All-in-One Job Analysis Form

Transkripsi

1

2 All-in-One Job Analysis Form Halo Human Capital Practitioners, terima kasih telah mendownload All In One Job Analysis Form. Form ini kami ciptakan untuk menjawab kebutuhan teman-teman Human Capital Practitioners yang selama ini merasa rumit dengan menyatukan banyak form pekerjaan. Form ini dapat membuat pekerjaan Anda lebih mudah dan menghemat banyak waktu. Dan ajaibnya, form ini berbentuk satu dokumen yang dapat mengintegrasi beberapa data dalam Analisa Jabatan. Dalam form ini Anda akan menemukan; 1. Informasi mengenai All in One Job Analysis form, yang cara menggunakannya lebih lengkap Anda dapat melihat video tutorial yang terlampir di halaman download. 2. Contoh All in One Job Analysis yang sudah terisi, sehingga Anda dapat memiliki gambaran konten yang harus Anda isi. 3. Halaman Glossary yang membantu Anda secara lebih detail mengisi All in One Job Analysis pada form yang kosong. 4. Informasi dan langkah yang harus Anda lakukan saat Anda mengalami kesulitan mengisinya. Dalam tombol download yang lain, ada sebuah form kosong SPESIAL untuk Anda, yang dapat Anda gunakan langsung dalam perusahaan Anda. Saat menemui kesulitan silahkan kembali pada poin ke tiga di atas ya Nah, Human Capital Practitioners, selamat mengaplikasikan All In One Job Analysis Form ini. Keep Positive, Inspirative, Creative and Transformative (PICT). Stay #ARTmazing! Bunch of hearts for you, Sinergia Consultant Team 1

3 Let s start All in One Job Analysis Form ini membantu Anda menganalisa dan mengukur kinerja karyawan dengan mudah, lengkap dan efektif. Form ini sangat membantu Anda dalam membuat analisa pekerjaan, karena menyatukan beberapa data di bawah ini: Job Specification Job Requirement Job Description Key Performance Indicator (KPI) Dengan adanya form yang ringkas ini, Anda terbantu dalam: Memudahkan proses dokumentasi analisa pekerjaan. Memudahkan karyawan Anda paham detail pekerjaan dan target kerjanya. Mudah dipasang di lokasi kerja. Memudahkan analisa kinerja karena job specification, job requirement, dan job description terintegrasi 2

4 dengan key performance indicator dalam SATU DOKUMEN. Dapat menjadi acuan dalam melakukan penilaian kinerja. Dan hal ini telah dibuktikan pula oleh klien kami yang telah berhasil menggunakannya dan merasakan manfaatnya. 3

5 Contoh form yang telah terisi DOCUMENT : Atasan Langsung Bawahan Langsung Posisi lain Operational Manager 1. HR Staff 2. GA Staff 1. PFA Spv 2. Sales Spv 3. Marketing & Branding Spv 4. ARTchitecture Spv 5. ARTmazing Spv 6. IT & Design Spv 7. Support Program Spv 8. Corporate Secretary Document No : JS/HR/001 Page : 1 of 2 Prepared by : Operational Manager Approved by : Direktur Job Analysis DEPARTEMEN Human Resources & General Affair JOB SPECIFICATION Hubungan Internal Released : 1 Januari 2017 Revision : 00 Marcelina R Suganda Amelia Hirawan Kode Posisi : HRGA-001 POSITION LEVEL Supervisor Hubungan Eksternal Pihak lain yang terkait, mewakili Operational Manager Fungsi HR : Disnaker, BPJS Fungsi GA : Vendor Tujuan Jabatan 1. Mengoptimalkan jalannya operasional seharihari sesuai dengan arah perusahaan, bersifat jangka pendek maupun jangka Menengah. 2. Bertanggung jawab terhadap pengaturan bidang Human Resources serta General Affair Wewenang 1. Menjadi perwakilan utama Operational Manager di dalam bidang Human Resources & General Affair 2. Melakukan fungsi POAC terkait dengan rencana dibidang Human Resouces serta General Affair 4

