Manajemen Proyek. Manajemen

Transkripsi

1 Manajemen Pryek Manajemen Aktivitas yang meliputi perencanaan, pengrganisasian, pelaksanaan dan kepemimpinan, serta pengawasan terhadap pengellaan sumber daya yang dimiliki suatu rganisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Pryek Suatu kegiatan sementara yang dilakukan atau yang berlangsung dalam waktu terbatas dengan alkasi sumber daya tertentu dan dimaksudkan untuk menghasilkan prduk (deliverable) yang kriterianya telah digariskan dengan jelas. Ciri-ciri pryek Bertujuan menghasilkan lingkup (scpe) tertentu berupa prduk akhir atau hasil kerja akhir. Dalam prses mewujudkan lingkup diatas, ditentukan jumlah biaya, jadwal, serta kriteria mutu. Bersifat sementara dalam arti umurnya dibatasi leh selesainya tugas. Titik awal dan akhir ditentukan dengan jelas. nn rutin, tidak berulang-ulang. Macam dan intensitas kegiatan berubah sepanjang pryek berlangsung Sasaran pryek dan tiga kendala (Triple Cnstraint) Batasan yang harus dipenuhi yakni : Besar Biaya (anggaran) yang dialkasikan. Jadwal. Mutu yang harus dipenuhi. Perbedaan Kegiatan Pryek Dan Operasinal : Pryek : Bercrak dinamis, nnrutin Siklus pryek relatif pendek Intensitas kegiatan dalam peride siklus pryek berubah-ubah (naik-turun) Kegiatan harus diselesaikan berdasarkan anggaran dan jadwal yang telah ditentukan Terdiri dari macam-macam kegiatan yang memerlukan berbagai disiplin ilmu Keperluan sumber daya berubah, baik macam maupun vlumenya Operasinal : Berulang-ulang, rutin

2 Berlangsung dalam jangka panjang Intensitas kegiatan relatif sama Batasan anggaran dan jadwal tidak setajam pryek Macam kegiatan tidak terlalu banyak Macam dan vlume keperluan sumber daya relatif knstant. Manajemen Pryek Prses aktivitas manajemen yang dilakukan dalam peride tertentu dan tidak bersifat rutin untuk mengella sumber daya untuk mencapai tujuan pryek yang telah ditetapkan sebelumnya Hal-hal yang menyebabkan timbulnya suatu pryek : Rencana Pemerintah Permintaan Pasar Dari dalam Perusahan yang bersangkutan Dari kegiatan Penelitian dan Pengembangan Tiga hal yang berpengaruh besar berkaitan erat dengan knsep manajemen pryek: Manajemen Klasik atu manajemen fungsinal (General Management) Pemikiran Sistem Pendekatan Cntigency Manajemen Klasik atau Manajemen Fungsinal Manajemen Klasik menjelaskan tugas-tugas manajemen berdasarkan fungsinya, yaitu merencanakan, mengrganisir, memimpin, dan mengendalikan. Pemikiran Sistem Pemikiran yang memandang segala sesuatu dari wawasan ttalitas. Pendekatan Cntigency Pendekatan yang erat hubungannya dengan situasi dan kndisi yang berarti bahwa tidak ada satupun pendekatan manajemen terbaik yang dapat dipakai untuk mengella setiap macam kegiatan. Macam-macam Pryek dari Segi Pekerjaan Pryek Engineering Knstruksi Pryek Engineering Manufaktur Pryek Penelitian dan Pengembangan Pryek Pelayanan Manajemen Pryek Kapital

3 Pryek Radi Telekmunikasi Pryek Knservasi Bi Diversity Tipe Organisasi Pryek: Fungsinal Prduk dan Area Matriks Ciri rganisasi pryek: Arus hrizntal disamping vertikal Penanggung jawab tunggal atas berlangsungnya pryek Pendekatan sistem dalam perencanaan dan implementasi 2.6. Manajemen Pryek Pryek Pryek adalah suatu kegiatan (sekuen) yang unik, kmpleks, dan seluruh aktivitas di dalamnya memiliki satu tujuan, yang harus diselesaikan tepat waktu, tepat sesuai anggaran, dan sesuai dengan spesifikasi (Wyscki, Beck, dan Crane, 2000). Berdasarkan pengertian tersebut dapat didefinisikan karakteristik utama pryek adalah sebagai berikut: - Memiliki satu sasaran yang jelas dan telah ditentukan yang menghasilkan lingkup (scpe) tertentu berupa prduk akhir. - Bersifat sementara dengan titik awal dan akhir yang jelas (sekuen) - Biasanya terdiri atas aktivitas yang kmpleks dan saling terkait. - Di dalamnya terdapat suatu tim yang memiliki banyak disiplin ilmu serta terdiri atas banyak departemen. - Mengerjakan sesuatu yang belum pernah dikerjakan sebelumnya (sekali lewat) atau memiliki sifat yang berubah / nn-rutin (unik) - Jenis dan intensitas kegiatan sepat berubah dalam kurun waktu yang relatif pendek - Peserta memiliki multisasaran yang seringkali berbeda - Terdapat jangka waktu, biaya, dan persyaratan perfrmance atau mutu yang pasti

