Firm Infrastructure Human Resource Management Technology Procurement Distribution(MD) Service

Transkripsi

1 BAB II PROSES BISNIS 2.1 Proses Bisnis Utama Model rantai nilai yang dikembangkan oleh Michael Porter adalah suatu metode atau alat dasar yang sistematik untuk memeriksa semua aktifitas kinerja perusahaan dan bagaimana mereka berinteraksi sebagai dasar menganalisis sumber daya yang diandalkan dalam mendapatkan keunggulan bersaing. Poin penting mengenai model rantai nilai Porter adalah ia hanya membutuhkan sedikit adopsi ketika digunakan dalam sektor otomotif. Berdasarkan pendekatan Porter, rantai nilai Main Dealer pada umumnya dapat dikategorikan menjadi tiga, yaitu proses bisnis utama (Dealer,Distribution(MD) dan Service) dan proses bisnis penunjang (infrastruktur perusahaan dan procurement). Firm Infrastructure Human Resource Management Technology Procurement Distribution(MD) Service Dealer (Sales) Sales (distribution) Marketing (promotion) Dealer Development MARGIN MARGIN MARGIN Kegiatan Utama Gambar 2.1 Konsep Rantai Nilai Porter (Sumber : Yusuf, 2006) Proses bisnis utama di PT. Imora Motor adalah semua proses yang ditujukan langsung untuk melayani dealer dan konsumen mulai dari: proses 19

2 pembelian oleh dealer dan konsumen (gambar 2.1), sampai dengan proses after sales. HONDA JAKARTA CENTER SALES DEPARTMENT FLOW CHART CUSTOMER DEALER EKSPEDISI SALES DEPARTMENT ADMINISTRATION SLS PLAN & DIST. DELIVERY FLEET SALES HPM BELI MOBIL START BUAT SPK BERDASARKAN DATA DARI CUSTOMER KONFIRMASI DO, SESUAIKAN DENGAN ALOKASI MD TERIMA PO FLEET STOCK UNIT DI WAREHOUSE IF N INPUT SPK KE PROGRAM H3S TERIMA & CEK SPK N Y IF MENGANALISA STOCK, SESUAIKAN DENGAN ALOKASI DEALER Y TERIMAUNIT, CEK PDI CEK MOBIL YANG CACAT Y IF MENDAPAT KONFIRMASI MENGENAI DISCOUNT, DELIVERY TIME & MEMBERIKAN PROTEKSI KEPADA DEALER MEMBERIKAN DISCOUNT KHUSUS UNTUK FLEET TERIMA UNIT, SESUAIKAN DENGAN DO HJC, CEK PDI TERIMA FAX DO DARI HJC, SESUAIKAN UNIT DENGAN DO YANG DITERIMA BUAT DO N REPAIR SESUAI DENGAN KERUSAKAN IF N Y BUAT SURAT JALAN FAKTUR : CEK NAMA, ALAMAT, KODE POS CALON PEMBELI CETAK FAKTUR TERIMA UNIT, CEK TERIMA FAKTUR FINISH Gambar 2.2 Proses Bisnis inti di PT. Imora Motor KONSUMEN INDIVIDU MEMESAN MOBIL Konsumen yang datang ke dealer akan memilih kendaraan yang akan dibeli. Konsumen akan dilayani oleh sales person dealer. Jika konsumen sudah memutuskan mobil apa yang akan dibeli, maka sales person akan membuat Surat Pesanan Kendaraan(SPK) yang sesuai dengan spek kendaraan yang diinginkan konsumen. Setelah itu pihak dealer akan menginput pesanan konsumen ke program H3S. Setelah itu MD akan menerima cek SPK dan MD 20

