BAB I PENDAHULUAN. fungsional Logistic merupakan unit bisnis yang memiliki fungsi sebagai

Transkripsi

1 BAB I PENDAHULUAN 1.1.Latar Belakang Logistic merupakan bagian penting bagi setiap perusahaan, secara fungsional Logistic merupakan unit bisnis yang memiliki fungsi sebagai penghubung secara langsung maupun tidak langsung antara perusahaan dengan pelanggannya (Customer). Logistic dalam menjalankan fungsinya terkait dua hal, yaitu: pengelolaan dan perencanaan persediaan, serta layanan pengiriman terhadap pelanggan perusahaan. Dua hal ini merupakan kunci perusahaan dalam menjaga kepercayaan pelanggan dan merupakan bagian dari upaya perusahaan dalam meningkatkan nilai penjulan. Tanpa memiliki kesiapan dan kompetensi logistik yang memadai, perusahaan tidak akan mampu menghadirkan produk secara efektif dan efisien. Terkait dua hal tersebut pula, secara umum kegiatan logistik adalah melakukan proses perencanaan, pengaturan, penerimaan barang dan pengiriman barang sehingga kegiatan logistik meliputi masalah transportasi, inventarisasi, koordinasi dan komunikasi, penempatan lokasi fasilitas, serta pengaturan penanganan dan penyimpanan barang. Secara umum dapat disimpulkan bahwa tujuan dari fungsi dan proses logistik adalah untuk memenuhi kebutuhan barang yang sesuai ke tempat yang tepat, pada waktu yang tepat dan pada kondisi yang diinginkan, sehingga memberikan manfaat bagi perusahaan. Industri makanan (FMCG), merupakan industri yang memerlukan perhatian khusus terhadap manajemen persediaannya, hal tersebut terkait ketatnya persaingan industri dalam memenuhi kebutuhan pelanggan atau konsumen 1

2 terhadap produk. Perusahaan pada industi ini, hanya akan berhasil dan sukses menjalankan usahanya apabila mampu bersaing dalam hal kemampuannya menyediakan produk atau barang pada jumlah, waktu, dan tempat yang tepat. Oleh karenanya, logistik pada industri ini merupakan bagian terpenting sebagai unit fungsional operasional bisnis perusahaan. Logistik dalam industri makanan (FMCG) harus mampu memiliki kompetensi untuk menyediakan atau mensuplai barang pada jumlah permintaan yang tepat sesuai kebutuhan pelanggan atau konsumen. Salah satu upaya untuk menghindari adanya potensi ke-tidaktersediaannya barang karena adanya tingkat jumlah permintaan yang bervariasi membutuhkan dilakukannya perhitungan adanya sejumlah Stock Product yang di pertimbangkan sebagai level stok pengaman. Pertimbangan adanya stok pengaman tersebut haruslah pula memperhatikan tingkat perputaran barang dan tingkat biaya yang timbul dikarenakan adanya persediaan tersebut. Kemampuan kompetensi tersebutlah maka perusahaan akan mampu menghadirkan produk secara efektif dan memiliki kompetensi biaya yang efisien. PT. Central Proteina Prima,Tbk (CP Prima) merupakan sebuah perusahaan akuakultur terkemuka di Indonesia yang bergerak dibidang pakan dan makanan udang dan ikan olahan. Sebagai salah satu perusahaan yang bergerak dibidang makanan, CP Prima memiliki sistem Logistic yang terintegrasi sebagai salah satu unit operasional bisnis. Logistic pada CP Prima merupakan unit operasional yang memiliki fungsi sebagai pendukung terciptanya nilai penjualan pada tingkat yang 2

3 ditargetkan. Fungsi support tersebut mengarahkan kompetensi Logistic dalam beberapa hal, yaitu: a) Mendukung tercapainya Supplai barang/produk sesuai Demand yang diharapkan. b) Melakukan efektifitas dan efisiensi proses dalam mencapai Supplai barang/produk sesuai Demand yang diharapkan tersebut. Distribution Center-Jakarta (DC-Jakarta) merupakan salah satu unit operasional bisnis CP Prima yang menjalankan fungsinya sebagai pusat logistik untuk kegiatan distribusi produk guna memenuhi kebutuhan permintaan produk pasar domestik dalam negeri (National Market), dalam menjalankan operasionalnya DC-Jakarta mendukung tercapainya ketersediaan tingkat jumlah produk di DC untuk memenuhi kebutuhan adanya permintaan dari pasar nasional, baik area cabang maupun permintaan dari Market Chanel (seperti DC-Chanel Market MTKA, horeca Chanel Market, institution Chanel Market, dll). Untuk mencapai ketersediaan produk tersebut, dilakukan dengan melakukan proses pengadaan produk melalui proses suplai dari Plant (Manufactur) di Lampung, Surabaya serta Jakarta ke Central Warehouse DC-Jakarta.Secara umum Logistic- CWH Distribution Center-Jakarta (DC-Jakarta) memiliki 3 fungsi operasional, yaitu: a) Fungsi Supply in (Inbond Delivery), yaitu fungsi operasional dalam melakukan proses suplai produk jadi (finished goods) dari Processing Plant ke CWH-DC untuk menjaga ketersediaan jumlah produk dalam upaya memenuhi permintaan cabang-cabang operasional dan Domestic Market. 3

