7). ERP Implementation in PT Indofood

Transkripsi

1 7). ERP Implementatin in PT Indfd PT Indfd adalah perusahan pemrduksi mie instan terbesar di dunia, dengan 14 pabrik termsuk di Indnesia sendiri. Perusahaan yang juga berperasi di Cina dan Nigeria ini menjual lebih dari 8 miliar paket mie instan tiap tahunnya. Disamping mie instan, PT Indfd juga mengembangkan variasi prduk ke ranah snack, kecap, bumbu penyedap, makanan bayi, maupun sft drink. Cakupan bisnis perusahaan Indfd dan peningkatan pasar ke depannya menyebabkan Enterprise Resurce Planning (ERP) merupakan faktr penting dalam kesuksesan perusahaan. Sebagai cnth kecil, tiap divisi harus menyesuaikan prductin plans mereka sehingga ketersediaan segala jenis bumbu untuk kebutuhan segala varian mie instan dapat terpenuhi. Sedangkan pada waktu yang sama, kndisi inventry di gudang harus tetap dijaga seminimal mungkin. Untuk itu sangat diperlukan aplikasi ERP untuk mengatur kndisi-kndisi tersebut secara terintegrasi sehingga ditunjuklah SAP Service sebagai implementr ERP. Kita akan mebatasi tpik dengan memfkuskan pembahasan pada seputaran implementasi SAP R/3 pada PT Indfd saja. What is The Hardware Platfrm fr SAP R/3? Indfd membuat tiga buah kriteria pemilihan platfrm yang meliputi aspek reliability, scalability, dan kemudahan management. Dari kriteria tersebut terpilihlah IBM i Series sebagai platfrm hardware yang digunakan dengan perating system IBM S/400 dan database db2 karena memenuhi ketiga kriteria persyaratan sehingga diyakini dapat membantu PT Indfd mengptimalkan slusi ERPnya. ERP Implementatin Area, Usage, and Its Functins Dengan mengadpsi SAP R/3 versi 4.6C, berikut adalah cakupan implementasi ERP yang dilakukan pada PT Indfd 1. Financial Financial Accunting (FI) : menyediakan pengukuran secara kntinu terhadap prfitabilitas dan kinerja keuangan perusahaan berdasarkan transaksi internal maupun eksternal. Cntrlling (CO) : mendukung empat kegiatan perasinal, yang meliputi pengendalian capital investment, pengendalian aktivitas keuangan perusahaan

2 serta memnitr dan merencanakan pemabayaran, pengendalian pendanaan, dan juga pengendalian biaya dan prfit berdasarkan semua aktivitas perusahaan. Investment Management (IM) : menyediakan analisis kebijakan investasi jangka panjang dan fixed assets dari perusahaan untuk membantu prses pengambilan keputusan. Treasury (TR) : mengintegrasikan atara cash management dan cash frecasting dari aktivitas, lgistik, dan transaksi keuangan. Enterprise Cntrlling (EC) : memberikan akses bagi Enterprise Cntrller kepada Infrmatin Warehuse mengenai hal-hal eperti kndisi keuangan perusahaan, hasil dari perencanaan dan pengendalian perusahaan, investasi, maintenance dari aset perusahaan, akuisisi dan pengembangan SDM perusahaan, kndisi pasar yang berkaitan dengan pengambilan keputusan (market size, market share, dan cmpetitr perfrmance), serta faktr-faktr struktural dari prses bisnis (struktur biaya, financial accunting, dan prfitability analysis) 2. Lgistics Lgistics Executin (LE): pengaturan lgistik dari purchasing hingga distribusi. Dari purchase requisitin, gd receipt, hingga delivery dengan infrmasi yang terintegrasi dengan mdul-mdul lainnya. Sales and Distributin (SD) : membuat struktur data yang mampu merekam, menganalisis, dan mengntrl aktivitas untuk memberikan kepuasan kepada pelanggan dan menghasilkan prfit yang baik dalam peride akuntansi berikutnya. Materials Management (MM) : membntu manajemen dalam aktivitas sehari-hari dalam aspek knsumsi material, energi, dan servis terkait. Plant Maintenance (PM) : mendukung dan mengntrl pemeliharaan peralatan dan bangunan secara efekti, mengatur data perawatan, dan mengintergrasikan data kmpnen peralatan dengan aktivitas perasinal yang sedang berjalan. Prductin Planning and Inverntry Cmtrl (PP) : merencanakan dan mengendalikan jalannya material sampai dengan prses delivery prduk. Quality Management (QM) : menyediakan master data berdasarkan rekmendasi dari ISO-9000 series.