3 akan menganalisa stok dealer yang ada maupun dengan alokasi yang ada. Jika stok dan alokasi sesuai dengan order konsumen maka MD akan membuat Delivery Order(DO). DO tersebut akan dikirimkan ke pihak ekspedisi, dan pihak ekspedisi akan mengambil mobil di MD untuk dikirimkan ke dealer. Dealer akan mencek peralatan dan kesesuaian pesanan. Jika pesanan sesuai maka MD akan membuat surat jalan guna membuat Faktur Kendaraan. Faktur akan dikirimkan MD ke ATPM untuk dicetak. Faktur dicetak membutuhkan waktu ± 2 minggu(mobil CKD) dan ± 1 bulan(mobil CBU). Setelah itu faktur akan diberikan ke dealer. Akhirnya konsumen akan mendapatkan unit mobil dan STNK mobil yang diinginkannya. KONSUMEN PERUSAHAAN YANG MEMESAN MOBIL Konsumen perusahaan yang datang ke dealer akan memilih kendaraan yang akan dibeli. Konsumen akan dilayani oleh sales person dealer. Jika konsumen sudah memutuskan mobil apa yang akan dibeli, maka sales person akan membuat Surat Pesanan Kendaraan(SPK) yang sesuai dengan spek kendaraan yang diinginkan konsumen. Setelah itu dealer akan mengirimkan PO Fleet sales ke MD, dan gunanya untuk mendapatkan discount tambahan dari HPM. HPM akan mengkonfirmasikan discount, delivery time, dan proteksi atas perusahaan tersebut melalui MD. MD akan akan menganalisa stok dealer yang ada maupun dengan alokasi yang ada. Jika stok dan alokasi sesuai dengan order konsumen maka MD akan membuat Delivery Order(DO). DO tersebut akan dikirimkan ke pihak ekspedisi, dan pihak ekspedisi akan mengambil mobil di MD untuk dikirimkan ke dealer. Dealer akan mencek peralatan dan kesesuaian pesanan. Jika pesanan sesuai maka MD akan membuat surat jalan guna membuat Faktur Kendaraan. Faktur akan dikirimkan MD ke ATPM untuk dicetak. Faktur dicetak membutuhkan waktu ± 2 minggu(mobil CKD) dan ± 1 bulan(mobil CBU). Setelah itu faktur akan 21

4 diberikan ke dealer. Akhirnya konsumen akan mendapatkan unit mobil dan STNK mobil yang diinginkannya. MD MENDAPATKAN MOBIL DARI HPM MD akan memesan mobil tiga bulan sebelum pengiriman dari HPM ke MD. HPM akan mengirimkan mobil yang sesuai dengan pesanan MD dan alokasi MD. Sebelum menerima unit, MD akan mengecek mobil apkah cacat atau tidak. Jika cacat MD akan memperbaikinya terlebih dahulu, dan jika tidak unit mobil akan langsung masuk ke warehouse atau langsung dikirimkan ke delaer. Dari alur proses bisnis utama(gambar 2.3 dan gambar 2.4), layanan utama yang ada di PT. Imora Motor, yaitu: 1. Sales(Dealer) 2. Service 22

5 Honda Jakarta Center Rev. : 1 RETAIL SALES PROCESS FLOW CHART Rev. Date : 20 Juni 2006 Jl. P. Jayakarta No.50 Division : Retail Sales Div. Jakarta Date. : 7 Juli 2006 Adm. Customer Sales person Koord. Staff DJ (Oprtl) Keuangan Service Main Dealer / HPM SPK Distribusi SPK : - Sls counter : 4 - Sls force : 3 Mulai Pemesanan kendaraan (DP Rp.5jt) SPK* SPK* SPK SPK * harus sudah di tanda tangan * Incl: 3 set copy KTP & 2 set copy oleh SS/SM slip permintaan disc. Menerima konfirmasi / bukti pembayaran DP dr customer Booking SPK (hrs ada DP atau PO) Menerima konfirmasi / bukti pembayaran dari sales Approved SPK, kirim ke MD SPK SPK (+ no. rangka) Minta unit, Bagi unit UNIT Cash: min.30% unit. Leasing: PO + DP Menerima konfirmasi / bukti pembayaran unit Menerima konfirmasi / bukti pembayaran unit mengisi form permohonan faktur & approved u/ permohonan faktur & input data permohonan faktur, surat jalan, buat Surat Jalan Approved Faktur, kirim ke MD Permohonan Faktur* Permohonan faktur * Faktur jadi CBU : min. 3 mg * Faktur jadi CKD : min. 1 hari Souvenir Surat Jalan* Buku Service * untuk ambil buku service & souvenir Approved * ditanda tangani bgn service Approved * * telah di ttd o/ Agung pengerjaan unit sesuai Approved * ya selesai? belum * telah diapproved bgn service PDI, isi buku service Buku Service ya OK? tidak Periksa Tagihan / bln tagih / bln Bayar / bln Faktur Jadi, dll.* * Untuk proses STNK & BPKB STNK & BPKB* * BPKB : 3 bln setelah STNK STNK & BPKB* ya tidak Lunas? * BPKB : 3 bln setelah STNK Minta unit dikirim Cek unit, ongkos supir+bensin, surat jalan, form klaim, dll Cek unit, ongkos supir+bensin, surat jalan, form klaim, dll ongkos supir+bensin, form klaim, dll* * Unit tidak bolh dikirim jk form klaim & BSTK belum di appv. o/ keuangan Kirim unit Surat Jalan Surat Jalan Isi CAP, tanda tangan Surat Jalan, terima STNK, BPKB CAP CAP Form BSTK+ Klaim Inct. Form BSTK+ Klaim Inct. Incentive (/ bulan) Laporan Klaim Incentive Laporan Kirim mobil Gambar 2.3 Alur Proses Dealer 23

