Slide 0 dari 15. BRANCH MANAGER DEVELOPMENT PROGRAM SESI 4 : Time Management

Transkripsi

1 Slide 0 dari 15 BRANCH MANAGER DEVELOPMENT PROGRAM SESI 4 : Time Management

2 Kenapa Time Management PENTING! WAKTU TETAP 24 JAM/HARI Mengatur diri sebagai Branch Manager, dalam menggunakan waktu yang 5-6 hari /minggu dan 8 jam per hari Refleksi dari : FOKUS PENETAPAN PRIORITAS, KEMAMPUAN LEADERSHIP Kesalahan mengelola waktu, akan membuat kinerja 3S TIDAK MEMUASKAN Slide 1 dari 15

3 Kebiasaan mengatur waktu 1. Bekerja berdasarkan insting, apa yang disukai 2. Melakukan apa yang mendesak (belum tentu penting) 3. Melakukan yang mudah terlebih dahulu (membuat planning adalah sulit, agak segan membuatnya) Slide 2 dari 15

4 Penggunaan Waktu Branch Manager WAKTU ASSET YANG TIDAK BISA DIGANTI PELANGGAN (Prospecting, Pembelian, Delivery, Complaint) TIM (Sales Head,Service & Spareparts Manager) ATASAN / OWNER BUSINESS PROCESS (Plan, Do, Check, Action) LEADERSHIP (Mengarahkan, Komunikasi, ROLE MODEL dan Motivasi) Slide 3 dari 15

5 TIPS Meningkatkan Kemampuan 70% Waktu anda Meningkatkan Kekuatan 25% pada Hal Hal baru 5% pada Kelemahan Slide 4 dari 15

6 Manajemen Resiko Hal Penting yang Harus Dikelola Branch Manager Finance Cash Flow yang negatif(pendapatan menurun versus Biaya yang meningkat) Sales dan Produk Penjualan yang fokus Low Price ( Pick UP ) atau Fast Moving Manajemen stok yang tidak siap melayani permintaan SDM Produktivitas menurun (Penjualan, Service, Sparepart) Banyak yang keluar (apalagi jika kompeten) Slide 5 dari 15

7 Nilai Kegiatan terhadap BISNIS HIGH VALUE ACTIVITY Kegiatan bernilai tinggi (kegiatan yang bernilai untuk bisnis dan timnya) Diskusi plan Sales Head,Service & Sparepart Manager Coaching dan Counselling bawahan kemampuan rendah. Monitoring hal penting dari Sales & AfterSales. LOW VALUE ACTIVITY Kegiatan bernilai rendah (Kegiatan yang kontribusinya rendah ) Membimbing yang mempunyai kemampuan baik. Monitoring hanya hasil akhir (bukan proses ). Planning hanya 2 minggu / sebagian business process. ZERO VALUE ACTIVITY Kegiatan bernilai nol ( Kegiatan yang dilakukan bernilai nol pada bisnis dan tim ) Tilpon lama menjelaskan surat yang tidak jelas. Makan siang dengan tetangga ( tidak ada hubungan keraj. Ngobrol masalah pribadi Slide 6 dari 15

8 Diskusi Bersama 1. Perencanaan penjualan (RKA) 2. Bimbingan pada SM yang baru 3 bulan. 3. Membimbing Service Manager yang sudah bekerja 6 tahun. 4. Monitoring progress Hot Prospek vs Prospek. 5. Diskusi meningkatkan revisit dg Service Manager. 6. Diskusi stock sparepart yang tinggi 7. Monitoring hasil unit in ( Service ). 7. Monitoring kemampuan individu SH,SC dan Salesman. 9. Monitor progress complaint 3 bulan terakhir. 10. Mengunjungi bawahan yang sakit 11. Mengunjungi pelanggan yang kawin. 12. Membaca berita keluhan konsumen di koran lokal HIGH VALUE ACTIVITY LOW VALUE ACTIVITY ZER0 VALUE ACTIVITY Slide 7 dari 15

