ANALISIS DAN PERANCANGAN S IS TEM INFORMAS I AKUNTANS I PEMBELIAN DAN PERSEDIAAN ALAT TULIS KANTOR PADA PT PEMBANGUNAN JAYA ANCOL, TBK SKRIPSI.

Transkripsi

1 ANALISIS DAN PERANCANGAN S IS TEM INFORMAS I AKUNTANS I PEMBELIAN DAN PERSEDIAAN ALAT TULIS KANTOR PADA PT PEMBANGUNAN JAYA ANCOL, TBK SKRIPSI Oleh : Ayu Aulia Julisyah ( ) Novita Arbiani ( ) Indah Lestary ( ) Kelas/ Kelompok : 07 PAA/ 5 Jakarta 2010

2 ANALISIS DAN PERANCANGAN S IS TEM INFORMAS I AKUNTANS I PEMBELIAN DAN PERSEDIAAN ALAT TULIS KANTOR PADA PT PEMBANGUNAN JAYA ANCOL, TBK SKRIPSI diajukan sebagai salah satu syarat untuk gelar kesarjanaan pada Jurusan Komputerisasi Akuntansi Jenjang Pendidikan Strata-1 Oleh : Ayu Aulia Julisyah ( ) Novita Arbiani ( ) Indah Lestary ( ) Kelas/ Kelompok : 07 PAA/ 5 Jakarta 2010

3 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PEMBELIAN DAN PERSEDIAAN ALAT TULIS KANTOR PADA PT PEMBANGUNAN JAYA ANCOL,TBK SKRIPSI Disusun oleh Ayu Aulia Julisyah Novita Arbiani Indah Lestary Disetujui oleh: Pembimbing Purwoko, SE.,MBA (D 2056) UNIVERSITAS BINA NUSANTARA JAKARTA 2010

4 Universitas Bina Nusantara Pernyataan Kesiapan Skripsi untuk Ujian Pendadaran Pernyataan Penyusunan Skripsi Kami/Saya, Ayu Aulia Julisyah Novita Arbiani Indah Lestary dengan ini menyatakan bahwa skripsi yang berjudul : ANALISIS DAN PERANCANGAN S IS TEM INFORMAS I AKUNTANS I PEMBELIAN DAN PERSEDIAAN ALAT TULIS KANTOR PADA PT PEMBANGUNAN JAYA ANCOL,TBK adalah benar hasil karya kami dan belum pernah diajukan sebagai karya ilmiah, sebagian atau seluruhnya, atas nama kami atau pihak lain ( ) ( ) ( ) Ayu Aulia Julisyah Novita Arbiani Indah Lestary ( ) ( ) ( ) Disetujui oleh Pembimbing Saya setuju skripsi tersebut diajukan untuk Ujian Pendadaran ( ) Purwoko, SE.,MBA Pembimbing Tanggal Persetujuan iii

5 PRAKATA Puji dan syukur kami panjatkan kepada Tuhan yang Maha Esa, atas segala berkat dan karunia-nya yang telah diberikan kepada kami sehingga kami dapat menyelesaikan skripsi ini dengan baik dan tepat pada waktu yang telah ditetapkan. Tujuan dari penulisan skripsi ini adalah untuk memenuhi salah satu syarat meraih gelar kesarjanaan pada Fakultas Ilmu Komputer Jurusan Komputerisasi Akuntansi, Binus University, Jakarta. Penulisan skripsi ini merupakan ANALISIS DAN PERANCANGAN DARI SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PEMBELIAN DAN PERSEDIAAN PADA PT PEMBANGUNAN JAYA ANCOL, TBK. Skripsi ini dapat terwujud berkat bimbingan, bantuan, perhatian, dukungan dan doa dari berbagai pihak. Oleh karena itu, penulis mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada : 1. Bapak Prof. DR. Ir. Harjanto Prabowo, MM selaku Rektor Binus University yang telah memberikan kesempatan kepada kami untuk menyelesaikan skripsi ini. 2. Bapak Ir. Sablin Yusuf, M.Sc., M.Comp.Sc., selaku Dekan Fakultas Ilmu Komputer. 3. Ibu Yanti, S.Kom., MM, selaku Ketua Jurusan Komputerisasi Akuntansi. 4. Ibu Noerlina, S.Kom, MM, selaku Sekretaris Program Studi Komputerisasi Akuntansi. 5. Bapak Purwoko, SE.,MBA selaku dosen pembimbing yang telah banyak memberikan waktu, pikiran, petunjuk, pengarahan dan bimbingan kepada penulis dari awal hingga selesainya skripsi ini. v

