Fungsi Internal Quality Audit yang baik! Bukan sekedar Memastikan sistem dijalankan sesuai aturan (prosedur/ persyaratan ISO 9001)

Transkripsi

1 Fungsi Internal Quality Audit yang baik! Bukan sekedar Memastikan sistem dijalankan sesuai aturan (prosedur/ persyaratan ISO 9001) Tetapi dapat membantu melihat kelemahan dari sistem manajemen mutu 1

2 Perbandingan Audit Compliance vs Audit Performance Compliance Audit Apakah prosedur pembelian sudah sesuai dengan persyaratan ISO 9001? Apakah prosedur pembelian dijalankan dengan konsisten? Jika proses pembelian sudah mengikuti prosedur pembelian, maka dinyatakan TIDAK TERJADI PENYIMPANGAN (Compliance) Jika proses pembelian tidak dijalankan sesuai prosedur berarti TERJADI PENYIMPANGAN (nonconformity) Performance Audit Apakah prosedur pembelian sudah sesuai dengan persyaratan ISO 9001? Apakah prosedur pembelian dijalankan dengan konsisten? + Apakah objectives/ tujuan proses pembelian tercapai? Barang yang dibeli bagus dan datang tepat waktu? Jika produksi sering terganggu karena adanya keterlambatan dalam proses pembelian, maka Walaupun proses pembelian sudah mengikuti prosedur, akan tetapi karena objectives/ tujuannya tidak tercapai, maka dinyatakan Ada kelemahan dari prosedur pembelian, auditor mencoba mengidentifikasi letak kelemahan pada prosedur tersebut. (Apakah sistem seleksi masih kurang baik? Dst) 2

3 Sistem Audit: Audit Compliance Mengecek Kesesuaian Pada 4 kriteria 1. Dokumen Kerja vs dokumen lainnya Keterkaitan antar dokumen, keterkaitan antara prosedur dengan instruksi kerja dan recordnya, keterkaitan antara Quality Manual dengan procedure dst. 2. Dokumen kerja vs Persyaratan Kesesuaian isi dokumen dengan Persyaratan 3. Dokumen kerja vs Pelaksanaan Kesesuaian pelaksanaan dan prosedur tertulisnya 3. Produk vs Spesifikasi tertentu / customer Kesesuaian produk yang dibuat dengan spesifikasi 3

4 Sistem Formal/ Prosedur/ ISO 9001 terpenuhi (compliance) Prosedur vs form Sistem Seleksi Kesesuaian antara Dokumen VS Dokumen (SESUAI / COMPLIANCE) Kesesuaian antara SMM VS Persyaratan Mempunyai NPWP 9 Pengalaman 5 Fisik kantor 7 Rata-rata 7 Lulus Tidak lulus Lakukan Seleksi Lulus > 6 Ya Ya Supplier Baru Tidak Minta Penawaran SISTEM MANAJEMEN MUTU Persyaratan ISO Memilih supplier berdasarkan kemampuan Tidak Standard Kelulusan Aktual Supplier Tidak Digunakan >6 Tidak ada supplier yang nilai seleksinya dibawah dari 6 Kesesuaian antara Produk vs Spesifikasi Aktual pelaksanaan dijalankan sesuai prosedur Keseuaian antara SMM VS Penerapan 4

5 Kriteria Audit 2 Dokumen VS Dokumen (SESUAI / COMPLIANCE) Prosedur vs form Sistem Seleksi Kriteria Audit 1 SMM VS Persyaratan Mempunyai kebijakan Mempunyai kebijakan Sistem werehouse Rata-rata Lulus Tidak lulus Sistem sudah compliance, tetapi apakah pasti efektif? Standard Kelulusan >6 Aktual Tidak ada supplier yang nilai seleksinya dibawah dari 6 Kriteria Audit 4 Produk vs Spesifikasi Aktual pelaksanaan dijalankan sesuai prosedur Kriteria Audit 3 SMM VS Penerapan Mungkinkah masih terdapat beberapa kendala sebagai berikut Banyak ganguan di internal perusahaan atau complain dari pelanggan akibat supplier Bagaimana jika perusahaan telah punya sistem seleksi, tetapi sistem seleksinya terlalu mudah, sehingga semua supplier pasti lulus?? 5

6 Sistem Audit: Audit Berdasarkan Performa Mengecek Kesesuaian + Pencapaian Objectives/ Tujuan dari Prosedur Proses Audit berdasarkan performa Objectives terukur (ukuran keefektifan proses) Penyimpanan Pengendalian dokumen Bukan sekedar melihat prosedur dijalankan atau tidak, tapi melihat pencapaian objectives proses yaitu: Barang yang disimpan tidak rusak, hilang dan mudah dicari. Bukan sekedar melihat prosedur pengendalian dokumen dijalankan atau tidak, tapi melihat pencapaian objectives proses yaitu Menjamin dokumen dan data perusahaan terkontrol dengan baik, sehingga hanya dokumen resmi dan terbaru yang beredar dan berada dilokasi dokumen tersebut digunakan. Ukuran keefektifan proses penyimpanan Kerusakan barang di penyimpanan: 0 Selisih antara data di sistem dengan aktual 0,5% Posisi barang jelas, dan barang diletakkan ditempatkan Ukuran keefektifan proses pengendalian dokumen -Hanya dokumen resmi (yang sudah diapprove oleh orang yang berwewenang) yang beredar dan -Dokumen berada dilokasi dokumen tersebut digunakan -Tidak ada dokumen kadaluarsa yang beredar 6