4 b) Fungsi Supply out (Outbond Delivery), yaitu fungsi operasional dalam melakukan proses suplai produk jadi (finished goods) dari CWH-DC ke gudang cabang dan Domestic Market Customer. c) Fungsi Warehouse Management, yaitu fungsi operasional terkait pengendalian dan penanganan inventory dan kegiatan lainnya di CWH-DC. Gambar 1.1.Alur Fungsi Operasional Logistic CWH-DC Sumber : SOP Logistic Fungsi Supply in merupakan fungsi yang berhubungan dengan support Logistic terhadap upaya tercapainya Supplai barang/produk pada tingkat yang direncanakan sesuai tingkat Demand Sales Forecast yang ditargetkan. Upaya pemenuhan suplai produk jadi (finished good) dari Processing Plant ke DC oleh Logistic CP Prima dilakukan dengan menerapkan pendekatan dengan perhitungan menggunakan konsep model Supply Requirement Planning (SR Planning), sebagai dasar awal dari informasi jumlah Demand dan supplai yang akan terjadi pada satu periode kedepan (satu bulan). Proses fungsi Supply in merupakan fungsi terkait strategi perencanan distribusi yang terbentuk dari adanya pengaturan kebutuhan dan perencanaan awal kebutuhan, hal tersebut dilakukan sebagai 4

5 persiapan terkait keputusan untuk memenuhi tingkat layanan yang diberikan dengan biaya yang minimum (Hubneret.all : 2016). Berikut adalah Review adanya gap antara SR Planning terhadap realisasi aktual suplai yang terjadi selama periode berjalan tahun , ,000 - Supply Planing Actual Realisation of Supply Gambar1.2. Chart of SRPlaning Vs Actual Realisation Supply GAP Sumber : Data SR Planing Vs Realisasi ReviewDC-Jakarta Review gambar 1.2, ditemukan informasi bahwa selama periode tersebut terjadi Gap antara SR Planning dengan Aktual realisasi. Adanya gap tersebut merupakan indikator dari tingkat realisasi antara jumlah Stock yang direncanakan dalam SR Planning dengan jumlah aktual yang tersuplai dari Plant ke DC selama periode tersebut. Adanya Gap tingkat suplai realisasi terhadap tingkat SR Planning akan menimbulkan dampak pada tingkat efektifitas dan efisiensi operasional Logistic yang terjadi. Apabila jumlah SR Planning lebih besar dari jumlah aktual suplai yang terrealisasi (tingkat pencapaian terhadap SR Planning dibawah nilai 100%), umumnya menimbulkan adanya potensi ketidaktersediaan stok yang terjadi untuk 5

6 memenuhi Demand (Out of Stock). Adapun Apabila jumlah SR Planning lebih kecil dari jumlah aktual suplai yang terrealisasi (tingkat pencapaian terhadap SR Planning diatas nilai 100%), apabila tidak diimbangi dengan Demand yang tinggi juga, umumnya menimbulkan adanya potensi overload warehouse yang disebabkan oleh overload Stock.. Gambar1.3. Tingkat pencapaian Realisasi Supplai terhadap SR Planning Sumber : Data SR Planing Vs Realisasi ReviewDC-Jakarta Gambar 1.3 menggambarkan historikal dari tingkat prosentase pencapaian realisasi terhadap SR Planning. Ditemukan informasi pada beberapa periode tingkat realisasi kurang dari 100%, yang berarti pada periode tersebut jumlah produk yang di supplai ke DC-Jakarta masih kurang dari tingkat jumlah SR Planning atau jumlah yang direncanakan, demikian sebaliknya didapatkan pula informasi pada beberapa periode tingkat realisasi lebih dari 100%, yang berarti pada periode tersebut jumlah produk yang di supplai ke DC-Jakarta masih melebihi dari dari tingkat jumlah SR Planning atau jumlah yang direncanakan. 6