6 6. Bapak selaku Direktur Utama PT Pembangunan Jaya Ancol, TBK yang telah memberikan izin untuk melakukan observasi. 7. Bapak Eko selaku Penanggung Jawab karena telah memberikan informasi tentang sistem berjalan pada PT Pembangunan Jaya Ancol, TBK. 8. Bapak Hekta selaku Penanggung Jawab karena telah memberikan informasi tentang sistem berjalan pada PT Pembangunan Jaya Ancol, TBK. 9. Orang tua, saudara, dan teman-teman yang telah banyak memberikan dukungan dan semangat dalam penyusunan skripsi ini. 10. Semua pihak terkait yang secara tidak langsung telah membantu kami dalam proses pembuatan skripsi ini hingga selesai. Pada akhirnya kami minta maaf yang sebesar-besarnya apabila terdapat kesalahan dalam penulisan skripsi kami ini dan kami juga mengharapkan agar skripsi ini dapat memberikan manfaat bagi semua pihak yang membutuhkan. Jakarta, Januari 2010 Penulis vi

7 DAFTAR ISI Halaman HALAMAN JUDUL LUAR... i HALAMAN JUDUL DALAM...ii HALAMAN PERSETUJUAN SOFT COVER...iii ABSTRAK... iv PRAKATA... v DAFTAR ISI... vi DAFTAR TABEL...viii DAFTAR GAMBAR...xxii DAFTAR LAMPIRAN... xxiv BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Ruang Lingkup Tujuan dan Manfaat... 4 vi

8 1.3.1 Tujuan Proyek Manfaat Proyek Metodologi Sistematika Penulisan... 7 BAB 2 LANDASAN TEORI 2.1 Pengertian Sistem dan Informasi Pengertian Sistem Pengertian Informasi Pengertian Sistem Informasi Sistem Informasi Akuntansi Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Kegunaan Sistem Informasi Akuntansi Komponen komponen Dalam Sistem Informasi Akuntansi Siklus Proses Transaksi Sistem Informasi Akuntansi...16 vii

9 Siklus Pendapatan Siklus Pembelian Siklus Konversi Persediaan Teori Persediaan Fungsi persediaan Jenis-Jenis Persediaan Persediaan minimum / Safety Stock Prosedur dalam persediaan Pengendalian Internal Persediaan Pengertian Sistem Informasi Persediaan Metode Pencatatan Persediaan Istilah istilah dalam Persediaan Diagram Aliran Data Pembelian Pengertian Pembelian Kegiatan Pembelian...34 viii

10 2.6 Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Berbasis Orientasi pada Object Pengertian Analisis Sistem Informasi Pengertian Perancangan Sistem Pengertian Object Object-Oriented Analysis & Design Pengertian Event Pengertian Workflow Table Pengertian UML (Unified Modelling Language) Pengertian UML Activity Diagram Pengertian Overview Activity Diagram Pengertian Detailed Activity Diagram Pengertian Rich Picture Pengertian Class Diagram Pengertian Navigation Diagram Pengertian Use Case Diagram...40 ix

11 Pengertian Rancangan Database Pengertian Rancangan Formulir Pengertian Rancangan Layar Pegertian Rancangan Laporan SQL (Structured Query Languange) Visual Basic (VB)...49 BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN 3.1 Gambaran Umum Perusahaan Sejarah perusahaan Visi dan Misi Perusahaan Visi Misi Struktur Organisasi PT Pembangunan Jaya Ancol Pembagian Tugas dan Wewenang Analisis Sistem yang Sedang Berjalan Prosedur Persediaan dan Pembelian...58 x

