Partisipasi wiraniaga pada test periodik E-Learning sudah mencapai minimal 95% setiap bulan setiap peserta tes periodik E-Learning mencapai nilai minimal 85 Sales Head (dan Branch Manager) HARUS mengerjakan setiap materi test periodik Elearning (Sesuai surat dari PT SIS No. SIS/909/SFD/XI/2015).

32 Career Path PROMOTE STAY DEMOTE Pencapaian Target >20 poin Pencapaian Target < 20 poin 3 bulan Trainee (20 poin) Pencapaian Target >120% ( >90poin) Pencapaian Target 90% poin 120% (67,5 90 poin) OUT 3 bulan 6 bulan 6bulan Pencapaian Target 90% poin 120% ( poin) poin SILVER (75poin) Pencapaian Target poin < 90% ( < `67,5 poin) Pencapaian Target poin >120% ( >288 poin) GOLD (240 Poin) Pencapaian Target poin < 90% ( < 216poin) Target Point Trainee = 10 Silver = 25 Gold = 40 Platinum = 60 Pencapaian Target poin 90% ( 324 poin) PLATINUM (360Poin) Pencapaian Target poin < 90% ( < 324poin) 3 bulan 3 bulan 6 bulan 6 bulan

33 Table Of Duties Sales Head wajib melakukan review atas aktivitas yang dilakukan berdasarkan Table of Duties (TOD). Topik : Review ITS Marketing Activity Team Development (Grading/ Career Path)

34 Review ITS 1. Apakah SH mengetahui Total Target Inquiry? 2. Apakah SH mengetahui Total Prospek? 3. Apakah SH mengetahui Total Hot Prospek? 4. Apakah SH mengetahui Stock unit yang tersedia? 5. dll MATERI ITS

35 TOD Pengembangan SF REVIEW TARGET VS ACTUAL SALES FORCE (Bulanan) Setiap salesforce pada setiap grading mempunyai target, actual dan % pencapaian. Terdiri dari : 1. Inquiry 2. Spk 3. Do 4. Success Ratio (P to SPK, SPK to DO, P to DO) Untuk mengetahui: 1. Evaluasi personal 2. Action plan 3. Reward

36 REVIEW TARGET VS ACTUAL SALES FORCE (3 Bulanan) Evaluasi yang dilakukan untuk menilai Performance setiap salesforce dengan masa Waktu selama 3 (tiga) bulan terdiri dari: 1. TARGET (inq, SPK, DO) 2. ACTUAL (inq, SPK, DO) 3. Presentasi pencapaian Dengan adanya eveluasi tersebut dapat dipertimbangkan untuk promosi, demosi, stay dan next grading

37 IMPLEMENTASI TOD (FORM)

38 Mar-16 (CONTOH) : REVIEW TARGET VS ACTUAL SALES FORCE (Bulanan) NO SALES FORCE GRADING OUSTANDI NG (N-1) ITS (HP) TARGET ACTUAL %PENCAPAIAN SUCCESS RATIO SPK INQ SPK DO INQ SPK DO INQ SPK DO Inq to SPK Inq to DO SPK to DO Problem identification Corrective Action Action Plan 1 GTORO SILVER % 40% 67% 3% 3% 100% Actual > Plan Inq (75 : 50) Sangat baik Perbanyak Inq vs DO < 8% (3%) pencapaian SPK Tidak memenuhi dan DO target yang Maximalkan diharapkan perolehan Target vs Actual SPK inquiry hanya 40% Tingkatkan Tidak memenuhi realisasi target pencapaian SPK Target vs Actual DO dan DO sesuai hanya 67% target Tidak memenuhi Pertahankan target sukses faktor Ratio DO thd SPK 100% leasing Sangat baik, acc leasing tidak ada kendala Latihan sellling skill ditingkatkan Selektif dalam menentukan inquiry Follow up inquiry ditingkatkan 2 IDA PLATINUM % 125% 133% 14% 11% 80% Actual > Plan Inq (70 : 50) Sangat baik Inq vs DO > 8% (11%) Memenuhi target yang diharapkan Target vs Actual SPK 125% Melebihi target Target vs Actual DO 133% Melebihi target Ratio DO thd SPK 80% Tidak seluruhnya disetujui leasing Tingkatkan kemampuan untuk memperoleh approval leasing Pelajari faktor2 penentu persetujuan leing 3 YUDI SILVER % 67% 50% 3% 1% 50%

39 (CONTOH LANJUTAN) NO SALES FORCE GRADING OUSTANDI NG (N-1) ITS (HP) TARGET ACTUAL %PENCAPAIAN SUCCESS RATIO SPK INQ SPK DO INQ SPK DO INQ SPK DO Inq to SPKInq to DO SPK to DO Problem identification Corrective Action Action Plan 4 ROZI SILVER % 67% 50% 3% 1% 50% 5 RISMA SILVER % 33% 50% 1% 1% 100% 6 AFRI GOLD % 80% 75% 6% 4% 75% 7 AMIN SILVER % 133% 150% 6% 4% 75% 8 MEGA SILVER % 67% 50% 3% 1% 50% 9 NUR MK % 50% 100% 2% 2% 100% TOTAL % 80% 88% 5% 3% 75% Note : Target SH adalah breakdown dari target BM sesuai RKA