6 3. Melakukan evaluasi (memilih atau menghentikan) pada level staff, yang kinerjanya tidak memberikan kontribusi menguntungkan perusahaan 4. Mengelola aset guna mendukung operasional perusahaan. Bahan Kerja 1. Target kerja masing-masing staff 2. Laporan kerja masing-masing staff 1. Telepon 2. ATK 3. Komputer 4. Internet Alat Kerja JOB REQUIREMENT Pendidikan minimal Pengalaman Pelatihan D3 1. Positive 2. Inspirative 3. Creative 4. Transformative Membutuhkan pengalaman minimal 3 tahun dalam mengelola bidang HR & GA. 1. Management Skills 2. Leadership 3. Financial Skills 4. Human Capital Skills 5. Asset Management Kompetensi Core Generic Spesific Expertise/ Technical 1. Business 1. Public Relation Skill 2. Leadership 2. Delegating Skill 3. Problem Solving 3. Financial Skills 4. Decision Making 4. People and 5. Public Speaking Development Skills 6. Communication 5. Human Capital Skills 7. Self-management 6. Asset Management 8. Administration management 7. Administration Skill 8. Teaching Skill 9. Negotiation skill Profil Psikologis DISC : D MBTI : ENTP CBCI : Green-Red JOB DESCRIPTION Aktivitas Utama Uraian Aktivitas Frekuensi Key Performance 1.Menyusun rencana kerja a. Membuat rencana kerja operasional b. Membuat rencana anggaran c. Melaksanakan rencana kerja operasional Per quartal Per quartal Setiap hari Per quartal Indicator 100% penyusunan rencana tepat pada sasaran target omzet dan target perusahaan d. Mengelola rencana anggaran antar divisi atau departemen Setiap hari e. Melakukan fungsi kontrol pada pelaksanaan kinerja yang telah 5

7 direncanakan 2. Melakukan keperluan administratif terkait dengan HR & GA a. Memeriksa laporan bulanan departemen HR & GA b. Membuat laporan operasional bulanan c. Melakukan meeting atau pertemuan dengan internal departemen HR & GA d. Melakukan meeting atau pertemuan dengan departemen diluar HR & GA Per minggu 100% Laporan, hasil analisa dan perencanaan berikutnya diterima oleh Operational Manager 3. Mengelola Departemen HR & GA a. Mengadakan meeting evaluasi dengan departemen HR & GA b. Melakukan evaluasi personel dalam departemen HR & GA c. Melakukan coaching atau training bagi intern departemen HR & GA Per quartal dan bulan / sesuai kebutuhan 100% Jadwal coaching per bulan berjalan dengan baik 80% performance kerja meningkat dari waktu ke waktu 4. Melakukan pengelolaan SDM berdasarkan strategi jangka panjang dan jangka pendek sesuai dengan kebutuhan perusahaan 5. Melaksanakan training dan coaching program pada bawahan langsung d. Membuat laporan coaching atau training yang dilaksanakan a. Merencanakan kebutuhan tenaga kerja sesuai dengan perkembangan organisasi, b. Mengkoordinasikan dan mengontrol pelaksanaan kegiatan rekrutmen dan seleksi untuk memastikan tersedianya tenaga kerja yang dibutuhkan c. Memastikan tiap SDM khususnya bawahan langsung melakukan pekerjaan sesuai job desc-nya a. Mengamati dan memetakan kemampuan yang dimiliki oleh bawahan langsung b. Membuat analisa kebutuhan bawahan langsung c. Mengajukan training atau coaching untuk memperkaya kemampuan bawahan langsung d. Melakukan coaching personal untuk meningkatkan kemampuan bawahan langsung e. Melakukan meeting rutin untuk laporan dan pengembangan program yang berjalan a. Melakukan evaluasi dan follow Tahunan Sesuai kebutuhan Tiap hari Per bulan Per 3 bulan Per 3 bulan Per 2jam Per minggu Per bulan Ketersediaan SDM 100% program coaching berjalan. 100% training yang diberikan mentransformasi bawahan langsung dan meningkatkan performa kerjanya yang diukur dari KPI mereka masingmasing. 6

8 up pasca training dan coaching yang sudah berlangsung, dan mengawal bawahan mereka untuk terus transformative 6. Melakukan hubungan dengan pihak eksternal a. Menjadi perwakilan perusahaan dalam kaitannya dengan dinas ketenagakerjaan b. Berkonsultasi dengan pihak eksternal terkait pengembangan aset c. Berkonsultasi dengan pihak eksternal terkait dengan pajak dan pelaporannya Per event Sesuai dengan kebutuhan Sesuai dengan kebutuhan Hubungan baik dengan pihak eksternal terjaga. Nama baik perusahaan juga terjaga. 7