12 3.2.2 Rich Picture Proses Persediaan dan Pembelian Event Table dari Sistem yang Berjalan Overview Diagram dari Sistem yang Berjalan Workflow Table dari Sistem yang Berjalan Analisis Temuan Hasil Survey Identifikasi Kebutuhan Informasi...78 BAB 4 RANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN 4.1 Narasi Sistem yang Diusulkan Prosedur Sistem Pembelian yang Diusulkan Prosedur Sistem Persediaan yang Diusulkan Rich Picture Sistem yang Diusulkan Rich Picture Prosedur Pembelian Rich Picture Prosedur Persediaan Event table Sistem yang Diusulkan Overview Activity Diagram Sistem yang Diusulkan...94 xi

13 4.5 Workflow Table Sistem yang Diusulkan Detailed Activity Diagram Sistem yang Diusulkan Detail Activity Diagram Event Menginput Anggaran Detail Activity Diagram Event Meminta Barang Detail Activity Diagram Event Memeriksa Barang Detail Activity Diagram Event Membuat FPB Detail Activity Diagram Mengotorisasi FPB Detail Activity Diagram Event Membuat SPPPH Detail Activity Diagram Event Mengotorisasi SPPPH Detail Activity Diagram Event Membuat PO Detail Activity Diagram Event Menerima Barang Detail Activity Diagram Event Membuat SRP Detail Activity Diagram Event Mencetak SRP Detail Activity Diagram Event Membuat BPBA Detail Activity Diagram Event Mengambil Barang Detail Activity Diagram Event Membuat xii

14 Laporan Persediaan Detail Activity Diagram Event Membuat TTF Detail Activity Diagram Event Melakukan Pembayaran Detail Activity Diagram Event Membuat Jurnal Pembelian Class Diagram Rancangan Database Usecase Rancangan Layar Sistem yang Diusulkan Layar Login Layar MDI Layar Master Departemen Layar Master Barang ATK Layar Master Supplier Layar Master User Layar Pengajuan Permintaan Departemen Layar Pengajuan Pembelian Barang Layar Pengajuan SPPPH xiii

15 Layar Pengajuan PO Supplier Layar Pengajuan Retur Pembelian Layar Pengajuan BPBA (Bukti Permintaan Barang ATK) Layar Pengajuan TTF (Tanda Terima Faktur) Layar Pengajuan BPK (Bukti Pengeluaran Kas) Layar View ROP Layar View Permintaan Barang Layar View SPPPH Layar Approval Permintaan Barang Layar Approval Pembelian Rumah Tangga Layar Approval Pembelian Administrasi Layar Approval Retur Pembelian Layar Message box validasi Rancangan Formulir Sistem yang Diusulkan Form Bukti Permintaan dan Penerimaan Barang Alat Tulis Kantor Form Permintaan Barang Alat Tulis Kantor xiv

16 Form Surat Permintaan Pembelian barang/jasa dan Perbandingan Harga Form Purchase Order Form Surat Retur Pembelian Form Bukti Penerimaan Barang Alat Tulis Kantor Form Tanda Terima Faktur Form Bukti Pengeluaran Kas Rancangan Laporan Sistem yang Diusulkan Laporan Pemakaian Barang Alat Tulis Kantor Laporan Retur Pembelian Laporan Persediaan Barang Alat Tulis Kantor Laporan Pembelian Barang Alat Tulis Kantor Navigation Diagram Sistem yang Diusulkan Login, Logout, Change Password,Exit Pengajuan Form View xv

17 Approval Master Laporan Stok, Laporan Pembelian Standar dan Prosedur Tahapan penggunaan program Login Permintaan Barang Department Pembelian Barang SPPPH PO Supplier Retur Pembelian BPBA TTF BPK View Laporan Matrik Rencana Penerapan Sistem xvi

18 Matrik Jadwal Implementasi Matrik Distribusi Laporan Matrik Level Akses Matrik Jadwal Pengolahan Data Specification Requirement Konfigurasi Sistem BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN 5.1 Simpulan Saran DAFTAR PUSTAKA RIWAYAT HIDUP LAMPIRAN-LAMPIRAN SURAT SURVEI xvii

