PENGEMBANGAN MODEL QUALITY MANAGEMENT SYSTEM (QMS) PADA INDUSTRI KECIL DAN MENENGAH

Transkripsi

1 PENGEMBANGAN MODEL QUALITY MANAGEMENT SYSTEM (QMS) PADA INDUSTRI KECIL DAN MENENGAH Tit Mau Pelu Benjamin*, Yudha Prasetyawan, Ahmad Rusdiansyah Prgram Pasca Sarjana, Bidang Keahlian Manajemen Kualitas dan Manufaktur, Teknik Industri, ITS ABSTRAK Quality Management System (QMS) atau yang biasa dikenal dengan Sistem Manajemen Mutu (SMM) adalah suatu sistem yang memuat garis besar kebijakan dan prsedur yang diperlukan untuk meningkatkan dan mengntrl prses yang akhirnya akan menuju pada peningkatan business perfrmance. Oleh sebab itu maka QMS sangat penting bagi setiap industri yang ingin tetap bertahan dalam persaingan yang ada terutama bagi Usaha Kecil dan Menengah (UKM). Selama ini hanya perusahaan besar saja yang mampu melaksanakan QMS dengan baik. Padahal saat ini jumlah UKM di Indnesia sangat banyak. Penelitian ini akan membuat pengembangan mdel QMS yang nantinya dapat diterapkan leh IKM. Pengembangan mdel QMS dilakukan dengan cara membuat indikatr dari variabel-variabel pembentuk QMS yaitu I/F Supplier, I/F Perusahaan atau yang disebut dengan Tp Dwn dan I/F Custmer. Untuk mengetahui sampai pada level mana penerapan QMS leh UKM nantinya, maka juga dibuat maturity level berdasarkan indikatr pembentuk QMS yang dibuat. Kata kunci: Quality Management System (QMS), Usaha Kecil dan Menengah (UKM), Sistem Manajemen Mutu (SMM), I/F Supplier, I/F Perusahaan ( Tp Dwn), I/F Custmer. PENDAHULUAN Tujuan pelaksanaan Quality Management System (QMS) atau Sistem Manajemen Mutu (SMM) dalam suatu rganisasi adalah untuk mengella berbagai kegiatan dengan pendekatan yang sistematis dan secara berkesinambungan meningkatkan keefektifan sesuai dengan standar internasinal yang mengutamakan kebutuhan-kebutuhan stakehlders. Kunci utama dari kebijakan mutu adalah pencapaian kepuasan permanen dan kepercayaan stakehlders. SMM mendefinisikan bagaimana rganisasi menerapkan praktek-praktek manajemen kualitas secara knsisten untuk memenuhi kebutuhan pelanggan dan pasar. Implementasi SMM masih didminasi leh perusahaan-perusahaan besar. Masih sangat sedikit UKM yang mengimplementasikan SMM, padahal kenyataannya adalah perusahaan besar memerlukan keterlibatan pemask mereka untuk mensupprt implementasi SMM mereka. Sebagian besar pemask adalah merupakan industri kecil dan menengah ( IKM), sehingga UKM harus praktif dalam menghadapi kmpetisi glbal dan harus lebih efisien dan efektif untuk dapat survive dalam lingkungan bisnis. A-41-1

2 Salah satu jalan menuju itu adalah dengan mengadpsi prinsip-prinsip SMM. Implementasi SMM dapat membantu UKM untuk memanfaatkan sumber daya mereka secara efektif dan efisien, sehingga lebih fkus pada kebutuhan dan harapan pasar. Implementasi pada UKM berbeda-beda tergantung dari ukuran, sumber daya, dan pengalaman mutu. Tetapi paling tidak ada 2 prblem utama yaitu keterbatasan financial dan sumber daya teknik (Lee and Oakes, 1995). Pemerintah sendiri telah merencanakan untuk memberikan fasilitas kepada Kperasi, usaha kecil, dan menengah (KUKM) memperleh sertifikasi Standar Nasinal Indnesia (SNI). Pemberian sertifikasi leh Kementerian Perindustrian (Kemenperin) bertujuan agar KUKM lebih kmpetitif dalam menghadapi era perdagangan bebas dengan Asean dan Tingkk (Asean-Tingkk Free Trade Agreement/AFTA). Fasilitas ini berupa kemudahan dalam prses kemudahan prses pengurusan SNI (Standard Nasinal Indnesia), yang meliputi prses pelatihan dan bantuan dari sisi manajemen agar KUKM bisa mencapai standar (Galeriukm, 2010). Berdasarkan hal tersebut diatas, maka harus disadari bahwa UKM juga sangat perlu manerapkan SMM dan juga memperleh sertifikasi terhadap penerapan SMM tersebut agar dapat bertahan dalam persaingan glbal dan menjaga kualitas. Namun untuk menerapkan SMM hingga memperleh sertifikasi akan sangat menyulitkan UKM. Maka penelitian ini perlu dilakukan agar UKM yang ada di Indnesia dapat menerapkan SMM dan memperleh sertifikasi. METODE PENELITIAN Langkah-langkah yang dilakukan dalam penelitain ini adalah sebagai berikut: Literatur Review Studi Lapangan Identifikasi dan Perumusan Penetapan Tujuan Tahap Identifikasi Awal Pengumpulan Data Awal Identifikasi Mdel - TQM ( QA, QC dan QM) - QMS (ISO 9000) Tahap Pengembangan Mdel Pengembangan Mdel: - Identifikasi Indikatr QMS - Usulan Mdel QMS untuk IKM Kesimpulan dan Saran Gambar 1. Flwchart Penelitian A-41-2