7 Jumlah ke-tidaktersediaan stok dalam jumlah yang relatif besar akan berpotensi menurunkan tingkat Service Level ketersedian stok yang diberikan logistik dalam menjalankan fungsinya mendukung tercapainya pemenuhan terhadap jumlah yang terjadi. Sementara itu, Apabila jumlah SR Planning lebih kecil dari jumlah aktual realisasi yang terjadi (tingkat pencapaian terhadap SR Planning lebih dari 100%), umumnya menimbulkan adanya potensi kelebihan jumlah stok di gudang (over Stock on warehouse), hal tersebut tejadi apabila tingkat terpenuhinya SR Planning tidak di imbangi dengan jumlah Demand yang terjadi. Terjadinya Over Stock yang tidak diimbangi dengan jumlah Demand yang terjadi akan berdampak pada timbulnya overload warehouse capacity yaitu kondisi dimana kapasitas gudang sudah melebihi batas kapasitas yang wajar, hal tersebut akan berdampak pada adanya kenaikan tingkat inventory dan handling cost, serta bisa berpotensi terhadap terjadinya kerusakan barang. Gambar1.4.Chart of SR Realisation Volume Vs Unfullfill Realisations Volume Sumber : Data SR Planing Vs Realisasi Review DC-Jakarta

8 Gambar 1.4 menunjukan bahwa adanya gap antara SR Planning dengan aktual realisasi, meskipun dari Grafik realisasi pencapaian banyak mendekati point 100%, namun jika dilihat dengan pendekatan tonase maka dapat ditemukan nilai yang cukup besar yang tentu kecendrungannya akan menujukan indikasi adanya potensi Service Level ketersediaan jumlah produk (availability of Stock) yang berkurang. Fungsi kedua dari operasional Logistic CWH-DC adalah fungsi Supply out, yaitu proses yang terkait dengan kegiatan dan upaya Logistic CWH-DC untuk melakukan supplai produk jadi (finished goods) dari CWH-DC ke warehouse cabang dan Customer-Customer lainnya dalam lingkup Chanel Market domestic Market berdasarkan tingkat Demand yang diberikan. Ukuran keberhasilan dari proses tersebut ditunjukan dengan indikator Service Level Logistic, yang merupakan ukuran prosentase perbandingan antara tingkat jumlah yang terpenuhi untuk disuplai dengan Demand supplai yang terjadi. Berikut adalah Grafik Service Level Logistic-CWH DC selama periode 2015, seperti berikut; Gambar1.5.Service Level Sumber : Data KPI-Service Level DC-Jakarta

9 Grafik Service Level selama periode 2015 menunjukan pada beberapa periode didapatkan pencapaian Service Level terhadap Customer tidak mencapai target yang diharapkan yaitu pada point 95% baik dari sisi ketersediaan produk maupun terkait support proses Logistic yang juga merupakan implikasi dari pencapaian realisasi rencana suplai produk dari Plant yang sudah direncanakan (SR Planning). Service Level yang rendah tentu merupakan indikator dari tidak tercapainya pemenuhan terhadap tingkat permintaan produk yang ada, semakin rendah realisasi pemenuhan tingkat permintaan yang ada yang ditunjukan dengan penurunan Service Level merupakan indikasi dari tidak tercapainya nilai penjualan dari adanya potensi penjualan yang ada, hal tersebut merupakan kerugian dari sisi kehilangan kesempatan penjualan. Fungsi selanjutnya dari operasional Logistic-CWH-DC yaitu fungsi warehouse management fungsi operasional terkait pengendalian dan penanganan inventory dan kegiatan lainnya di CWH-DC. Fungsi ini adalah fungsi yang berorientasi pada kompetensi untuk melakukan efektifitas dan efisiensi proses dalam operasionalisasi warehouse dan kegiatan pendistribusian produk. Indikator dari fungsi ini adalah pengendalian tingkat perputaran produk jadi atau persedian yang berada pada tingkat yang optimal dari sisi penjualan dan penanganan persediaan, dengan tetap menjaga efisiensi biaya selama operasionalisasi Logistic berjalan. Salah satu indikator keberhasilan dari operasional Logistic dalam proses warehouse management adalah pengendalian Logistic Cost yang terjadi. Logistic Cost merupakan indikator dari tingkat efekktifitas dan efisiensi operasional 9