19 DAFTAR TABEL Tabel 2.1 Diagram Aliran Data Tabel 3.2 Event Table dari Sistem yang Berjalan...64 Tabel 3.3 Workflow dari Sistem yang Berjalan...69 Tabel 4.1 Event Table Sistem yang Diusulkan...88 Tabele 4.2 Workflow Sistem Yang Diusulkan...95 Tabel 4.3 Rancangan Database Master Barang Tabel 4.4 Rancangan Database Master Departemen Tabel 4.5 Rancangan Database Master Supplier Tabel 4.6 Rancangan Database Transaksi BPP Tabel 4.7 Rancangan Database Transaksi FPB Tabel 4.8 Rancangan Database Transaksi SPPPH Tabel 4.9 Rancangan Database Transaksi PO Tabel 4.10 Rancangan Database Transaksi SRP Tabel 4.11 Rancangan Database Transaksi BPBA Tabel 4.12 Rancangan Database Transaksi TTF viii

20 Tabel 4.13 Rancangan Database Transaksi BPK Tabel 4.14 Rancangan Database Transaksi Jurnal Pembelian Tabel 4.15 Matrik Jadwal Implementasi Tabel 4.16 Matrik Distribusi Laporan Tabel 4.17 Matrik Level Akses Tabel 4.18 Matrik Jadwal Pengolahan Data ix

21 DAFTAR GAMBAR Halaman Gambar 2.1 Siklus Pengembangan dengan OOAD...38 Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Pembangunan Jaya Ancol, TBK...52 Gambar 3.2 Rich Picture Proses Pembelian dan Persediaan...61 Gambar 3.3 Overview Activity Diagram Sistem yang Berjalan...68 Gambar 4.1 Rich Picture Prosedur Pembelian...86 Gambar 4.2 Rich Picture Prosedur Persediaan...87 Gambar 4.3 Overview Activity Diagram yang Diusulkan...94 Gambar 4.4 Detail Activity Diagram Event Menginput Anggaran Gambar 4.5 Detail Activity Diagram Event Meminta Barang Gambar 4.6 Detail Activity Diagram Event Memeriksa Barang Gambar 4.7 Detail Activity Diagram Event Membuat FPB Gambar 4.8 Detail Activity Diagram Event Mengotorisasi FPB Gambar 4.9 Detail Activity Diagram Membuat SPPPH Gambar 4.10 Detail Activity Diagram Event Mengotorisasi SPPPH Gambar 4.11 Detail Activity Diagram Event Membuat PO xxii

22 Gambar 4.12 Detail Activity Diagram Event Menerima Barang Gambar 4.13 Detail Activity Diagram Event Membuat SRP Gambar 4.14 Detail Activity Diagram Event Mencetak SRP Gambar 4.15 Detail Activity Diagram Event Membuat BPBA Gambar 4.16 Detail Activity Diagram Event Mengambil Barang Gambar 4.17 Detail Activity Diagram Event Membuat Laporan Persediaan Gambar 4.18 Detail Activity Diagram Event Membuat TTF Gambar 4.19 Detail Activity Diagram Event Melakukan Pembayaran Gambar 4.20 Detail Activity Diagram Event Membuat Jurnal Pembelian Gambar 42.1 Class Diagram Gambar 4.22 Usecase Gambar4.23 Layar Login Gambar 4.24 Layar MDI Gambar 4.25 Layar Master Departemen Gambar 4.26 Layar Master Barang ATK Gambar 4.27 Layar Master Supplier Gambar 4.28 Layar Master User xxiii

23 Gambar 4.29 Layar Pengajuan Permintaan Departemen Gambar 4.30 Layar Pengajuan Pembelian Barang Gambar 4.31 Layar Pengajuan SPPPH Gambar 4.32 Layar Pengajuan PO Supplier Gambar 4.33 Layar Pengajuan Retur Pembelian Gambar 4.34 Layar Pengajuan BPBA (Bukti Permintaan Barang ATK) Gambar 4.35 Layar Pengajuan TTF (Tanda Terima Faktur) Gambar 4.36 Layar Pengajuan BPK (Bukti Pengeluaran Kas) Gambar 4.37 Layar View ROP Gambar 4.38 Layar View Permintaan Barang Gambar 4.39 Layar View SPPPH Gambar 4.40 Layar Approval Permintaan Barang Gambar 4.41 Layar Approval Pembelian Rumah Tangga Gambar 4.42 Layar Approval Pembelian Administrasi Gambar 4.43 Layar Approval Retur Pembelian Gambar 4.44 Layar Message box validasi Gambar 4.45 Form Bukti Permintaan dan Penerimaan xxiv