3 HASIL PENELITIAN Pengembangan Mdel QMS untuk UKM Mdel QMS yang ada saat ini sesuai dengan mdel pendekatan prses pada standar ISO Gambar dibawah ini menunjukkan mdel prses dari ISO 9001:2000 terdiri dari empat bagian utama yang tercakup dalam standar sistem manajemen kualitas ISO 9001:2000. Gambar 2. Mdel Sistem Manajemen Kualitas Berdasarkan Prses (Sumber: Supriy, 2008) Oleh karena itu rancangan pengembangan QMS ini dilakukan dengan mengacu pada mdel QMS yang telah ada yaitu terdiri dari Custmer Requirement yang kemudian menjadi input bagi perusahaan untuk melakukan Measurement Analysis and Imprvement, Management Respnsibility, Resurce Management, dan Prduct Realizatin dan utput yang dihasilkan harus memenuhi Custmer Satisfactin. Pengembangan mdel yang dilakukan (agar dapat memenuhi permintaan pelanggan) maka ditambahkan I/F Supplier yang indikatrnya terdiri atas pemenuhan supplier terhadap material yang dipesan leh perusahaan (baik dari segi kualitas, biaya maupun delivery). Dari segi perusahaan, maka dikembangkan I/F Perusahaan yang berisi tentang indikatr-indikatr yang melibatkan karyawan ( man) dalam menetapkan arah dan memenuhi harapan pelanggan (memperbaiki prses kntrl, mengurangi limbah, menurunkan biaya, meningkatkan pangsa pasar, memfasilitasi pelatihan maupun meningkatkan semangat/ets kerja). Bila semua indikatr dalam I/F Perusahaan telah terpenuhi maka berikutnya adalah memenuhi I/F Custmer yang merupakan utput dari perusahaan (menghasilkan prduk yang bagus baik itu dari segi kualitas, biaya, waktu pemenuhan, keamanan maupun menjaga hubungan dengan pelanggan) sehingga dapat memenuhi custmer satisfactin. Indikatr QMS yang sesuai dengan UKM (rancangan mdel QMS yang dibuat) adalah sebagai berikut: I/F Supplier Kualitas material yang diberikan sangat bagus (S1) Harga material yang diberikan sangat sesuai (S2) Waktu pengiriman material selalu tepat waktu (S3) A-41-3