10 logistik dalam satu periode. Logistic Cost meliputi keseluruhan biaya yang terjadi dari adanya supply in, handling and carring process, serta supply out process. Besarnya rasio Logistic Cost ditentukan dengan besarnya Logistic Cost dibandingkan dengan jumlah Demand yang terjadi. 16% Logistic Cost Ratios (%) 8% 0% Target Cost Ratio to Sales Logistic Cost Ratio (% of Sales) Gambar 1.6.Logistic Cost Sumber : Data KPI-Logistic CostDC-Jakarta 2015 Total minimum biaya pada alur distribusi memiliki hubungan terkait dengan sistem suplai serta ukuran lotsize pengiriman. Jika tingkat permintaan meningkat dengan diikuti oleh meningkatnya biaya logistik yang terjadi maka biaya pada proses suplai akan meningkat (Biswajit Sarkar: 2012). Secara umum pengelolaan sistem Logistic yang terintegrasi bertujuan untuk menjaga keseimbangan antara tingkat layanan yang diberikan dengan biaya yang terjadi sebagai elemen inti dari manajemen logistik (Fernie and Spark; 2009). Adanya permasalahan dan potensi permasalahan yang terjadi dari adanya GAP antara SR Planning terhadap realisasi aktual yang terjadi maka perlu diperhitungkan tingkat SR Planning yang optimal untuk meyeimbangkan antara 10

11 tingkat support logistik terhadap suplai yang direncanakan dengan tingkat Demand yang akan terjadi sehingga menjadi salah satu faktor penentau terkait Logistic Service Level yang diberikan selain itu, perlu juga dikaji dan diketahui juga mengenai metode yang dapat diterapkan sebagai salah satu bentuk improvisasi sehingga selanjutnya didapatkan model SR Planning yang terintegrasi terhadap upaya untuk meningkatkan Logistic Service Level dengan tetap mempertimbangkan efisiensi Logistic Cost, dalam memenuhi tingkat kompetensi pangsa pasar yang tinggi, rantai pasok harus di rancang untuk dapat menemukan pertemuan antara karakteristik dengan kebutuhan pelanggan, dengan perubahan karakteristik produk melalui proses Product life cycle yang cepat berubah-ubah maka konsekuensinya strategi rantai pasok harus berada pada pola yang dinamis untuk meningkatkan kompetensi (Aitken at all:2003). Sebagai salah satu upaya untuk memperoleh solusi dari adanya permasalahan tersebut, maka dilakukanlah penelitian ini dengan judul : Analisis Perancangan Strategi Improvement SR Planning untuk meningkatkan Logistic Support Performance pada Logistic DM Dept. PT. Central Proteina Prima, Tbk Identifikasi, Perumusan, dan Batasan Masalah Identifikasi Masalah Berdasarkan uraian latar belakang di atas, maka dapat diketahui latar belakang penelitian sebagai identifikasi permasalahan yang ada adalah sebagai berikut: a) DC-Jakarta sebagai unit operasional logistik CP Prima memiliki tujuan dan fungsi operasional untuk mendukung tercapainya Supplai barang/produk 11

12 sesuai Demand yang diharapkan serta melakukan efektifitas dan efisiensi proses dalam mencapai Supplai barang/produk sesuai Demand yang diharapkan tersebut sesuai fungsi operasional logistik pada Gambar 1.1. b) Adanya Gap tingkat suplai realisasi terhadap tingkat SR Planning akan menimbulkan dampak pada tingkat efektifitas dan efisiensi operasional Logistic yang terjadi. Gap tersebut dapat ditunjukan pada Gambar 1.2 dan Gambar 1.4. c) Adanya beberapa periode dimana Service Level tidak tercapai sesuai target yang diharapkan (ditunjukan pada Gambar 1.5) dan ditemukan adanya trend kenaikan pada Logistic Cost seperti ditunjukan pada Gambar Rumusan Masalah Dari latar belakang dan identifikasi masalah di atas, maka didapatkan pokok permasalahan yang diteliti, adapun rumusan pemasalahan pada penelitian ini adalah sebagai berikut: a) Bagaimana Implementasi Supply Requirement Planning (SR Planning) dan Logistic Support Performance pada logistic-dm Dept. CP Prima?. b) Bagaimana formulasi prediksi (persamaan matematis) pada model SR Planning untuk menentukan tingkat realisasi suplai optimum (Optimum Realisations of Supply) sehingga dapat meningkatkan Logistic Support Performace menjadi lebih efektif dan efisien? c) Bagaimana Perancangan implementasi Strategi Improvemet SR Planning untuk meningkatkan Logistic Support Performance? 12