24 Barang Alat Tulis Kantor Gambar 4.46 Form Permintaan Barang Alat Tulis Kantor Gambar 4.47 Form Surat Permintaan Penawaran barang/jasa dan Perbandingan Harga Gambar 4.48 Form Purchase Order Gambar 4.49 Form Surat Retur Pembelian Gambar 4.50 Form Bukti Penerimaan Barang Alat Tulis Kantor Gambar 4.51 Form Tanda Terima Faktur Gambar 4.52 Form Bukti Pengeluaran Kas Gambar 4.53 Laporan Pemakaian Barang Alat Tulis Kantor Gambar 4.54 Laporan Retur Pembelian Gambar 4.55 Laporan Persediaan Barang Alat Tulis Kantor Gambar 4.56 Laporan Pembelian Barang Alat Tulis Kantor Gambar 4.57 Login, Logout, Change Password,Exit Gambar 4.58 Pengajuan Form Gambar 4.59 View Gambar 4.60 Approval xxv

25 Gambar 4.61 Master Gambar 4.62 Laporan Stok, Laporan Pembelian Gambar 4.63 Konfigurasi Sistem xxvi

26 WDAFTAR LAMPIRAN Halaman Lampiran 1A Layar Login...L1 Lampiran 1A Login Password kosong...l1 Lampiran 1C Login salah password...l1 Lampiran 2A Ubah password...l2 Lampiran 2B Password Success diganti...l2 Lampiran 2C Password tidak sesuai...l2 Lampiran 3A Layar input permintaan barang oleh Departemen...L3 Lampiran 3B Layar permintaan barang oleh Departemen berhasil di simpan...l3 Lampiran 4A Layar approve permintaan barang oleh Bagian Gudang...L4 Layar 4B Layar Permintaan barang telah diterima oleh Bagian Gudang...L4 Lampiran 5A Layar view critical stock...l5 xxiv

27 Lampiran 5B Layar input pembelian barang oleh Bagian Gudang...L5 Lampiran 6A Layar input pembelian barang oleh Bagian Gudang tersimpan...l6 Lampiran 6B Layar Approve pembelian oleh Bagian Rumah Tangga...L6 Lampiran 7A Layar input SPPPH oleh Bagian Administrasi...L7 Lampiran 7B Layar SPPPH telah tersimpan...l7 Lampiran 8A Layar Approval SPPPH oleh Kepala Bidang Administrasi...L8 Lampiran 8B Layar Input PO oleh Bagian Administrasi...L8 Lampiran 9A Form Purchase Order...L9 Layar 9B Input Form Retur Pembelian...L9 Layar 10A Form Retur Pembelian tersimpan...l10 Lampiran 10B Approve retur pembelian oleh Bagian Administrasi...L10 Lampiran 11A Form Surat Retur Pembelian...L11 Lampiran 11B Form Bukti Penerimaan Barang ATK...L11 xxv

28 Lampiran 12A Bukti Penerimaan Barang ATK...L12 Lampiran 12B Input Tanda Terima Faktur...L12 Lampiran 13A Tanda Terima Faktur telah tersimpan...l13 Lampiran 13B Form Tanda Terima Faktur...L13 Lampiran 14A Layar Bukti Pengeluaran Kas...L14 Lampiran 14B Form Bukti Pengeluaran Kas...L14 Lampiran 15A View Status Permintaan...L15 Lampiran 15B View Status SPPPH...L15 Lampiran 16A Laporan Stok Barang ATK...L16 Lampiran 17A Laporan Pembelian...L17 Lampiran 18A Jurnal Pembelian...L18 Lampiran Bukti Permintaan dan Penerimaan Alat Tulis Kantor...L19 Lampiran Purchase Order...L20 Lampiran SPPPH...L21 Lampiran Kartu Stok...L22 Lampiran Cetakan1...L23 Lampiran Cetakan2...L24 xxvi

29 Lampiran Alat Tulis Kantor1...L25 Lampiran Alat Tulis Kantor2...L26 xxvii