4 - Memiliki kadar risik tinggi. Kegiatan pryek berbeda dengan kegiatan perasinal. Perbedaanperbedaan tersebut ditunjukkan pada Tabel 2. Tabel 2. Perbedaan Kegiatan Pryek dengan Kegiatan Operasinal Kegiatan Pryek Bercrak dinamis, nn-rutin Siklus relatif pendek Intensitas kegiatan dalam peride siklus Kegiatan Operasinal Berulang-ulang, rutin Berlangsung dalam jangka panjang Intensitas kegiatan relatif sama pryek berubah-ubah naik-turun Kegiatan harus diselesaikan berdasarkan jadwal dan anggaran yang telah Batasan anggaran dan jadwal tidak Setajam pryek ditentukan Terdiri atas bermacam-macam kegiatan yang memerlukan berbagai disiplin ilmu Keperluan sumberdaya berubah, baik macam maupun vlumenya Macam kegiatan tidak terlalu banyak Macam dan vlume keperluan sumberdaya relatif knstan Sumber: Sehart. 2001

5 Di antara berbagai jenis kegiatan pryek salah satu di antaranya adalah kegiatan pryek knstruksi. Barrie dan Paulsn (1992) memberikan deskripsi mengenai pryek knstruksi sebagai berikut. "Pryek knstruksi adalah prses di mana rencana / desain dan spesifikasi diknversikan menjadi struktur dan fasilitas fisik. Prses knstruksi melibatkan rganisasi dan krdinasi seluruh sumberdaya pryek (tenaga kerja, peralatan knstruksi, material permanen dan sementara, suplai dan fasilitas, uang, teknlgi dan metde, waktu) untuk menyelesaikan pryek tepat waktu, tepat sesuai anggaran, serta sesuai dengan standar kualitas dan kinerja yang dispesifikasikan leh perencana. Pemegang peranan utama pada prses knstruksi adalah kntraktr dan sub-kntraktr beserta tenaga kerjanya. Pihak lain yang terlibat antara lain arsitek/engineer sebagai penyelia/supervisr, pemask/supplier material dan peralatan, knsultan, pemilik pryek, serta penyedia jasa pengangkutan." Siklus kegiatan pryek knstruksi pada sistem usaha jasa knstruksi yang umum berlaku di Indnesia adalah sebagai berikut (Manual Mutu, Perser PT. Brantas Abipraya, 1998). 1. Penerimaan Letter f Award atau Letter f Acceptance sebagai pemberitahuan resmi bahwa wner telah menunjukan kntraktr yang bersangkutan untuk mengerjakan suatu pryek 2. Rapat Pre Award Meeting 1 untuk pengarahan sebelum SPK / SPMK diterima 3. Penandatanganan Surat Perintah Kerja (SPK) / Surat Perintah Mulai Kerja (SPMK) leh kedua pihak 4. Rapat Kick-ff Meeting (lingkup perusahaan) untuk menyusun rencana implementasi pryek 5. Rapat Pre Award Meeting 2 (lingkup wner dan kntraktr) untuk presentasi rencana implementasi pryek pada wner 6. Penandatanganan kntrak leh kedua pihak 7. Menyiapkan rencana pengendalian biaya dan waktu pryek (lingkup pryek)