6 Konsumen yang memesan mobil akan mendapatkan SPK(Surat Pemesanan Kendaraan). SPK tersebut akan diberikan oleh sales person ke bagian Koordinator, Staff dan bagian keuangan. Di dalam SPK akan tercantum pembayaran DP yang dibayar oleh konsumen. Setelah SPK diberikan ke bagian diatas maka SPK tersebut harus disetujui oleh bagian coordinator, setelah itu SPK dikirim ke MD dengan menggunakan . Jika unit yang dipesan sudah ada maka pihak coordinator dealer akan meminta unit ke MD yang disesuaikan dengan SPK dan nomer rangka. Setelah itukonsumen harus membayar lunas mobil atau jika menggunakan leasing dibayarkan 30%. Pembayaran harus dikonfimasi/bukti pembayaran dilampirkan oleh konsumen ke sales person, dan sales person akan mengkonfirmasi ke bagian finance. Sales pada saat itu bisa mengisi form permohonan faktur, form tersebut harus disetujui oleh pihak finance baru bisa diinput oleh staff untuk dibuat permohonan faktur, surat jalan dan buat dan Faktur dikirim ke MD via . Surat jalan akan dilanjutkan ke Sales, Staff, DJ Departemnet, keuangan dan service untuk memulai menyiapkan mobil pesanan. Setelah faktur jadi diberikan ke staff dan finance dealer. Dibagian finance akan memberikan STNK&BPKB jika pembayaran sudah lunas dan melalui sales konsumen akan mobil beserta STNK dan BPKB. 24

7 PROSEDUR KERJA DI BENGKEL Customer Reception Service Advisor Foreman Customer Update Data Interview Diagnose Estimate Print Out W/O No. of Stall Job Description Cashier Payment Invoice Final Explain Final Inspection Gambar 2.4 Alur Proses Service Konsumen yang datang terlebih dahulu mendaftar di reception untuk mengupdate data, setelah selesai customer akan dilayani oleh Service Advisor (SA)untuk interview mengenai keluhan dan keinginan konsumen, dan bagian SA akan berkonsultasi kepada Foreman untuk mendiagnosa keluhan konsumen terhadap mobil konsumen, setelah diketahui penyebab dan perbaikan apa yang akan dilakukan Service Advisor akan membuat estimasi biaya, jika biaya disetujui oleh konsumen maka pihak Reception akan membuat Work Order (), kemudian SA akan menunjuk nomer stall untuk mobil konsumen tersebut dan Foreman akan memberikan job description kepada teknisi. Setelah mobil selesai diperbaiki oleh tenisi maka Foreman akan melakukan Final Inspection. Jika Foreman memutuskan mobil telah selesai dan 25

8 keluhan sudah diatasi maka SA akan membuat Final Explain dan bersamaan Reception juga akan membuat Invoice sebagai syarat untuk mengambil mobil yang telah disservice. Dan yang terakhir konsumen membayar di kasir. Setelah membayar konsumen akan menerima mobilnya dari SA. 26