3 Prject System (PS) : mendukung perencanaan pendahuluan terhadap waktu dan value, perencanaan detail menggunakan cst element/unit csting, menetapkan waktu kritis, pendeskripsian aktivitas dan penjadwalan, krdinasi dari resurced melalui tmatisasi permintaan material, manajemen inventry, netwrk planning (SDM, kapasitas, material, perating resurces, dam servis), mnitring material, kapasitas dan dana selama pryek berjalan, evaluasi akhir pryek dengan analisis hasil dan perbaikan. Custmer Service (CS) 3. Human Resurces: Secara umum membantu dalam memudahkan melaksanakan manajemen yang efektif terhadap salary, benefit, dan biaya yang berkaitan dengan SDM perusahaan, melindungi data persnalia dar pihak luar, serta membangun sistem rekruitmen dan pembanguna SDM yang efisien melalui manajemen karir. Meliputi: Persnnel Management (PA) Persnnel Time Management (PT) Payrll (PY) Training and Event Management (PE) Organizatinal Management (OM) Travel Management (TM) Beberapa perubahan berupa manfaat yang signifikan di luar features dan fungsi yang dijabarkan di atas adalah: Meningkat drastisnya ketepatan antara supply dengan demand knsumen pada tiap area distribusi Distribusi infrmasi yang terintegrasi sehingga mempercepat alur infrmasi sekaligus memberikan data akurat yang dibutuhkan untuk tiap jenjang pengambilan keputusan di tiap lini divisi. Meningkatkan efisiensi biaya Mengurangi biaya administrasi melalui efektifitas metde manajemen pengarsipan dan distribusi data terpadu

4 4. Karakteristik Enterprise Resurce Planning (ERP) Sistem ERP memiliki beberapa karakteristik sebagai berikut: Sistem ERP merupakan paket sftware yang didesain pada lingkungan client-server baik tradisinal (berbasis desktp) maupun berbasis web. Sistem ERP mengintegrasikan mayritas bisnis prses yang ada. Sistem ERP memprses seluruh transaksi rganisasi perusahaan. Sistem ERP menggunakan database skala enterprise untuk penyimpanan data. Sistem ERP mengijinkan pengguna mengakses data secara real time. : Sedangkan karakteristik ERP menurut Daniel E. O Leary meliputi hal-hal sebagai berikut Sistem ERP adalah suatu paket perangkat lunak yang didesain untuk lingkungan pelanggan pengguna server, apakah itu secara tradisinal atau berbasis jaringan. Sistem ERP memadukan sebagian besar dari prses bisnis. Sistem ERP memprses sebagian besar dari transaksi perusahaan. Sistem ERP menggunakan basis data perusahaan yang secara tipikal menyimpan setiap data sekali saja. Sistem ERP memungkinkan mengakses data secara waktu nyata (real time) Dalam beberapa hal sistem ERP memungkinkan perpaduan prses transaksi dan kegiatan perencanaan. 5. Mdul Mdul Standar Sedangkan mdul-mdul standar yang biasanya terintegrasi di dalam suatu sistem ERP setidaknya minimal terdiri atas: Keuangan Akuntansi Finansial : Secara fungsinal mdul akuntansi finansial berfungsi untuk mengumpulkan dan mengella seluruh data finansial hingga mampu menyajikan lapran dari hasil relasi data dari beberapa departemen. Kntrl : Mdul kntrl ini berfungsi untuk mengella data-data yang terkait dengan antara lain akuntansi laba biaya, cst center, manajemen pryek, dsb. Fixed Asset Management : Dalam menjalankan perasinalnya setiap lembaga memiliki beban biaya yang dikeluarkan untuk investasi aktiva tetap, sewa dan gedung. Dalam mdul ini

