TUPOKSI RUMPUN SDM Divisi Human Capital

Transkripsi

1 TUPOKSI RUMPUN SDM Divisi Human Capital

2 Peran Rumpun SDM BPJS Ketenagakerjaan Pengembangan Karir Core Support Pengelolaan kinerja Pemasaran Umum & SDM Remunerasi & Administrasi Pelayanan Keuangan Hubungan Industrial Learning & Development TI

3 Hirarki Kewenangan Rumpun SDM Karyawan Kantor pusat Div HCP Urusan Perenc & Karir Urusan Kinerja & Bud Org Urusan Remunerasi & Adm Urusan Hub Industrial Kepala Umum & SDM Penata Madya SDM Karyawan Kanwil Kabid Umum & SDM Karyawan Kacab Penata Madya SDM

4 Peran Rumpun SDM 1. Pengembangan Karir a. Melakukan analisis ManPower Plan b. Pengajuan pemenuhan kebutuhan karyawan c. Mengelola pengembangan karir karyawan (Grading, Mutasi, Promosi) 2. Penilaian Kinerja a. Mongkoordinasikan penetapan penilaian kinerja karyawan b. Mengkoordinasikan pelaksanaan penilaian kinerja karyawan 3. Remunerasi & Administrasi a. Melaksanakan pengelolaan administrasi karyawan (HCIS, Data Keluarga, Data Pendidikan, dll) b. Mengkoordinasikan pemberian hak bagi karyawan sesuai ketentuan 4. Hubungan Industrial a. Memastikan ketaatan atas peraturan karyawan BPJS Ketenagakerjaan b. Mengkoordinasikan kegiatan pembinaan karyawan (Coaching & Counselling) 5. Learning & Development a. Melaksanakan analisis kebutuhan pengembangan karyawan b. Memberikan usulan pengembangan karyawan

5 Primary Career Path Rumpun SDM Kepala Div HCP Kepala LNO Kepala Urusan Div HCP Kepala Umum & SDM Kepala Urusan LNO Kabid Umum & SDM Penata Senior Div HCP Penata Senior LNO Penata Utama Div HCP Penata Utama LNO Penata Madya Div HCP Penata Madya SDM Cabang Penata Madya SDM Kanwil Penata Madya LNO

6 Secondary Career Path Rumpun SDM Kepala Div ALU Kepala Div PDN Kepala Urusan Div ALU Kepala Umum & SDM Kepala Urusan Div PDN Kabid Umum & SDM Penata Senior Div ALU Penata Senior Div PDN Penata Utama Div ALU Penata Utama Div PDN Penata Madya Umum Cabang Penata Madya Umum Kanwil Penata Madya Div ALU Penata Madya Div PDN

7 MAN POWER PLANING Divisi Human Capital

8 Man Power Plan Speaks Loud and Receives More 8

9 Man Power Plan Eats for Obese 9

10 Man Power Plan Active without Moving Forward 10

11 Man Power Plan Load 11

12 Man Power Plan More Load 12

13 Man Power Plan Over Load 13

14 Man Power Plan Measuring PayLoad Capacity 14

15 Man Power Plan More Load with same Weight 15

16 Latar Belakang LATAR BELAKANG Kondisi perubahan lingkungan bisnis dan kerja BPJS Ketenagakerjaan membuat perubahan didalam organisasi terutama SDM KONDISI SAAT INI Permintaan penambahan karyawan berdasarkan asumsi kelebihan beban kerja dari masing-masing unit kerja Kondisi eksisting Metode penambahan karyawan berdasarkan permintaan dari unit kerja Kondisi ideal MAN POWER PLANNING Mekanisme penetapan jumlah tenaga kerja yang aka diterima melalui proses rekrutmen dan seleksi calon karyawan DASAR PERHITUNGAN MPP Parameter sesuai dengan kondisi riil Jumlah Beban Kerja per tahun Target perusahaan HASIL PERHITUNGAN MPP Jumlah kebutuhan karyawan Proporsi alokasi per wilayah Formula perhitungan karyawan per job title per unit kerja Gap jumlah karyawan PENAMBAHAN KARYAWAN MENJADI TEPAT SASARAN DAN TEPAT JUMLAH 16

17 Alur Proses Pengisian Personil Alur Proses Pengisian Karyawan dilakukan sebagai berikut : Perhitungan kebutuhan personil Berdasarkan beban kerja melalui formula Manpower Plan (MP) Proses Rekrutmen dan Seleksi Disesuaikan dengan lokasi dan posisi kebutuhan karyawan Penempatan Karyawan : Didasarkan atas manpower plan dan kapasitas kandidat Masa Percobaan : Sebagai mekanisme pembuktian kapabilitas dan culture fit 17