6 8. Melakukan kegiatan fisik 9. Serah terima pekerjaan pertama (Prvisinal Hand Over/PHO) 10. Perbaikan fisik (jika diperlukan) 11. Serah terima pekerjaan kedua (Final Hand Over/FHO) Manajemen Pryek Menurut Prject Management Bdy f Knwledge (PM-BOK), Prject Management Institute (PMI) manajemen pryek didefinisikan sebagai berikut (Sehart, 2001). "Ilmu dan seni yang berkaitan dengan memimpin dan mengrdinir sumberdaya yang terdiri atas manusia dan material dengan menggunakan teknik pengellaan mdern untuk mencapai sasaran yang telah ditentukan, yaitu lingkup, mutu, jadwal, dan biaya, serta memenuhi keinginan para stakehlder." Sasaran Pryek Tiap pryek memiliki tujuan khusus di mana dalam mencapainya ada batasan yang harus dipenuhi, yaitu anggaran pryek yang dialkasikan, jadwal pelaksanaan pryek, serta mutu yang harus dipenuhi. Ketiga hal tersebut sering diassiasikan sebagai sasaran pryek sebagai Biaya, Waktu, dan Mutu (Sehart, 2001). Manajemen pryek dikatakan baik jika sasaran tersebut tercapai (Kerzner, 2001). Berikut ini dijelaskan satu demi satu. a. Tepat biaya Pryek harus dikerjakan dengan biaya yang tidak melebihi anggaran, baik biaya tiap item pekerjaan, biaya tiap peride pelaksanaan, maupun biaya ttal sampai akhir pryek.

7 b. Tepat waktu Pryek harus dikerjakan dengan waktu sesuai dengan jadwal pelaksanaan pryek / schedule yang telah direncanakan yang ditunjukkan dalam bentuk wrk prgress/prestasi pekerjaan. Waktu pelaksanaan pryek tidak bleh terlambat baik per peride pelaksanaan, maupun waktu serah terima pryek. c. Tepat mutu Prduk pryek knstruksi yang dikerjakan perusahaan jasa knstruksi adalah pryek secara keseluruhan termasuk sistem/prses dan bagian-bagian fisiknya. Mutu prduk, atau bisa disebut sebagai kinerjalperfrmunce, harus memenuhi spesifikasi dan kriteria dalam taraf yang disyaratkan leh pemilik pryek/wner Manajemen Risik Pryek Sebagaimana telah dijelaskan pada bagian sebelumnya pryek adalah sesuatu yang berubah, selalu merupakan hal yang baru, dan memiliki sejumlah peluang (Webb, 1994). Dengan karakteristik pryek yang unik seperti itu maka pryek selalu dekat dengan risik, sebagaimana yang dikemukakan Gray dan Larsn (2000). Pendapat serupa dikemukakan leh Barrie dan Paulsn (1992) yang menjelaskan bahwa pekerjaan knstruksi sebagai salah satu bentuk pryek adalah kegiatan yang berisik besar. Bagian-bagian pada perasinal pryek yang memiliki risik tinggi menunjukkan bahwa bagian tersebut kurang ditangani dengan baik karena kurangnya kapabilitas sumberdaya, baik dari manajer pryeknya maupun rganisasi pryek. Disamping itu, juga dapat disebabkan leh tingginya tingkat

8 kesulitan aspek teknis pryek yang disusun pada tahap desain atau pengembangan. Dalam knteks pryek, knsekuensi negatif risik pryek didefinisikan sebagai tidak tercapainya sasaran pryek, yaitu: 1. Realisasi biaya pryek yang tidak sesuai dengan estimasi 2. Realisasi waktu pelaksanaan pryek yang tidak sesuai dengan estimasi jadwal / schedule 3. Realisasi mutu pekerjaan yang tidak memenuhi spesifikasi teknis. Manajemen risik merupakan alat yang sangat bermanfaat bagi manajemen pryek dalam mendukung pengendalian pryek untuk menghindari keadaan yang dapat mengarah ke cst ver-runs, keterlambatan pencapaian jadwal, atau tidak dapat memenuhi kinerja yang ditentukan (Sehart, 2001). Webb (1994) menyatakan bahwa meminimalkan risik untuk memperleh pendapatan merupakan salah satu tujuan pryek. Manajemen risik pada pryek dapat memberikan kntrl lebih baik untuk masa yang akan datang dan secara signifikan memberikan peluang pencapaian sasaran pryek (waktu, anggaran, dan perfrmance teknis) dengan lebih baik (Gray dan Larsn, 2000). Manajemen risik yang baik adalah yang praktif, bukan reaktif, sehingga rencana pengellaan terhadap risik harus dilakukan sesegera mungkin di awal pryek. Teknik-teknik dalam manajemen risik mendukung manajemen pryek secara keseluruhan dan membantu teknik pengambilan keputusan dalam pryek. Manajemen risik berkaitan dengan prses-prses kunci dalam pryek, termasuk di dalamnya manajemen pryek secara keseluruhan, system engineering, biaya pryek, lingkup pekerjaan, mutu pekerjaan, dan jadwal pelaksanaan pryek (Kerzner, 2001). Dalam manajemen pryek yang baik manajemen risik merupakan bagian dari manajemen pryek. Untuk itu PMI dalam PM-BOK menyertakan Kmpnen Pengendalian Risik sebagai salah satu dari delapan kmpnen Knwledge Area f Prject Management.

