Modul ke: Salesmanship. Sales Force Investment. Fakultas Ekonomi & Bisnis. Program Studi Manajemen. Rizal, S.ST.

Transkripsi

1 Modul ke: Salesmanship Sales Force Investment Fakultas Ekonomi & Bisnis Program Studi Manajemen Rizal, S.ST., MM

2 Tujuan dan Kebijakan Perusahaan Pada umumnya tujuan dan kebijakan yang diambil oleh perusahaan dari sisi menjalankan fungsi bisnis akan terjabarkan dalam : Rumusan tujuan laba yang diharapkan perusahaan, dalam bentuk pemasukan kembali atas modal yang ditanam. Rumusan tentang bisnis yang menjadi ruang lingkup perusahaan serta posisi yang ingin diraih dalam industri yang bersangkutan. Rencana dan kebijakan tiap fungsi dalam perusahaan. Tujuan khusus dan target yang harus dicapai dalam kurun waktu tertentu.

3 Fungsi Departemen Sales & Marketing Dari ke 4 butir yang dijalankan tersebut, maka Departemen Sales & Marketing bartanggung penuh terhadap semua poin tersebut. Bagaimana hal tersebut dapat dirumuskan adalah melalui hasil kerja secara langsung maupun secara faktual data yang dihasilkan oleh para team sales sebagai ujung tombak. Dengan mengingat faktor eksternal berupa tekanan pasar dan persaingan cenderung sulit diramalkan, maka peranan para sales person sangat penting bagi kehidupan perusahaan. Sales adalah sumber income, others adalah cost.

4 Penetapan Target yang ingin dicapai Menetapkan target pada umumnya hampir mirip dengan kegiatan memperkirakan jumlah produk yang akan terjual. Secara umum, penetapan target dengan menjumlahkan faktor2 : - History penjualan, dari rata2 periode sebelumnya. - Ambisi yang ingin dikejar, dengan mempetimbangkan asas realistis dan measureable. - Peluang dari market, bisa dilihat peta persaingan baik secara data resmi maupun simple survey, dimana kita ingin berada dan harus menjual seberapa banyak.

5 Sales Force Investment Untuk hampir semua perusahaan, pengadaan armada penjualan (sales force) merupakan investasi utama. Rata rata pengadaan sales force dari sudut pandang financial, dihitung dari cost ratio terhadap jumlah sales value (nilai penjualan gross tahunan). Rata2 antara 1% hingga 40% terhadap total sales, dan untuk kebanyakan perusahaan merupakan porsi terbesar dari marketing budget. Sementara di sisi lain, kebutuhan akan jumlah sales force juga akan sangat ditentukan oleh peranannya dalam menciptakan penjualan (sales) itu sendiri, dimana hal ini akan sangat ditentukan oleh customer dari segi : jumlah, kualitas & kuantitas, sebaran geografis, pola konsumsi, pola pembayaran, dan trend bisnis dari customer sendiri.

6 Sales Force Investment Memutuskan berapa besar investasi yang harus dilakukan dalam membangun armada sales force harus diperhitungkan secara sangat hati hati. Situasi bisnis perusahaan juga akan sangat menentukan pola investasi. apakah perusahaan tersebut perusahaan baru, perusahaan yang sudah lama berjalan atau dalam taraf declining. Secara umum pengadaan armada sales force akan bergantung pada perencanaan tentang jumlah yang dibutuhkan dan budgeting nya. Keduanya sangat berhubungan, karena semakin besar jumlah armada sales force maka semakin besar pula budget yang dibutuhkan.