4 Pemask memenuhi perubahan jumlah dan waktu pengiriman dari dengan sangat baik (S4) Pemask selalu merespn dengan baik setiap keluhan yang diajukan leh perusahaan (S5) Pemask selalu melakukan perbaikan kualitas layanan maupun prduk yang dikirimkan (S6) Pemask selalu menjaga hubungan baik dengan perusahaan (S7) Pemask selalu melakukan invasi terhadap material (S8) I/F Perusahaan a. Pimpinan perusahaan selalu memprmsikan tentang mutu prduk pada knsumen (P1) b. Pimpinan mengkmunikasikan dan menekankan ulang tentang mutu pada semua karyawan (P2) c. Selalu ada infrmasi yang berguna dalam memperbaiki mutu prduk (P3) d. Perencanaan untuk perbaikan mutu dilakukan dengan sangat baik (P4) e. Terdapat sumber daya untuk melakukan perbaikan mutu (P5) f. Semua karyawan terlibat dalam perencanaan mutu (P6) g. Semua karyawan terlibat dalam kerja tim perbaikan mutu (P7) h. Semua karyawan tertantang untuk melakukan perbaikan dan invasi (P8) i. Semua karyawan dilatih dalam ketrampilan perbaikan mutu (P9) j. Semua karyawan diakui dalam hal perbaikan mutu (P10) k. Perusahaan selalu memtivasi karyawan (P11) l. Perusahaan mengella sumber daya manusia (pelatihan, penghargaan & pengakuan, kesehatan & keamanan) dengan sangat baik (P12) m. Pelanggan merupakan fkus utama dalam perencanaan prses untuk memprduksi prduk dan layanan (P13) n. Perusahaan mengendalikan mutu secara langsung dalam menghasilkan barang dan jasa (P14). Perusahaan juga memasukan pemask dalam perbaikan mutu (P15) p. Perusahaan melibatkan pemasaran, akunting, layanan administratif, dll dalam perbaikan prsesnya untuk memenuhi atau melebihi persyaratan pelanggan (P16) q. Terdapat perbaikan yang berkesinambungan dalam prses prduk dan layanan (P17) r. Terdapat perbaikan yang berkesinambungan dalam layanan pendukung (P18) s. Terdapat perbaikan yang berkesinambungan dalam hal pemask (P19) t. Perusahaan selalu menjaga hubungan baik dengan pelanggan (P20) u. Perusahaan selalu memberikan tanggapan yang baik terhadap keluhan pelanggan (P21) v. Perusahaan selalu memberikan infrmasi yang tepat kepada pelanggan (P22) w. Perusahaan mengetahui indikatr kepuasan pelanggan (P23) x. Perusahaan selalu membuat pelanggan puas terhadap prduk maupun layanan (P24) y. Perusahaan selalu mengutamakan kepuasan pelanggan (P25) I/F Custmer A-41-4

5 a. Pelanggan sangat puas dengan kualitas prduk yang diberikan (C1) b. Pelanggan tidak mempermasalahkan harga prduk dari perusahaan (selalu terjadi pembelian ulang) (C2) c. Pelanggan jarang mengeluh terhadap waktu pengiriman prduk dari perusahaan (C3) d. Pelanggan selalu mendapatkan prduk yang sesuai dengan kebutuhan (C4) e. Tidak ada prduk yang dikembalikan leh pelanggan ke perusahaan (karena cacat maupun tidak sesuai pesanan) (C5) f. Pelanggan selalu memperleh prduk dengan kualitas yang diharapkan dan juga mendapatkan layanan yang terbaik dari perusahaan (C6) g. Pelanggan merasa puas akan prduk maupun layanan yang diberikan leh perusahaan (prduk dan layanan sesuai dengan harapan pelanggan) (C7) h. Pelanggan selalu menemukan invasi prduk dari perusahaan (C8) Indikatr-indikatr dalam I/F Supplier, I/F Perusahaan dan I/F Custmer saling terkait satu dengan yang lainnya. Salah satu cnth keterkaitan tersebut adalah bila kualitas material yang diberikan sangat bagus (indikatr S1) dan pimpinan perusahaan selalu memprmsikan tentang mutu prduk pada knsumen (indikatr P1) maka pelanggan akan sangat puas dengan kualitas prduk yang diberikan (C1). Ttal (Quality, I/F Supplier (8 indikatr) Material Cst, Ttal Man Hur (Quality, Cst, Delivery, Safety, I/F Perusahaan (25 indikatr) Gd Prduct (Quality, Cst, Delivery, Safety, Mrale) I/F Custmer (8 indikatr) Measurement Imprvement Analysis, Custmer Requirement Management Respnsibility Resurce Management Prduct Realizatin Custmer Satisfactin Mdel QMS untuk UKM Gambar 3. Framewrk Pengembangan QMS Mdel QMS yang sesuai dengan UKM adalah terdiri dari 3 variabel yaitu I/F Supplier, I/F Perusahaan dan I/F Custmer. Pada setiap variabel terdapat beberapa indikatr sistem manajemen mutu yang harus dipenuhi leh UKM agar bisa dikatakan sebagai UKM yang memiliki sistem manajemen mutu. A-41-5