7 Sistem Manajemen Mutu yang efektif Pemetaan Proses Bisnis Perusahaan (Sistem Manajemen Mutu Perusahaan) PROSES MANAGEMENT New produk Bisnis Plan Regular production Perencanaan Mutu Contract review product baru 160 REALISASI PRODUK Kontrol produk Kepunyaan Customer Management review Perencanaan Produksi Pengadaan material Proses produksi Internal Quality audit Perubahan produk/ proses Warehouse material Tindakan perbaikan dan pencegahan Pengendalian Produk tidak sesuai NG part Pengendalian Proses yang disubkan Customer claim Continuous Improvement , & 91 Warehouse Barang jadi dan delivery 161 Servicing Kepuasan Customer SMM, adalah alat bantu untuk mencapai sasaran perusahaan Sasaran perusahaan Sasaran keuangan Sasaran mutu Sasaran Lingkungan Sasaran delivery dll Recruitmen Training Preventive maintenance Manajemen tooling Pengendalian Alat ukur dan uji Dokumen dan data Pengendalian record PROSES PENDUKUNG SSPM/ ISO/ TS upgrading, Copyright PT SSPM, I / Apr 2003 / Fokus akhir bukan pada penyusunan sistem manajemen mutu (Quality Manual, Prosedur, Instruksi kerja, form, dll) Fokus akhir pada sasaran Perusahaan Bagaimana SMM bisa membantu Perusahaan mencapai sasaran 7

8 Studi kasus 4, Tentukan proses apa saja (bisa lebih dari 1) yang mungkin terkait dengan performa perusahaan manufaktur berikut ini Performa Dipengaruhi oleh proses Kelemahan proses yang mungkin terkait dengan performa perusahaan Delivery performance menurun Sering terjadi selisih jumlah antara sistem dengan aktual part Contract review Perencanaan produksi Produksi Pembelian Maintenance Penyimpanan Sebenarnya tanggal permintaan customer tidak mungkin bisa dipenuhi, tapi order tetap diterima tanpa meminta perubahan jadwal atau Kapasitas produksi sebenarnya sudah tidak mampu memenuhi permintaan customer, tapi order tetap diterima Kontrol terhadap schedule produksi tidak dilakukan dengan baik, sehingga keterlambatan pada proses produksi tidak terkontrol Output produksi tidak sesuai dengan target Material datang terlambat Mesin suka rusak, akibatnya output produksi menjadi berkurang - Aturan keluar masuk barang tidak jelas, -Tidak ada kontrol terhadap sistem pengambilan barang, siapa saja bisa mengambil barang 8

9 Studi Kasus 5 : Investigasi kelemahan proses pada perusahaan asuransi kendaraan Pada saat audit customer claim diperusahaan asuransi kendaraan PT ABC, Pak Kala (auditor) menemukan bahwa dalam waktu 3 bulan terakhir, terjadi lonjakan customer claim yang cukup besar, dari rata-rata 1 kasus/ minggu, menjadi 3-4 kasus per minggu. Bahkan terdapat 3 keluhan yang berasal dari pelanggan yang berbeda di koran kompas, media indonesia dan tempo. Setelah melihat rincian data claim, diketahui bahwa claim banyak terjadi pada: Kurang lebih 70% customer claim terjadi pada produk A (produk baru), yang baru saja dipasarkan oleh PT ABC, yaitu asuransi mobil plus jaminan derek gratis Dalam 3 bulan terakhir, terdapat 3 kasus yang terulang sampai 4 kali, 4 kasus terulang 3 kali, 3 kasus terulang 2 kali 9

10 Studi Kasus 5 : Investigasi kelemahan proses pada perusahaan asuransi kendaraan Performa perusahaan Customer claim tinggi Dipengaruhi oleh proses Customer claim Design produk Corrective action Kelemahan proses yang mungkin terkait dengan performa perusahaan Penanganan claim lambat, tidak tertangani dengan tuntas, claim customer tersumbat??, sehingga customer menyalurkan claimnya ke surat kabar Tidak dilakukan atau terdapat kelemahan pada proses evaluasi/ review/ validasi produk baru, sebelum produk baru diluncurkan. Tidak mereview kesiapan infrastuktur dengan adanya tambahan servis derek gratis. Akibatnya muncul banyak masalah dari produk baru. Analisis kurang detil sampai keakar masalah. Sehingga masalah yang sama terulang hingga 3 sampai 4 kali 10