7 Berapakah Jumlah Yang Tepat? Perusahaan kekurangan jumlah armada sales force jika : Customer utama kesulitan menghubungi sales representative Customer mempertimbangkan untuk beralih ke supplier lain Tidak ada atau menurunnya trend dalam perkembangan jumlah customer baru Sales Representative yang ada bekerja overload Sales representative sampai tidak punya waktu untuk meng analisa perkembangan bisnis customer mereka

8 Berapakah Jumlah Yang Tepat? Perusahaan terlalu banyak invest pada jumlah armada sales force jika : Terlalu sering melakukan kunjungan pada suatu customer, secara relatif karena masing2 bisnis memiliki karakter sendiri2 dalam sering/tidaknya kunjungan Sales Rep. Over perhatian terhadap suatu customer. Sales Rep memiliki banyak waktu luang dalam hari2 kerjanya. Sales Rep tidak ter stimulasi untuk melakukan hal2 extra ordinary Alarm dari Finance Dept, bahwa cost of sales sudah diatas rata rata industri sejenis.

9 Penetapan Jumlah Tenaga Sales Pada umumnya jumlah tenaga sales yang dibutuhkan dihitung secara : - JumlahValue yang ingin dikejar dengan standart penetapan quota. Misal : penjualan perusahaan mencapai 20 M per bulan, dengan quota 200juta/salesman/bulan maka dibutuhkan 100 orang Sales Person. - JumlahOutlet/konsumen serta klasifikasinya, yang akan di visit dengan frekuensi yang ditetapkan dalam periode tertentu. - Dan prediksi berdasar cost ratio output yang akan dihasilkan

10 Pertimbangan Dalam Sales Force Investment Sales Carryover Mengacu pada fenomena bahwa penjualan yang terjadi saat ini sebetulnya merupakan hasil dari hubungan dengan customer yang terjadi sebelumnya. Jumlah penjualan carryover akan variatif tergantung jenis industri bahkan company dengan industri yang sama. Contoh pada produk farmasi : acute care vs chronic care. Acute care seperti antibiotik & antihistamin memiliki tingkat sales carryover yang rendah karena pasien membutuhkannya dalam waktu tersebut dan dalam jangka waktu singkat sehingga sales person bisa mempersuasi dokter untuk me resepkan pada pasien.

11 Pertimbangan Dalam Sales Force Investment Sales Carryover Sementara produk chronic care, seperti obat diabetes and penyakit jantung, memiliki efek high sales carryover karena ketergantungan pasien cukup lama untuk menggunakan obat ini. Dokter juga cenderung konsisten dan tidak mudah merubah2 untuk menghindari faktor resiko. Penting untuk memahami konsep ini, karena keduanya memiliki konsep yang berbeda dalam meng analisa performance vs sales result.

12 Pertimbangan Dalam Sales Force Investment Productivity Enhancements / Peningkatan produktivitas Pertimbangkan semua pola dalam melakukan approach terhadap customer. Titik contact dengan customer tidak hanya dilakukan melulu dengan tatap muka namun bisa kombinasi dengan perkembangan teknologi, juga bisa dilakukan proses ordering via web, automation (beberapa ritel terkemuka memiliki proses ordering B2B otomatis), telemarketing, dll. Semua faktor ini di gabungkan dalam pertimbangan untuk menentukan size sales team.

13 Pertimbangan Dalam Sales Force Investment Perampingan secara bertahap mengganggu kinerja secara total Jika akhirnya diambil keputusan untuk melakukan perampingan dalam jumlah team sales, maka sebaiknya perampingan dilakukan secara menyeluruh sekaligus. Perampingan secara tahap per tahap secara umum akan memindahkan beban yang tidak merata diantara sales person. Karena pekerjaan head count yang dipotong akan dipidahkan ke sales person yang berdekatan teritori nya.

14 Pertimbangan Dalam Sales Force Investment Saat Launching dan periode setelahnya Pada saat melakukan new penetration atau launching produk baru harus lah dengan pertimbangan yang seksama, dan support setelah launching harus dimaksimalkan. Tidak terburu2 menyatakan gagal jika tidak segera diikuti sales result secara spontan. Namun budget yang sudah terlanjur digunakan harus dimonitor secara maksimal. Dan time frame harus di set di awal, akan seberapa kuat financial untuk men support kegiatan ini, sehingga didapat periode kapan harus segera menarik diri jika penetrasi tidak berhasil. Review harus di analisa untuk penetrasi berikutnya.