18 Definisi Manpower Plan (MP) merupakan sebuah mekanisme perhitungan kebutuhan karyawan yang: Valid dan Reliable karena perhitungan kebutuhan personil dilakukan secara spesific per job title dan per unit kerja yang didasarkan atas target dan beban kerja Meningkatkan Efektifitas dan Efisiensi penambahan personil karena penambahan personil dapat dilakukan secara tepat jumlah dan tepat lokasi berdasarkan pada target dan beban kerja pada masing-masing unit kerja 18

19 Tujuan Manpower Plan (MP) Bertujuan untuk : Secara strategis dan holistik dapat melihat kebutuhan personil secara nasional. Mengefektifkan biaya personil dengan menghindari kelebihan karyawan melalui mutasi dari tempat yang berlebihan ke tempat yang kekurangan. Memperoleh formula yang sesuai dengan kebutuhan bisnis sehingga dapat melakukan perhitungan kebutuhan personil dengan akurat. Sebagai dasar pelaksanaan program rekrutmen dan seleksi baik internal maupun eksternal. Dapat melakukan perhitungan untuk menilai efisiensi dan produktivitas sebuah unit kerja dalam hal pencapaian target. 19

20 Asumsi yang Digunakan Waktu kerja untuk BPJS Ketenagakerjaan adalah jam 8 pagi sampai dengan jam dengan istirahat 1 jam dan 1.5 jam di hari Jumat. Total waktu teralokasikan adalah 8 jam. Untuk menghitung efektifitas jam kerja, diberikan 20% allowance bagi pekerja untuk dapat melakukan istirahat, sholat dan makan. Berikut adalah perhitungan waktu kerja efektif. HARI JAM MENIT Per Tahun Per Bulan Per Minggu Per Hari 1 6, Catatan: sudah mengakomodasi cuti tahunan, hari libur nasional dan akhir pekan. 20

21 Logical Thingking Rumus MP Variabel dasar yang digunakan dalam seluruh perhitungan kebutuhan karyawan: Jumlah Beban kerja per tahun (menit) = Total (Parameter X Standar Waktu Penyelesaian pekerjaan) Waktu Kerja Efektif per tahun = Waktu kerja pertahun x 80% = menit/tahun RUMUS PERHITUNGAN KEBUTUHAN KARYAWAN Jumlah beban kerja per tahun Waktu kerja efektif per tahun X 1 orang = Jumlah Karyawan 21

22 Overburden Tolerance Overburden Tolerance adalah asumsi persentase pekerjaan tambahan yang dapat diberikan kepada seseorang dalam melakukan pekerjaannya dengan baik. Dengan baik adalah masih dapat memenuhi target dan melakukan pekerjaan sesuai dengan standar kualitas yang telah ditetapkan. SUPPORTING FUNCTION 0.6 SDM, Umum, Keuangan, TI, Sekretaris, Kearsipan, Pengawasan dan Pemeriksaan CORE FUNCTION 0.4 Pemasaran, Pelayanan 22

23 Relationship Officer Parameter dan Rumus Perhitungan Parameter Utama Jumlah Perusahaan dengan Tenaga Kerja lebih dari 6 Keputusan Direksi No: KEP/3847/ Platinum Gold Silver Parameter Turunan Persentase Pembagian Beban Kerja berdasarkan Memo No: M/320/KLT/ Kegiatan Sosialisasi dan Edukasi Masif Waktu Tempuh ke Perusahaan Waktu Kunjungan di Perusahaan Kegiatan Daily Activities Kegiatan Input Perubahan dan Rekon Data HIT ME!! BPJS Formula MPP Kantor Cabang.xlsx 23

24 Relationship Officer Parameter dan Rumus Perhitungan Kegiatan Sosialisasi dan Edukasi Masif per tahun = Jumlah Sosialisasi dan Edukasi Masif X Waktu Sosialisasi dan Edukasi Masif Kegiatan Kunjungan ke Perusahaan per tahun = (Jumlah perusahaan Platinum/Gold/Silver X Frekuensi kunjungan) X (Waktu tempuh + Waktu kunjungan) Kegiatan Daily Activities per tahun = Kegiatan Daily Activities X Hari per Tahun Kegiatan Input Perubahan dan Rekon Data per tahun = Kegiatan Input Perubahan dan Rekon Data X Hari Per Tahun Jumlah Beban Kerja = Kegiatan Sosialisasi dan Edukasi Masif per tahun + Kegiatan Kunjungan ke Perusahaan per tahun + Kegiatan Daily Activities per tahun + Kegiatan Input Perubahan Dan Rekon Data per tahun Jumlah RO = Jumlah Beban Kerja / Waktu efektif kerja pertahun 24