40 Sales Head : outlet : REVIEW TARGET VS ACTUAL SALES FORCE ( 3 Bulanan) (CONTOH) Bulan : MARET 2016 NO SALES FORCE GRADI NG targe t poi gradi nt ng Targe t JANUARY FEBRUARI MARET OSPK actual % targe OSPK actua t l % targe t EVALUASI ( JANUARY - MARET ) OSPK actual % target OSPK actual % 1 TORO SILVER % % % % 2 IDA PLATIN UM % % % % KETERANGA N (PROMOSI NEXT GRADING / DEMOSI / APRIL 2016 STAY) 3 YUDI SILVER % % % % warning Diberikan SP 4 ROZI SILVER % % % % warning diberikan kesempatan sd 30 April 5 RISMA SILVER % % % % 6 AMIN SILVER % % % % 7 MEGA SILVER % % % % 8 AFRI GOLD % % % % WARNING & Downgrade to CnC Silver TOTAL % % % % PRODUCTIVITY : 3,25 2,63 2,33 8,50

41 DEALER A No. Tipe Tabel Point Per Type (contoh) DEALER B Poin Poin No. Tipe Sales Sales Counter Sales Sales Counter 1 Ertiga Ertiga 13 7,8 2 Karimun WagonR Karimun WagonR All New Swift All New Swift Swift Sport Swift Sport Grand Vitara Grand Vitara APV Luxury APV Luxury 13 7,8 7 APV Arena APV Arena 13 7,8 8 APV GE / GA APV GE / GA 13 7,8 9 APV Blind Van APV Blind Van 13 7,8 10 APV PU APV PU Carry Real Van Carry Real Van Carry Pick Up Carry Pick Up Mega Carry Mega Carry Mega Carry Xtra Mega Carry Xtra Splash Splash 13 7, Dapat juga dihitung berdasarkan point per type

42 Keterangan Productivity : jumlah penjualan total SH dibagi jumlah Sales Head Pencapaian Grading adalah : jumlah penjualan total SH terhadap total grading (digunakan untuk menilai apakah komposisi grading di dalam team-nya dibagi jumlah SF sudah tercapai produktivitasnya) Outstanding SPK (OSPK) : Adalah outstanding SKPK bulan lalu yang belum ada PO Leasing, Total DP belum dibayar, atau misal baru bayar tanda jadi Rp ,- yang ada di bulan lalu Target SH adalah berdasarkan target RKA yang diturunkan Target SH meliputi jumlah penjualan dan komposisi manpower

43 Contoh MMPI ver Dealer SBT MMPI for SH Semester II Tahun 2015 Periode Juli - Desember 2015 Nilai Grade KPI Bobot > 90 A Sales Performance Target 60% 75 s/d < 90 B Sales Development Team 15% 60 s/d < 75 C ITS 15% 45 s/d < 60 D TOD 10% < 45 E Note : (Actual/Target)*100*Bobot ( sesuai ketentuan PT. SIS )

44 (CONTOH LANJUTAN) REKAP PENILAIAN INTISARI KPI SH NO. Keterangan Target Penjualan (60%) Grading Productivity (15%) ITS (15%) Marketing Activity (10%) Performa implementasi TOD (100%) Nama Sales Head Rekap Actual vs Sales Rekap Sales vs Grading Rekap pencapaian Inq (P, HP, SPK/DO) Rekap Target Marketing Activity vs Actual 60%+15%+15 %+10% = 100% (113%+91%+8 8%)/3 = 97% Lalu 97/100x 60 = 58,2% ( )/3 =22,6 dibanding target grading 31 Yaitu 72,9 Lalu 72,9/100x15 =10,9% Target inq perhari sesuai SDQA adalah 1 (SBT 3) (dpt ditambahkan pencapaian SR tiap sts) Yaitu % pencapaian inq thd target Ada bbrp approach : Pencapaian inq yang didapat (SR 0,05) By cost/spk (tergantung lokasi event) By SPK berdasarkan periode 1 bln extent Total Pencapaian setiap komponen

45 CATATAN Proporsi pembobotan tiap komponen akan tergantung dari lokasi dealer masing-masing Bisa saja target penjualan lebih besar atau lebih kecil dari 60%

46 Contoh Penilaian oleh Dealer Data Penilaian SH Cabang Bulan : SBT : OKTOBER Tahun : 2015 Rekap Rekap TOD No Cabang Sales Head Target penjualan 60% Marketing Produktivity Grading 15% ITS 15% Activity 10% % total pencapaian TOD Rank Poin 1 Madrid Nur 60% 15% 9% 7% 91% 1 baik 2 Roma Ati 0% 0% 0% 0% 0% 2

47 THANK YOU