15 Pertimbangan Dalam Sales Force Investment Hati Hati dengan office politik Di tiap perusahaan hampir selalu ada office politik yang dijalankan oleh orang2 tertentu dan biasanya diakukan oleh para level manager ke atas. Beberapa data mungkin tidak diungkapkan secara terbuka atau beberapa proposal kemungkinan diajukan secara over confident. Dan hal ini akan berpengaruh terhadap penerapan jumlah armada team sales. Contoh : jika marketing manager menetapkan sebuah angka forecast namun menyampaikan angka lebih kecil kepada sales manager dengan harapan angka tersebut pasti dilampaui, namun justru hal ini mempengaruhi dalam pembentukan team dan result malah tidak tercapai.

16 Metode Penetapan Jumlah Team Sales Pendekatan berdasar beban kerja (sederhana) Menentukan jumlah sales force berdasar beban kerja untuk memenuhi target revenue. Penentuan nya akan berdasar : Reach jumlah customer yang harus dikunjungi Frequency rata rata jumlah kunjungan pertahun yang harus dilakukan untuk mengunjungi customer Duration rata2 waktu (jam) yang diperlukan dalam melakukan kunjungan Jumlah Sales Person = Jumlah customer x frekuensi kunjungan x lamanya waktu yang dibutuhkan jam kerja effective dalam setahun

17 Metode Penetapan Jumlah Team Sales Pendekatan berdasar beban kerja (sederhana) Contoh : jika suatu perusahaan software komputer memiliki database pelanggan yang harus dikunjungi 5 kali dalam setahun, dan menghabiskan waktu sekitar 2 jam dalam setiap visit nya (termasuk waktu perjalanan), dan waktu kerja effective dalam setahun adalah 1500 jam, maka jumlah sales team yang diperlukan adalah : Jumlah Sales Person = x 5 x 2 = 35 orang 1500

18 Metode Penetapan Jumlah Team Sales Pendekatan berdasar beban kerja (berjenjang) Faktor penting dalam penetapan berdasar jumlah pelanggan : Jumlah pelanggan yang harus dikunjungi. Frekuensi kunjungan per jenis pelanggan. Rata rata waktu/jam kunjungan per sales rep. Jumlah hari kerja dalam se tahun / periode.

19 Jumlah Pelanggan aktual & potensial X Frekuensi Kunjungan Rata rata kunjungan per hari X Jumlah Hari kerja dalam setahun Contoh Perhitungan Kategori Pelanggan dan Frekuensi Kunjungan Kategori A (diatas 500jt/tahun) 500 x 12 = 6,000 Kategori B ( 250 sd 500jt/tahun) 2000 x 9 = 18,000 Kategori C (100 sd 250jt/tahun) 5000 x 6 = 30,000 Kategori D ( dibawah 100 jt/tahun) 7000 x 2 = 14,000 Jumlah Kunjungan setahun = 68,000 Rata rata kunjungan per hari = 8 pelanggan Jumlah Hari Kerja setahun : Jumlah Hari 365 Akhir Pekan 104 Hari libur 15 Sakit 5 Training 10 Meeting 11 Konferensi 5 Tidak Field Visit 150 Jumlah Hari Kerja 215 Jumlah kunjungan per Sales Rep = 215 x 8 = Jumlah Sales Rep yang dibutuhkan = ` 68,000 = 40 orang 1,720

20 Metode Penetapan Jumlah Team Sales Pendekatan berdasar Cost Ratio Berdasar cost ratio dari jumlah penjualan. Jika ditetapkan budget per sales rep adalah 2.5% dari total gross sales, maka dengan penjualan 20M di dapat angka budget 500juta. Bila secara kasar perhitungan per orang gaji + benefit adalah 5juta per bulan maka jumlah yang bisa disediakan adalah sebanyak 100 orang.

21 Terima Kasih Rizal, S.ST., MM