6 Mdel QMS untuk UKM dalam penelitian ini adalah seperti pada gambar 4 dibawah ini. C5 C4 C6 C7 C8 S1 5 4 S2 S3 S4 S5 S6 C3 C2 C1 3 2 S7 S8 P1 P25 1 P2 P24 0 P3 P23 P4 P22 P5 P21 P20 P19 P18 P17 P16 P15 P14 P8 P9 P10 P11 P12 P13 P7 P6 Gambar 4. Mdel QMS untuk UKM Pemenuhan indikatr tersebut pasti akan berbeda-beda pada setiap UKM (tergantung dari sumber daya yang dimiliki leh UKM dan juga pemahaman pemilik maupun manajemen UKM terhadap sistem manajemen mutu. Oleh karena itu dari mdel QMS ini dapat dibuat penilaian dengan menggunakan maturity mdel agar bisa mengetahui sampai dimana penerapan SMM atau QMS leh UKM tersebut. Tabel 1. Maturity Level QMS untuk UKM Level I/F Supplier I/F Perusahaan I/F Custmer 1 Minimal bila dapat Minimal bila dapat Minimal bila dapat (AdHc) memenuhi indikatr memenuhi indikatr P3, memenuhi indikatr S1, S2 P4 dan P5 C3 2 Minimal bila dapat Minimal bila dapat Minimal bila dapat (Initial) memenuhi indikatr memenuhi indicatr P1, memenuhi indikatr S3 P22 dan P23 C2, C4 3 Minimal bila dapat Minimal bila dapat Minimal bila dapat (Repeat memenuhi indikatr memenuhi indikatr P2, memenuhi indikatr able) S4 P11, P12, P13, P14, P15, P24 C1, C5 4 Minimal bila dapat Minimal bila dapat Minimal bila dapat (Managed) memenuhi indikatr memenuhi indicatr P6, memenuhi indikatr S5, S7 P7, P9, P10, P21, P25 C6, C7 5 Minimal bila dapat Minimal bila dapat Minimal bila dapat (Optimized) memenuhi indikatr memenuhi indikatr P8, memenuhi indikatr S6, S8 P16, P17, P18, P19, P20 C8 A-41-6

7 KESIMPULAN Kesimpulan dari penelitian ini adalah sebagai berikut: 1. Permasalahan yang dialami leh UKM dalam memperbaiki kualitas prduk maupun jasa yang dibuat adalah belum memiliki manajemen yang baik (yang mengerti tentang sistem manajemen mutu dan layanan) sehingga sebagian besar UKM belum memiliki standard mutu yang baik. 2. Hambatan atau kendala yang dialami leh UKM dalam menerapkan sistem manajemen mutu adalah kurangnya pengetahuan tentang sistem manajemen mutu (belum memiliki manajemen yang baik). 3. Variabel mutu yang sesuai dan penting bagi UKM dalam mencapai standard mutu adalah I/F Supplier, I/F Perusahaan dan I/F Custmer. I/F Supplier terdiri atas pemenuhan supplier terhadap material yang dipesan leh perusahaan (baik dari segi kualitas, biaya maupun delivery). I/F Perusahaan terdiri atas melibatkan karyawan (man) dalam menetapkan arah dan memenuhi harapan pelanggan (memperbaiki prses kntrl, mengurangi limbah, menurunkan biaya, meningkatkan pangsa pasar, memfasilitasi pelatihan maupun meningkatkan semangat/ets kerja). I/F Custmer terdiri atas menghasilkan prduk yang bagus baik itu dari segi kualitas, biaya, waktu pemenuhan, keamanan maupun menjaga hubungan dengan pelanggan. DAFTAR PUSTAKA Eastn, G.S. dan Jarrel S.L., 1998, The Effect n Ttal Quality Management n Crprate Perfrmance : An Empirical Investigatin. Jurnal Bussiness. 71 (2). Ek, Lim Tew dan Niew Bk Cheng, Quality Management Systems : Assestment t ISO 9000:1994 Series, Prentice Hall. Feigenbaum, Armand Falin, 1991, Ttal quality Cntrl, 3 rd ed., New Yrk : Garrisn, Mc Graw Hill. Galeriukm, 2010, Manajemen Mutu Bagi Usaha Kecil dan Menengah, 20 April Gasperz, Vincent. (2001), ISO 9001: 2000 and Cntinual Quality Imprvement. Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama Hillsn, D., 1997, Twards a Risk Maturity mdel, Internatinal Jurnal f Prject & Business Risk Management, Vlume 1, Issue 1, pages Juran, J.M. dan Frank M. Gryna, 1993, Quality Planning and Analysis : Frm Prduct Develpment t Use, 5 th Ed, Cincinnati, Ohi : Suth-Western Publishing, C. Kesuma, N.E., Faradina, C., Hapsari, R., Hutami, R., Saputra, K.A., 2011, Pemahaman Knsep dan Penyusunan Quality Management System pada Industri Pangan dengan Penerapan 3Q, Jurnal dan Buletin Manajemen Mutu dan Pangan N. 17 Vl. 1. Lai, H. (1996), ISO 9000 Quality Management Systems: Guidelines fr Enterprises in Develping Cuntries, 2 nd ed., Internatinal Trade Centre and ISO, Geneva. A-41-7

8 Lee, G.L., Oakes, L., 1995, The Prs and Cns f Ttal QualityManagement fr Small Firm Manufacturing: Sme Experience Dwn The Supply Chain, Ttal Quality Management, Vl. 6 N. 4, PP A-41-8