5 mendukung pekerjaan pengadaan, pemeliharaan, penjualan/penghapusan, penarikan hingga depresiasi nilai aktiva. Lgistik Mdul lgistik secara fungsinal digunakan untuk memprses pengadaan, penjualan dan distribusi lgistik yang digunakan leh perusahaan. Sumber Daya Manusia Sumber daya manusia adalah asset terbesar perusahaan yang memerlukan pengellaan yang baik dan terukur dari mulai perekrutan, penjadualan dan pemrsesan gaji. Pekerjaan-pekerjaan rutin bisnis yang terkait sumber daya manusia seperti pembayaran gaji, manajemen tugas, ngks tugas luar kantr, bnus/kmpensasi, perekrutan hingga perencanaan kebutuhan tenaga kerja dapat dikella leh mdul sumber daya manusia. Business Prcess Supprt Setiap perusahaan selalu terkait dengan masalah manajemen arus kerja dan slusi industri. Kedua hal tersebut digunakan sebagai kendali atas setiap unit fungsi yang ada di dalam perusahaan. Rantai Paskan (SCM = supply chain management) SCM sebenarnya adalah mdul yang menjadi fkus yang mutakhir dalam pengembangan sistem ERP. Penerapan SCM yang baik dengan memanfaatkan Internet adalah slusi yang sangat efektif dalam penghematan biaya perusahaan. Prses perencanaan hingga ptimalisasi penyimpanan dan penggunaan lgistik sangat membantu dalam memperbaiki prediksi permintaan serta efisiensi bagi perusahaan. Dukungan E-Cmmerce Transaksi elektrnik yang terintegrasi melalui media Internet adalah tren masa kini yang mendrng terjadinya prses bisnis kmersial yang efektif. Dengan dukungan e-cmmerce yang baik maka prdusen dapat langsung berhadapan dengan pengguna akhirnya yang berakibat pada pemtngan biaya yang cukup signifikan. 8. Keberhasilan Penerapan Enterprise Resurce Planning (ERP) Ada beberapa hal yang sangat menentukan keberhasilan implementasi sebuah ERP : Bisnis prses yang matang. Hal ini merupakan suatu syarat mutlak bagi sebuah perusahaan yang akan melakukan implementasi ERP. ERP tidak akan dapat diimplementasikan di sebuah perusahaan yang tidak memiliki bisnis prses yang jelas. Change Managementyang baik.

6 Tidak dapat dipungkiri, implementasi sebuah sistem akan selalu diikuti dengan perubahan "kebiasaan" dalam perusahaan tersebut. Change management sangat diperlukan untuk memberi pendidikan kepada pengguna, peratr atau siapa pun yang akan bersentuhan langsung dengan sistem yang baru. Harus betul-betul dapat dijelaskan kenapa perusahaan ini perlu mengganti sistemnya, seberapa efektif sistem baru ini buat perusahaan, apa masalah-masalah di sistem lama yang dapat dipecahkan leh sistem baru. Kmitmen Sebuah implementasi ERP dalam perusahaan, pasti akan menyita banyak waktu dan tenaga. Kmitmen dari pimpinan perusahaan sampai pengguna yang akan bersentuhan langsung dengan sistem, mutlak sangat diperlukan. Kerjasama Kerjasama harus dilakukan dengan baik antara internal perusahaan maupun antara perusahaan dengan knsultan yang melakukan implementasi. Knsultan dan pengguna sudah betul-betul menyatukan visi untuk keberhasilan implementasi ini Gd Cnsultant Pengalaman knsultan yang melakukan implementasi juga sangat berpengaruh dalam sebuah implementasi. 9. Kegagalan Enterprise Resurce Planning (ERP) dan Cara Mengatasinya Beberapa faktr penyebab kegagalan implementasi ERP adalah : Manajemen perubahan dan training. Biasanya kesulitan terbesar terletak pada perubahan praktek pekerjaan yang harus dilakukan. Disamping itu training yang melibatkan banyak mdul seharusnya dilaksanakan seawal mungkin. Perencanaan yang buruk. Perencanaan harus mencakup beberapa area seperti hal-hal bisnis dan ketersediaan user untuk membuat keputusan pada knfigurasi sistem. Meremehkan keahlian IT. Implementasi ERP membutuhkan keahlian staff ditingkatkan dengan baik. Manajemen pryek yang buruk. Hanya sedikit rganisasi yang mengimplementasi ERP tanpa melibatkan knsultan. Namun sering kali knsultan melakukan perbuatan yang merugikan kliennya dengan tidak membagi tanggung jawab. Percbaan-percbaan teknlgi.