9 2.7. Manajemen Pemasaran Pemasaran dapat dikatakan sebagai aktifitas utama dalam perusahaan karena pemasaran merupakan ujung tmbak perusahaan dalam aktiftas bisnis yang dijalankannya. Meskipun keberhasilan suatu bisnis tergantung pada bagaimana manajemen perusahaan dapat mengkmbinasikan berbagai fungsi yang ada beserta sumber dayanya, namun untuk memenuhi tuntutan dalam persaingan yang strategis maka semua fungsi yang ada dalam suatu rganisasi bisnis harus berrientasi pada pemasaran. Swastha dan Irawan (1997) dengan mengutip pendapat Stantn menyatakan bahwa : "Pemasaran adalah suatu sistem keseluruhan dari kegiatan-kegiatan bisnis yang ditujukan untuk merencanakan, menentukan harga, memprmsikan, dan mendistribusikan barang dan jasa yang ditujukan untuk memuaskan kebutuhan baik pembeli yang ada maupun pembeli ptensial". Pride dan Ferrell (1995) berpendapat bahwa : "Pemasaran adalah prses perencanaan dan pelaksanaan rancangan, penetapan harga, prmsi, clan distribusi gagasan, barang, dan jasa untuk menciptakan pertukaran yang memenuhi sasaran-sasaran individu dan rganisasi". Dan kedua pendapat ini dapat diambil garis besar bahwa pemasaran mencakup berbagai kegiatan terpadu dari suatu aktifitas bisnis guna mengembangkan rencana rencana strategis yang terdiri dari kegiatan kegiatan utarna merencanakan prduk menentukan harga, memprmsikan prduk, dan mendistribusikan prduk dengan tujuan untuk memenuhi kebutuhan dan keinginan knsumen sehingga diperleh hasil yang maksimal berupa peningkatan penjualan yang merupakan pusat dari pada laba. Menurut Ktler (1993), pemasaran ialah suatu prses ssial dan manajerial dengan mana individu-individu atau kelmpk-kelmpk memperleh apa yang mereka butuhkan dan inginkan melalui penciptaan, penawaran dan pertukaran prduk-prduk yang bernilai. Sedangkan McCarthy dan Perreault (1993) dalam buku yang berjudul Intisari Pemasaran menyatakan bahwa : "Pemasaran merupakan

10 serangkaian kegiatan yang dilakukan leh rganisasi dan juga merupakan prses ssial. Dengan kata lain, pemasaran ada pada tingkat mikr maupun makr. Pemasaran mikr adalah kegiatan yang berusaha mencapai sasaran rganisasi dengan mengantisipasi kebutuhan pelanggan atau klien dan mengarahkan arus barang dan jasa pemuas kebutuhan dari prdusen ke pelanggan atau klien. Sedangkan pemasaran makr adalah prses ssial yang mengarahkan arus barang dan jasa dalam suatu pereknmian dari prdusen ke knsumen dengan cara yang secara efektif menyesuaikan penawaran dan permintaan dan mencapai tujuan masyarakat. Berdasarkan uraian di atas dapat disimpulkan secara lebih jelas bahwa pemasaran merupakan prses yang lebih luas yakni tidak hanya terdapat hubungan dua arah antara prdusen dan knsumen saja, tetapi lebih dari itu dalam prses pemasaran terdapat hubungan antara prdusen-knsumen dan ssial dimana ssial menyangkut lingkungan eksternal perusahaan terutama masyarakat. Oleh karena itu fkus dalam pemasaran bukan hanya sekedar pelanggan tetapi bagaimana cara melakukan bisnis dengan tujuan akhir tidak saja laba bagi perusahaan dan penciptaan nilai bagi pelanggan, tetapi lebih dari itu terdapat tujuan akhir yang berupa hubungan yang saling menguntungkan antara semua pihak yang terkait dalam bisnis tersebut melalui bauran pemasaran yang terpadu.