25 Relationship Officer Parameter dan Rumus Perhitungan PARAMETER UTAMA: Target Perusahaan TK 6 : PARAMETER TURUNAN (SLA): Sosialisasi/Edukasi Masif : 8 Menit Waktu Tempuh ke Perusahaan : 120 Menit Waktu Kunjungan ke Perusahaan : 60 Menit Edukasi Masif menit/tahun Target Perusahaan TK Platinum 281 perusahaan Gold 375 perusahaan Silver 938 perusahaan = menit/ tahun Daily Activities menit/tahun Input Data menit/tahun Beban Kerja menit/tahun RO : 7,45 = 8 RO Eksisting : 3 25

26 Imlementasi Manpower Plan (MP) dalam pengambilan keputusan penambahan karyawan Implementasi Manpower Plan (MP) dalam penambahan karyawan ditunjukkan dalam gambar berikut: 26

27 FLOW & SYARAT PENAMBAHAN KARYAWAN FLOW PENAMBAHAN KARYAWAN SYARAT PENAMBAHAN KARYAWAN Kanwil Verifikasi & Hitung MPP Kompilasi MPP Usulkan Penambahan Ke Divisi SDM Div SDM Kacab Awal Tahun Hitung MPP Usulkan Penambahan ke Kanwil Verifikasi MPP Kompilasi MPP Usulkan Rekrutmen Ke BOD Pembagian alokasi Cakar pada Kanwil GAP + PENAMBAHAN KARYAWAN Kanwil Pembagian alokasi Cakar Pada Cabang Usulkan Revisi Kuota Sesuai Penetapan Divisi SDM GAP -

28 Imlementasi Manpower Plan (MP) dalam pengambilan keputusan penambahan karyawan Implementasi Manpower Plan (MP) sebagai dasar pengambilan keputusan didasarkan Rules sebagai berikut : Memberikan penambahan karyawan pada unit yang memiliki Gap negatif (Antara data MP dengan Data eksisting) dengan kata lain berdasarkan tingkat pemenuhan karyawan < 100% Memberikan penambahan karyawan berdasarkan pada Tingkat Urgensi yang tinggi penambahan karyawan yang merupakan perbandingan penambahan karyawan dibandingkan dengan data MP Memberikan penambahan kepada unit kerja dengan tingkat pemenuhan 100% jika terdapat triger persiapan pergantian karyawan dikarenakan dasar sebagai berikut : pensiun, promosi, mutasi Berdasarkan atas perhitungan Implementasi MP maka inisiatif penambahan karyawan dapat berjalan secara objektif, efektif dan efisien. 28

29 Imlementasi Manpower Plan (MP) dalam penetapan produktifitas unit kerja Selain hal tersebut Manpower Plan (MP) dapat digunakan untuk: Menghitung adjustment produktifitas sebuah unit kerja dengan logika membandingkan pencapaian target dengan penggunaan resource personil sehingga penilaian dapat dilakukan secara fair Memacu tingkat sadar biaya terkait penggunaan personil Menghitunga produktivitas Unit Kerja untuk mengetahui sejauh mana efektivitas dan efisiensi sebuah unit kerja. Produktivitas Unit Kerja = Standar Karyawan MP Karyawan Eksisting % Pencapaian Target CONTOH : X 100% = 200% X 200% = 100% X 80% = 160% 29

30 Update Manpower Plan (MP) melalui aplikasi e Manpower Plan (emap) Tahap selanjutnya dari Manpower Plan (MP) adalah mengembangkan aplikasi emanpower Plan (emap) sebagai berikut : Merupakan sebuah aplikasi MP yang secara real time akan mendownload data sesuai parameter yang dibutuhkan dari database SIJS TK dan HCIS Menghasilkan perhitungan yang real time sehingga memungkinkan memberikan early warning system yang dapat menjadi dasar pengambilan keputusan immediate atas proses mutasi / rekrutmen Target aplikasi dikembangkan pada semester 2 tahun 2016 dan implementasi pada proses rekrutmen dan seleksi calon karyawan

31 Thank You Gedung Jamsostek Jl. Jend. Gatot Subroto No. 79 Jakarta Selatan T (021) F (021)