7 Usaha-usaha untuk membangun interface, merubah lapran-lapran, menyesuaikan sftware dan merubah data biasanya diremehkan. Rendahnya keterlibatan Eksekutif. Implementasi membutuhkan keterlibatan eksekutif senir untuk memastikan adaya partisipasi yang terdiri dari bisnis dan IT dan membantu penyelesaian knflik-knflik. Meremehkan sumber daya. Sebagian besar budget melebihi target terutama untuk manajemen perubahan dan training user, pengujian integrasi, prses-prses pengerjaan ulang, kustmisasi lapran dan biaya knsultan. Evaluasi sftware yang tidak mencukupi. Organisasi biasanya tidak cukup memahami apa dan bagaimana sftware ERP bekerja sampai mereka sepakat untuk membeli. Untuk mengatasi kendala tersebut, ada beberapa hal yang telah dilakukan, antara lain: Implementasi Change Acceleratin Prject (CAP) untuk mengella perubahan-perubahan yang terjadi dalam implementasi ERP. Pendekatan dengan user sebelum penerapan sistem ERP melalui presentasi-presentasi untuk menunjukkan kelebihan-kelebihan implementasi sistem tersebut & melibatkan eksekutif dalam menyelesaikan prject yang sedang dijalankan. Pengembangan Sistem Recvery dalam Implementasi ERP. Merencanakan pembentukkan / pengembangan prject harus dengan perencanaan yang matang. 10. Sftware Enterprise Resurce Planning (ERP) Berikut ini akan dibahas 3 sftware ERP yang ada pada saat ini. AXAPTA Micfsft Axapta yang saat ini dikenal dengan nama Micfsft Dynamics Ax adalah sebuah aplikasi bisnis yang dilengkapi banyak fungsi terpadu. Mulai dari mdul manufacturing, supply chain management, financial management, sampai dengan business analysis. Sebagaimana sftware ERP yang lain, Axapta dapat megintegrasikan berbagai bagian dalam perusahaan dan mempercepat penerimaan infrmasi dari masing-masing bagian sehingga dapat membantu manager dalam pengambilan keputusan. Micrsft Dynamics Ax ini sangat cck bila digunakan pada perusahaan yang bergerak dalam bidang prduksi dan akan sangat membantu bagi perusahaan yang memiliki multi lkasi.

8 Micrsft Dynamics AX terbagi kedalam berbagai kategri, yaitu : Mdul Financial ( buku besar, piutang, dan kewajiban ), Mdul Distributn ( pesanan pembeli, persediaan, dan kebutuhan barang baku ), Mdul Prject ( manajemen pryek ) ORACLE ERP Basis data Oracle adalah basis data relasinal yang terdiri dari kumpulan data dalam suatu system manajemen basis data RDBMS. Perusahaan perangkat lunak Oracle pertama kali dikembangkan pada tahun 1977 dan hingga saat ini Oracle memasarkan jenis basis data yang dapat digunakan pada berbagai jenis dan merk platfrm seperri Mac, LINUX dan Windws, namun yang lebih ditekankan adalah platfrm menengah seperti UNIX dan LINUX. Hingga saat ini Oracle telah mengeluarkan versi terbarunya yaitu Oracle 11g. Mdul yang terdapat dalam Oracle adalah : Inventary, pembelian, pengellaan pesanan, BOM, WIP, penetapan biaya, ASCP, MRP, ODP, WMS, AP, AR, GL, FA, CM. SAP SAP adalah perusahaan sftware terbesar keempat di dunia yang berpusat di Jerman dan berdiri sejak tahun SAP menawarkan slusi ERP lengkap dengan mdul yang terintegrasi untuk CRM dan SCM. Mereka memiliki slusi yang kmprehensif untuk mengatasi kebutuhan industry terutama manufaktur. SAP dapat membantu pengguna dalam mengangani Custmer Relatinship Management, ERP, Prduct Lifecycle, Supply Chain Management, dan Supplier Relatinship Management. SAP mengutamakan prduknya bagi perusahaan kelas menengah ke atas. 11. Biaya Implementasi Enterprise Resurce Planning (ERP) Berikut merupakan kmpsisi biaya pada implementasi ERP Dimana, Secara umum biaya implementasi bervariasi, sebagai berikut: Skala SME (Small-Medium) berkisar dari US$ US$ Skala Medium berkisar dari US$ US$ 3 juta Skala besar lebih dari US$ 3 juta