9 Berikut ini adalah panduan bagi Anda secara lebih rinci. Anda dapat mengisinya lebih mudah, dengan mengikuti kolom rangkuman di bawah ini. Namun, jika Anda lebih suka prakteknya secara langsung, Anda dapat menontonnya di video tutorial yang ada pada halaman donwload. Bagian Keterangan Sumber Document No : No Dokumen, pengkodean agar ISO Document memudahkan pencarian dokumen Released : Tanggal mulai digunakan ISO Document Revision : Revisi keberapa? Berfungsi memonitor penggunaan agar menggunakan form yang terupdate ISO Document Page : Halaman ke berapa dari total ISO Document halaman Prepared by : Disiapkan oleh siapa, biasanya ISO Document/ dibuat atasan langsung, atau Top Struktur Organisasi Manajemen Approved by : Disetujui oleh siapa, biasanya ISO Document/ atasan langsung, atau Top Struktur Organisasi Management Kode Posisi : Tuliskan kode posisi pemegang ISO Document/ jabatan. Struktur Organisasi Berguna dalam menata struktur organisasi, pengecekan administrasi, serta saat rekrutmen DEPARTEMEN Tuliskan nama departemen ISO Document/ pemegang Jabatan Struktur Organisasi Tuliskan jabatan atasan langsung, Struktur Organisasi Atasan sehingga tahu harus melapor Langsung kepada siapa Bawahan Tuliskan jabatan bawahan langsung, Struktur Organisasi 8

10 Langsung Posisi lain Hubungan Eksternal sehingga tahu rentang kendali yang dimilikinya Tuliskan jabatan posisi lainnya yang sejajar dengan posisi yang dianalisa, sehingga tahu harus berkoordinasi dengan siapa Tuliskan Bagian di luar organisasi, sehingga tahu harus berkoordinasi dengan pihak mana saja Tujuan Jabatan Tuliskan untuk apa jabatan ini diadakan, sehingga akan terlihat adanya kesinambungan dengan semua departemen/ divisi lainnya Wewenang Tuliskan apa saja kewenangan yang dimiliki, sehingga tidak terjadi tumpang tindih wewenang dari departemen/ divisi lainnya Bahan Kerja Alat Kerja Tuliskan semua dokumen yang diperlukan Tuliskan semua peralatan kerja yang digunakan Struktur Organisasi ISO Document Cek Area Kerja Pendidikan minimal Pengalaman Pelatihan Tuliskan tingkat pendidikan minimal yang diperlukan agar pemegang jabatan ini mampu menyelesaikan pekerjaannya Tuliskan durasi pengalaman di masa lalu yang akan membantu penyelesaian tugas, terkait dengan posisi jabatan yang akan di emban saat ini Tuliskan pelatihan apa saja yang dibutuhkan agar pemegang jabatan ini mampu menyelesaikan pekerjaan secara efektif ISO Document ISO Document ISO Document Core Kompetensi Generic Kompetensi Tuliskan Core kompetensi di perusahaan Anda, bila perlu cantumkan tingkat kompetensi minimal untuk pemegang jabatan ini Tuliskan Generic kompetensi di perusahaan Anda, bila perlu cantumkan tingkat kompetensi minimal untuk pemegang jabatan ini Kamus Kompetensi Kamus Kompetensi Specific Tuliskan Specific Expertise Kamus Kompetensi 9

11 Expertise Kompetensi Profil Psikologis DISC Profil Psikologis MBTI Profil Psikologis CBCI kompetensi di perusahaan Anda, bila perlu cantumkan tingkat kompetensi minimal untuk pemegang jabatan ini Tuliskan profil yang dibutuhkan agar pemegang jabatan mampu menyelesaikan pekerjaannya Tuliskan profil yang dibutuhkan agar pemegang jabatan mampu menyelesaikan pekerjaannya Tuliskan profil yang dibutuhkan agar pemegang jabatan mampu menyelesaikan pekerjaannya Hasil Pemegang yang berhasil Hasil Pemegang yang berhasil Hasil Pemegang yang berhasil Psikotes jabatan dianggap Psikotes jabatan dianggap Psikotes jabatan dianggap Aktivitas Utama Tuliskan pengelompokan tugas besar yang harus dilakukan, berguna untuk menata pemikiran pemegang jabatan Uraian Aktivitas Tuliskan detail aktivitas yang harus dilakukan, berguna untuk menata bagaimana menjalankan satu per satu akitivitas, agar pekerjaan besarnya bisa selesai Frekuensi Tuliskan frekuensi pekerjaan dari masing-masing uraian aktivitas pemegang jabatan, sehingga tahu kapan harus melakukannya Key Performance Indicator Tuliskan TARGET KERJA secara kuantitatif dari masing-masing uraian aktivitas pemegang jabatan, sehingga dapat di evaluasi kinerjanya 10

12 Nah, sekarang Anda telah memiliki gambaran mengenai pengisian All in One Job Analysis form ini. Tugas Anda berikutnya hanyalah praktek, praktek, praktek dan terus praktek. Sebab, pelajaran yang paling baik adalah dengan terus melatihnya Untuk penjelasan lebih lengkapnya dan saat Anda butuh untuk lebih mengintegrasikan data-data yang Anda miliki, Anda bisa memelajarinya lebih lanjut di Sampai ketemu di pembelajaran yang lebih tinggi! Keep PICT and stay #ARTmazing... 11