9 Mendesak dan Penting MENDESAK Masalah yang harus cepat diselesaikan Bisa hal yang penting atau tidak penting PENTING Hal yang memberikan dampak besar pada bisnis Bisa hal yang mendesak atau tidak mendesak Slide 8 dari 15

10 Mendesak vs Penting Penting High KUADRAN 1 KUADRAN 2 Low KUADRAN 3 KUADRAN 4 High Low Mendesak Slide 9 dari 15

11 Matrix Time Activities PENTING TIDAK PENTING Kuadran 1 Pencapaian target ( 50% di minggu III ), Pengiriman sparepart stok kosong, Handling complaint serius Krisis (turunnya jumlah inquiry atau pendapatan,stok kosong ) Kuadran 3 MENDESAK Menjawab telepon atasan, Menanggapi (menjawab?) Membuat Laporan (beberapa) TIDAK MENDESAK Kuadran 2 Membangun hubungan, Mencari pelanggan (pasar) baru, Mendiskusikan risk manajemen (situasi bisnis,kondisi baik) Cuti Kuadran 4 Membaca tidak perlu. Diskusi santai (tidak memberikan dampak business. BERADA DI KUADRAN MANA SERINGKALI ANDA MENGHABISKAN WAKTU? Slide 10 dari 15

12 Dimana posisi Branch Manager? Strategic Oriented A I B Operation Oriented Dimana Posisi Branch Manager? Slide 11 dari 15

13 Diskusi Bersama Perencanaan penjualan (RKA) 2. Bimbingan pada SM yang baru 3 bulan. 3. Membimbing Service Manager yang sudah bekerja 6 tahun. 4. Monitoring progress Hot Prospek vs Prospek. 5. Diskusi meningkatkan revisit dg Service Manager. 6. Diskusi stock sparepart yang tinggi 7. Monitoring hasil unit in ( Service ). 7. Monitoring kemampuan individu SH,SC dan Salesman. 9. Monitor progress complaint 3 bulan terakhir. 10. Mengunjungi bawahan yang sakit 11. Mengunjungi pelanggan yang kawin. 12. Membaca berita keluhan konsumen di koran lokal KWADRAN KENAPA? Slide 12 dari 15

14 Memimpin meeting dengan efektif JANGAN MEMIMPIN JIKA SEDANG MARAH!! SEBELUM MEETING : 1. Persiapan 2. Melakukan analisis data 3. Pilih yang penting untuk diskusi. WAKTU MEETING : 1. Fokus pada agenda 2. Tegur yang tidak siap. 3. Fokus pada Problem solving dan Action Plan SETELAH MEETING : 1. Membuat kesimpulan. 2. Membuat rencana kerja (timing, aktifitas, review) Slide 13 dari 15

15 Diskusi Kelompok 1. Secara individu, kemudian secara kelompok menulis kontribusi waktu yang sebaiknya ( yang akan datang ) dilakukan untuk : Sekarang Ke Depan Finance :.. %.. % Sales :.. % % Service : % % Spareparts :.%.% 2. Kelompok : a. Menetapkan tujuan dari penggunaan waktu tsb. b. Membuat perencanaan Mingguan untuk Branch Manager (Mengisi format terlampir). Slide 14 dari 15

16 Bagaimana Anda mengatur waktu untuk diskusi dengan Kepala Bagian? CONTOH MINGGU 1 MINGGU 2 MINGGU 3 MINGGU 4 Meeting Kordinasi dengan Sales Head dan Service Manager Bersama Sales Manager : 1. Analisa pasar (saingan dan potensi) 2. Review kemampuan sales tim dan cara meningkatkannya. 3. Diskusi cara meningkatkan 8 langkah 4. Cara menurunkan stock unit. Bersama Service Manager 1. Diskusi kualitas pelayanan 5 langkah. 2. Diskusi kemampuan tim dan cara meningkatkannya. 3. Diskusi cara menurunkan stok level spareparts. Slide 15 dari 15