13 1.3.BatasanMasalah Terkait perumusan masalah dari penelitian ini, guna memfokuskan orientasi dari analisa dan pembahasan maka pada penelitian ini dibatasi oleh beberapa hal sebagai berikut : a) Permasalahan terkait proses dan pencapaian realisasi dari SR Planning hanya dibahas pada alur yang terkait dengan proses dan permasalahan Supply in Logistic, dan tidak mendalami permasalahan proses dan pencapaian realisasi dari SR Planning yang terkait proses produksi dll. b) Permasalahan terkait proses dan pencapaian Service Level ke Customer hanya dibahas pada alur yang terkait dengan proses dan permasalahan Supply Out Logistic, dan tidak mendalami permasalahan proses dan pencapaian Service Level ke Customer yang terkait proses dan pencapaian dari Sales Achievment. 1.4.Maksud dan Tujuan Penelitian Maksud Penelitian Konsekuensi dari dilakukannya penelitian ini adalah untuk mengetahui dan menganalisa sehingga dapat diketahui dan ditemukan Bagaimana Strategi Manajemen Logistic CP Prima meningkatkan pencapaian SR Planning dengan Realisasi Suplai yang terjadi (Actual Realisation Supply) secara optimal sehingga mampu menjaga dan meningkatkan Logistic Service Level dengan tetap mempertimbangkan efisiensi Logistic Cost. 13

14 Tujuan Penelitian Tujuan daripada dilakukannya penelitian ini adalah untuk menjawab apa yang menjadi rumusan masalah yang dibuat, sehingga dari rumusan masalah yang ada maka tujuan dari penelitian ini adalah sebagai berikut : a. Untuk mengetahui Bagaimana Implementasi SR Planning dan Logistic Support Performance pada Logistic DM Dept-CP Prima. b. Untuk mengetahui bagaimana formulasi prediksi (persamaan matematis) pada model SR Planning untuk menentukan tingkat realisasi suplai optimum (Optimum Realisations of Supply) sehingga dapat meningkatkan Logistic Support Performace menjadi lebih efektif dan efisien. c. Untuk mengetahui dan menganalisis bagaimana Perancangan implementasi Strategi Improvemet SR Planning untuk meningkatkan Logistic Support Performance. 1.5.Manfaat dan Kegunaan Penelitiaan Manfaat Penelitian Penulisan ini diharapkan dapat memberikan kontribusi terkait proses pengkajian dan analisis di bidang manajemen operasional dan sekaligus menjadi salah satu acuan terkait proses pengambilan keputusan dalam menentukan kebijakan operasional, khususnya pada bidang manajemen logistik Kegunaan Penelitian Aspek kegunaan daripada penulisan ini memiliki dua aspek kegunaan, yaitu aspek kegunaan teoritis serta aspek kegunaan secara praktis sebagai berikut : 14

15 1) Kegunaan secara teoritis (keilmuan) Bagi Insan akademisi diharapkan penulisan ini dapat dijadikan sebagai salah satu referensi bahan perkuliahan, serta referensi dan tinjauan empiris bagi penelitian-penelitian selanjutnya, sehingga dengan penulisan ini juga akan memiliki kegunaan dalam hal memperkaya khazanah keilmuan. 2) Kegunaan secara praktis (guna laksana) Penerapan dari adanya hasil kajian dan pengetahuan penulisan ini akan memberikan manfaat kepada pihak-pihak yang terkait, yaitu: a) Bagi CP Prima Penulisan ini diharapkan dapat menjadi bahan informasi bagi perusahaan untuk dapat menggunakan hasil analisa sebagai bahan masukan guna pertimbangan dalam menentukan pengambilan keputusan terkait upaya perbaikan di bidang manajemen operasional khususnya pada fungsional logistik. b) Bagi Pembaca Sebagai bahan referensi oleh pembaca untuk menambah pengetahuan dan juga untuk dapat mengembangkan penelitian selanjutnya, sehinga bermanfaat guna meningkatkan kualitas dan kuantitas dalam membuat karya tulis ilmiah berikutnya. Penulisan ini bagi pembaca diharapkan juga dapat menjadi sarana untuk menerapkan pengetahuan teoritis manajemen operasional dan logistik, serta ilmu pengetahuan lainnya sehingga juga menambah wawasan khazanah keilmuan. 15